Les textes de références, fixent les conditions et les modalités de prise en charge des frais occasionnés par les déplacements des personnels civils de l'État sur le territoire métropolitain de la France et dans la principauté de Monaco.

La présente circulaire a pour objet de rappeler les principes d'indemnisation prévus par ces textes et de préciser les responsabilités incombant respectivement aux formations d'emploi des agents et aux organismes de liquidation des droits en matière de déplacements temporaires (missions, stages).

Est exclue de ce dispositif, l'indemnisation liée aux changements de résidence.

1. Dispositions générales.

1.1. Définitions.

1.1.1. Résidence administrative.

Territoire de la commune sur lequel se situe le service où l'agent est affecté.

1.1.2. Résidence familiale.

Territoire de la commune sur lequel se situe le domicile personnel de l'agent.

1.1.3. Mission.

Est en mission, l'agent en service se déplaçant hors du territoire de sa commune de résidence administrative et hors du territoire de sa commune de résidence familiale.

1.1.4. Intérim.

Assure un intérim, l'agent désigné pour occuper un poste temporairement vacant en dehors de ses résidences administrative et familiale.

1.1.5. Stage.

Est considéré comme étant en stage, l'agent se déplaçant pour suivre :

• une action de formation continue dans les conditions prévues par l'article 14 du décret 90-437 du 28 mai 1990 modifiée  ;

• une action de formation visée par l'article 15 du décret 90-437 du 28 mai 1990 (stages statutaires).

L'annexe V à la présente circulaire précise le mode d'indemnisation à appliquer pour chaque cas de figure.

1.2. Champ d'application.

Les dispositions de la présente circulaire sont applicables à l'ensemble du personnel civil (fonctionnaires, agents sur contrat, ouvriers) relevant de l'armée de terre et des services communs qui effectuent des déplacements pour les besoins du service, en métropole et dans la principauté de Monaco, hors de leurs résidences administrative et familiale.

1.3. Nature des indemnisations.

Le règlement des frais occasionnés au titre des déplacements temporaires comporte  :

• la prise en charge des frais de transport dans les conditions prévues au titre IV du décret du 28 mai 1990 ;

• l'attribution d'indemnités journalières de mission, d'intérim ou de stage pour frais de restauration et d'hébergement, sur justification de la durée réelle du déplacement et de l'effectivité de la dépense.

Toutefois, quel que soit le montant de la dépense engagée par l'agent, celui-ci est remboursé forfaitairement de ses frais supplémentaires de nourriture et d'hébergement.

1.3.1. Transport des personnes.

Le choix entre les différents modes de transport en commun, voie ferroviaire, maritime ou aérienne, s'effectue en règle générale, sur la base du tarif le plus économique.

Toutefois, l'ordonnateur peut autoriser, dans la limite des crédits disponibles et dans l'intérêt du service, le recours à un moyen de transport plus onéreux si les conditions du déplacement lui semblent le justifier.

Les frais de transport en commun doivent être pris en charge par voie de réquisitions ou de bon unique de transport (BUT) ⁽¹⁾ dans tous les cas où un contrat ou une convention peuvent être conclu à cet effet entre les administrations d'une part, et les compagnies de transport ou agences de voyage, d'autre part.

Lorsque l'agent n'a pas effectué son déplacement en véhicule de service, de même lorsqu'il n'a pas pu bénéficier de la prise en charge de ses frais de transport par la voie d'une réquisition ou d'un BUT, il est remboursé directement des frais qu'il a engagés dans les conditions fixées par le présent paragraphe selon le mode de transport emprunté.

1.3.1.1. Voie ferrée.

Le remboursement des frais de transport par voie ferrée, effectué généralement sur la base du tarif de la société nationale des chemins de fer (SNCF) 2e classe, ne donne pas lieu à production de billets ou tickets comme pièces justificatives. Toutefois, en cas d'autorisation d'utilisation de la 1re classe précisée sur l'ordre de mission, la présentation de documents justificatifs est exigée. En cas de non-présentation de ce titre de transport, le remboursement est limité au prix du billet de la 2^e classe .

Les suppléments, réservations, couchettes ou wagons-lits donnent lieu à remboursement sur production des titres correspondants.

De même, les frais de parking à proximité des gares peuvent être pris en charge, sur décision de l'autorité ordonnant le déplacement, au vu du ticket ou de la facture pour des missions n'excédant pas soixante-douze heures.

1.3.1.2. Transports collectifs.

Le remboursement des frais de transport en autocar, navette ou tout autre moyen de transport routier collectif comparable ainsi que des frais résultant de l'utilisation du réseau de transport en commun régulier d'une agglomération (autobus, métro) est effectué dans la limite des frais réellement exposés sur présentation des titres de transport.

1.3.1.3. Véhicules de louage et taxis.

Les frais de taxi ou de location de véhicule peuvent être remboursés sur de courtes distances, sur présentation des factures correspondantes et de l'attestation de l'autorité ordonnant le déplacement :

• soit en cas d'absence, permanente ou occasionnelle, de moyens de transport en commun  ;

• soit en cas d'obligation de transporter du matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant.

Exceptionnellement et par dérogation à l'alinéa précédent, le remboursement des frais de taxi peut être autorisé sur de courtes distances et sur présentation des pièces justificatives quand l'utilisation collective du taxi est moins onéreuse que l'utilisation des moyens de transport en commun pour l'ensemble des agents concernés.

1.3.1.4. Voie maritime.

La prise en charge des frais de transport par bateau est effectuée sur présentation des pièces justificatives et sur la base du tarif de la classe la plus économique ou, sur autorisation, d'une classe supérieure.

1.3.1.5. Voie aérienne.

La prise en charge des frais de transport, par la voie aérienne, s'effectue généralement sur la base du tarif de la classe la plus économique et sur présentation du titre de transport. La signature de l'état de frais par la personne habilitée à ordonner le déplacement, vaut autorisation d'utiliser le mode de transport aérien.

Par dérogation au principe du choix du transport le plus économique, le recours à la voie aérienne peut éventuellement être autorisé, bien que son coût soit plus élevé que la voie de surface, lorsque la mission à effectuer exige impérativement le recours à ce mode de transport.

En cas de perte du billet d'avion de 1re classe ou de classe supérieure, le remboursement peut être accordé exclusivement sur la base du billet d'avion en classe la plus économique.

Les frais d'utilisation des parcs de stationnement des aéroports peuvent être pris en charge à l'occasion de missions n'excédant pas soixante-douze heures, sur présentation du ticket ou de la facture.

1.3.1.6. Véhicule personnel.

Les agents peuvent utiliser leur véhicule personnel pour les besoins du service, sur autorisation préalable du chef de leur organisme d'affectation, sous réserve de satisfaire aux conditions prévues en matière d'assurance et si le recours au véhicule personnel :

• soit entraîne une économie ou un gain de temps appréciable ;

• soit résulte d'une absence de moyens de transport en commun ou de l'obligation justifiée de transporter du matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant.

Les frais de transport en véhicule personnel à l'occasion de déplacements temporaires peuvent donner lieu au paiement d'indemnités kilométriques ou à une prise en charge sur la base du tarif SNCF 2e classe.

Les frais de péage d'autoroute peuvent être remboursés sur présentation des pièces justificatives.

Lorsque l'utilisation du véhicule personnel résulte d'une initiative personnelle de l'agent, ce dernier doit être remboursé exclusivement sur la base du tarif SNCF 2e classe.

Particularités.

Les agents autorisés à emprunter leur véhicule personnel à l'occasion de concours ou examens professionnels peuvent bénéficier du remboursement d'un seul voyage aller et retour respectivement au titre des épreuves d'admissibilité et d'admission au cours d'une période de douze mois consécutifs.

Toutefois, dans l'hypothèse où les épreuves d'admissibilité et d'admission d'un même concours ou examen professionnel nécessitent plus d'un déplacement, il peut être exceptionnellement dérogé à l'alinéa précédent et la prise en charge de plus d'un aller retour peut être accordée.

1.3.2. Base de remboursement.

1.3.2.1. Indemnités journalières de mission.

L'ouverture du droit à remboursement forfaitaire est justifiée par la production par l'agent auprès de l'ordonnateur de l'original de la facture d'hébergement et par la certification des conditions de restauration portée par l'intéressé sur son ordre de mission.

L'indemnisation de l'agent est basée sur le versement d'indemnité de repas et d'indemnité de nuitée qui varient suivant le lieu et la durée de la mission.

L'indemnité de repas est versée lorsque l'agent est en mission pendant la totalité de la période comprise :

• pour le repas de midi entre 11 heures et 14 heures ;

• pour le repas du soir entre 18 et 21 heures.

L'indemnité de nuitée est versée lorsque l'intéressé est en mission pendant la totalité de la période comprise entre 0 heure et 5 heures pour le logement et le petit déjeuner.

Particularités.

L'indemnité de repas attribuée à l'agent en mission est réduite de 50 p. 100 lorsque l'intéressé a utilisé la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou assimilé ( ex. : cercle militaire).

En cas de séjour dans une même localité l'indemnité de nuitée subit un abattement de 10 p. 100 à partir du 11e jour et de 20 p. 100 à partir du 31e jour.

L'agent nourri et logé gratuitement ne bénéficie respectivement d'aucune indemnité de repas et de nuitée.

La prise en charge du prix de la couchette ou du wagon-lit exclut l'attribution de l'indemnité de nuitée.

Aucune indemnité journalière n'est due à l'occasion du déplacement de l'agent participant à un concours ou examen professionnel.

1.3.2.2. Indemnités de stage.

Les agents en stage au titre de l'article 14 du décret 90-437 du 28 mai 1990 modifié perçoivent les indemnités de repas ou de nuitée au taux des indemnités de mission et dans les conditions prévues au paragraphe 3.2.1.

Ces indemnités varient suivant le lieu du stage (Paris ou Province), la durée du stage, et les conditions de restauration et d'hébergement.

Le régime spécifique d'indemnités de stage fixé par les arrêté du 31 décembre 1999 et arrêté du 22 septembre 2000 s'applique aux agents appelés à suivre les actions de formation visées à l'article 15 du décret 90-437 du 28 mai 1990 modifié.

À ce titre, les indemnités journalières varient suivant la durée du stage, les conditions de restauration et d'hébergement.

Particularités.

S'agissant des stages de formation au titre de l'article 14 du décret précité, l'ouverture du droit à remboursement forfaitaire est justifiée par la production d'une facture d'hébergement et par la certification des conditions de restauration portée par l'agent sur son ordre de mission.

L'indemnité de repas est réduite de 50 p. 100 si le stagiaire a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou assimilé (ex. : cercle militaire).

L'indemnité de nuitée subit également un abattement de 50 p. 100 si le stagiaire peut se loger moyennant une participation de sa part, dans un centre d'hébergement fonctionnant sous contrôle de l'administration.

La règle de l'abattement de 50 p. 100 sur les indemnités de repas et de nuitée ne s'applique pas pour les résidences IGESA.

L'indemnité de nuitée, éventuellement réduite dans les conditions susvisées, fait l'objet d'abattements de 10 p. 100, 20 p. 100 et 40 p. 100 respectivement appliqués à compter du 11e, du 31e et du 61e jour de stage.

En cas de gratuité du repas et du logement, aucune indemnité de repas ni de nuitée n'est due.

Les ouvriers appelés à suivre des stages dans les écoles ou centres d'instruction techniques des armées ou écoles professionnelles de l'État énumérées par l' instruction 64-22 /MA/DPC/5 du 23 mai 1964 (BO/G, p. 2088, BO/M, p. 1933, BO/A, p. 885 ), bénéficient d'un régime d'indemnisation spécifique, lorsqu'il se révèle plus favorable ⁽²⁾ [ arrêté du 03 juillet 1952 (BO/G, p. 2216, BO/M, p. 732, BO/A, p. 1410 ) et décision 32443 /MA/DPC/CRG du 31 décembre 1963 (BO/G, 1964, p. 2084, BO/M, p. 1849, BO/A, p. 890 )].

2. Responsabilités de l'organisme d'emploi de l'agent.

2.1. Établissement de l'ordre de mission.

Le service gestionnaire d'emploi établit un ordre de mission (cf. modèle joint en ANNEXE I) comportant les éléments nécessaires pour la détermination des droits des agents effectuant des déplacements temporaires et le transmet à l'organisme payeur à l'issue du déplacement.

2.1.1.

Les renseignements devant figurer sur ce document sont énumérés ci-après :

2.1.1.1. Au recto.

Identification complète :

• de l'agent (n^o matricule, n^o INSEE, catégorie, adresse…) ;

• de l'autorité administrative ayant ordonné la mission (clair et code autorité, imputation budgétaire).

Nature du déplacement :

• mission ;

• intérim ;

• stage ;

• concours ou examens professionnels.

Référence de la note de service prescrivant le déplacement.

Dates prévues de départ et de retour à la résidence administrative ou familiale, y compris pour les déplacements à l'occasion d'un stage dont les dates de début et de fin sont précisées conformément aux attestations de stage établies par le centre de formation ou l'école.

Autorisations.

Les frais de transport ci-après ne peuvent être pris en charge qu'avec l'autorisation expresse du chef de service :

• utilisation du véhicule personnel (cf. document joint en ANNEXE II) ou d'un véhicule de location ;

• transport SNCF 1re classe ;

• transport par voie aérienne ;

• frais de taxi.

En conséquence, les services gestionnaires doivent renseigner avec soin la rubrique «  Autorité à emprunter  » figurant sur l'ordre de mission.

2.1.1.2. Au verso.

Dates et heures exactes de départ et de retour à la résidence administrative ou familiale.

Cocher la case mission ou stage.

Cadre A (frais de transport) :

• en cas d'utilisation de la voie ferrée, préciser si un bon de transport a été utilisé ;

• montant des frais réllement engagés (voie ferrée, autres transports en commun et frais annexes) ;

• en cas d'utilisation du véhicule personnel avec remboursement sur la base d'indemnités kilométriques : puissance fiscale du véhicule, nombre de kilomètres autorisés et effectués au cours de la mission et nombre total de kilomètres parcourus depuis le 1er janvier de l'année considérée.

Les pièces justificatives correspondantes (originales) nécessaires au remboursement des frais effectivement supportés par l'agent, doivent être jointe à l'ordre de mission.

Cadre B (indemnités journalières de mission) :

• le nombre de repas et/ou de nuitées accordées gratuitement ;

• le nombre de repas ayant été pris ou non dans un restaurant administratif ou assimilé.

Cadre C (indemnités journalières de stage) :

• les conditions de restauration et de logement. La pièce justificative nécessaire au remboursement des frais d'hébergement (original de la facture d'hôtellerie ou toute autre pièce justifiant un hébergement à titre onéreux) doit être jointe à l'ordre de mission ;

• cocher la case article 14 ou article 15 ;

• le numéro de module dans le cas de stage statutaire (art. 15).

Cadre D (avance perçue) : le montant de l'avance perçue, le cas échéant. 

2.1.2. Particularités.

En cas d'utilisation d'un véhicule de louage, l'attestation du chef de service justifiant le recours au taxi ou à un véhicule de location doit être produite.

L'ordre de mission doit être daté et revêtu  :

• des visa et signature de l'autorité ayant ordonné le déplacement et du conseiller coordonnateur régional s'il s'agit d'un stage dont les frais seront imputés au chapitre «  formation continue  » de la région terre  ;

• de la signature de l'intéressé certifiant avant la transmission de l'original de l'ordre de mission à l'organisme payeur, de l'exactitude des renseignements concernant les conditions d'hébergement, de restauration et de transport, occasionnées par son déplacement.

2.2. Avances sur frais de déplacement.

L'organisme gestionnaire informe l'administré de la possibilité d'obtenir une avance sur le paiement de ses indemnités et sur le remboursement de ses frais de déplacement.

2.2.1. Demande d'avance.

Avant l'exécution de la mission ou le départ en stage et par l'intermédiaire de son chef de service, l'agent peut solliciter une avance auprès de l'organisme payeur au moyen de  :

• l'original de la demande expresse de l'agent visée par le chef de service (cf. modèle joint en ANNEXE III) ;

• la photocopie de l'ordre de mission dûment complété comme indiqué ci-dessus, permettant de déterminer les droits à indemnisation, selon les conditions de restauration et d'hébergement prévues.

Particularité.

A titre indicatif, un délai de trois semaines est nécessaire au traitement d'une avance dans de bonnes conditions.

2.2.2. Reliquat d'avance.

À l'expiration de la mission ou du stage, une demande de régularisation comportant l'original de l'ordre de mission et les pièces justificatives correspondant aux frais de transport réellement exposés sera adressée, dans les délais les plus brefs, à l'organisme payeur en vue du paiement du reliquat.

En tout état de cause, au-delà de quatre mois après la perception de l'avance et dans l'hypothèse où aucun dossier justificatif ne lui aurait été adressé, l'organisme payeur devra recouvrer les sommes avancées.

2.3. Gestion des crédits.

Les services gestionnaires doivent, avant d'engager toute dépense consécutive au déplacement temporaire de leurs agents  :

• apprécier le coût global qui résultera de l'autorisation préalable accordée pour le recours à certains moyens de transport et tarifications annexes (ex. : SNCF 1re classe, suppléments, péage d'autoroute, avion, taxi, …) ;

• s'assurer, à l'aide des situations de dépenses mensuelles transmises par l'organisme payeur, de l'existence d'un niveau de crédits suffisant au titre de l'enveloppe qui lui a été accordée dans le cadre de son budget de gestion, notamment en cas de délégations fractionnées des crédits de frais de déplacement en cours d'année.

3. Attributions de l'organisme payeur.

L'organisme payeur est chargé du traitement des dossiers de frais de déplacement. En conséquence, il effectue le décompte et le paiement des sommes dues à l'administré qui se déplace.

3.1. Décompte.

À la réception de l'ordre de mission, l'organisme payeur :

• vérifie et contrôle les éléments justificatifs nécessaires à l'appréciation des droits indemnitaires de l'agent (autorisation préalable, attestation, titres de transport, factures, conditions de restauration et d'hébergement, …, cf. liste des pièces justificatives à joindre, présentée en ANNEXE IV) ;

• s'assure du niveau des crédits délégués au titre de l'enveloppe consentie au centre de responsabilité élémentaire (CRE) ;

• procède à la saisie et à l'exploitation informatique du document ;

• met en paiement les sommes dues à l'agent auprès de la régie d'avances dans la mesure où le montant des disponibilités le permet :

  • dans la limite de 75 p. 100 des sommes dues s'il s'agit d'une demande d'avance ;

  • en totalité dans le cas d'un règlement définitif après exécution du déplacement ;

• transmet au trésorier payeur général par l'intermédiaire de l'ordonnateur, les bordereaux récapitulatifs des dépenses payées par la régie d'avances, accompagnés des ordres de mission, des bulletins de décompte et des pièces justificatives dont la production au comptable est expressément visée par le décret 90-437 du 28 mai 1990 modifié.

3.2. Modalités de paiement des droits.

3.2.1. Paiement de l'avance.

L'organisme payeur vérifie et contrôle les pièces justificatives afférentes au transport et à l'hébergement ainsi que les éléments d'appréciation permettant de déterminer les droits à indemnités de repas et/ou de nuitée tels qu'ils figurent sur l'original de l'ordre de mission.

Particularités.

L'agent qui se déplace pour suivre un stage relevant des articles 14 ou 15 du décret 90-437 du 28 mai 1990 , peut prétendre à des avances d'un montant équivalent à 75 p. 100 des sommes présumées dues, soit à la fin du déplacement, si la durée du stage est inférieure à un mois, soit en fin de mois, lorsque cette durée est égale ou supérieure à un mois.

Pour les stages s'étalant sur une durée de plusieurs mois, les avances sont renouvelables chaque mois jusqu'à la fin du déplacement.

3.2.2. Règlement définitif.

L'organisme payeur vérifie et contrôle les pièces justificatives afférentes au transport et à l'hébergement ainsi que les éléments d'appréciation permettant de déterminer les droits à indemnités de repas et/ou de nuitée tels qu'ils figurent sur l'original de l'ordre de mission.

Le règlement définitif des frais de déplacement après le versement d'une avance, peut être payé par régie d'avances ou faire l'objet d'un mandatement auprès du trésorier-payeur général local.

3.3. Suivi des crédits.

Mensuellement, l'organisme payeur :

• rend compte à chaque centre de responsabilité supérieur (CRS) :

  • des dépenses du mois et des dépenses cumulées ;

  • du solde des crédits ;

• adresse à chaque centre de responsabilité élémentaire la liste des agents ayant obtenu le règlement de leurs frais de déplacements au titre du mois considéré ainsi que les bulletins de décompte correspondants en double exemplaire (dont un pour remise aux intéressés).

3.4. Statistiques.

L'organisme payeur adresse chaque mois à l'administration centrale, par l'intermédiaire de l'ordonnateur, des statistiques à l'aide de la fiche centralisatrice modèle C permettant de distinguer par CRS les dépenses relatives au transport de celles concernant les indemnités journalières.

4. RÔLE DE L'ORDONNATEUR.

4.1. Certification par l'ordonnateur.

L'ordonnateur reçoit tous les éléments lui permettant d'appréhender la réalité des conditions à justifier et certifie sur cette base au comptable.

Les ordonnateurs sont responsables des certifications qu'ils délivrent.

Les situations certifiées par l'ordonnateur et, notamment les pièces fournies par les agents à l'ordonnateur peuvent faire l'objet de contrôles par les corps d'inspection attachés à chaque ministère, l'inspection générale des finances, la cour des comptes et la cour de discipline budgétaire et financière. L'ordonnateur doit donc conserver pendant un délai de cinq ans les pièces sur lesquelles s'est fondée sa décision.

4.2. Contrôle de l'effectivité de la défense.

Le contrôle de l'effectivité de la dépense réalisé par l'ordonnateur s'effectue selon les modalités différentes pour l'hébergement et la restauration.

Pour l'hébergement, la production d'une facture ou toute autre pièce justifiant d'un hébergement à titre onéreux ⁽³⁾ doit être communiquée à l'ordonnateur, afin de lui permettre de constater l'effectivité de la dépense ouvrant droit au remboursement forfaitaire de l'indemnité de nuitée. La facture d'hébergement ne constituant pas une pièce justificative de paiement de la dépense par le comptable, doit être conservée auprès de l'ordonnateur, selon les modalités précisées au paragraphe précédent.

Pour la restauration, l'agent est dispensé de produire une facture ou une pièce justificative quelconque. La signature de l'ordre de mission vaut par elle-même certification des renseignements y figurant.