1. OBJET DU DOCUMENT.

2. CHAMP D'APPLICATION.

Les dispositions de cette instruction s'appliquent aux matériels aéronautiques (1^re et 2^e références), et concernent plus particulièrement tout processus logistique et/ou technique qui nécessite une identification complète de ces matériels (achat, recette, emmagasinage, inventaire, distribution, opération technique sur aéronef ou en atelier, etc.). Ces dispositions sont conformes en tout point au système de codification de l'organisation du traité de l'Atlantique Nord (OTAN) défini dans l'ACodP-1, manuel OTAN de codification (5^e référence) ⁽¹⁾.

3. DÉFINITIONS.

3.1. Concepteur.

Le concepteur est l'organisme qui a conçu le matériel aéronautique ou le détenteur légal de sa définition technique.

Pour les matériels aéronautiques soumis aux règles de la navigabilité, le concepteur peut être :

• le détenteur du certificat de type (DCT) ;

• le détenteur du certificat de type supplémentaire (DCTS) ;

• le détenteur d'un certificat spécifique d'équipement (CSE) ;

• le détenteur d'un agrément d'organisme de conception disposant des prérogatives requises (cf. instruction en 14^e référence).

3.2. Article de production.

On appelle « article de production » (ARP), l'ensemble des objets physiques groupés sous une même référence, conformes aux mêmes dessins d'exécution ou spécifications et ayant satisfait aux mêmes épreuves de contrôle. On définit les propriétés de l'ensemble (ARP) comme les propriétés communes de chacun de ses éléments. L'article de production est identifié par la référence que lui attribue son fabricant. Cette référence [référence article, (RA)] associée au code de celui qui l'a attribuée [code entreprise, (CE)] désigne la source d'approvisionnement (groupe référence article-code entreprise).

3.3. Article de ravitaillement.

On appelle article de ravitaillement (ARV), (les éléments d') un ARP ou (d') un groupe d'ARP qu'un service habilité (bureau de codification national) a défini pour répondre à un besoin de ravitaillement particulier. La détermination d'un article de ravitaillement repose sur des considérations techniques et d'emploi qui en définissent les caractéristiques et les tolérances. On parle alors de « concept » de l'article de ravitaillement. Le besoin ou concept d'un article de ravitaillement peut être couvert par (les éléments de) plusieurs articles de production. Ces derniers sont interchangeables d'un point de vue fonctionnel, c'est-à-dire qu'ils peuvent être utilisés l'un à la place de l'autre, pour le même usage. On définit là aussi, les propriétés de l'ensemble (ARV) comme les propriétés des éléments de l'ensemble.

Chaque article de ravitaillement reçoit un numéro de nomenclature [le NNO : référence de l'ARV, qui est un numéro à treize chiffres composé du numéro de classification à quatre chiffres (groupe-classe) suivi du numéro OTAN d'identification à neuf chiffres (NOI)].

3.4. Code catégorie de référence.

Le code catégorie de référence (CCR) permet de déterminer la nature de la relation existant entre l'ARP et l'ARV et donc les possibilités d'interchangeabilité (cf. point 4.2.2., codes catégorie de référence 1, 2 et 3).

3.5. Article fonctionnel.

Lorsque deux ou plusieurs articles de ravitaillement présentent des concepts identiques, ils sont temporairement regroupés dans un même article fonctionnel (ARF), en attente du traitement des « doubles identifications » au niveau de la codification. L'article fonctionnel se confond donc avec l'un de ses articles de ravitaillement sous lequel seront regroupés les articles de production.

4. PRINCIPES DE L'IDENTIFICATION ET DE LA CODIFICATION.

4.1. Identification.

4.1.1. Identification d'un article de ravitaillement.

L'identification d'un ARV, au sens du système de codification OTAN, est le processus consistant à définir un besoin de ravitaillement. Elle permet d'attribuer ou de reconnaître une définition ou concept (ensemble de caractéristiques), à un ensemble « article de ravitaillement », composé des éventuels articles de production qui répondent à cette définition. La nature et le nombre des caractéristiques nécessaires et suffisantes pour définir un ARV sont déterminés à partir de caractéristiques physiques (structure, matière, propriétés électriques ou mécaniques, formes, dimension, agencement, etc.) et de caractéristiques d'emploi et de performances (service fourni ou capacités fonctionnelles spécifiques). Le manuel 14N « nomenclature » (11^e référence) ⁽¹⁾ détaille l'ensemble des éléments demandés pour procéder à l'identification.

L'identification d'un ARV peut se faire :

• par description directe des caractéristiques de l'ARV ;

• par citation des références (ARP ou normes) dont l'ARV hérite des caractéristiques (méthode la plus utilisée) ;

• par la combinaison de ces deux méthodes.

4.1.2. Identification d'un article de production.

L'identification d'un ARP consiste à recueillir l'ensemble des informations techniques (plan, procédé de fabrication, spécifications, bloc identificateur : référence article et code entreprise fabricante) qui permettent la fabrication des articles physiques.

4.2. Codification.

4.2.1. Procédure de codification.

La procédure de codification correspond à l'enregistrement et la formalisation de l'acte de comparaison des concepts des ARP et ARV précédemment identifiés, et visant à définir la nature du lien entre ces ensembles.

Dans la mesure du possible, l'inclusion totale de l'ARP dans l'ARV est recherchée.

Ainsi, la procédure de codification revient à :

• enregistrer les données administratives de l'organisme fournisseur ou concepteur quand celles-ci ne sont pas connues du référentiel d'identification ;

• consigner les données techniques des ARP ou des normes sous une référence déclarée par l'industriel (déclaration technique et administrative), ce qui permet de s'assurer de la satisfaction à une commande à partir d'une référence (et le cas échéant de pouvoir contester) ;

• attribuer un (groupe) RA/CE unique afin de distinguer chacun des articles de production ;

• définir le plus clairement possible le concept de l'ARV ou bien rechercher un ARV correspondant exactement au concept de l'article de production ;

• attribuer un NNO à l'ARV éventuellement créé ;

• qualifier le lien d'inclusion entre l'ARV et l'ARP du point de vue des concepts.

La procédure de codification du matériel est conforme aux procédures OTAN décrites dans le manuel 14P (12^e référence) ⁽¹⁾.

Nota. Un ARP peut satisfaire les spécifications liées à plusieurs ARV distincts. Dans ce cas, il est préférable de redéfinir un ARV approprié à un ARP dont le concept est plus fin que celui des autres ARP groupés sous un même ARV.

Dans l'implémentation informatique, le non respect de la cardinalité des liens existants entre ARV et ARP peut être source d'incohérences impactant tous les processus logistiques.

4.2.2. Conformité technique d'un article.

L'organisme concepteur d'un système en définit l'architecture par le biais d'une arborescence initiale complète, c'est-à-dire la décomposition du système en points d'emploi ⁽²⁾ jusqu'au plus bas niveau utile. Tout élément rattaché à un point d'emploi est défini par les données établies par le concepteur (dossier de définition) sur la base de plans, spécifications, informations sur les matériaux et procédés, méthodes de fabrication et d'assemblage, etc., qui sont les concepts des ARV.

Cette arborescence initiale d'un système est livrée sous forme d'initial provisioning list - liste d'approvisionnement initale (IPL), de tableau de composition illustré (TCI) ou d'équivalent sur support électronique. Les articles qui font l'objet de cette identification/codification initiale sont donc conformes aux données de définition applicables.

Durant son cycle de vie, le système est susceptible de faire l'objet d'évolutions afin d'assurer sa sécurité d'emploi, restaurer ou améliorer ses performances, son aptitude à la maintenance et à l'emploi, etc. Le processus de gestion de configuration permet de maîtriser ces évolutions et de mettre à jour l'ensemble des données relatives au système tout au long de son cycle de vie, en particulier les modifications apportées à l'arborescence initiale et les besoins d'identification associés. Cela permet de garantir la conformité des nouveaux articles identifiés/codifiés par rapport aux données de définition applicables.

4.2.3. Interchangeabilité entre articles de production.

Les concepts décrits ci-après visent à établir au niveau de l'approvisionnement, un domaine de confiance composé de l'ensemble des possibilités d'interchangeabilité entre ARP d'un ARV.

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4.2.3.1. Concept restreint.

Pour des matériels complexes ou spécifiques, au moment de l'identification de l'ARV (c'est-à-dire de sa description), le concepteur peut décider que le concept de l'ARV souhaité doit être entièrement contrôlé par lui (spécificité des caractéristiques, des conditions d'emploi, etc.). Le système de codification OTAN permet au concepteur de maîtriser complètement les références qui seront rattachées à l'ARV attribué et dont il aura la charge du suivi en devenant l'unique membre « collaborateur ».

D'un point de vue des responsabilités :

• le concepteur qualifie son besoin au point d'emploi (cf. supra, conformité technique d'un article), et donc le choix de l'ARV dont le concept est entièrement maîtrisé par lui. La codification affecte au lien ARP-ARV une référence « contrôle d'origine » (CCR=1/référence de contrôle d'origine). Le concepteur doit néanmoins apporter la justification de ce besoin de contrôle exclusif, car il se place alors en position de monopole logistique ;

• le concepteur est le seul à décider la qualification des ARP rattachés à cet ARV, il est donc l'unique responsable de l'entretien des données de l'article de ravitaillement qui doit contenir au moins une référence « livrable » ;

• les organismes de production engagent leur responsabilité en termes de capacité à fournir un ARP conformément aux exigences de l'ARV.

4.2.3.2. Pièces standards, normes.

Pour des pièces standards, le recours aux normes agréées par des instances de normalisation aéronautiques permet de définir clairement le besoin. Pour ce qui concerne la codification, cela se traduira par une norme placée sous l'ARV et qui, par voie de conséquence, définit cet ARV. Le concepteur choisit donc pour son point d'emploi, l'ARV défini par la norme qui lui correspond. Dès lors, tout ARP qui répond à cette norme, répond aux spécifications du concepteur et les ARP rattachés à l'ARV peuvent donc être placés sur le point d'emploi considéré.

D'un point de vue des responsabilités :

• le concepteur qualifie son besoin, donc le choix de l'ARV, la codification affecte au lien ARP-ARV un code catégorie de référence CCR=2 ;

• la codification est responsable du rattachement d'autres ARP grâce à la fourniture du certificat de respect des exigences de l'ARV ;

• les organismes de production engagent leur responsabilité à fournir un ARP conformément aux exigences de l'ARV (respect de la norme).

4.2.3.3. Concept large.

Pour les autres matériels aéronautiques, le concepteur peut souhaiter participer seulement au contrôle des ARP rattachés sous l'ARV en devenant membre « collaborateur », sans toutefois être l'unique responsable de la définition de l'ARV. Il participe alors à la procédure de révision des données d'identification ⁽³⁾ (PRDI) et dispose d'un droit de veto pour restreindre le concept de l'article.

D'un point de vue des responsabilités :

• le concepteur qualifie son besoin au point d'emploi (cf. supra, conformité technique d'un article), donc le choix de l'ARV dont le concept peut être hérité de celui de l'ARP, la codification affecte au lien ARP-ARV un code catégorie de référence CCR=3 ;

• lors d'une demande de rattachement d'un nouvel ARP, la procédure PRDI nécessite l'accord de chacun des membres « collaborateurs » pour aboutir. La codification enregistre alors l'acte grâce à la fourniture du certificat de respect des exigences de l'ARV (vérification de la conformité technique) par l'organisme qui fournit l'ARP. Il convient d'indiquer que dans le cas où le concepteur n'est pas « collaborateur » (le concepteur peut être simplement abonné et recevoir les mises à jour) ou que son avis n'a pu être obtenu, les aspects concernant la conformité technique de toute demande de rattachement d'un ARP à un ARV doivent être soumis à l'avis de l'autorité technique ;

• les organismes de production engagent leur responsabilité à fournir un ARP conformément aux exigences de l'ARV.

4.2.3.4. Cas de l'ASD2000M.

Pour certains programmes, dans le cas où la fourniture d'une arborescence conforme à l'ASD2000M est prévue, la conformité d'un besoin au point d'emploi est retranscrite dans l'initial provisioning list (IPL) sous la forme d'attribution par le concepteur d'un NNO ⁽⁴⁾ sur un catalogue sequence number (CSN : numéro de séquence catalogue - S2000M). Le concepteur reconnaît ainsi tout ARP placé sous ce NNO.

4.2.4. Identification d'un article physique.

L'identification d'un article physique consiste à trouver l'article de production qu'il matérialise, connu du référentiel d'identification (ce qui implique de « remonter » à l'identification de l'ARV associé) ainsi que son numéro de série ou de lot à partir d'informations associées (aspect physique, informations l'accompagnant, etc.). Le processus d'identification physique s'optimise lui-même : chaque identification s'accompagne d'actes (correction d'informations papier ou dématérialisées) fiabilisant les identifications ultérieures. Cette procédure, qui permet d'assurer la traçabilité des matériels physiques, est décrite dans un texte d'application déclinant la présente instruction.

4.2.5. Clauses de codification dans les marchés.

Les marchés relatifs à des opérations d'armement [direction générale de l'armement (DGA) et structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels aéronautique du ministère de la défense (SIMMAD)] doivent comporter une clause de codification conformément au guide pour la contractualisation de l'identification OTAN des ARV cité en 8^e référence ⁽¹⁾. En particulier à compter de la date de parution de la présente instruction, il est impératif de veiller à ce que lors de toute élaboration de nouveaux contrats ou de renouvellements, le concepteur soit au minimum membre collaborateur de l'interchangeabilité des articles.

4.2.6. Respect de la propriété intellectuelle et de la confidentialité.

Les données techniques fournies en vue de l'identification des ARV dans le cadre du système OTAN de codification sont soumises aux clauses de propriété intellectuelle et de confidentialité incluses dans les marchés et aux règles du système de diffusion des données associées aux numéros de nomenclature OTAN. Elles ne pourront être divulguées en dehors des services gouvernementaux sans l'autorisation écrite du concepteur ou du fournisseur.

5. ACTEURS ET RESPONSABILITÉS.

5.1. Pilotage de l'identification interarmées.

Dans chaque pays membre de l'OTAN, un bureau national de nomenclature ⁽⁵⁾ (BNN) est chargé d'assurer la tenue à jour du fichier général des identifications (FGI) national et des fichiers annexes (concepteurs, organismes de production, dénominations, guides d'identification d'articles, classification, etc.). Pour la France, le BNN est le centre d'identification des matériels de la défense (CIMD), qui pilote l'ensemble des activités concourant à la réalisation de l'identification OTAN, en particulier l'attribution des numéros de nomenclature OTAN (NNO).

L'organisation de la fonction codification OTAN au sein du ministère de la défense s'appuie également sur une centralisation des sections de codification par milieu. Une fonction de « conseiller coordinateur ès identification OTAN » (CoCoId) a été mise en place, notamment auprès des structures de soutien. La SIMMAD est en charge de cette fonction pour les matériels aéronautiques de la défense.

La SIMMAD exerce la fonction de CoCoId à deux niveaux :

• un niveau de décision (politique d'application de la codification et responsabilité), fonction tenue par le chef du bureau approvisionnement initial (titulaire) ou son adjoint (suppléant) ;
  
• un niveau de mise en application dans le système d'aide à la création et à la recherche d'articles pour la logistique (SACRAL) ⁽⁶⁾, fonction tenue par le chef de la section de codification (titulaire) ou son adjoint (suppléant).

5.2. Exécution de l'identification interarmées et mise en application.

La section de codification de la SIMMAD est rattachée fonctionnellement au CIMD. Elle œuvre selon les procédures OTAN de codification et les directives du CIMD, ainsi que par le biais des applications informatiques SACRAL et dans le système opérationnel pour la recherche d'articles dans la nomenclature OTAN (SOPRANO). Elle est compétente sur l'ensemble des affaires relatives aux matériels aéronautiques.

Elle réalise le contrôle des travaux d'identification demandé aux industriels ou aux sous-traitants, sur la base de la documentation fournie par eux. Elle exécute l'identification des ARV pour lesquels la fourniture d'une documentation technique (données d'identification) a été contractualisée mais pas les travaux d'identification. Au profit des flottes de la SIMMAD, dans le cadre des mesures exceptionnelles de prise en gestion des articles de production, elle procède aux opérations de codification.

Enfin, au titre des programmes nouveaux appliquant la spécification ASD S2000M (ex-AECMA 2000M), elle contribue à l'analyse des IPLs et assiste au nom du bureau de codification français aux réunions d'acceptation de ces dernières : pre-assessment meeting (PAM).

5.3. Contrôle de l'identification interarmées.

Le CIMD s'assure de l'application des procédures relatives à la production de la nomenclature interarmées « système OTAN » et vérifie les conditions de son utilisation.

Il contrôle l'application de la politique de mise en œuvre de la nomenclature interarmées « système OTAN », en rend compte au chef d'état-major des armées et fait toute proposition nécessaire à l'amélioration des procédures d'identification au niveau interarmées.

5.4. Responsabilités du conseiller coordinateur ès identification « organisation du traité de l'Atlantique Nord » de la structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels aéronautiques du ministère de la défense.

Le CoCoId SIMMAD participe à la rédaction des termes contractuels relatifs à l'identification/codification des matériels aéronautiques, de même qu'il s'assure des conditions effectives de sa réalisation. Dans ce cadre :

• il définit en tant que de besoin, dans le cadre des marchés de soutien, les modalités d'exécution des travaux de codification :

• réalisation par le maître d'œuvre industriel (MOI) et contrôle par la section de codification désignée (ou plusieurs sections en cas de programmes complexes intégrant des sous-systèmes de technologies différentes par exemple sous-système « porteur » et sous-système « traitement de l'information ») en fonction des critères définis par le CIMD ;

• ou réalisation par la section de codification désignée en fonction des critères définis par le CIMD ;

• il doit s'assurer que les conditions nécessaires à l'exécution des travaux confiés aux sections de codification sont réalisées :

• fourniture à la (aux) section(s) de codification ou mise à disposition (droit d'accès) par le MOI, de la documentation nécessaire à la réalisation et/ou au contrôle de la codification selon les exigences des clauses contractuelles codification (CCTP) ;

• fourniture des listes d'articles :

• constitutifs du matériel pour criblage initial (détection des articles de production déjà codifiés) ;

• devant être codifiés (articles de production candidats au réapprovisionnement).

5.5. Cas des travaux confiés par le centre d'identification des matériels de la défense.

Le CIMD, en tant qu'autorité fonctionnelle de la section de codification de la SIMMAD, lui confie ponctuellement des travaux de codification de toute nature, notamment ceux relatifs aux articles étrangers ainsi que des révisions de numéro OTAN d'identification (NOI).

À noter que le CIMD peut également confier toute ou partie de l'exécution de travaux de codification à un prestataire de service qu'il a habilité.

5.6. Autres acteurs.

DGA : conformément à l'instruction citée en 9^e référence relative au déroulement et à la conduite des opérations d'armement, la codification OTAN s'impose aux ARV du système principal et du système de soutien. La liste des articles éligibles à la codification OTAN est arrêtée par la commission logistique intégrée (CLI) sur proposition de l'architecte du soutien qui s'appuie sur le bureau national de nomenclature français (centre d'identification des matériels de la défense) et sur la structure de soutien concernée. La DGA et la SIMMAD se coordonnent afin de n'avoir qu'un processus d'identification unique pour les matériels aéronautiques.

Maître d'œuvre industriel (MOE) : les maîtrises d'œuvre de la logistique et de la technique [service industriel de l'aéronautique (SIAé), commandement du soutien des forces aériennes (CSFA), centre logistique de l'aéronautique navale (CELAé)] appliquent les directives de la SIMMAD et contribuent au processus d'identification par les demandes d'identification qu'ils peuvent émettre.

6. RÉFÉRENTIEL D'IDENTIFICATION.

La SIMMAD dispose d'un référentiel d'identification pour les ARV et les ARP de son périmètre de gestion. Ce référentiel est une base de données qui contient l'ensemble des références par lesquelles les articles de ravitaillement et de production sont officiellement connus.

L'unicité de la référence pour un article est un principe fondamental :

• NNO pour l'ARV ;

• couple RA/CE unique pour l'ARP.

Le référentiel d'identification de la SIMMAD est un sous-ensemble du référentiel d'identification du centre d'identification des matériels de la défense (CIMD). Il se concrétise par un état d'abonnement aux ARV de la base de données du CIMD. Le périmètre des ARP concernés est déduit par leurs liens avec les ARV objets de l'abonnement.

En cas de conflit entre les deux bases de données, ce sont les données du référentiel du CIMD qui font foi.

Le matériel n'ayant pas fait l'objet d'une codification OTAN (en cours d'approvisionnement par exemple), ne fait pas partie du référentiel d'identification. Son intégration sans NNO dans le système d'informations central doit faire l'objet d'une décision du responsable du processus « renseigner » de la SIMMAD.

7. SUIVI ET MISE À JOUR.

La SIMMAD assure le suivi et la mise à jour de cette instruction.