CIRCULAIRE N° 716/DEF/DCCM/ADM/SDPS organisant le fonctionnement du centre d'administration marine de la solde.
Abrogé le 27 juin 2012 par : CIRCULAIRE N° 0-15270-2012/DEF/DPMM/DFI portant abrogation d'un texte. Du 30 juin 2003NOR D E F B 0 3 5 1 5 5 5 C
L'administration de la solde et des prestations familiales du personnel militaire administré par la marine s'appuie, au sein du service du commissariat de la marine, sur le centre d'administration marine de la solde (CAMAS), section du service administratif et financier du commissariat de la marine (SERVAFIM) de Toulon et sur le centre informatique du commissariat (CIC).
La présente circulaire fixe les principes du fonctionnement du CILAM pour l'exécution de cette mission.
1. La direction du centre interunités local d'administration des marins.
1.1. Le chef du centre interunités local d'administration des marins.
Le chef du CAMAS dirige l'action des bureaux et secteurs du centre.
Il prend les instructions et les ordres régissant son activité.
Il signe es qualité les pièces de correspondance, les messages et les documents émis sous timbre du centre, pour l'administration de la solde, vers les formations et le CIC. Il peut autoriser ses officiers adjoints et ses chefs de bureau et de secteur à signer par ordre, ou s'agissant de personnel civil, par délégation de signature, certains de ces documents.
Le chef du CILAM est responsable devant le chef du SERVAFIM de Toulon des opérations de contrôle interne assurées qu'il fait assurer par le bureau « organisation et méthode » dans les conditions prévues et selon les principes définis par la présente circulaire.
1.2. Les adjoints du chef du centre interunités local d'administration des marins.
Le chef du CILAM est assisté d'officiers, auxquels peuvent être confiées certaines fonctions particulières :
expertise réglementation ;
analyse précontentieuse ;
suivi du contrôle interne ;
suivi des projets.
2. Le bureau de liaison.
Le bureau de liaison est chargé :
de recevoir, examiner, enregistrer et répartir entre les secteurs de traitement les documents envoyés par les formations administratives autonomes ;
de diffuser aux formations les informations à caractère général ;
d'archiver les pièces justificatives après traitement ;
de numériser les archives, afin de permettre leur consultation en ligne par les secteurs de traitement.
2.1. Opérations antérieures au traitement.
À l'arrivée des dossiers envoyés par les formations, le bureau de liaison :
contrôle de manière élémentaire la forme des pièces justificatives : visa du commissaire, identification de l'ayant-droit par étiquette « code à barres », présence des signatures nécessaires… ;
s'assure de la cohérence des informations portées sur le bordereau d'envoi COURRIER avec celles figurant sur le fichier destiné à l'enregistrement de l'arrivée des dossiers ; il prend contact avec la formation en cas d'anomalie ;
adresse en retour aux formations autonomes les dossiers inexploitables par les bureaux de traitement. À cet égard, il convient de prendre la mesure du retard et des conséquences préjudiciables qu'entraîne ce renvoi pour l'administré. Un dossier auquel un élément fait défaut ne doit être réexpédié à la formation que dans la mesure où l'information manquante ne peut être obtenue auprès de celle-ci par simple contact téléphonique, télécopie ou courrier, sous réserve de ne pas nécessiter un contreseing de l'administré ou d'une autorité.
Le bureau enregistre à leur arrivée, à l'aide du logiciel SPI, les dossiers qu'il estime a priori exploitables. Il enregistre également les décomptes effectués directement par les secteurs de traitement.
2.2. Opérations postérieures au traitement.
Chaque dossier traité fait retour au bureau de liaison.
Le bureau saisit dans l'application SPI les informations relatives à l'archivage du dossier.
Les dossiers sont archivés selon une méthode arrêtée par le chef du CILAM, de telle sorte que tout document puisse être accessible rapidement au personnel ayant besoin d'en connaître. Les dossiers reçus des formations autonomes contenant des informations nécessaires au suivi de la situation administrative des administrés, mais ne faisant pas l'objet d'une transaction vers le CIC, doivent pouvoir être clairement identifiés.
Les archives du CILAM sont versées aux archives du SERVAFIM dans les conditions prévues par l'instruction ministérielle relative à la conservation de documents de comptabilité.
2.3. Suivi des dossiers non traités.
Le chef du bureau liaison rend compte toutes les deux semaines au chef du CILAM de la situation, par secteur, des dossiers enregistrés depuis plus de 30 jours et non archivés. Il appartient au chef du CILAM d'analyser avec ses officiers adjoints, les chefs de secteur et le bureau « organisations et méthodes » les causes d'une telle situation, et de fixer des priorités de traitement.
3. Les secteurs de traitement.
3.1. Organisation.
Les secteurs de traitement sont chargés de l'exploitation des dossiers enregistrés au bureau liaison, des décomptes et de la transmission des informations au CIC.
Chaque secteur est compétent pour l'ensemble des traitements de solde d'une ou plusieurs formations, regroupées en fonction de caractéristiques semblables (ex. : implantation géographique, missions, …). Toutefois, un ou plusieurs secteurs peuvent être créés pour traiter transversalement le cas des militaires dont la solde n'est pas calculée par le CIC.
Le personnel de chaque secteur est mis autant que de besoin à la disposition des autres secteurs en fonction du volume de travail à accomplir. Le chef du CILAM veille à assurer une rotation des opérateurs au sein des secteurs et entre les secteurs, afin de développer la compétence du personnel et de renforcer la sûreté intrinsèque de l'organisation.
3.2. Missions.
3.2.1. Rôle général en matière de solde.
Les secteurs de traitement :
signalent au CIC les informations ayant une incidence sur la solde ou les indemnités de solde dont le calcul est centralisé ;
calculent les autres indemnités de solde (« crédit décentralisé ») et signalent au CIC les éléments de crédit correspondants ;
signalent au CIC tous les éléments de débit et toutes les informations ayant une influence sur le débit (délégation de solde, …) ;
mettent en oeuvre la procédure de retenue pour trop perçu de solde (RTPS) dans les conditions précisées par la circulaire citée en référence d) ; à cette occasion, une analyse succincte de la cause des trop perçus est effectuée ;
informent la formation concernée de toute difficulté particulière rencontrée sur un dossier, notamment lorsque cette difficulté conduit à reporter la prise en compte d'un élément possédant un fort impact sur la solde.
3.2.2. Rôle en matière d'événements militaires.
Les secteurs de traitement tirent toutes les conséquences, dans le domaine de l'administration financière des militaires, des incorporations, mutations, radiations des contrôles de l'activité (RCA) ou accomplissements de périodes de réserve.
Ils suivent la situation des dettes au congédiement, en préparant au besoin les titres de perception nécessaires.
3.2.3. Rôle en matière de changement de prestations familiales.
Les secteurs de traitement transmettent au CIC les informations relatives :
aux changements de situation familiale des administrés ;
aux ressources déclarées par ceux-ci ;
à l'ouverture, à la modification ou à la cessation des droits aux prestations familiales.
Lorsque l'exploitation des pièces justificatives fait apparaître une situation familiale trop complexe, le CILAM transmet au CIC les pièces justificatives qui permettront à celui-ci d'apprécier lui-même la nature et le montant des droits.
3.2.4. Rôle en matière de traitement des périodes de réserve.
Les secteurs de traitement tiennent à jour les dossiers individuels de solde des réservistes opérationnels.
Pour chaque dossier de période adressé par une formation autonome, ils établissent un décompte, transmis au CIC pour mise en paiement.
3.3. Procédures de traitement.
3.3.1. Contrôle préalable des dossiers.
Avant d'effectuer les calculs, saisies ou transmissions adéquates, il appartient aux secteurs de traitement de contrôler la conformité des informations mentionnées sur les pièces justificatives à la situation connue de l'administré.
Par ailleurs, le CILAM, en tant qu'organisme liquidateur, doit vérifier la réalité de la dette de l'État et en arrêter le montant, au vu des titres établissant les droits acquis aux administrés. Cependant, les actes administratifs pris en la forme régulière par l'autorité compétente, même s'ils sont irréguliers au fond, sont réputés réguliers et exécutoires aussi longtemps qu'ils n'ont pas fait l'objet d'un retrait ou d'une annulation (ex. : C. comptes, no 30568, 25 octobre 2001).
Face à un acte potentiellement irrégulier, le CILAM n'a pas le pouvoir de se faire juge de sa légalité ; le dossier est renvoyé à la formation autonome pour réexamen de l'acte par l'autorité compétente. Si l'acte est maintenu, le CILAM procède à la liquidation sur la base de ce titre, à moins qu'il n'estime celui-ci toujours douteux. Dans ce cas, le dossier est transmis sous timbre du SERVAFIM à l'autorité organique du signataire, afin que cette autorité administrative supérieure confirme l'acte ou prononce son retrait.
Un acte non nominatif dont la rédaction est simplement imprécise (visant par exemple « l'ensemble du personnel présent dans la formation ») peut être interprété directement dans un sens conforme aux lois et règlements ; aucun renvoi n'est alors nécessaire, sauf pour demander des pièces complémentaires indispensables du fait de cette interprétation.
3.3.2. Transmission des informations au centre informatique du commissariat.
Lorsque les logiciels utilisés ne permettent pas un traitement informatisé des informations, les secteurs de traitement établissent des bulletins de renseignement (BR) sur papier avec l'aide d'outils de bureautique.
Dans les circonstances empêchant l'utilisation du réseau, les secteurs transmettent leurs informations par la voie postale, sur support magnétique.
Ils s'assurent régulièrement auprès du CIC de la bonne réception par celui-ci des informations transmises, en particulier aux moments où un retard dans la prise en compte par le CIC aurait des conséquences fâcheuses pour un administré.
3.4. Opérations d'auto-contrôle.
Après traitement, les calculs et saisies réalisés sont contrôlés par le chef de secteur ou son adjoint. Dans la mesure du possible, ce contrôle a lieu préalablement au transfert vers le CIC.
L'opération de contrôle, matérialisée par un visa, porte sur :
la concordance entre le dossier reçu et le mouvement opéré (crédit centralisé) ;
le calcul des indemnités décentralisées.
4. Le bureau « organisation et méthode ».
4.1. Missions générales du bureau.
Le bureau « organisation et méthodes » (BOM) est compétent pour traiter toutes les difficultés dans l'application de la réglementation et dans l'appréciation des situations individuelles rencontrées par les secteurs de traitement.
Il tient à jour la documentation du centre, et assure au besoin l'information des formations autonomes.
Il tient le tableau de bord du centre et analyse les évolutions constatées dans le résultat global des traitements réalisés par les secteurs. Il établit les statistiques relatives aux trop perçus de solde à partir des éléments communiqués par les secteurs.
Le BOM est chargé, pour le compte du chef du CILAM, des opérations de contrôle interne décrites ci-dessous.
4.2. Contrôle des conditions de fonctionnement du centre interunités local d'administration des marins.
Le BOM examine à ce titre :
l'organisation des différents secteurs de traitement ;
la tenue de la documentation des secteurs ;
l'application des procédures internes au centre ;
les conditions d'emploi des équipements (qualité des logiciels implantés, …) ;
les questions de formation du personnel.
Il propose éventuellement au chef du CILAM des mesures d'amélioration.
4.3. Contrôle des opérations de traitement.
Le bureau « organisation et méthodes » est responsable du contrôle des opérations de traitement des droits des administrés.
4.3.1. L'objet des contrôles.
Le contrôle porte sur :
l'existence d'une pièce justificative archivée dans le centre pour tout élément de crédit et de débit figurant dans le dossier individuel d'un administré ;
la cohérence entre les pièces justificatives et les éléments de crédits et de débit ;
les décomptes effectués au moyen de procédures non automatisées ;
la cohérence des éléments de crédits figurant dans les dossiers individuels.
Il ne porte pas sur la régularité au fond des dossiers reçus. Toutefois, lorsqu'à l'occasion du contrôle interne, il apparaît qu'une mise en paiement est intervenue au vu d'un dossier régulier en la forme mais potentiellement irrégulier sur le fond (fausse déclaration, désignation abusive dans une liste ouvrant droit à indemnité,…), une copie de ce dossier est transmise au service vérificateur de la formation autonome expéditrice, afin que soit procédé aux vérifications et redressements éventuellement nécessaires.
4.3.2. Les méthodes de contrôle.
Le contrôle du BOM est basé sur le risque.
Il porte chaque mois sur un pourcentage des opérations de traitement déterminé, pour chaque indemnité, selon un indicateur d'analyse de risque prenant en compte les potentialités d'erreur ou d'anomalie, l'importance des montants financiers concernés et les résultats obtenus le mois précédent.
Le contrôle peut également porter sur des catégories particulières d'administrés.
La date du contrôle, le nom du contrôleur et le tampon du bureau « organisation et méthodes » sont apposés sur chaque pièce justificative contrôlée.
4.4. Contrôle déontologique.
Chaque trimestre, le BOM examine le compte individuel de l'ensemble des militaires affectés au CILAM et au CIC, afin de contrôler l'exactitude des informations prises en compte dans le calcul de la solde.
4.5. Exploitation des opérations de contrôle.
La détection d'une anomalie par le bureau « organisation et méthodes » donne lieu à l'édition d'une fiche de contrôle adressée au secteur concerné après visa du chef du BOM. Le chef de secteur indique sur la fiche la suite donnée à celle-ci ; il présente la fiche exploitée au visa de l'officier sous l'autorité duquel il agit. La fiche fait ensuite retour au BOM à fin d'archivage.
À partir des fiches de contrôle, le BOM établit mensuellement une synthèse présentée au chef du CILAM.
Lorsque des anomalies récurrentes sont mises en évidence, le contrôle est approfondi à l'initiative du chef du CILAM, selon les axes de recherches correspondant le mieux à la situation constatée.
5. Le soutien informatique du centre interunités local d'administration des marins.
L'élaboration, la maintenance et la diffusion des logiciels nécessaires à la satisfaction des droits à rémunération du personnel militaire de la marine relèvent du CIC. Ces logiciels ne peuvent être utilisés qu'après homologation par la direction centrale du commissariat de la marine.
Le CILAM signale au CIC toute anomalie de fonctionnements des applications.
Le CIC informe systématiquement le CILAM de l'implantation de nouvelles versions et des nouveautés apportées par celles-ci.
La mise en place et la maintenance du matériel informatique du CAMAS incombent également au CIC.
Pour l'accomplissement de sa mission de soutien, le CIC peut demander le concours ponctuel du centre informatique de proximité de la direction du commissariat de Toulon.
6. Contrôle externe du centre interunités local d'administration des marins à Toulon.
6.1. La surveillance administrative et technique.
En application de l'instruction citée en référence d), le directeur du commissariat de la marine à Toulon est responsable de la surveillance administrative et technique du centre d'administration marine de la solde (CAMAS). Pour exercer la surveillance administrative, il demande le concours du service administratif et financier de la marine (SERVAFIM) à Brest afin que l'audit soit réalisé avec le recul et l'indépendance nécessaires.
L'audit de surveillance administrative est annuel.
Il doit permettre d'évaluer notamment :
l'adaptation des moyens humains à la mission (en particulier plan d'armement, formation du personnel, absentéisme) ;
l'adaptation des moyens matériels (en particulier parc informatique, logiciels) ;
l'efficacité de l'organisation (en particulier répartition du personnel, accessibilité de la réglementation, modalités de diffusion de l'information, suivi des dossiers, tenue à jour des échéanciers) ;
l'absence de défaut dans les opérations qui concourent au paiement de la solde ;
le respect des engagements de service décidés par la direction centrale ;
la qualité et le suivi des relations avec les formations (périodicité et contenu des réunions CAMAS/formations).
Le SERVAFIM de Brest peut, le cas échéant, proposer des modifications à la présente circulaire.
La direction centrale peut, par ailleurs, donner des directives particulières d'audit.
Le commissaire vérificateur du SERVAFIM de Brest adresse son compte rendu de surveillance administrative, pour attributions, au directeur du commissariat de la marine à Toulon. La direction centrale (SD/ADM) et le chef du SERVAFIM de Toulon en reçoivent une copie.
6.2. La vérification des comptes.
Les opérations de traitement effectuées au sein du CAMAS et les dossiers qu'il conserve en archives justifient la majeure partie des paiements sur le fonds d'avances du centre informatique du commissariat de la marine (CIC). L'exactitude et la régularité de ces opérations sont contrôlées semestriellement par le SERVAFIM de Brest au titre de la vérification des comptes de cet organisme.
Le SERVAFIM de Brest entretient une trame générale de vérification des droits ouverts par le CAMAS, qui est élaborée selon les principes du guide méthodologique de l'audit. Cette trame doit être approuvée par la direction centrale.
Deux principes guident la vérification des droits ouverts par le CAMAS :
l'analyse du risque ;
la non-exhaustivité du contrôle.
La vérification des comptes du CAMAS doit porter prioritairement sur les droits :
ayant donné lieu à des redressements lors de l'audit précédent ;
ayant été revus suite au contrôle interne ;
ayant les montants les plus importants.
Chaque indemnité doit faire l'objet d'au moins un contrôle tous les deux ans.
Les points suivants doivent faire l'objet d'analyses approfondies :
les retenues pour trop-perçu de solde, dont la pertinence doit être appréciée ;
les analyses réglementaires du bureau « organisation et méthode » qui doivent être validées.
Dans le prolongement de la vérification des comptes du CAMAS, il est nécessaire de vérifier par sondage la bonne prise en compte par le centre informatique d'administration de la solde (CIAS) des droits codés.
La direction centrale peut donner des directives particulières de vérification des comptes.
Le commissaire vérificateur du SERVAFIM de Brest adresse son procès-verbal de vérification des comptes, pour exécution, au chef du SERVAFIM de Toulon. Le directeur du commissariat de la marine à Toulon et la direction centrale (SD/ADM) en reçoivent une copie. Le chef du SERVAFIM de Toulon adresse ses réponses au commissaire vérificateur, le directeur local et la direction centrale en étant informés.
7. Textes abrogés.
Les textes énumérés ci-dessous sont abrogés :
note-circulaire no 272/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 27 décembre 1994, tableau de bord des centres inter-unités locaux d'administration des marins (CILAM) ;
note-circulaire no 104/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 9 janvier 1995, automatisation des travaux administratifs des CILAM ;
note-circulaire no 135/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 12 mars 1996, contrôle externe des CILAM.
Pour la ministre de la défense et par délégation :
Le commissaire général, directeur central du commissariat de la marine,
Michel BRESSLER.
Annexes
ANNEXE I. Liste des documents obligatoirement tenus par le centre interunités local d'administration des marins de Toulon.
1 Ordre permanent relatif a l'organisation du CILAM.
Cet ordre précise l'organisation et la compétence des différents secteurs et bureaux du centre.
Il fixe la ventilation des postes figurant au plan d'armement du CILAM.
2 Ordre permanent relatif a l'informatique du CILAM.
Cet ordre définit les conditions d'emploi des moyens informatiques du CILAM. Il complète, si nécessaire, les textes internes du SERVAFIM relatifs aux règles pratiques de sûreté des systèmes d'information.
3 Ordre permanent relatif au contrôle interne.
Cet ordre précise la nature et la fréquence des opérations de contrôle que doivent effectuer les secteurs et le bureau « organisation et méthodes », ainsi que les modalités d'exploitation des résultats de ces opérations.
4 Journal des opérations informatiques du CILAM.
Ce document reçoit enregistrement des opérations de sauvegarde des données.
5 Recueil des synthèses mensuelles de contrôle.
6 Recueil des tableaux de bord.
ANNEXE II. Tableau de bord du centre interunités local d'administration des marins de Toulon.
APPENDICE II.A. Tableau de bord du centre interunités local d'administration des marins de Toulon.
APPENDICE II.B. Méthodologie.
Les moyens. | Le tableau de bord est établi sur 12 mois de solde glissants, postérieurs à septembre 2002. |
|---|---|
Effectif au plan d'armement. | |
Dont militaires. | |
Dont ventilé décompteurs. | Décompteurs = personnel des secteurs de traitement + personnel du bureau liaison. |
Effectif réalisé. | Personnel affecté ayant rallié avant la fin du mois. |
Dont militaires. | |
Effectif disponible. | = effectif réalisé + MPE au CILAM - MPE hors CILAM - personnel absent durant tout le mois. |
Dont décompteurs. | |
Taux d'encadrement. | = (officiers + agents civils cadre A + BS + BST + agent civils cadre B) réalisé/effectif réalisé x 100. |
Nombre de jours au plan d'armement réserve. | |
Nombre de jours de période réalisés. |
Les administrés. | Le tableau de bord est établi sur 12 mois de solde glissants, postérieurs à septembre 2002. |
|---|---|
Nombre de comptes suivis : active. | = total CORSAIR - comptes clos balancés. |
Dont régime métropole. | |
Dont régime de solde spéciale. | |
Dont régime de solde des volontaires. | |
Dont gendarmerie. | |
Dont SSA. | |
Dont autres armées ou autres services communs. | |
Nombre de comptes suivis : réserve. | Nombre de dossiers individuels de solde ouverts au CILAM dans l'application DIRES. |
Nombre total de comptes suivis. | = comptes suivis active + comptes suivis réserve. |
Ratio administrés/administrant. | = total comptes suivis/(((effectif disponible + (nombre de jours de période/(199 jours/12 mois))). |
Ratio administrés/décomptera. | = total comptes suivis/(((décompteras disponibles + (nombre de jours de période/(199 jours/12 mois))). |
L'activité. | Le tableau de bord est établi sur 12 mois de solde glissants, postérieurs à septembre 2002. |
|---|---|
SPI : nombre de dossiers enregistrés. | |
Nombre de transferts SABRES/RESSOURCE/FIN GRAPH. | |
Nombre de BR papier. | |
Nombre de décomptes de crédit décentralisé. | |
Nombre de dossiers de période de réserve traités. | |
Nombre de contrôles. | = nombre de décomptes et mouvements contrôlés. |
Taux de contrôle des montants transférés au CIC. | = montant du crédit contrôlé / total du crédit décentralisé ayant fait l'objet d'un transfert au CIC x 100. |
Les clignotants. | Le tableau de bord est établi sur 12 mois de solde glissants, postérieurs à septembre 2002. |
|---|---|
Nombre de comptes clos non balancés. | |
Nombre de comptes créditeurs supérieurs à 150 auras. | |
Nombre de comptes débiteurs supérieurs à 150 auras. | |
Nombre de poursuites de dettes en cours. | = nombre de recouvrement amiable de trop perçu de solde au congédiement (hors RTFD). |
Nombre d'états RTPS générés sur la solde. | Hors RTFD et retenue pour trop perçu de vivres individuels. |
Taux imputable au service. | = nombre d'états imputables au service/nombre total d'états x 100. |
Taux imputable aux administrés. | = nombre d'états imputables aux administrés/nombre total d'états x 100. |
Taux imputable aux formations. | = nombre d'états imputables aux formations/nombre total d'états x 100. |
Montant des états RTPS générés sur la solde. | Hors RTFD et retenue pour trop perçu de vivres individuels. |
Taux de contrôles ayant révélé une anomalie. | = nombre de fiches de contrôle/nombre de contrôles x 100. |
Taux d'anomalie des montants contrôlés. | = total des montants indiqués sur les fiches de contrôle/montant du crédit contrôlé x 100. |
Nombre d'indemnités décentralisées non contrôlées depuis plus de 3 mois. | Il s'agit de types d'indemnité. |
Nombre d'indemnités non contrôlées depuis plus de 6 mois. | Il s'agit de types d'indemnité. |
Nombre de mouvements rejetés par le CIC. | Statistique communiquée par le CIC. |
Taux de dossiers non traités dans les délais. | = nombre de dossiers active non traités avant la date limite/nombre de dossiers active enregistrés dans le mois x 100. |
Durée moyenne de traitement d'un dossier ISSE. | De la date inclue de réception dans le centre à la date inclue de transfert du mouvement. |
Durée moyenne de traitement d'un dossier de période de réserve. | De la date inclue de réception dans le centre à la date exclue de réception du décompte au CIC. |
ANNEXE III. Compte rendu d'exploitation de la liste des pièces jointes enregistrées depuis plus de trente jours et non archivées.
ANNEXE IV. Synthèse d'exploitation des états de trop-perçu de solde.
ANNEXE V. Fiche de contrôle.
Figure 4. Fiche de contrôle.
 |
ANNEXE VI. Synthèse mensuelle de contrôle.
1 Contrôle du crédit décentralisé.
Indemnités contrôlées. | Nombre de BR signalés. | P. 100 de contrôles à effectuer. | Nombre de contrôles à effectuer. | P. 100 contrôlé. | Nombre de fiches de contrôle établies. | P. 100 d'anomalies par rapport au nombre de contrôles. | Montant des fiches de contrôle. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
ALFL. | |||||||
COMP. | |||||||
DANG. | |||||||
DICM. | |||||||
DPAF. | |||||||
DPAR. | |||||||
ELOI. | |||||||
ENGA. | |||||||
ENSE. | |||||||
EQUI. | |||||||
ETAM. | |||||||
IAPD. | |||||||
INST/INSF. | |||||||
INSM. | |||||||
IPNE/IPPE. | |||||||
JURY. | |||||||
NMDX. | |||||||
PROR. | |||||||
REFO. | |||||||
REIN. | |||||||
REPR. | |||||||
SCAF. | |||||||
SECR/SECU. | |||||||
SOLD. | |||||||
SOLE. | |||||||
... | |||||||
Total. |
Montant total du crédit décentralisé transféré :
P. 100 du montant des fiches de contrôle par rapport au montant total transféré :
2 Contrôle du crédit centralisé.
Nombre de BR signalés. | P. 100 de contrôles à effectuer. | Nombre de contrôles effectués. | P. 100 contrôlé. | Nombre d'anomalies. | P. 100 d'anomalies par rapport au nombre de contrôles. | |
|---|---|---|---|---|---|---|
BR ADM. | ||||||
BR PF. | ||||||
BR MUT. | ||||||
Totaux. |
3 Contrôle des réservistes.
Nombre de BR signalés. | P. 100 de contrôles à effectuer. | Nombre de contrôles effectués. | P. 100 contrôlé. | Nombre d'anomalies. | P. 100 d'anomalies par rapport au nombre de contrôles. | |
|---|---|---|---|---|---|---|
Périodes. |
4 Requêtes.
Nombre de comptes contrôlés. | Nombre d'anomalies. | P. 100 | |
|---|---|---|---|
Requêtes CD/ROM (pour mémoire). |
5 Fiches de contrôle établies au cours du mois.
Secteur. | Nombre. | Montant. |
|---|---|---|
6 Fiches de contrôle n'ayant pas fait retour à la date du dernier jour de la période de contrôle.
Mois solde. | Nombre. | P. 100 par rapport au nombre de FC établies. |
|---|---|---|
7 Dossier « Déontologie ».
Dernière période contrôlée :
Population :
ANNEXE VII. Sauvegarde du système et des données informatiques.
1 Généralités.
La sauvegarde, en vue d'une restauration éventuelle du système et des données informatiques, fait partie intégrante du processus de l'administration financière du personnel militaire de la marine.
Elle permet de conserver le système et les données dans un état connu et validé, auquel il est possible de revenir par une procédure de restauration, en cas de défaillance des matériels ou des logiciels. À ce titre, la réalisation des sauvegardes est fondamentale car elle permet d'assurer la continuité de l'action administrative.
Pour être efficace, la procédure de sauvegarde doit être :
sélective, pour ne conserver que les éléments en rapport avec le but recherché ;
automatique, afin de ne pas constituer une contrainte pour les opérateurs ;
systématique, c'est-à-dire effectuée selon une fréquence déterminée, afin de parer à toute rupture de l'action administrative.
La procédure de sauvegarde ainsi définie n'est liée à aucune application en particulier. Elle ne dispense donc pas l'opérateur d'effectuer les sauvegardes spécifiques à certaines applications précisées dans les guides utilisateurs (ex.: sauvegardes des données concernant les applications SABRES avant transfert au CIC). Ces deux procédures sont complémentaires dans la mesure où chacune obéit à des règles de gestion différentes.
En cas d'échange standard de matériel, il y a lieu de procéder chaque fois à la sauvegarde des données.
2 Sauvegarde des applications fonctionnant sous UNIX ou sous Windhoek NT.
Les applications SILAM fonctionnant sous UNIX sont les applications SABRES et FIN GRAPHIQUE. SPI fonctionne sous Windhoek NT.
2.1 Nature des fichiers à sauvegarder.
On distingue trois types de fichiers :
les fichiers système, nécessaires au fonctionnement du système d'exploitation ;
les fichiers exécutable et de parentérale, relatifs aux logiciels et utilitaires implantés sur les serveurs ;
les fichiers de données, générés par les applications ou par les logiciels de bureautique.
2.2 Technique de réalisation des sauvegardes.
Les sauvegardes s'effectuent sur cassette DAT (digital audit tape) et DLT (digital lainera tape). Celle-ci est utilisée sans formatage préalable.
Avant de quitter le service, le correspondant informatique du CILAM introduit la cassette du jour dans le lecteur. La sauvegarde s'effectue alors en dehors des heures de service, mise en œuvre par un programme de lancement automatique (« CRON » sous UNIX et « AT » sous Windhoek NT) en place sur le serveur.
En prenant le service, le correspondant informatique récupère la cassette et la range dans le coffre prévu à cet effet. Le contrôle de la bonne exécution de la sauvegarde est assuré à distance par le CIC via le réseau.
2.3 Fréquence des sauvegardes.
Les fichiers de données sont sauvegardés quotidiennement. Une cassette différente est utilisée chaque jour.
Une sauvegarde de l'ensemble du disque (c'est-à-dire des fichiers système, des fichiers exécutable et des fichiers de données) est effectuée chaque vendredi et le dernier jour de chaque mois.
À chaque modification importante du système, une sauvegarde « système » est effectuée (pour le serveur AIX et NT) sur cassette. Elle est réalisée à l'initiative du CIC.
2.4 Conservation des sauvegardes.
Les cassettes de sauvegarde journalière et hebdomadaire sont conservées dans un meuble de sûreté ignifugé. La cassette de sauvegarde mensuelle est envoyée au CIC qui la conserve un an.
Toute sauvegarde est conservée tant qu'elle n'est pas rendue obsolète par une sauvegarde du même type plus récente, qui devient à son tour sauvegarde de référence.
2.5 Maintenance.
Les lecteurs DAT et DLT sont nettoyés le premier jour ouvrable de chaque mois.
Le correspondant informatique place la cassette de nettoyage dans le lecteur. La procédure est alors automatique. Il ne faut En aucun cas la cassette ne doit être rembobinée. Lorsque la cassette arrive en fin de bande après plusieurs nettoyages, il est nécessaire de la remplacer.
Les cassettes de sauvegarde sont renouvelées une fois par an.
2.6 Utilisation des sauvegardes.
En cas d'altération ou de perte des fichiers mentionnés au paragraphe 2.1, il est nécessaire de procéder à leur restauration.
La restauration des fichiers est obligatoirement supervisée par le responsable système du CIC.
3 Sauvegarde des applications fonctionnant sur base de données.
Seule l'application RESSOURCES, géré avec le système SYBASE, est concernée.
3.1 Nature des données à sauvegarder.
Le système de gestion de base de données (SGBD) contient plusieurs bases de données :
la Hamster Cacabasse, qui contient toutes les données permettant à SYBASE de s'administrer. En cas de destruction de cette base, le système ne pourra être restauré ;
la base temporaire Tempête, sert lors de la mise en œuvre de requêtes importantes manipulant de gros volumes de données. Ré initialisée par le système lui-même, cette base n'a pas à être sauvegardée ;
la base Sybsytemproc, qui contient les procédures cataloguées système ;
les bases applicatives, qui contiennent les données des utilisateurs qui doivent être sauvegardées périodiquement.
3.2 Technique de réalisation des sauvegardes.
Les sauvegardes sont pilotées par des automates mis en place par le CIC. Le correspondant informatique du CILAM doit placer une nouvelle cassette DLT dans le lecteur chaque jour ouvrable à midi. La sauvegarde prend environ trente minutes. La bande doit être retirée immédiatement après.
Les sauvegardes du journal et des bases applicatives peuvent être effectuées sur une même bande de 1 Go ou 2 Go.
3.3 Fréquence des sauvegardes.
La Master database et la base Sybsystemproc sont sauvegardées automatiquement sur disque chaque jour ouvrable à midi, ainsi qu'après toute modification structurelle d'une base.
Les bases applicatives et le journal des transactions sont sauvegardés sur cassette chaque jour ouvrable à midi.
3.4 Conservation des sauvegardes.
Les sauvegardes sont conservées dans un meuble de sûreté ignifugé.
La durée de conservation des sauvegardes est limitée à une semaine.
Un délai plus important n'est pas nécessaire en raison de la réplication de toutes les données saisies sur le site central, qui effectue ainsi une sauvegarde globale de l'ensemble du système.
3.5 Utilisation des sauvegardes.
En cas d'incident sur la base, il est nécessaire de procéder à sa restauration. Il est alors impératif de faire appel au responsable DBA du CIC.
4 Administration des sauvegardes.
La gestion et la conservation des sauvegardes sont de la responsabilité du correspondant informatique du CILAM.
Il appartient au chef du CILAM de vérifier la régularité, la réalité et les conditions de stockage des sauvegardes.
ANNEXE VIII. Conditions de conservation et d'emploi des cédéroms CORSAIR au sein du centre interunités local d'administration des marins de Toulon.
1 Conservation des disques optiques numériques.
1.1 Lieu de conservation.
Les cédéroms en service sont contenus dans les chargeurs de disques associés au serveur. L'ensemble est situé dans un local fermé à clé.
Le renouvellement des disques contenus dans les chargeurs est réalisé par le correspondant informatique du CILAM.
Les autres cédéroms sont conservés dans un meuble de sûreté dans les conditions fixées par le chef du CILAM.
1.2 Durée de conservation.
Afin de conduire d'éventuelles recherches, le CILAM conserve, outre les cédéroms de l'année en cours, les cédéroms couvrant les années échues, sans limitation de durée.
Chaque cédérom comprend les informations relatives aux trois derniers mois écoulés depuis le début de l'année civile. Le CILAM ne conserve donc en pratique, en sus des cédéroms de chaque mois de l'année en cours, que les cédéroms trimestriels des années écoulées, soit mars, juin, septembre et décembre.
1.3 Destruction.
Les cédéroms intercalaires, devenus superflus, sont périodiquement détruits par un commissaire vérificateur. Celui-ci dresse procès-verbal de cette destruction au journal des opérations informatiques du CILAM, dans des formes identiques à celles prévues pour les formations autonomes dans la circulaire citée en référence d).
À cette occasion, il contrôle l'inventaire des cédéroms détenus.
1.4 Conduite à tenir en cas de disparition d'un cédérom.
Le cédérom est expédié par le CIC sous pli militaire enregistré. Lorsqu'un disque annoncé n'est pas arrivé, le CILAM le signale au CIC, afin qu'une recherche soit effectuée auprès de la poste aux armées.
La disparition d'un cédérom déjà reçu par le CILAM est constatée par procès-verbal au journal des opérations informatiques du centre. Le CIC remplace le cédérom disparu au vue d'une demande indiquant la référence du procès-verbal.
Le cédérom contient des données protégées ; sa disparition constitue un incident de sûreté traité selon les règles générales de sécurité des systèmes d'information.
2 Emploi des disques optiques numériques.
D'une façon générale, il appartient au chef du CILAM de définir, en fonction du besoin d'en connaître, les conditions d'accès aux informations administratives à caractère nominatif contenues dans le cédérom.
L'emploi des cédéroms passe par l'utilisation de codes d'accès.
Il existe deux catégories de codes d'accès :
le code d'accès « dédié » aux organismes utilisateurs, pour permettre à ceux-ci de consulter, en usage courant, le compte et la situation administrative des militaires qu'ils administrent ;
le code d'accès spécifique, qui permet d'accéder au fichier général pour s'informer de la situation de tout administré.
Les codes d'accès sont calculés mensuellement à l'aide de l'application CORSAIR, sur un poste informatique particulier, au moyen d'un mot de passe communiqué annuellement par le CIC au chef du CILAM.