INSTRUCTION PARTICULIÈRE N° 14/DEF/DCCM/LOG relative à la comptabilité des matériels confiés au commissariat de la marine.
Du 28 août 1997NOR D E F B 9 7 5 1 1 2 5 J
1. Dispositions générales.
1.1. Objet de l'instruction, champ d'application.
La présente instruction particulière a pour objet de préciser, dans le cadre du décret 90-144 du 14 février 1990 relatif à la comptabilité des matériels de la défense, les dispositions applicables au service du commissariat de la marine concernant les matériels qui lui sont confiés :
en approvisionnement, en attente, en service ;
mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense.
Elle sera appliquée, dès sa parution, par les directions et services locaux du commissariat de la marine. L'appellation « chef de service » utilisée dans la suite du texte désigne le chef de chacun des services composant le commissariat local au sens de l'instruction de la direction centrale du commissariat de la marine relative aux missions et à l'organisation de ses directions locales.
Ses dispositions sont susceptibles, sur décision des directeurs ou chefs de services centraux concernés, d'être appliquées par d'autres services relevant de l'état-major de la marine.
1.2. Classement des matériels.
Les matériels du commissariat de la marine sont classés d'après :
leur nature, en consommables et non consommables ;
leur position comptable.
1.3. Nature des matériels.
Les matériels consommables sont en règle générale des matériels de faible valeur unitaire (fixée périodiquement par la DCCM) ou qui, de par leur nature, disparaissent par l'usage normal. Ainsi sont classés matériels consommables : les fournitures courantes, les produits d'entretien, la petite quincaillerie, le petit outillage courant, le petit matériel courant, etc. Ils sont suivis en comptabilité lorsqu'ils sont en stock approvisionnement. Ils ne sont plus suivis en comptabilité après leur sortie de ce stock sous réserve des dispositions particulières prévues à la présente instruction.
Les autres matériels sont classés non consommables. Ils sont toujours suivis en comptabilité.
La nature, consommable ou non consommable, des matériels est indiquée au répertoire général édité par le CIC/CIGS.
1.4. Position comptable.
Les matériels suivis en comptabilité par le commissariat de la marine sont placés dans une des positions comptables ci-après :
en approvisionnement ;
en attente ;
en service ;
mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense.
1.4.1. Les matériels en approvisionnement :
approvisionnement courant, approvisionnement réservé.
Les matériels en approvisionnement courant sont les matériels disponibles et en bon état stockés dans les magasins. Aptes à l'usage, ils sont susceptibles d'être délivrés à tout moment.
Les matériels en approvisionnement réservé sont des matériels en bon état et aptes à l'usage stockés dans les magasins mais ayant déjà fait l'objet d'une affectation donnée (premier armement d'un navire par exemple, stocks constitués pour le temps de crise, etc.). Ils sont soit allotis à part, soit regroupés avec l'approvisionnement courant. Les matériels allotis à part doivent faire périodiquement l'objet d'un renouvellement.
1.4.2. Les matériels en attente.
Les matériels en attente comprennent les matériels :
à réparer ou en cours de réparation ;
en attente d'élimination (à remettre aux domaines, à démolir, à détruire) ;
en cours d'envoi ;
mis à la disposition d'autres directions et services du ministère de la défense ;
et, d'une manière générale, tous les matériels indisponibles.
1.4.3. Les matériels en service.
Les matériels en service sont les matériels détenus par les directions et services pour l'exécution de leur mission. Ils sont suivis dans une comptabilité particulière (cf. 4.3 de la présente instruction).
1.4.4. Les matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense [instruction citée en réf. b) ].
Les matériels de la défense peuvent être mis à la disposition temporaire d'organismes extérieurs au département. Par organismes extérieurs, il faut entendre toute personne morale autre que l'Etat, toute personne physique ou tout autre département ministériel.
Des conventions, protocoles ou marchés fixent les règles particulières applicables à chaque mise à disposition (cf. 6 de la présente instruction).
Ces matériels sont suivis dans une comptabilité particulière (cf. 1.18.5.1 de la présente instruction).
1.5. Nomenclature.
Les matériels du commissariat de la marine sont identifiés par un numéro de la nomenclature interarmées OTAN. Ce numéro est toujours le même quelle que soit la position comptable. Il est attribué selon les règles fixées par instructions particulières avec le concours du STCM. Tous les matériels pris en comptabilité doivent être nomenclaturés.
Les matériels habituellement gérés par le commissariat de la marine figurent dans un répertoire général édité par le CIC/CGS qui, outre le numéro de nomenclature de chaque article et sa désignation, indique les renseignements nécessaires à la gestion.
Pour faciliter la consultation du répertoire général ou identifier certains types de gestion, il peut être créé par la DCCM autant de familles d'articles que de besoin sans que ces distinctions aient de conséquences au plan de la comptabilité des matériels pour qui elles sont transparentes.
1.6. Prix d'inventaire.
En gestion, à des fins de facturation ou bien d'estimation prévisionnelle pour évaluation des montants des marchés, plusieurs définitions de prix peuvent être utilisées. Cette diversité peut également être admise en comptabilité analytique lorsqu'on souhaite incorporer des coûts de stockage.
En revanche, une seule définition de prix, le prix d'inventaire (dit aussi prix de nomenclature), est admise en comptabilité des matériels au sens de la présente instruction. Il est utilisé pour l'évaluation des stocks et des mouvements d'entrée et de sortie. Il est fixé en principe pour l'année civile selon les instructions générales de la direction des services financiers et reste valable quelle que soit la position comptable.
Dans tous les cas, les directives d'application sont données par la DCCM.
1.7. Les mouvements de matériels.
Un mouvement comptable est l'opération par laquelle un matériel est :
soit pris en compte initialement dans les écritures, dans une position comptable donnée, par suite d'achat dans le commerce ou l'industrie, d'envois reçus d'un autre service, de cessions reçues, etc. (entrées) ;
soit sorti définitivement des écritures par suite de délivrances aux unités, cessions à un autre service, etc. (sorties) ;
soit repris en compte après remise par les unités, reprises de cessions, etc. ;
soit changé de comptabilité tout en restant dans la comptabilité du commissariat de la marine (matériel en approvisionnement mis en service, par exemple).
Un mouvement est dit externe lorsqu'il fait entrer ou sortir un matériel des écritures du service concerné. Il est dit interne lorsque, dans le cadre des écritures du service concerné, il fait sortir un matériel d'une position comptable donnée pour le reprendre au titre d'une autre position comptable.
1.8. Les ordonnateurs-répartiteurs.
Les ordonnateurs-répartiteurs sont chargés d'ordonner les mouvements de matériels.
1.8.1. Ordonnateur-répartiteur principal par délégation de signature du ministre.
Le ministre est ordonnateur-répartiteur principal.
Le directeur central du commissariat de la marine et le sous-directeur logistique reçoivent délégation de signature du ministre de la défense en qualité d'ordonnateur-répartiteur principal.
Un arrêté fixe en nature et en valeur les limites de compétence de cette délégation.
1.8.2. Ordonnateurs-répartiteurs à l'échelon local par délégation de pouvoirs du ministre.
Sont ordonnateurs-répartiteurs, dans le cadre et dans les limites des délégations de pouvoirs fixées par arrêté du ministre de la défense (1) :
le directeur du commissariat de la marine ;
les chefs de services : chacun en ce qui concerne les seuls matériels de son service.
Ils peuvent, sous leur responsabilité, déléguer leur signature à un ou plusieurs officiers placés sous leurs ordres. Cette délégation de signature ne peut excéder la moitié de la délégation de pouvoirs du titulaire et doit faire l'objet d'un ordre particulier notifié aux comptables et aux détenteurs-dépositaires chargés d'exécuter les ordres de mouvements prescrits par les ordonnateurs-répartiteurs et enregistré au registre des procès-verbaux.
1.9. Les détenteurs.
1.9.1. Les détenteurs-dépositaires
sont responsables de :
l'exécution des mouvements décidés par les ordonnateurs-répartiteurs ;
l'établissement des pièces justificatives constatant ces mouvements et leur transmission au comptable dans un délai maximum de quarante-huit heures ;
la conservation en nombre et en bon état des matériels qui leur sont confiés et dont ils tiennent un inventaire.
Les détenteurs-dépositaires sont désignés nominativement par les chefs de service. La décision correspondante doit être inscrite au registre des procès-verbaux du service concerné.
1.9.2. Les détenteurs-usagers.
Ont la qualité de détenteurs-usagers, les personnels qui détiennent ou utilisent de façon permanente les matériels pour l'exécution de leur tâche. Ces matériels figurent sur un inventaire particulier certifié par eux.
Les détenteurs-usagers ne font pas l'objet de décision nominative.
1.10. Les comptables.
Les comptables sont responsables :
du suivi de l'exécution comptable des ordres de mouvements ordonnés par les ordonnateurs-répartiteurs et du contrôle sur pièce de leur exécution physique ;
de la décentralisation des écritures et de la tenue de l'inventaire général ;
de la vérification des pièces justificatives qui leur sont transmises et de leur conservation pendant au moins cinq ans ;
de l'exactitude des comptes rendus fournis.
Les comptables sont désignés nominativement par les chefs de service. La décision correspondante doit être inscrite au registre des procès-verbaux du service concerné.
1.11. Dispositions communes aux détenteurs-dépositaires et aux comptables.
1.11.1. Cumul des fonctions.
Les fonctions de détenteur-dépositaire et de comptable peuvent être exercées par le même agent.
L'ordre de nomination doit alors prévoir ce cumul.
1.11.2. Mandataires et intérimaires.
Tout détenteur-dépositaire et tout comptable venant de prendre ses fonctions fait agréer, dans les meilleurs délais, par le chef de service ordonnateur-répartiteur, la désignation d'au moins un mandataire destiné à le remplacer en cas d'absence temporaire. Le mandataire désigné reçoit une procuration (2) acceptée par lui, signée par le titulaire et contresignée par le chef de service. Cette procuration est inscrite au registre des procès-verbaux du service concerné.
En cas de vacance subite et prolongée (décès, longue maladie, etc.) du détenteur-dépositaire ou du comptable titulaire, le chef de service désignera, dans toute la mesure du possible, un nouveau détenteur-dépositaire ou comptable. Si une nouvelle nomination ne peut être prononcée rapidement (situation des effectifs par exemple), un intérimaire sera désigné. Celui-ci exercera ses fonctions, sous sa propre responsabilité, jusqu'à la nomination d'un nouveau titulaire.
1.11.3. Réserves formulées par un détenteur-dépositaire ou un comptable.
Si un détenteur-dépositaire ou un comptable vient à recevoir un ordre qu'il juge contraire à la réglementation ou une pièce justificative lui paraissant irrégulière, il doit adresser par écrit des réserves motivées au chef de service. Si celui-ci, après en avoir avisé le directeur local, confirme par écrit et en faisant référence aux réserves formulées, les documents contestés, le détenteur ou le comptable est tenu d'exécuter l'ordre ou de comptabiliser la pièce justificative. La décision écrite prise par le chef de service est inscrite au registre des procès-verbaux.
1.12. Remise et prise de service entre comptables et entre détenteurs-dépositaires.
1.12.1. Remise et prise de service entre comptables.
Un procès-verbal est dressé contradictoirement entre les comptables entrant et sortant, signé par eux dans le mois suivant la passation de fonctions, contresigné par le chef de service ordonnateur-répartiteur. Simultanément il est procédé à l'arrêté des écritures (livre-journal) qui sera également signé par les comptables entrant et sortant et contresigné par le chef de service. En cas de contestation du comptable entrant, le délai de passation de fonctions peut être porté à un délai maximum de six mois sur demande expresse et motivée adressée au chef de service. Dans ces conditions, le procès-verbal constate les réserves formulées par le comptable entrant et indique le résultat des vérifications ordonnées par le chef de service. La responsabilité du comptable entrant est engagée à compter du jour de la signature du procès-verbal de remise et prise de service. Copie de ce procès-verbal est remise au comptable sortant.
1.12.2. Remise et prise de service entre détenteurs-dépositaires.
Un procès-verbal est dressé contradictoirement entre les détenteurs-dépositaires entrant et sortant, signé par eux dans le mois suivant la passation de fonctions, contresigné par le comptable et par le chef de service ordonnateur-répartiteur. Ce procès-verbal constate la concordance entre les existants réels et les existants en écriture figurant à l'inventaire particulier préalablement rapproché de l'inventaire général du comptable ou énumère les différences constatées. Les vérifications effectuées à cette occasion portent normalement sur la totalité des matériels en compte. Cependant, si la charge est estimée trop importante en volume, les vérifications pourront ne porter que sur les matériels les plus sensibles, les plus attractifs et les plus onéreux. Les autres matériels seront vérifiés par sondages. Dans tous les cas, le procès-verbal de remise et prise de service devra indiquer la méthode choisie : vérifications sur la totalité des matériels ou non. Les matériels stockés sous emballage conditionné sont comptés pour les quantités portées sur les emballages sauf lorsque ceux-ci sont défectueux. En cas de contestation du détenteur-dépositaire entrant, celui-ci dispose d'un délai maximum de six mois pour procéder aux vérifications concernant les matériels normalement confiés à sa garde. Le procès-verbal constate alors les réserves formulées. Un second procès-verbal, faisant référence à celui constatant ces réserves, est alors établi et indique les résultats des vérifications et recensements effectués. Il est signé par le détenteur-dépositaire prenant et contresigné par le comptable et par le chef de service ordonnateur-répartiteur. La responsabilité du détenteur-dépositaire prenant est engagée à compter du jour de la signature du procès-verbal de remise et prise de service.
1.12.3. Dispositions diverses.
Les comptables et détenteurs-dépositaires prenant et sortant doivent être présents lors des passations de service. L'absence du comptable ou détenteur-dépositaire sortant peut être acceptée dans des cas exceptionnels (maladie, mutation pour une affectation éloignée de la précédente, etc.). Le procès-verbal de remise et prise de service indique alors les raisons de son absence.
Les passations de service entre détenteurs-usagers ne donnent pas lieu à procès-verbaux de remise et prise de service. Elles sont effectuées sous la responsabilité des détenteurs-dépositaires concernés. Le détenteur-usager entrant signe l'inventaire particulier des matériels qui lui sont confiés. Les différences constatées à cette occasion font l'objet d'un procès-verbal de déficits constatés lors de vérifications effectuées (voir 1.19.4 de la présente instruction).
1.13. Responsabilité des comptables et des détenteurs.
1.13.1. Cas général.
L'article 15 du décret 90-144 du 14 février 1990 prévoit qu'indépendamment de la responsabilité civile, pénale et disciplinaire de droit commun encourue par les personnels civils et militaires et outre les cas de faute personnelle (3), leur responsabilité pécuniaire peut être mise en jeu en application des lois et décrets qui les régissent.
Ces règles sont applicables à tous les personnels intervenant dans la comptabilité des matériels et notamment aux comptables chargés de la bonne tenue de leurs écritures ainsi que de leur exactitude et aux détenteurs (dépositaires et usagers) chargés de la conservation en nombre et en bon état des matériels confiés à leur garde.
1.13.2. Cas particulier de la responsabilité pécuniaire des détenteurs.
1.13.2.1. Matériels en approvisionnement :
lorsque les opérations de vérifications, récolements ou recensements font apparaître des différences entre les existants en écriture et les existants réels, la responsabilité pécuniaire des personnels officiers assurant les fonctions de détenteurs-dépositaires peut être mise en jeu dans les conditions fixées par le décret 74-705 du 06 août 1974 (4) et l' instruction 10350 /DEF/DAAJC/AA/2 du 23 février 1976 (5) relatifs à la responsabilité pécuniaire de certains militaires. S'agissant de détenteurs-dépositaires non officiers (officiers mariniers, fonctionnaires, ouvriers) leur responsabilité pécuniaire ne peut être retenue pour les cas de matériels en approvisionnement.
Les chefs de section ou de dépôt et les autres agents affectés au magasin sont pécuniairement responsables des dommages qu'ils ont pu causer à l'Etat en commettant, dans l'exercice ou à l'occasion de leurs fonctions, une faute personnelle détachable du service.
1.13.2.2. Matériels en service :
la responsabilité pécuniaire des détenteurs de matériels en service (détenteurs-dépositaires, détenteurs usagers), quel que soit leur statut (personnels militaires officiers et non officiers, fonctionnaires, ouvriers) ne peut être mise en jeu qu'en cas de faute personnelle détachable du service commise dans l'exercice ou à l'occasion de leurs fonctions (3). Outre ce cas, la responsabilité pécuniaire des seuls détenteurs militaires à solde mensuelle peut être mise en jeu pour faute commise en dehors de l'exécution du service en cas de destruction, perte ou mise hors de service des effets d'habillement ou d'équipement qui leur ont été remis et des matériels qui leur ont été confiés à titre de dotation personnelle (3).
1.13.3. Mise en jeu de la responsabilité pécuniaire.
La mise en jeu de la responsabilité pécuniaire des détenteurs est décidée par les ordonnateurs-répartiteurs ayant reçu délégation de pouvoirs du ministre chargé des armées (pertes, déficits, détériorations, destructions).
1.14. Pertes, avaries, destructions, détériorations.
Une perte ou avarie n'est admise à décharge que si elle provient d'événements de force majeure ou de cas fortuits dûment signalés et constatés. Dans tous les cas, le détenteur-dépositaire est tenu de présenter ses justifications [art. 14 du décret de réf. a)].
On entend par (6) :
matériel perdu : le matériel disparu ou irrécupérable, c'est-à-dire soit impossible à retrouver, soit dont l'emplacement est connu mais hors d'atteinte ;
matériel détruit : le matériel qui ne pourra donner lieu à aucune récupération ;
matériel détérioré : le matériel qui peut faire l'objet d'une récupération (matériels qui seront réintégrés dans les stocks ou mis en vente par les domaines, matières qui seront mises en vente par les domaines) ou pour lequel une réparation peut être envisagée.
Toute perte, avarie, destruction, détérioration doit être portée, dans les plus brefs délais, par le détenteur-dépositaire, à la connaissance du chef de service par l'intermédiaire du supérieur hiérarchique immédiat. Le comptable concerné est également avisé. Un procès-verbal de constatation est immédiatement établi et inscrit au registre des procès-verbaux. Ce procès-verbal :
relate les circonstances de la perte, avarie, destruction, détérioration ;
énumère les matériels concernés évalués au prix d'inventaire ;
comporte la décision prise par l'autorité ayant reçu délégation de pouvoirs. Lorsque la décision relève de la compétence d'une autorité supérieure, le procès-verbal indique les propositions formulées par les autorités assurant les transmissions successives.
1.14.1. Cas de force majeure ou d'accident fortuit.
Le procès-verbal établi présente les indications précises sur la cause de l'événement et fait ressortir qu'aucun défaut de surveillance ne peut être retenu à l'encontre du détenteur.
1.14.2. Cas de mise en jeu de la responsabilité du détenteur.
Lorsque la responsabilité du détenteur est mise en cause, le procès-verbal doit comporter obligatoirement les justifications fournies par ce dernier. La décision de mise en jeu de la responsabilité du détenteur est prise par les ordonnateurs-répartiteurs ayant reçu délégation de pouvoirs du ministre chargé des armées (pertes, déficits, détériorations, destructions). Dans ce cas, le procès-verbal sera complété ultérieurement de la suite donnée à la décision d'imputation.
1.15. Eliminations.
Les opérations administratives d'élimination aboutissent à la sortie définitive de la comptabilité des matériels faisant partie du patrimoine mobilier de la défense.
Les différentes éliminations sont :
la réforme de commandement ;
la réforme technique ;
le retrait des approvisionnements.
1.15.1. La réforme de commandement.
La réforme de commandement intervient après décision dite de commandement prise par l'état-major de la marine qui, pour des raisons opérationnelles ou techniques, décide que tels matériels (en approvisionnement, en service, en attente, mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense) cessent d'être utilisés. Elle concerne à la fois les matériels complets, les rechanges et la documentation spécifique à ces matériels et en cas d'impossibilité pour d'autres usages les outillages d'entretien et de fabrication correspondant, ainsi que les matériels interdits d'emploi dont l'utilisation s'avère techniquement dangereuse.
1.15.2. La réforme technique.
La réforme technique concerne les matériels en service qui ne sont plus susceptibles d'utilisation en leur état par suite d'usure normale soit parce que irréparables ou dont le coût de remise en état est jugé trop élevé soit parce que les existants en matériels neufs de ce type sont suffisants. Elle ne s'applique pas aux matériels neufs et en bon état.
1.15.3. Le retrait des approvisionnements.
Le retrait des approvisionnements concerne les matériels neufs ou en bon état n'ayant jamais été utilisés ou ayant fait l'objet d'une remise en état classés dans la position comptable en approvisionnement reconnus définitivement inutiles aux organismes de la défense dans les cas suivants :
matériels périmés : à la suite des évolutions techniques, des modifications successives apportées ou compte tenu de leur durée d'utilisation ou de leur date de péremption ;
matériels sans emploi : en raison de la disparition du besoin qu'ils devaient satisfaire ou par suite d'une décision de non-conformité ;
matériels en excédent des besoins : compte tenu des stocks disponibles par rapport aux besoins à venir.
1.15.4. Les états de proposition de matériels à éliminer.
Les matériels à éliminer sont énumérés sur des états de proposition de matériels à réformer ou sur des états de proposition de retrait des approvisionnements. Les états concernant les réformes de commandement font référence à la décision de cessation d'utilisation prise par l'état-major de la marine.
Les états de proposition de matériels à éliminer (réforme, retrait) indiquent la destination à donner aux matériels :
remise à l'administration des domaines pour être vendus, après prélèvement éventuel des composants utilisables. C'est la règle générale ;
démolition avec récupération des produits obtenus pour remise aux domaines pour les matériels dont l'emploi en l'état serait dangereux (outillages d'exploitation ne présentant plus les sécurités d'emploi, appareils de plongée, etc.) ;
destruction pour les matériels et matières qui ne peuvent être vendus par suite de protection du secret militaire, de date de péremption dépassée, de produits non réutilisables.
Toutefois certains matériels, bien qu'ayant fait l'objet d'une décision d'élimination, peuvent être utilisés à d'autres fins par le département de la défense.
Les états de proposition d'élimination sont évalués au prix d'inventaire. C'est la valeur globale ainsi calculée pour une opération de réforme ou de retrait qui est retenue pour déterminer l'autorité ayant reçu délégation de pouvoirs pour décider l'élimination (cf. 1.8 de la présente instruction). Les états de réforme ou de retrait comportant démolition ou destruction sont, par la suite, complétés de la certification de l'exécution de ces formalités.
Les matériels portés sur les états de proposition d'élimination sont placés en position d'attente (§ 3.3.1 de la présente instruction).
1.15.5. Matériels exclus de la procédure d'élimination.
Peuvent être exclus de la procédure d'élimination, les matériels et fournitures ci-après, qui font l'objet de dispositions particulières à chaque armée, direction ou service en ce qui concerne les périodicités à respecter, les modalités de sortie de comptes, les opérations à effectuer et les destinations à donner :
médicaments, stupéfiants et article à usage unique stériles, périmés ;
déchets de tir, résidus et rechanges classés non réparables reversés par les ateliers et les établissements réparateurs.
1.16. Remise à l'administration des domaines.
Les matériels remis aux domaines pour être vendus sont conservés physiquement dans le service concerné qui en assure la garde. Ils doivent être allotis à part des autres matériels et en particulier des autres matériels en attente d'élimination.
Des procédures de regroupement inter-directions des matériels à remettre aux domaines peuvent être recherchées à l'échelon local.
1.17. Le déclassement.
Le déclassement est une opération interne par laquelle un matériel devenu inutilisable sous son ancien classement de nomenclature est maintenu en approvisionnement ou en service sous un autre classement de nomenclature.
1.18. Tenue de la comptabilité.
1.18.1. But et base de la comptabilité.
La comptabilité des matériels a pour but :
la description des mouvements et la connaissance des existants qui en résultent ;
l'appréciation des responsabilités susceptibles d'être mises en cause ;
la fourniture de renseignements utiles à l'administration des matériels.
Moyen d'information et de contrôle, la comptabilité des matériels doit permettre :
de connaître à tout moment les existants globaux et leur répartition entre positions comptables ;
d'assurer un contrôle systématique et permanent de la concordance entre les écritures et les existants réels ;
de suivre les consommations et d'identifier clairement les organismes ayant bénéficié des délivrances ou cessions du service ;
d'évaluer en quantité et (ou) en valeur le patrimoine mobilier du service.
Les écritures sont basées sur les quantités déterminées à l'aide de documents permanents et de pièces justificatives de mouvements.
1.18.2. Périodicité comptable.
La période comptable est annuelle et s'étend du 1er janvier au 31 décembre.
1.18.3. Division de la comptabilité.
La comptabilité des matériels de chaque service du commissariat de la marine est divisée ainsi qu'il suit :
comptabilité des matériels en approvisionnement ;
comptabilité des matériels en service, et en tant que de besoin des comptabilités particulières pour les matériels ;
en attente ;
mis à la disposition du service par d'autres organismes du ministère de la défense ;
mis à la disposition du service par des organismes extérieurs au ministère de la défense ou par des personnes physiques ou morales ;
mis par le service à la disposition d'organismes extérieurs au ministère de la défense ou de personnes physiques ou morales.
1.18.4. Agents chargés de la tenue de la comptabilité.
Les agents chargés de la tenue de la comptabilité sont les comptables désignés nominativement par le chef de service ordonnateur-répartiteur (cf. 1.10). Un même agent peut être désigné pour tenir plusieurs comptabilités.
Des écritures élémentaires sont tenues par les détenteurs-dépositaires.
Des agents placés sous l'autorité des comptables et des détenteurs-dépositaires et sous la responsabilité de ces derniers peuvent également tenir des écritures élémentaires.
1.18.5. Les documents de la comptabilité.
1.18.5.1. Documents tenus par le comptable.
Les pièces justificatives.
Tout mouvement d'entrée et de sortie, externe ou interne, doit être appuyé par une pièce justificative faisant référence à une décision de l'ordonnateur-répartiteur ou comportant sa signature ou celle d'un de ses adjoints à qui il a expressément donné délégation de signature par un ordre particulier.
Les pièces justificatives des mouvements de matériels, préparées ou établies par les détenteurs-dépositaires sont transmises au comptable concerné pour mise à jour de l'inventaire général. Toute pièce justificative indique, au moins :
la nature du mouvement effectué (entrée ou sortie) ;
les articles mouvementés avec leur numéro de nomenclature ;
les quantités faisant mouvement avec leur unité de compte (mètre, kilo, nombre, etc.) ;
le numéro et la date d'inscription au livre-journal ;
les numéros particuliers d'identification ou d'immatriculation pour les matériels qui en comportent (machines de bureau, véhicules, armes, etc.) ;
les prix d'inventaire ne sont obligatoirement inscrits que lorsque la pièce justificative doit faire l'objet d'une évaluation (cession onéreuse, perte, déficit, etc.).
Les pièces justificatives, arrêtées au nombre d'articles ayant fait mouvement, sont signées par le comptable. Sa signature vaut acceptation des pièces justificatives concernées. Elles sont passées en écriture, en quantités, dans les meilleurs délais (délai maximum de 48 h à partir de leur réception par le comptable) soit manuellement soit par saisie dans un système informatisé.
Les pièces justificatives passées en écritures sont classées dans l'ordre de leur inscription au livre-journal et conservées sous la responsabilité du comptable.
Les principales pièces justificatives sont :
l'ordre de recette à titre d'achat pour les matériels provenant d'achats dans le commerce ou l'industrie ;
l'ordre d'entrée pour les matériels provenant de cessions ;
le billet de mouvement pour les matériels délivrés aux unités et aux détenteurs-dépositaires de matériels en service ;
le billet de mouvement pour les matériels remis par les unités et par les détenteurs-dépositaires de matériels en service ;
l'ordre de sortie pour les matériels cédés, perdus, détériorés, en déficit ;
le bon de versement pour les matériels produits ou confectionnés par les ateliers du service ;
l'état récapitulatif des délivrances pour travaux effectués aux ateliers du service.
Les différentes pièces justificatives à produire dans chaque cas et, éventuellement, les consignes de rédaction font l'objet d'une instruction particulière de la direction centrale du commissariat de la marine.
Le livre-journal.
Le livre-journal est destiné à l'enregistrement, dans l'ordre chronologique, des pièces justificatives constatant les mouvements de matériels, qu'il s'agisse d'entrées ou de sorties.
Lorsque ce document est tenu de façon manuelle, il est coté et paraphé par le chef de service. Lorsqu'il est obtenu à partie de la saisie des pièces justificatives dans un système informatisé, les feuillets édités comportent un arrêté journalier des mouvements saisis. Cet arrêté est signé par le comptable qui authentifie ainsi le document.
Le livre-journal (manuel ou informatisé) est un document annuel. Il est arrêté au nombre de pièces justificatives enregistrées :
au moment de la remise et prise de service entre comptables ;
au 31 décembre de chaque année.
L'arrêté est signé par le comptable (comptables entrant et sortant en cas de remise et prise de service) et contresigné par le chef de service.
L'inventaire général.
L'inventaire général indique en permanence, et pour chaque article, par position comptable, les existants globaux et leur répartition entre les différents détenteurs-dépositaires ou les différents gisements. Il indique, au moins, les renseignements suivants :
désignation de l'article avec son numéro de nomenclature ;
unité de compte ;
prix d'inventaire ;
date de la dernière vérification ou recensement des existants ;
existant global en quantité et répartition entre les différents détenteurs-dépositaires ou entre les différents gisements ;
mouvements intervenus affectant l'existant global et sa répartition.
L'inventaire général, tenu en quantités, est un document permanent qui n'est pas arrêté en fin d'année. Il se présente sous la forme :
soit d'un document manuel. Il est alors composé de fiches comptables enregistrées au moment de leur ouverture sur un registre spécial d'émission et authentifiées par la signature du comptable qui prend toutes dispositions pour assurer l'intégrité du fichier (présence de la totalité des fiches le composant). Toute fiche entièrement remplie est remplacée par une nouvelle fiche puis archivée et conservée pendant une durée d'au moins cinq ans ;
soit d'un document informatisé mis à jour par la saisie des mouvements de matériels effectuée à la diligence du comptable et sous sa responsabilité. Il appartient au chef de service de prendre les dispositions concernant l'accès au fichier informatisé constituant l'inventaire général de manière à ce que les mouvements concernant les existants ne puissent être saisis qu'à la diligence du comptable (intégrité de l'inventaire général). Le système informatisé en place doit permettre, à tout moment, la visualisation et l'édition du tout ou partie de l'inventaire général.
Le registre des procès-verbaux [voir instruction citée en réf. d)].
Le registre des procès-verbaux est un document manuel coté et paraphé par le chef de service. Il est destiné notamment à la transcription ou à l'enregistrement des faits, des actes et des ordres pouvant engager ou dégager la responsabilité des personnels concourant à la comptabilité des matériels et notamment :
les ordres de désignation des comptables et des détenteurs-dépositaires ;
la procuration délivrée aux mandataires ;
les procès-verbaux de remise et prise de service entre comptables et entre détenteurs-dépositaires ;
les procès-verbaux constatant les pertes et détériorations ;
les procès-verbaux de vérifications, récolements, recensements ;
les réserves formulées par les comptables et les détenteurs-dépositaires concernant l'exécution de mouvements de matériels prescrits par l'ordonnateur-répartiteur ;
les délégations de signatures données par l'ordonnateur-répartiteur.
Le registre-inventaire des matériels mis à la disposition d'autres directions ou services du ministère de la défense, ou le cas échéant de formations administratives n'appartenant pas à la marine.
Ces matériels sont suivis sur un registre-inventaire, manuel ou informatisé, qui indique, au moins, par bénéficiaire et par opération :
la référence à la décision autorisant la mise à disposition. Une copie de cette décision doit être classée à l'appui du registre ;
les conditions financières ;
la désignation des articles avec leur numéro de nomenclature énumérés les uns à la suite des autres ;
les unités de compte ;
les quantités ;
le prix d'inventaire ;
l'évaluation au prix d'inventaire ;
la durée ;
la date prévue de réintégration ;
la date effective de réintégration avec référence à la pièce justificative correspondante ;
la référence du (ou des) versement(s) financier(s) effectué(s) par le bénéficiaire.
Le registre-inventaire des matériels mis à la disposition du service.
Ce registre comprend deux divisions concernant respectivement :
les matériels appartenant à d'autres organismes du ministère de la défense ;
les matériels appartenant à des personnes ou à des organismes extérieurs au ministère de la défense.
Manuel ou informatisé, ce registre énumère les matériels concernés avec indication des dates de mise en place et de restitution. Un exemplaire de la convention de mise à disposition établie à cette occasion est conservé à l'appui du registre.
Le registre-inventaire des matériels mis à la disposition de personnes ou d'organismes extérieurs à la défense.
Ce registre-inventaire doit permettre de distinguer :
les mises à disposition au profit de personnes ou d'organismes extérieurs, dans le cadre de la participation des armées à des activités ne relevant pas de leurs missions spécifiques ou à des missions relevant d'autres départements ministériels ;
les mises à disposition au profit d'entreprises industrielles ou d'organismes de recherches pour la réalisation d'études ou de programmes militaires.
Ce registre indique, par bénéficiaire et par opération :
pour les premières mises à disposition : l'énumération des matériels concernés avec leur numéro de nomenclature, la date de mise à disposition, la date prévue de réintégration, la date effective de réintégration avec référence à la pièce justificative établie. Les conditions financières et techniques de la mise à disposition sont précisées dans la convention ou le protocole obligatoirement établi à cette occasion et dont un exemplaire est conservé à l'appui du registre ;
pour les deuxièmes mises à disposition : l'énumération des matériels concernés avec leur numéro de nomenclature, la date de mise à disposition, la date prévue de réintégration, la date effective de réintégration avec référence à la pièce justificative établie, les dates de vérification des existants par le service cédant. Les conditions techniques et financières de la mise à disposition ainsi que les obligations respectives du service cédant et de l'organisme bénéficiaire sont stipulées dans le marché ou la convention obligatoirement établi à cette occasion et dont un exemplaire est conservé à l'appui du registre.
1.18.5.2. Document tenu par le détenteur-dépositaire.
L'inventaire particulier.
L'inventaire particulier indique en permanence et en quantité tous les matériels confiés à la garde d'un détenteur-dépositaire. Il donne, par article, au moins, les renseignements suivants :
désignation des détenteurs-dépositaires successifs avec indication des dates de prise de fonction et leur signature ;
désignation de l'article et numéro de nomenclature ;
unité de compte ;
prix d'inventaire ;
quantité en compte et répartition éventuelle entre différents gisements ou entre détenteurs usagers ;
mouvements intervenus affectant les quantités en compte et leur répartition.
L'inventaire particulier est un document permanent qui n'est pas arrêté en fin d'année. Il se présente sous la forme :
soit d'un document manuel. Il est alors composé de fiches mobiles faisant référence aux fiches comptables correspondantes et renouvelées lorsqu'elles sont entièrement remplies. Les mouvements sont passés en écriture, par le détenteur-dépositaire, avant transmission des pièces justificatives au comptable ;
soit d'un document informatisé mis à jour par le détenteur-dépositaire, au moment de la saisie des mouvements avant transmission des pièces justificatives au comptable. Le système de traitement informatisé utilisé doit permettre non seulement la visualisation mais l'édition à la demande du document constituant l'inventaire particulier du détenteur-dépositaire.
En ce qui concerne les matériels en approvisionnement et en attente, lorsque le comptable cumule ses fonctions avec celle de détenteur-dépositaire, l'inventaire général et l'inventaire particulier sont confondus dans le même document.
1.18.5.3. Document du détenteur-usager.
Au moment de sa prise de fonction ou lors de leur perception, le détenteur-usager reçoit du détenteur-dépositaire un inventaire particulier énumérant tous les matériels qui lui sont confiés pour utilisation. Il y appose sa signature valant acceptation. Toute modification ultérieure des quantités confiées doit comporter l'acceptation du détenteur-usager. Ce document est également signé par le détenteur-dépositaire.
1.18.6. Durée de conservation des documents de la comptabilité.
Les documents de la comptabilité tenue par le comptable sont conservés en archives pendant les cinq années postérieures à celle de la dernière inscription (pièces justificatives, livre-journal, inventaires comptables). Ils sont détruits après cette période de conservation.
La règle ci-dessus ne s'applique pas aux documents auxiliaires.
Pour les inventaires comptables tenus dans le cadre d'un système informatisé, ce système doit permettre la conservation et l'édition de l'inventaire pendant la durée de cinq ans indiquée ci-dessus.
Le registre des procès-verbaux est conservé pendant les dix années postérieures à celle de la dernière inscription.
1.18.7. Valorisation des existants.
1.18.7.1. Matériels en approvisionnement et en attente.
Les existants sont valorisés au 31 décembre de chaque année au prix d'inventaire.
1.18.7.2. Matériels en service, matériels loués, matériels mis à disposition.
Il n'est pas procédé à la valorisation des existants au 31 décembre de chaque année.
1.19. Surveillance des existants.
La responsabilité générale de la surveillance des existants incombe au chef de service à l'égard de qui les détenteurs-dépositaires sont responsables de la présentation en nombre et en bon état des matériels figurant à leur inventaire.
La surveillance des existants s'effectue par des opérations de rapprochement entre les inventaires tenus par le comptable et le détenteur, et les existants réels, ou inversement. Ces opérations sont appelées vérifications lorsqu'elles sont effectuées par des personnels du service lui-même (détenteurs ou agents désignés). Lorsqu'elles sont effectuées par le chef de service en personne ou par des autorités exerçant une action de surveillance, d'inspection ou de contrôle, elles sont appelées :
récolement qui consiste à vérifier que les existants en écriture figurant à l'inventaire particulier du détenteur préalablement rapproché de l'inventaire général du comptable sont conformes aux existants réels ;
recensement qui consiste à vérifier que les existants réels sont conformes aux existants en écriture portés sur l'inventaire particulier du détenteur rapproché de l'inventaire général du comptable.
1.19.1. Vérifications des écritures.
Le comptable effectue un rapprochement entre l'inventaire général et les inventaires particuliers :
obligatoirement au moment de la remise et prise de service entre détenteurs-dépositaires ;
périodiquement de manière que l'intégralité de l'inventaire général soit rapproché des inventaires particuliers selon les périodicités fixées au paragraphe 1.19.2.2 ci-après.
Lorsque des différences sont constatées, les écritures sont rectifiées après recherche de l'origine de ces différences.
Les rapprochements d'inventaires effectués par le comptable sont matérialisés par sa signature donnée sur les procès-verbaux de remise et prise de service entre détenteurs-dépositaires et sur les procès-verbaux de vérifications, récolements et recensements.
Les pièces justificatives établies par les détenteurs pour exécuter les mouvements de matériels sont vérifiées (conformité, régularité) par les comptables au moment de leur signature pour acceptation.
1.19.2. Vérifications des existants.
Les vérifications des existants sont effectuées :
par les détenteurs-dépositaires ;
par des agents désignés par le chef de service.
1.19.2.1. Vérifications effectuées par les détenteurs-dépositaires.
Les vérifications des existants sont effectuées dans les conditions suivantes :
obligatoirement, au moment de la prise de service. Ces vérifications sont effectuées selon les dispositions prévues au paragraphe 1.12.2 de la présente instruction. L'opération est matérialisée par le procès-verbal de remise et prise de service qui indique les différences constatées et la suite donnée ;
les détenteurs-dépositaires sont responsables de la conservation en nombre et en bon état des matériels confiés à leur garde y compris les matériels utilisés par des détenteurs-usagers. Les vérifications obligatoirement effectuées au moment de la prise de service ne les dispensent pas de la surveillance ultérieure des existants. Cette surveillance doit être permanente. Elle s'effectue sans formalité administrative particulière sauf en cas de différences constatées qui sont immédiatement signalées au comptable en vue de l'établissement d'un procès-verbal de vérification.
1.19.2.2. Vérifications effectuées par les agents vérificateurs.
Le chef de service désigne, en début d'année, les agents chargés d'effectuer les vérifications des existants. Leur nombre est fonction du volume des matériels à vérifier.
Pour ce qui concerne les matériels en service, le comptable concerné peut être désigné agent vérificateur. Pour ce qui concerne les matériels en approvisionnement, le comptable concerné ne peut être désigné agent vérificateur lorsque les fonctions de comptable et de détenteur-dépositaire sont cumulées.
La périodicité des vérifications à effectuer est variable selon qu'il s'agit de :
matériels en approvisionnement : la totalité des stocks doit être vérifiée sur une période maximale de trois ans ;
matériels en service : la totalité des matériels en compte à un détenteur-dépositaire doit être vérifiée tous les ans.
Le chef de service établit un programme annuel de vérifications tenant compte des périodicités ci-dessus. Il peut prescrire des vérifications plus fréquentes pour les matériels de grande valeur et pour les matériels qu'il juge sensibles ou attractifs.
1.19.2.3. Modalités d'exécution des vérifications effectuées par les agents vérificateurs.
Tous les articles vérifiés, y compris ceux ne présentant pas de différence, sont inscrits sur un carnet de vérification (procédure manuelle) ou sur des feuillets de vérification édités par le système informatique. Quel que soit le document d'inscription utilisé, celui-ci fait apparaître, au moins :
les existants réels comptés, pesés ou mesurés par les agents vérificateurs. Les articles stockés « en conditionné » sont comptés pour les quantités figurant sur les emballages lorsque ceux-ci sont intacts et scellés ;
les existants en écriture ;
les différences constatées en plus (excédents) ;
les différences constatées en moins (déficits) ;
le prix d'inventaire (indiqué pour les seuls articles présentant une différence).
Chaque séance de vérification, qui peut donner lieu à la rédaction de plusieurs feuillets, est arrêtée par l'agent vérificateur, au nombre d'articles vérifiés. Elle est signée par :
l'agent vérificateur ;
le détenteur concerné qui doit obligatoirement fournir des justifications à décharge concernant les matériels présentant des différences ;
le comptable. Sa signature vaut certification des existants en écriture et conformité entre les existants à l'inventaire général et ceux de l'inventaire particulier du détenteur.
Les résultats de la séance de vérification sont ensuite soumis à la signature du chef de service qui, sans attendre le procès-verbal trimestriel de régularisation, prescrit :
la compensation entre les excédents et les déficits concernant les seuls articles similaires et de valeur très rapprochée ;
la prise en compte des quantités excédentaires ;
la sortie des quantités en déficit.
Le chef de service profite de l'examen des séances de vérifications pour s'assurer que celles-ci se déroulent conformément au programme annuel qu'il a fixé et permettant le respect des périodicités indiquées au paragraphe 1.19.2.2.
Tous les articles vérifiés au cours d'une séance font l'objet d'une mention (date de la vérification) portée à l'inventaire général comme à l'inventaire particulier.
1.19.2.4. Procès-verbal trimestriel des vérifications effectuées.
En fin de trimestre, le comptable dresse un procès-verbal indiquant le nombre global des articles vérifiés pendant le trimestre considéré et énumérant ceux présentant des différences. Celles-ci sont évaluées au prix d'inventaire. Ce procès-verbal appuyé des feuillets de vérifications est présenté à la signature du chef de service.
1.19.3. Récolements et recensements.
Les récolements et recensements effectués par le chef de service en personne, le directeur local, les autorités en mission d'inspection, les membres du contrôle général des armées, etc. font l'objet d'un procès-verbal transcrit au registre des procès-verbaux et énumérant les articles récolés ou recensés en faisant apparaître les différences constatées. Ce procès-verbal est signé par l'autorité ayant procédé au récolement ou recensement. Il est ensuite complété des justifications du détenteur concernant les différences et présenté à la signature du chef de service qui prescrit les régularisations à effectuer (§ 1.19.2.3).
1.19.4. Suite donnée aux procès-verbaux de vérifications, récolements, recensements.
Les procès-verbaux constatant les excédents et les déficits comportant les justifications des détenteurs (ou appuyés de ces justifications) sont approuvés par les autorités ayant reçu délégation de pouvoirs qui décident ou non d'imputer, en tout ou partie, le montant des déficits aux détenteurs concernés. Seul le montant des déficits est pris en compte pour déterminer l'autorité ayant reçu délégation de pouvoirs sauf les cas où les excédents donnent lieu à mise en cause d'une responsabilité. Ces excédents sont alors appréciés au même titre que les déficits.
Lorsque la décision relève d'une autorité supérieure, le procès-verbal indique les avis et propositions formulés par les autorités assurant les transmissions.
1.20. Surveillance et contrôle de la comptabilité des matériels.
La surveillance générale de la comptabilité des matériels incombe, de manière permanente, au chef de service concerné assisté de ses adjoints (surveillance interne) puis de manière périodique à l'autorité hiérarchique en mission d'inspection (directeur local, inspecteur technique, officiers de la direction centrale, etc.). Elle s'effectue au moyen de vérifications, récolements, recensements et aussi en s'assurant de la bonne application de la réglementation et notamment du respect de la périodicité des vérifications des existants prévue par la présente instruction.
Le directeur central du commissariat de la marine exerce la surveillance administrative du service conformément à l' arrêté du 31 janvier 1992 (BOC, p. 698) modifié. Il peut déléguer tout ou partie de ce pouvoir aux directeurs locaux.
La comptabilité des matériels de la défense est en outre soumise aux investigations des membres du contrôle général des armées.
2. Dispositions particulières aux matériels en approvisionnement.
2.1. Définition.
Les matériels en approvisionnement sont les matériels disponibles et en bon état stockés dans les magasins.
Ils peuvent comprendre :
des matériels en approvisionnement courant et des matériels en approvisionnement réservé ;
des matériels de nature non consommable et des matériels de nature consommable. La distinction entre nature non consommable et nature consommable n'intervient qu'après sortie de la position comptable en approvisionnement par délivrance ou cession aux unités ou classement dans la position comptable en service ;
des produits pétroliers.
Les imprimés, registres et documents en approvisionnement sont stockés dans le seul magasin du CADIM. Les règles particulières qui leur sont applicables sont définies par instruction particulière de la DCCM.
2.2. Comptable et détenteur-dépositaire.
Dans les services du commissariat de la marine, les fonctions de comptable et de détenteur-dépositaire des matériels en approvisionnement peuvent être cumulées par la même personne.
Lorsqu'il s'agit d'un personnel officier, il perçoit une indemnité de responsabilité mais en contrepartie sa responsabilité pécuniaire peut être mise en jeu en cas de déficits constatés lors des vérifications, récolements, recensements (cf. 1.13.2.1). Le comptable détenteur-dépositaire relève de l'autorité immédiate du chef de service.
Des détenteurs-dépositaires particuliers peuvent cependant être nommés pour les produits pétroliers.
2.3. Constitution des stocks.
Les matériels en approvisionnement proviennent essentiellement d'achats dans le commerce ou l'industrie.
Ces achats sont effectués à l'initiative :
de la direction centrale du commissariat de la marine pour les matériels en gestion centralisée. Une instruction particulière fixe la liste des matériels concernés. Les achats sont généralement réalisés par le service des marchés généraux du commissariat de la marine mais peuvent être confiés à un service local centralisateur ;
du chef de service pour les matériels de gestion locale.
2.4. Réception des matériels, versement en magasin, prise en compte.
2.4.1. Réception des matériels.
Tous les matériels provenant d'achats centralisés ou non sont livrés et stockés dans une salle de réception distincte des magasins. Ils ne peuvent être versés en magasin et pris en compte qu'après les opérations de réception effectuées par une commission particulière nommée par le chef de service.
2.4.1.1. Salle de réception.
Un ordre du chef de service fixe le fonctionnement de la salle de réception en indiquant les jours de réunion de la commission de réception et en désignant un officier responsable qui fait tenir un journal des arrivages manuel ou informatisé, veille à ce que les matériels livrés soient présentés sans retard à la commission de réception et ensuite versés en magasin dès la réception prononcée.
2.4.1.2. Commission de réception.
La commission de réception comprend au moins trois membres désignés nominativement par le chef de service :
un officier de l'ordre technique (à défaut un fonctionnaire de l'ordre technique) ;
un officier de l'ordre administratif (à défaut un fonctionnaire de l'ordre administratif) ;
le comptable.
L'un de ces membres est expressément désigné en qualité de président de la commission.
2.4.1.3. Réception qualitative, réception quantitative.
Préalablement à la réunion de la commission, le responsable de la salle de réception fait établir, distinctement par marché ou commande, une liasse de réception manuelle ou informatisée où sont énumérés les matériels objet de la séance de réception.
La commission de réception examine les matériels au plan de la qualité et au plan des quantités.
La réception qualitative constate que les matériels sont rigoureusement conformes aux clauses du marché ou de la commande. Elle comporte les essais et épreuves stipulés au contrat. Celui-ci fixe les conditions de réception des matériels livrés sous emballage conditionné.
La réception quantitative constate les quantités réellement livrées qui doivent être conformes à celle indiquées au marché sous réserve des tolérances admises ou prévues au contrat. Un ordre particulier du chef de service peut prévoir que la réception quantitative est effectuée par une sous-commission dont il fixe la composition.
Pour les matériels ayant fait l'objet, avant livraison au service, d'une réception technique en usine prévue au contrat, la commission de réception doit avoir à sa disposition le procès-verbal de réception établi à cette occasion, qu'il s'agisse d'une réception technique définitive ou d'une réception technique provisoire. En cas de réception technique définitive en usine, le rôle de la commission de réception du service consiste uniquement, sauf stipulation contraire du marché, à constater que le matériel est arrivé au complet et en bon état.
2.4.1.4. Procès-verbal de réception.
Après examen qualitatif et quantitatif des matériels, la commission dresse, séance tenante, un procès-verbal de réception signé par tous les membres de la commission et constatant :
soit d'admission définitive. Il y a alors transfert de la propriété des matériels au profit du service ;
soit l'admission avec réfaction, soit l'admission après réparation, soit le rejet. Dans ces cas les matériels provenant d'achats restent la propriété du fournisseur jusqu'à la solution définitive du litige en application de la réglementation particulière aux marchés et achats publics.
2.4.1.5. Réception partielle.
Dans des cas d'urgence laissés à l'appréciation du chef de service, des réceptions partielles peuvent être prononcées. Un ordre particulier en fixe la procédure.
2.4.2. Versement des matériels en magasin, prise en compte.
Les matériels définitivement admis sont immédiatement versés en magasin et pris en compte à l'inventaire général.
Les numéro et date d'inscription au livre-journal de la pièce justificative d'entrée des matériels sont indiqués, sous la signature du comptable, sur la facture concernée pour en permettre la liquidation.
2.4.3. Comptes de passage.
Par exception au principe général décrit au paragraphe 2.4.2 de la présente instruction (prise en compte à l'inventaire général au niveau de l'article) il peut être ouvert des comptes collectifs, dits comptes de passage, pour enregistrer les mouvements d'entrée et de sortie simultanées de matériels approvisionnés exceptionnellement et non inscrits à la nomenclature. Ces mouvements, correspondant à des achats non stockés ne génèrent pas normalement d'existant.
2.4.4. Stockage des matériels dans le magasin.
Tous les matériels placés dans la position comptable en approvisionnement doivent être stockés dans un magasin. Il y a donc ouverture d'un magasin dès lors qu'il y a stock de matériels en approvisionnement, restant entendu qu'un magasin peut être composé de plusieurs hangars ou autres locaux.
Les matériels doivent être facilement repérables et identifiables (indication de leur numéro de nomenclature et de leur désignation).
A l'échelon du magasin, les existants sont soit suivis sur une fiche de stock manuelle mise à jour immédiatement après chaque mouvement soit connus par consultation du fichier informatisé.
Un ordre du chef de service fixe les conditions de fonctionnement du magasin et notamment les jours et heures d'ouverture pour délivrances aux unités ainsi que les dispositions prises pour éviter les vols (endroit où sont déposées les clefs du magasin pendant les jours non ouvrables et les heures non œuvrées), les dispositions prises pour les délivrances urgentes pendant ces heures, etc.
2.4.5. Matériels en transit.
Des directives particulières de la direction centrale du commissariat de la marine fixent les règles de réception et de comptabilité applicables aux matériels en transit destinés à l'approvisionnement des services situés hors-métropole.
2.5. Délivrances aux unités, remises par les unités.
2.5.1. Délivrance aux unités en armement.
2.5.1.1. Bâtiments en armement.
Les délivrances aux bâtiments en armement sont effectuées au vu des états d'allocation de matériels établis par le service constructeur. Les matériels qui n'ont pu être délivrés à la date fixée pour la clôture de l'armement sont portés sur un état des matériels non délivrés (état « C »).
Les délivrances aux bâtiments en armement sont traitées comme des cessions onéreuses au service constructeur.
2.5.1.2. Unités à terre.
Les délivrances, à la charge du commissariat de la marine, sont effectuées sur billets de mouvement établis par les unités :
au vu des allocations fixées par les autorités compétentes pour les matériels dont la disponibilité est obligatoire ;
en fonction des besoins estimés pour les autres matériels.
2.5.2. Délivrances normales aux unités armées.
Ces délivrances sont effectuées sur demande des unités présentées normalement sur billet de mouvement précisant le motif de la demande : suite à consommation ou utilisation normale, échange standard, perte, etc.
Lorsque les délivrances concernent des matériels constituant un ensemble, ce dernier seulement est porté sur le billet de mouvement. Le service délivrancier doit alors remettre à l'unité un tableau ou une liste de composition détaillée indiquant les différents composants avec leur nombre.
Des instructions particulières fixent les règles de délivrances des produits pétroliers et des effets d'habillement.
2.5.3. Délivrances en complément et en supplément à l'armement.
Ces délivrances sont effectuées sur billet de mouvement établi par les unités (sauf pour les matériels figurant à l'état « C » qui sont délivrés au vu de cet état).
Les demandes en complément à l'armement concernent des matériels figurant sur les états d'allocation des matériels (EAM) mais qui, pour une cause quelconque, n'ont pas été délivrés à l'armement (matériels figurant à l'état « C »). Elles concernent aussi des matériels non consommables devenus réglementaires par suite de modifications d'un EAM (bâtiments) ou des allocations particulières (unités à terre). Les billets de mouvements établis pour une demande en complément à l'armement sont appuyés, si nécessaire, d'une fiche explicative.
Les demandes en supplément à l'armement concernent des matériels non consommables qui, soit :
ne sont pas compris sur les états d'allocation de matériels ou qui en excèdent les fixations (bâtiments) ;
dont la délivrance a été prescrite par une décision ministérielle ou sont nécessaires pour l'accomplissement d'une mission particulière (bâtiments et unités à terre) ;
sont librement approvisionnés par les unités à terre.
Les billets de mouvement établis pour une demande en supplément à l'armement sont appuyés si nécessaire d'une fiche explicative.
2.5.4. Délivrances ajournées.
Les demandes qui n'ont pu être satisfaites par suite d'insuffisance ou d'épuisement du stock peuvent donner lieu à la création d'un dû qui doit être traité dès réapprovisionnement. Il appartient au service d'aviser l'unité de la disponibilité des matériels concernés.
2.5.5. Les remises par les unités.
Les remises de matériels demandées par les unités sont présentées sur billet de mouvement. Ces remises peuvent être :
définitives : en cas de désarmement d'une unité ou de matériels devenus inutiles ;
à charge de remplacement. Il s'agit alors d'échange-standard (matériels soumis à épreuves ou visites périodiques, matériels hors service). Lorsque la mise hors de service ne résulte pas de l'usure ou de l'utilisation normale, la référence du procès-verbal d'avarie ou de détérioration établi par l'unité doit être mentionnée sur le billet de mouvement.
Les matériels remisés sont examinés par une commission de remise, nommée par le chef de service, qui examine les matériels notamment au plan qualitatif et les classe :
à verser en magasin pour les matériels en bon état ;
à réparer ;
à démolir ou à détruire ;
à remettre aux domaines.
2.5.6. Les échanges standard.
Les échanges standard sont effectués sur billet de mouvement établi par les unités. Ils ne peuvent concerner que des matériels classés non consommables. Ils consistent en un échange nombre pour nombre de matériels hors de service par des matériels de même type et en bon état. Ils sont examinés par la commission de remise dans les mêmes conditions que ci-dessus.
2.5.7. Imputation sur les masses ou sur le crédit en valeur.
Les règles d'imputation des délivrances, des remises et des échanges-standard sur les crédits acquis par les unités au titre des masses ou sur le crédit en valeur qui leur est attribué sont fixées par instruction particulière de la DCCM.
2.6. Ventilations.
Les matériels en approvisionnement de gestion centralisée sont gérés par la direction centrale qui, selon les besoins exprimés par les services et les existants locaux, peut ordonner des ventilations de service à service.
Après examen tant au plan qualitatif que quantitatif, les matériels reçus sont versés en magasin et pris en comptabilité au vu d'un ordre de recette. Un certificat de réception est adressé au service expéditeur. Seules les quantités réellement reçues et en bon état sont prises en compte. Les matériels détériorés et les manquants sont constatés sur des procès-verbaux de détérioration ou de perte en cours de transport. Les litiges sont réglés selon les instructions particulières relatives aux transports de matériels.
Les matériels expédiés à un autre service sont sortis des écritures au vu d'un ordre de sortie.
2.7. Cessions.
Des cessions de matériels en approvisionnement peuvent être ordonnées par les autorités ayant reçu délégation de pouvoirs du ministre chargé des armées et qui en fixent les conditions matérielles et financières.
Elles sont effectuées dans les conditions définies par l' instruction 17109 /MA/DAAJC/AA/2 du 25 mai 1967 (BOC/SC, p. 880) modifiée qui énumère :
les cessions qui doivent être réalisées avec l'intervention du service des domaines (notamment pour la fixation des prix) ;
les cessions qui peuvent être réalisées sans l'intervention du service des domaines soit parce qu'elles relèvent étroitement du fonctionnement interne des armées, soit parce qu'il s'agit de matériels à caractère spécifiquement militaire.
Les cessions sont normalement ordonnées à titre onéreux.
Les cessions onéreuses pour le compte d'organismes étrangers (administrations, sociétés ou personnes privées, états) sont soumises au visa de la commission des cessions présidée par la délégation générale pour l'armement (direction des relations internationales, DGA/DRI).
Les cessions à titre gratuit (ou au-dessous du prix normal) sont soumises par l'état-major de la marine à la décision personnelle du ministre de la défense. Les cessions gratuites au profit de services qui relèvent du ministère de la défense sont soumises à la décision du directeur des services financiers (DSF) lorsque leur valeur inventaire est supérieure au seuil des affaires mineures.
Après réception qualitative et quantitative, les matériels reçus à titre de cession sont versés en magasin et pris en comptabilité au vu d'un ordre d'entrée. Les cessions faites sont justifiées dans les écritures par un ordre de sortie (complété ultérieurement de l'acquit du cessionnaire).
2.8. Comptabilité, valorisation des existants.
La comptabilité des matériels en approvisionnement est tenue à l'échelon de chaque service. Dans les services locaux de métropole, cette comptabilité est tenue par moyen informatisé. Les mouvements pris en saisie font l'objet d'une transmission au CIC/CIGS qui permet la tenue d'une comptabilité centralisée.
Pour les services de métropole, la valorisation des stocks de matériels en approvisionnement arrêtés au 31 décembre de chaque année est effectuée au prix d'inventaire à l'échelon local et consolidée par le CIC/CIGS.
Pour les services situés hors métropole, la valorisation des stocks au 31 décembre de chaque année est effectuée, au prix d'inventaire, à l'échelon local.
2.9. Dispositions diverses.
Une instruction particulière de la DCCM fixe les règles spécifiques aux produits pétroliers (tenue des comptes en volume, constatation des pertes au stockage et à la manipulation, etc.).
Une instruction particulière du centre informatique du commissariat de la marine fixe les règles particulières relatives à la saisie, à l'enregistrement et à la transmission de l'information au CIC/CIGS ainsi que les dispositions prises pour assurer les garanties du système de traitement [voir art. 37 de l'instruction citée en référence b)].
Les chefs de service prendront, en tant que de besoin, des instructions détaillées relatives à l'exécution des mouvements de matériels et à la rédaction des pièces justificatives à la délivrance des effets d'habillement ainsi qu'au fonctionnement de la salle de réception, de la salle de remise, du service des envois, à la procédure à suivre en cas de détérioration ou de perte de matériel en cours de transport, etc. Une copie de ces instructions détaillées sera adressée, par l'intermédiaire du directeur local, à la direction centrale du commissariat de la marine.
3. Dispositions particulières aux matériels en attente.
3.1. Classement des matériels en attente.
Sont classés en attente les matériels ci-après :
à réparer ou en cours de réparation ou de modification ;
en attente d'élimination ;
en cours d'envoi ;
mis à la disposition d'autres directions ou services du ministère de la défense.
Les matériels classés en attente sont stockés à part des matériels en approvisionnement.
3.2. Les matériels à réparer ou à modifier.
3.2.1. Provenance.
Les matériels à réparer ou à modifier proviennent :
a). Des matériels remis par les unités (remises et échanges standard) et classés à réparer.
b). Du stock des matériels en approvisionnement pour lesquels une avarie ou détérioration a été constatée ou pour lesquels une modification a été demandée.
c). Des matériels classés à réparer par la commission de réception.
d). Des matériels en service dans les unités ou dans le commissariat de la marine lui-même ou mis à disposition et pour lesquels une remise en état est demandée.
3.2.2. Comptabilité.
Les matériels à réparer classés aux alinéas a), b) et c) ci-dessus sont pris en charge dans la comptabilité des matériels en attente. Après réparation, ils sont sortis de cette comptabilité et versé dans la comptabilité des matériels en approvisionnement.
Les matériels objet de l'alinéa d) restent dans leur comptabilité d'origine des matériels en service ou mis à disposition. Pendant la durée de la réparation, ils sont placés sous la garde des chefs des ateliers du service (ou des industriels) chargés de la remise en état. Ils sont suivis pour ces derniers dans la comptabilité allégée constituée par les demandes de réparation ou de modification (billets de travaux ou autres documents).
3.3. Les matériels en instance d'élimination, matériels éliminés.
3.3.1. Règles générales.
Les matériels proposés pour l'élimination sont sortis de la comptabilité des matériels en approvisionnement et pris en charge dans une comptabilité particulière (en instance de réforme) jusqu'à approbation de la décision d'élimination.
Les matériels éliminés sont suivis dans la comptabilité des matériels en attente à un des titres ci-après :
à remettre aux domaines pour vente ;
à démolir ;
à détruire.
Les matériels à démolir ou à détruire sont sortis de cette comptabilité particulière après exécution de ces opérations. Les produits de la démolition sont pris en compte au tire des matériels à remettre aux domaines ou sont reversés en magasin comme matières premières.
3.3.2. Règles particulières aux matériels à remettre aux domaines.
Les matériels à remettre aux domaines sont allotis et stockés séparément des matériels en approvisionnement et des autres matériels en attente.
La constitution des lots et leur consistance doivent les rendre attractifs pour les acquéreurs potentiels. Des directives en la matière sont données par l'administration centrale (7).
Les matériels à remettre aux domaines sont suivis en comptabilité sous des classements d'ensemble dont le prix unitaire est estimé par le service compte tenu de son expérience, du résultat des ventes précédentes, etc.
La remise à l'administration des domaines est effectuée au moyen d'un procès-verbal en triple exemplaire signé par le chef de service et transmis à cette administration. Il indique pour chaque lot :
la désignation des matériels (classement d'ensemble) ;
la valeur résiduelle des matériels estimée par le service ;
le gisement des matériels ;
la nature juridique des matériels (matériels de guerre ou non, dénaturés ou non, etc.) ;
la rubrique budgétaire devant bénéficier du produit de la vente.
Un des exemplaires du procès-verbal comportant la certification de la prise en charge par le service des domaines est renvoyé au service et conservé par le comptable pour être mis ultérieurement à l'appui de la pièce justifiant la sortie des écritures du matériel vendu.
Le matériel remis au service des domaines reste sous la garde et la responsabilité du comptable détenteur-dépositaire jusqu'à son enlèvement après vente.
Les ventes sont organisées par le service des domaines. Les matériels vendus et enlevés par les acquéreurs sont sortis de la comptabilité particulière au vu d'un ordre de sortie établi par le comptable après réception de la copie ou de l'extrait du procès-verbal de vente transmis par le service des domaines. Les matériels non vendus restent dans la comptabilité des matériels en attente. Ils seront inclus dans les lots constitués pour les ventes ultérieures.
3.4. Matériels en cours d'envoi.
Les envois sont effectués au vu d'un ordre d'envoi signé par le chef de service ordonnateur-répartiteur. La section des envois établit une liasse d'envoi manuelle ou informatisée comprenant :
un avis d'expédition pour le destinataire ;
un ordre de délivrance à titre d'envoi utilisé comme pièce justificative de sortie de la comptabilité des matériels en approvisionnement ;
une facture d'expédition destinée à la comptabilité des envois.
Les matériels expédiés par le service peuvent être suivis dans une comptabilité spéciale des envois tenus par « dossier d'envoi » et comprenant :
les dossiers d'envoi composés de tous les documents concernant un même envoi (ordre d'envoi, facture d'expédition, correspondances diverses). Il est ouvert un dossier pour chaque envoi ;
le document d'enregistrement des dossiers d'envoi tenu dans l'ordre chronologique ;
le certificat de réception par le destinataire comportant l'acquit de celui-ci et qui permet de clôturer le dossier. Il appartient au service expéditeur d'effectuer les relances nécessaires auprès du destinataire pour obtenir le certificat de réception.
Les matériels en cours d'envoi sont placés sous la responsabilité du comptable aux envois qui est le détenteur-dépositaire des matériels en approvisionnement et en attente. Ce dernier est responsable des manquants, pertes ou avaries qui, à la réception, seraient reconnus provenir de son fait. Les manquants, pertes ou avaries imputables au transporteur font l'objet d'un dossier instruit par le service destinataire selon les instructions particulières relatives aux transports de matériels.
3.5. Matériels mis à la disposition d'autres directions ou services du ministère de la défense.
Ces mises à disposition sont ordonnées par les ordonnateurs-répartiteurs ayant reçu délégation de pouvoirs du ministre chargé des armées.
Les conditions dans lesquelles ces opérations peuvent être effectuées sont définies par l' instruction 17109 /MA/DAAJC/AA/2 du 25 mai 1967 (BOC/SC, p. 880) modifiée.
Elle précise que le service affectataire fixe les conditions techniques de l'opération d'accord avec le service des domaines qui en arrête les conditions financières.
Des précisions particulières concernant certaines mises à disposition entre directions et services relevant du ministère de la défense sont données par l' instruction 10080 /DEF/DSF/CC/1 du 13 janvier 1986 (BOC, p. 44).
Les matériels mis à disposition dans les conditions ci-dessus sont sortis de la comptabilité des matériels en approvisionnement et pris en charge dans la comptabilité des matériels en attente. Ils sont suivis sur un registre-inventaire, manuel ou informatisé, décrit au paragraphe 1.18.5.1 de la présente instruction.
3.6. Garde, responsabilité.
Tous les matériels en position comptable en attente sont placés sous la garde et sous la responsabilité du détenteur-dépositaire qui cumule cette fonction avec celle de détenteur-dépositaire des matériels en approvisionnement. Ce cumul doit être expressément indiqué dans l'ordre de désignation nominative pris par le chef de service. Au moins une fois par an, le détenteur-dépositaire s'assure que les matériels en position comptable en attente sont à conserver dans cette position.
3.7. Comptabilité, valorisation des existants.
Les règles décrites au paragraphe 2.8 de la présente instruction concernant les matériels en approvisionnement sont applicables aux matériels pris en charge dans la comptabilité des matériels en attente.
3.8. Matériels mis en dépôt par les unités.
Les matériels mis en dépôt dans les magasins ou les ateliers du service ne sont pas pris en charge dans la comptabilité des matériels en attente. Ils sont suivis dans une comptabilité allégée particulière composée des documents de mise en dépôt établis par les unités.
4. Dispositions particulières aux matériels en service.
4.1. Définition, provenance.
4.1.1. Définition.
Les matériels en service sont les matériels mis à la disposition du service pour son fonctionnement et pour l'exécution de sa mission propre à l'exclusion des matériels installés à poste fixe et devenus immeubles par destination. Ils sont placés sous la garde des détenteurs-dépositaires mais peuvent être confiés à des détenteurs usagers.
La comptabilité des matériels en service ne concerne que des matériels non consommables. Les matériels consommables ne sont plus suivis en écritures après leur sortie du stock des matériels en approvisionnement. Cependant certains matériels, classés consommables de par leur valeur unitaire, sont toujours suivis en comptabilité ; d'autres font l'objet d'une comptabilité allégée (petit outillage, petit matériel de chantier, etc.).
4.1.2. Provenance.
Les matériels en service proviennent en principe du stock des matériels en approvisionnement.
Toutefois, les matériels devant être mis en service immédiatement après leur livraison sont pris en charge directement dans la comptabilité des matériels en service après réception qualitative et quantitative par la commission de réception dans les formes prévues pour les matériels destinés à l'approvisionnement. La certification de la prise en charge dans les écritures est alors effectuée par le comptable des matériels en service.
Dans tous les cas, les matériels sont mis en place au vu d'un billet de mouvement signé par le chef de service ordonnateur-répartiteur.
4.2. Responsabilité, garde des matériels, comptable.
Les matériels en service sont normalement placés sous la responsabilité et la garde des détenteurs-dépositaires désignés nominativement par le chef de service. Ils sont utilisés par les détenteurs usagers.
Cependant certains matériels jugés sensibles peuvent être placés sous la responsabilité et la garde de détenteurs usagers désignés nominativement par le chef de service.
Un ordre particulier du chef de service énumère les matériels concernés et qui, du fait de leur emploi, sont confiés à la garde d'un détenteur usager. Il s'agit notamment des micro-ordinateurs portables, des téléphones portables, etc.
L'ordre de désignation nominative du détenteur usager doit prévoir expressément qu'il y a transfert de responsabilité du détenteur-dépositaire au détenteur usager qui reçoit un exemplaire de cet ordre.
La comptabilité des matériels en service est tenue sous la responsabilité du comptable désigné nominativement par le chef de service. Le comptable des matériels en approvisionnement peut cumuler ses fonctions avec celles de comptable des matériels en service. Dans ce dernier cas, l'ordre de désignation doit prévoir expressément le cumul.
4.3. Comptabilité des matériels en service.
La comptabilité des matériels en service comporte des divisions particulières pour :
l'outillage ;
les armes ;
le mobilier et les autres matériels (sauf les matériels informatiques) ;
les matériels informatiques et les logiciels.
4.3.1. L'outillage.
L'outillage en service est constitué, d'une manière générale, par les machines et instruments de travail destinés à confectionner, transformer ou réparer les matières et objets mis en œuvre dans les ateliers du service, ainsi que par le matériel d'exploitation. Il comprend :
le gros outillage comprenant les objets d'outillage, les matériels flottants et roulants dont le prix unitaire à l'état neuf est égal ou supérieur à une valeur fixée périodiquement par la DCCM. La comptabilité du gros outillage est tenue de manière à permettre le calcul des annuités d'amortissement entrant dans la comptabilité des travaux du service ;
le petit outillage comprenant les objets d'outillage, les matériels flottants et roulants, l'outillage de consommation courante dont le prix unitaire à l'état neuf est inférieur à la valeur fixée ci-dessus pour le gros outillage.
Le petit outillage est suivi dans la comptabilité des matériels en service. Le petit outillage qui, de par son prix à l'état neuf, est classé consommable est suivi dans une comptabilité allégée qui permet de suivre les consommations. C'est le cas notamment des petits outillages délivrés aux ateliers à titre collectif et des petits outillages délivrés aux ouvriers à titre individuel. Le chef de service prescrit, par un ordre particulier, les mesures de surveillance.
4.3.2. Les armes.
La comptabilité concernant ces matériels doit individualiser chaque arme en précisant son numéro de série.
4.3.3. Le mobilier et les autres matériels
(sauf matériels informatiques et logiciels).
Le mobilier et les autres matériels comprennent le mobilier et le matériel de bureau et, d'une manière générale, tous les matériels non suivis dans une autre division de la comptabilité (postes téléphoniques, etc.).
Le mobilier et les matériels de bureau sont toujours pris en charge dans la comptabilité quel que soit le prix unitaire à l'état neuf des matériels concernés. Toutefois certains petits matériels, notamment les machines à calculer de poche pourront, sur décision du chef de service, faire l'objet d'une comptabilité allégée analogue à celle prévue pour le petit outillage.
La comptabilité des machines et équipements de bureau comporte l'indication de leur numéro de série.
L'inventaire particulier des détenteurs usagers est constitué par une fiche de répartition, établie par local (bureau, atelier, etc.) et indiquant les différents articles en place. Cette fiche de répartition est signée par le détenteur-dépositaire et par le détenteur usager.
4.3.4. Les matériels informatiques et les logiciels.
Les règles de comptabilité applicables aux matériels informatiques et aux logiciels sont définies par l'instruction citée en référence g).
Certains de ces matériels peuvent être placés, par un ordre particulier du chef de service, sous la responsabilité et la garde de détenteurs usagers désignés nominativement (§ 4.2 de la présente instruction).
Pour les matériels non attribués à un détenteur usager désigné nominativement, l'inventaire particulier des détenteurs usagers est constitué par une fiche de répartition établie par local (bureau, atelier, etc.) comme pour le mobilier et les équipements classiques.
4.4. Volants d'atelier.
Les ateliers se procurent normalement, auprès du magasin, des stocks de matériels en approvisionnement, les petits rechanges, produits, matières, etc., nécessaires à l'exécution des travaux. Ces petits rechanges, produits, matières… peuvent être demandés au fur et à mesure des besoins.
Cependant le chef de service peut autoriser la constitution, par atelier, d'un volant de fonctionnement dont il fixe le volume (n jours de fonctionnement par exemple).
Le volant de fonctionnement d'un atelier, composé de matériels consommables, n'est pas pris en charge dans la comptabilité des matériels en service. Il fait l'objet d'une comptabilité allégée permettant de surveiller et connaître les consommations en vue de leur intégration dans la comptabilité des travaux.
4.5. Arrêté de la comptabilité, valorisation des existants.
La comptabilité des matériels en service est arrêtée au 31 décembre de chaque année. Il n'est pas procédé à la valorisation des existants à cette date.
4.6. Dispositions diverses.
Les chefs de service prendront, en tant que de besoin, des instructions détaillées relatives à l'exécution des mouvements, à la tenue d'une comptabilité allégée pour les petits outillages, les machines à calculer de poche, les volants d'atelier ainsi que les mesures de surveillance des existants et des consommations prises dans le cadre de cette comptabilité allégée.
Les objets de musée ou de salle d'honneur pouvant exister dans les services sont suivis en comptabilité conformément aux dispositions de l'instruction citée en référence c).
5. Dispositions particulières à l'ameublement des hôtels de la marine.
5.1. Désignation des comptables et détenteurs.
Sont comptables des matériels composant l'ameublement des hôtels affectés aux préfets maritimes et aux commandants de la marine ou à certaines hautes autorités militaires les officiers ou agents désignés nominativement par le directeur local du commissariat de la marine ou par le commandant de la marine dans les ports où il n'existe pas de direction locale du commissariat de la marine.
Les occupants de ces hôtels assument la responsabilité de détenteur-dépositaire.
5.2. Dispositions générales.
L'ameublement des logements de représentation concédés par utilité de service aux hautes autorités militaires citées à l'article précédent comprend :
pour les pièces d'apparat et de réception : les meubles et les objets mobiliers, les services de table de la salle à manger et les matériels de cuisine et d'office ;
pour la partie privée du logement, lorsqu'il en est attribué : les articles prévus à l'alinéa ci-dessus sauf le linge qui n'est jamais fourni à ce titre.
La liste de ces matériels est arrêtée par décision ministérielle (direction centrale du commissariat de la marine).
5.3. Dispositions comptables.
La comptabilité de l'ameublement des hôtels de la marine comprend :
le livre-journal ;
les pièces justificatives des mouvements ;
l'inventaire qui est établi distinctement pour les meubles, objets mobiliers et autres articles d'une part et pour l'argenterie, le matériel de table, de cuisine et d'office d'autre part.
5.4. Vérifications des existants.
Des vérifications des existants portant sur la totalité des matériels sont effectuées par le comptable (8) :
à chaque changement de titulaire ;
en fin d'année.
Chaque vérification des existants donne lieu à l'établissement d'un procès-verbal faisant apparaître les différences éventuelles entre les existants en écriture et les existants réels. Ce procès-verbal est transmis à la direction centrale du commissariat de la marine par le directeur local.
En outre, un état annuel des objets mobiliers déposés par le mobilier national est adressé à ce service le 15 décembre de chaque année.
6. Dispositions particulières aux matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense, ou de personnes physiques ou morales.
6.1. Définitions.
Les conditions dans lesquelles les opérations de mises à disposition peuvent être effectuées sont définies par l' instruction ministérielle 17109 /MA/DAAJC/AA/2 du 25 mai 1967 prise pour l'application du code du domaine de l'Etat au domaine mobilier des armées. Cette instruction distingue :
le prêt gratuit qui est la mise à la disposition à titre temporaire de services ou organismes publics, de collectivités ou personnes privées, de matériels appartenant aux armées, sans contre-partie onéreuse ;
la location qui est la mise à la disposition à titre temporaire de services ou organismes publics, de collectivités ou personnes privées, de matériels appartenant aux armées, contre paiement d'un prix.
L'article L. 46 du code des domaines distingue :
les matériels loués à un particulier ;
les matériels mis à la disposition d'un service autre que le service affectataire.
Le décret cité en référence a) demande de placer dans une position distincte le matériel mis à la disposition d'organismes extérieurs.
L'instruction générale citée en référence b) précise que par organismes extérieurs, il faut entendre toute personne morale autre que l'Etat, toute personne physique ou tout autre département ministériel.
6.2. Procédures.
Les procédures de mises à disposition font l'objet de l'article 1.4 de l'instruction générale citée en référence b) qui distingue :
les mises à disposition au profit d'organismes extérieurs à la défense dans le cadre de la participation des armées à des activités ne relevant pas de leurs missions spécifiques ou à des missions relevant d'autres départements ministériels. Elles sont effectuées selon les directives données par instruction particulière de l'état-major de la marine ;
les mises à disposition d'entreprises ou d'organismes de recherches pour la réalisation d'études ou de programmes militaires.
Les locations sont décidées par les autorités ayant reçu délégation de pouvoirs du ministre chargé des armées. Ces autorités signent les conventions qui en fixent les conditions techniques et financières.
Les prêts gratuits à des personnes ou organismes extérieurs à la défense ne sont pas autorisés par le code des domaines. Ils sont soumis à la décision personnelle du ministre de la défense. Toutefois lorsque ces prêts sont consentis dans l'intérêt exclusif des armées, ils sont soumis au visa de la direction des services financiers quel qu'en soit le montant. Ils sont décidés par les autorités ayant reçu délégation de pouvoirs qui fixent les dispositions contractuelles à respecter (marché ou convention). Dans tous les cas les transmissions à la DSF sont effectuées par la DCCM.
6.3. Comptabilité.
Les matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense sont sortis de la comptabilité des matériels en approvisionnement (éventuellement de la comptabilité des matériels en service) pour être pris en charge dans une comptabilité particulière tenue par un comptable désigné nominativement par le chef de service. Si ce comptable est le comptable des matériels en approvisionnement, l'ordre de désignation doit expressément indiquer qu'il cumule ces fonctions avec celles de comptable des matériels mis à disposition.
La comptabilité à tenir est décrite au paragraphe 1.18.5.1 de la présente instruction. Il est rappelé que l'article 1.4.2.2 de l' instruction 11000 /DEF/DSF/CC/1 du 15 mars 1990 (BOC, p. 1279) prévoit la vérification des existants par le service cédant pour les matériels mis à la disposition d'entreprises ou d'organismes de recherches pour la réalisation d'études ou de programmes militaires.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le commissaire général, directeur central du commissariat de la marine,
Yves BOURDAIS.
Annexe
Annexe LEXIQUE.
- AF
Approvisionnements de la flotte.
- BOEM
Bulletin officiel des armées, édition méthodique.
- CADIM
Centre d'approvisionnement et de distribution des imprimés de la marine.
- CIC
Centre informatique du commissariat de la marine.
- CIC/CIGS
Centre informatique du commissariat de la marine/centre informatique de gestion des stocks.
- COMAR
Commandant de la marine.
- DCCM
Direction centrale du commissariat de la marine.
- DCCM/LOG
Direction centrale du commissariat de la marine/sous-direction logistique.
- DCM
Direction du commissariat de la marine (à l'échelon local).
- DSF
Direction des services financiers.
- HCC
Habillement, couchage, casernement.
- PREMAR
Préfet maritime.
- STCM
Service technique du commissariat de la marine.
- TTC
Toutes taxes comprises.