1. Dispositions générales.

1.1. Objet du document.

La présente instruction a pour objet de :

• préciser l'organisation de la gestion logistique des produits et matériels pétroliers nécessaires aux armées (conformément au texte de 1^re référence) ;

• définir les responsabilités et attributions des différents acteurs de la gestion logistique des produits et matériels pétroliers.

Les produits et matériels pétroliers concernés seront appelés « biens pétroliers » par la suite dans la présente instruction.

Les termes utilisés dans la présente instruction sont conformes au glossaire de l'instruction de 3^e référence.

1.2. Notions de gestion logistique de biens et les objectifs associés.

La logistique est la maîtrise des flux de biens et d'informations permettant de satisfaire en biens des clients pour l'exécution de leurs missions. Elle inclut notamment l'approvisionnement, le transport, le stockage et la mise à disposition.

Par gestion logistique des biens il est entendu l'ensemble des tâches administratives relatives à :

• l'entrée d'un bien dans le patrimoine mobilier de l'État ;

• sa manœuvre logistique tout au long de son cycle de vie afin de satisfaire les besoins des utilisateurs ;

• sa sortie du patrimoine mobilier de l'État.

La gestion logistique des biens a notamment pour objectifs de :

• permettre la mise en œuvre d'une logistique efficace par la connaissance précise du statut logistique des biens ;

• s'assurer de la bonne conservation des biens et prévenir tous détournements ou dilapidations éventuels ;

• permettre une connaissance quantitative et qualitative du patrimoine de l'État afin d'en restituer une image fidèle.

1.3. Domaine d'application.

Le service des essences des armées (SEA) est en charge de la définition, de la réalisation, de la gestion et du soutien des biens pétroliers, principalement au profit des armées et de tout autre service ou organisme relevant du ministre de la défense (conformément au texte de 1^re référence).

La notion de « biens pétroliers » regroupe :

• la partie matériels qui comprend les :

  • véhicules et matériels pétroliers (faisant l'objet ou non d'un programme d'armement) ;

  • matériels d'antipollution et de lutte contre l'incendie relevant du domaine pétrolier ;

  • équipements spécifiques d'ateliers et de magasins pétroliers ;

  • matériels d'analyse et de mesure en laboratoire pétrolier ;

• la partie produits qui comprend les :

  • carburants et combustibles ;

  • ingrédients, produits divers et emballages (IPDE).

Les produits pétroliers sont suivis en gestion logistique jusqu'au moment de leur sortie des comptes de l'État, conformément à l'article premier. du texte de 1^re référence.

À ce titre, les produits conservés dans les stockages intermédiaires, entre le SEA et les consommateurs finaux (stations-service d'unités, ravitailleurs, etc.), approvisionnés sur comptes de charges, ne relèvent pas de la GLB.

Toutefois, compte tenu de leurs caractères particuliers (attractivité et risque intrinsèque), ils doivent faire l'objet d'un suivi adapté. 

2. Organisation générale.

L'organisation fonctionnelle de la logistique des biens pétroliers est décrite en annexes I. et II.

2.1. Les acteurs, leurs attributions et responsabilités particulières.

2.1.1. Le gestionnaire de biens.

Le directeur central du SEA est gestionnaire des biens pétroliers pour l'ensemble du ministère de la défense conformément à l'arrêté de 2^e référence.

Pour l'exercice de ces attributions, il dispose :

• d'une division performance synthèse, chargée de la cohérence des dispositifs de contrôle interne ;

• d'une sous-direction opérations scindée en différents bureaux (matériels et exploitation notamment).

Le gestionnaire de biens (GB) :

• fixe l'organisation de la gestion logistique ;

• fixe la liste des organismes et des formations au sein desquels un ou plusieurs utilisateurs ou détenteurs de biens sont à désigner. Cette liste est arrêtée en accord avec les autorités hiérarchiques dont relèvent ces organismes et ces formations ;

• décide et suit les actes de gestion logistique ;

• est responsable du contrôle interne logistique (CIL) ;

• informe le responsable de la comptabilité auxiliaire des immobilisations et des stocks, des actes de gestion logistique ayant une incidence sur la comptabilité patrimoniale ;

• est chargé d'établir les besoins prévisionnels en ce qui concerne ces biens et de mener les actions nécessaires à la réalisation de leurs approvisionnements ;

• peut désigner un ou plusieurs gestionnaires de biens délégués.

2.1.2. Les gestionnaires de biens délégués.

En application des dispositions de l'article 5. de l'arrêté de 1^re référence, le gestionnaire de biens désigne, par un texte particulier, un ou plusieurs gestionnaires de biens délégués (GBD) pour assumer tout ou partie de ses attributions.

Cette désignation est réalisée après avis de l'autorité d'administration centrale dont relève la personne.

Les gestionnaires de biens délégués rendent compte de l'organisation de la gestion logistique des biens mise en place au gestionnaire de biens.

2.1.3. Les détenteurs de biens.

Le GB ou le GBD fixe, en accord avec les autorités hiérarchiques, la liste des entités dans lesquelles un détenteur doit être désigné. Ils sont désignés nominativement par leurs autorités hiérarchiques.

Ils exécutent les actes de gestion logistique décidés par le GB ou par le GBD dont ils relèvent.

Ils sont responsables :

• de la conformité des opérations de réception lors de l'entrée en gestion logistique des biens ;

• du suivi logistique des biens lors des transferts jusqu'à leur prise en compte par les destinataires (utilisateurs, détenteurs, bénéficiaires hors MINDEF, etc.) ;

• de l'exécution des mouvements de biens ordonnés par le gestionnaire de biens ou ses délégués ;

• de la conservation et du suivi logistique des biens qui leur sont confiés et qui sont placés dans les statuts « disponible » ou « non-disponible » ;

• de la réalisation des recensements et de la tenue de l'inventaire physique ;

• de la mise en œuvre des opérations liées au contrôle interne logistique de niveau 1.

2.1.4. L'utilisateur de biens.

Les utilisateurs de biens exploitent les biens qui leurs sont confiés par le GB, le GBD ou le détenteur de biens en exécution d'un acte de gestion logistique et les consomment ou les restituent au détenteur lorsqu'ils n'en ont plus l'usage ou que l'ordre leur en est donné.

Les utilisateurs sont responsables du bon usage et de la conservation de ces biens. Ce sont des acteurs du contrôle interne logistique de niveau 1.

Ils établissent les prévisions de besoin de biens et les transmettent, in fine, au gestionnaire de biens (ou gestionnaire de biens délégué) dont ils dépendent.

2.1.5. Les responsables de gestion logistique.

Le détenteur et l'utilisateur s'appuient sur un ou plusieurs opérateurs dénommés « responsable de gestion logistique » (RGL) pour les matériels et/ou les produits. Le RGL est désigné nominativement, dans son périmètre, avec mention de la décision au registre de publicité des actes administratifs (RPAA). Le RGL reçoit délégation de signature du GB ou des GBD pour le suivi de la gestion logistique des biens. À ce titre, il est chargé :

• de l'exécution des ordres logistiques dans les systèmes d'information logistique (SIL) et de la saisie des données en accord avec les directives reçues du détenteur ou utilisateurs de biens ;

• de la certification de toutes les pièces justificatives dont il assure la conservation et le suivi.

2.1.6. Les agents de gestion logistique.

Un organisme identifié comme détenteur ou comme utilisateur de matériel doit désigner un agent de gestion logistique (AGL) si le RGL se trouve hors de l'organisme considéré. Cet agent est le correspondant privilégié du RGL de rattachement pour les informations logistiques et le garant de la bonne tenue de l'inventaire de son organisme.

2.1.7. Les responsables de la comptabilité auxiliaire.

Les responsables de comptabilité auxiliaire (RCA) ne font pas partie de l'organisation de la gestion logistique des biens, leurs attributions relèvent de la comptabilité patrimoniale de l'État. Pour accomplir leurs missions, les RCA doivent néanmoins disposer d'informations en provenance de la chaîne fonctionnelle de la gestion logistique des biens.

À ce titre, les gestionnaires de biens délégués informent les RCA de tout acte de gestion logistique ayant une incidence sur la comptabilité patrimoniale de l'État.

2.2. Place des systèmes d'information logistique dans l'organisation.

L'organisation de la gestion logistique des biens pétroliers s'articule autour de différents SIL.

L'intégralité des matériels pétroliers dont le SEA est gestionnaire est suivie par le système d'information de la maintenance terrestre (SIM@T). Le recours à ce système d'information logistique présuppose son déploiement et sa mise en œuvre au sein des différentes entités des armées et services dotés de matériels pétroliers.

Le SIL SIM@T permet au SEA, grâce aux informations saisies et aux statuts de gestion logistique, d'avoir une image logistique fidèle à tout instant.

Les produits pétroliers sont suivis par des SIL, validés par le responsable du quartier fonctionnel « soutien pétrolier », mis en place par le GB ou les GBD.

2.3. Actes de gestion.

Les actes de gestion logistique qui interviennent au cours de la vie d'un bien sont :

• entrée du bien dans le suivi logistique ;

• placement du bien dans un statut ;

• transfert d'un bien d'un statut ou sous-statut à un autre ;

• transfert du bien entre gestionnaire de biens, détenteur ou utilisateur ;

• sortie du bien du suivi logistique.

Chaque acte de gestion donne lieu à une mise à jour du SIL.

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2.4. Statut des biens.

Les biens sont placés dans l'un des statuts ou sous-statuts suivants :

STATUTS.	SOUS-STATUTS.	MATÉRIELS.	CARBURANTS ET COMBUSTIBLES.	INGRÉDIENTS, PRODUITS DIVERS ET EMBALLAGES.
Exploitation.		Matériel confié à un utilisateur
Disponibles.		Matériel disponible en attente de mise en exploitation	Produit conforme en stockage SEA ou stockage GBD	Stockage SEA en entrepôt principal ou avancé
Non-disponibles.	En attente de décision	Matériel en attente de tri ou d'évaluation technique	Produit en attente de certificat d'analyse
	En expédition	Produits ou matériel en transfert entre détenteurs ou vers des utilisateurs
	En intervention technique	Matériel en maintenance	Produit en cours de traitement pour retrouver sa qualité (biocide, filtration, etc.)	Sans objet
	Réservé	Conservé pour faire face à des circonstances exceptionnelles (stocks stratégiques)
	En attente de fin de vie	Produit ou matériel conservé avant destruction
	Mis à disposition	Matériel mis au profit d'un bénéficiaire extérieur au ministère de la défense	Sans objet

3. Le contrôle interne logistique.

Les principes et modalités de mise en œuvre du contrôle interne logistique sont précisés par l'instruction de 4^e référence.

Pour le SEA, l'harmonisation des différents contrôles internes fait l'objet de l'instruction de 5^e référence.

3.1. Définition et objectifs.

Le contrôle interne logistique est l'ensemble des dispositifs formalisés et permanents qui visent à maîtriser les risques pouvant obérer la qualité de la gestion logistique des biens du ministère de la défense.

Ces dispositifs sont destinés à fournir une assurance raisonnable quant à la maîtrise du fonctionnement des activités logistiques. Ils doivent permettre de s'assurer de :

• la réalisation et de l'optimisation des opérations de gestion logistique ;

• la protection des actifs ;

• la fiabilité des informations de gestion logistique ;

• la conformité aux lois et aux règlements ;

• la qualité des prestations.

Le CIL s'applique à tous les acteurs en charge des biens qui relèvent du MINDEF, qu'ils soient internes ou externes à ce dernier.

3.2. Organisation du contrôle interne logistique.

Le CIL est un dispositif fonctionnel décliné en niveaux :

• le CIL1 vise à s'assurer du respect des critères de qualité du suivi logistique au sein d'une entité garante de la performance logistique et de la fiabilité des données du SIL. Il s'identifie aux processus de gestion logistique eux-mêmes. Sa mise en œuvre est sous la responsabilité des détenteurs et utilisateurs. Les contrôles sont intégrés au fonctionnement du service ;

• le CIL2 vise à piloter et contrôler le CIL1. Il relève des gestionnaires de biens délégués. Ils peuvent s'appuyer sur des responsables relevant de leur chaine hiérarchique, mais distincts des responsables de la mise en œuvre du CIL1, pour son application ;

• le gestionnaire de biens est l'autorité responsable du contrôle interne logistique (ARCIL), il réalise la déclinaison de la stratégie du ministère ;

• le CIL3 est assuré par les grands subordonnés du ministère.

3.3. Le recensement et les inventaires.

Les opérations de recensement permettent la fiabilisation a posteriori des données d'informations logistiques dans le but de garantir l'efficacité de la gestion logistique des biens et de certifier les inventaires physiques correspondants.

Les inventaires et recensements sont réalisés conformément aux principes des instructions de 3^e référence et 4^e référence.

3.3.1. Vérification.

Lorsque l'entité qui est en charge des biens contrôle la réalité physique de ces biens, il s'agit d'une vérification. La périodicité des vérifications est de la responsabilité du détenteur ou de l'utilisateur.

3.3.2. Inventaire.

L'inventaire physique est de la responsabilité du gestionnaire de biens et délégué au GBD.

Un arrêté d'inventaire est fourni à la date de clôture (le 31 décembre), au RCA responsable des achats de biens pétroliers stockés. Au sens de la comptabilité générale, les achats de produits pétroliers en dehors du compte de commerce sont considérés comme non stockés et n'impactent donc pas le patrimoine de l'État.

3.3.3. Le recensement.

Consistant à s'assurer annuellement de la concordance de l'existant réel avec l'inventaire physique (données du SIL), les opérations de recensement se décomposent en deux phases :

• le dénombrement (compter et vérifier qualitativement les biens existants, suivis en gestion logistique) ;

• la vérification de la concordance des quantités et de la qualité de ces biens avec les données du SIL (inventaire physique).

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Lors du recensement, certains principes doivent être respectés :

• désigner le personnel chargé du dénombrement (autorités extérieures à l'entité chargée de la conservation des biens recensés) ;

• préparer le dénombrement en réduisant au maximum les mouvements ;

• réaliser le dénombrement suivant une liste d'inventaire sans précision de quantité. Des observations qualitatives peuvent être rajoutées ;

• traiter les écarts ;

• réaliser les documents permettant de tracer la réalisation du recensement et son résultat.

4. DISPOSITIONS DIVERSES.

Sont abrogées :

• l'instruction n° 3000/DEF/DCSEA/SDA/1/403 du 30 avril 2001 relative à la comptabilité des matériels du service des essences des armées ;

• la décision n° 9424/DEF/DCSEA/SDA/SDA1/BC du 19 septembre 2012 portant désignation des gestionnaires de biens délégués de la chaîne logistique du service des essences des armées.

La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel des armées.