Annexe

TITRE PREMIER Dispositions générales.

CHAPITRE PREMIER Définition mission régime administratif et juridique.

Article premier Définition, mission des cercles de l'air.

Les cercles de l'air sont des organismes administratifs à vocation sociale et culturelle qui procurent aux militaires des possibilités de relation, d'entraide, d'information et de loisir.

Pour faciliter l'existence des cadres et de leur famille ils peuvent assurer des prestations d'hébergement, de restauration, de consommation et offrir différentes facilités en matière d'étude ou de distraction.

Article 2 Régime juridique et administratif des cercles de l'air.

Les cercles de l'air sont des organismes administratifs dotés de la personnalité morale.

Ils sont placés sous la tutelle du ministre de la défense et l'autorité militaire réglemente et contrôle leur gestion.

Ils jouissent de l'autonomie financière et administrative.

Les fonds dont ils disposent ont un caractère privé.

Ils n'ont pas de but lucratif.

Ils peuvent avec l'accord de l'autorité de tutelle apporter leur concours à des manifestations ouvertes au public.

Les contrats de toute nature passés par les cercles sont soumis aux règles du droit privé.

Les cercles sont responsables pécuniairement à l'égard des tiers et doivent contracter une assurance couvrant tous les dommages susceptibles de résulter d'accidents causés par le personnel, les biens meubles et les installations qu'ils utilisent.

CHAPITRE 2 Création et dissolution des cercles.

Article 3 Principes.

Les cercles de l'air sont créés et dissous par arrêté du ministre de la défense (direction centrale du commissariat de l'air) sur proposition de l'autorité militaire.

Cet arrêté peut créer :

• des cercles d'officiers ;

• des cercles de sous-officiers ;

• des cercles mixtes d'officiers et de sous-officiers quand les effectifs ne justifient pas la création de cercles distincts.

Généralement rattachés à une base aérienne qui en assure le support, les cercles fonctionnent au profit de l'ensemble des unités air.

Les cercles de l'air peuvent admettre des militaires des différentes armées dans les limites de leur capacité d'accueil.

Article 4 Création.

Les propositions de création sont adressées à la direction centrale du commissariat de l'air par les commandants de région aérienne.

Le dossier produit à l'appui de la demande doit comprendre :

• un rapport d'ensemble développant les motifs de la création et indiquant entre autres :

  • la catégorie du cercle ;

  • la situation des unités air dont les effectifs sont appelés à être admis au cercle ;

  • la situation éventuelle des cercles gérés par une autre armée existant dans la localité ;

  • l'indication de la base aérienne support ;

  • une description détaillée des installations ;

  • un avant-projet de règlement intérieur ;

  • un devis des diverses dépenses nécessaires pour permettre le fonctionnement du cercle ;

  • l'énumération des activités envisagées ;

  • éventuellement le nom de tradition proposé ;

  • l'avis du directeur régional du commissariat de l'air ;

  • l'avis du commandant de la région aérienne.

 

Article 5 Dissolution ou transformation.

Les propositions de dissolution ou de transformation sont formulées selon les mêmes modalités qu'à l'article précédent.

Elles sont accompagnées du dernier bilan du cercle ainsi que du dernier compte d'exploitation.

Elles indiquent les raisons pour lesquelles la dissolution ou la transformation est envisagée.

Elles comportent :

• l'avis du directeur régional du commissariat ;

• l'avis du général commandant la région et éventuellement (dissolution) ses propositions concernant la dévolution du patrimoine du cercle.

Article 6 Création et dissolution des activités rattachées.

La décision de création ou de dissolution des activités rattachées est prise par le conseil d'administration qui la soumet à l'approbation de l'autorité régionale par la voie administrative, accompagnée du projet de règlement particulier.

Un exemplaire de cette décision est mis à l'appui du répertoire des actes administratifs du cercle.

CHAPITRE 3 Les membres des cercles de l'air.

Article 7 Admission dans les cercles de l'air.

Le personnel admis dans les cercles de l'air est soit membre de droit, soit membre adhérent.

Figure 1.  

 

 

Nota.

Les enfants de militaires restés dans la garnison pour y poursuivre leurs études après un changement d'affectation du chef de famille peuvent être admis dans les cercles.

Article 8 Droits attachés à la qualité de membre.

Tout membre d'un cercle bénéficie pour lui-même et pour sa famille (conjoint et enfants à charge) des installations et activités de ce cercle dans les conditions et limites fixées par le règlement intérieur.

Article 9 Obligations des membres.

  9.1. Obligations générales.

Les membres d'un cercle et leur famille sont tenus d'user des installations et activités du cercle conformément aux prescriptions du règlement intérieur.

  9.2. Paiement des cotisations.

L'admission des membres adhérents est subordonnée au paiement d'une cotisation annuelle. Les taux et les modalités de recouvrement en sont fixés par le conseil d'administration.

  9.3. Paiement des droits d'entrée ou de participation à des activités particulières.

La fréquentation de différentes activités, bibliothèque, tennis… donne normalement lieu à des droits d'entrée ou de participation précisés dans le règlement intérieur.

Article 10 Sanction des obligations.Exclusions.

En cas d'infraction au règlement intérieur du cercle ou de faute grave contre la bienséance tout membre du cercle peut faire l'objet :

• d'un avertissement infligé par le président du cercle ;

• de sanctions prévues par le règlement de discipline générale en ce qui concerne les cadres militaires ;

• d'une exclusion temporaire ou définitive prononcée et notifiée par la même autorité pour les autres membres du cercle.

Article 11 Extinction des obligations.Radiation.

Les membres adhérents peuvent obtenir leur radiation sur simple demande. Ils sont considérés comme démissionnaires s'ils n'ont pas acquitté le montant de leur cotisation après une lettre de rappel ou à l'expiration du délai prévu par le règlement intérieur.

Les membres de droit perdent cette qualité lorsqu'ils sont placés dans une position autre que l'activité ou lorsqu'ils cessent de remplir les conditions ayant motivé leur admission.

Article 12 à 14 Réservés.

TITRE II L'organisation des cercles de l'air.

CHAPITRE PREMIER Les règles d'organisation.

Article 15 Principes.

L'organisation des cercles de l'air répond à un double souci :

• donner aux autorités responsables l'autonomie ;

• respecter le principe de tutelle exercée par le ministre de la défense.

Article 16 Les niveaux d'attribution.

Les autorités détenant des attributions vis-à-vis des cercles se situent à deux niveaux différents :

• les autorités de tutelle ;

• les autorités chargées de l'administration et du fonctionnement.

Article 17 La tutelle des cercles de l'air.

La tutelle des cercles de l'air est exercée soit au niveau ministériel, soit à l'échelon régional dans le cadre des délégations de pouvoirs consenties à ce titre par le ministre de la défense ⁽¹⁾.

  17.1. L'exercice de la tutelle au niveau ministériel :

• les créations et les dissolutions des cercles sont décidées par arrêté du ministre de la défense, direction centrale du commissariat de l'air (DCCA) ;

• l'acquisition par les cercles de biens immobiliers est toujours soumise à l'autorisation du ministre de la défense (DCCA).

  17.2. L'exercice de la tutelle au niveau régional.

Les commandants de région aérienne assistée par les directeurs régionaux du commissariat de l'air agissent comme délégués du ministre. A ce titre ils peuvent se prononcer sur les points suivants :

• autorisation d'accès ;

• nomination du président et du vice-président des conseils d'administration ;

• opposition aux décisions des conseils d'administration concernant les matières pour lesquelles ils doivent obligatoirement délibérer, sauf décision d'ester en justice et d'acceptation des dons et legs ⁽²⁾ ;

• opposition aux décisions des conseils d'administration d'ester en justice et aux décisions d'acceptation des dons et legs (2) ;

• prolongation d'un mois du délai nécessaire pour l'examen par l'autorité de tutelle des délibérations du conseil d'administration ;

• dissolution des conseils d'administration en cas de faute grave ou de déséquilibre dans la gestion ;

• fixation d'un plafond dans la constitution de réserves ;

• participation à des manifestations ouvertes au public.

CHAPITRE 2 Le conseil d'administration.Les commissions.

Article 18 Les autorités chargées de l'administration et du fonctionnement.

Leurs attributions se situent à trois niveaux successifs :

• les fonctions de haute direction : elles sont assurées par le conseil d'administration et son président dénommé président du cercle ;

• les fonctions de direction courante : elles sont exercées par le président du cercle et ses délégués et par des commissions ;

• les fonctions de gestion : elles incombent au gérant assisté par le personnel d'exécution.

Article 19 Le président du conseil d'administration, président du cercle.

Il exerce à la fois les fonctions de haute direction et de direction courante du cercle.

Il ne peut pas déléguer ses fonctions de haute direction. En revanche il peut donner des délégations soit aux présidents des commissions, soit à un membre du conseil d'administration, pour les fonctions de direction courante.

La présidence est assurée :

• par un officier pour les cercles d'officiers et les cercles mixtes ;

• par un sous-officier pour les cercles de sous-officiers.

Les présidents sont désignés par l'autorité exerçant les pouvoirs de tutelle. Un vice-président peut être désigné dans les mêmes conditions.

Le vice-président assiste le président et le supplée en cas d'absence ou d'empêchement.

Les fonctions de président et de vice-président sont gratuites.

Article 20 Le conseil d'administration.

Il est élu pour trois ans par l'ensemble des membres de droit et des membres adhérents dans les conditions fixées par l'annexe 3.

Il doit comprendre cinq administrateurs au moins et quinze au plus dans les cercles d'officiers et de sous-officiers.

Les administrateurs sont choisis pour les deux tiers au moins parmi les membres de droit et pour un tiers au plus parmi les membre adhérents militaires.

Dans les cercles mixtes, le nombre des administrateurs peut être porté à vingt-huit au plus et la représentation des différentes catégories de membres est fonction du nombre et du rang des usagers (officiers ou sous-officiers).

Les fonctions de membres du conseil d'administration sont gratuites.

Le mandat des membres du conseil d'administration peut être renouvelé à son expiration.

Il cesse :

• en cas de mutation de l'intéressé hors de la zone à l'intérieur de laquelle le cercle exerce ses activités ;

• lorsque le titulaire perd la qualité de membre pour laquelle il a été élu ;

• dans le cas de démission acceptée par le président ;

• dans l'hypothèse de la dissolution du conseil d'administration.

Article 21 Les incompatibilités.

Ne peuvent ni faire l'objet d'une désignation comme présidents ou vice-présidents des cercles de l'air, ni être élus comme membres du conseil d'administration :

• les titulaires d'une délégation de pouvoirs pour l'exercice de la tutelle administrative ;

• les commissaires de l'air participant à la surveillance administrative du cercle ;

• le commissaire de l'air de la base de rattachement.

Article 22 Les réunions du conseil d'administration.

Le conseil d'administration se réunit sur convocation de son président au minimum tous les six mois ou sur demande d'un tiers au moins de ses membres ; il ne peut valablement délibérer ou donner un avis que si, outre le président, la moitié au moins des membres sont présents.

Le vice-président assiste avec voix consultative aux délibérations.

Les délibérations ou avis sont adoptés à la majorité relative des voix, le président ayant voix prépondérante en cas de partage.

Les décisions prises par le conseil d'administration sont mentionnées dans un procès-verbal de séance dont un exemplaire doit être adressé au général commandant la région aérienne.

Les mesures arrêtées ne peuvent être mises en application avant l'expiration du délai accordé à l'autorité de tutelle pour y faire opposition. Ce délai qui est normalement d'un mois à compter de la date de transmission du procès-verbal de séance, peut être prolongé d'un mois supplémentaire sur décision de l'autorité destinataire.

Article 23 Les commissions.

Il existe pour chaque activité, ou groupe d'activités comparables une commission consultative dont le président est un membre du conseil d'administration. Les membres des commissions sont élus par les usagers de l'activité correspondante. Comme pour le conseil d'administration, le mandat des membres des commissions est de trois ans avec possibilité de renouvellement.

Les commissions sont des comités de travail destinés à préparer l'examen par le conseil d'administration des affaires intéressant leur activité.

Les commissions se réunissent en fonction des questions à traiter à l'initiative de leur président, à l'exception de la commission « restauration » qui doit procéder mensuellement à l'analyse des résultats de son activité.

Le nombre et la composition des commissions sont fixés par le conseil d'administration.

CHAPITRE 3 Les attributions des autorités chargées de l'administration et du fonctionnemen.

Article 24 Attributions des autorités de haute direction.

Les autorités assurant la haute direction des cercles sont :

• le conseil d'administration ;

• et le président du cercle.

Les attributions de haute direction ne peuvent pas être déléguées.

  24.1. Attributions du conseil d'administration :

• il exerce la haute surveillance et la haute direction du cercle ;

• il prépare et arrête le règlement intérieur du cercle ainsi que toutes les modifications à y apporter ;

• il examine le budget prévisionnel du cercle et veille à l'équilibre entre les recettes et les dépenses ;

• il se fait présenter les résultats de la gestion ;

• il apprécie les besoins du cercle et en définit les modalités de satisfaction ;

• il se prononce sur l'acquisition ou l'aliénation des matériels propres au cercle ;

• il fixe les modalités d'embauchage du personnel rémunéré sur les fonds du cercle ;

• il se prononce sur l'acceptation des dons et legs ;

• il décide de l'opportunité d'ester en justice ;

• il définit les conditions d'admission des membres autorisés ;

• il fixe les tarifs applicables aux usagers, les barèmes de cotisations des membres adhérents ou autorisés et sur propositions des commissions des droits d'entrée pour les activités particulières ;

• il décide de la création et de suppression des activités ;

• il examine les règlements particuliers des activités et leurs modifications ;

• il examine les réclamations et les suggestions des membres et leur réserve la suite qui convient ;

• il examine les demandes d'avances ou de prêts aux fonds d'entraide.

  24.2. Attributions du président du cercle.

Il assure la direction du cercle :

• il est le garant du respect de la réglementation et des décisions du conseil d'administration ;

• il représente le cercle en justice et dans tous les actes de la vie civile ;

• il a autorité sur le personnel civil et militaire du cercle ;

• il veille à l'exécution des recettes et des dépenses ;

• il provoque les réunions du conseil d'administration dont il fixe l'ordre du jour et préside les séances ;

• il vise les demandes et les comptes rendus établis par le conseil d'administration ;

• il convoque les membres du cercle pour l'élection des membres du conseil d'administration et veille au bon déroulement du scrutin ;

• il examine les réclamations et suggestions des membres et prend le cas échéant les mesures urgentes qu'elles appellent en attendant la prochaine réunion du conseil d'administration ;

• il procède aux prises et aux remises de service entre gérants.

En cas d'infraction au règlement intérieur :

• il inflige les rappels à l'ordre aux membres ;

• il prononce et notifie les exclusions temporaires ou définitives des membres adhérents après avoir entendu les intéressés et recueilli l'avis du conseil d'administration, émis à la majorité des voix ;

• il signe toute la correspondance établie au nom du cercle.

  24.3. Attributions du vice-président du cercle :

• il assiste avec voix consultative aux délibérations du conseil d'administration ;

• il supplée le président en cas d'absence ou d'empêchement ;

• lorsque le président est présent il agit selon les directives et les délégations de signature consenties.

Article 25 Attributions des autorités de direction courante.

Le président du cercle peut déléguer sa signature pour les actes de la direction courante.

Il choisit au sein du conseil d'administration un ou plusieurs délégués pour la conduite des diverses affaires courantes. Ces derniers agissent dans le cadre des consignes écrites du président du cercle.

Les attributions déléguées de la direction courante peuvent être :

• l'entretien des installations et du matériel et le respect de la réglementation ;

• l'application des règles d'hygiène et de sécurité ;

• la désignation comme détenteur dépositaire des matériels en service au cercle ;

• l'application du règlement intérieur du cercle ; en cas d'infraction constatée le délégué rend compte au président du cercle ;

• les opérations de surveillance interne, le président du cercle étant saisi sans délai de toute irrégularité.

En matière de restauration, le président du cercle peut déléguer :

• le contrôle de l'utilisation des denrées ;

• la signature des bulletins de transmission des informations comptables (BTIC) destinées au CATA ;

• la vérification de la conformité et de la sincérité des pièces justificatives mises à l'appui de la comptabilité.

Article 26 Attributions des autorités de gestion.

Tous les détails de fonctionnement du cercle sont centralisés par un gérant pouvant être assisté pour les activités importantes par des animateurs ou des responsables.

Les fonctions de gérant sont en principe tenues par du personnel militaire prévu par les droits au tableau d'effectifs du service de restauration et d'hôtellerie de la base de rattachement.

Le gérant peut être un salarié recruté par le conseil d'administration. Dans ce cas, le contrat de travail doit mentionner explicitement les clauses traitant de sa responsabilité pécuniaire.

Le gérant est placé sous l'autorité du président du cercle.

Concernant les affaires courantes il peut être amené à traiter certains problèmes avec les autorités ayant obtenu une délégation du président du cercle.

Les attributions du gérant sont les suivantes :

• il est chargé d'assurer le fonctionnement de tous les détails du service ;

• il dirige l'activité du personnel employé par le cercle ;

• il fait respecter le règlement intérieur et en liaison avec les commissions les règlements particuliers ;

• il fait appliquer les règles relatives à l'hygiène, à la sécurité des fonds et des denrées, à la sécurité du travail ;

• il centralise et effectue les achats courants auprès des fournisseurs retenus dans le cadre des conventions régionales ;

• il prépare chaque jour l'envoi des informations et des pièces justificatives dont l'exploitation relève du CATA et les soumet à l'appui du BTIC au visa du président du cercle ou éventuellement à celui de l'autorité ayant reçu délégation ;

• il fait tenir les documents d'administration, de gestion et de comptabilité, du cercle et des activités ;

• il verse systématiquement au compte système informatique de comptabilité, restauration et d'hôtellerie (SICORESTHO) le montant des espèces afin de rester dans les limites du numéraire qu'il est autorisé à détenir ;

• il procède à la reconstitution hebdomadaire des avances consenties ;

• il centralise les recettes provenant de l'exploitation des activités ;

• il présente les résultats de la gestion lors des séances du conseil d'administration ;

• il fournit au conseil d'administration les éléments d'ordre comptable nécessaires à la préparation de ses délibérations.

En cas de mutation ou de remplacement de gérants, les prises et remises de service sont passées en présence du président du cercle. Les documents sont arrêtés et visés par le gérant sortant, le gérant entrant et le président du cercle.

CHAPITRE 4 Attributions des autorités de la base de rattachement vis-à-vis du cercle. La surveillance de l'administration.

Article 27 Rôle du commandant de la base de rattachement.

Malgré l'autonomie que leur confère leur statut les cercles de l'air sont organisés en unité éléments divers (UED) et sont rattachés à une base aérienne support.

Les cercles de l'air relèvent de la base aérienne dans les domaines suivants :

• la protection des installations ;

• l'administration du personnel, sauf pour le personnel employé sur les fonds du cercle ;

• la fourniture de divers moyens.

Le commandant de base détient dans ces domaines les mêmes pouvoirs que ceux qui lui sont conférés pour les autres unités de la base par les textes sur l'organisation et le fonctionnement administratif des bases aériennes ⁽³⁾.

Le président du cercle est tenu de se conformer aux prescriptions du commandant de base lorsqu'elles se rapportent aux secteurs d'activités qui sont tributaires de la base aérienne de rattachement.

Article 28 Rôle du commissaire de la base de rattachement.

Le commissaire de la base aérienne de rattachement peut intervenir sur demande du président du cercle comme conseiller juridique et administratif.

Pour l'exercice de la surveillance de l'administration intérieure il agit dans le cadre de la délégation consentie à ce titre par le président du cercle.

Le commissaire de base authentifie les procès-verbaux (PV) de perte, déficit, excédent de fonds constatés par le président du cercle.

Article 29 Rôle de l'officier SRH de la base de rattachement.

L'officier SRH de la base peut apporter une assistance technique aux autorités de direction.

L'officier SRH dispose de pouvoirs hiérarchiques vis-à-vis du personnel du cercle compris dans le tableau d'effectifs de son unité. Lorsqu'il a à instruire un dossier intéressant ce personnel, il requiert l'avis du président du cercle.

Article 30 La surveillance de l'administration.

La surveillance interne est assurée par le gérant du cercle.

La surveillance de l'administration intérieure est effectuée par le commissaire de la base de rattachement par délégation du président du cercle.

La surveillance administrative relève de l'autorité de tutelle, elle est confiée au commissaire de la direction régionale du commissariat de l'air par délégation du commandant de région aérienne.

Articles 31 et 32 Réservés.

TITRE III Moyens, charges et obligations des cercles de l'air.

CHAPITRE PREMIER Les moyens des cercles.

Article 33 Les moyens en personnels.

Le personnel nécessaire au fonctionnement des cercles est déterminé par le tableau d'effectifs du SRH de la base de rattachement.

Les postes ouverts peuvent être tenus indistinctement par du personnel militaire ou du personnel civil de l'Etat.

Les cercles peuvent également employer du personnel civil rémunéré sur leurs propres fonds. L'opportunité de procéder à de tels embauchages fait obligatoirement l'objet de délibérations du conseil d'administration.

Les contrats de travail sont établis en se conformant à la législation sociale et fiscale par le président du cercle.

Le CATA auquel le cercle est abonné pour la tenue de sa comptabilité, assure le décompte des rémunérations à l'aide des informations transmises par le cercle.

Le CATA établit en outre les documents de paiement et assure par virement, le règlement des salaires, des charges et autres redevances annexes.

Article 34 Les moyens immobiliers.

Les installations immobilières dans lesquelles le cercle est implanté, comme celles où se déroulent les différentes activités appartiennent en principe au domaine militaire de l'Etat.

Ces installations sont mises gratuitement à la disposition du cercle :

• les travaux d'entretien locatif sont effectués par la base de rattachement ;

• les travaux d'entretien du propriétaire sont à la charge du service local constructeur.

Certaines améliorations peuvent être financées par le cercle, elles sont décidées par le conseil d'administration.

Les cercles ne peuvent acquérir de biens immobiliers que sur autorisation expresse du ministre de la défense (DCCA).

Les installations immobilières d'un cercle se composent généralement :

• des salles d'étude, de réunion ou de spectacles ;

• d'une bibliothèque ou d'un centre de lecture ;

• d'installations sportives ;

• d'une ou plusieurs salles de restaurant et de consommation ;

• du service hôtellerie ;

• des bureaux de la gérance ;

• des locaux de service.

Article 35 Les moyens en matériels.

A la création d'un cercle les matériels qui lui sont nécessaires pour le mettre en état de fonctionner sont fournis et installés gratuitement par l'Etat.

Sur proposition du directeur régional du commissariat, une allocation peut être accordée sur le fonds régional des mess pour l'acquisition d'une première dotation de petits matériels de cuisine et de salle.

Les gros matériels spécifiques à la fonction restauration ⁽⁴⁾ sont ravitaillés selon la procédure du budget d'équipement ; ils font l'objet d'un suivi et d'un entretien dans les mêmes conditions que ceux en place dans les organismes du service de restauration et d'hôtellerie des bases aériennes ⁽⁵⁾.

Les cercles font l'acquisition du matériel d'exploitation non ravitaillé selon un programme de renouvellement et d'amortissement soumis à l'approbation du conseil d'administration.

Article 36 Les moyens divers.

  36.1. Energie et eau.

Les besoins sont couverts à l'aide de l'allocation consentie au titre du budget de fonctionnement à la base aérienne de rattachement.

Les autorités de direction du cercle concourent à la mise en œuvre des actions entreprises en matière d'économies d'énergie.

  36.2. Véhicules et carburant.

La base aérienne de rattachement fournit gratuitement les moyens en véhicules et le carburant pour assurer les liaisons nécessaires au fonctionnement du cercle.

  36.3. Communications téléphoniques.

Les cercles sont desservis par un poste téléphonique particulier. Ils en supportent les frais (abonnement, communications…).

Article 37 Les moyens financiers.

Les cercles de l'air doivent par leurs propres moyens faire face aux charges de fonctionnement et d'exploitation. Il leur incombe en outre de constituer des réserves pour être en mesure d'améliorer la qualité du service, l'équipement des locaux d'accueil et de pourvoir au remplacement de leur matériel.

Les ressources proviennent essentiellement :

• du produit des cotisations des membres adhérents ;

• des droits d'entrée ou de participation pour la fréquentation des activités ;

• du recouvrement du prix des prestations offertes.

Accessoirement, les cercles font recette :

• d'allocations ou de prestations acquises par certains de leurs membres ;

• d'avances remboursables ou d'allocations sur le fonds régional des mess ;

• du bénéfice des manifestations et des spectacles organisés ;

• du produit de la vente de matériels réalisés sur leurs fonds et devenus sans emploi ;

• des dons, legs et subventions.

CHAPITRE 2 Les charges et les obligations des cercles.

Article 38 Fiscalité immobilière.

Les cercles de l'air sont assujettis aux taxes foncières et d'habitation ainsi qu'aux taxes facultatives instituées par les communes notamment à la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.

La redevance domaniale doit être perçue au titre des chambres occupées par les membres du cercle qui n'en sont pas exonérés ⁽⁶⁾.

Article 39 Charges fiscales imposées aux commerçants.

Le régime applicable, compte tenu des activités que comporte le cercle, des personnes qui y sont admises et des conditions faites aux organismes sans but lucratif, est réglé sur le plan local.

Les gérants doivent être en mesure de fournir toutes justifications nécessaires. Il convient par conséquent :

• de comptabiliser distinctement les denrées et boissons destinées à être vendues par l'intermédiaire d'un point de vente ;

• d'utiliser des tickets spéciaux pour les prestations servies sous le régime de la taxe à la valeur ajoutée (TVA).

Article 40 Redevance pour droit d'usage d'appareils récepteurs de télévision et d'appareils d'enregistrement et de reproduction des images et du son en télévision.

Lorsque le cercle dispose d'appareils récepteurs de télévision et d'appareils d'enregistrement et de reproduction des images, il acquitte la redevance pour droit d'usage applicable aux appareils relevant de la première catégorie définie par le décret n^o 82-971 du 17 novembre 1982 (n.i. BO ; JO du 18 novembre 1982, p. 3456).

Article 41 Assurances.

Au titre de toutes leurs activités, les cercles de l'air ont à souscrire :

• une assurance contre l'incendie ;

• une assurance responsabilité civile.

  41.1. Assurance contre l'incendie.

Cette assurance doit couvrir :

• les risques de dommages causés aux biens immobiliers ;

• les risques locatifs ;

• le recours des tiers ou des voisins ;

• les risques de dommages causés aux objets de toutes sortes, appartenant à des tiers dont le cercle peut être dépositaire du fait de ses activités ;

• les risques de dommages encourus par les objets mobiliers et les marchandises.

  41.2. Assurance responsabilité civile générale.

Cette assurance doit couvrir à concurrence du maximum de garantie légale :

• tous les dommages susceptibles de résulter d'accidents qui peuvent être imputés au cercle et qui seraient causés par le personnel employé par le cercle, les matériels qu'il utilise, les locaux ou immeubles qu'il occupe ou les activités pratiquées ;

• toutes les victimes possibles qu'elles soient ou non protégées par des statuts particuliers.

  Article 41.3. Assurance responsabilité civile particulière.

Les dommages susceptibles d'être causés à des tiers à l'occasion de manifestations doivent être couverts par une assurance adaptée au type de la manifestation et conclue pour sa durée. Le montant de la prime est soit prélevé sur le bénéfice de la manifestation, soit pris en charge par les organisateurs.

Article 42 Redevances pour droits d'auteurs.

La plupart des manifestations organisées dans les cercles de l'air entrent dans le cadre des protocoles d'accord conclus entre le ministère de la défense et la société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique (SACEM) d'une part et la société des auteurs et compositeurs dramatiques (SACD) d'autre part ⁽⁷⁾.

Les modalités d'application des dispositions de ces protocoles sont fixées par la circulaire n^o 1291/DEF/EMAA/1/ADM du 13 novembre 1978 (BOC, p. 4582) à laquelle les cercles de l'air sont tenus de se conformer.

Pour les manifestations organisées par des associations non couvertes par les dispositions des protocoles d'accord (telles que clubs sportifs et artistiques, associations ou amicales de retraités ou de réservistes…) les organisateurs de la manifestation ont à leur charge l'accomplissement des formalités et le règlement direct des redevances.

Article 43 Obligations de l'employeur.

Vis-à-vis du personnel civil embauché par ses soins, le cercle est tenu aux obligations que font peser sur l'employeur les règles du droit du travail et de la législation sociale.

Les principales de ces obligations sont abordées dans le mémento n° 6 visé en annexe IX à l' instruction 2404 /DEF/DCCA/AG/3 du 05 février 1981 (BOC, p. 1287).

Article 44 Prélèvement au titre du fonds régional des mess.

Les cercles de l'air subissent un prélèvement mensuel, dont le taux est fixé par le général commandant la région aérienne, sur le montant de leurs recettes.

Les bases de calcul portent sur les opérations effectuées entre le premier et le dernier jour du mois inclus, déduction faite du montant des avances, allocations, subventions, dons et libéralités diverses, encaissés par le cercle.

Article 45 La constitution de réserves.

Afin d'échelonner dans le temps les dépenses importantes auxquelles ils ont à faire face, les cercles de l'air ont pour obligation de constituer des provisions qu'ils affectent en attendant leur utilisation, à des comptes de réserves spécialisés.

On distingue :

• les provisions pour investissement : elles ont pour objet de permettre la couverture des frais d'extension et d'amélioration d'après un plan de réalisation préparé par le conseil d'administration ;

• les provisions pour manifestation ;

• les provisions pour les diverses activités ;

• les provisions pour la constitution de fonds de secours et d'entraide.

L'ensemble des réserves constituées sous forme de provisions est prélevé en principe mensuellement selon les normes et les limites proposées dans l'état prévisionnel des recettes et des dépenses produit chaque année pour approbation à l'autorité régionale.

Article 46 Réservé.

TITRE IV Le fonctionnement des cercles de l'air.

CHAPITRE PREMIER Règles de fonctionnement et d'exploitation.

Article 47 Principes de l'exploitation.

Tous les cercles de l'air obéissent aux mêmes règles de fonctionnement.

Ils ne sont susceptibles de se différencier que par :

• la composition du conseil d'administration qui, dans les cercles mixtes, peut comporter un nombre plus élevé de membres et doit prévoir la représentation des différentes catégories d'usagers en fonction de leur nombre ;

• la tenue de la comptabilité qui n'est pas automatisée dans les cercles de l'air d'outre-mer et de République fédérale d'Allemagne, mais fait intervenir des procédés comparables avec emploi de documents analogues adaptés à une gestion manuelle ;

• le développement plus ou moins important des activités pour répondre aux besoins locaux.

Les cercles de l'air doivent être en mesure de couvrir à l'aide de leurs ressources, l'ensemble des dépenses qui leur incombe.

La règle de la centralisation des ressources retenue pour les cercles de l'air permet d'une part d'assurer les charges du fonctionnement d'ensemble, et de maintenir ou de développer d'autre part des activités d'intérêt général ne disposant pas de revenus suffisants.

Cette règle ne fait pas obstacle à ce que les opérations de chaque branche d'activités soient suivies à des comptes (de produits et de charges) distincts permettant d'apprécier la rentabilité et les résultats financiers sous l'angle de la spécialisation.

Article 48 Les charges du fonctionnement général.

Cette rubrique regroupe tous les postes de dépenses communs à différentes activités qui incombent au cercle et dont l'affectation particulière n'apparaît pas à l'évidence.

Il en est ainsi notamment :

• des salaires et des frais annexes ;

• des redevances à différents titres (fiscalité immobilière, charges…) ;

• des imprimés, des ingrédients, des taxes d'affranchissement… ;

• des frais d'entretien des locaux communs et des dépendances (espaces verts, parkings…) ;

• des assurances…

Pour financer ces charges, une marge de fonctionnement est appliquée aux tarifs des prestations offertes dans le cadre des activités.

Article 49 L'exploitation des activités.

Elles ne se différencient entre elles que par la forme de leur exploitation qui tient à leur nature et le cas échéant à leur importance.

Les principales activités pouvant être exercées sont les suivantes :

• activités de restauration ;

• activités d'hôtellerie ;

• activités sportives ;

• activités culturelles, artistiques et récréatives ;

• activités sociales ;

• activités diverses,

  telles que salon de coiffure, point de vente, cabine téléphonique.

Les modalités de détails de leur fonctionnement, adaptées aux circonstances locales sont arrêtées dans le règlement intérieur du cercle et les règlements particuliers des activités.

CHAPITRE 2 Le règlement intérieur du cercle.Les règlements particuliers des activités.

Article 50 Le règlement intérieur.

Ce document est préparé et arrêté par le conseil d'administration qui le soumet à l'approbation de l'autorité régionale.

Le règlement intérieur indique notamment :

• l'implantation du cercle et la description des locaux dont il dispose ;

• l'énumération des activités autorisées en distinguant celles dont la fréquentation donne lieu à des droits d'entrée ou de participation et en indiquant les modalités de contrôle et de recouvrement ;

• les horaires d'ouverture et de fermeture ;

• la composition du conseil d'administration (nombre de membres et ventilation par catégories) ;

• le nombre et la composition des commissions ;

• les règles générales à observer pour la fréquentation du cercle et les sanctions prévues en cas d'inobservation ;

• les conditions et les modalités de fréquentation du cercle et le cas échéant des activités par les familles et éventuellement les invités ;

• les conditions et les modalités d'admission des membres adhérents ainsi que le taux et le mode de recouvrement des cotisations qui leur sont applicables ;

• les conditions de mise à la disposition des membres du registre des réclamations et des suggestions ;

• le montant maximum de l'encaisse à conserver en numéraire dans la caisse du gérant du cercle ;

• le montant maximum que le gérant est éventuellement autorisé à utiliser pour les menus achats directs payables au comptant ;

• le montant des avances consenties aux points de vente ou aux responsables de certaines activités ;

• les éléments chiffrés susceptibles de variations font l'objet d'annexes facilement remplaçables.

Article 51 Les règlements particuliers.

Les règlements particuliers constituent le prolongement du règlement intérieur pour le fonctionnement d'une activité ou d'un groupe d'activités.

Chaque règlement est élaboré par la commission de l'activité concernée, examiné par le conseil d'administration et soumis à l'approbation du commandant de la région aérienne.

Article 52 Destination du règlement intérieur et des règlements particuliers.

Après approbation, les exemplaires du règlement intérieur et des règlements particuliers reçoivent les destinations suivantes :

• un exemplaire au général commandant la région aérienne ;

• un exemplaire au directeur régional du commissariat ;

• un exemplaire est mis à l'appui du répertoire des actes administratifs du cercle.

En outre, un exemplaire du règlement intérieur est affiché dans les locaux du cercle et un exemplaire des règlements intérieurs est affiché dans les lieux d'exercice des activités correspondantes.

Article 53 Modifications au règlement intérieur et aux règlements particuliers.

Elles sont apportées dans les mêmes conditions que celles fixées pour l'établissement du document modifié et reçoivent les mêmes destinations.

CHAPITRE 3 Le fonctionnement des activités.

Article 54 Règles communes.

L'exploitation des activités du cercle relève de la compétence du gérant qui peut être assisté par des animateurs ou des responsables dans les branches d'activités importantes.

Ces animateurs et ces responsables agissent dans le cadre des consignes particulières qu'ils reçoivent.

Les opérations auxquelles ils se livrent directement pour la commodité du fonctionnement, sont incorporées soit quotidiennement, soit périodiquement dans la comptabilité du gérant.

Article 55 Fonctionnement particulier.

Les activités pratiquées dans les cercles fonctionnent dans les mêmes conditions que celles prévues dans l' instruction 2404 /DEF/DCCA/AG/3 du 05 février 1981 .

Article 56 Fonctionnement technique des activités sportives.

L'affiliation aux fédérations n'est indispensable que pour la pratique du sport en compétition. Généralement, la demande doit être déposée auprès du comité départemental ou de la ligue ou du comité régional de la fédération intéressée qui fournit les formulaires nécessaires.

Le cercle doit comprendre dans son assurance « responsabilité civile » la couverture des risques encourus à l'occasion des activités sportives. Le règlement particulier peut prévoir d'imposer aux participants une assurance « responsabilité civile » prise individuellement.

Article 57 Fonctionnement des manifestations.

L'instruction provisoire relative aux conditions d'organisation, sur le plan administratif et comptable des manifestations sur les bases aériennes ou organismes considérés comme tels est applicable aux cercles de l'air lorsqu'ils constituent le support juridique de telles manifestations ⁽⁸⁾.

Lorsque la manifestation est patronnée par une association régie par la loi du 1er juillet 1901 (amicale régimentaire, associations de retraités ou de réservistes…) une convention doit être conclue entre le président du cercle et le représentant de cette association, dans une forme inspirée des principes de l'instruction n^o 3742/DEF/DAAJC/AA/2 du 27 janvier 1976 (BOC, p. 282).

Articles 58 et 59 Réservés.

TITRE V La comptabilité des cercles de l'air.

CHAPITRE PREMIER Tenue des divers documents.

Article 60 Nature des documents.

Les cercles de l'air retracent les événements et les opérations se rapportant à leurs activités dans un certain nombre de documents qui, en fonction de leur finalité, se classent en :

• documents généraux intéressant plus particulièrement l'organisation, l'administration et le fonctionnement ;

• documents de comptabilité.

Lorsqu'ils concernent l'ensemble des activités du cercle, ces documents sont tenus à l'échelon du gérant. S'ils se rattachent en propre à une activité ou à une branche d'activité, leur tenue est assurée, sous le contrôle du gérant, par des responsables ou des animateurs de ces activités.

En outre, le gérant exploite et archive les documents édités par le CATA auquel le cercle est abonné.

Article 61 Répartition des documents tenus dans les cercles de l'air.

Le tableau suivant donne la répartition des documents tenus dans les cercles et indique ceux qui doivent être cotés et paraphés.

O : obligatoirement.

E : éventuellement.

Figure 2.  

 

CHAPITRE 2 Les documents généraux.

Article 62 Le répertoire classeur des décisions et des actes administratifs.

L'objet à atteindre est de réunir en un dossier unique l'ensemble des actes et des décisions ayant une incidence dans l'organisation, l'administration et le fonctionnement du cercle.

Les pièces sont disposées dans l'ordre chronologique après avoir été numérotées et mentionnées sur un répertoire des actes administratifs du SRH modèle N° 724/01 dont la page de garde est aménagée en conséquence.

Sont notamment insérés dans le répertoire classeur :

• une copie des arrêtés de création, de modification ou de dissolution du cercle ;

• les directives et les instructions des autorités régionales ;

• les procès-verbaux des délibérations du conseil d'administration ;

• les décisions portant désignation des autorités de direction, des délégués du président, des membres du conseil d'administration et des commissions des gérants ;

• le règlement intérieur du cercle et ses modificatifs ;

• les règlements particuliers des activités rattachées et leurs modificatifs ;

• les comptes rendus de surveillance et de vérification ;

• les contrats de travail des salariés du cercle ;

• une copie des contrats et des conventions conclus par le cercle ;

• les passations de consignes entre gérants.

Article 63 Le contrôle des membres du cercle.

La tenue d'un contrôle des membres du cercle, sous forme de liste, de registre ou de fichier offre un intérêt pour le recueil de renseignements statistiques en différentes circonstances telles que :

• organisation des formalités d'élection du conseil d'administration ;

• appel et pointage des cotisations pour les membres qui y sont astreints.

Ce contrôle pour lequel aucun modèle n'est imposé indique pour chaque membre :

• les nom, prénom, grade ou qualité ;

• l'affectation ou l'adresse.

Les autorités responsables du cercle décident de la nécessité de faire figurer sur leur contrôle les membres de droit.

Ils peuvent s'en dispenser en s'assurant le concours des services administratifs de la base aérienne ou des bases aériennes situées dans la garnison « air » pour l'obtention des renseignements qui leur sont utiles.

Article 64 Le registre des réclamations et des suggestions des usagers.

En principe, un seul registre est ouvert au titre de l'ensemble des activités du cercle.

Lorsqu'une activité se déroule en un lieu trop éloigné du cercle, un registre réservé aux usagers de cette activité peut être mis en place.

Le registre des réclamations et des suggestions est du même modèle que celui défini par l'instruction sur le service de restauration et hôtellerie des bases aériennes (modèle N° 724/02).

Il est visé mensuellement par le président du conseil d'administration. Les annotations qui y sont portées donnent lieu à un examen de la part du conseil d'administration lors de ses réunions.

CHAPITRE 3 La comptabilité financière des cercles.

Article 65 Principes de l'organisation comptable.

Toutes les opérations financières intéressant chaque cercle de l'air sont retracées dans une comptabilité d'ensemble, tenue en partie double, qui permet de suivre dans des comptes distincts la situation des différentes branches d'activités.

La tenue de cette comptabilité est confiée au CATA de rattachement qui met en œuvre des procédures automatisées. Le gérant du cercle produit quotidiennement les informations nécessaires.

En outre, l'avoir du cercle est déposé au compte courant postal suivi par le CATA au titre de SICORESTHO. Le gérant ne conserve pour les besoins du fonctionnement courant et des menus achats occasionnels qu'un volant en numéraire dans la limite d'un montant maximum fixé par le règlement intérieur.

Article 66 Rôle comptable du CATA.

Vis-à-vis des cercles de l'air implantés dans sa zone d'influence le CATA assure le rôle d'un centre de comptabilité et de paiement. Il prend également en charge le décompte et le règlement des rémunérations du personnel de l'organisme.

Périodiquement, le CATA édite les documents de résultats qui constituent le système comptable du cercle et comprennent :

• journal des opérations comptables (modèle N° 724/ID/REST/11) ;

• fiches de comptes (modèle N° 724/ID/REST/12) ;

• compte d'exploitation (modèle N° 724/ID/REST/13) ;

• bilan (modèle N° 724/ID/REST/14) ;

• ratios (modèle N° 724/ID/REST/15).

Ces documents sont exploités et archivés par le gérant du cercle. Un exemplaire est adressé à la DRCA.

Article 67 Rôle comptable du cercle.

Du fait de l'assistance qui leur est apportée par le CATA, les cercles n'ont qu'une activité comptable réduite, essentiellement orientée sur :

• le suivi des recettes et des dépenses affectant la caisse du gérant ;

• le regroupement des chèques reçus en règlement des prestations ;

• le recueil et l'acheminement des informations.

Au niveau du gérant, il est tenu un registre de caisse modèle N° 724/22 pour suivre le numéraire qui constitue son volant de fonctionnement.

Y sont portées :

• les recettes en numéraire encaissées directement, et celles réalisées par les points de vente et les responsables d'activités lorsqu'elles sont centralisées et recueillies par le gérant, suivant la périodicité fixée ;

• les dépenses autorisées exceptionnellement, parce qu'elles présentent un caractère d'urgence ou ne sauraient s'accommoder d'un règlement par virement (fournisseur occasionnel ou achat modique par exemple).

Lorsque les espèces détenues dans son coffre dépassent le maximum qu'il est autorisé à détenir, le gérant procède à un versement à l'ordre du CCP SICORESTHO du CATA.

Les opérations effectuées en numéraire par les responsables d'activités sont, en attendant d'être incorporées dans la caisse du gérant, suivies sur les documents prévus d'après la nature de l'activité :

• répertoire mensuel du service hôtellerie modèle N° 724/03 ;

• registre de caisse modèle N° 724/22 ;

• cahier des prises en charge successives et vérification des avances au point de vente modèle N° 724/23.

Tous les chèques reçus par le cercle doivent être libellés à l'ordre du compte SICORESTHO. Ils sont regroupés par le gérant qui s'assure de leur conformité avant leur transmission au CATA.

Article 68 L'acheminement des informations.

Le bulletin de transmission des informations comptables (BTIC), modèle N° 724/ID/REST/16, est le document support par lequel le gérant du cercle fait parvenir au CATA, pour exploitation, les éléments entraînant une modification de la situation financière.

Toute écriture de recette ou de dépense reproduite sur BTIC est appuyée d'une pièce justificative détaillée telle que :

• état de cessions modèle N° 724/28 ;

• état de perception, de prélèvement, relevé, décision d'allocation… ;

• facture ou titre de créances ;

• pièce de justification comptable modèle N° 724/20.

L'envoi des BTIC est quotidien.

Les exemplaires de BTIC retournés par le CATA, après exploitation, sont archivés selon un classement chronologique pour permettre de procéder à des collationnements et faciliter d'éventuelles recherches.

CHAPITRE 4 La comptabilité des denrées et des marchandises.

Article 69 Inventaire du stock.

Le stock de denrées et de marchandises, unique pour l'ensemble des activités du cercle est suivi à l'échelon du gérant qui en est constitué détenteur.

Le carnet mensuel des entrées et sorties de denrées modèle N° 724/27 est le document utilisé pour transcrire les mouvements successifs et connaître les existants en magasin.

Deux carnets distincts sont tenus :

• l'un pour les denrées entrant dans la composition des repas ;

• l'autre pour les denrées et les marchandises destinées à être cédées par l'intermédiaire d'un point de vente.

Cette spécialisation offre une utilité en matière fiscale (incidence de la taxe à la valeur ajoutée notamment).

Article 70 Mouvements affectant le stock.

Toutes les entrées sont portées dès la réception, même lorsque les produits doivent être utilisés immédiatement.

Elles sont appuyées par un exemplaire du bon valorisé remis par le fournisseur ou à défaut par l'exemplaire « vert » du bulletin de commande et de réception modèle N° 724/25.

L'accroissement de la valeur du stock consécutif aux entrées fait l'objet d'une inscription récapitulative sur le BTIC de la journée correspondante.

En fonction de leur nature, les sorties sont justifiées par :

• les états des cessions modèle N° 724/28 ;

• les états des sorties de denrées en magasin modèle N° 724/29 ;

• éventuellement des ordres de sorties à divers titres ;

• le cas échéant des pièces établies à titre de régularisation en cas de perte, vol ou de destruction de denrées ou de marchandises.

Article 71 Valorisation du stock.

Le dernier prix d'achat connu est utilisé lorsqu'il est nécessaire de chiffrer les sorties. Il en est de même pour décompter en fin de mois, la valeur du stock dont le montant doit être communiqué au CATA.

CHAPITRE 5 La comptabilité de la bibliothèque.

Article 72 Inventaire des ouvrages.

Quelle que soit leur provenance, les ouvrages de la bibliothèque sont pris en compte par inscription sur un catalogue inventaire modèle N° M 73 ⁽⁹⁾.

Ce document peut être articulé en fascicules correspondant à des thèmes servant de base à un classement méthodique (exemple : littérature, romans, aéronautique…).

Le numéro d'enregistrement est reproduit sur le volume.

Les quotidiens, les périodiques et les revues réservés à la consultation sur place ne font pas l'objet d'un enregistrement tout au moins ceux qui ne sont pas destinés à être reliés.

Les entrées sont passées au moyen du bon de livraison, de l'exemplaire vert du bulletin de commande modèle N° 724/25, ou de toute autre pièce de facturation.

Les sorties sont justifiées par un procès-verbal succinct signé du président de la commission de la bibliothèque.

Article 73 La fiche volume modèle N° 724/71.

Cette fiche est insérée dans l'ouvrage tant qu'il se trouve en rayon. Lors de chaque sortie elle est renseignée par l'identité de l'emprunteur et la date du prêt ; elle est alors placée dans un bac-classeur spécial.

Article 74 La fiche lecteur modèle N° 724/72.

Cette fiche est ouverte au nom de chaque lecteur dont elle matérialise les emprunts successifs.

Elle reçoit la signature de l'emprunteur au moment de la remise de l'ouvrage et celle du bibliothécaire lors de la restitution.

Les fiches « lecteur » sont rangées dans un bac-classeur selon un ordre alphabétique.

Article 75 L'élimination des ouvrages.

Le règlement particulier détermine les modalités selon lesquelles les ouvrages égarés par les emprunteurs sont remplacés par leurs soins.

Les ouvrages dont l'état ne justifie plus leur conservation sont éliminés sur décision de la commission de la bibliothèque. Le titre des ouvrages concernés est reproduit sur un procès-verbal succinct, signé par le président de la commission.

CHAPITRE 6 La comptabilité des matériels.

Article 76 Classification des matériels détenus par les cercles.

Les cercles de l'air détiennent :

• soit du matériel réalisé et mis en place par l'Etat ;

• soit du matériel qui leur appartient en propre, pour avoir été acquis à l'aide de leurs moyens de trésorerie ou parce qu'il provient de dons ou de legs régulièrement acceptés.

Cette distinction entraîne des différences dans les règles de comptabilité et dans les procédures de sortie des comptes respectives de ces deux catégories de matériels.

Article 77 Matériels de l'Etat.

Ces matériels relèvent des dispositions de l'instruction sur l'administration des matériels sur les bases aériennes et dans les unités de l'armée de l'air.

Un officier désigné par le président du cercle, en est le détenteur dépositaire.

Le gérant du cercle assure leur suivi au moyen des documents fixés par la réglementation et procède au collationnement périodique de ses fiches avec l'inventaire général du comptable centralisateur.

En outre une fiche suiveuse du N° 724/61 est tenue pour chaque gros matériel défini par la circulaire 3000 /DEF/DCCA/2/DT du 21 avril 1977 (BOC, p. 1513).

Article 78 Matériels propres au cercle.

Ces matériels sont inventoriés dans des formes analogues à celles adoptées pour les matériels de l'Etat mais sans intervention du comptable centralisateur.

Un officier désigné par le président du cercle est également détenteur dépositaire.

Les fiches inventaires utilisées doivent être revêtues d'une mention distinctive pour éviter toute confusion avec celles du fichier « Etat ».

Les entrées sont portées sans établissement de pièce comptable, directement avec l'exemplaire « vert » du bulletin de commande et de réception N° 724/25.

Seuls les matériels non consommables ou considérés comme tels donnent lieu à la tenue de fiches inventaires.

Pour les achats de petits matériels ou de matériels consommables il n'est pas procédé à l'ouverture de fiches. Les exemplaires « verts » des bulletins de commande et de réception N° 724/25, extraits d'un carnet spécialement affecté à ces achats sont réunis dans un classeur à partir duquel les autorités intervenant dans la surveillance peuvent fonder leur opinion sur l'opportunité de telles réalisations.

Article 79 Elimination des matériels propres au cercle.

L'élimination des matériels propres au cercle est décidée par le conseil d'administration qui fixe la destination à leur réserver.

Sauf à l'occasion de la dissolution du cercle qui entraîne des mesures particulières (CHAPITRE 3 du titre VI) les matériels excédentaires peuvent être cédés à titre onéreux, le produit de leur vente étant pris en recette par le cercle.

Article 80 Changement de détenteur dépositaire.

En cas de changement de détenteur dépositaire il est établi trois procès-verbaux modèle N° 22 différents :

• l'un pour les matériels de l'Etat qui est seul instruit par le comptable centralisateur de la base de rattachement ;

• les deux autres concernants les matériels propres au cercle et les ouvrages de bibliothèque qui sont tous deux mentionnés au répertoire des actes administratifs du cercle.

CHAPITRE 7 La comptabilité des achats.

Article 81 Classification des dépenses des cercles.

Les dépenses effectuées par les cercles de l'air se rangent en trois catégories qui se différencient entre elles par le niveau des autorités habilitées à les prescrire.

On distingue :

• Catégorie 1 : Approvisionnement en denrées et en marchandises.

• Catégorie 2 : Réalisation d'articles de fonctionnement, tels que registres, imprimés, ingrédients, produits d'entretien.

• Catégorie 3 : Acquisition de matériels, opérations importantes d'entretien et de remise en état.

En outre, sans qu'il y ait matière à engagement, des postes de dépenses présentent un caractère systématique ou obligatoire car ils sont la conséquence de dispositions contractuelles ou d'obligations attachées à une situation dans laquelle se trouve placé le cercle.

A titre d'exemple entrent dans cette catégorie :

• les primes d'assurances ;

• les salaires et les charges sociales ;

• les redevances fiscales ou parafiscales.

Article 82 Engagement des achats de denrées et de marchandises.

L'approvisionnement des cercles est assuré auprès :

• des organismes de l'intendance ou du commissariat de la marine ;

• des titulaires de conventions régionales ;

• exceptionnellement de fournisseurs sélectionnés localement.

Le choix entre ces différentes possibilités est examiné par le conseil d'administration qui arrête un plan d'approvisionnement.

En se conformant à ce plan, et le cas échéant en tenant compte des prévisions de menus, le gérant du cercle procède à la passation des commandes. Celles-ci peuvent revêtir plusieurs formes (téléphoniques, verbales) mais un document écrit est toujours nécessaire pour en conserver la trace, un carnet de type manifold convient parfaitement pour cet usage.

Lors de la réception, un contrôle porte sur les aspects qualitatifs et quantitatifs. Les résultats de ces contrôles sont mentionnés sur un registre détenu au niveau du magasin qui est également utilisé pour les remarques formulées par les médecins, les vétérinaires et les commissaires lors de leurs visites de surveillance.

Article 83 Engagements pour les réalisations d'articles de fonctionnement.

La formulation des commandes est faite au moyen de bulletins de commande et de réception modèle N° 724/25. Ces bulletins sont signés par le gérant du cercle.

Les cercles peuvent être conduits à effectuer leurs achats auprès des fournisseurs titulaires de marchés retenus par la base aérienne de rattachement.

Article 84 Engagement des dépenses de matériel.

L'engagement de telles dépenses est en fait la concrétisation de décisions préalables du conseil d'administration, arrêtées dans le cadre d'un programme d'amortissement ou d'investissement. Pour faire face aux charges de cet ordre, des provisions sont constituées à long ou moyen terme.

Un carnet de bulletins de commande et de réception modèle N° 724/25 est spécialement utilisé pour les engagements de cette nature. La signature des bons est de la compétence du président du cercle.

Article 85 Engagement des dépenses systématiques ou obligatoires.

Pour les dépenses systématiques ou obligatoires l'établissement d'un bon de commande n'a pas un caractère obligatoire.

Les titres de créances correspondants sont transmis au CATA pour règlement, revêtus de la mention de certification du service.

Article 86 Exploitation des factures des fournisseurs.

Les factures produites par les fournisseurs du cercle sont centralisées par le gérant. A son échelon leur exploitation consiste à :

• s'assurer de leur conformité avec la souche du document générateur de la commande et le bulletin de livraison ;

• régler le cas échéant, directement avec le fournisseur les litiges ou les anomalies ayant pu se présenter.

La mention de certification du service apposée sur les factures avant leur envoi pour règlement au CATA, matérialise cette exploitation au premier degré.

CHAPITRE 8 La comptabilité de l'activité « Restauration ».

Article 87 Objet de la comptabilité.

La comptabilité tenue au titre de l'activité « restauration » des cercles a pour objet de dégager les éléments constitutifs de la gestion de cette activité.

Les documents utilisés à cette fin doivent conduire à :

• actualiser les stocks en fonction des denrées utilisées ;

• dénombrer les convives ;

• discerner les prix de revient par type de prestations et par plats entrant dans la composition des menus.

Dans le cadre d'une gestion prévisionnelle et analytique, les indications obtenues permettent de procéder à des corrections ou des adaptations sur les éléments significatifs.

Article 88 Désignation des documents.

Les documents mis en œuvre au titre de l'activité « restauration » sont :

• les tickets repas, et leur fiche contrôle modèle N° 724/41 ;

• l'état journalier des consommations et prix de revient modèle N° 724/26 ;

• l'état de cessions modèle N° 724/28 ;

• l'état des sorties de denrées en magasin modèle N° 724/29 ;

• l'état mensuel des prix de revient modèle N° 724/25 ;

• le tableau de bord modèle N° 724/76.

La tenue de ces différents modèles d'imprimés est définie dans l'instruction relative à l'organisation et au fonctionnement du service de restauration et d'hôtellerie des bases aériennes.

Article 89 La comptabilité des tickets.

L'utilisation de tickets est la formule la plus rationnelle pour le paiement des repas lorsque le service ne comporte pas de menu à la carte.

Les tickets sont réalisés dans des séries distinctes correspondant soit à la catégorie des membres soit à la nature de la prestation. Les tickets valables pour les convives relevant du régime de la TVA doivent être identifiés facilement.

Les tickets sont numérotés, ils comportent obligatoirement leur prix.

Les membres s'approvisionnent auprès d'un point de vente.

Le stock en réserve est détenu dans un coffre par le gérant qui en suit les mouvements d'entrées et de sorties sur des fiches contrôle modèle N° 724/41.

Les tickets honorés sont dénaturés, agrafés par séries et regroupés dans une enveloppe par journée. Ils sont ensuite incinérés selon une périodicité fixée par le président du cercle en tenant compte des délais nécessaires à l'exercice des opérations de vérification.

Article 90 Les services à la carte et les services spéciaux.

Lorsque la remise de tickets soulève des difficultés particulières du fait de la diversité des prestations offertes, les encaissements sont effectués auprès des convives au moyen de notes de frais établies en salle.

Dans ce système, les consommateurs fixent leur choix d'après une carte proposée mentionnant les prix nets pratiqués.

Les notes de frais sont réalisées par le cercle, elles sont présentées sous forme de carnets à souche numérotés de façon à disposer au moins :

• d'un exemplaire pour le client (volet de facturation) ;

• d'un exemplaire (volet de commande) remis en cuisine et qui sera exploité pour l'établissement de l'état de cession récapitulatif ;

• d'une archive conservée par le serveur détenteur du carnet.

Les carnets de notes de frais sont conservés et comptabilisés de la même façon que les tickets. Ils sont mis en place individuellement auprès des serveurs.

En fin de service, les recettes encaissées par les serveurs sont reversées au gérant qui en contrôle l'exactitude d'après la souche des carnets de notes de frais. Ces recettes sont récapitulées sur un état de cessions modèle N° 724/28 qui mentionne par ailleurs, les denrées employées calculées à leur prix d'achat.

Article 91 L'état journalier des consommations et prix de revient.

Cet état a pour objet de suivre le détail des composants des principaux menus et d'indiquer en fonction des rationnaires, un prix de revient moyen décomposé par groupe de plats.

Ce document contient essentiellement des indications statistiques et documentaires qui sont reportées sur :

• l'état mensuel des prix de revient modèle N° 724/75 ;

• le tableau de bord modèle N° 724/76.

Pour être significatif, l'état journalier des consommations et prix de revient, ne doit pas comporter les éléments des services à la carte et des services spéciaux qui sont exploités distinctement.

Article 92 Les sorties de denrées.

Les denrées utilisées dans le cadre de l'activité « restauration » donnent lieu à des opérations de sorties quotidiennes au moyen desquelles est tenu à jour le carnet mensuel des entrées et sorties de denrées modèle N° 724/27.

Les justifications de ces sorties sont fournies suivant les conditions d'exploitation par :

• des états de cessions modèle N° 724/28 ;

• des états des sorties de denrées modèle N° 724/29.

CHAPITRE 9 La comptabilité de l'activité « Hôtellerie ».

Article 93 Principes.

Les documents tenus au niveau de l'activité « hôtellerie » sont destinés à l'enregistrement des opérations effectuées directement par le responsable de cette activité.

Ces documents se composent :

• d'un registre de caisse modèle N° 724/22 ;

• d'un répertoire mensuel du service hôtellerie modèle N° 724/03.

Lorsque le cercle assure l'accueil de cadres permanents, les redevances mises à leur charge sont recouvrées par voie de retenue sur solde. A la redevance d'entretien s'ajoute pour certains occupants, notamment les officiers et le personnel civil, une redevance domaniale dont le reversement au Trésor est effectué par l'intermédiaire des services administratifs de la base de rattachement.

Article 94 Documents d'organisation et de fonctionnement.

Le responsable de l'activité « hôtellerie » détient :

• un exemplaire du règlement particulier ;

• un plan de situation des chambres exploitées, avec une visualisation des réservations, des occupations et des locaux disponibles ;

• un programme d'emploi du personnel de service ;

• des consignes détaillées sur les mesures à appliquer en matière de sécurité des fonds ;

• des extraits d'inventaire pour les matériels en service ;

• un tableau comportant les tarifs à appliquer (des extraits sont affichés dans chaque chambre).

Article 95 Prestations accessoires.

L'activité hôtellerie peut assurer un certain nombre de prestations accessoires (service de petits déjeuners, consommations, articles de toilette…) dont l'exploitation est assurée par un point de vente disposant d'une avance.

Article 96 Suivi des recettes.

Les recettes encaissées par le responsable de l'activité hôtellerie sont individualisées sur la première partie du répertoire mensuel modèle N° 724/03 composée d'une fiche distincte par chambre et par occupant. Cette fiche reçoit en outre l'émargement de la partie versante ou la référence du chèque reçu.

Les sommes perçues en numéraire sont portées en recette sur le registre de caisse. Les chèques recueillis libellés à l'ordre de SICORESTHO sont regroupés sous bordereaux récapitulatifs.

En fin de mois, les fiches de première partie du répertoire n° 724/03 sont arrêtées et les indications qu'elles comportent sont récapitulées sur une fiche de deuxième partie.

La somme totale indiquée par cette récapitulation doit correspondre aux reversements (numéraire + chèques) effectués au cours du mois par le responsable de l'activité hôtellerie au gérant du cercle.

Article 97 Suivi des dépenses.

Les dépenses consenties directement par le responsable de l'activité hôtellerie présentent toujours un caractère exceptionnel et doivent avoir fait l'objet de directives préalables.

Elles se rapportent exclusivement :

• aux remboursements de retenues sur solde pour le personnel partant en cours de mois ;

• à de menues dépenses urgentes.

Elles sont présentées au gérant du cercle avec les justifications correspondantes pour être communiquées au CATA.

CHAPITRE 10 L'état prévisionnel des recettes et des dépenses.

Article 98 Objet du document.

La conduite des activités du cercle suppose que les autorités responsables disposent d'une vue synthétique des recettes et des dépenses prévisibles conduisant à une gestion prévisionnelle.

Article 99 Etablissement de l'état prévisionnel.

L'état prévisionnel des recettes et des dépenses est établi annuellement :

• à partir des résultats de l'année précédente en y apportant les ajustements nécessaires ;

• d'après les orientations à donner aux différentes activités et au fonctionnement général ;

• en tenant compte de la constitution des provisions nécessaires aux dépenses de renouvellement des matériels (réserve d'amortissement) et aux frais résultant des dépenses liées à l'extension ou à l'amélioration des installations (réserve d'investissement).

L'état prévisionnel des recettes et des dépenses fait l'objet d'une évaluation chiffrée présentée par rubriques inspirées du compte d'exploitation modèle N° 724/ID/REST/13 et détaillée à l'intérieur de chacune de ces rubriques entre charges et produits.

Ce document est préparé par le président du cercle assisté du gérant. Ce projet est soumis au conseil d'administration lors d'une réunion extraordinaire à organiser dans la première quinzaine de décembre.

Le document définitif arrêté après les délibérations du conseil d'administration est adressé en double exemplaire, à l'autorité régionale, par la voie administrative de façon à parvenir pour le 15 décembre, accompagné des commentaires du président du cercle, destinés à faciliter l'appréciation des éléments chiffrés.

Article 100 Réservé.

TITRE VI Dispositions diverses.

CHAPITRE PREMIER Surveillance administrative, vérification des comptes, surveillance de l'administration intérieure.

Article 101 La surveillance administrative.

La surveillance administrative des cercles incombe au général commandant la région aérienne qui consent pour son exercice, une délégation :

• au directeur régional du commissariat ;

• à l'adjoint du directeur régional du commissariat ;

• au commissaire directeur du CATA ;

• au commissaire directeur de l'établissement ravitailleur du commissariat de l'air (ERCA) ;

• aux commissaires officiers supérieurs de la direction régionale du commissariat de l'air (DRCA).

Lors de leurs opérations de surveillance qu'elles exercent conformément aux dispositions de l'instruction provisoire n^o 30500/DEF/DCCA/3/8 du 29 mai 1978 (BOC, 1981, p. 1159) ces autorités peuvent être assistées par des commissaires officiers subalternes de la DRCA.

Article 102 Vérifications sur place.

Les vérifications sur place sont effectuées :

• 1. Dans le cadre de la surveillance administrative, selon un programme fixé par le directeur régional du commissariat.

• 2. Dans le cadre de la surveillance de l'administration intérieure, selon la périodicité minimum déterminée par le tableau objet de l'article 100 ci-après.

Article 103 Vérification sur pièces.

La vérification sur pièces de la comptabilité des cercles est assurée par la direction régionale du commissariat et par le CATA.

Une vérification au premier degré est effectuée par le président du cercle.

Article 104 Surveillance de l'administration intérieure.Surveillance interne.

  104.1. Action du président du conseil d'administration.

La surveillance de l'administration intérieure du cercle incombe au président du conseil d'administration.

Elle est exercée par le commissaire de la base de rattachement par délégation du président du cercle.

  104.2. Action du conseil d'administration.

L'examen des questions sur lesquelles les délibérations du conseil d'administration sont obligatoires se situe dans le champ des opérations de contrôle des actes de gestion ayant le caractère d'actions de surveillance.

  104.3. Action du gérant.

Il doit exercer une surveillance constante sur l'ensemble des secteurs d'activité de façon à prévenir toutes anomalies. Il agit aussi bien de sa propre initiative que selon les directives reçues des autorités de direction du cercle auxquelles il doit signaler sans délai tout événement qui lui paraît aller à l'encontre d'un fonctionnement satisfaisant du cercle ou de ses activités rattachées.

Il procède inopinément et au moins une fois par semaine à la vérification et à la reconstitution des avances consenties dans des points de vente.

Article 105 Matérialisation des opérations de vérification et de surveillance.

Les autorités responsables de la surveillance doivent, à l'occasion de leurs investigations, viser et le cas échéant arrêter, les pièces et documents soumis à leur examen.

Elles y consignent s'il y a lieu leurs remarques.

A l'issue de chaque visite, un compte rendu sommaire est établi. Il mentionne obligatoirement la date de la visite, la désignation des secteurs d'activités vérifiés, la nature et les résultats des opérations effectuées.

Un exemplaire est mis à l'appui du répertoire des actes administratifs et des délibérations du conseil d'administration.

Lorsqu'au cours d'une opération de surveillance il est constaté des faits de nature à motiver l'établissement d'un procès-verbal de constatation de déficit de fonds ou de perte de matériel, de denrées ou de marchandises, il en est rendu compte immédiatement au président du conseil d'administration.

Article 106 Tableau fixant la périodicité minimale des opérations de vérification sur place relevant de la surveillance de l'administration intérieure ou de la surveillance interne des cercles de l'air.

Figure 3.  

 

CHAPITRE 2 Les pertes, déficits ou excédents.

Article 107 Principe.

Les dispositions de l'instruction relative à l'organisation et au fonctionnement du service de restauration et d'hôtellerie des bases aériennes (chap. 2 du titre X de l' instruction provisoire 2404 /DEF/DCCA/AG/3 du 05 février 1981 ) sont applicables avec les aménagements suivants.

Article 108 Dispositions particulières.

Le procès-verbal établi par le président du cercle est homologué par le commissaire de la base de rattachement.

Un exemplaire du procès-verbal de constatation doit être transmis directement et sans délai aux destinataires suivants :

• contrôle général des armées, 14, rue Saint-Dominique, 75997 Paris Armées ;

• direction centrale du commissariat de l'air, 26, boulevard Victor, 75996 Paris Armées ;

• général commandant la région aérienne ;

• directeur régional du commissariat (s'il n'a pas rapporté ou homologué le procès-verbal).

Article 109 Réparation du préjudice.

Lorsqu'il convient d'intenter une action civile en réparation, le président du conseil d'administration est l'autorité compétente pour représenter le cercle en justice.

CHAPITRE 3 Liquidation et reddition des comptes des cercles dissous.

Article 110 Formalités préliminaires.

Lorsque les circonstances sont réunies pour mettre fin à l'activité d'un cercle, son président formule les propositions pour provoquer par l'intermédiaire de l'autorité régionale, l'arrêté portant dissolution.

Ces propositions qui indiquent les raisons motivant la cessation d'activité, sont adressées à l'administration centrale (DCCA) revêtues de l'avis du directeur régional du commissariat et de celui du général commandant la région.

Un officier pris de préférence au sein du conseil d'administration est désigné par le commandant de région, sur proposition du président du cercle pour assurer les formalités de liquidation puis de reddition des comptes.

Article 111 Liquidation des comptes.

La dissolution du cercle entraîne les mesures nécessaires pour :

• apurer les créances et les dettes ;

• déterminer avec exactitude les différents éléments composant son patrimoine et en assurer la conservation.

L'officier liquidateur doit aviser de la dissolution, toutes les personnes physiques ou morales, les administrations et autres services avec lesquels était en relation le cercle.

Les créanciers sont invités à produire leurs factures dans les meilleurs délais appuyées de la mention « pour solde de tout compte ».

L'apurement des créances et des dettes doit être poursuivi rapidement.

La réalisation des valeurs immobilisées (emballages à rendre, stocks de denrées et de marchandises) doit être entreprise pour que la réserve de fonctionnement corresponde exactement à la somme disponible.

En principe les denrées et les marchandises sont cédées à titre onéreux à d'autres organismes. En cas de difficultés pour les écouler, des directives sont demandées au directeur régional du commissariat qui peut autoriser, à la limite, des cessions gratuites à d'autres organismes militaires.

Article 112 Destination à donner à l'avoir.

Lorsque la dissolution du cercle est entraînée par la suppression des éléments « air » au profit desquels il fonctionnait, son patrimoine est dévolu comme suit :

• l'avoir financier (numéraire et disponibilités aux comptes de dépôt) est versé au fonds ministériel des mess ;

• les matériels acquis à l'aide des fonds du cercle sont cédés à d'autres organismes selon les modalités fixées par le directeur régional du commissariat ; à défaut ils sont réintégrés en ERCA et suivis comme du matériel de l'Etat ;

• le matériel appartenant à l'Etat suit la destination fixée par les directions de service concernées.

Lorsque la dissolution du cercle est prononcée pour que ses activités puissent être exercées dans un organisme aux structures mieux adaptées, l'ensemble du patrimoine du cercle peut être transféré au nouvel organisme appelé à accueillir les membres.

En cas de pluralité d'organismes d'accueil, le partage est effectué proportionnellement aux effectifs.

Article 113 Le procès-verbal de dissolution.

Ce procès-verbal, dressé à la date de prise d'effet de l'arrêté de dissolution, par le commissaire de la base de rattachement, a pour objet d'établir :

• le bilan financier détaillé du cercle ;

• l'inventaire des matériels ;

• l'inventaire des denrées, des marchandises et des valeurs immobilisées.

Il mentionne :

• la référence de l'arrêté de dissolution ;

• la date de cessation des activités ;

• le grade et nom de l'officier désigné pour assurer la liquidation et la reddition des comptes.

Le procès-verbal de dissolution du cercle est dressé en un original qui est mis à l'appui du répertoire classeur des décisions et des actes administratifs.

Trois copies sont adressées :

• à la direction centrale du commissariat ;

• à la direction régionale du commissariat ;

• au CATA de rattachement.

Article 114 Le procès-verbal de reddition des comptes.

Préparé par l'officier chargé de liquider les comptes, ce procès-verbal est rapporté par un commissaire désigné par le directeur régional du commissariat.

Il est adressé aux mêmes destinataires que le procès-verbal de dissolution.

Le procès-verbal de reddition des comptes a pour objet de constater que les éléments du patrimoine du cercle ont été réalisés et ont bien reçu les destinations qui leur étaient imparties.

ANNEXE 1. Clauses-types à prévoir dans les contrats d'assurance «incendie » à souscrire par les cercles.

  1. 

Durée de la police : un an renouvelable par tacite reconduction.

  2. 

L'Etat est habilité, par subrogation explicite dans les droits de l'organisme assuré, à intervenir directement, en cas de sinistre, contre la compagnie d'assurances.

  3. 

Le présent contrat est établi compte tenu de ce que le matériel de l'assuré est entreposé dans les locaux de l'Etat ⁽¹⁾.

  4. 

L'assureur subrogé aux droits de l'assuré renonce à exercer tous droits de recours contre l'Etat propriétaire ou contre l'Etat voisin.

  5. 

Les risques couverts par le présent contrat comprennent :

• a).  Tous dommages matériels d'incendie causés au bâtiment occupé (ou à la partie de bâtiment occupée) et dont l'assuré a la double responsabilité contractuelle et délictuelle. L'étendue de cette garantie est égale à la valeur de reconstruction du bâtiment occupé (ou de la partie de bâtiment occupée) ;

• b).  Le risque des tiers et des voisins (y compris l'Etat) dans le cadre de la responsabilité délictuelle de l'assuré.

  6. 

En cas de sinistre et pour les risques garantis par le présent contrat, l'assureur renonce formellement à l'application de la règle proportionnelle, selon laquelle l'assuré supporte une part proportionnelle du dommage si l'assurance est reconnue insuffisante.

  7. 

Par le présent contrat et pour son exécution, l'assureur s'engage à considérer l'assuré comme un locataire soumis à la responsabilité contractuelle de droit commun, nonobstant la forme administrative de l'acte constatant son occupation (1)

Notes

1Clauses à prévoir seulement en cas d'occupation par le cercle de locaux appartenant à l'Etat.

ANNEXE 2. Clauses-types à prévoir dans les contrats d'assurance « responsabilité civile » à souscrire par les cercles.

  1. 

Durée de la police : un an renouvelable par tacite reconduction.

  2. 

L'Etat est habilité, par subrogation explicite dans les droits de l'organisme assuré, à intervenir directement, en cas de sinistre, contre la compagnie d'assurances.

  3. 

L'assureur subrogé aux droits de l'assuré renonce à exercer tous droits de recours contre l'Etat propriétaire ou contre l'Etat voisin.

  4. 

L'assureur subrogé aux droits de l'assuré renonce à exercer tous droits de recours contre les membres du cercle, leur famille, les invités et les passagers.

  5. 

En cas de sinistre et pour les risques garantis par le présent contrat, l'assureur renonce formellement à l'application de la règle proportionnelle, selon laquelle l'assuré supporte une part proportionnelle du dommage si l'assurance est reconnue insuffisante.

ANNEXE 3. L'élection des membres du conseil d'administration.

3.1 Principe.

L'élection des membres du conseil d'administration se déroule au cours d'une assemblée générale à laquelle le président du cercle convoque les membres de droit et les membres adhérents ⁽¹⁾.

Cette assemblée se tient un mois au moins et deux mois au plus, avant l'expiration du mandat des membres du conseil d'administration sortant.

3.2 Candidatures, inéligibilités.

La liste des candidats est établie d'après les actes de volontariat qui se sont manifestés. A défaut de volontaires en nombre suffisant, le président du cercle soumet à la décision du général commandant la région, la désignation de candidats retenus parmi les membres plus particulièrement qualifiés par leur compétence.

Sont inéligibles, les commissaires de l'air participant à la surveillance administrative du cercle, le président et le vice-président désignés ainsi que les membres adhérents non militaires.

Les membres du conseil d'administration sortant peuvent faire acte de candidature.

3.3 Modalités des élections.

Chaque catégorie de membres élit distinctement ses représentants :

• les membres de droit officiers et sous-officiers parmi leurs pairs ;

• les membres adhérents parmi les membres adhérents militaires (retraités ou réservistes).

A cet effet, les bulletins de vote tiennent compte de la ventilation de chaque sorte de représentants déterminée dans le règlement intérieur, d'après les normes de répartition imposées par l'article 6 du décret 81-732 du 29 juillet 1981 .

A l'intérieur de chaque catégorie, les postes à pourvoir sont attribués aux candidats ayant recueilli le plus grand nombre de suffrages.

En cas d'empêchement, le vote par procuration est admis dans la limite de trois pouvoirs au maximum par mandataire.

Le résultat des élections est mentionné dans un procès-verbal signé du président du cercle et des scrutateurs choisis dans l'assemblée. Ce procès-verbal est mentionné au répertoire des actes administratifs et une copie est affichée dans les locaux d'accueil du cercle.

3.4 Elections anticipées.

Des élections anticipées sont organisées :

• dès que par suite de départs le conseil d'administration ne comporte plus de membres en nombre suffisant pour délibérer valablement ⁽²⁾ ;

• en cas de dissolution prononcée conformément à l'article 9 du décret 81-732 du 29 juillet 1981 ou de démission régulièrement acceptée.

Dans la première hypothèse les élections partielles ont pour objet de pourvoir des postes vacants pour la durée du mandat restant à accomplir.

Dans les autres cas, il est procédé au choix d'un nouveau conseil d'administration pour un mandat de trois ans. Les membres du conseil d'administration dissous ne sont pas admis à faire acte de candidature. Les élections sont organisées à la diligence du président s'il est maintenu en fonction, ou dès qu'un nouveau président a été désigné.

3.5 Conseil d'administration initial.

A la création d'un cercle, le conseil d'administration initial est élu par les cadres militaires d'active membres de droit.

Dès que les modalités de fréquentation du cercle par les membres adhérents ont été arrêtées, il est établi à leur intention des élections complémentaires pour le choix de leurs représentants. Ces représentants entrent au conseil d'administration pour la durée du mandat restant à accomplir.

ANNEXE 4. Les imprimés.

724/34BIS ETAT DECOMPTE PRESENTANT LE MONTANT DU PRELEVEMENT MENSUELA EFFECTUER AU PROFIT DU FONDS REGIONAL DES MESS.

4.1 Imprimés communs avec les organismes du service de restauration et d'hôtellerie des bases aériennes.

Le modèle et les directives d'utilisation de ces imprimés sont fournis par l' instruction 2404 /DEF/DCCA/AG/3 du 05 février 1981 (BOC, p. 1287).

4.2 Imprimés spécifiques des cercles de l'air.

4.21

Le modèle et les directives d'utilisation de l'état décompté présentant le prélèvement mensuel à effectuer au profit du fonds régional des mess, N° 724/34bis, sont définies ci-après.

4.22 Contexture libre.

Les imprimés suivants sont à confectionner localement en fonction des besoins particuliers auxquels ils ont à répondre :

• Etat prévisionnel des recettes et des dépenses.

• Carte de membre (facultative pour les membres de droit, obligatoire pour les membres adhérents).

• Carte de participant à certaines activités définies dans le règlement intérieur du cercle.

• Contrôle des membres du cercle (lorsqu'il est tenu).

4.23

Directives d'utilisation de l'état décompté présentant le prélèvement mensuel à effectuer au profit du fonds régional des mess, N° 724/34bis.

Cet imprimé, au format 21 x 29,7 est destiné à faire apparaître le montant mensuel de la contribution du cercle au fonds régional des mess.

Les bases de calcul sont fournies par les résultats du compte mensuel d'exploitation (produits) desquels il convient de déduire le montant des avances, allocations, subventions et libéralités encaissées au cours du mois considéré.

Le taux du prélèvement est fixé par le général commandant la région aérienne.

L'état décompté N° 724/34bis est établi par le gérant du cercle en trois exemplaires :

• un exemplaire est mis à l'appui du BTIC .

• un exemplaire est adressé à la DRCA ;

• un exemplaire est conservé dans les archives du cercle.