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DIRECTION CENTRALE DU SERVICE DU COMMISSARIAT DES ARMÉES : bureau « régulation logistique »

CIRCULAIRE N° 4680/DEF/DCSCA/SD-AS/B.LOG portant traitement des informations relatives aux pertes, destructions, détériorations et déficits après recensement, de biens mobiliers du ministère de la défense relevant du service du commissariat des armées.

Du 31 juillet 2013
NOR D E F E 1 3 5 1 5 8 2 C

Référence(s) : Code du 25 février 2020 de la défense - Partie réglementaire III. Le ministère de la défense et les organismes sous tutelle. (Dernière modification le 12 mars 2016 - Document consolidé le 28 mars 2016). Décret N° 2009-1178 du 05 octobre 2009 portant organisation de l'administration centrale du ministère de la défense. Décret N° 2012-244 du 21 février 2012 abrogeant le décret n° 90-144 du 14 février 1990 relatif à la comptabilité des matériels de la défense et le décret n° 95-188 du 20 février 1995 relatif à la comptabilité des matériels des services du ministère chargé des armées assujettis à la tenue d'une comptabilité générale et d'une comptabilité analytique. Arrêté du 14 décembre 2009 portant organisation du service du commissariat des armées. Arrêté du 23 décembre 2009 fixant les compétences du service du commissariat des armées en matière de règlement des dommages causés ou subis par le ministère de la défense, de défense de ce ministère devant les tribunaux administratifs et de protection juridique de ses agents militaires et civils. Arrêté du 21 février 2012 relatif à la gestion logistique des biens mobiliers affectés au ministère de la défense et des anciens combattants. Arrêté du 21 février 2012 fixant la liste des gestionnaires de biens mobiliers affectés au ministère de la défense et des anciens combattants. Instruction N° 12-001262/DEF/EMA/SLI du 21 février 2012 relative aux modalités d'application de certains articles de l'arrêté du 21 février 2012 relatif à la gestion logistique des biens mobiliers affectés au ministère de la défense et des anciens combattants. Instruction N° 1201987/DEF/SGA/DAF/FFC1 du 07 novembre 2012 relative aux synthèses annuelles des pertes, destructions, détériorations et déficits après recensement des biens mobiliers affectés au ministère de la défense. Instruction N° 7200/DEF/DCSCA/SD_AS/BLOG du 27 novembre 2012 fixant l'organisation de la gestion logistique des biens au sein du service du commissariat des armées. Instruction N° 7201/DEF/DCSCA/SD_AS/BLOG du 27 novembre 2012 fixant l'organisation de la gestion logistique des biens relevant de la compétence du service du commissariat des armées en dehors de sa chaîne hiérarchique. Circulaire N° 7202/DEF/DCSCA/SD_AS/BLOG du 27 novembre 2012 fixant les conditions d'entrée en suivi logistique des biens relevant du service du commissariat des armées.

Pièce(s) jointe(s) :     Quatre annexes.

Texte(s) abrogé(s) : Circulaire N° 3000/A/DCCA/3/10 du 05 avril 1972 relative à l'établissement et l'enregistrement des procès-verbaux dressés par les commissaires de l'air.

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  410.2.1., 601.2.

Référence de publication : BOC n°45 du 25/10/2013

La présente circulaire a pour objet de fixer les modalités de traitement des procès-verbaux de pertes, destructions, détériorations et déficits après recensement pour les biens mobiliers du ministère de la défense relevant du domaine de compétence du directeur central du service du commissariat des armées (SCA) en sa qualité de gestionnaire de biens en application des nouvelles règles de gestion logistiques des biens (GLB) fixées par le ministre.

L'instruction n° 12-001262/DEF/EMA/SLI du 21 février 2012 définit un modèle de procès-verbal unique, pour l'ensemble des gestionnaires de biens désignés dans l'arrêté référencé en g).

Ce procès-verbal, auquel a été ajoutée une rubrique destinée à préciser la nature comptable et le périmètre de responsabilité dont relèvent le ou les biens concernés par la procédure (cadre C'), est joint en annexe I. Il doit être utilisé pour tous les biens mobiliers relevant du SCA. Ce document annule et remplace l'ensemble des imprimés utilisés précédemment. La notice explicative, destinée à fixer les règles et précisant les modalités permettant de compléter le procès-verbal, figure en annexe II. Une fiche d'examen d'un matériel détérioré est jointe en annexe III. Enfin l'annexe IV. présente le logigramme du processus de traitement du procès-verbal.

Le procès-verbal de perte, destruction, détérioration ou déficit après recensement se compose de deux volets :

  • un volet logistique ;
  • un volet responsabilité et contentieux.

1. ÉVÈNEMENTS GÉNÉRATEURS.

Il est établi un procès-verbal dès lors qu'est constaté l'un des quatre événements générateurs suivants : la perte, la destruction, la détérioration ou le déficit après recensement d'un bien mobilier du ministère de la défense relevant du SCA ; ces quatre événements sont définis au point 1.2. de la notice explicative (annexe II.).

Un même procès-verbal ne peut être relatif qu'à un seul des quatre évènements énumérés ci-dessus.

Un procès-verbal de recensement est joint systématiquement à un procès-verbal de déficit sur recensement afin de s'assurer que d'éventuels excédents constatés ne compensent en aucune manière les déficits.

2. NATURE COMPTABLE ET PÉRIMÈTRE DE RESPONSABILITÉ DONT RELÈVENT LES BIENS.

Les informations portées dans le cadre C' du procès-verbal de perte, destruction, détérioration ou déficit après recensement permettent de différencier les biens du SCA, en fonction :

  • de leur nature comptable, selon qu'il s'agit d'une immobilisation corporelle, d'un stock ou d'une charge ;
  • du périmètre de responsabilité dont ils relèvent, selon qu'il s'agit de matériel de soutien spécialisé relevant de la chaîne du centre d'expertise du soutien du combattant et des forces (CESCOF) ou de matériel de soutien courant relevant de la chaîne du centre d'expertise de soutien général des armées (CESGA).

Un même procès-verbal ne peut traiter que de biens relevant d'une même nature comptable et d'un même périmètre de responsabilité.

Les définitions et illustrations relatives aux immobilisations corporelles et aux stocks du SCA (biens inscrits à l'actif du bilan de l'État) font l'objet de l'annexe II. de la circulaire référencée en l). Le périmètre des biens inscrits dans cette catégorie et la répartition de ces biens entre les domaines de compétence CESCOF et CESGA sont mis à jour annuellement par la direction centrale du service du commissariat des armées (DCSCA).

3. ÉTABLISSEMENT DU PROCÈS-VERBAL ET TRAITEMENT DU VOLET LOGISTIQUE.

Le procès-verbal est émis, en un seul exemplaire, par l'organisme auquel les biens du SCA ont été délivrés ou au sein duquel ils sont entreposés ; il peut s'agir d'un organisme ou d'une formation du SCA ou en dehors de sa chaîne hiérarchique, disposant d'un ou plusieurs détenteurs de biens.

L'organisme (ou la formation) émetteur complète les cadres A, B, C, C', D (partie gauche, quatre premières colonnes), E, F. La valeur d'entrée (quatrième colonne de la partie gauche du cadre D) est établie au prix porté dans le système d'information logistique (SIL).

La clôture du procès-verbal (cadre G) est effectuée par un commissaire des armées.

Les gestionnaires de biens délégués (GBD), au sein du SCA ou en dehors de sa chaîne hiérarchique, décident au vu des circonstances et des avis consignés dans les précédents cadres, de la sortie des ressources logistiques des biens perdus, détruits ou en déficit après recensement ou de la réparation des biens détériorés, dans la limite des seuils de compétence qui leur sont consentis (cadre I). Les seuils de compétence autorisés ainsi que les règles de transmission des procès-verbaux dont les montants sont supérieurs au seuil autorisé pour un GBD sont mentionnés dans les instructions fixant l'organisation de la GLB relevant du SCA au sein et en dehors de sa chaîne hiérarchique, référencées en j) et k). Concernant les biens constitutifs d'immobilisations ou de stocks, les seuils de compétence s'apprécient en fonction de la valeur nette comptable (VNC) du bien.

Dans certains cas, en fonction de l'évènement générateur, de la nature comptable ou du périmètre de responsabilité dont relèvent le ou les biens, le circuit de traitement du procès-verbal et le niveau de décision peuvent être aménagés, comme suit.

3.1. Cas des biens perdus, détruits, détériorés.

3.1.1. Immobilisations et stocks.

La partie réservée au responsable de la comptabilité auxiliaire des immobilisations ou des stocks (RCAIS) (cadre D, partie droite, trois dernières colonnes) peut être complétée, par voie électronique, par :

  • le correspondant patrimonial local de la plate-forme achats finances (PFAF) [dans le cas de procès-verbaux émis par des organismes ou formations en métropole et en dehors de la chaîne hiérarchique du SCA, dont les groupements de soutien de base de défense (GSBdD)] ou de la direction du commissariat d'outre-mer (DICOM) ou direction du commissariat en opération extérieure (DIRCOM) (dans le cas de procès-verbaux émis par des organismes ou formations en outre-mer et à l'étranger ou sur les théâtres d'opérations extérieures) ;

  • le comptable patrimonial de l'un des centres d'expertise, en fonction de leur périmètre de compétence (dans le cas de procès-verbaux émis par des organismes ou formations du SCA).

Ces acteurs contrôlent en outre la valeur d'entrée du bien inscrite par l'organisme (ou la formation) émetteur.

L'avis technique (cadre H) n'est porté qu'en cas de détérioration d'une immobilisation, ou bien, d'un stock d'un montant supérieur à 5 000 euros. Il est alors apposé par le service compétent du centre d'expertise dont relève le bien, sur la base de la fiche d'examen d'un bien détérioré, établie en un exemplaire par l'organisme en charge de la maintenance. Ce document, dont le modèle est donné en annexe III., est joint à l'exemplaire du procès-verbal destiné à l'autorité habilitée à prendre la décision.

Cette fiche permet d'évaluer le montant des dommages subis par l'État et de déterminer ainsi si la détérioration laisse la possibilité d'une remise en état rentable du bien ou non. En aucun cas le montant des dommages ne doit excéder la valeur du bien avant détérioration.

S'agissant de biens inscrits au patrimoine de l'État, en fonction des seuils de compétence qui leur sont consentis et des périmètres de responsabilité dont relèvent le ou les biens :

  • le GBD de la PFAF, la DICOM, DIRCOM, ou de l'un des centres d'expertise (1) décide de la sortie des ressources logistiques des biens perdus, détruits ou de la réparation ou élimination des biens détériorés (cadre I) ;

  • le détenteur des biens certifie la passation des écritures des mouvements en sortie (cadre J) dans le SIL (partie gauche) ;

  • le comptable patrimonial du centre d'expertise (2) certifie la passation des écritures des mouvements en sortie (cadre J) dans le système d'information comptable (SIC) (partie droite).

3.1.2. Charges.

S'agissant de biens non inscrits au patrimoine de l'État, seules les charges qui ont fait l'objet d'une entrée en suivi logistique peuvent donner lieu à l'établissement d'un procès-verbal de perte, destruction, détérioration et déficit après recensement.

Dans ce cas, la partie réservée au RCAIS (cadre D, partie droite, trois dernières colonnes) et la certification de la passation des écritures des mouvements en sortie dans le SIC (cadre J, partie droite) ne sont pas complétées.

En fonction des seuils de compétence qui leur sont consentis et des périmètres de responsabilité dont relèvent le ou les biens :

  • la décision de sortie des ressources logistiques des biens perdus, détruits ou en déficit après recensement ou de réparation des biens détériorés (cadre I) est du ressort du GBD compétent ;
  • la certification de la passation des écritures des mouvements en sortie (cadre J) dans le SIL (partie gauche) relève du détenteur des biens.

3.2. Cas des biens en déficit après recensement.

Les actes opérés dans le cadre d'un recensement permettent de garantir la fidélité de l'inventaire physique, en s'assurant de la concordance des informations contenues dans les SIL avec l'existant. Le terme recensement s'applique aux actes de contrôle opérés par des autorités extérieures, notamment par  les autorités chargées du contrôle interne de niveau 2.

Tous les procès-verbaux de déficit après recensement effectué par le centre d'analyse et de contrôle interne comptable (CACIC), relatifs à des biens suivis en logistique, quels que soient la nature comptable, le périmètre des biens et le montant concernés, sont transmis à l'antenne du CACIC de rattachement.

Un commissaire des armées de l'antenne du CACIC signe la clôture du procès-verbal (cadre G) au vu des éléments constatés ou reçus, avant de le transmettre à la PFAF ou à l'un des centres d'expertise en fonction des seuils de compétence qui leur sont consentis et des périmètres de responsabilité dont relèvent le ou les biens. Le CACIC contrôle éventuellement la passation des écritures dans le SIC.

Le CACIC mène également des opérations de recensement sur les biens relevant du SCA dans le cadre de missions ponctuelles effectuées outre-mer ou en opération extérieure. Si un déficit est constaté à cette occasion, le CACIC établit un procès-verbal de déficit après recensement. Celui-ci est clôturé (cadre G) par un commissaire des armées de l'échelon central du CACIC, au vu des éléments constatés ou reçus, avant d'être transmis à la DICOM ou DIRCOM de rattachement, ou à l'un des centres d'expertise en fonction des seuils de compétence qui leur sont consentis et des périmètres de responsabilité qui leur sont attribués.

Le terme vérification s'applique, quant à lui, aux actes de contrôle opérés par les détenteurs de biens ou les utilisateurs, sous la responsabilité du GBD. Les vérifications réalisées dans le cadre du plan d'actions de contrôle interne logistique peuvent, en cas d'écarts constatés, donner lieu à l'établissement d'un procès-verbal de déficit après recensement ; la clôture du procès-verbal (cadre G) est alors opérée ainsi qu'indiqué à l'alinéa 3. du point 3. ci-dessus.


4. TRAITEMENT DU VOLET RESPONSABILITÉ ET CONTENTIEUX.

En application du point 8.2. de l'instruction référencée en h), en fonction des conditions dans lesquelles le bien a été perdu, détruit, détérioré ou déclaré manquant, le gestionnaire de biens ou le GBD peut prononcer une sanction disciplinaire, si le ou les responsables lui sont hiérarchiquement subordonnés, ou demander à l'autorité hiérarchique l'application d'une sanction disciplinaire à l'encontre de la ou des personnes identifiées comme responsables de la perte, de la destruction, de la détérioration ou du déficit sur recensement du ou des biens. Ces conditions peuvent également conduire à une mise en cause de responsabilité relevant du droit commun.

4.1. Avis et proposition d'imputation par le gestionnaire de biens délégué.

Le volet responsabilité et contentieux est complété par le GBD qui a pris la décision de sortie des ressources logistiques des biens perdus, détruits ou en déficit après recensement ou la décision de réparation ou d'élimination des biens détériorés ; celui-ci :

  • définit (cadres K, L) les circonstances de la perte, destruction, détérioration ou déficit après recensement au vu des renseignements exposés dans le volet logistique (cadres E, F, G) ;
  • propose (cadre M) soit une imputation totale ou partielle à la charge de l'État, soit une imputation totale ou partielle à la charge d'un personnel du ministère de la défense ou d'un tiers extérieur ;
  • adresse (cadre N) au service local du contentieux (SLC) du SCA ou à la DICOM ou DIRCOM dont dépend l'organisme (ou la formation) concerné, une copie complète du procès-verbal (volet logistique et volet responsabilité et contentieux), transmet l'original à l'organisme (ou la formation) émetteur pour archivage et conserve une copie à son niveau.

4.2. Instruction du volet contentieux.

Le SLC ou la DICOM ou DIRCOM compétent instruit le dossier et prend la décision de mise à charge, dans la limite des seuils fixés par l'arrêté référencé en e). Au-delà de ces seuils, le SLC ou la DICOM ou DIRCOM transmet le dossier à la direction des affaires juridiques (DAJ), autorité compétente en matière de règlement amiable des dommages subis par le ministère de la défense (cadre O).

5. SYNTHÈSE ANNUELLE DES PERTES, DESTRUCTIONS, DÉTÉRIORATIONS ET DÉFICITS APRÈS RECENSEMENT.

En application de l'article 9. de l'arrêté référencé en f), le directeur central du service du commissariat des armées, en tant que gestionnaire de biens (GB), transmet à la direction des affaires financières (DAF) du ministère de la défense une synthèse annuelle des pertes, destructions, détériorations et déficits après recensement définitivement traités au cours de l'année. L'instruction de référence i) précise les modalités d'élaboration de la synthèse annuelle.

Les centres d'expertise du SCA mettent en place, pour leur périmètre de responsabilité respectif, un dispositif de recueil des procès-verbaux traités par les autres GBD dans le cadre des seuils de compétence qui leur sont consentis, afin d'être en mesure de rassembler les éléments nécessaires à l'établissement de la synthèse annuelle.

6. Dispositions diverses.

La circulaire n° 3000/A/DCCA/3/10 du 5 avril 1972 modifiée, relative à l'établissement et l'enregistrement des procès-verbaux dressés par les commissaires de l'air est abrogée.

La présente circulaire sera publiée au Bulletin officiel des armées.


Pour le ministre de la défense et par délégation :

Le commissaire général hors classe,
directeur central du service du commissariat des armées,

Jean-Marc COFFIN.

Annexes

Annexe I. PROCÈS-VERBAL DE PERTE, DESTRUCTION, DÉTÉRIORATION, DÉFICIT APRÈS RECENSEMENT.

Annexe II. NOTICE EXPLICATIVE.

1. Volet logistique.

1.1. Cadre A [complété par l'organisme (ou la formation) émetteur].

Ce cadre est destiné à mentionner soit l'organisme d'emploi du détenteur, soit l'organisme de l'utilisateur des biens perdus, détruits, détériorés ou en déficit après recensement.

Le numéro d'enregistrement correspond au numéro d'enregistrement chronologique du procès-verbal par l'organisme émetteur sur son registre interne des procès-verbaux.

1.2. Cadre B [complété par l'organisme (ou la formation) émetteur].

Le procès-verbal concerne les pertes, destructions, détériorations et déficits après recensement des biens. Il importe de ne cocher qu'une seule case.

Il convient de prendre en compte et de retenir les définitions suivantes :

  • perte : un bien perdu est un bien disparu ou irrécupérable, c'est à dire, soit impossible à retrouver, soit dont l'emplacement est connu mais inaccessible ou trop difficile d'accès (exemple : crash d'un aéronef en haute-mer et reposant à une profondeur inaccessible) ;

  • destruction : un bien détruit est un bien dont la destruction est accidentelle. Cette destruction est constatée. Elle rend impossible la réparation de ce bien et entraîne systématiquement la sortie logistique et comptable de ce bien ;

  • détérioration : un bien détérioré est un bien qui a fait l'objet d'un évènement conduisant à le rendre temporairement ou définitivement impropre à l'emploi pour lequel il a été initialement prévu. La détérioration d'un bien conduit, selon le cas, à sa réparation ou à son élimination avec, ou non, une récupération de constituants ;

  • déficit : le déficit concerne tous les biens dont l'absence est constatée à l'occasion d'opérations de recensement.

Il est nécessaire de joindre systématiquement au procès-verbal de déficit le procès-verbal de recensement. En effet, l'examen de ce déficit doit s'effectuer au vu d'un dossier complet permettant notamment de vérifier que les éventuels excédents constatés ne compensent en aucune manière les déficits.


1.3. Cadre C [complété par l'organisme (ou la formation) émetteur].

Ce cadre est destiné à mentionner le RCAIS chargé du suivi comptable des biens, objet du procès-verbal.

Ce cadre doit être complété dès l'instant où les biens perdus, détruits, détériorés ou en déficit après recensement, sont inscrits en comptabilité générale de l'État.

1.3.1. Cadre C' [complété par l'organisme (ou la formation) émetteur].

Ce cadre est destiné à préciser d'une part la nature comptable du bien, à l'aide des définitions et illustrations relatives aux immobilisations corporelles et aux stocks, données en annexe II. de la circulaire n° 7202/DEF/DCSCA/SD_AS/BLOG du 27 novembre 2012, et d'autre part le périmètre de responsabilité du bien, en fonction de la répartition entre les domaines de compétence CESCOF et CESGA mise à jour annuellement par la DCSCA. Il importe de ne cocher qu'une seule case.

1.4. Cadre D [partie gauche (quatre 1res colonnes) : complétée par l'organisme (ou la formation) émetteur] [partie droite (trois dernières colonnes) : complétée, par voie électronique, par le correspondant patrimonial local ou le comptable patrimonial de l'un des centres d'expertise, uniquement pour les immobilisations et stocks].

Pour renseigner le tableau, il convient de prendre en considération les définitions suivantes :

 RÉFÉRENCE DU BIEN.

Les biens sont enregistrés et suivis dans des systèmes d'informations logistiques selon une référence codifiée notamment le numéro de nomenclature (NNO) « système organisation du traité de l'Atlantique Nord (OTAN) ». Pour les biens immobilisés, la référence du bien pourra être celle figurant sur la fiche immobilisation, ou pourra prendre en compte le numéro d'inventaire ou de série.

 VALEUR D'ENTRÉE.

Il s'agit de la valeur d'acquisition ou de la valeur de production des biens.

 VALEUR CUMULÉE DES AMORTISSEMENTS ET DES DÉPRÉCIATIONS.

Il s'agit des valeurs cumulées des amortissements (biens immobilisés) et des dépréciations (biens immobilisés ou stockés) enregistrées en comptabilité générale de l'État.

La partie relative à la valeur du bien est complétée par le correspondant patrimonial local ou le comptable patrimonial d'un des centres d'expertise qui sont  les seuls à disposer des informations.

S'agissant des biens immobilisés, il importe que les biens mentionnés sur une même ligne soient homogènes, c'est à dire qu'ils disposent des mêmes caractéristiques et d'une valorisation identique (même date de mise en service, durée d'amortissement et conditions de dépréciation identiques).

Dans le cas contraire, chaque bien doit être inscrit sur une seule ligne.

Une fiche peut être annexée au procès-verbal si le nombre de lignes du tableau s'avère insuffisant. Dans ces cas, le montant total des pertes, destructions, détériorations ou déficit après recensement doit être reporté au bas du premier tableau.         

1.5. Cadre E [complété par l'organisme (ou la formation) émetteur].

La rédaction des circonstances doit notamment préciser la date et l'heure (pendant ou en dehors des heures de service) ainsi que le lieu de l'événement [exemples : quartier, terrain, opérations extérieures (OPEX), etc.], le ou les biens en cause et les personnes présentes (exemples : conducteur, chef de bord, responsable du guidage pour un véhicule etc.).

La signature est impérativement celle du rédacteur. En cas d'empêchement motivé, la déclaration doit être accomplie par le supérieur direct.

Concernant l'avis du détenteur de biens, celui-ci doit prendre position et émettre un avis le cas échéant sur les circonstances et les responsabilités de l'utilisateur.

Il peut également apporter des précisions concernant les circonstances détaillées de la perte, destruction, détérioration ou déficit après recensement, s'il considère que celles mentionnées par l'utilisateur ou par la personne dont la responsabilité est ou peut être mise en jeu sont incomplètes.

1.6. Cadre F [complété par l'organisme (ou la formation) émetteur].

Ce cadre est complété par l'autorité immédiatement supérieure au détenteur de biens. L'exposé complémentaire des faits ne doit, en aucune manière, reprendre la description des circonstances effectuée par l'utilisateur et le détenteur de biens.

En effet, cette autorité doit éventuellement utiliser ce cadre afin d'indiquer les causes et les considérations diverses de nature à permettre de situer les responsabilités, les circonstances de service et de compléter, le cas échéant, les informations inscrites dans le cadre E.

1.7. Cadre G (clôture des procès-verbaux de déficit, après recensement effectué par le centre d'analyse et de contrôle interne comptable, opérée par un commissaire des armées de l'antenne du centre d'analyse et de contrôle interne comptable ou de l'échelon central du centre d'analyse et de contrôle interne comptable, dans le cas des recensements menés dans le cadre de missions ponctuelles en outre-mer et en opération extérieure ; clôture des autres procès-verbaux, notamment dans le cadre des opérations de vérifications inscrites au plan d'actions de contrôle interne logistique, opérée par un commissaire des armées).

Le procès-verbal est dressé :

  • dans les armées, par un commissaire des armées ;

  • en dehors des armées, par l'autorité responsable de l'administration de l'organisme.

Le procès-verbal constitue une écriture publique. L'altération frauduleuse de la vérité affectant la substance d'un procès-verbal revêt la qualification criminelle de faux en écritures publiques.

1.8. Cadre H (complété, par le service compétent de l'un des centres d'expertise, uniquement en cas de détérioration, pour les immobilisations ou bien pour les stocks d'un montant supérieur à 5 000 euros, sur la base de la fiche d'examen d'un bien détérioré, dont le modèle est joint en annexe III.).

Ce cadre est complété, notamment, en cas de défaillance technique ou de détérioration.

Sur le plan d'une recherche de responsabilité et d'un contentieux, l'avis technique doit permettre à l'autorité décisionnelle de déterminer la responsabilité des personnes susceptibles d'être mises en cause et de proposer, s'il y a lieu, des mesures propres à éviter le renouvellement des dommages constatés.

Cet avis technique doit permettre d'évaluer avec précision le préjudice. En effet, il constitue un élément déterminant utilisé lorsqu'une imputation pour faute personnelle est proposée.

Pour les accidents avec un tiers en cause, l'évaluation du préjudice est remplacée par un rapport d'expertise. Ce rapport doit être joint au procès-verbal, notamment si le responsable en cause incrimine une défaillance mécanique.


1.9. Cadre I (décision prise par le gestionnaire de biens délégué de la plate-forme achats finances, la direction du commissariat d'outre-mer, direction du commissariat en opérations extérieures ou de l'un des centres d'expertise uniquement pour les immobilisations et stocks ou par le gestionnaire de biens délégué compétent dans les autres cas).

Les circonstances et les avis qui sont consignés dans les précédents cadres doivent permettre au gestionnaire de biens délégués de décider, dans son périmètre de responsabilité, de la sortie des ressources logistiques des biens perdus, détruits ou en déficit après recensement.

Ce cadre permet également au gestionnaire de biens ou au gestionnaire de biens délégué de décider de la réparation du bien ou de son élimination.

Lorsque le gestionnaire de biens délégué compétent pour prendre la décision n'est pas celui de l'organisme (ou formation) émetteur du procès-verbal, celui-ci est enregistré, au vu de la décision, sur le registre interne des procès-verbaux de l'organisme dont relève le gestionnaire de biens délégué ; le numéro d'enregistrement peut alors être reporté dans le cadre I.

1.10. Cadre J [partie gauche (système d'information logistique) certifiée par le détenteur des biens ; partie droite (système d'information comptable) certifiée par le responsable de la comptabilité auxiliaire des immobilisations ou des stocks d'un des centres d'expertise, uniquement pour les immobilisations (1)].

Le procès-verbal est un document qui justifie la sortie des biens perdus, détruits, détériorés ou en déficit après recensement, des systèmes d'informations logistiques. Par conséquent, ce cadre permet de certifier la mise à jour des systèmes d'informations logistiques.

Lorsque ces biens sont inscrits en comptabilité générale de l'État, il est nécessaire que le système d'information comptable soit mis à jour de la sortie des biens.

2. VOLET RESPONSABILITÉ ET CONTENTIEUX.

2.1. Cadre K (complété par le gestionnaire de biens délégué qui a pris la décision en cadre I).

Les renseignements exposés dans les cadres E, F et G permettent au gestionnaire de biens ou au gestionnaire de biens délégué de donner un avis motivé sur le fait générateur de la perte, de la destruction, de la détérioration ou du déficit après recensement, en renseignant l'un des cadres suivants :

  • L1 - pour une faute personnelle, pour un acte délictueux ;

  • L2 - pour une faute de service ;

  • L3 - pour un cas fortuit ou de force majeure, pour des circonstances particulières de service ;

  • L4 - pour des faits mettant en cause un tiers extérieur au ministère de la défense.

2.1.1. Cadre L1 (complété par le gestionnaire de biens délégué qui a pris la décision en cadre I).

2.1.1.1. Faute personnelle.

La faute personnelle correspond à une faute lourde, d'une particulière gravité, c'est à dire qu'elle doit être considérée comme inexcusable ou inadmissible. Pour être considérée comme inexcusable, la faute doit être délibérée et impliquer la conscience de la probabilité du dommage et son acceptation téméraire sans raison valable. Autrement dit, il faut que la personne fautive ait pleinement conscience des conséquences dommageables de ses actes.

Il importe de ne pas exiger le même degré de cette pleine conscience de la part d'un personnel militaire ou civil sans tenir compte notamment de leur périmètre de responsabilité ou de leur expérience.

La faute personnelle peut engager la responsabilité pénale de son auteur. Aussi, la mise en jeu de cette responsabilité pour faute personnelle exige-t-elle que soient apportés au dossier tous les éléments permettant de conclure à l'existence d'une telle faute, sans quoi la faute ne peut être qu'une faute de service.

Ainsi, cette faute personnelle doit être recherchée dans les cas suivants :

  • une intention malveillante (cas d'une lacération ou d'une dégradation volontaire d'un bien) ;

  • une brutalité (détérioration ou destruction d'un bien au cours d'une bagarre) ;

  • une recherche d'un intérêt personnel (détournement à son profit d'un bien) ;

  • une négligence (oubli de fermeture d'un local). Il est à noter qu'une négligence répétée n'est plus considérée comme une négligence ;

  • une imprudence (défaut de vérification) ;

  • un défaut de soins (défaut de soins constaté sur des animaux : chevaux, chiens, etc.) ;

  • une inobservation de la réglementation applicable.

2.1.1.2. Acte délictueux.

C'est un acte dont l'accomplissement est en contradiction avec les lois et règlements en vigueur. Cet acte fait référence à un délit prévu par le code pénal (vol, détournement, détérioration volontaire de matériels).

2.1.1.3. Responsabilité partiellement engagée.

Compte tenu de la gravité et des circonstances de la faute personnelle ainsi que de l'auteur de celle-ci, la responsabilité peut être partiellement engagée.

2.1.2. Cadre L2 (complété par le gestionnaire de biens délégué qui a pris la décision en cadre I).

2.1.2.1. Faute de service.

La faute de service est une faute qui, étant commise au cours de l'exécution normale du service, la rend admissible et excusable. L'acte fautif doit se concilier avec le service et peut être considérée comme une faute normale de son exécution, même si celle-ci est plus ou moins erronée ou maladroite (exemples : faute technique, faute dans le cadre de l'utilisation d'un bien, erreur commise de bonne foi, étourderie etc.).

2.1.3. Cadre L3 (complété par le gestionnaire de biens délégué qui a pris la décision en cadre I).

2.1.3.1. Cas fortuit.

Tout en n'étant pas détachable de l'activité considérée, le cas fortuit est imprévisible (exemples : accident aviaire lors d'un crash d'aéronef, destruction ou détérioration d'un véhicule survenu à la suite d'un accident de la circulation dont la responsabilité est imputable à un tiers).

Le cas fortuit doit être exceptionnel et ne peut être retenu que lorsque toutes les précautions ont été prises, à tous les niveaux, pour éviter la perte, la destruction, la détérioration ou le déficit après recensement d'un bien (une absence de défaut d'entretien, d'instruction, d'utilisation ou de contrôle ne doit pas pouvoir être relevée à l'encontre des personnels en cause).

2.1.3.2. Cas de force majeure.

Un cas de force majeure correspond à un évènement exceptionnel auquel on ne peut faire face. La force majeure correspond à un cas d'exonération de la responsabilité. Pour retenir le cas de force majeure, il importe d'être en présence d'un évènement irrésistible et imprévisible.

Le critère d'irrésistibilité indique que l'évènement ayant conduit à une perte, destruction, détérioration ou un déficit après recensement est insurmontable (exemple de la catastrophe naturelle, ou d'évènements inévitables ou insurmontables comme le sont les inondations ou les incendies).

S'agissant de l'imprévisibilité, un évènement même prévisible est un cas de force majeure si sa prévision ne permet pas d'empêcher ses effets et si toutes les mesures nécessaires ont été prises.

2.1.3.3. Circonstances particulières de service.

Elles résultent de conditions d'exécution du service sur lesquelles le responsable ne dispose d'aucune prise (exemple : détérioration d'un bien dans un hangar mal abrité des intempéries, en l'absence d'autres surfaces disponibles et pour lequel des travaux nécessaires ont été demandés mais n'ont pas encore été réalisés).

Dans la pratique, les circonstances particulières de service peuvent aussi s'adresser aux personnels qui utilisent un matériel dans des conditions particulières, dont ils n'ont pas la maîtrise, lors d'activités sur le terrain ou en opération (exemple : accident de manœuvre sur une piste glissante, perte ou destruction d'un bien résultant d'une embuscade).

2.1.4. Cadre L4 (complété par le gestionnaire de biens délégué qui a pris la décision en cadre I).

Ce cadre doit être complété lorsqu'une perte, destruction, détérioration ou déficit après recensement est lié à un acte commis notamment par un industriel ou par une personne morale de droit privé (association), autrement dit par un tiers cocontractant.

À titre d'exemple, ce cadre doit être complété lorsqu'un bien est perdu durant une mise à disposition.

Ce cadre doit également être complété lorsque la perte, destruction, détérioration ou déficit après recensement met en cause un tiers non contractant. À titre d'exemple, ce cadre doit être complété dans les cas de vol commis aux dépens du détenteur de bien par une personne extérieure au ministère de la défense.

2.2. Cadre M (complété par le gestionnaire de biens délégué qui a pris la décision en cadre I).

Ce cadre est complété par le gestionnaire de biens ou le gestionnaire de biens délégué, qui après avoir défini dans les cadres J1 à J4 , les circonstances de la perte, destruction, détérioration ou déficit après recensement des biens, propose soit une imputation totale ou partielle à la charge de l'État, soit une imputation totale ou partielle à la charge d'un personnel civil ou militaire ou d'un tiers extérieur au département ministériel.

2.3. Cadre N (complété par le gestionnaire de biens délégué qui a pris la décision en cadre I).

Une copie du dossier (volet logistique et volet responsabilité et contentieux) doit être impérativement adressée au SLC ou DICOM ou DIRCOM dont dépend l'organisme mentionné au cadre A.

En effet, il importe que le SLC ou la cellule contentieux de la DICOM ou DIRCOM puisse examiner les dossiers de perte, destruction, détérioration ou déficit après recensement afin d'en étudier les circonstances et se prononcer sur les éventuelles imputations proposées, sans attendre le retour du rapport d'expertise, dans le cas où celui-ci s'avérerait nécessaire.


2.4. Cadre O (décision prise par le service local du contentieux ou direction du commissariat en outre-mer ou direction du commissariat en opérations extérieures ou direction des affaires juridiques).

L'autorité compétente pour décider d'une imputation à la suite d'une perte, d'une destruction, d'une détérioration ou d'un déficit de matériel est l'autorité compétente en matière de règlement amiable des dommages subis par le ministère de la défense.

Annexe III. FICHE D'EXAMEN D'UN BIEN DÉTÉRIORÉ.

Annexe IV. Processus de traitement d'un procès-verbal de perte, destruction, détérioration, déficit après recensement*.