1. Objet du document.

L'objet de la présente instruction est de décrire le processus de gestion de la documentation technique associée aux matériels aéronautiques du ministère de la défense, en précisant :

• la nature et le cycle de vie des documents ;
  
• le rôle des acteurs impliqués.

Dans la suite de l'instruction, la documentation technique associée aux matériels aéronautiques du ministère de la défense sera dénommée documentation technique.

2. Champ d'application.

2.1. Cadre général des dispositions de l'instruction.

Les dispositions de cette instruction s'appliquent à la documentation technique entrant dans le périmètre de compétence de la structure intégrée et du maintien en condition opérationnelle des matériels aéronautiques du ministère de la défense (SIMMAD), dès lors que les matériels auxquels elle se rapporte ⁽¹⁾ sont mis en œuvre au sein du ministère de la défense (cf. arrêté cité en 2^e référence). Le domaine d'emploi concerne l'ensemble de cette documentation, aux formats papier ou électronique, nécessaire au soutien étatique ou privé, lorsque le contrat le prévoit.
En outre, ces dispositions sont prises en compte, dans la mesure du possible :

• aux stades d'élaboration et de réalisation d'un matériel ; les dispositions de la présente instruction peuvent notamment faire l'objet de mesures adaptées, afin de prendre en compte les spécificités d'un matériel acheté « sur étagère » ou celles d'un programme réalisé en coopération multinationale ;
  
• pour la gestion de la documentation technique qui n'a pas été confiée à la SIMMAD.

Cette instruction peut être déclinée dans des documents d'application ⁽²⁾ (plan de management étatique ou circulaire particulière, par programme ou famille de matériels) et servir de référence pour la rédaction de l'expression de besoin et des spécifications techniques relatives à la documentation technique, notamment pour les marchés d'acquisition, de maintien en condition opérationnelle (MCO) ou documentaires correspondants.

2.2. Périmètre de la documentation technique.

(Modifié : Erratum du 19/07/2010.)

Les organismes en charge de la mise en œuvre et de l'entretien des matériels aéronautiques du ministère de la défense doivent avoir accès et utiliser des données d'entretien à jour et applicables ⁽³⁾, qui doivent couvrir la description des matériels, leur fonctionnement, leur mise en œuvre, leur utilisation et leur maintenance ⁽⁴⁾. Ces données d'entretien figurent dans la documentation technique.

Il s'agit, de manière générique :

• de la documentation de description et d'identification (catalogue illustré, tableau de composition illustré, manuel de câblages, etc.) ;
  
• de la documentation de fonctionnement et d'utilisation (manuel d'utilisation, etc.) ;
  
• de la documentation de mise en œuvre et de maintenance (mémento de mise en œuvre, carte de travail, manuel de maintenance, guide de visite, manuel de réparation, guide de pannes, notice d'entretien équipement, manuel de lutte contre la corrosion, manuel de stockage, manuel de contrôle non destructif, etc.) ;
  
• des consignes de navigabilité ⁽⁵⁾ - CN applicables, des directives techniques constructeur - DTC (service bulletins, lettre de service, etc.) ;
  
• des instructions applicables pour le maintien de la navigabilité délivrées par les titulaires de certificat de type ou de supplément au certificat de type et tout autre organisme qui publie ces données conformément à l'instruction citée en 5^e référence ;
  
• des exigences, procédures, consignes opérationnelles ou informations applicables (programmes d'entretien approuvés-PEA, circulaires techniques, directives techniques provisoires - DTP, recommandations techniques, etc.) délivrées par les autorités responsables (dans la suite du document le terme « autorité responsable » désigne les chefs d'état-major, les autorités d'emploi, l'autorité technique ou leurs délégataires) ;
  
• des instructions d'application de modification inscrites dans le référentiel des modifications applicables.

3. Notions fondamentales du processus.

3.1. Définitions générales.

3.1.1. Définitions relatives au domaine documentaire.

Les définitions relatives à ce domaine font l'objet du domaine « documentation » du RRA 100 [cf. document cité en 8^e référence (n.i. BO)]. Les notions principales évoquées dans la présente instruction concernent :

• données « sources » ;
  
• unité documentaire élémentaire (UDE) ;
  
• publication technique ;
  
• base de données documentaire ;
  
• documentation électronique ;
  
• système d'exploitation documentaire ;
  
• système d'information documentaire.

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3.1.2. Identification des principaux jalons du processus documentaire.

3.1.2.1. Spécification documentaire.

Le premier jalon est la formalisation du besoin en documentation technique par le représentant de l'état-major, puis sa transcription en spécification technique de besoin (STB), spécifique ou incluse dans la STB du matériel associé.

3.1.2.2. Livraison documentaire.

Une livraison documentaire peut concerner des UDE, une publication technique, un lot de publications techniques, etc.

3.1.2.3. Vérification d'une livraison documentaire.

Cette vérification consiste à évaluer la forme ainsi que le fonds et peut s'opérer selon trois formes :

• vérification « a priori » des UDE en cours d'élaboration par l'entité rédactrice, au travers d'un processus de revue défini entre rédacteurs et représentants des utilisateurs et fondé, par exemple, sur les processus IPR (In Process Review) de la spécification S1000D ;
  
• vérification « à temps » des publications avant approbation (cf. définition infra) ;
  
• vérification « a posteriori » des publications au travers du traitement des anomalies documentaires.

Les protocoles d'échanges et les conditions de vérification conditionnant la réception (cf. définition infra) doivent être définis dans les clauses du marché (modalités de livraison, conditions d'acceptation et de rejet, intervenants concernés, etc.).
Dans le cas d'une publication technique, la vérification conduit à examiner sa composition (exhaustivité du fonds), son assemblage (cohérence), sa forme (lisibilité) et sa facilité à être utilisée ; pour une documentation technique électronique (DTE) : ses moyens d'accès, tables et liens de navigation.
La vérification d'une livraison documentaire ne dégage pas l'entité rédactrice de sa responsabilité sur les données d'entretien durant tout son cycle de vie.

3.1.2.4. Réception.

La réception est la décision par laquelle le pouvoir adjudicateur du marché reconnaît la conformité de la fourniture aux stipulations du marché et accepte la livraison documentaire, occasionnant le transfert de propriété. Cette décision intervient après les opérations de vérification.

3.1.2.5. Approbation de la documentation technique aéronautique.

L'approbation est l'acte administratif qui seul autorise la mise en service d'une publication technique.

Cette décision intervient après que les opérations de vérification ont été effectuées et, pour les livraisons documentaires contractuelles, la réception prononcée.

Dans le cas où les utilisateurs ont un accès direct aux publications techniques (cas de la documentation technique de certains aéronefs civils accessible uniquement via l'internet par exemple), l'approbation peut ne concerner que le processus détaillé de mise à disposition et de gestion du référentiel des publications (lieu d'hébergement du référentiel, moyens de consultation, méthodes de veille documentaire, principe de remontées d'anomalies, etc.).

3.1.3. Autres définitions.

• la liste exhaustive des publications techniques approuvées d'origine étatique ou industrielle (publication ou processus de mise à disposition et de gestion), accompagnées de leurs données de gestion (date d'édition, de mise à jour, etc.), est appelée référentiel documentaire applicable ;
  
• l'ensemble des publications techniques du référentiel documentaire applicable rédigées par les services étatiques, qui concernent, en particulier, des matériels ou des processus qui sont hors du périmètre de responsabilité d'un industriel constructeur ⁽⁶⁾ (ou, pour les matériels soumis aux exigences de la navigabilité, de l'industriel détenteur d'un certificat de type, d'un certificat de type supplémentaire ou d'un certificat spécifique d'équipement), est appelé documentation technique d'origine étatique.
  

3.2. Principes essentiels pour la gestion de la documentation technique.

Ces principes reprennent notamment les caractéristiques de qualité énoncées dans l'instruction en 3^e référence dans le cadre de la documentation technique électronique.

3.2.1. Identification et traçabilité des responsabilités et délégations.

Les responsabilités en matière de documentation technique au sein d'une organisation découlent d'attributions fixées par des textes réglementaires ou des décisions de délégations consenties par les autorités responsables. Les textes, permanents ou provisoires, permettant d'exercer ces compétences à un moment donné doivent être accessibles aux organismes et personnels recevant des ordres de ces autorités et conservés de sorte que l'on puisse prouver la régularité de tout acte.

3.2.2. Mise à disposition d'une information valide.

Les utilisateurs finaux doivent bénéficier en permanence d'une documentation :

• exacte : correspondant aux matériels livrés ;
  
• actualisée : cohérente avec l'état de configuration ⁽⁷⁾ matériel documenté et mise à jour suite aux remontées d'anomalies documentaires ;
  
• conforme : répondant aux exigences réglementaires en vigueur, en particulier les exigences transverses telles que la navigabilité, la sécurité nucléaire, la sécurité du travail, etc ;
  
• approuvée.
  

3.2.3. Maîtrise du contenu.

La documentation technique doit être :

• exhaustive, c'est-à-dire suffisamment détaillée pour permettre l'exercice des activités de mise en œuvre et de maintenance prévues ;
  
• facile à comprendre et ergonomique : temps d'accès aux informations minimal et démarche de recherche des informations la plus intuitive possible.

3.2.4. Maîtrise de la diffusion.

L'information (création, évolution ou abrogation de documentation) doit être portée à la connaissance de ses destinataires et non simplement être accessible à ces derniers. Les évolutions de destinataires d'une information doivent être tracées tout au long de la vie de cette information.

3.2.5. Maîtrise de la mise à disposition (accès à l'information).

Toute personne se référant à une documentation doit disposer des moyens :

• de se procurer les documents dont elle a besoin (circuits d'approvisionnements identifiés) ;
  
• de s'assurer que le document avec lequel elle travaille est à jour et approuvé.

4. Acteurs du processus.

Cette partie est consacrée à la caractérisation des acteurs génériques du processus de gestion de la documentation technique et à la déclinaison des responsabilités exercées par les chefs d'états-majors, la délégation générale pour l'armement (DGA) et la SIMMAD.

4.1. Acteurs génériques.

4.1.1. Le pouvoir adjudicateur.

Le pouvoir adjudicateur (PA) notifie les marchés de fourniture documentaire. Il spécifie les modalités de réalisation, d'assurance qualité, de livraison et de réception du fonds documentaire et des publications techniques ainsi que de leurs mises à jour en tant que de besoin. Il prononce la réception des prestations et fournitures industrielles.

4.1.2. L'autorité d'approbation.

4.1.2.1. Désignation.

Elle est désignée formellement par l'autorité responsable.

4.1.2.2. Missions.

Elle s'assure que tous les éléments de la publication technique soumis à son approbation :

• relèvent de son domaine de compétence ;
  
• ont été réceptionnés (documentation contractuelle) ou vérifiés (documentation d'origine étatique).

Elle en prononce alors l'approbation. Si une publication technique relève de la compétence de plusieurs autorités d'approbation (timbres multiples), l'approbation définitive de la publication n'est prononcée qu'après approbation par chacune d'elles.

4.1.3. Le gestionnaire de la documentation technique.

4.1.3.1. Désignation.

Cf. les points 4.2.1. et 4.2.3.

4.1.3.2. Missions.

Le gestionnaire de la documentation :

• est responsable du référentiel documentaire applicable ; à ce titre il le construit et s'attache à maîtriser la cohérence et l'arborescence du fonds documentaire dont il est responsable ;
  
• contribue à l'élaboration des marchés documentaires de sa compétence (sur demande du PA, fournit les spécifications techniques dans le domaine documentaire pour l'élaboration des marchés). Il supervise les activités de rédaction, d'approbation, d'assurance qualité et d'évolution des documents ;
  
• assure le pilotage de la satisfaction des besoins (acquisition ou évolution de documentation technique - tâche assumée par l'équipe de programme intégrée (EDPI) dans les phases amont d'une opération d'armement) ;
  
• s'assure que les documents de son référentiel documentaire sont approuvés. Il peut lui-même être autorité d'approbation ;
• définit le choix du type de diffusion (la documentation peut être diffusée sur ordre ou sur demande) ;
  
• tient à jour la liste des allocataires des documents (plan de diffusion pour la documentation papier et plan d'abonnement pour la documentation diffusée par réseau ⁽⁸⁾) ;
  
• s'assure que les mécanismes d'évolution de la documentation sont formalisés et opérationnels ;
  
• réalise ou délègue à des échelons d'expertise technique centralisés (EETC) le recueil et l'analyse des anomalies documentaires (incluant l'exploitation statistique des remarques), anime les commissions de gestion des remarques ⁽⁹⁾ et décide de la suite à donner aux remarques  émises par les utilisateurs ;
  
• peut réaliser ou mandater des audits documentaires dans son périmètre de responsabilité ;
  
• détermine le périmètre des documents à éliminer dans le cas d'un retrait de service ou d'une dissolution d'organisme, le fait approuver par l'autorité responsable à l'origine de cette décision, et fait procéder à cette élimination ;

4.1.4. Les organismes de revue.

4.1.4.1. Désignation.

Ils sont désignés par le pouvoir adjudicateur (publication technique d'origine contractuelle) ou par l'autorité d'approbation (documentation technique d'origine étatique), éventuellement sur proposition du gestionnaire.

4.1.4.2. Missions.

Ils sont chargés de vérifier les projets de publications techniques en vue de leur réception (documentation technique d'origine contractuelle) et de leur approbation (toute documentation technique).

4.1.5. L'entité rédactrice.

4.1.5.1. Désignation.

Pour la documentation technique d'origine contractuelle, elle est désignée au travers du marché.

Pour la documentation d'origine étatique elle est désignée par le gestionnaire. Dans le cas où la rédaction d'un document nécessite le concours de plusieurs entités rédactrices, le gestionnaire désigne une entité rédactrice pilote pour assurer la gestion du projet et la cohérence globale du document.

4.1.5.2. Missions.

Elle rédige un document en suivant :

• les directives générales du gestionnaire, qui s'appuie lui-même, le cas échéant, sur celles des autorités responsables ;
  
• les stipulations du marché pour les publications techniques d'origine contractuelle.

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4.1.6. Les allocataires.

4.1.6.1. Désignation.

La liste des allocataires est déterminée par les autorités responsables et incluse par le gestionnaire dans les plans de diffusion ou d'abonnement.

4.1.6.2. Missions.

Ils mettent à disposition la documentation technique aux utilisateurs finaux.

4.1.7. Les maîtres d'oeuvre de la production et de la diffusion documentaires.

4.1.7.1. Désignation.

Ils sont désignés par une autorité responsable, éventuellement sur proposition du gestionnaire, ou dans le cadre d'un marché.

4.1.7.2. Missions.

Ils mettent à jour, selon les directives du gestionnaire (maîtrise d'œuvre étatique), ou stipulations du pouvoir adjudicateur (maîtrise d'œuvre privée), le référentiel documentaire applicable. Ce qui inclut :

• le contrôle et l'archivage des données documentaires ;
  
• la composition, la production, le stockage et la diffusion ou la mise en ligne des publications ;
  
• le cas échéant l'élimination d'éléments constituant la documentation.

4.2. Déclinaison des responsabilités.

4.2.1. Les chefs d'état-major.

4.2.1.1. Responsabilités générales.

Les chefs d'état-major sont responsables du maintien en condition opérationnelle des équipements de leur armée. À cet effet, ils doivent s'assurer du respect des conditions d'emploi et de sécurité, ainsi que de l'adéquation des moyens associés, en particulier la documentation technique des matériels aéronautiques gérée par la SIMMAD.

Ils sont également autorité d'emploi pour les matériels soumis aux règles de la navigabilité.

4.2.1.2. Compétences particulières.

Approbation de la documentation technique.

Ils sont autorités d'approbation de la documentation technique de leur compétence. Ils peuvent déléguer cette compétence par délégation de signature à du personnel de la SIMMAD ou de commandements d'armée.


Gestion de la documentation technique.

Dans le cadre de certains programmes, ils peuvent décider de désigner un autre gestionnaire que la SIMMAD (par exemple, gestion confiée à un organisme de soutien à l'international ou à un commandement d'armée ⁽¹⁰⁾) ou de gérer eux-mêmes certains documents avant d'en confier la gestion à la SIMMAD. Dans ce cas, ils identifient formellement les documents dont la gestion n'est pas attribuée à la SIMMAD.


Organisation des revues documentaires.

Dans le cas de la documentation d'origine étatique dont l'approbation n'est pas déléguée à la SIMMAD ou à un commandement, ils désignent le (ou les) organisme(s) de revue.


Allocation de la documentation technique.

Ils désignent les allocataires de documentation technique (cf. point 4.1.6.1.).


Maîtrise d'œuvre de la production et de la diffusion.

Sur proposition du gestionnaire, ils désignent le (ou les) maître(s) d'œuvre étatique(s) de la production et de la diffusion documentaires. Cette désignation peut être déléguée au gestionnaire.

4.2.2. La délégation générale pour l'armement.

4.2.2.1. Responsabilités générales.

Le délégué général pour l'armement est :

• autorité technique pour l'ensemble des aéronefs d'État ; à ce titre, il apprécie la conformité de la définition des matériels au regard des spécifications de navigabilité, de l'état de la technique et de la réglementation en vigueur, lorsqu'elle existe ;
  
• autorité d'emploi des aéronefs qu'il exploite.

4.2.2.2. Compétences particulières.

Pouvoir adjudicateur.

La DGA est pouvoir adjudicateur de marchés documentaires des matériels aéronautiques du ministère de la défense normalement jusqu'à la fin du stade de réalisation. Dans certains cas, elle peut conserver cette responsabilité lors du stade d'utilisation (cas de marchés liés à la gestion de configuration des matériels évolutifs par exemple).


Approbation de la documentation technique.

Autorité d'approbation de la documentation technique de son ressort (consignes de navigabilité défense, recommandations techniques, etc. émises sous la forme d'actes techniques), le délégué général pour l'armement peut déléguer cette compétence à du personnel placé sous son autorité hiérarchique ou fonctionnelle (DGA ou SIMMAD).


Gestion de la documentation technique.

La DGA est gestionnaire de la documentation technique jusqu'à l'entrée en service des matériels.


Organisation des revues documentaires.

La DGA participe à l'expertise des documents gérés par la SIMMAD (notamment le pôle documentation technique électronique du ministère ⁽¹¹⁾), pour les domaines qui la concernent, dès lors qu'un avis de l'autorité technique est sollicité.

4.2.3. La structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels aéronautiques du ministère de la défense.

4.2.3.1. Responsabilités générales.

Pour l'exercice de leurs attributions en matière de maintien en condition opérationnelle des matériels aéronautiques de la défense ⁽¹²⁾, le délégué général pour l'armement, les chefs d'état-major d'armée et le directeur général de la gendarmerie nationale disposent de la SIMMAD.

4.2.3.2. Compétences particulières.

Pouvoir adjudicateur.

Elle est pouvoir adjudicateur de marchés de MCO et de marchés documentaires des matériels aéronautiques du ministère de la défense.


Gestion de la documentation technique.

Conformément à ses attributions, la SIMMAD est, hors exceptions (cf. point 4.2.1.2.), gestionnaire de la documentation technique des matériels aéronautiques mis en œuvre au sein du ministère de la défense.
Dans ce cadre, elle utilise, met ou fait mettre en œuvre des outils de gestion documentaire préconisés par les normes qualité et les meilleures pratiques de l'industrie, dans le respect de la politique d'urbanisation des SIL du milieu aéronautique de la défense.


Organisation des revues documentaires.

Pour la documentation technique d'origine étatique pour laquelle la SIMMAD est autorité d'approbation, elle désigne le (ou les) organisme(s) de revue.


Rédaction.

Pour la documentation technique d'origine étatique pour laquelle la SIMMAD est gestionnaire, elle désigne la (ou les) entité(s) rédactrice(s).


Maîtrise d'œuvre de la production et de la diffusion.

Elle propose pour désignation par les états-majors le (ou les) maître(s) d'œuvre étatique(s) de la production et de la diffusion documentaires, si cette compétence ne lui a pas été déléguée.

4.2.4. Les échelons d'expertise technique centralisés.

4.2.4.1. Compétences particulières.

Gestion de la documentation technique.

Les échelons d'expertise technique centralisés (EETC) rassemblent les besoins des services, des unités ou des formations affectées, en matière d'acquisition ou d'évolution de documentation technique et en transmettent les demandes argumentées au gestionnaire.

Les EETC contribuent à la justification des remarques documentaires. Les EETC hors périmètre SIMMAD l'assistent dans les commissions de gestion des remarques pour compléter l'analyse technique.


Organisation des revues documentaires.

Leur expertise technique est sollicitée par le gestionnaire pour contrôler le fonds technique d'un document (organismes de revue).


Rédaction.

Ces échelons peuvent se voir confier les tâches de rédaction dans le respect des exigences réglementaires (navigabilité, etc.).

Lorsque la responsabilité de la production du fonds documentaire leur incombe, ils ont pour mission de fournir la source électronique dans un format compatible avec les spécifications documentaires de l'opération et le système d'information documentaire associé. Les informations à transmettre sont :

• l'information technique proprement dite ;
  
• les liens internes et externes au document ;
  
• la feuille de style à utiliser ;
  
• la révision du canevas.

5. Cycle de vie de la documentation technique.

Le cycle de vie de la documentation technique est articulé autour de fonctions, décrites pour l'essentiel dans la directive citée en 4^e référence (n.i. BO) relative à la DTE, et qui sont également applicables à la documentation papier.

Ces fonctions, qui sont décrites de manière détaillée en annexe et appendices, sont les suivantes :

1. Fonction « Définir ».

Ensemble des activités relatives à l'expression du besoin de documentation technique, qui est effectuée conformément à la politique de soutien du milieu aéronautique et au concept de soutien retenu pour le matériel.

Elle aboutit à la spécification technique de besoin documentaire.

2. Fonction « Réaliser ».

Ensemble des activités de réalisation du fonds documentaire conduites en cohérence avec le système que ce fonds documente.

Elle aboutit à la livraison de la documentation technique aux entités chargées de sa validation.

3. Fonction « Valider ».

Ensemble des activités relatives aux opérations de vérification, réception, et approbation.

Elle aboutit à l'intégration d'une publication technique au référentiel documentaire applicable.

4. Fonction « Diffuser ».

Ensemble des activités liées à la mise en place de la documentation technique auprès des allocataires.

Elle aboutit à la mise à disposition des allocataires de la documentation technique, conformément au plan de diffusion ou plan d'abonnement.

5. Fonction « Utiliser et entretenir ».

Ensemble des activités liées à l'utilisation, la mise à jour, le contrôle et l'archivage de la documentation technique.

Elle concourt à l'actualisation permanente du référentiel documentaire applicable mis à la disposition des utilisateurs.

6. Fonction « Abroger ».

Ensemble des activités ayant pour finalité de retirer les publications techniques obsolètes du référentiel documentaire applicable.

Elle aboutit à leur retrait du référentiel documentaire applicable.

La mise en œuvre de ces fonctions fait l'objet :

• aux stades amont du programme, de dispositions spécifiques précisées dans le plan de management étatique (PME), décrivant l'organisation étatique du processus de gestion de la documentation technique et les contributions des entités du ministère (organismes constituant l'EDPI notamment), en déclinaison de la présente instruction ;
  
• aux stades d'utilisation et de démantèlement, de circulaires d'application de la présente instruction prenant la suite des dispositions décrites dans le plan de management étatique cité supra, précisant au minimum :
  
• le périmètre matériel concerné ;
  
• les acteurs et organismes impliqués ;
  
• leurs rôles et prérogatives (autorités d'approbation, gestionnaire, organismes de revue, maîtres d'œuvre de la production et de la diffusion documentaires, etc.) ;
  
• les modalités particulières déclinant les principes de la présente instruction, en particulier les modalités de traitement des anomalies documentaires au travers l'organisation de commissions de gestion de remarques ;
  
• les moyens de consultation, le lieu d'hébergement du référentiel documentaire et les systèmes d'informations documentaires existants.

6. Règles de confidentialité.

La confidentialité d'un document est liée au niveau de sensibilité de l'information qu'il contient, qu'il s'agisse d'assurer la protection du secret de défense ou le respect de la propriété intellectuelle.

6.1. Protection du secret de défense.

Les règles de l'instruction générale interministérielle n° 1300 du 25 août 2003 (n.i. BO) sur la protection du secret de la défense nationale s'appliquent.

6.1.1. Classification d'un document.

La décision de classifier une information ou un support est un acte important, par les contraintes qu'il induit en matière de protection, et par les conséquences judiciaires qu'il peut entraîner. Il est donc recommandé autant que possible de ségréguer dans des documents séparés les parties classifiées des parties non classifiées.

La décision de classification doit être prise au niveau hiérarchique le plus apte à évaluer les enjeux. En effet, une sur-classification dévalorise la notion de secret de la défense nationale et s'accompagne de surcoûts, tandis qu'une sous-classification entraîne des mesures de protection insuffisantes. L'autorité qui procède à la classification doit donc toujours être à même de justifier sa décision devant sa hiérarchie. Le choix de la classification d'un document revient à l'autorité responsable, en respectant si besoin les règles de protection du secret supranationales (OTAN, etc.).

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6.1.2. Utilisation d'un document classifié.

De manière symétrique, l'ensemble des utilisateurs doit respecter les règles de protection du secret en vigueur (y compris, si besoin, les règles supranationales).

6.2. Propriété intellectuelle.

Certains cas peuvent conduire à la duplication des documents d'origine industrielle :

• remplacement nombre pour nombre de documents détériorés par l'usage : la duplication doit être autorisée dans le cadre de la « copie de sauvegarde » ;
  
• augmentation des droits : un document est normalement acheté pour un périmètre d'utilisation donné et non pour un nombre d'exemplaires fixe, sauf dispositions contraires du marché. La duplication d'un document dans le cadre d'une augmentation des droits pour un même bénéficiaire ⁽¹³⁾ ne doit pas nécessiter d'effectuer de demande auprès du titulaire du marché. En revanche, l'extension du champ des bénéficiaires doit être systématiquement précisée dans les clauses du contrat.

En conséquence, pour les documents dont l'acquisition a fait l'objet d'un marché (documentation technique), il convient de s'assurer du respect du code de la propriété intellectuelle ou de se reporter aux clauses administratives. En cas de doute concernant ces dispositions, la consultation du responsable du marché ou du bureau de la propriété intellectuelle de la DGA est nécessaire.

7. Cessions de la documentation technique.

Les démarches à effectuer et les décisions à prendre concernant la cession de la documentation relèvent de la responsabilité du gestionnaire, qui doit prendre en considération les problématiques liées à la protection du secret de défense et à la propriété intellectuelle. Pour ce second point, et en l'absence de dispositions particulières incluses dans les contrats, il convient de se référer au code de la propriété intellectuelle (cf. supra). Les cas ci-après peuvent être rencontrés.

7.1. Cession en accompagnement d'un matériel.

La décision de cession d'un matériel implique normalement la fourniture d'au moins un exemplaire de la collection complète de la documentation technique qui s'y rapporte, dans la configuration correspondant au matériel cédé. La documentation ne peut normalement pas être cédée indépendamment du matériel considéré.

7.2. Cession de la documentation technique seule.

7.2.1. Cession à un acteur étatique.

Une documentation est normalement acquise pour un usage déterminé. La cession à un organisme non prévu initialement nécessite de vérifier les droits concernant le document en question. En cas de doute, l'industriel propriétaire de la documentation est consulté pour avis.

7.2.2. Cession à un acteur privé.

Pour une documentation en service, il convient de respecter les règles de confidentialité rappelées au point 6. Toute diffusion d'information de défense classifiée est à proscrire. Concernant la propriété intellectuelle, ce sont les clauses du marché d'acquisition qui s'appliquent. En l'absence de dispositions particulières dans le marché ou courrier du titulaire, il y a lieu de se référer au code de la propriété intellectuelle. La documentation abrogée est de la responsabilité du service historique de la défense (SHD). Les demandes seront donc à effectuer auprès de ce service.

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8. Suivi et mise à jour de l'instruction.

La SIMMAD assure le suivi et la mise à jour de cette instruction.