1. Généralités.

1.1. Objectifs.

Le bureau des passages de l'état-major de la marine (EMM) est chargé :

• de la mise en route du personnel civil et militaire de la marine désigné pour les départements et territoires d'outre-mer ou pour l'étranger, ainsi que des familles lorsque celle-ci est autorisée ;

• du suivi administratif des missions effectuées par le personnel de l'état-major de la marine et, lorsque la mission se déroule hors des pays de la zone euro ou dans les territoires d'outre-mer, du suivi administratif des missions de l'ensemble du personnel en service dans les forces.

1.2. Organisation.

Le bureau des passages est un élément de l'état-major de la marine dépendant du bureau « affaires générales du major général de la marine » (MG/AG).

Il est divisé en trois sections : mutations, passeports et visas, missions.

Les prestations commerciales (réservations, émissions de titres de transport et prestations accessoires) sont réalisées par la société titulaire du marché de transport par voie commerciale. Cette société dispose d'un implant qui jouxte le bureau des passages. Le fonctionnement de cet implant est régi par un marché à bon de commande passé entre la personne responsable du marché (PRM) pour le compte de la marine et la société titulaire du marché.

Les demandes de prestations auprès de la société titulaire se matérialisent par l'émission de bons de commande : bons individuels de transport (BIT) et bons spéciaux de transport de bagages (BSTB). La liste des autorités habilitées à signer des bons de commande figure en annexe I.

1.2.1. Responsabilités.

1.2.1.1. Le chef du bureau des passages.

Le bureau des passages est dirigé par un secrétaire administratif ou un officier marinier supérieur.

Le chef du bureau des passages exerce les responsabilités suivantes :

• l'encadrement du personnel civil et militaire placé sous ses ordres : il veille au respect du plan d'armement, prépare la notation, organise et contrôle la formation professionnelle ;

• l'organisation et le fonctionnement courant du bureau, il veille notamment au respect des règles HSCT (hygiène, sécurité et condition de travail) et de protection des informations, à la permanence de l'action du bureau en heures non ouvrables, à l'approvisionnement et à l'entretien du matériel et des locaux ;

• le respect de la réglementation relative aux frais de déplacement ;

• la bonne exécution des clauses du marché avec la société titulaire ;

• l'établissement d'indicateurs d'activité trimestriels.

Il travaille en lien étroit avec la société titulaire du marché, avec les autorités françaises et étrangères chargées de la délivrance des passeports et visas, avec les postes diplomatiques pour les questions de ralliement ou de rapatriement de personnel.

Il est habilité à signer les pièces de correspondance de routine et les pièces comptables nécessaires au fonctionnement courant du bureau. Il dispose d'une adresse télégraphique et d'un timbre (EMM/PASS).

1.2.1.2. Le capitaine de vaisseau adjoint au major général de la marine.

Le bureau des passages est placé sous l'autorité du capitaine de vaisseau, adjoint au major général de la marine.

Il est responsable de la gestion des frais de déplacements temporaires de l'EMM. Il en suit la consommation. Il peut déléguer à des tiers l'autorisation d'engager la dépense.

Il veille à la bonne application de la réglementation sur les frais de déplacements par l'EMM.

Il peut recevoir délégation du chef d'état-major de la marine pour la signature des ordres de missions internations hors zone euro.

Il est responsable de l'exercice de la surveillance du bureau des passages.

Il peut déléguer sa signature au commissaire du bureau MG/AG pour les pièces de correspondance de routine.

1.2.1.3. Le commissaire du bureau MG/AG.

Le commissaire de la marine du bureau MG/AG assure, pour le compte du capitaine de vaisseau adjoint au major général de la marine, la tutelle du bureau des passages.

En particulier, il veille à la bonne application des textes réglementaires relatifs aux frais de déplacements et à l'exécution des obligations contractuelles du titulaire du marché.

Il est le correspondant de l'état-major de la marine vis-à-vis de la société titulaire du marché, de la PRM et des autres armées.

Il peut recevoir délégation de signature pour les ordres, notes et pièces de correspondances de routine relatifs au fonctionnement courant du bureau des passages.

Il remplit les fonctions de chef de service.

1.2.2. Permanence du bureau.

Les horaires d'ouverture du bureau sont conformes aux horaires de travail en vigueur à l'hôtel de la marine.

La permanence du bureau est assurée en heures non ouvrables par une astreinte. La personne d'astreinte doit être en mesure de rallier l'EMM en moins de deux heures sur ordre de l'officier de garde afin de régler les affaires urgentes : demande de rapatriement, mission inopinée.

Les titres de transport à délivrer en heures non ouvrables sont remis à l'aubette sous la responsabilité de l'officier de garde. Néanmoins, lorsque le nombre ou l'importance des titres à délivrer l'exige, le chef du bureau des passages fait assurer une permanence en fin de semaine.

1.2.3. Surveillance.

La surveillance du bureau des passages est exercée par le commissaire du bureau MG/AG pour le compte du capitaine de vaisseau adjoint.

Cette surveillance a pour objet :

• de s'assurer que l'action du bureau est accomplie dans le respect des lois et règlements en vigueur ;

• de vérifier que le bureau bénéficie des moyens suffisants pour accomplir sa mission ;

• de s'assurer de l'efficacité et de l'efficience de l'action du bureau.

Cette surveillance donne lieu à des opérations de sondage portant en particulier sur la régularité et la sincérité :

• des BIT et BSTB émis ;

• des demandes de passeports, de visas et d'ordres de mission.

Ces opérations sont inopinées, annuelles et font l'objet de procès-verbaux adressés au capitaine de vaisseau adjoint.

Le chef du bureau des passages établit en outre un tableau de bord trimestriel, comprenant les indicateurs fixés par le capitaine de vaisseau adjoint et permettant d'évaluer l'efficience de l'activité du bureau.

Les prestations de la société titulaire du marché sont évaluées selon des procédures établies en commun entre le représentant de la PRM et EMM/MG/AG.

2. Fonctionnement.

2.1. Les mutations.

2.1.1. Responsabilités.

Le bureau des passages est responsable de la réservation des titres de transport et de la convocation des intéressés et de leur famille pour leur mise en route.

À cette fin, le bureau des passages travaille en lien avec les bureaux militaires et personnels des unités qui sont responsables de l'établissement des ordres de débarquement, des passeports et de l'information des administrés quant aux modalités de leur déplacement.

2.1.2. Procédures de mise en route.

2.1.2.1. Mutation du personnel militaire et civil de la marine vers les départements d'outre-mer et territoires d'outre mer (DOM-TOM) et l'étranger (aller).

Dès réception de la décision de désignation, le bureau des passages fait réserver le vol en privilégiant la voie aérienne militaire.

Les formations font établir les passeports et mettre à jour les carnets de vaccination. Ces pièces sont remises aux intéressés qui les conservent.

Les formations adressent le plus rapidement possible au bureau des passages l'ordre de débarquement du personnel, en mentionnant avec précision les coordonnées du débarquant (numéro de téléphone et adresse en permission).

Une fois la réservation effectuée le bureau des passages convoque l'intéressé.

Les convocations comportent toutes les indications nécessaires au ralliement, aux conditions particulières du vol et aux différentes prestations s'y ajoutant comme la mise à disposition des billets d'avion, le transport d'animaux ainsi que la transmission du passeport en cours de validité pour l'établissement du visa si nécessaire. Sur leur demande, les billets sont adressés par courrier aux administrés. Néanmoins, lorsque l'urgence ou l'incertitude pesant sur le lieu de ralliement l'exige (cas des unités embarquées), l'intéressé retire son billet au bureau des passages dans les 24 heures qui précédent le déplacement ou directement à l'embarquement auprès de la compagnie aérienne.

2.1.2.2. Passage gratuit pour les familles vers les DOM-TOM et l'étranger (aller).

Le bénéfice du passage gratuit pour les familles des administrés affectés dans un DOM-TOM ou à l'étranger est subordonné à la production de plusieurs documents :

• la demande d'autorisation de venue de famille (message mentionnant la composition de la famille transmis par le bureau militaire à l'autorité maritime locale en action et à MARINE PASS PARIS en information) ;

• l'autorisation de venue de famille (message transmis par l'autorité maritime locale au bureau des passages autorisant la venue de la famille) ;

• la concession de passage gratuit remplie en trois exemplaires comportant l'approbation du passage gratuit ; un exemplaire est remis au bureau des passages, l'autre au bureau administratif de l'unité pour le dossier de déménagement et le dernier à l'intéressé qui le conserve comme justificatif pour le retour ;

• un certificat médical d'aptitude au voyage et au séjour outre-mer datant de moins de trois mois par membre de la famille.

Nota.

Dans un souci de rapidité et d'efficacité, dès que les demandes d'autorisation de venue de famille et de concession de passage gratuit sont établies, les formations font parvenir le plus rapidement possible ces documents au bureau des passages en précisant la composition exacte de la famille (nom, prénom, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, numéro de passeport, numéro de la carte nationale d'identité) et la date de départ souhaitée.

Le bureau des passages fait procéder à la réservation du vol.

La convocation et les billets sont expédiés sur leur demande au domicile des familles ou au bureau de liaison des familles.

Il appartient aux bureaux militaires des unités d'origine de rappeler les dispositions suivantes quant aux déplacements des familles :

• sur voie aérienne civile, les enfants de moins de 2 ans ne bénéficient généralement pas de siège réservé ; ils peuvent voyager sur le siège d'un parent dans la limite d'un enfant par adulte. Sur certaines compagnies aériennes, une nacelle peut être mise à disposition ; le personnel prend contact directement à cette fin avec la société titulaire du marché ;

• sur voie aérienne militaire (VAM), un adulte peut voyager avec plusieurs enfants de moins de 2 ans.

Le transport d'animaux doit être signalé par message sur la demande d'autorisation de venue de famille en mentionnant le poids de l'animal, la race, la dimension de la cage.

Sur demande des intéressés, le bureau de liaison des familles de Paris peut prendre en charge le transport, entre Paris et l'aéroport, du conjoint et des enfants lorsque ces derniers sont âgés de moins de 10 ans.

2.1.2.3. Retour vers la métropole après une affectation dans un DOM-TOM ou à l'étranger.

Les opérations de mise en route relèvent, lorsqu'ils existent, de la compétence des bureaux transport des détachements militaires stationnés dans les DOM-TOM ou à l'étranger.

Lorsque la formation ou l'unité navigante n'est pas en mesure de s'adresser à un bureau transport, elle demande au bureau des passages la mise en place de billets d'avion prépayés. La récupération de ces billets est à la charge de l'unité qui peut demander le concours de la représentation française dans le pays concerné.

Les mises en route pour renvoi ou permissions scolaires sur le territoire d'origine, congé bonifié du personnel civil suivent des procédures analogues à celles des mutations.

2.2. Établissement des passeports et visas.

2.2.1. Établissement des passeports.

Le bureau des passages établit :

• les passeports de mission pour le personnel affecté en région parisienne ;

• les passeports de service, les passeports diplomatiques et les visas pour l'ensemble de la marine.

Les passeports sont délivrés à titre gratuit au personnel militaire et civil de la marine en mission ou muté vers les DOM-TOM ou l'étranger.

Les passeports délivrés ne sont utilisables que dans le cadre du service. Cette règle est rappelée sur le premier feuillet du passeport.

2.2.1.1. Passeport de mission.

Le passeport de mission est délivré à titre gratuit aux fonctionnaires et militaires se rendant en mission de service à l'étranger. Il ne peut être utilisé que dans le cadre du service.

Le passeport de mission a une validité au maximum de 5 ans pour le personnel militaire et de un an pour le personnel civil. Il est établi par la préfecture de police de Paris.

Nota.

Les passeports de mission ne sont pas prorogés.

2.2.1.2. Passeport de service.

Le passeport de service peut être délivré :

• aux agents civils et militaires qui effectuent à l'étranger des missions sur ordre, revêtant un caractère d'intérêt national et pour le compte exclusif d'une administration centrale ;

• aux agents civils et militaires affectés à l'étranger et attachés à une mission diplomatique permanente n'ouvrant pas droit au passeport diplomatique ;

• au conjoint n'exerçant aucune activité rémunérée et aux enfants mineurs à la charge des agents affectés à l'étranger.

Le passeport de service a une validité minimale d'un an et maximale de quatre ans.

Le bureau des passages fait établir les passeports de service des agents et de leur famille par le ministère de l'intérieur et, pour le personnel affecté à l'étranger, après approbation du ministère des affaires étrangères.

Les enfants d'agents affectés à l'étranger de moins de 15 ans sont inscrits sur le passeport d'un ou des deux parents à condition que ces derniers soient titulaires de l'exercice de l'autorité parentale.

Les enfants mineurs de 15 ans et plus disposent d'un passeport individuel.

2.2.1.3. Passeport diplomatique.

Le passeport diplomatique est accordé aux attachés militaires et navals ainsi qu'au personnel effectuant certaines missions sur décision du ministère des affaires étrangères. Le bureau des passages fait établir les passeports diplomatiques par le ministère des affaires étrangères. La validité du passeport est de un an et doit être restitué au bureau des passages à l'issue de la mission.

2.2.2. Établissement des visas.

Le bureau des passages établit les demandes de visa pour l'ensemble de la marine, au vue des ordres de débarquement ou de mission, conformément aux modalités de chaque pays.

Les frais consulaires correspondants sont pris en charge par la société titulaire du marché et donne lieu à l'émission d'un BIT.

2.3. Les missions.

2.3.1. Généralités.

2.3.1.1. Rôle du bureau des passages.

Le bureau des passages assure la rédaction des ordres de mission pour le compte de l'état-major de la marine et, lorsque la mission se déroule hors des pays de la zone euro ou dans les territoires d'outre-mer, pour le compte de l'ensemble des autorités organiques de la marine.

Il fait réserver les moyens de transport nécessaires par la société titulaire du marché et émet les BIT correspondants.

Il attribue et tient la comptabilité des numéros d'imputation budgétaire.

Il veille scrupuleusement au respect de la réglementation, en particulier sur les conditions d'utilisation de la voie aérienne civile.

Il transmet a posteriori au service du commissariat compétent les ordres de mission internationaux pour liquidation.

Les missions opérationnelles terrestres, maritimes ou aériennes non programmées, effectuées par les détachements de l'aéronautique navale ou des commandos ne rentrent pas dans le champ d'action du bureau des passages.

2.3.1.2. Signature des ordres de mission.

Les ordres de mission métropole, sont signés par l'autorité ordonnant le déplacement. À l'échelon central de la marine, cette compétence est dévolue :

• aux chefs de divisions ;

• aux directeurs des services ;

• à l'amiral chargé des systèmes d'information et de communication de la marine ;

• au chef de cabinet du CEMM ;

• au capitaine de vaisseau adjoint au major général de la marine ;

• à l'amiral, président de la commission permanente des programmes et des essais ;

• au commandant du centre d'enseignement supérieur de la marine ;

• au commandant du service d'information et de relations publiques de la marine (SIRPA Marine) ;

• au chef du service technique des transmissions d'infrastructure de la marine.

Ces autorités peuvent déléguer leur signature par décision particulière à un tiers. Le bureau des passages est mis en copie de ces décisions. Les sub-délégations sont interdites.

Les ordres de mission pour l'étranger, les départements et territoires d'outre-mer sont normalement de la compétence pour l'ensemble des autorités organiques de la marine du chef d'état-major de la marine qui peut déléguer sa signature au capitaine de vaisseau adjoint au major général de la marine ainsi qu'aux représentants des autorités organiques de la marine pour les missions dans les pays de la zone euro et dans les territoires outre-mer.

Dans un certain nombre de cas toutefois, les ordres de missions sont signés au niveau du cabinet du ministre de la défense :

• déplacement du CEMM et de l'inspecteur général des armées « marine » (IGAM) dans tout pays étranger ;

• déplacement des autres officiers généraux et assimilés vers les départements et les territoires d'outre-mer ainsi que vers les pays étrangers où stationnent des forces françaises pré-positionnées ;

• déplacement de l'ensemble du personnel se rendant dans des pays « sensibles » dont la liste est établie par le cabinet du ministre.

Les projets de déplacement soumis à la signature du cabinet du ministre font l'objet d'une demande sur un état de prévision figurant en annexe III.

2.3.1.3. Autorisation préalable.

Sont soumis à une procédure d'autorisation préalable, les déplacements hors de la France métropolitaine :

• des officiers généraux et assimilés. Les prévisions de déplacement sont centralisées annuellement par le cabinet du CEMM qui recherche l'approbation du ministre ;

• des écoles. Les programmes annuels des voyages d'études sont centralisés par l'état-major des armées (EMA) qui recherche l'accord du cabinet du ministre.

2.3.2. Financement des déplacements temporaires.

2.3.2.1. Imputation budgétaire.

Financement sur la section marine du budget.

Les dépenses de déplacement sont supportées :

• par le chapitre 34-05, article 12 en ce qui concerne tous les déplacements temporaires (personnel civil et militaire), à l'exception toutefois des déplacements ordonnés par les autorités appartenant aux directions et services ;

• par les crédits de fonctionnement des directions et services s'agissant des déplacements temporaires (civils et militaires) ordonnés par ces autorités :

  • service de l'aéronautique navale (S/AERO)  : 34-05, article 40 ;

  • direction centrale du service de soutien de la flotte (DCSSF) : 34-05, article 33 ;

  • direction centrale du commissariat de la marine (DCCM) : 34-05, article 70 ;

  • direction centrale des travaux immobiliers et maritimes (DCTIM) : 34-05, article 80 ;

  • service technique des transmissions d'infrastructure de la marine : (SERTIM)  : 34-05, article 91 ;

  • service hydrographique et océanographique de la marine (SHOM) : 34-05, article 92.

Financement au profit d'un chapitre autre que ceux mentionnés ci-dessus.

Certaines missions à l'étranger demandées à titre de concours liées à des opérations de coopération ou techniques peuvent être financées par le chapitre correspondant ou par un compte de commerce après visa du contrôleur financier.

Visa du contrôleur financier

Tous les projets d'ordres de mission relatifs à des déplacements à l'étranger et dans les territoires d'outre-mer sont soumis au visa préalable du contrôleur financier.

Numéro d'imputation budgétaire

Le bureau des passages tient la comptabilité des numéros d'imputation qui sont impérativement mentionnés sur tout ordre de mission.

En cas de déplacement temporaire ordonné par le département à du personnel n'appartenant pas à un échelon de commandement de l'EMM, les ordres de mission sont signés localement. L'autorité signataire doit porter le numéro d'imputation qui lui est indiqué par le bureau des passages.

2.3.2.2. Gestion des droits financiers.

L'état-major de la marine et les autorités organiques disposent de plafonds annuels d'engagement de dépenses qui sont déterminés par le major général de la marine par délégation du ministre de la défense. Le capitaine de vaisseau adjoint est responsable de la gestion de l'enveloppe de l'EMM. Il peut répartir à des tiers, en particulier les autorités habilitées à signer les ordres de mission, une partie ou la totalité de cette enveloppe. Le bureau finances de la division « plans » de l'EMM (PL/FIN), la DCCM et l'échelon liquidateur sont tenus informés de la liste de ces autorités.

Ces autorités en liaison avec le bureau des passages :

• évaluent et approuvent les demandes d'ordres de mission de leur ressort  

• tiennent la comptabilité des engagements ;

• suivent en liaison avec la DCCM le niveau de liquidation de leur droit ;

• adressent à la fin de chaque année à MG/AG un état prévisionnel de leurs besoins pour l'année suivante.

2.3.3. Procédures.

2.3.3.1. Demande d'ordre de mission.

Autorités organiques hors EMM (cas des missions hors zone euro).

La demande d'ordre de mission est rédigée conformément au modèle figurant en annexe II. Cette demande a pour objet d'évaluer le coût financier du déplacement envisagé et de recueillir le visa de l'autorité habilitée à autoriser le déplacement. Le bureau des passages fournit aux échelons sub-délégués les moyens nécessaires pour que ces derniers puissent procéder à cette évaluation.

Une fois rédigées et visées, les demandes d'ordre de mission sont remises au bureau des passages, cinq jours ouvrables avant le début de la mission en métropole et douze jours ouvrables à l'étranger. Le bureau des passages attribue un numéro d'imputation et procède à l'émission du BIT.

Autorités organiques hors EMM (cas des missions internationales).

Les demandes sont transmises sous la forme et dans les délais indiqués ci-dessus au bureau des passages par télécopie ou intranet.

Le bureau des passages établit l'ordre de mission et attribue un numéro d'imputation.

Les autorités organiques décentralisées peuvent faire procéder à l'émission du BIT directement auprès de l'agence locale du titulaire du marché ou par l'intermédiaire du bureau des passages.

Nota.

Même si elles n'entraînent pas de remboursement de frais (mission à charge de remboursement par un organisme extérieur à la marine), les demandes d'ordre de mission doivent être soumises au visa du bureau des passages.

2.3.3.2. Signature de l'ordre de mission.

Les ordres de mission sont rédigés par le bureau des passages qui se charge de récupérer le visa du contrôle financier si nécessaire et fait signer l'ordre de mission à l'autorité habilitée.

2.3.3.3. Perception des devises.

L'ordre de mission et la fiche d'allocation permettent au missionnaire d'obtenir une avance de 100 p. 100 réglée sur la base du décompte des indemnités journalières, dans la limite de soixante indemnités journalières et le cas échéant des frais de représentation auprès du payeur général du trésor.

2.3.4. Règlement des droits.

Le règlement des indemnités de mission à l'étranger incombe :

- au centre interunités local d'administration des marins (CILAM) qui procède à la liquidation pour le personnel militaire ;

- aux directions locales du commissariat pour le personnel civil.

Aucune rature ou surcharge ne pouvant être réalisée sur l'original de l'ordre de mission, seule l'autorité habilitée à le signer peut effectuer les rectifications nécessaires au moyen d'un additif établi par le bureau des passages et visé par le contrôle financier.

Cet additif doit être accompagné de toutes les pièces justifiant les dépenses supplémentaires.

En cas d'annulation de la mission, la totalité du dossier doit faire retour au bureau des passages.

3. Textes abrogés.

Les textes énumérés ci-après sont abrogés :

• instruction n^o 311 EMM/AG du 29 décembre 1988 relative aux déplacements temporaires ;

• instruction 116 /DEF/EMM/MG/AG du 05 février 1999 modifiée relative à la mission, l'organisation et au fonctionnement du bureau des passages de l'état-major de la marine ;

• ordre n^o 68 EMM/AG du 14 mars 1989 relatif à la délégation de signature des ordres de mission ;

• décision n^o 196 DEF/CEMM/CAB du 8 avril 1993 relative à la signature des ordres de mission des personnels des directions se rendant hors de France métropolitaines.