Préambule.

Les finances publiques sont habituellement présentées en deux phases : budgétaire et comptable.

La première est régie par l' ordonnance organique 59-2 du 02 janvier 1959 [réf. b)] relative aux lois de finances. Elle détermine la structure générale du budget et les règles fondamentales de l'unité, de l'annualité, de la spécialité et de l'universalité.

La règle de l'unité veut que l'autorisation de dépenses par la représentation nationale soit concrétisée dans un document unique : le budget. Celle de l'annualité limite la portée de l'autorisation de dépenses à l'année calendaire, elle est complétée par l'adoption du « système de la gestion » qui impose de rattacher toutes les opérations de dépenses et les recettes : ordonnancements et mandatements à l'année où elles sont effectuées, quelle que soit la date de la créance. La spécialité concrétise quant à elle l'obligation faite à l'ordonnateur de respecter l'imputation des dépenses conformément à la nomenclature de la loi de finances par chapitre et article, étant précisé que le paragraphe qui se réfère à la nomenclature d'exécution du budget ne constitue qu'un mode de classement a posteriori des dépenses. La règle de l'universalité, enfin, qui proscrit toute contraction entre les dépenses et les recettes.

Certes, toutes ces règles souffrent des assouplissements, mais rigoureusement bornés par un dispositif légal et réglementaire d'interprétation toujours limitative.

La seconde phase est la phase comptable qui dans l'exécution du budget est régie par les principes généraux de la comptabilité publique fixés par la première partie du décret 62-1587 du 29 décembre 1962 [réf. c)] et pour la défense par deux textes d'application : l'instruction financière et comptable n^o 5248/MA/DSF/CG/1 du 25 mai 1967 [réf. h)] et la circulaire 13600 /DEF/DSF/CC/1 du 21 novembre 1980 [réf. i)]. Il est à signaler que ces deux derniers textes sont en cours de refonte et seront remplacés par une circulaire unique prise sous le timbre de la direction des affaires financières, relative à la tenue de la comptabilité centrale et au système d'information financière du ministère de la défense. L'ensemble de ces textes qu'il faut compléter par la loi du 10 août 1922 [réf. a)] relative au contrôle des dépenses engagées, forment le corps de réglementation de la comptabilité publique du ministère de la défense.

Fondée sur ces textes, la comptabilité administrative des dépenses du ministère comprend au niveau de l'administration centrale :

• la comptabilité des autorisations de programme pour les chapitres qui en sont munis, à savoir :

  • la comptabilité des ouvertures et annulations d'autorisations de programme par chapitres et articles budgétaires ;

  • la comptabilité des affectations des autorisations de programme par chapitres et articles budgétaires et par opérations budgétaires d'investissement (OBI) ;

  • la comptabilité centrale des engagements de dépenses par OBI ;

  • la comptabilité centrale des règlements par OBI. Il est précisé que l'OBI qui permet d'assurer le lien entre les autorisations de programme et les crédits de paiement est une spécificité du ministère de la défense ;

• la comptabilité des crédits de paiements qui inclut pour tous les chapitres :

  • la comptabilité des crédits ouverts ;

  • la comptabilité des engagements de dépenses ;

  • la comptabilité des ordonnancements complétée par celle des dépenses réelles par les ordonnateurs secondaires.

Concernant les ordonnateurs secondaires, ces comptabilités sont tenues dans les formes prescrites par les textes réglementaires dont, pour les plus récents, par ceux intéressant en particulier :

• la liaison avec les comptables publics (trésoriers payeurs généraux) :

  • la comptabilité spéciale des investissements (CSI) instituée par la circulaire interministérielle 6631 du 25 février 1999 (n.i. BO) qui comprend les comptabilités des délégations et des subdélégations (CDS) et des opérations d'investissement (COI) qui sont tenues en commun avec le comptable public au moyen des fiches navettes ou par l'interface entre l'application comptable des ordonnateurs secondaires et l'application « nouvelle dépense locale » (NDL) ;

  • la mise en œuvre du lien autorisations de programme/crédits de paiement (AP/CP) prévue par l' instruction interministérielle 18703 du 24 avril 1997 (BOC, p. 2500) ;

  • le catalogue des opérations budgétaires d'investissement fixés par l' instruction 31475 du 16 juillet 1979 (BOC, p. 3675) édition du 7 juillet 1998 ;

• la liaison avec l'ordonnateur principal : par la mise en œuvre d'un nouveau suivi local (NSL) défini par la note n^o 15212/SGA/DSF/REC/C/3 du 16 décembre 1996 (n.i. BO).

Enfin, en application de la loi du 10 août 1922 [réf. a)], a été institué le contrôle financier déconcentré (CFD) par le décret 96-629 du 16 juillet 1996 [réf. e)] et les deux arrêtés du 29 juillet 1996 (BOC, p. 3321 et 3326) qui régissent les relations entre l'ordonnateur et le comptable public intervenant comme contrôleur financier.

Au sein de l'administration centrale du ministère de la défense interviennent trois acteurs :

• l'ordonnateur principal : rôle assumé pour le ministre par la direction des affaires financières (DAF) ;

• le « gouverneur de crédits » : c'est l'autorité (l'état-major, direction ou service en principe non gestionnaire) qui au niveau central a qualité pour décider des dépenses importantes et donner au gestionnaire de crédits les directives pour l'engagement comptable puis juridique, il est responsable de l'emploi des ressources budgétaires et décide de leur utilisation (il est à remarquer que cette notion de gouverneur de crédits est une des particularités du ministère de la défense, cette responsabilité n'étant prévue par aucun texte légal ou réglementaire) ;

• la direction centrale ou le service gestionnaire : il ou elle assure en liaison avec la DAF la gestion matérielle des crédits ; il ou elle est désigné(e) dans les documents budgétaires. Par exemple, la direction centrale des travaux immobiliers et maritimes pour les chapitres articles intéressant l'infrastructure de la marine et le fonctionnement propre du service.

La préparation du budget est assurée par la direction ou le service gestionnaire chargé(e) d'exprimer les besoins, par le gouverneur de crédits qui décide et arbitre ces expressions de besoins et par la DAF qui est responsable de la synthèse budgétaire présentée au ministère chargé du budget.

L'exécution du budget et la tenue des comptabilités correspondantes sont assurées au niveau central, principalement par la DAF ordonnateur principal et par la direction ou le service gestionnaire qui concourt à l'action de l'ordonnateur principal en utilisant la délégation de signature ministérielle. Le gouverneur de crédits contrôle, quant à lui, l'emploi des ressources budgétaires, mais ne participe pas directement à la tenue des comptabilités.

Les dépenses et les recettes sont pour l'essentiel effectuées au niveau local, par des ordonnateurs secondaires qui reçoivent par délégations, notifications et autorisations les pouvoirs nécessaires.

Enfin l'exécution de la dépense est réalisée en quatre phases : l'engagement, la liquidation, l'ordonnancement ou le mandatement qui ressortissent à l'ordonnateur et le paiement qui est assuré par le comptable public.

1. Généralités.

1.1. Objet et champ d'application de l'instruction.

1.1.1.

La présente instruction concerne les organismes du service des travaux immobiliers et maritimes suivants :

• les directions et services locaux des travaux maritimes en métropole ;

• le service technique des travaux immobiliers et maritimes ;

• éventuellement tout autre organisme du service ayant la qualité d'ordonnateur secondaire.

Ces directions, services ou organismes, seront dénommé(e)s « directions locales » dans la suite du texte ou simplement directions.

Elle concerne également les organismes du service des transmissions d'infrastructure de la marine (SERTIM) lorsqu'une direction locale susmentionnée assure la fonction d'ordonnateur secondaire à leur profit.

1.1.2. Objet de l'instruction.

L'objet de la présente instruction est d'organiser la comptabilité administrative dans les directions locales du service des travaux immobiliers et maritimes.

1.1.3. Champ d'application de l'instruction.

  I. En matière de dépenses.

Le champ d'application de la présente instruction s'étend de la réception, dans les directions locales, des documents de mise à disposition des crédits à l'émission, par ces mêmes directions, des mandats ou des documents permettant le mandatement.

La présente instruction distingue deux familles de ressources financières :

• les crédits délégués ;

• les droits de tirage,

dont les définitions respectives sont données à l'article 8 ci-après.

  II. Exclusions.

La présente instruction exclut l'ensemble des crédits afférents aux rémunérations et charges sociales qui, ressortissant au commissariat, ne sont ni gérées ni ordonnancées par les directions locales. Elle exclut également les subventions, traitées uniquement au niveau central. Elle évoque, sans traiter le sujet, l'imputation des dépenses et recettes dans les divers comptes analytiques.

  III. En matière de recettes.

Le champ d'application de la présente instruction s'étend de la constatation, par les directions locales, des créances au profit de l'État, à l'intervention éventuelle de ces mêmes directions dans les procédures de rétablissement de crédits ou de fonds de concours.

1.2. Acteurs de la comptabilité administrative.

1.2.1.

Les acteurs de la comptabilité administrative sont :

• d'une part, les acteurs institutionnels ;

• d'autre part, les acteurs introduits par l'instruction.

1.2.2. Acteurs institutionnels.

Ce sont :

• le trésorier-payeur général (TPG) qui est le comptable public et l'autorité chargée du contrôle financier déconcentré (CFD) ; nommé ou agréé par le ministre du budget, il agit comme payeur et également comme caissier ;

• l'ordonnateur secondaire : un ordonnateur est « une personne physique habilitée à donner l'ordre à un comptable public de payer une dépense publique » ; institué par un arrêté conjoint du ministre intéressé et du ministre chargé de l'économie et des finances, il engage et mandate les dépenses dans la double limite, d'une part, des crédits (en AP et en CP au titre V, crédits au titre III) qui lui ont été délégués ou subdélégués, d'autre part, du ressort de sa circonscription administrative et de l'étendue de ses attributions ; il émet aussi, les titres de perception correspondant aux créances qu'il a mission de constater et de liquider.

1.2.3. Acteurs introduits par l'instruction.

Résultant de l'organisation définie par l' instruction 130 /DEF/TM/A/SDA/NP du 31 décembre 1997 (BOC, 1998, p. 433) [réf. j)] portant sur les attributions, l'organisation et le fonctionnement des directions locales des travaux maritimes métropolitaines, la présente instruction distingue trois acteurs au sein des directions locales :

• le directeur local ;

• l'opérateur ;

• la cellule « gestion des ressources financières » (GRF).

  I. Le directeur local.

En tant qu'acteur au titre de la présente instruction, assisté de la cellule « gestion des ressources financières », il assure la gestion des ressources qui lui sont dévolues :

• délégations des crédits budgétaires au titre III ;

• notifications d'autorisations de programme affectées (NAPA) au titre V et délégations des CP correspondants ;

• délégations d'autorisations de programme globales (DAPG) au titre V et délégations des CP correspondants ;

• droits de tirage ;

  ainsi que celles résultant des rétablissements de crédits effectués au niveau local.

Il a un double rôle :

• c'est principalement l'ordonnateur secondaire (acteur institutionnel), et subsidiairement le destinataire des droits de tirage. Il se situe alors dans une chaîne fonctionnelle. Pour les crédits d'investissement, il crée, si elle ne l'a pas déjà été, l'« opération de la comptabilité spéciale des investissements » (OPCSI) et peut subdéléguer à d'autres ordonnateurs les crédits déconcentrés ;

• c'est aussi, en général, le chef d'un organisme extérieur subordonné au gestionnaire (ou considéré comme tel). Il se situe à ce titre dans une chaîne hiérarchique qui lui impose de respecter des directives, de donner des instructions à ses subordonnés, d'exercer un contrôle et de rendre compte.

Ces deux rôles ne sont pas toujours cumulés, ainsi le directeur est-il l'ordonnateur secondaire du SERTIM sans se situer dans la chaîne hiérarchique correspondante.

C'est en tant que chef de service que le directeur ouvre auprès de ses subordonnés les « postes de dépenses » (cf. cette notion à l'article 11 ci-dessous) pour assurer la gestion des crédits qui lui sont attribués. Le poste correspond à une subdivision fine des crédits ne se rattachant pas à une exigence réglementaire, il est inconnu en tant que tel des acteurs institutionnels de la comptabilité administrative extérieurs au service.

Il s'assure que les objectifs fixés par les gestionnaires en matière d'engagement de dépenses et de consommation de crédits sont respectés, il arrête en conséquence les échéanciers dans les postes de dépenses.

Il veille enfin à la bonne exécution de la clôture des ouvertures de dépenses : autorisations de programme et postes de dépense.

S'agissant des opérations non déconcentrées et déconcentrées, il peut donner délégation à certains chefs de division pour créer les postes correspondants.

  II. L'opérateur.

Il se situe dans la chaîne hiérarchique du directeur et non dans la chaîne fonctionnelle de l'ordonnateur.

Il reçoit la responsabilité de la gestion d'une enveloppe financière définie sous la forme d'un poste de dépenses qui concerne des crédits budgétaires du titre III, du titre V ou des droits de tirage. L'opérateur peut être un chef de division, de subdivision, un ingénieur de projet ou un chargé d'affaire, il est désigné par le directeur local. Responsable de la gestion des crédits et des droits de tirage qui lui sont affectés, à ce titre, notamment :

• dans la limite des crédits qui lui sont attribués pour chaque poste, il provoque l'engagement comptable des dépenses auprès de la GRF si cela n'a pas déjà été fait, en précisant que cet engagement comptable est assuré dans le cadre des visas et des opérations de la comptabilité budgétaire (événements NDL) ;

• il prépare les engagements juridiques correspondants ;

• dans la limite des habilitations qui lui sont consenties, il transmet les projets d'actes à la signature de l'autorité compétente ou contracte les engagements juridiques ;

• il effectue ou fait effectuer les opérations nécessaires à la liquidation des dépenses ;

• il indique l'imputation budgétaire des dépenses (jusqu'au paragraphe d'exécution) ainsi que celles sur les différents comptes analytiques tenus par la direction ;

• il constate et liquide les créances de l'État ;

• il enregistre à destination des ordonnateurs et des personnes non étatiques ci-dessous, les éléments comptables des crédits et des droits de tirage qu'il gère ;

• il dispose, en temps réel, des écritures comptables passées ;

• il crée, en tant que de besoin, les sous-postes de dépenses ;

• il propose la clôture du poste de dépenses.

  III. La cellule gestion des ressources financières.

Rattachée au secrétaire général, elle se situe dans la chaîne hiérarchique du directeur et est son auxiliaire dans sa fonction d'ordonnateur.

Elle est chargée de l'administration locale des ressources financières, à ce titre, notamment :

• elle tient et actualise la situation des crédits ;

• à la demande des opérateurs, elle effectue les opérations nécessaires à l'engagement comptable des dépenses ;

• elle concourt avec l'opérateur à la vérification juridique et comptable de la liquidation ;

• elle vérifie l'exactitude des imputations budgétaires et analytiques et procède aux opérations nécessaires au mandatement des dépenses ;

• elle assure la liaison avec les autorités chargées du contrôle financier déconcentré et les autres ordonnateurs secondaires ;

• elle collationne les besoins en crédits de paiements résultant de l'engagement des autorisations de programmes ;

• elle établit les demandes de crédits de paiement à destination des gestionnaires dans les conditions précisées à l'article 14 ci-après ;

• elle prépare les titres de perception nécessaires au recouvrement des créances de l'État et en effectue le suivi après émission ;

• elle tient, en temps réel, à la disposition du directeur local et des opérateurs, les résultats des écritures comptables.

Elle assiste le directeur local pour la gestion des crédits de paiement en fonctionnement et en investissement, elle assure également le contrôle de la gestion des droits de tirage.

1.3. Dépenses et recettes.

1.3.1.

Les dépenses et les recettes sont respectivement les charges et les ressources de l'État ; elles doivent être autorisées par la loi de finances.

L'autorisation de dépense est la condition nécessaire pour qu'une dépense de l'État puisse s'effectuer. Elle s'analyse comme une permission, sous réserve du respect des règles budgétaires fondamentales, son usage est laissé à l'appréciation discrétionnaire du ministre qui la reçoit.

L'autorisation de recette est la condition nécessaire pour qu'une recette de l'État puisse s'effectuer. Contrairement à l'autorisation de dépense, elle emporte obligation pour les agents publics d'effectuer la recette.

1.3.2. Autorisation de dépense.

L'autorisation de dépense, qu'il y a lieu de distinguer des autorisations de programme, est matérialisée par un document écrit d'ouverture de droits qui fixe leur destination et leur montant, ce sont donc des autorisations limitatives de dépenser selon les règles légales quant à leur emploi.

Au sens de la présente instruction, on distingue les crédits stricto sensu et les droits de tirage.

  I. Crédits.

Les crédits de paiement délégués aux ordonnateurs secondaires du service des travaux immobiliers et maritimes conduisent les directions locales à assumer l'intégralité des opérations financières et comptables, de la réception des documents de mise à disposition, à l'émission des mandats.

Dans la suite de la présente instruction, seront distingués :

• d'une part, les crédits du titre III ;

• d'autre part, les crédits du titre V.

Au titre V, les engagements sont effectués sur le fondement d'autorisations de programme (AP), la liquidation, l'ordonnancement ou le mandatement et le paiement sur celui de crédits de paiement (CP).

  II. Droits de tirage.

Les droits de tirage sont mis à disposition des directions locales sans être délégués ou subdélégués aux ordonnateurs secondaires du service des travaux immobiliers et maritimes. Sur ces droits, les directions assument tout ou partie des opérations financières et comptables qui ne sont pas de la compétence exclusive des ordonnateurs secondaires.

1.3.3. Autorisation de recettes.

L'autorisation de recettes n'est pas définie quant à son montant. Elle porte sur la nature des recettes dont il est fait obligation de perception. Elle est à la fois impérative et indéfinie.

La nature des recettes des organismes publics est fixée par l'article 22 du décret 62-1587 du 29 décembre 1962 [référence c)], les recettes comprennent :

• les produits d'impôts, de taxes et de droits ;

• les autres produits, dont les cessions, autorisés par les lois et les règlements en vigueur ou résultant de décisions de justice ou de conventions.

1.4. Ouverture et clôture des droits.

1.4.1. Pièces propres à la comptabilité publique.

  I. Sont utilisés uniquement au niveau central selon l'origine des ressources :

• les décrets de répartition, arrêtés de report, arrêtés d'annulation, direction centrale des travaux immobiliers et maritimes (DCTIM), les décrets de virement (autres gestionnaires défense), les arrêtés de transfert (autres ministères), les arrêtés de transfert (autres ministères), les arrêtés de fonds de concours (personnes non étatiques) et les arrêtés de sous-répartition correspondants ;

• les rétablissements de crédits au niveau central : états de changement d'imputation (ECI) (autres gestionnaires défense), bordereaux d'annulation (BA) (comptes de commerce et autres ministères), bordereaux récapitulatifs des annulations de dépenses à opérer (BRADO) (personnes non étatiques).

Ces pièces concrétisent des ressources au profil du gestionnaire qui sont ensuite mises à la disposition des ordonnateurs secondaires. Les rétablissements de crédits au niveau central comme au niveau local résultent principalement de cessions faites par le service au profit des organismes bénéficiaires de prestations.

  II. Sont utilisées au niveau de l'ordonnateur secondaire les pièces suivantes qui concrétisent ses ressources selon leur origine :

• les extraits d'ordonnance de délégation de crédits valant délégation d'autorisation d'engagement (au titre III) et délégation de crédits de paiement (au titre III pour les dépenses non déconcentrées et au titre V) (DCTIM et autres gestionnaires défense) ;

• les notifications d'autorisations de programme affectées (NAPA, opérations non déconcentrées du titre V) (DCTIM et autres gestionnaires défense) ;

• les délégations d'autorisations de programme globales (DAPG, opérations déconcentrées du titre V) (DCTIM et autres gestionnaires défense) ;

• les subdélégations d'autorisations de programme créées par un ordonnateur secondaire à partir des délégations d'autorisations de programme globales (ressources de la DCTIM et des autres gestionnaires défense) ;

• les rétablissements de crédits au niveau local : bordereaux d'annulations de dépense à opérer (fichiers « BADEP » dans NDL) (autres services locaux, comptes de commerce, personnes non étatiques).

1.4.2. Pièces propres à la présente instruction.

Elles sont au nombre de trois :

• I.  Les droits de tirage tels que définis à l'article 8 ci-dessus sont concrétisés par un document comportant l'identification de l'organisme bénéficiaire de la prestation fournie, la nature de celle-ci (entretien immobilier ou opération d'infrastructure), l'ordonnateur concerné, le montant des droits et leurs échéanciers ; les droits de tirage peuvent ensuite être modifiés par ajouts ou retraits en fonction des prestations concernées.

• II.  Le poste de dépense décrit la ressource allouée à un opérateur, le document créateur correspondant comporte, selon la nature de la ressource, les références : du chapitre article ou du droit de tirage, de l'opération budgétaire d'investissement (OBI), de la délégation de crédits, de la ou des NAPA ou de la ou des DAPG, de l'OPCSI, de la ou des subdélégations dans le cas d'une DPAG et de l'opérateur concerné ; il précise son objet, son montant en crédits du titre III ou en AP et CP, et leur échéancier ; comme les droits de tirage, les allocations d'un poste peuvent être modifiées par ajout ou retrait. En revanche, le poste ne comporte aucune mention des imputations aux différents comptes analytiques.

  Pour respecter le cadre de la comptabilité budgétaire, un poste ne peut se rapporter qu'à un ou une seule :

  • OPCSI ;

  • année de gestion au titre III ;

  • engagement global ;

  • catégorie des dépenses.

  Enfin un poste ne peut concerner qu'un seul opérateur et un seul droit de tirage. En matière d'investissement, il peut se confondre avec une OPCSI, mais il résulte a priori d'une subdivision de celle-ci.

• III.  Le sous-poste peut être créé par l'opérateur dans la gestion des crédits ou droits de tirage qui lui ressortissent, il comporte les mêmes références que le poste et précise le collaborateur concerné ainsi que son objet, son calendrier et les enveloppes financières à lui consacrer.

  Cependant, il est précisé que les actes comptables d'engagement ou de liquidation restent traités exclusivement au niveau du poste sous la responsabilité de l'opérateur.

  Les modèles de ces trois pièces sont fixés dans les conditions précisées au chapitre II du titre V ci-après.

1.4.3. Clôture des droits.

Concernant les droits ouverts en comptabilité publique, leur clôture intervient pour les crédits de paiement selon les règles découlant du principe d'annualité (clôture des gestions, régime des reports), et pour les autorisations de programme selon les règles spécifiques rappelées à l'article 20 ci-dessous.

Concernant les postes de dépense, leur clôture est décidée par le directeur local sur la demande de l'opérateur. Cette clôture est obligatoire dès que l'objet du poste est réalisé, elle entraîne l'annulation des ressources mobilisées sur le poste et celle des prévisions de dépenses correspondantes.

Cette clôture doit intervenir impérativement dès la fin des opérations physiques de réalisation de l'objet du poste, immédiatement après l'ajustement des prévisions de dépenses prévue à l'article 28 ci-après.

2. Dépenses sur les crédits délégués.

2.1. Réception et attribution des crédits.

2.1.1. Crédits de fonctionnement.

  I. Origine : ces crédits proviennent des délégations de la DCTIM, des autres gestionnaires de la défense et de rétablissements de crédits au niveau local. Ils correspondent à des dotations allouées au service des travaux maritimes et à des recettes provenant de cessions ou de dépenses provisoires.

  II. Le directeur local attribue ces ressources aux opérateurs concernés, et crée alors les postes correspondants.

2.1.2. Crédits d'investissement, opérations non déconcentrées.

  I. Origine : ces autorisations de programme du titre V proviennent des NAPA de la DCTIM ou des autres gestionnaires de la défense. Elles sont rattachées à une OBI créée par la DAF.

  II. Pour chaque « opération » individualisée comme telle, la première NAPA entraîne au niveau de l'ordonnateur secondaire la création d'une OPCSI. Cette OPCSI permettra ensuite de réaliser la filiation des NAPA relatives à l'opération concernée.

Si l'opération est créée par la DCTIM, celle-ci utilisera une référence permettant un lien avec l'OPCSI correspondante (un retour du numéro de l'OPCSI est prévu au profit de gestionnaire dans le nouveau système de traitement des informations financières et comptables). Cette référence sera alors commune à toutes les NAPA relatives à l'opération concernée.

  III. Le directeur local crée l'OPCSI, telle qu'elle a été initialisée par la DCTIM si cette dernière est gestionnaire, et définit les postes alloués aux différents opérateurs.

  IV. Il appartient ensuite aux opérateurs de prévoir leurs besoins en crédits de paiement, dans le cadre des objectifs généraux fixés par le directeur, et d'en informer la cellule GRF. Ces expressions de besoins sont regroupées par OPCSI par le système de traitement de l'information, selon les références des NAPA correspondantes.

  V. La cellule GRF prépare à destination des gestionnaires la synthèse des besoins de crédits de paiement, selon un modèle prévu au chapitre II du titre V ci-après. Elle assure les mandatements sur les crédits mis en place par les ordonnances de délégation de CP correspondantes.

2.1.3. Crédits d'investissement, opérations déconcentrées.

  I. Origine : ces autorisations de programme du titre V proviennent des DAPG de la DCTIM ou des gestionnaires de la défense. Elles sont également rattachées à une OBI.

  II. Le directeur, agissant en tant qu'ordonnateur secondaire, définit dans un premier temps les subdélégations nécessaires soit au profit de la direction locale, soit au profit d'autres ordonnateurs secondaires de la défense. Ces subdélégations sont portées à la connaissance du gestionnaire concerné.

  III. La première subdélégation entraîne au niveau de l'ordonnateur secondaire subdélégataire la création d'une OPCSI. Celle-ci permettra ensuite de réaliser la filiation des subdélégations ultérieures relatives à l'opération concernée.

  IV. Lorsque la subdélégation est faite au profit de la direction locale, le directeur crée l'OPCSI correspondante et définit les postes alloués aux différents opérateurs.

  V. Il appartient ensuite à ces derniers d'informer la cellule GRF de leurs besoins en crédits de paiement, dans le cadre des objectifs généraux fixés par le directeur. Ces expressions de besoins sont regroupées par OPCSI par le système de traitement de l'information, selon les références des DPAG correspondantes.

  VI. La cellule GRF prépare à destination des gestionnaires la synthèse des besoins de crédits de paiement selon un modèle prévu au chapitre II du titre V ci-après. Elle assure les mandatements sur les crédits mis en place par les ordonnances de délégation de CP correspondantes.

2.1.4. Opérations déconcentrées sur les subdélégations d'organismes extérieurs au service.

  I. Origine : ces autorisations de programme du titre V proviennent de subdélégations d'autorisations de programme ouvertes par un ordonnateur secondaire de la défense vers un ordonnateur secondaire du service.

  II. Le directeur crée l'OPCSI et définit les postes alloués aux différents opérateurs, il reprend le cas échéant les postes déjà définis si l'organisme délégant les a précisés dans la forme fixée à l'article 1 ci-dessus.

  III. Il appartient ensuite aux opérateurs d'informer la cellule GRF de leurs besoins en crédits de paiement, dans le cadre des objectifs généraux fixés par le directeur. Ces expressions de besoins sont regroupées par OPCSI par le système de traitement de l'information, selon les références des DAPG correspondantes.

  IV. La cellule GRF prépare à destination du gestionnaire qui a créé la DPAG originelle, la synthèse des besoins de crédits de paiement, selon un modèle prévu au chapitre II du titre V ci-après. Elle assure les mandatements sur les crédits mis en place par les ordonnances de délégation de CP correspondantes. Elle en tient informé le délégant.

2.1.5. Gestion des crédits de paiement du titre V.

Sur le fondement des objectifs de dépenses fixés par le directeur, les opérateurs établissent leurs besoins de crédits de paiement permettant à la cellule GRF de dresser à destination des gestionnaires :

• un plan d'emploi annuel ;

• la mise à jour périodique de ce plan.

Il appartient au directeur de s'assurer d'une part de la fiabilité des prévisions de besoins en crédits de paiement faites par les opérateurs, et d'autre part du respect des directives données par les gestionnaires pour la consommation de ces crédits.

Sur la proposition de la cellule GRF, le directeur procède à la validation des plans d'emplois annuels et de leurs mises à jour.

2.2. Engagement des dépenses.

2.2.1.

L'engagement des dépenses est défini à l'article 29 du décret 62-1587 du 29 décembre 1962 [réf. c)] comme … « l'acte par lequel un organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge ».

Il se décompose en deux engagements : comptable et juridique, le premier nommé devant précéder généralement le second.

La notion d'engagement juridique fait l'objet de l'annexe I.

L'engagement comptable est la mise en réserve dans les écritures comptables, des crédits nécessaires à la couverture de dépenses se rattachant à l'exécution d'engagements juridiques déterminés ou indéterminés et à venir.

Cette mise en réserve peut porter :

• sur un engagement juridique particulier, il s'agit d'un engagement comptable spécifique ;

• sur un ensemble d'engagements juridiques, il s'agit d'un engagement comptable global.

Les engagements tant comptables que juridiques sont soumis au contrôle financier déconcentré (CFD) dans les conditions prescrites par le décret 96-629 du 16 juillet 1996 [réf. e)].

Le contrôle financier déconcentré fait l'objet de l'annexe II, il impose la tenue contradictoire par l'ordonnateur et par le contrôleur (le TPG) d'une comptabilité spécifique régie par des règles strictes mais relativement souples.

Cet élément de la comptabilité publique qui méconnaît le poste de dépenses n'est pas suffisant pour permettre au directeur, autorité hiérarchique, et a fortiori aux opérateurs, d'assurer une gestion rigoureuse des crédits dont ils ont la responsabilité de l'emploi.

C'est la raison pour laquelle, la présente instruction prévoit un complément à la comptabilité des engagements, articulé autour de la notion de poste de dépenses.

2.2.2. L'engagement comptable sur les crédits délégués du titre III.

Son mode privilégié est l'engagement global, ce qui n'exclut pas des visas spécifiques préalables à certains engagements juridiques ou à la demande du contrôleur financier.

  I. Engagement comptable global des dépenses du titre III.

  1. Premier engagement global.

Le premier engagement global est une opération fondamentale ; il nécessite que l'ordonnateur secondaire constitue au préalable un dossier, ceci dès la notification d'une dotation budgétaire annuelle de fonctionnement courant et d'une délégation d'environ 80 p. 100 des crédits correspondants.

  a) Le dossier comprend les pièces justificatives suivantes :

• le budget prévisionnel de l'année de gestion ;

• une copie de la dotation budgétaire annuelle de fonctionnement courant ;

• une copie du montant des crédits délégués correspondants ;

• un exposé sur les instruments de gestion de l'ordonnateur secondaire ;

• le compte rendu d'exécution du budget de l'année de gestion précédente ;

• la liste des restes à payer (voir en annexe VI la terminologie courante en matière de gestion budgétaire) de l'année de gestion précédente (date, objet, montant).

Sur le fondement de ce dossier, le comptable accepte ou non l'engagement global.

Le budget prévisionnel de l'année de gestion.

Ce budget est dressé par le directeur, à partir de la prévision de crédits adressée antérieurement au gestionnaire, et d'éléments actualisés fournis par les opérateurs. Il prévoit l'utilisation des crédits par catégories de dépenses, en suivant la nomenclature budgétaire d'exécution. Toutes les dépenses incompressibles doivent être prévues. Les restes à payer de l'année de gestion précédente doivent être distingués des autres prévisions de dépenses, et assortis d'un commentaire explicatif.

Enfin, le budget réalisé de l'année de gestion précédente figure en regard du budget prévisionnel de l'année de gestion concernée.

Les instruments de gestion de l'ordonnateur secondaire.

Ces instruments doivent comprendre :

• un tableau de bord de suivi de la consommation des crédits de l'année de gestion. Ce tableau de bord, dressé par le directeur, peut utiliser en les synthétisant les résultats de la comptabilité des postes en précisant cependant qu'il ne doit comporter aucune référence ou citation desdits postes qui sont inconnus du comptable ;

• les indicateurs de gestion de la DCTIM et les ratios de la direction.

Une note succinte présente ces éléments, commente les principaux écarts entre les indicateurs de gestion de la direction locale et ceux de la DCTIM, analyse leur évolution sur plusieurs années et enfin, conclut sur les enseignements de ces comparaisons.

Le compte rendu d'exécution du budget de l'année de gestion précédente

Ce compte rendu est établi sous forme de tableau, par nature de dépenses, retraçant les réalisations par rapport aux prévisions selon la même présentation que le budget prévisionnel de la même année de gestion, en faisant ressortir les écarts. Il comporte les explications des écarts significatifs entre prévisions et réalisations.

  b) Le dossier est transmis au contrôleur financier avec la proposition de l'ordonnateur secondaire (engagement global ou engagement global ventilé par nature de dépenses généralement). Après examen du dossier, le contrôleur financier précise le niveau de globalisation accepté. Dès lors, l'ordonnateur secondaire peut engager juridiquement selon les modalités retenues :

• soit par engagement global non ventilé par catégories de dépenses. Une fiche d'engagement est établie, puis signée par l'ordonnateur secondaire. Elle est transmise par la cellule GRF au contrôleur financier, accompagnée d'une fiche financière présentant une répartition prévisionnelle par catégories de dépenses, en fonction des crédits délégués (hors dépenses impayées de l'année de gestion précédente qui doivent faire l'objet d'un engagement distinct) ;

• soit par engagement global ventilé par catégories de dépenses.

L'ordonnateur secondaire établit et signe autant de fiches d'engagement global qu'il y a de catégories de dépenses. Chaque fiche est accompagnée d'une fiche financière indiquant les dépenses prévisionnelles couvertes.

Les impayés de l'année de gestion précédente doivent faire l'objet d'un engagement global non ventilé distinct.

Le premier engagement global prend effet à compter de la date du visa, par le contrôleur financier, de la fiche d'engagement.

  2. Engagements globaux complémentaires.

L'ordonnateur secondaire, dès la délégation du (ou des) complément(s) de crédits, établit une fiche d'engagement accompagnée, éventuellement, du tableau de bord actualisé du suivi de la consommation des crédits de l'année de gestion.

Chaque engagement global complémentaire prend effet à compter de la date du visa, par le contrôleur financier, de la fiche d'engagement.

  II. Engagement comptable spécifique de certaines dépenses du titre III.

Les engagements comptables spécifiques sont la règle pour les principales catégories d'engagements juridiques suivants :

• les marchés négociés supérieurs à 700 000 francs ;

• les marchés sur appel d'offres ou adjudication supérieure à 1 500 000 francs.

Ces seuils peuvent faire l'objet d'aménagements par le contrôle financier déconcentré (CFD).

  III. Procédure locale d'engagement comptable des dépenses du titre III.

Figure 1. Procédure locale d'engagement comptable des dépenses du titre III.

 

2.2.3. L'engagement comptable sur les autorisations de programme du titre V.

Il s'agit principalement de l'engagement comptable des dépenses d'investissements exécutés par l'État dont le mode d'engagement est, selon les catégories d'engagements juridiques, soit un engagement comptable global, soit un engagement comptable spécifique. L'engagement comptable s'effectue sur l'enveloppe d'AP disponible.

  I. Engagement comptable global.

Pour une OPCSI donnée, un engagement comptable global est possible pour les principales catégories d'engagements juridiques suivantes :

• les marchés négociés inférieurs ou égaux à 700 000 francs ;

• les marchés sur appel d'offres ou adjudication inférieurs ou égaux à 1 500 000 francs ;

• les marchés ou contrats conformes à des documents-types ou à des barèmes nationaux ;

• les commandes (achats sur factures ou travaux sur mémoire d'un montant inférieur ou égal à 300 000 francs).

Cet engagement global peut être unique ou peut être décomposé en un premier engagement global et en des engagements complémentaires.

L'unique ou le premier engagement comptable global nécessite que l'ordonnateur secondaire établisse un état prévisionnel des dépenses, ceci dès la réception de l'unique ou de la première AP de l'OPCSI concernée. Cet état propose, notamment, un plan de financement prévisionnel par nature de dépenses.

La fiche d'engagement, signée par l'ordonnateur secondaire, est adressée au contrôleur financier, elle est accompagnée de l'état prévisionnel des dépenses.

L'engagement comptable global prend effet à compter de la date du visa, par le contrôleur financier, de la fiche d'engagement.

  II. Engagement comptable spécifique.

Pour une OPCSI donnée, les engagements comptables spécifiques sont la règle pour les principales catégories d'engagements juridiques suivantes :

• les marchés négociés supérieurs à 700 000 francs ;

• les marchés sur appel d'offres ou adjudication supérieurs à 1 500 000 francs ;

• en matière d'acquisitions immobilières.

La fiche d'engagement, signée par l'ordonnateur secondaire, est adressée au contrôleur financier, elle est accompagnée du projet de marché et des pièces justificatives prévues par la liste dressée par le ministre chargé du budget.

L'engagement comptable spécifique prend effet à compter de la date du visa, par le contrôleur financier, de l'acte d'engagement du projet de marché et de la fiche d'engagement.

  III. Contrôle de l'exécution et clôture comptable d'une opération d'investissement.

Chaque opération budgétaire d'investissement (OBI) fait l'objet en fin d'opération, ou annuellement, pour les opérations pluriannuelles, d'un compte rendu d'exécution des engagements globaux de l'opération, ventilé par nature de dépenses, adressé par l'ordonnateur secondaire au contrôleur financier.

Ce compte rendu est établi :

• par un seul ordonnateur, dans le cas d'une opération « particularisée » ;

• par plusieurs ordonnateurs, dans le cas d'une opération « programme ».

L'ordonnateur secondaire doit procéder à la clôture des OPCSI dans les conditions suivantes :

• sur proposition de l'opérateur, l'ordonnateur déclare l'OPCSI terminée ;

• les engagements comptables excédant le montant des paiements effectués sont annulés ;

• dans le cas des opérations non déconcentrées, la cellule GRF prépare la notification de la clôture de l'OPCSI au gestionnaire ; dans le cas d'une opération déconcentrée, elle comptabilise les autorisations de programme sans emploi et en informe le service gestionnaire ;

• le service gestionnaire reprend l'excédent d'AP ;

• la cellule GRF enregistre en comptabilité le retrait d'AP correspondant.

Ces clôtures d'opérations d'investissements sont effectuées selon les procédures générales prescrites par la direction des affaires financières et celles particulières fixées par le gestionnaire concerné.

  IV. Procédure locale d'engagement et de clôture comptable des dépenses d'investissements exécutés par l'État.

Figure 2. Procédure locale d'engagement et de clôture comptable des dépenses d'investissements exécutés par l'État..

 

2.2.4. Dispositions communes aux crédits des titres III et V.

  I. Cas des marchés à bons de commandes.

Les bons de commandes passés au titre des marchés du même nom sont engagés comptablement par l'intermédiaire d'un ou de plusieurs engagements globaux (relevant d'une même affectation en ce qui concerne les crédits du titre V), à la double condition suivante :

• d'une part, que le montant maximum du marché n'excède pas le seuil au-delà duquel l'engagement spécifique est obligatoire, c'est-à-dire 1 500 000 francs, ce seuil pouvant être modulé jusqu'à 3 000 000 francs par le contrôleur financier ;

• d'autre part, que l'exécution de chaque marché fasse l'objet d'un suivi destiné à contrôler le respect du seuil, ce suivi pouvant revêtir la forme d'un tableau de bord, selon le modèle prévu au chapitre II du titre V ci-après.

Cependant, certains contrôleurs financiers demandent le visa du marché avant toute notification de commande, et un engagement spécifique pour chaque bon de commande.

  II. Contrôle a posteriori de certains marchés.

Chaque marché engagé comptablement dans le cadre d'un ou de plusieurs engagements globaux est à transmettre, dès sa notification, au contrôleur financier, accompagné du rapport de la personne responsable du marché, prévu à l'article 203 du code des marchés publics, et des pièces justificatives prévues par la liste dressée par le ministre chargé du budget.

2.2.5. Suivi des engagements.

Ce suivi est effectué à deux niveaux :

• au niveau des engagements comptables, par la cellule GRF ;

• au niveau des prévisions de dépenses par poste, par les opérateurs.

  I. Suivi des engagements comptables.

Son but est de donner l'assurance aux acteurs concernés par la comptabilité administrative d'une direction locale que les engagements comptables cumulés restent dans la limite des crédits délégués ou subdélégués à l'ordonnateur secondaire.

Un modèle de tableau de suivi des engagements sur les crédits budgétaires est prévu au chapitre II du titre V ci-après.

  II. Suivi des prévisions de dépenses par poste.

Son but est de donner l'assurance aux acteurs concernés d'une direction locale que les montants des prévisions de dépenses cumulées restent dans la limite des dotations fixées par le poste de dépenses concerné.

L'opérateur assure la saisie des prévisions de dépenses dans le système de traitement de l'information financière et comptable. Ce système produira les synthèses nécessaires à destination du directeur, entre autres au niveau de l'OPCSI, pour les dépenses sur le titre V.

2.2.6. Les prévisions de dépenses sur le poste de dépenses.

La comptabilité des engagements, telle qu'elle est décrite ci-dessus, ne permet pas en général aux divers opérateurs d'une direction d'assurer la gestion des crédits qui leur sont confiés et qui font l'objet des postes de dépenses, cette notion étant commune aux titres III et V ainsi qu'aux droits de tirage.

C'est la raison pour laquelle est tenue au niveau de chaque « poste » une « comptabilité » des « prévisions de dépenses sur le poste » complémentaire à la comptabilité publique.

« La prévision de dépenses sur un poste de dépenses » est la mise en réserve sur les crédits correspondants des moyens financiers nécessaires à la couverture des dépenses prévues au titre d'un engagement juridique déterminé. C'est un préliminaire à l'engagement juridique.

Cette prévision n'est pas en général égale au montant inscrit au projet de contrat ou de commande, c'est le montant auquel l'opérateur estime que se solderont les dépenses y afférent.

Une prévision de dépenses doit toujours être couverte par un engagement comptable fait préalablement auprès du CFD dans les formes exposées à l'article 19 et à l'article 22 ci-dessus, si celui-ci a recouvré la forme de l'engagement spécifique, les montants doivent être identiques et les inscriptions dans les écritures concomitantes. Il est précisé que cette procédure n'est opérante que pour les crédits délégués et non pour les droits de tirage, ou l'engagement comptable n'est pas assuré par les directions.

L'acteur principal de la prévision de dépenses est l'opérateur qui doit s'assurer auprès de la cellule GRF que les conditions d'antériorité ou de simultanéité d'un engagement comptable sont remplies. Il doit aussi conserver ou enregistrer tous les éléments permettant de justifier le montant de cette prévision et d'en assurer la traçabilité.

Au fur et à mesure de l'exécution des opérations ou prestations faisant l'objet du poste de dépenses, chaque prévisions de dépenses individualisées peut faire l'objet de révisions ou d'ajustements. Cette dernière notion sera évoquée au chapitre III ci-après, traitant de la liquidation des dépenses.

La cellule GRF édite à l'attention du directeur, la synthèse, existante dans le système de traitement des informations, des comptes de poste par article budgétaire, OPCSI, OBI et éventuellement droits de tirage si ceux-ci sont décomposés en poste.

2.3. Liquidation des dépenses.

2.3.1.

Les dispositions réglementaires de la liquidation des dépenses font l'objet de l'annexe III.

Dans la suite du présent chapitre, il sera distingué : la liquidation de dépenses avec titre de créance (mesure générale), et la liquidation de dépenses sans titre de créance (mesure particulière).

2.3.2. Liquidation de dépenses avec titre de créance.

Cette procédure comprend les trois étapes successives suivantes :

• la réception du titre de créance et la vérification de sa présentation ;

• la vérification de la réalité de la dette ;

• le visa ou l'arrêté de la dépense.

  I. Réception du titre de créance et vérification de sa présentation.

Cette étape se décompose en deux temps.

  1. Réception du titre de créance.

La date d'arrivée du titre de créance dans une direction locale fixe le point de départ du délai de mandatement correspondant ; cette date est matérialisée par apposition d'un cachet dateur sur l'original du titre précité.

Il est précisé, d'après la circulaire finances du 22 juillet 1997 relative aux modalités d'amélioration des délais de paiement au titre des achats publics (n.i. BO) :

• qu'il convient de saisir les dates d'arrivée dans les pièces comptables adressées au comptable public, lorsque le format de ces pièces le prévoit ;

• qu'à défaut d'apposition de la date d'arrivée sur le titre de créance, le point de départ du délai de mandatement est, désormais, la date d'émission du titre de créance augmentée de deux jours.

Enfin, il importe que la référence du service liquidateur, ici la direction locale, soit portée sur chaque engagement juridique.

  2. Vérification de la présentation du titre de créance.

L'opérateur vérifie que le titre de créance offre la preuve des droits acquis au créancier ; pour être recevable, il doit :

• être un exemplaire original, ce pour éviter les risques de double paiement ;

• être daté ;

• permettre de rattacher la créance à un engagement juridique ;

• indiquer le détail des travaux, fournitures ou services facturés ainsi que la période de leur exécution ou la date de leur livraison ;

• indiquer le montant dû en chiffres et, dans le cas d'un titre de créance manuscrit, arrêter le montant dû en toutes lettres et être signé du créancier ou de son représentant habilité ;

• faire apparaître le taux et le montant de la taxe à la valeur ajoutée (TVA).

  II. Vérification de la réalité de la dette.

Cette étape consiste à :

• s'assurer de l'existence des prestations facturées : il est clair que la dette n'est pas établie si les travaux n'ont pas été exécutés, les fournitures non livrées, les prestations intellectuelles non accomplies ;

• vérifier la qualité et l'exhaustivité des prestations : celles-ci doivent correspondre aux exigences formulées dans l'engagement juridique (absence de malfaçons, fournitures défectueuses ou en quantité insuffisante, etc.).

Ces opérations sont validées par apposition, sur l'original du titre de créance, d'un cachet certifiant l'exécution du service fait, suivi des nom, qualité et signature de l'agent qui les a effectuées, étant rappelé que la certification du service, fait des projets de décompte, est concrétisée ensuite par un document indépendant intitulé « certificat du service fait ».

  III. Arrêté du montant de la dépense.

Cette étape relève de la responsabilité de l'opérateur qui appose son cachet comportant ses nom, grade et qualité sur l'original du titre de créance certifié du service fait et le fait suivre :

• soit de sa signature lorsque aucune anomalie n'a été détectée ;

• soit de l'arrêté manuscrit en toutes lettres de la somme due, compte tenu des rectifications indiquées sur le titre de créance, après détection d'erreurs de calcul, suivi de sa signature ;

• soit de l'acceptation manuscrite de prix nouveaux par rapport à l'engagement juridique, suivi de sa signature.

  IV. Imputation de la dépense.

L'opérateur indique sur les titres de créances (à l'exception des projets de décompte) :

• l'imputation au paragraphe budgétaire de la nomenclature d'exécution ;

• les imputations aux différents comptes des comptabilités de nature analytique tenues par la direction.

  V. Vérification juridique et comptable de la liquidation.

Cette vérification est assurée par la cellule GRF avant le mandatement. Elle porte sur les points suivants :

  1. Présentation du titre de créance.

Le titre doit permettre d'identifier sans ambiguïté le créancier ou son subrogé ainsi que de s'assurer de sa capacité à recevoir le paiement.

  2. Réalité de la dette.

Il s'agit de vérifier :

• la date d'exigibilité de la créance et l'absence de paiement antérieur ou de déchéance relative à cette créance ;

• l'exactitude du décompte des sommes dues au regard des prix fixés à l'engagement juridique ou des prix nouveaux notifiés et des règles de calcul.

  3. Service fait.

Production du certificat du service fait.

  VI. Procédure locale de liquidation des dépenses.

Figure 3. Procédure locale de liquidation des dépenses.

 

2.3.3. Liquidation de dépenses sans titre de créance.

La production de mémoires pour le paiement de travaux ou de factures pour le paiement de fournitures ou services n'est pas exigible pour les dépenses n'excédant pas un seuil fixé par arrêté du ministre chargé de l'économie et des finances [1 500 F, arrêté du 27 février 1989 (BOC, p. 1638)].

Lorsque les titres de créances ne sont pas produits spontanément, les opérateurs doivent établir un relevé détaillé de la dépense, certifié exact, qui sera joint au mandat.

L'indication et la saisie des imputations sont à faire dans les conditions prescrites ci-avant.

2.3.4. Rejet d'un titre de créance ou demande complémentaire.

  I. Interruption définitive du délai de mandatement.

Lorsqu'un créancier n'a pas satisfait à ses engagements, le titre de créance doit être rejeté. Dans ce cas, l'opérateur retourne le titre de créance au créancier par lettre recommandée avec accusé de réception en l'informant des motifs du rejet.

Cette formalité interrompt définitivement le délai de mandatement.

  II. Suspension du délai de mandatement.

Lorsque les prestations ont été exécutées mais que le titre de créance est manifestement erroné, ou demande des compléments d'information pour être accepté, il doit être retourné au créancier. Dans ce cas, l'opérateur, sur l'avis en tant que de besoin de la cellule GRF, retourne le titre de créance au créancier par lettre recommandée avec accusé de réception en demandant sa rectification ou en réclamant des informations et pièces justificatives complémentaires, et en indiquant que cette lettre a pour effet de suspendre les délais de mandatement.

2.3.5. Ajustements des prévisions de dépenses sur le poste de dépenses et des engagements comptables.

  I. L'ajustement est l'opération consistant à corriger après l'exécution d'une prestation le montant d'une prévision de dépenses pour la faire coïncider avec la dépense réellement faite.

L'ajustement calculé par l'opérateur, intervient après liquidation de la dépense correspondante. Son traitement automatique est fait par le système comptable sous son contrôle.

  II. Pour l'engagement comptable, il s'agit dans la procédure de clôture des opérations, d'un retrait d'engagement, strictement égal à la différence entre les mandatements et les engagements comptables.

2.4. Mandatement des dépenses.

2.4.1.

Les dispositions réglementaires relatives au mandatement font l'objet de l'annexe IV.

2.4.2. Procédure de mandatement.

Cette procédure consiste à établir le dossier de mandatement. Il est préparé par des agents de la cellule GRF avant d'être présenté à la signature de l'ordonnateur secondaire et enfin, adressé au comptable public assignataire.

Le dossier de mandatement a une quadruple fonction :

• matérialiser l'ordre de payer donné au comptable public assignataire par l'ordonnateur secondaire ;

• justifier la régularité de la dépense ;

• permettre l'exécution matérielle du règlement au créancier ;

• conserver la trace comptable des informations.

  I. Composition du dossier de mandatement.

Le dossier de mandatement comprend un ou plusieurs mandats (fichier événement dans NDL) auxquels sont annexés les pièces justificatives de la régularité de la ou des dépenses.

  II. Pièces justificatives de la régularité de la dépense.

Ces pièces sont, par principaux types de contrats passés par les directions locales, les suivantes :

  1. Travaux sur mémoire (TSM).

La facture originale.

Une copie de la commande, sans les plans et autres documents techniques ; certains comptables publics demandent que les commandes soient signées de l'entreprise et que les duplicatas soient certifiés conformes aux originaux.

  2. Achats sur facture (ASF).

La facture originale.

  3. Marchés réglés par acomptes.

Dans le cas où le montant cumulé des acomptes est inférieur à 70 p. 100 du montant initial du marché : le certificat du service fait.

Dans le cas où le montant des acomptes atteint 70 p. 100 du montant initial du marché :

• le projet de décompte ;

• l'état d'acompte ;

• le certificat du service fait ;

• le certificat comptable de liquidation.

Après achèvement des prestations :

• le décompte général ;

• le certificat comptable de liquidation.

  4. Marchés non réglés par acomptes.

Le mémoire ou la facture originale.

Une copie du bon de commande dans le cas où le titre de créance n'est pas explicite.

Le certificat comptable de liquidation : pour les marchés à bons de commande, ce certificat cumule, tous chapitres et articles confondus et par année de gestion, les liquidations effectuées sur un marché (les bons de commande peuvent faire l'objet de versements d'acomptes). Certains comptables publics demandent que les duplicatas soient certifiés conformes aux originaux, et la production d'une fiche de délai ou d'un certificat de l'ordonnateur attestant qu'il n'y a pas de pénalités à appliquer.

  5. Prises à bail réalisées par l'État.

L'original de la facture, quittance ou appel de charges.

Une copie du bail lors du premier mandatement, et sa référence, pour les mandatements suivants.

  6. Autres contrats

(contrats d'adhésion, de maintenance, d'entretien, protocoles d'accords, conventions, etc.).

La facture originale.

Éventuellement, une copie du contrat.

  III. Intervention du régisseur d'avances.

Les factures payées avant mandatement par le régisseur d'avances, dans le cadre des droits ouverts par l'arrêté constitutif de la régie et dans les limites et conditions fixées par arrêtés du ministre chargé du budget, sont soumises aux mêmes règles de forme et de fond que celles faisant l'objet d'un paiement après mandatement. Lors de la présentation au remboursement des dépenses payées par le régisseur, les mêmes mentions obligatoires doivent figurer sur les pièces justificatives, mais le régisseur doit en outre indiquer la référence au règlement qu'il a effectué.

Le dossier de mandatement de remboursement de la régie d'avances comprend :

• un mandat de remboursement correspondant au montant des dépenses payées par chapitre-article auquel est jointe la totalité des pièces justificatives de la régularité de la dépense, soit des factures, des ordres de missions, des états de décompte, des états justificatifs de frais, des certificats administratifs, etc., pour les dépenses de fonctionnement et des factures pour celles de matériels ;

• un ordre de virement au compte du régisseur d'avances.

  IV. Procédure locale de mandatement des dépenses.

La cellule GRF assure la préparation du dossier de mandatement, son contrôle et son envoi, au comptable public après la signature des pièces constitutives du dossier par l'ordonnateur secondaire. Le contrôle externe de la régularité de la dépense est assuré avant règlement par le comptable public assignataire, puis postérieurement, par la cour des comptes.

3. Dépenses sur les droits de tirage.

3.1. Réception et attribution des droits de tirage.

3.1.1.

La réception d'un droit de tirage dans une direction locale est matérialisée par un document de mise à disposition provenant d'un organisme au profit duquel le service des travaux immobiliers et maritimes est habilité à effectuer des prestations.

Chaque droit de tirage reçu dans une direction locale est réparti par le directeur entre un ou plusieurs opérateurs.

3.1.2. Réception des droits de tirage.

  I. Provenance des droits de tirage.

Les droits de tirage peuvent provenir d'organismes très divers :

• organismes gestionnaires sur le budget de la défense, seulement dans le cas où ils n'utilisent pas la procédure de droit commun de la délégation de crédits ou d'autorisations de programme aux directeurs des travaux maritimes, ordonnateurs secondaires ;

• organismes en compte de commerce ;

• personnes non étatiques.

  II. Formes de la mise à disposition des droits de tirage.

La mise à disposition des droits de tirage peut être occasionnelle ou répétitive et consentir des prérogatives variables en fonction de l'organisme concerné. Il est rappelé que toute intervention au profit d'organismes extérieurs à la défense doit être effectuée dans les conditions du décret 83-927 du 21 octobre 1983 (BOC, p. 6558) fixant les conditions de remboursement de certaines dépenses supportées par les armées et de la circulaire 16350 /DEF/DAG/AA/2 3034 /DEF/DSF/1/E du 30 octobre 1987 (BOC, p. 6140) relative à la participation des armées à des activités ne relevant pas de leurs missions spécifiques. En tout état de cause, la mise à disposition doit être formalisée de la manière suivante :

• 1. Pour les droits de tirage provenant d'organismes de la défense gestionnaires sur le budget général ou sur les comptes de commerce, lorsque :

  • la direction locale intervient de manière répétitive, par un protocole d'accord général fixant les conditions et modalités de la prestation fournie par la direction, y compris les modalités comptables. Pour l'exécution du protocole, l'organisme concerné envoie à la direction des fiches de dotation ;

  • la direction locale intervient de manière occasionnelle, par un protocole d'accord particulier définissant la prestation fournie, ses modalités d'exécution (dont les modalités comptables) et le montant de la dotation mise à disposition.

• 2. Pour les droits de tirage provenant d'organismes dotés de la personnalité morale : par une convention particulière définissant la prestation fournie par la direction locale, ses modalités d'exécution (dont les modalités comptables) et le montant de la dotation mise à disposition. Cette convention est signée par le directeur local et par la personne juridiquement capable d'engager les dépenses de l'organisme concerné.

• 3. Pour les droits de tirage provenant d'organismes extérieurs à la défense : lorsque la direction locale intervient pour un ministère civil, par un protocole d'accord général ou particulier, selon que l'intervention est répétitive ou occasionnelle, comme au 1 ci-dessus.

3.1.3. Attribution des droits de tirage.

Cette opération, à effectuer dès la réception dans une direction locale d'un document de mise à disposition d'un droit de tirage, consiste à répartir entre un ou plusieurs opérateurs, le droit de tirage concerné au moyen de postes tels qu'ils sont définis à l'article 11 ci-dessus.

Une décision d'ouverture d'un poste sur droit de tirage autorise l'opérateur correspondant à préparer des engagements juridiques dans la limite du montant de ce poste et de son échéancier.

3.2. Opérations de dépenses.

3.2.1.

Les notions fondamentales et procédures définies aux chapitres II, III et IV du titre II de la présente instruction ne s'appliquent que très partiellement aux droits de tirage compte tenu, d'une part, des modalités de gestion comptables arrêtées par les protocoles d'accord ou conventions et, d'autre part, de la qualité de l'organisme intéressé qui selon qu'il détient ou non la personnalité morale est soumis à des règles de comptabilité publique ou privée différentes.

3.2.2. Engagements.

  I. Engagement juridique.

Sur droits de tirage, les engagements juridiques peuvent être préparés et exceptionnellement passés (dans le seul cas exceptionnel où l'organisme concerné est en mesure de donner délégation au directeur local) par les directions locales.

  1. Sur droits de tirage provenant d'organismes de la défense.

La jurisprudence créée par le comptable public à Brest et confirmée par la direction du budget, interdit en principe la passation d'un engagement juridique à toute autre autorité que l'ordonnateur des ressources budgétaires concernées. Le droit de tirage exclut donc, a priori, la possibilité pour une direction locale de signer un tel engagement.

  2. Sur droits de tirage provenant d'organismes dotés de la personnalité morale ou d'organismes extérieurs à la défense :

• les engagements juridiques, marchés et commandes, sont généralement préparés par les directions et proposés à la signature des organismes ;

• dans tous les cas, les formalités de contrôle, a priori ou a posteriori, sont à la charge des organismes concernés.

  II. Engagement comptable.

Sur droits de tirage, les directeurs locaux ne sont pas ordonnateurs ; ils n'effectuent donc pas l'engagement comptable des dépenses. Les formalités de saisine du contrôleur financier, lorsqu'elles sont de droit, sont par conséquent à la charge des organismes.

  III. Prévisions de dépenses sur les postes de dépenses.

Elles sont faites dans les conditions indiquées à l'article 23 ci-avant.

  IV. Liquidation.

Sur droits de tirage, la liquidation des dépenses peut être préparée et effectuée partiellement par les directions locales ou simplement proposée aux organismes.

  1. Sur droits de tirage provenant d'organismes de la défense :

• les directions locales effectuent généralement, dans les conditions du chapitre 3 de la présente instruction, la réception des titres de créance, la vérification de leur présentation et la vérification du service fait ;

• les organismes effectuent toujours l'arrêté du montant de la dépense.

  2. Sur droits de tirage provenant d'organismes dotés de la personnalité morale ou d'organismes extérieurs, selon les protocoles d'accord ou conventions :

• les directions locales effectuent la réception et la vérification de la présentation des titres de créance, vérifient la réalité de la dette et certifient le service fait ou proposent la certification du service fait ;

• les organismes effectuent toujours l'arrêté du montant de la dépense.

Quelle que soit l'importance du rôle de la direction dans la liquidation des dépenses, l'opérateur saisit à ce stade les éléments devant entrer dans les divers comptes de nature analytique tenus par la direction.

C'est également à ce stage qu'est effectué l'ajustement de la prévision de dépenses sur le compte du poste concerné.

  V. Mandatement.

Le mandatement est de la compétence exclusive de l'ordonnateur de la dépense ou du responsable disposant des pouvoirs nécessaires ; les directions locales n'effectuent donc pas le mandatement des dépenses sur droits de tirage.

  VI. Récapitulation.

Concernant les droits de tirage, la direction locale n'assure donc aucune relation avec le comptable public compétent et n'effectue aucun mandatement. En revanche, elle fournit à l'organisme concerné un suivi des engagements selon un modèle prévu au chapitre II du titre V ci-après. Son intervention, pour la liquidation des dépenses, est réglée par protocole ou convention.

4. Recettes.

4.1.

Les recettes dont il est question dans la présente instruction sont des recettes à caractère non fiscal résultant de créances consécutives à des trop-perçus, des dépenses provisoires faites à titre d'avances et de cessions effectuées par les directions locales. Elles peuvent donner lieu à rattachement au budget des travaux maritimes par voie de rétablissement de crédits ou par voie de fonds de concours. Le rattachement au budget est normalement effectué au niveau central, et dans certains cas obligatoirement selon les directives de la direction des affaires financières, au niveau local (cf. les note n^o 11151/DEF/SGA/DSF/C/2 du 25 mars 1997 et note n^o 9704597/SDR/C/2 du 2 novembre 1997 n.i. BO). Elles sont décrites à l'annexe V.

4.2. Titre de perception.

4.2.1.

L'ordonnateur secondaire :

• constate et liquide les créances de l'État entrant dans ses attributions ;

• émet des titres de perception ;

• peut, en cas d'erreur, réviser ces opérations ;

• suit les titres de perception qu'il émet et les rectifications qu'il apporte ;

• intervient dans les procédures de rétablissement de crédits et de fonds de concours.

Le régisseur de recettes intervient également dans les opérations de recettes.

4.2.2. Constatation et liquidation des créances de l'État.

La constatation et la liquidation des créances sont obligatoires. Elles ne peuvent s'appliquer qu'à des droits effectifs légalement constatés, et doivent porter sur leur intégralité. L'ordonnateur secondaire n'est pas habilité à consentir des remises gracieuses totales ou partielles de dettes.

La constatation et la liquidation des créances sont effectuées par les opérateurs, désignés par le directeur local à cet effet, qui provoquent la préparation des titres de perception par la cellule GRF ou par le régisseur de recettes.

4.2.3. Émission des titres de perception.

La rédaction des titres de perception est préparée par la cellule GRF ou par le régisseur de recettes. Il doit être signé et rendu exécutoire par l'ordonnateur secondaire.

Il est ensuite adressé au comptable assignataire.

4.2.4. Suivi des titres de perception.

Les titres de perception émis par l'ordonnateur secondaire sont enregistrés journellement.

L'enregistrement doit mentionner le compte de recettes intéressé, le montant de la créance, la désignation du redevable et le comptable assignataire. Pour les titres de perception donnant lieu à rétablissement de crédits, il est fait mention des chapitres et articles du budget sur lesquels le rattachement est envisagé.

Les titres de perception susceptibles d'entraîner un rétablissement de crédits à l'échelon local font l'objet d'un suivi particulier.

4.2.5. Procédure locale d'exécution des recettes : titres de perception.

Figure 4. Procédure locale d'exécution des recettes : titres de perception.

 

4.2.6. Intervention des régisseurs de recettes dans les opérations de recettes.

Les régisseurs de recettes, sans être comptables publics, sont exceptionnellement autorisés à encaisser, sous leur responsabilité, certaines recettes pour le compte des comptables assignataires auprès desquels ils sont accrédités.

Ils établissent mensuellement un état de ventilation par nature des recettes encaissées, et l'adresse à l'ordonnateur qui émet le titre de perception correspondant.

4.3. Traitement au niveau local des déclarations de recettes.

4.3.1.

Le comptable assure le recouvrement du titre de perception et émet alors une déclaration de recette ou un état de recouvrement. La réception de ces documents par l'ordonnateur principal ou secondaire conditionne le déclenchement de la procédure du rétablissement de crédits ou de rattachement par voie de fonds de concours.

L'ordonnateur secondaire qui reçoit une déclaration de recette ou un état de recouvrement, après avoir vérifié qu'il est convenablement rempli :

• l'adresse au niveau central (direction des affaires financières) lorsqu'il relève de la procédure du rétablissement de crédits au niveau central ou de la procédure de fonds de concours ;

• conserve la déclaration de recette en vue de l'établissement d'un bordereau d'annulation de dépenses à l'attention du comptable assignataire lorsqu'elle relève de la procédure du rétablissement de crédits déconcentrée.

4.3.2. Intervention des ordonnateurs secondaires dans les procédures de recettes.

Les ordonnateurs secondaires interviennent pour le lancement des procédures de rétablissement de crédits et de fonds de concours. Ces recettes sont traitées ensuite soit au niveau central (ordonnateur primaire), soit au niveau déconcentré (ordonnateur secondaire) (cf. l'ANNEXE V).

4.3.3. Procédure locale d'exécution des recettes : déclaration de recette.

Figure 5. Procédure locale d'exécution des recettes : déclaration de recette.

 

Nota.

Le BRADO est utilisé à la place du fichier « BADEP » pour les rétablissements de crédits non déconcentrés et les fonds de concours.

4.3.4. Traitement comptable des recettes.

Juridiquement parlant les recettes selon qu'elles proviennent de rétablissements de crédits ou de fonds de concours correspondent soit à une annulation de dépense, soit à une ressource supplémentaire (voir sur ce point l'annexe V). Cependant compte tenu de l'impossibilité pratique de rattacher d'une manière univoque les rétablissements de crédits à des dépenses préalables (par exemple : dépenses provisoires, cessions), la comptabilité publique dans son application NDL donne pour effet aux pièces comptables concernées, les BA (bordereaux d'annulation) le droit pour le service de consommer à nouveau les crédits concernés. Ceci correspond dans les faits à une autorisation de dépenses qui s'ajoute à celle issue de la loi de finance.

5. Exécution de l'instruction.

5.1.

Les contrôles de régularité résultent des règles de la comptabilité publique et ressortissent d'abord au comptable. Certains contrôles internes pourront cependant être créés, dans le cadre de la surveillance administrative, selon les directives de la direction centrale des travaux immobiliers et maritimes.

5.2. Contrôle de gestion.

5.2.1.

Plusieurs types de contrôles internes sont mis en place dans chaque direction. Il s'agit de contrôles de suivi d'objectifs de courte périodicité, le plus souvent mensuelle mais plus brève en cas de besoins (par exemple, les rythmes de consommations des ressources en fin de gestion). Ils sont assurés par le directeur local qui peut cependant en déléguer une partie à ses subordonnés directs. Les principaux concernent les échanges entre l'ordonnateur et le comptable, les rythmes de consommations de ressources et le suivi financier de la réalisation des opérations d'infrastructure.

5.2.2. Contrôles des échanges entre l'ordonnateur et le comptable.

Il s'agit principalement du suivi périodique des rejets provisoires ou définitifs opposés par le comptable public sur les pièces comptables, et les visas requis dans le cadre du contrôle financier déconcentré.

Ces contrôles sont destinés à faire apparaître soit des dysfonctionnements internes (par exemple, ceux de la fonction liquidation analysée au travers de rejets de mandatements), soit des décisions propres au comptable telles les règles d'imputations sur des chapitres de fonctionnement ou d'investissement, ou des interprétations particulières dans le domaine des marchés ou du contrôle financier déconcentré.

5.2.3. Suivi des rythmes de consommations des ressources.

Ces contrôles sont destinés à permettre à l'ordonnateur d'assurer l'exécution du budget et le respect de l'utilisation des ressources placées sous sa responsabilité. Le suivi des agrégats propre à la gestion budgétaire (cf. l'ANNEXE VI) permet en particulier, de décliner au niveau local les différents tableaux de bord existant au niveau central, spécialement ceux de la direction des affaires financières et ceux du gestionnaire. Il importe de souligner que le tableau de bord de la direction des affaires financières est spécialement destiné aux gouverneurs de crédits, soit l'état-major de la marine pour le service des travaux maritimes.

5.2.4. Suivi de l'exécution financière des opérations d'infrastructure.

Les opérations d'infrastructure peuvent faire l'objet d'un suivi financier au moyen de situations périodiques adaptées aux postes créés par le directeur local. Ces postes en autorisant une analyse détaillée des consommations de ressources financières, consommations qui peuvent être rapportées aux échéanciers des opérations de la comptabilité spéciale des investissements ou des droits de tirage, fournissent des indicateurs importants quant à l'état d'avancement des opérations d'infrastructure.

5.3. Entrée en vigueur de l'instruction.

5.3.1. Entrée en vigueur.

La présente instruction entrera en vigueur au moment du déploiement, dans les directions et au service technique des travaux immobiliers de la marine (STTIM), du système de traitement des informations financières dit application budgétaire et comptable (AB et C). Cette entrée en vigueur sera accompagnée des mesures nécessaires d'aménagements internes, intéressant en particulier :

• l'organisation et les moyens de la cellule GRF ;

• la formation des opérateurs dans leurs responsabilités de gestion des crédits budgétaires et des droits de tirage ;

• la désignation des opérateurs responsables de la constatation et de la liquidation des créances de l'État.

5.3.2. Documents comptables.

Prévus aux paragraphes de la présente instruction indiqués ci-dessous, les modèles des documents seront définis à partir des états informatiques correspondants dans la nouvelle application :

Art. 11. Les droits de tirage, le poste et le sous-poste.

Art. 14, 15 et 16. Les besoins en crédits de paiement.

Art. 19. La fiche d'engagement et la fiche financière conformément aux documents des finances et de l'application NDL.

Art. 20. L'état prévisionnel des dépenses pour engagement comptable au titre V.

Art. 21. Le tableau de bord du respect des seuils des marchés à 1 500 000 ou 3 000 000 francs.

Art. 22. Le tableau de suivi des engagements comptables.

Art. 35. Le suivi de l'utilisation des droits de tirage.

Ces modèles reprendront en tant que de besoin les formats définis pour les « fiches événement » destinées à l'application NDL.

5.3.3. Fonctionnement du nouveau système de traitement des informations financières et comptables.

La saisie des informations sera assurée directement par les acteurs ou leurs collaborateurs, tels qu'ils sont définis au chapitre II du titre premier ci-dessus. Les droits d'accès seront déterminés, en conséquence, lors de l'analyse de l'application, en fonction des besoins de chacun d'entre eux. Ils comporteront les agrégations nécessaires correspondant au niveau des acteurs concernés.

5.3.4. Tableaux de bord.

L'application comptable assurera l'analyse du besoin quant aux moyens de contrôle évoqués au chapitre premier du titre V ci-dessus, et comprendra le développement des tableaux de bord correspondants.