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DIRECTION CENTRALE DU COMMISSARIAT DE L'ARMÉE DE TERRE : sous-direction administration budget finances ; bureau administration des formations

INSTRUCTION N° 1839/DEF/DCCAT/ABF/AF/1 relative à l'administration des détachements en opérations extérieures.

Du 19 juillet 2001
NOR D E F T 0 1 5 2 0 8 8 J

Autre(s) version(s) :

 

Précédent modificatif :  Instruction N° 100/DEF/DCCAT/ABF/AF/1 du 12 février 2004 modifiant l'instruction n° 1839/DEF/DCCAT/ABF/AF/1 du 19 juillet 2001 (BOC, p. 5152) relative à l'administration des détachements en opérations extérieures. , Instruction N° 559/DEF/DCCAT/ABF/AF/1 du 04 octobre 2005 modifiant l'instruction n° 1839/DEF/DCCAT/ABF/AF/1 du 19 juillet 2001 (BOC, p. 5152) relative à l'administration des détachements en opérations extérieures.

Référence(s) : Décret du 08 janvier 1935 portant règlement sur l'administration et la comptabilité des corps de troupe. Décret N° 71-336 du 29 avril 1971 relatif au régime des masses dans les formations militaires.

3. Circulaire n° 2150/DEF/EMAT/LOG/EOE du 6 février 1999 (n.i. BO).

Instruction N° 10350/DEF/DAAJC/AA/2 du 23 février 1976 relative à la responsabilité pécuniaire de certains militaires. Instruction N° 1850/DEF/DCCAT/ABF/AF/1 du 09 janvier 2003 relative au traitement en procédure automatisée de la comptabilité des deniers des corps de troupe et des bureaux des états-majors et services. Instruction N° 1645/DEF/DCCAT/AG/CT du 12 novembre 1984 relative à l'organisation et au fonctionnement du service de la trésorerie dans les corps de troupe. Instruction N° 1649/DEF/DCCAT/AG/CT du 11 décembre 1991 relative à l'établissement et à l'enregistrement des procès-verbaux dressés par les commissaires de l'armée de terre. Instruction N° 501/DEF/EMAT/BPF du 30 août 1994 relative à l'application du régime du budget de fonctionnement dans l'armée de terre.

9. Instruction technique provisoire n° 1833/DEF/DCCAT/ABF/AF/2 du 26 janvier 2001 (n.i. BO).

Instruction N° 1838/DEF/DCCAT/ABF/AF/3 du 17 juillet 2001 relative à l'organisation et au fonctionnement des foyers de l'armée de terre sur un théâtre d'opération extérieure. Instruction N° 1846/DEF/DCCAT/ABF/AF/1 du 24 avril 2002 relative à la vérification des comptes exercée par les commissaires sur les formations de l'armée de terre.

Pièce(s) jointe(s) :     Quarante et un imprimés répertoriés.

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  601.5.

Référence de publication : BOC, 2001, p. 5152.

1. Généralités.

1.1. Définitions.

1.1.1. Engagement dans une opération extérieure.

Les forces de l'armée de terre peuvent être appelées lors de crises ou de conflits à intervenir hors du territoire national :

  • par la force ou par des actions en faveur de la paix et pour le respect du droit international ;

  • au sein de coalitions sous couvert d'un mandat de la communauté internationale [organisation des Nations unies (ONU), organisation du traité de l'Atlantique Nord (OTAN), union européenne occidentale (UEO), …)] ou dans un cadre national.

1.1.2. Procédures applicables.

Les forces françaises sont régies par des procédures administratives et logistiques nationales. Toutefois, lorsque ces forces agissent dans le cadre d'une organisation ou d'une alliance internationale, des procédures spécifiques peuvent être mises en œuvre.

En particulier, l'armée de terre est susceptible de participer à des groupements de forces formés par des nations appartenant à l'organisation du traité de l'Atlantique Nord (OTAN). Dans ce cadre, le traitement administratif des soutiens accordés entre nations est régi par l'accord de standardisation no 3381 (STANAG 3381). Ce document  :

  • fixe des procédures standards OTAN de compensation de l'aide accordée sous forme d'approvisionnements et de prestations de service qui soient applicables à toutes les nations lorsqu'elles s'apportent mutuellement une aide de cette nature ;

  • définit un formulaire standard OTAN de demande, d'accusé de réception et de renvoi ou de facturation de l'aide accordée sous forme d'approvisionnements et de prestations de service qui soit utilisé par toutes les nations lorsqu'elles s'apportent mutuellement une aide de cette nature.

À moins que le soutien ait été assuré à titre gratuit, cette compensation prendra l'une des formes suivantes  :

  • paiement ;

  • restitution des articles fournis pour emploi ;

  • remboursement en nature.

1.1.3. Notion de détachement.

Dans ce cadre, les forces sont organisées autour d'un ou plusieurs détachements généralement interarmées et interarmes.

Formation administrative de l'armée de terre du type corps de troupe (éventuellement fraction d'un corps de troupe), le détachement est commandé par un chef de détachement désigné par le chef d'état-major de l'armée de terre. Selon les caractéristiques du détachement et de sa mission, il peut recevoir les attributions et les responsabilités de chef de corps.

Les principaux événements de la vie des unités élémentaires du détachement sont consignés sur le registre administratif des troupes engagées (1).

1.2. Classement des détachements.

1.2.1. Degré d'autonomie accordée.

En fonction du degré d'autonomie administrative et logistique accordée par l'état-major de l'armée de terre (EMAT), en liaison avec les directions d'armes et de services, les détachements sont classés en :

  • détachement de 1re catégorie ;

  • détachement de 2e catégorie.

1.2.2. Détachement de 1re catégorie.

Un détachement de 1re catégorie dispose de l'autonomie administrative, financière et s'administre à ce titre comme une unité formant corps.

Dans certains cas particuliers, un détachement aux effectifs ou à la composition limités peut être classé en 1re catégorie pour des raisons d'efficacité (éloignement de la portion centrale, mission spécifique et autonome, rôle administratif particulier au profit de l'opération, ...). Ces détachements sont dénommés « détachements de militaire isolés en OPEX ». L'ordre administratif et logistique (OAL) déterminera le degré d'autonomie du détachement en précisant la répartition des attributions entre ce détachement de 1re catégorie et la portion centrale.

1.2.3. Détachement de 2e catégorie.

Un détachement de 2e catégorie est rattaché à un corps support (il peut s'agir d'un détachement de 1re catégorie).

En règle générale, il n'est pas doté de l'autonomie administrative et financière. Ses ressources sont acquises au titre de sa formation de rattachement, mais il peut disposer de ressources identifiées en gestion.

2. Vie administrative d'un détachement.

2.1. Création d'un détachement.

2.1.1. Décision de création.

La création d'un détachement de 1re ou de 2e catégorie est décidée par l'EMAT en fonction de critères opérationnels et logistiques. Elle se réalise administrativement à partir des éléments fixés dans :

  • l'ordre d'opérations ;

  • la directive administrative et logistique (DAL) ;

  • l'ordre administratif et logistique (OAL) ;

  • les directives techniques d'application rédigées par la direction centrale du commissariat de l'armée de terre (DCCAT).

Les détachements de 1re catégorie bénéficient d'un code de centre de responsabilité élémentaire (CRE) attribué par le service des essences des armées (SEA) et d'un numéro matricule administratif alloué par la direction centrale du commissariat de l'armée de terre (DCCAT).

2.1.2. Procès-verbal de création.

Le commissaire chargé de la vérification des comptes du détachement établit un procès-verbal simplifié de création (2).

Le détachement rapporte cette création au registre des actes administratifs du détachement (3).

Le procès-verbal de création et les pièces afférentes sont transmises par la direction du commissariat (4) à la DCCAT.

2.2. Dissolution d'un détachement.

2.2.1. Opérations de dissolution d'un détachement de 1re catégorie.

La dissolution d'un détachement est décidée par l'EMAT dans l'OAL de désengagement. Les modalités sont fixées par une directive technique élaborée par la direction du commissariat.

2.2.1.1. Phases successives.

La procédure de dissolution comprend trois phases  :

  • un arrêté complet des comptes et des avoirs (caisses, matériels, approvisionnements)  ;

  • une vérification détaillée de l'ensemble des documents comptables et de leur concordance avec l'arrêté de caisse et les inventaires par le commissaire chargé de la vérification des comptes ; un arrêté des fascicules comptables (solde-alimentation, budget de fonctionnement, ordinaire), du boni de l'ordinaire quand les règles applicables en matière d'alimentation sont nationales ;

  • la rédaction d'un procès-verbal simplifié de dissolution (5) par le commissaire chargé de la vérification des comptes. Ce procès-verbal comprend la composition du détachement liquidateur chargé d'assurer la liquidation des comptes. À ce procès-verbal sont jointes les listes de matériels achetés sur le budget de fonctionnement (avec leurs prix d'achat), ou ressortissant au commissariat (avec les pertes ou excédents). Leur destination est indiquée explicitement.

2.2.1.2. Liquidation et reddition des comptes.
  • l'officier trésorier ;

  • l'officier du matériel CAT ;

  • le gérant du foyer.

La composition du détachement liquidateur est fixée par le procès-verbal de dissolution.

Le détachement liquidateur fonctionne au maximum pendant un mois et au minimum jusqu'au reversement de l'avance de trésorerie. Il effectue toutes les opérations d'ordre administratif et comptable qu'entraîne la dissolution.

La clôture de la liquidation comporte six étapes :

  • clôture du compte ouvert auprès du payeur aux armées ou de la paierie près l'ambassade de France ou d'une banque ;

  • arrêté des comptes et de la caisse (trésorier) par le chef de détachement liquidateur vérifié par le commissaire chargé de rapporter le procès-verbal de liquidation. Il est joint à la comptabilité un état des recettes non effectuées et des dépenses non réglées revêtu d'une attestation indiquant « qu'il n'existe pas d'autres créances à faire valoir ou d'autres dépenses engagées à régler  ». Compte tenu de son rôle majeur dans les approvisionnements des ordinaires et des foyers, ce document est visé par le représentant local de l'économat des armées ;

  • versement de tous les avoirs à la fin de la liquidation (numéraire, compte Trésor) auprès de l'organisme chargé de la reddition des comptes ;

  • arrêté de la comptabilité des matériels vérifié par le commissaire chargé de rapporter le procès-verbal de liquidation. Les excédents, s'il en existe, sont pris en compte et les déficits sortis des comptes sur procès-verbal dressé par le commissaire chargé de la vérification des comptes du détachement ;

  • reversement des registres et des archives administratives et comptables auprès de l'organisme chargé de la reddition des comptes. Cet organisme assurera leur conservation pendant deux ans au plus et les reversera à l'issue à l'établissement de diffusion d'impression et d'archives du commissariat de l'armée de terre (EDIACAT) ;

  • rédaction d'un procès-verbal simplifié de liquidation des comptes (7) rapporté par le commissaire chargé de la vérification des comptes qui constate l'achèvement de la liquidation.

2.2.1.2.1. Liquidation.

La liquidation des comptes du détachement dissous est assurée sous la direction et le contrôle du commissaire, directeur des services administratifs et financiers du détachement (6), par le détachement liquidateur constitué au minimum de :

2.2.1.2.2. Reddition des comptes.

La reddition des comptes est effectuée par un organisme désigné dans l'OAL de désengagement soit  :

  • hors métropole. Dans ce cas, l'organisme chargé de la reddition des comptes est un corps (détachement de 1re catégorie) stationné sur le territoire d'intervention, soit dans un pays proche ou limitrophe ;

  • en métropole  : la reddition des comptes est effectuée par un centre territorial d'administration et de comptabilité (CTAC).

L'organisme chargé de la reddition des comptes poursuit le règlement des dernières dépenses engagées dans un délai maximal de deux mois.

Lorsque toutes les recettes sont encaissées et les dépenses sont payées, le commissaire chargé de la vérification des comptes du CTAC ou du corps désigné pour la reddition décide de la date de clôture définitive de la reddition des comptes et procède à  :

  • la vérification du solde définitif des opérations de reddition ;

  • la rédaction du procès-verbal simplifié de reddition des comptes (8). Ce document est transcrit sur le registre des actes administratifs du détachement, une copie est adressée à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre (DCCAT).

2.2.2. Opérations de dissolution d'un détachement de 2e catégorie.

La dissolution d'un détachement de 2e catégorie s'articule suivant les mêmes phases que celles décrites dans le point 2.2.1 pour un détachement de 1re catégorie.

La dissolution est décidée par l'EMAT dans l'OAL de désengagement.

À l'issue de la procédure, la comptabilité du détachement de 2e catégorie est incorporée dans la comptabilité de la formation de rattachement.

2.3. Transformation d'un détachement.

2.3.1. Modifications.

En fonction des contraintes opérationnelles et logistiques, un détachement peut subir des transformations organique(s) (changement de catégorie) et/ou nominale(s) (changement de dénomination) après décision de l'état-major de l'armée de terre (EMAT).

Ces modifications sont constatées par le commissaire chargé de la vérification des comptes.

2.3.2. Transformation nominale.

La transformation s'effectue :

  • sur le plan administratif par la rédaction d'un procès-verbal simplifié de modificatio  (9) par le commissaire chargé de la vérification des comptes ;

  • sur le plan financier, par la modification de l'intitulé du compte ouvert.

2.3.3. Transformation organique.

La transformation s'effectue :

  • sur le plan financier, par la modification de l'intitulé du compte ouvert [soit auprès du payeur aux armées, soit auprès de la paierie près de l'ambassade, soit auprès d'une banque (10)] ;

  • sur le plan administratif par la rédaction d'un procès-verbal simplifié de modification par le commissaire chargé de la vérification des comptes ;

  • sur le plan comptable par remise et prise de service (trésorerie, matériels, foyer) entre les chefs de détachement, les commissaires ou directeur administratif et financier, trésoriers et gérants de foyer montants et descendants. La procédure à suivre est celle des relèves (cf. 2.4.1).

Les ressources accordées au détachement seront ajustées en fonction des nouveaux besoins.

2.4. Prises et remises de service (PRS).

2.4.1. Relèves et transformations.

Les relèves et les transformations de détachement donnent lieu à des prises et remises de service entre les responsables du détachement. Elles sont organisées par le commissaire chargé de la vérification des comptes.

Il y a continuité du service de la trésorerie.

2.4.2. Participants à la PRS.

Les relèves ont lieu pour le détachement descendant et le détachement montant en présence :

  • des chefs de détachement ;

  • des commissaires ou des chefs des services administratifs ;

  • des officiers trésoriers ;

  • des officiers du matériel CAT.

2.4.3. Rôle de la direction du commissariat.

Lors de la relève, la direction du commissariat établit au profit du commandant organique de la force une synthèse relative au fonctionnement du mandat relevé. Ce rapport de surveillance administrative et de surveillance technique mentionne les points forts et faiblesses éventuelles du détachement et une analyse des risques. Elle comprend les informations permettant d'avoir une meilleure connaissance du détachement :

  • information sur le détachement : situation des effectifs, principales réalisations du détachement ;

  • trésorerie : gestion des fonds, dépenses engagées non réglées, recettes attendues, édition du 3e fascicule ;

  • ordinaire  : bilan de la gestion ;

  • budget de fonctionnement  : bilan de gestion ;

  • matériels des masses : inventaire, entretien ;

  • condition du personnel en opérations.

La structure rapport figure à l'imprimé N° 700/687 OPEX-DET/90.

2.4.4. Déroulement de la PRS de la trésorerie.

Les prises et remises du service de la trésorerie se déroulent en deux phases :

Lors de la prise et remise de service, il est procédé aux arrêtés :

  • de la fiche revue de liquidation solde et alimentation du détachement tenue par l'ordonnateur secondaire ;

  • du registre de trésorerie multidevises (11)  ;

  • du registre des comptes par fascicule (12) ;

  • de la balance des comptes ;

  • du carnet d'opérations de change (13) et du carnet de perception de fonds auprès du bureau payeur militaire stationné sur le territoire (14) ;

  • de caisse (15) ;

  • du procès-verbal simplifié de la prise et remise de la trésorerie (16) rapporté par le commissaire chargé de la vérification des comptes. À ce procès-verbal sont joints un état des recettes attendues et un état des dépenses engagées.

Après avoir contrôlé la trésorerie du détachement, le commissaire ordonnateur secondaire de l'opération et chargé de la vérification des comptes accorde son quitus au trésorier du détachement quand aucune irrégularité n'a été constatée. Les erreurs matérielles ou sans conséquence sont corrigées par le trésorier montant et n'empêchent pas la délivrance du quitus.

Dans le cas contraire, le commissaire peut émettre des réserves ou demander des informations supplémentaires au trésorier relevé. Le délai de réponse du trésorier est de huit jours francs. Il peut être modulé en fonction de la gravité des faits constatés ou des circonstances opérationnelles.

Si les réponses sont inexistantes, ou gravement insuffisantes, le commissaire prescrit les régularisations afin de redresser les comptes et dresse procès-verbal.

Le nouveau titulaire de la fonction dispose d'un mois franc pour relever d'éventuelles erreurs ou omissions dont il n'assume pas la responsabilité.

2.5. Actions de surveillance et de vérification.

2.5.1. Surveillance intérieure du détachement.

La surveillance intérieure est une prérogative du chef de détachement, responsable de l'administration intérieure de son détachement.

Le chef de détachement délègue au commissaire, directeur administratif et financier (17), cette surveillance pour les domaines relevant de sa compétence. Cette délégation doit faire l'objet d'une inscription au registre des actes administratifs.

2.5.2. Vérification des comptes.

Le commissaire désigné par le directeur du commissariat de rattachement assure pour le compte du ministre de la défense la vérification des comptes (deniers, matériels et matières, foyers) des détachements sur pièces et sur place.

À l'occasion de la vérification des comptes, les commissaires adressent aux détachements une feuille de vérification des comptes ou une feuille d'observation(s) en cas de dysfonctionnements importants ou répétés.

2.5.3. Surveillance administrative et surveillance technique.

Le directeur du commissariat à vocation interarmées peut assurer par délégation du commandant organique la surveillance administrative et la surveillance technique des détachements dans son domaine d'attributions.

3. Fonction personnel.

Cellule effectifs, chancellerie.

La cellule effectifs, chancellerie est rattachée au directeur des services administratifs et financiers du détachement.

Elle est dirigée par un sous-officier faisant également fonction de chancelier, qui assure l'ensemble des opérations de gestion et d'administration des différentes catégories de personnels du détachement dans leurs aspects individuels et collectifs.

Ainsi, il assure le suivi :

  • des dossiers de campagne du personnel en liaison avec le corps d'origine ;

  • des effectifs du détachement : situation des effectifs (SPA), états de filiation, établissement des listes d'embarquement et de débarquement, relation avec l'état-major, fiche individuelle de fin de séjour, etc.

Par ailleurs, il conserve les actes établis par le commissaire du détachement qui entrent dans le cadre de ses attributions ès qualités (actes d'état civil, testaments, procès-verbaux, etc.).

Il est également chargé du suivi du personnel civil employé par le détachement dont le statut, les contrats et la réglementation sont fixés par la direction du commissariat.

4. Fonction finances des détachements.

4.1. Trésorerie.

4.1.1. Remarques préliminaires.

Les règles générales de l'instruction relative à l'organisation et au fonctionnement du service de la trésorerie dans les corps de troupe (18) sont applicables aux détachements en opérations extérieures.

Les articles suivants précisent, rappellent ou modifient les règles normalement applicables en dehors d'une opération extérieure.

4.1.2. Organisation du service de la trésorerie.

Le chef du détachement est responsable du bon fonctionnement du service de la trésorerie.

Le directeur administratif et financier dirige effectivement ce service.

L'officier trésorier (ou sous-officier titulaire du brevet supérieur de technicien de l'armée de terre, comptable de service administratif) (BSTAT, CSA) tient la trésorerie et suit le budget de fonctionnement du détachement. Il s'assure en particulier :

  • de la conservation et du maniement des fonds ;

  • du règlement des dépenses dites à bon compte ;

  • de la tenue des écritures comptables (19) et de la bonne imputation des dépenses ;

  • de la gestion de son encaisse afin de pourvoir aux différents besoins du détachement (préfinancement sur relevé de dépenses remboursables (20).

Ses fonctions sont incompatibles avec toute autre fonction à caractère financier.

Sa responsabilité pécuniaire est toujours présumée dès lors qu'une perte ou un déficit est constaté sans qu'il soit nécessaire de déterminer s'il a commis ou non une faute personnelle. Il bénéficie de droit d'une indemnité de responsabilité pécuniaire qui constitue un accessoire de la solde.

4.1.3. Fonctionnement du service de la trésorerie.

4.1.3.1. Principes.

Le fonctionnement de la trésorerie consiste essentiellement dans la réalisation des recettes et l'exécution des dépenses dans une seule caisse, principe de l'unité de caisse quelle que soit l'origine budgétaire des fonds détenus.

La comptabilité est tenue en unité monétaire désignée (UMD).

À titre dérogatoire, la comptabilité des détachements de militaires isolés en OPEX est tenue en devise(s) utilisée(s) sans contre-valeur en monnaie nationale (euro).

4.1.3.2. Avoir en deniers.

L'avoir en deniers du détachement est constitué en UMD et, le cas échéant par des devises (monnaie du pays du théâtre d'opération ou autres devises).

Cet avoir est constitué par l'avoir en caisse (numéraire), les fonds déposés sur des comptes ouverts auprès du Trésor, du bureau postal militaire (BPM) ou d'une banque locale.

L'ouverture d'un compte en devises tierces est soumise à l'accord préalable du ministre chargé de l'économie et des finances. Lorsque les opérations sont menées dans un cadre multinational, l'accord précité est réputé tacite au cours de la première année de fonctionnement du compte en devises tierces (21).

4.1.3.3. Sécurité des fonds.

Les consignes pour la protection de la caisse sont établies par le trésorier et soumises par le directeur administratif et financier à l'approbation du chef de détachement. Elles sont inscrites sur le registre des actes administratifs du détachement.

La totalité des fonds en numéraire et en valeurs de caisse doit être conservée dans un coffre et à l'endroit choisi par le chef de détachement (de préférence un local disposant de bonnes conditions de sécurité).

Le trésorier détient en permanence la clef du coffre. Le double de la clef est remis au chef de détachement. Si une combinaison est nécessaire, sa formule est remise au directeur administratif et financier sous enveloppe cachetée par le trésorier.

Un montant maximal de numéraire est fixé par décision du chef de détachement sur proposition du commissaire.

Les mouvements de fonds sont limités au strict nécessaire. Les perceptions s'effectuent toujours en présence du trésorier (ou de son adjoint) et du directeur administratif et financier. Les liaisons sont effectuées dans les plus grandes conditions de sécurité adaptées à l'environnement (escorte, véhicule blindé, …). Lorsqu'elle est disponible, la présence de la prévôté est souhaitable.

4.1.4. Avance de trésorerie.

4.1.4.1. Objet de l'avance de trésorerie.

Les détachements disposent, lorsqu'une force se projette, d'une autonomie financière constituée par l'avance de trésorerie destinée à payer, sur le territoire d'intervention des dépenses :

  • de solde (1re fraction) ;

  • d'alimentation du personnel ;

  • des dépenses de fonctionnement courantes et/ou opérationnelles.

4.1.4.2. Montant de l'avance de trésorerie.

Le montant de l'avance de trésorerie est fixé au titre de l'opération par l'administration centrale (EMAT) sur proposition du commandement de la force logistique (CFLT), et de la direction centrale du commissariat de l'armée de terre (DCCAT).

L'avance correspond aux dépenses prévisibles pour une période de deux mois. Elle peut être réévaluée pour tenir compte des effectifs et des circonstances d'engagement.

L'avance de trésorerie est constituée en UMD et/ou en devises étrangères.

4.1.4.3. Perception initiale.

L'avance de trésorerie est perçue par le détachement de 1re catégorie :

  • soit en métropole avant embarquement sur la plate-forme de projection ;

  • soit sur le territoire d'intervention auprès du payeur aux armées ou du payeur près de l'ambassade de France ou par livraison spéciale en cas d'extrême urgence (procédure mis en œuvre par la direction centrale du commissariat de l'armée de terre en liaison avec l'état-major des armées et l'état-major de l'armée de terre).

4.1.5. Dépenses à bon compte.

4.1.5.1. Fonds d'avance et masses.

Lors de la mise en place d'un ordonnateur secondaire et d'un payeur sur le théâtre, l'avance de trésorerie du détachement est reversée et remplacée par la mise en place de fonds d'avance solde et alimentation et de masses du budget de fonctionnement.

Les fonds d'avance et des masses sont mis en place pour le paiement :

  • des premières fractions de solde ;

  • d'alimentation du personnel ;

  • de fonctionnement.

4.1.5.2. Montant des fonds d'avance.

Les fonds d'avance correspondent aux besoins de deux mois. Ils peuvent être réévalués en cours d'opération pour tenir compte des effectifs et des circonstances d'engagement.

4.1.5.3. Mise en place des fonds d'avance.

L'ordonnateur secondaire procède à la mise en place initiale des fonds d'avance en fonction des effectifs et du taux de la prime globale d'alimentation.

4.1.5.4. Recomplètement.

Le recomplètement est effectué mensuellement par l'ordonnateur secondaire pour ce qui concerne les dépenses  :

  • de solde, suite à l'envoi des feuilles d'émargement (22) et du bordereau récapitulatif (23), appuyés d'une quittance (24) ;

  • d'alimentation, suite à l'envoi d'un état mensuel des ressources d'alimentation (25) appuyé d'une quittance.

4.1.5.5. Résorption.

Les fonds d'avances ne sont pas résorbés en fin d'année pour des raisons opérationnelles.

4.1.5.6. Service de la solde.

Le trésorier est responsable de la bonne exécution du service de la solde et de la constatation des droits individuels. À ce titre, il certifie les attestations individuelles de séjour (26) et les listes de débarquement et d'embarquement (27).

4.1.5.7. Prise et remise de service.

La trésorerie n'est pas reversée lors des relèves. Il y a continuité du service. Une remise contradictoire du service de la trésorerie est effectuée dans les conditions définies au point 2.4.

4.1.6. Comptabilité deniers des détachements.

4.1.6.1. Principes de la comptabilité multidevises.

Le trésorier est chargé de tenir une comptabilité deniers en unité monétaire désignée (UMD) : francs français (FF), puis euro à compter du 1er janvier 2002, par conversion des devises en caisse (multidevises).

L'avoir en deniers du détachement est constituée par l'avoir en caisse (numéraire) et les fonds déposés sur des comptes ouverts auprès du Trésor (payeur aux armées), du bureau postal militaire (BPM) ou d'une banque locale.

L'encaisse en numéraire doit être limitée au strict nécessaire pour le paiement des menues dépenses de fonctionnement dans le secteur local et au règlement des dépenses d'alimentation et d'hébergement du personnel du détachement. Les détachements disposant d'un compte en banque devront toujours privilégier ce mode de paiement.

Il est constitué en UMD et, le cas échéant par des devises (monnaie du pays du théâtre d'opération ou autres devises).

Le montant de cet avoir ne doit pas être affecté par l'existence des devises étrangères. Celles-ci sont représentées par leur contre-valeur en monnaie nationale. La conversion des devises est effectuée par référence aux taux de chancellerie.

La différence entre le prix réel d'achat des devises et le taux de chancellerie donne lieu à l'établissement d'un procès-verbal de gain ou perte au change (28) rapporté par le commissaire du détachement. Il est porté en recettes ou en dépenses au registre de la trésorerie sur un compte particulier du fascicule no 3. Après homologation du procès-verbal par le directeur du commissariat, le compte est balancé et le solde porté au fascicule no 2.

4.1.6.2. Tenue de la comptabilité.

La tenue de la comptabilité est effectuée en monnaie nationale (FF ou : UMD) par conversion des devises en caisse (multidevises).

Le trésorier est tenu d'envoyer sa comptabilité mensuellement à la direction du commissariat.

La comptabilité est tenue conformément au plan comptable réglementaire.

4.1.6.3. Inscription des opérations en multi-devises.
4.1.6.3.1. Bases de la comptabilité.

La comptabilité deniers repose sur les éléments de base suivants :

  • les écritures sont inscrites au registre-journal de trésorerie en UMD ou en devises étrangères (auxquelles on appliquera le taux de change pour le suivi du compte général) ;

  • le registre des comptes est établi en UMD ;

  • les pièces justificatives sont produites en original et établies en UMD ou en devises étrangères auxquelles on applique le taux de change.

4.1.6.3.2. Registre-journal de trésorerie multi-devises

(29).

Les opérations de recettes et de dépenses sont inscrites au jour le jour sur le registre de trésorerie multidevises aussi bien pour le numéraire que les comptes de dépôt (CCP, Trésor, banque locale étrangère).

4.1.6.3.3. Carnet de situation de caisse multi-devises

(30).

La situation de caisse et les comptes de dépôt sont reportés sur le carnet de situation de caisse en devises correspondantes puis converties en UMD.

4.1.6.3.4. Registre des comptes 

(31).

Après inscription au registre de trésorerie, les opérations sont immédiatement réparties dans les comptes et fascicules de la façon suivante :

  • fascicule no 1 : comptes de la solde (pour les 1res fractions de solde), et de l'alimentation ;

  • fascicule no 2 : comptes du budget de fonctionnement ;

  • fascicule no 3 : comptes des fonds divers tels que les avances, les pertes et gains au change, les débours d'alimentation et d'hébergement, les dépenses multinationales remboursées par les nations étrangères, les dépenses remboursables par l'État sur relevé ;

  • fascicule no 4 : comptes de l'ordinaire ;

  • fascicule no 5 : compte du budget de fonctionnement dépenses engagées non réglées du mandat précédent.

4.1.6.4. Cas particuliers des dépenses remboursables de l'État par relevé.

Les dépenses ne relevant pas des procédures dérogatoires et habituellement réglées par mandats administratifs [titre V (32) et titre III hors dépenses massifiées du budget de fonctionnement, alimentation, solde et frais de déplacement)] donnent lieu à l'établissement d'un relevé de dépenses remboursables faites pour le compte de l'État (33).

Étapes de la procédure.

Ces dépenses remboursables sur relevé ne peuvent être engagées qu'après avoir été prescrites au préalable par le commandement local, sur autorisation le plus souvent du gouverneur de crédit, l'état-major de l'armée de terre (EMAT).

Le service gestionnaire des crédits est informé de l'opération et les délègue à l'ordonnateur secondaire du théâtre (directeur du commissariat).

Le trésorier procède au paiement du créancier sur présentation de la facture et recueille son acquit.

Après paiement, il établit un dossier comprenant les pièces justificatives (original des factures ou mémoire acquittés portant les références du paiement). Il est établi autant de dossiers que de chapitres budgétaires. Ils sont transmis à la direction du commissariat.

Après contrôle du dossier, l'ordonnateur secondaire procède à la liquidation et effectue un mandatement à partir des crédits délégués par le service gestionnaire vers la caisse du détachement.

En aucun cas, un engagement juridique (commande, achat, contrat, …) ne doit précéder l'engagement comptable des crédits nécessaires au financement des opérations.

4.1.6.5. Forme des pièces justificatives.

Les factures sont à produire en original et doivent être suffisamment détaillées (nature des fournitures, prix unitaire, quantité, date de la livraison, etc.). Elles portent obligatoirement une mention de certification du service fait par l'autorité ayant bénéficié de la prestation.

Les factures établies en France doivent être numérotées, rédigées en langue française et respecter la forme commerciale.

Les factures établies sur le théâtre d'opération doivent faire l'objet d'une traduction, sur la facture elle-même. Arrêtées en devises, leur montant est converti en UMD (FF ou ).

4.1.6.6. Certificat administratif.

Dans des circonstances très exceptionnelles, le défaut de pièces justificatives conformes peut être remplacé par la production d'un certificat administratif fournissant les éléments nécessaires à l'imputation d'une dépense. Ce certificat est signé du chef de détachement, contresigné par un officier du détachement et mis à l'appui des comptes.

4.1.6.7. Dispositions particulières applicables aux détachements de militaires isolés en OPEX.

Compte tenu de la spécificité de ces détachements de 1re catégorie, la comptabilité deniers est simplifiée. Les documents comptables tenus par le trésorier du détachement (officier des détails ou chef de détachement) sont :

  • le registre comptable en devises (no 700/700 OPEX-DET/100) ;

  • le bordereau récapitulatif des pièces justificatives (no 700/701 OPEX-DET/101) ;

  • le bordereau des menues dépenses réglées en numéraire (no 700/702 OPEX-DET/102) ;

  • l'état d'enregistrement des carnets de chèque (no 700/703 OPEX-DET/103) ;

  • le registre inventaire du matériel acheté sur les masses (no 700/704 OPEX-DET/104).

Les comptabilités sont adressées mensuellement au trésorier du corps support. Cependant, le trésorier du corps support peut décider d'aménager cette périodicité suivant notamment la durée prévisible de l'opération et/ou du détachement.

4.1.7. Surveillance de la trésorerie.

Le chef de détachement, responsable de l'administration et de la sécurité des fonds doit :

  • prescrire les mesures à mettre en œuvre pour assurer la sécurité des fonds (transport et stockage des fonds). En l'absence de moyen de stockage sécurisé sur place, une demande de mise en place d'un coffre portatif doit être adressée au commandement de la force logistique terrestre/division soutien ressources (CFLT/DIV SR).

  • s'assurer que le directeur administratif et financier exerce une action de surveillance active et constante de la gestion incombant au trésorier ;

  • constater, au moins une fois pendant le mandat (hors période d'arrêté de caisse), l'existence effective des fonds dans la caisse du détachement et mentionner le résultat de ses vérifications sur le registre-journal de trésorerie et le carnet de vérification de caisse ;

  • assister à la prise et remise de service.

Le directeur administratif et financier effectue, inopinément, au moins une fois par mois, une vérification de la caisse du trésorier.

Le trésorier arrête quotidiennement la caisse.

4.1.8. Vaguemestre.

Il assure la tenue et le suivi de la correspondance officielle et des personnels du détachement conformément à l' arrêté 2100 /DEF/EMAT/EPI/EPO du 18 août 1975 (BOC, p. 3128) modifié portant règlement du service intérieur de l'armée de terre.

Il tient les registres A et B et peut détenir une avance de trésorerie.

Le vaguemestre est contrôlé inopinément au moins une fois par mois par le commissaire, directeur administratif et financier, qui vise les registres, contrôle les plis et colis en instance, et la caisse et ses valeurs.

4.2. Budget de fonctionnement.

4.2.1. Principes.

En opérations extérieures, les détachements de 1re catégorie disposent d'un budget de fonctionnement.

Lorsque la situation se stabilise, une cellule budgets peut être créée. Elle applique les règles de l'instruction citée en septième référence. Toutefois, son application peut faire l'objet, à titre dérogatoire, de règles particulières fixées par l'EMAT.

Pour chaque théâtre, sur directives de l'EMAT, le commandement de la force logistique terre (CFLT) en tant que centre de responsabilité budgétaire (CRB), fixe les règles applicables en la matière (construction, gestion, exécution). La nomenclature utilisée est celle commune à l'armée de terre.

Sur le théâtre, peut être institué un centre de responsabilité supérieure (CRS) dont les attributions sont régies par l'instruction relative au budget de fonctionnement dans l'armée de terre.

4.2.2. Mise sur pied d'un détachement.

4.2.2.1. Dépenses de fonctionnement avant le départ de métropole.

Les surcoûts pour la préparation (opérationnelle, administrative et logistique), la mise en condition des personnels, des matériels et la mise en place des personnels sur l'aérodrome ou le port d'embarquement sont à la charge du ou des corps de rattachement. Ces surcoûts ne donnent donc pas lieu à remboursement par l'EMAT sauf disposition contraire exceptionnelle.

4.2.2.2. Dépenses et budget du premier mandat.

Dans le cadre de leur protection, les détachements disposent d'une avance d'un mois sur le budget de fonctionnement.

Dans les trente premiers jours, les détachements (CRE) (34) adressent à leur centre de responsabilité supérieure une proposition d'enveloppe couvrant la période totale de leur mission.

Cette proposition est déterminée sur la base des dépenses engagées et comptabilisées, des besoins futurs et des axes d'efforts pressentis.

Ce projet d'enveloppe est transmis au CFLT (CRB) (35) pour avis. Le bureau planification finances de l'EMAT (EMAT/BPF) fixe l'enveloppe accordée.

4.2.3. Relève et mandat.

Le CRE fournit au CRS au début du dernier mois du mandat sa proposition d'enveloppe et les variations de charges pour le mandat suivant.

Le directeur du commissariat est le conseiller du commandement en la matière et donne son avis sur les budgets de fonctionnement.

4.2.4. Exécution du budget de fonctionnement.

Le budget de fonctionnement est exécuté suivant les règles fixées par l'EMAT (normes, plafonds, interdictions d'achats, …).

Un compte rendu est adressé mensuellement au CRS.

4.2.5. Cas des détachements de 2e catégorie.

Un détachement de 2e catégorie ne dispose pas de l'autonomie financière. Il est rattaché obligatoirement à un détachement de 1re catégorie ou un corps support.

Il ne bénéficie que d'une simple enveloppe dont l'utilisation est soumise à autorisation du corps support.

5. FONCTION ALIMENTATION.

5.1. Organisation.

5.1.1. Principes.

L'alimentation des détachements est assurée par un ordinaire selon les modalités prévues dans l'ordre administratif et logistique (OAL).

Dans le cadre de la mise en œuvre d'accords bilatéraux ou internationaux, la prise en charge financière de l'alimentation des détachements peut être assurée soit par :

  • la défense ;

  • un organisme extérieur : armée alliée, pays hôte, ONU, etc.

Le mode retenu est défini dans l'ordre administratif et logistique (OAL).

5.1.2. Fonctionnement de l'ordinaire du détachement.

La direction de l'ordinaire est assurée par un officier d'ordinaire.

Il est responsable de :

  • la préparation des repas ;

  • l'hygiène et la sécurité alimentaire ;

  • l'approvisionnement et la gestion de cet organisme ;

  • la préservation des avoirs.

5.1.3. Personnel nourri par l'ordinaire.

L'ordinaire du détachement alimente  :

  • tous les personnels du détachement (officiers, sous-officiers, militaires du rang) ;

  • les personnels militaires extérieurs au détachement qui lui sont rattachés.

Le détachement peut être amené à nourrir  :

  • d'autres militaires français ;

  • des militaires étrangers (contre-remboursement, sauf accord gouvernemental particulier) ;

  • des personnels civils employés (à titre onéreux) ;

  • les prisonniers de guerre et des réfugiés (civils internés) (36)  ;

  • les prisonniers civils de droit commun (en principe, contre-remboursement des autorités civiles de police).

5.1.4. Militaires nourris en milieu local.

Lorsque les militaires ne peuvent pas être soutenus par un organisme d'alimentation des forces (français ou alliés), ils peuvent être nourris par des sociétés ou organismes civils de restauration sur la base de conventions ou de marchés passés à cet effet par la direction du commissariat.

5.2. Régimes d'alimentation.

5.2.1. Gratuité de l'alimentation.

Par décision ministérielle no 6428 du 24 février 1993 (n.i. BO), les militaires en opération extérieure et stationnés dans la zone d'intervention sont nourris gratuitement, sans retenue sur solde.

5.2.2. Alimentation assurée par la défense.

L'alimentation de l'ensemble des personnels militaires relevant de la défense est assurée au moyen d'une prime globale d'alimentation (PGA) évaluée en fonction des prix des denrées locales ou expédiées de métropole. La PGA fixée par la direction centrale du commissariat de l'armée de terre (DCCAT) est insérée à l'OAL après approbation par l'état-major de l'armée de terre (EMAT).

Des suppléments budgétaires et non budgétaires peuvent être également alloués.

La prime d'alimentation est destinée à satisfaire aux besoins de l'alimentation qu'il s'agisse :

  • de la notation du stock de sécurité ;

  • de l'alimentation proprement dite.

5.3. Gestion des ressources nationales d'alimentation.

5.3.1. Principes.

La procédure administrative en matière d'alimentation sur les théâtres d'OPEX est décrite dans l'instruction technique provisoire citée en référence. Optimisant l'emploi des crédits par une répartition de la ressource en fonction de l'effectif nourri ; ces directives visent à une harmonisation au niveau des différents théâtres ainsi qu'à la simplification des tâches administratives des détachements.

5.3.2. Mise en place des ressources.

Chaque détachement bénéficie de la mise en place d'un fonds d'avance, mandaté par la DIR COM, correspondant à deux mois de dépenses d'alimentation. Compte tenu des circonstances particulières liées au fonctionnement des OPEX, et notamment la présence intermittente des payeurs sur les territoires, il est admis que les fonds d'avance ne soient pas résorbés.

En début de chaque mois le trésorier élabore un état mensuel des ressources d'alimentation afin de faire valoir ses besoins. Ceux-ci sont déterminés sur la base de l'effectif réellement nourri au cours du mois M — 1 ouvrant droit à la prime globale d'alimentation (PGA) et aux suppléments budgétaires (fête et montagne en particulier). Cet état prend également en compte des éléments correctifs correspondant d'une part, en positif, aux débours supportés par le trésorier pour l'alimentation dans le secteur civil des militaires en mission ; d'autre part, en négatif, aux prestations en nature délivrées par le biais des rations et de l'eau en tétra bricks.

Cet état signé du chef de détachement, est vérifié par la DIRCOM qui procède au virement des sommes attribuées aux détachements et assure la liquidation de l'alimentation.

5.3.3. Gestion.

L'officier d'ordinaire :

  • établit au début du mandat et pour la durée de la mission, un budget prévisionnel à partir des ressources (PGA et suppléments) et assure le suivi du bilan de gestion (37) ;

  • détermine les menus et assure le suivi des effectifs nourris par catégorie : terre, air, marine, gendarmerie, service commun, alliés (par nation), civils, etc. ;

  • réalise les approvisionnements auprès de l'économat et en milieu local ;

  • tient la comptabilité des mouvements et du stock de denrées (38) ;

  • certifie les factures et les transmet au trésorier pour paiement.

Les phases de déploiement opérationnel et d'engagement présupposent la présence de l'intégralité des effectifs. Dès lors l'expression des besoins est basée sur l'effectif nourri réparti selon les différentes catégories visées ci-dessus.

Toutefois, une gestion complète est mise en œuvre dès lors que  :

  • le contexte et le déploiement la rendent possible ;

  • l'absentéisme du personnel affecté au détachement apparaît.

Dans cette posture, la base des droits à alimentation étant l'effectif nourri, la tenue du cahier de surveillance des repas (39) devient impérative compte tenu du décompte qu'il permet.

Notes

    37Imprimés N° 700/683 OPEX-DET/43 et N° 700/684 OPEX-DET/44.38Imprimés N° 700/682 OPEX-DET/42 et N° 700/686 OPEX-DET/46.39Imprimé N° 700/681 OPEX-DET/41.

Pour le ministre de la défense et par délégation :

Le commissaire général, directeur central du commissariat de l'armée de terre,

Jean-Pierre GÉHIN.

Annexes

1 700/654 PROCES-VERBAL SIMPLIFIE DE CREATION D'UN DETACHEMENT DE 1re CATEGORIE EN OPERATION EXTERIEURE doté de l'autonomie administrative et financière.

1 700/655 PROCES-VERBAL SIMPLIFIE DE CREATION D'UN DETACHEMENT DE 2e CATEGORIE EN OPERATION EXTERIEURE.

1 700/656 REGISTRE DES ACTES ADMINISTRATIFS.

1 700/656 BIS CONTROLE NOMINATIF SIMPLIFIE.

1 700/657 Procès-verbal simplifié de dissolution d'un détachement de 1re ou 2e catégorie en opération extérieure.

Annexe

1 700/658 Procès-verbal simplifié de liquidation des comptes d'un détachement de 1re ou 2e catégorie en opération extérieure.

Annexe

1 700/659 PROCES-VERBAL SIMPLIFIE DE REDDITION DES COMPTES D'UN DETACHEMENT DE 1re OU 2e CATEGORIE EN OPERATION EXTERIEURE.

1 700/660 PROCES-VERBAL SIMPLIFIE DE MODIFICATION NOMINALE D'UN DETACHEMENT DE 1re OU 2e CATEGORIE EN OPERATION EXTERIEURE.

1 700/661 Procès-verbal simplifié de prise et remise de service de la trésorerie d'un détachement de 1re ou 2e catégorie en opération extérieure.

Annexe

1 700/662 PROCES-VERBAL DE GAIN OU DE PERTE AU CHANGE.

1 700/663 PIECE DE CAISSE.

1 700/664 REGISTRE DE TRESORERIE MULTIDEVISES.

1 700/665 FEUILLE DE SITUATION DE CAISSE.Numéraire.

1 700/665 BIS FEUILLE DE SITUATION DE CAISSE.

1 700/666 Registre des comptes simplifié.

1 700/667 RELEVE des dépenses faites pour le compte de l'Etat.

Annexe

1 700/668 REGISTRE D'ENREGISTREMENT DES CHEQUIERS.

1 700/669 SUIVI DES CHEQUES EMIS NON DEBITES.

1 700/670 SUIVI DES CHEQUES REÇUS NON CREDITES.

1 700/671 JOURNAL ADMINISTRATIF DES TROUPES ENGAGEES.

1 700/672 CARNET DE PERCEPTION DE FONDS.

1 700/673 CARNET D'OPERATIONS DE CHANGE.

1 700/674 CHEMISE-BORDEREAUdes pièces justificatives des recettes et dépenses effectuées par le détachement de 2e catégorie.

1 700/675 LISTE D'EMARGEMENTpour servir au paiement au titre du mois de.

1 700/676 BORDEREAU RECAPITULATIF DES FEUILLES D'EMARGEMENT (BRFE).

1 700/677 QUITTANCE SIMPLIFIÉE.

1 700/678 LISTE DE DEBARQUEMENT OU D'EMBARQUEMENT.

1 700/679 ATTESTATION INDIVIDUELLE DE FIN DE SEJOUR.

1 700/680 ETAT MENSUEL DES RESSOURCES D'ALIMENTATION

1 700/681 CAHIER DE SURVEILLANCE AUX REPAS.

1 700/682 CARNET DE GESTION DES VIVRES DE L'ORDINAIRE.

1 700/683 SITUATION MENSUELLE DE GESTION.

1 700/684 FICHE JOURNALIERE DE GESTION DE L'ORDINAIRE.

1 700/685 BULLETIN DE RECEPTION.

1 700/686 REGISTRE DE RECEPTION DES DENREES D'ORDINAIRE.

1 700/687 CONTEXTURE du rapport de surveillance administrative et de surveillance technique.

1 700/700 Registre comptable en devises.

1 700/701 Bordereau récapitulatif des pièces justificatives.

1 700/702 Bordereau des menues dépenses réglées en numéraire.

1 700/703 État d'enregistrement des carnets de chèques.

1 700/704 Registre d'inventaire du matériel acheté sur les masses.