CIRCULAIRE N° 4501/DEF/DCMAT/SDSI/BCRD relative à l'entretien des critères de gestion associés aux articles de ravitaillement du « référentiel articles ».
Abrogé le 16 décembre 2014 par : CIRCULAIRE N° 4501/DEF/SIMMT/SDTL relative à l'entretien des critères techniques et de gestion associés aux articles de ravitaillement du référentiel « articles » du système d'information de la maintenance terrestre. Du 24 février 2005NOR D E F T 0 5 5 0 3 7 5 C
Préambule.
L'acquisition des données techniques et de gestion relatives aux articles de ravitaillement (1), l'initialisation et la mise à jour de ces données dans le catalogue « référentiel article » sont de la responsabilité exclusive de la direction centrale du matériel de l'armée de terre (DCMAT).
Les besoins d'évolution de données ou d'enrichissement du référentiel article sont exprimés par les différents acteurs de la chaîne maintenance (2) au moyen d'une fiche appelée « fiche relative à l'entretien du catalogue » (FREC).
1. Objet de la circulaire.
La présente circulaire a pour objet de définir le champ d'application de la FREC et d'en préciser les modalités d'utilisation.
2. Champ d'application.
Tout besoin d'évolution de donnée, concernant le catalogue des articles de ravitaillement, doit être porté à la connaissance de la DCMAT par les différents acteurs de la chaîne de maintenance.
La remontée de ces informations garantit la cohérence et la fiabilité du système de gestion de la maintenance.
Cette remontée d'informations s'effectue par la FREC dans les cas suivants :
substitution d'un article par un autre article ou substitution erronée ;
existence de plusieurs numéros de nomenclature pour un même article ;
existence de plusieurs articles pour un même numéro de nomenclature ;
remplacement d'un article par un autre ;
anomalies relevées sur les critères de gestion ou modification de ces critères (poids, volume,…) ;
demandes de modification de critères [niveau technique d'intervention (NTI), type de comptage,…] ;
évolution regroupement de numéros de nomenclatures non valable ;
relation d'un numéro de nomenclature avec une référence fabriquant non valable.
La FREC ne doit porter que sur un seul article quelle que soit la nature des modifications demandées. Celle-ci peut cependant intégrer la modification de plusieurs critères.
N'entrent pas dans le cadre de cette circulaire :
la prise en compte des nouveaux articles de ravitaillement inconnus dans le catalogue (3) ;
les litiges relevant de la gestion comptable (contestation à réception, détérioration en cours de transport,…) (4).
3. Présentation et description sommaire des modalités d'utilisation de la fiche relative à l'entretien du catalogue.
La FREC se présente sous la forme d'un document informatisé dans le système d'information de la maintenance de l'armée de terre (SIMAT) à la disposition de tous les utilisateurs du référentiel article. Sa présentation et les modalités d'établissement font l'objet de l'annexe I.
Son circuit de traitement fait l'objet de l'annexe II. Il précise les attributions et les responsabilités des différents acteurs.
Chaque acteur intermédiaire étudie le bien-fondé de la demande et émet un avis. La décision prise par la DCMAT est notifiée aux différents acteurs concernés.
4. Mesures transitoires.
Dans l'attente de la mise en oeuvre de la FREC, les besoins d'évolution du catalogue continueront d'être exprimés par fiche APPOLINE (5).
5. Texte abrogé.
La circulaire 4500 /DEF/DCMAT/SDT/EM/APP du 02 mars 1989 modifiée, relative à la notification des critères de gestion associés aux articles de ravitaillement est abrogée.
Pour la ministre de la défense et par délégation :
Le colonel, sous-direction systèmes d'information,
Joël BLANCHAIS.
Annexes
ANNEXE I. Présentation
Contenu
de la fiche relative à l'entretien du catalogue et modalités d'établissement.
Contenu
La FREC est destinée à signaler à la DCMAT les anomalies, omissions ou erreurs relevées dans la documentation de ravitaillement, à l'exception des litiges relevant de la gestion comptable.
L'établissement d'une FREC ne concerne qu'un article et un seul. Un article peut faire l'objet quant à lui de plusieurs demandes de modifications de critères.
De la même manière, la FREC n'est pas destinée à la demande d'homologation de nouveaux numéros et à la création de numéro de nomenclature (NNO) dans SIMAT.
1 Présentation.
La FREC se compose de trois parties principales qui sont :
l'en-tête ;
les propositions de modifications des critères de gestion ;
les propositions de regroupement ou de substitution.
1.1 L'en-tête.
Une partie des données situées dans l'en-tête doit être obligatoirement saisie par l'émetteur de la fiche. Les autres données sont renseignées automatiquement. Les champs saisis peuvent soit être libres, soit faire l'objet d'un contrôle de validité par rapport au référentiel SIMAT.
Le tableau suivant récapitule les données présentes dans l'en-tête de la FREC.
Donnée. | Saisie. | Contrôle. | Commentaire. |
|---|---|---|---|
Numéro fiche. | Automatique. | ||
Demandeur. | Automatique. | Clair de la formation. | |
Date demande. | Automatique. | ||
NNO. | Saisie. | Oui. | |
Code opérateur. | Automatique. | Lien NNO-code opérateur. | |
Code EMAT 8. | Saisie. | Oui. | EMAT 8 d'appartenance (application). |
STM. | Automatique. | Clair de la STM liée à l'EMAT 8. | |
Point d'emploi. | Saisie. | Libre. | PE SIMAT ou code TSA. |
Carte de travail. | Saisie. | Libre. | Carte de travail ou gamme opératoire. |
Document de maintenance. | Saisie. | Libre. |
1.2 Les propositions de modification de critères.
L'utilisateur sélectionne le ou les critères pour lesquels il souhaite demander une modification. Les critères les plus importants sont contenus dans un premier menu déroulant. Un second menu déroulant « Autres critères » donne l'accès aux autres critères.
Les critères proposés dans le premier menu sont :
description technique ;
type de comptage ;
code opérateur ;
classe de sécurité ;
mot clé ;
unité de distribution ;
unité de mesure ;
quantité par unité de distribution ;
prix inventaire ;
prix de l'unité de fourniture ;
prix neuf ;
NTI ;
code produit dangereux ;
régime de distribution ;
niveau de réparation ;
essentialité fonctionnelle ;
code rayon ;
unité de mesure dimensions ;
hauteur ;
largeur ;
longueur ;
unité de mesure masse ;
masse ;
code mode suivi.
La sélection d'un critère sélectionné renseigne automatiquement la valeur existante dans SIMAT. Un second champ permet d'effectuer la proposition de modification. Cette proposition doit respecter la typologie des valeurs existantes dans la table de référence du SIMAT, quand elle existe.
Un champ texte permet de motiver la demande. Ce champ est obligatoirement renseigné.
Ces opérations sont à répéter pour chacun des critères faisant l'objet d'une demande de modification.
1.3 Les propositions de regroupement ou de substitution.
Dans cette partie le demandeur sélectionne une constatation dans un menu déroulant.
Les constatations proposées dans le menu sont :
substitution entre NNO non valable ;
relation NNO/référence fabricant non valable ;
évolution d'un NNO non valable ;
référence fabricant erronée ;
regroupement de NNO non valable ;
plusieurs NNO pour un même article.
Un premier champ texte permet de saisir la proposition.
Un second champ texte permet de motiver la demande. Ce champ est obligatoirement renseigné.
2 Avis hiérarchique successif et décision.
Tous les acteurs recevant cette fiche doivent émettre un avis sur la proposition et le justifier quand il est défavorable (il doit y avoir un avis par critère).
Une même fiche peut comporter deux parties : une partie pour les modifications de critères et une partie pour les propositions de regroupement ou de substitution.
Les avis hiérarchiques possibles sont :
favorable ;
défavorable ;
pas d'avis.
Les décisions possibles de la DCMAT sont :
acceptation ;
refus.
Un champ texte permet de justifier la décision prise par l'administration centrale gestionnaire des matériels concernés.
ANNEXE II. Circuit de traitement de la fiche relative à l'entretien du catalogue.
1 Schéma de principe du circuit de la fiche relative à l'entretien du catalogue.
Le circuit suivant concerne l'hypothèse où tous les acteurs du processus sont amenés à intervenir.
Figure 1. Schéma de principe du circuit de la FREC.
 |
2 Actions possibles des différents acteurs de la maintenance sur la fiche relative à l'entretien du catalogue.
Acteurs | Atelier/Stockeur atelier. | Stockeur avancé CAP/SAP. | DIRMAT. | STM. | DCMAT. |
|---|---|---|---|---|---|
Actions | |||||
Création et transfert de la FREC. | X | X | X | X | X |
Avis et transfert de la FREC. | X | X | X | X | |
Envoyer pour avis complémentaire (à une ou plusieurs STM). | X | ||||
Prendre décision. | X | ||||
Clôturer FREC. | X | ||||
Rechercher une ou plusieurs FREC. | X | X | X | X | X |
Édition d'une ou plusieurs FREC. | X | X | X | X | X |
Purger FREC. | X | X | X | X | X |
3 Les règles de gestion de la fiche relative à l'entretien du catalogue.
Les acteurs n'émettent un avis que sur les FREC créées au niveau inférieur.
Seules les FREC clôturées sont purgées.
Les critères pouvant faire l'objet d'une recherche sont ceux de l'en-tête ainsi que les critères de gestion.
Une FREC n'est transmise au niveau supérieur qu'après saisie d'un avis pour chaque modification demandée.
La clôture d'une FREC entraîne la diffusion de la décision à l'ensemble des acteurs qui sont intervenus sur cette FREC (demandeur, DIRMAT, STM, etc.).
4 Statut des fiches relatives à l'entretien du catalogue.
Une FREC peut avoir les statuts suivants :
en création : FREC au niveau du demandeur, non encore transmise pour avis ;
en attente d'avis : FREC pour laquelle tous les avis n'ont pas encore été saisis ;
transférée : FREC transférée au niveau supérieur ;
en attente de décision : FREC à la DCMAT, en attente de décision et non transférée pour avis ;
en attente d'avis complémentaire : FREC transférée par la sous-direction technique (SDT) vers les STM pour avis et pour laquelle tous les avis ne sont pas revenus ;
décision : FREC pour laquelle la DCMAT a pris une décision et la prise en compte de la modification n'est pas encore effectuée dans SIMAT ;
clôturée : fiche clôturée par le bureau codification référentiel documentation (BCRD) (prise en compte dans SIMAT de la modification demandée ou pas de saisie à effectuer car avis défavorable). Pour chaque FREC clôturée, le BCRD notifie les décisions prises aux acteurs qui sont intervenus dans le traitement de la FREC.