1. Objet et domaine d'application.

Cette instruction ministérielle définit les modalités de vérification, de contrôle et d\'approbation des projets et de suivi des systèmes en service tout au long de leur cycle de vie. Elle fournit, aux grands subordonnés du ministre [Chef d\'état-major des armées (CEMA), délégué général pour l\'armement (DGA), secrétaire général pour l\'administration (SGA)] les moyens d\'exercer leurs responsabilités de gouvernance de leur parc applicatif.

Elle s\'inscrit dans le cadre de la politique du système d\'information du ministère de la défense (SI MINDEF) ⁽¹⁾ où tout système d\'information et de communication du ministère de la défense quel que soit son segment [systèmes d\'informations opérationnels et de communication (SIOC), systèmes d\'information d\'administration et de gestion (SIAG), systèmes d\'information scientifique et technique (SIST)], son mode de réalisation, de maintien en condition opérationnelle et de sécurité, ou son mode de financement, doit faire l\'objet d\'examens ou de revues durant sa vie. Tout système d\'information ou de communication qui n\'aurait pas reçu l\'approbation de la commission dont il relève ne peut être déployé au sein du ministère de la défense.

Elle s\'applique à l\'ensemble des SIAG. Son application à d\'autres systèmes d\'information ou de communication ⁽²⁾ peut être envisagée selon l\'orientation de l\'entité qui en a la responsabilité. La liste des systèmes concernés est établie annuellement par l\'entité responsable et mise à jour dans l\'outil ministériel de suivi de porte feuille.

Elle vient en complément des instructions relatives aux investissements [passage en comité ministériel d\'investissement (CMI)], à la maîtrise des risques et au contrôle interne budgétaire [examen en commission exécutive permanente (CEP)].

2. Responsabilités de gouvernance.

Le décret n° 2006-497 du 2 mai 2006 modifié, portant création de la direction générale des systèmes d\'information et de communication (DGSIC), décrit l'organisation des systèmes d\'information et de communication (SIC) du ministère de la défense.

La DGSIC met en œuvre la gouvernance du système d'information du ministère en apportant les orientations de haut niveau et en assurant la cohérence globale. Elle veille à l'évolution cohérente du système d'information du ministère, se traduisant notamment par le renforcement d'une gouvernance efficiente des SIC.

La DGSIC est membre de droit de l'ensemble des comités directeurs (CODIR) des systèmes d'information et de communication du ministère et peut participer aux différentes instances de contrôle. Elle doit être informée des revues ou examens de projets, elle peut s'y faire représenter. La DGSIC peut conduire des audits sur les projets à enjeu majeur ou sur des thématiques particulières entrant dans ses domaines de compétence.

Le CEMA pour les SIOC, le SGA pour les SIAG et le DGA pour les SIST sont responsables de la performance et de l'efficience, de la qualité et de la sécurité de leurs systèmes d\'information (SI) métiers dans leurs segments respectifs.

Ils s'appuient notamment sur des responsables de zones fonctionnelles (RZF) définies dans le plan d'occupation des sols (POS) du SI MINDEF. Ceux-ci pilotent le portefeuille applicatif de leur zone, son évolution et sa rationalisation au travers de schémas directeurs.

Ils disposent également sous leur autorité de commissions relatives à chaque segment : commission des SIOC (CSIOC), commission des SIAG (CSIAG) et commission des SIST (CSIST) ⁽³⁾.

Ces commissions examinent et approuvent les projets des états-majors, directions et services [représentés par leur responsable SIC d\'organisme (RSIC)] ou des métiers (représentés par leur RZF) selon des modalités qu'il leur convient de définir.

Chaque commission met en place sur son segment les dispositifs, en s\'appuyant si besoin sur des instances à qui elle en délègue la responsabilité, qui lui permettent de s\'assurer que :

• le portefeuille applicatif est et reste aligné, sur la politique des SI du ministère, et sur les schémas directeurs des segments ;
  
• tout projet nouveau fait l\'objet d\'une étude d'impact, et d\'une approbation formelle du responsable de la zone fonctionnelle afférente ;
  
• tout projet lancé présente des garanties de cohérence fonctionnelle ainsi que de cohérence d\'architecture, de faisabilité et de soutenabilité ;
  
• tout projet lancé contribue à la modernisation du ministère et à la rationalisation du SI ;
  
• les conditions de réussite du projet sont réunies ;
  
• les systèmes en service sont suivis régulièrement, jusqu\'au retrait de service ;
  
• les ressources (financières et humaines) allouées aux projets ou aux systèmes en service existent, sont pilotées et font l\'objet d\'arbitrages réguliers.

Dans la suite du document, le terme générique « commission » désignera la commission du segment concerné ou s'il est désigné, son délégataire.

3. Examen des projets et systèmes.

3.1. Phases et jalons.

Les différentes phases de la vie d\'un système sont :

• initialisation :

Préalablement à la réalisation de tout projet, une phase préalable d\'étude du besoin permet de formaliser l\'expression du besoin initial ou d\'une évolution majeure ⁽⁵⁾ du système. Cette étude est entièrement sous la responsabilité de l\'autorité cliente du système et requiert le soutien du RZF.

Cette phase préalable est sanctionnée par le passage du jalon 0 qui marque l\'autorisation formelle ou non de mener une étude d\'opportunité et de faisabilité.

L\'étude d\'opportunité et de faisabilité (technique, management du projet et impacts organisationnels etc.) est destinée à continuer le processus d\'expression du besoin, à fixer le périmètre, à identifier les options possibles (développement spécifique, achats sur étagère, modernisation d\'un système existant etc.) et à construire la soutenabilité du projet (ressources financières, ressources humaines en maîtrise d\'ouvrage (MOA), ressources humaines maîtrise d\'œuvre (MOE) dans le cas du choix d\'un développement interne). Elle peut comprendre, notamment pour les SIAG, une estimation du coût (humain et financier) et du calendrier du projet, ainsi qu\'une estimation du retour sur investissement.

Cette phase est sanctionnée par le passage du jalon 1 qui valide ou non la décision de lancement du projet.

Dans le cas favorable, le projet est créé et inscrit dans le portefeuille de gestion des SIC du segment. Suivant son montant financier, le projet est également présenté à la direction interministérielle des SIC (DISIC) (article 7. du décret n° 2011-193 du 21 février 2011 modifié, portant création de la DISIC). En fonction de l\'option choisie, est effectuée la publication d\'une consultation pour la conception ou la mobilisation de ressources internes ;

• orientation :

Cette phase concerne la stabilisation du besoin en termes de fonctions, de performances, de soutien, de sécurité, d\'archivage, d\'interopérabilité, de montée en puissance du management du projet. Il s\'agit d\'identifier les risques (techniques, financiers et calendaires), de préciser la (ou les) solution(s) préférentielles en terme de coûts, de délais et de performances et assurer la soutenabilité (financière, humaine (MOA et MOE) dans le cas du choix d\'un développement interne).

Cette phase est sanctionnée par le passage du jalon J2 qui correspond à la fin de la conception générale. En fonction de l\'option choisie, elle permet la publication d\'une consultation pour la conception détaillée et la réalisation ou l\'inscription des prestations demandées au plan de réalisation interne. Le jalon J2 doit aussi être l\'occasion d\'apprécier la conduite du changement ou l\'accompagnement à prévoir au sein du Ministère.

• élaboration :

Cette phase recouvre la finalisation des conditions de réalisation : finalisation du besoin et du périmètre incluant le maintient en condition opérationnelle (MCO) , définition des interfaces, des feuilles de route et rendez-vous, définition des solutions techniques, fixation des délais et des coûts de références, définition et mise en place de l\'organisation - industrielle, étatique -, levées des risques et points critiques, définition des moyens et modalités de qualification etc.

Cette phase est sanctionnée par le passage du jalon J3 qui correspond à la fin de la conception détaillée. Il permet notamment soit la notification d\'un marché ou d\'une tranche conditionnelle, soit l\'affermissement du plan de développement interne. Les éléments de cohérence, avec les SI du ministère sont acceptés et les conditions d\'exploitabilité prévues sont prises en compte par l\'opérateur.

• réalisation :

Cette phase correspond au développement proprement dit et couvre notamment le suivi du développement et la qualification du système. Elle doit s\'attacher à définir les modalités de formation, de mise en service et de soutien tant matériel que logiciel. Cette phase se termine à l\'issue de la vérification de service régulier et de la mise en place du MCO initial.

Cette phase est sanctionnée par le passage du jalon J4.

• utilisation :

Cette phase de service opérationnel du système recouvre également le maintien en condition opérationnelle et le maintien en condition de sécurité.

Le suivi du système durant cette phase se matérialise sous la forme de passages en jalons J5 à chaque évolution mineure ⁽⁶⁾.

• retrait de service du système :

Cette phase se termine par le démantèlement du système.

Elle est initialisée par le jalon J6.

Ces 6 phases et les jalons 1 à 6 sont identiques à ceux prévus par l\'instruction générale n° 125/DEF/EMA/PLANS/COCA - n° 1516/DEF/DGA/DP/SDM du 26 mars 2010 relative au déroulement et la conduite des opérations d\'armement - tome I. Lorsque la dimension (enjeu, périmètre, coût etc.) du système d\'information ne nécessite pas de suivre le détail des phases du système, il pourra être décidé par la commission d\'adapter ces étapes afin, entre autres, de regrouper certains examens, ou certains examens pourront être dématérialisés avec mise à disposition de la documentation via l\'outil de gestion du portefeuille SIC (SICL@DE).

La commission peut organiser des revues systématiques des portefeuilles projets et des portefeuilles applicatifs par RSIC ou par RZF.

La commission se réserve le droit de considérer le renouvellement du MCO d\'un système comme un nouveau projet en fonction des enjeux portés par le système, des prestations à couvrir et des coûts de l\'opération.

3.2. Attendus généraux.

Chaque commission précise les modalités propres à son segment et la composition des dossiers à présenter s\'appuyant sur un canevas exhaustif. De manière générale, l\'examen des projets et systèmes lors des différents passages de jalons doit permettre de vérifier et de justifier :

• de la réalité du besoin et de l\'engagement de ses porteurs :

• apport du projet à un besoin métier porté par une autorité fonctionnelle, en appui de l\'optimisation préalable des processus métier du ministère ;
  
• conformité du projet à la politique du système d\'information du ministère, aux schémas directeurs de la zone fonctionnelle concernée ⁽⁷⁾ ;
  
• existence concrète d\'une maîtrise d\'ouvrage porteuse du besoin, s\'assurant de la mise en place des ressources financières et humaines et organisée pour conduire le projet ;
  
• conformité de la démarche de sécurisation du projet ;
  
• qualité du plan de management ;
  
• optimisation de la trajectoire de transformation en respectant les principes d\'urbanisation ;
  
• non-redondance avec un projet ou une étude en cours ;

• de la faisabilité financière et technique :

• soutenabilité financière et/ou capacité à réaliser le développement au niveau ministériel en terme de ressources humaines et financières, tant sur le plan qualitatif que quantitatif ;
  
• prise en compte des directives générales et particulières applicables aux différents segments SIC, notamment celles concernant la maîtrise des risques, la sécurité, l\'architecture technique, l\'administration des données ; ces directives peuvent être d\'origine organisation du traité de l\'Atlantique nord (OTAN), interministérielle (DISIC), ou ministérielle ;
  
• pertinence du calendrier du projet et son évolution ainsi que celle de son devis financier ;
  
• conformité du projet à la stratégie d\'achats des SIC du ministère ;
  
• capacité du ministère ⁽⁸⁾ à prendre en charge l\'hébergement et l\'exploitation du système sur les plans des ressources humaines, techniques et financières, ou, à défaut, soutenabilité d\'une solution d\'externalisation de l\'exploitation ;
  
• emploi des ressources affectées au projet et retour prévisionnel sur l\'investissement consenti au projet ;

• du respect de la politique du SI et des règles relatives aux données :

• inscription du projet dans la démarche de rationalisation du ministère (rejointe du socle technique et applicatif du ministère, notamment) ;
  
• échanges inter-applicatifs prévus, leur cohérence et leur optimisation, ainsi que le respect des référentiels ministériels ;
  
• organisation et exigences concernant la définition, la mise en œuvre et la gestion des données ;
  
• stratégie d\'archivage prévue et les modalités de sa mise en œuvre ainsi que la destination finale des données.

3.3. Attendus par jalons.

3.3.1. Jalon 0.

• le positionnement du projet dans la stratégie, le métier, l\'architecture fonctionnelle (plan d\'occupation des sols (POS)) et applicative (POS applicatif) du SI MINDEF ;
  
• sa cohérence avec le schéma directeur de la zone fonctionnelle considérée et les objectifs de modernisation du ministère ;
  
• ses impacts économiques sur la base décrite dans l\'analyse de valeur du projet menée par le porteur du besoin ;

• s\'assurer qu\'il est bien pris en charge à haut niveau d\'autorité et porté par une maîtrise d\'ouvrage parfaitement identifiée, responsable de la cible fonctionnelle à atteindre, du coût et des délais, qui sera capable de mettre en place l\'équipe projet nécessaire ;
  
• évaluer les principaux impacts sur les organisations et les procédures en place ;
  
• étudier les pistes d\'instrumentation ou demander des études complémentaires qui permettront dès le jalon 1 d\'orienter sa réalisation à un prestataire externe ou de la confier à un centre de développement interne.

En fonction de la maturité du besoin présenté, l\'examen de passage au jalon 0 :

• se conclut par un ensemble de recommandations ;
  
• et donne lieu éventuellement à l\'autorisation de lancer une étude d\'opportunité et de faisabilité ⁽⁹⁾ qui sera réalisée dans la phase suivante dite d\'initialisation (jalon 1) ;
  
• ou peut proposer de bloquer l\'initiative de projet à ce stade.

L\'examen veillera à chiffrer, positionner et solliciter les ressources humaines et financières pour le lancement du projet et/ou la poursuite des études complémentaires.

3.3.2. Jalon 1.

En complément des éléments déjà apportés au jalon 0, l\'examen de passage du jalon 1 doit permettre de vérifier et de justifier :

• l\'existence d\'un calendrier du projet et la pertinence des délais de chaque phase ;
  
• l\'existence d\'un plan de financement validé en cas de contractualisation et/ou la capacité de réalisation interne par un centre de développement ;
  
• l\'inscription du projet dans la démarche ministérielle de simplification/rationalisation ;
  
• la cohérence fonctionnelle à partir d\'une étude d\'urbanisation (analyse des besoins métiers, analyse fonctionnelle et applicative du projet) : impacts sur le plan d\'occupation des sols du ministère et son positionnement par rapport aux applications existantes ;
  
• la stabilisation du besoin sur un périmètre bien défini ;
  
• la cohérence de l\'architecture technique: rejointe du socle technique ministériel, respect du cadre d\'architecture générale, respect du cadre de cohérence technique (normes et standards ministériels etc.) ;
  
• dans le cas de prestations de réalisation et de MCO externalisés, la capacité d\'un pouvoir adjudicateur à piloter la démarche contractuelle correspondant à la stratégie d\'acquisition retenue pendant toute la durée du projet ;
  
• le cas échéant, la capacité de la direction interarmées des réseaux d\'infrastructures et des systèmes d\'information (DIRISI) à prendre en charge l\'hébergement et l\'exploitation du système, à mettre à disposition si nécessaire les matériels et les licences non-spécifiques requis pour la mise en œuvre des applications et systèmes ainsi que selon le cas, le suivi des marchés de MCO qui lui sont confiés et la mise en œuvre du soutien SIC et de la sécurité ;
  
• la prise en compte des directives ministérielles et interministérielles applicables aux différents segments SIC, notamment celles concernant la maîtrise des risques, la sécurité, l\'architecture technique, l\'administration, les achats SIC, l\'archivage et la destination des données ;
  
• l\'existence d\'une démarche de sécurité des systèmes d\'information sur le projet.

L\'examen de passage du jalon 1 :

3.3.3. Jalons 2 à 6.

Les examens de passage de jalons suivants dits de changement de phases visent à vérifier que les conditions nécessaires au bon déroulement de la phase suivante sont réunies sur le projet engagé. Ils doivent permettre à la commission du segment concerné de prendre une décision. Ils sont déclenchés :

• obligatoirement avant la notification du marché ou de la tranche de réalisation (jalon 3) et avant la mise en service du système (jalon 4) ou son retrait de service (jalon 6) ;
  
• en tant que de besoin pour sécuriser le projet.

L\'examen doit permettre de vérifier et de justifier :

• le respect du besoin exprimé et validé sous forme du périmètre du projet, sa formalisation sous formes d\'exigences suivies tout au long du projet, la rédaction d\'un cahier des clauses techniques particulières pour les activités sous-traitées faisant l\'objet d\'un marché, la mise en œuvre des dispositions du plan de management du projet et leur actualisation ;

• le management des coûts (maîtrise du budget du projet, échéancier de facturation, coût global) et des gains attendus (dispositif de suivi du retour sur investissement) ;
  
• le management des délais (planning, phases clés, charges, maitrise de l\'avancement) ;
  
• le séquencement du projet et le calendrier détaillé des opérations détaillant les phases retenues pour la conduite du projet, et permettant d\'aboutir à la dernière vérification de service régulier (VSR) ;
  
• le management des risques du projet ;
  
• la maîtrise des interfaces avec les autres systèmes d\'information ;
  
• les modalités de gouvernance des données dont la reprise des données ;
  
• les modalités du déploiement et de conduite du changement ;
  
• la prise en compte des directives ministérielles et interministérielles ;
  
• la prise en compte de la stratégie d\'achat du ministère ⁽¹¹⁾ ;
  
• la contribution à la convergence des systèmes et l\'intégration au socle commun ;
  
• le cas échéant, la maitrise de l\'hébergement et de l\'exploitation du système par la DIRISI ;
  
• le retour d\'expérience des futurs utilisateurs tout au long du projet ;
  
• l\'organisation et les choix retenus pour le MCO futur de l\'application.

L\'examen de passage de jalon :

• se conclut par un ensemble de recommandations ;
  
• peut proposer un avis favorable au passage du projet à la phase suivante ;
  
• peut demander à revoir le projet au même jalon (en particulier pour les examens déclenchés, avant la notification du marché de réalisation et avant le déploiement du système) ;
  
• ou peut proposer un arrêt du projet.

Pour les systèmes en service, la commission met en place les modalités d\'examen (jalons 5 et 6) en fonction des enjeux et des difficultés rencontrées avec le souci de simplifier la démarche en exploitant toutes les possibilités offertes par la dématérialisation et en s\'appuyant sur les dispositifs déjà mis en place au sein des armées directions et services.

3.4. Planification des travaux des commissions.

4. Efficacité, évaluation, amélioration.

L\'efficacité des modalités d\'examen de la présente instruction sera évaluée tous les deux ans.

5. Dispositions diverses.

L\'instruction n° 2005/DEF/DGSIC du 22 juillet 2010 modifiée, relative aux modalités d\'examen des systèmes d\'information et de communication est abrogée.

La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel des armées.