Préambule.

Le présent guide s'applique à la notation de l'ensemble des officiers gérés par la direction du personnel militaire de la marine.

Il a pour objet de fournir aux officiers notateurs et aux autorités de synthèse toutes les indications utiles à la réalisation de leurs travaux en matière de notation et de préparation à l'avancement.

Le travail de notation que doit effectuer l'officier notateur est d'une importance fondamentale puisqu'il est à la base des choix effectués par la marine en matière d'avancement et d'affectation. Il doit donc être accompli avec honnêteté, franchise et sérénité, en s'appuyant sur une connaissance approfondie de l'officier noté, de ses actions et de son comportement.

Pour faciliter une approche plus objective des qualités de chaque officier et lui indiquer les points éventuels sur lesquels des efforts doivent être menés, le travail d'appréciation doit s'appuyer sur le management par objectifs qui permet au notateur de mesurer clairement les réalisations effectivement accomplies, et de les analyser dans les conditions d'environnement associées. Cette phase de dialogue entre le notateur et le noté à propos des objectifs reste confidentielle. Elle permet au notateur de mieux apprécier les qualités de l'officier noté, et à ce dernier de pouvoir être jugé sur ses actes et non sur leur perception. Elle est donc garante d'une meilleure objectivité de la notation.

1. Travail de notation.

1.1.

Le travail que doit conduire le notateur comporte les cinq phases suivantes :

• évaluation de la qualité des services rendus ;

• analyse des aptitudes professionnelles ;

• évaluation des qualités permettant la détermination des profils de carrière ;

• évaluation d'éléments d'appréciation du potentiel ;

• synthèse du notateur.

Les sections qui suivent traitent de chacune de ces étapes.

Le modèle de bulletins de notation n'est pas unique pour tous les officiers. Les deux premières phases (évaluation de la qualité des services rendus et évaluation des aptitudes professionnelles) sont appréciées différemment selon le grade/niveau de formation (quatre niveaux : officier général, capitaine de vaisseau, officier BEMS et officier non BEMS) et selon le type d'affectation (trois catégories : unité opérationnelle, état-major/unité de soutien/école, en formation).

Il y a huit modèles de bulletins de notation :

• 1. Officier non breveté de l'enseignement militaire supérieur (BEMS) en unité opérationnelle.

• 2. Officier non BEMS en état-major, unité de soutien ou école.

• 3. Officier non BEMS en formation.

• 4. Officier au collège interarmées de défense (CID) ou en formation équivalente.

• 5. Officier BEMS.

• 6. Capitaine de vaisseau.

• 7. Capitaine de vaisseau au centre des hautes études militaires (CHEM) ou en formation équivalente.

• 8. Officier général (rédaction réservée).

Le vocable « unité opérationnelle » ne s'applique qu'aux bâtiments de surface et aux sous-marins, aux flottilles et escadrilles de l'aviation navale et aux commandos.

  I. En-tête des bulletins de notation.

Le guide de rédaction du bulletin (chapitre II, point II) en définit précisément les alinéas.

  II. Qualité des services rendus.

Cette phase se déroule en trois temps :

• appréciation du comportement de l'officier noté vis-à-vis des objectifs fixés ;

• appréciation de la qualité des services rendus ;

• cotation sur une échelle de valeur de la qualité globale des services rendus.

  1. Comportement de l'officier noté vis-à-vis des objectifs.

Lorsque des objectifs ont été fixés, le notateur, après en avoir établi le bilan avec l'officier concerné lors d'un entretien différent de celui de notation, évalue la manière dont ce dernier s'est comporté vis-à-vis des objectifs fixés. Il ne s'agit donc pas de faire figurer dans la feuille de note les résultats atteints par le noté mais de décrire succinctement sa manière d'être et de faire.

  2. Appréciation de la qualité des services rendus.

Cette partie comporte une série de critères, différents selon le grade/niveau de formation et le type d'unité. Ces critères renvoient aux savoirs et aux savoir-faire que les différents types d'emplois demandent.

Le notateur apprécie sous forme littérale le degré de connaissance et le niveau de maîtrise de l'officier évalué, et précise de façon concise les axes d'effort restant à développer.

Les différents critères sont définis en annexe I.

  3. Qualité globale des services rendus.

Cette partie concrétise, sous forme de cotation, la qualité des services. Elle doit s'apprécier au regard de la performance et de la capacité à produire des résultats dans les domaines d'emploi, compte tenu des niveaux de formation.

  III. Analyse des aptitudes professionnelles.

Il s'agit ici de cerner les aptitudes démontrées par l'officier dans son domaine d'emploi et donc de fournir au gestionnaire des renseignements précis sur les manières d'être et de faire de l'officier dans des domaines de compétences considérées comme nécessaires à son action professionnelle et adaptées à son niveau de formation.

Cette évaluation s'effectue au vu de dix critères.

Sept sont pré-déterminés selon le grade/niveau de formation et le type d'unité, trois autres sont laissés à l'appréciation du notateur qui les détermine selon les fonctions particulières exercées par l'officier noté. Le notateur s'efforce de choisir trois critères discriminants permettant un apport pour la gestion. Ces trois critères ne doivent donc pas forcément faire ressortir les aptitudes positives de l'officier noté. Il est en effet précieux pour une meilleure gestion des officiers de connaître les domaines dans lesquels un officier risque de se sentir en difficulté. Cacher les éventuelles faiblesses d'un officier revient à risquer de le desservir car il pourrait être alors affecté dans un poste où cette caractéristique le pénaliserait grandement.

Cette rubrique permet également de se prononcer sur les domaines d'expérience acquise et le niveau en langues étrangères.

  IV. Critères de détermination des profils de carrière.

Cette rubrique, commune à toutes les feuilles de notation, est constituée par un tableau comportant vingt et une qualités, dont les définitions sont présentées en annexe I.

Les qualités retenues sont les principales qualités discriminantes liées aux dominantes de carrière au sein desquelles les officiers de la marine peuvent être employés.

Le notateur doit identifier les cinq qualités qui lui paraissent le mieux caractériser l'officier noté, et a contrario les cinq autres qui le qualifient le moins bien.

L'analyse de ces appréciations doit permettre une meilleure adaptation des emplois offerts à l'officier noté compte tenu de ses qualités, au regard de celles requises par les différentes situations professionnelles.

  V. Éléments d'appréciation du potentiel.

Cette rubrique comme la précédente est indépendante du type d'unité auquel appartient l'officier et de son grade/niveau de formation. Elle vise à permettre la mise en évidence des compétences des officiers en termes de potentiel.

Ces compétences sont exprimées à travers des comportements décrits dans des situations types, six qualités et quatre aptitudes.

Cette rubrique se présente en deux parties parallèles comportant les mêmes rubriques. La colonne de gauche est d'abord renseignée par l'officier noté (sauf pour la partie énumérant les six qualités). Elle est facultative et peut donc ne pas être remplie si l'officier noté ne le souhaite pas. La colonne de droite, obligatoirement renseignée, est remplie par le notateur.

Le notateur, lors de la communication de la feuille de note à l'officier noté s'attachera tout particulièrement à expliquer les points de divergence entre ses appréciations et celles émises par l'officier noté.

  VI. Synthèse du notateur.

Le notateur résume de façon synthétique les traits marquants de la personnalité de l'officier, incluant une appréciation sur ses qualités morales [conformément au décret relatif à la notation cité en référence a)], et une évaluation de son aptitude à tenir des emplois de niveau supérieur.

1.2. Présentation des rubriques du bulletin de notation.

1.3. Manière de remplir le bulletin de notation.

1.3.1.

  1. Choix du bulletin de notation.

Le notateur choisira parmi les huit bulletins de notation (cf. titre Ier chapitre Ier) celui qui correspond à l'officier qu'il doit noter.

Les officiers inscrits au tableau d'avancement pour l'année N ou devant être promus au grade supérieur au cours de l'année N doivent être appréciés pour l'année N sur les bulletins de notation du grade qu'ils avaient l'année N — 1.

Les modèles des différents bulletins de notation (hors celui d'officier général diffusé par ailleurs) figurent en annexe II.

  2. Guide de rédaction du bulletin de notation.

Le bulletin de notation doit être rédigé obligatoirement à l'encre noire afin de permettre ultérieurement des photocopies lisibles.

1.4. Chronologie et acheminement de la notation et des travaux de préparation d'avancement.

1.4.1.

  I. Calendrier.

  De la notation.

La notation doit être normalement effectuée entre le 1er avril et le 1er juin au plus tard de l'année de notation. Le point 5.6 de l'instruction relative à l'évaluation et à la notation des officiers de la marine [réf. b)] précise la conduite générale à tenir en cas de départ du personnel noté ou de l'officier notateur.

  1. Cas du débarquement d'un officier exerçant un commandement.

Entre le 1er octobre et le 31 décembre.

L'officier doit faire l'objet, en complément de la notation dans la période normale, d'une fiche individuelle d'appréciation dont le modèle est joint en annexe III. Cette fiche est obligatoirement communiquée à l'officier noté qui la date et la signe après en avoir pris connaissance.

Entre le 1er juin et le 30 septembre.

Il appartient au notateur d'apprécier si des faits nouveaux, survenus depuis la notation annuelle justifient ou non une fiche individuelle d'appréciation.

Ces fiches sont adressées à la direction du personnel militaire de la marine, bureau officiers (DPMM/PM/1/A), qui adressera ultérieurement cette fiche d'appréciation au notateur appréciant l'officier l'année suivante.

  2. Cas des officiers mis pour emploi dans une autre formation que leur formation d'affectation.

Lorsqu'un officier est mis pour emploi dans une autre formation que sa formation d'appartenance, quelle qu'en soit la durée, il continue à être noté par le notateur défini pour cette dernière mais il appartient à ce notateur de demander à sa formation d'emploi la rédaction d'une fiche individuelle d'appréciation qui devra avoir été communiquée à l'officier. Ce dernier la date et la signe après en avoir pris connaissance.

  Du préparatoire à l'avancement.

L'ensemble du travail préparatoire à l'avancement tant de l'officier notateur que de l'autorité de synthèse doit être effectué pendant la période dédiée à la notation.

  II. Transmission des travaux relatifs à la notation et à l'avancement.

  1. Date de transmission.

La notation et les travaux préparatoire à l'avancement des notateurs et des autorités de synthèse doivent parvenir à la DPMM pour le 15 juin au plus tard.

Dans ce cadre, le notateur doit, dès qu'il a terminé son travail de notation et son travail relatif à l'avancement, en transmettre les originaux à la DPMM. Une photocopie est adressée à l'autorité de synthèse en temps voulu pour que cette dernière puisse avoir terminé son travail préparatoire à l'avancement avant le 15 juin.

Cette date est impérative compte tenu du temps nécessaire à l'exploitation de la notation et de la nécessité de disposer de l'ensemble des éléments d'appréciation au moment du travail d'avancement qui débute dès le mois d'août.

  2. Transmission des fiches d'appréciation.

Les fiches d'appréciation, conformes au modèle figurant en annexe III, sont adressées :

• au notateur, si elles ont été établies entre le 1er octobre et le 31 mars ; celui-ci les intègre alors à sa notation annuelle et les communique aux intéressés ;

• à la DPMM (PM1/A), si elles ont été établies entre le 1er avril et le 30 septembre.

• Les fiches d'appréciation sont jointes au bulletin de notes et insérées dans le calepin de note de l'officier.

  3. Manière de transmettre les différents travaux.

Le notateur devra adresser son travail tant à l'autorité de synthèse et à la DPMM accompagné d'un bordereau d'envoi des feuilles de notation par corps portant les noms, initiale de prénoms et grades de tous les officiers supérieurs et subalternes du corps concerné.

Ce bordereau doit également mentionner les états récapitulatifs de classement et les fiches de propositions haut potentiel ou officiers inadaptés à l'emploi.

Une enveloppe est constituée par corps et les mentions suivantes y sont portées :

L'ensemble est adressé sous double enveloppe à l'autorité concernée et à la DPMM ; l'envoi doit être recommandé s'il est effectué par voie postale.

L'autorité de synthèse procède de même pour transmettre son travail à la DPMM. Elle doit aussi retourner les photocopies du travail que le notateur lui avait adressé.

2. Travail préparatoire d'avancement.

Dans l'optique de la préparation de l'avancement, le notateur et l'autorité de synthèse établissent respectivement une liste de classement pour le premier et un état de propositions de type d'avancement pour la seconde.

En outre, chacun d'eux doit identifier, si le cas se présente, les officiers qui présentent un potentiel élevé les distinguant des autres officiers et ceux qui sont manifestement inadaptés à l'emploi qu'ils occupent.

2.1. Travail préparatoire d'avancement du notateur.

2.1.1.

  I. Le classement relatif.

Le notateur, à l'issue de son travail de notation, propose pour l'ensemble de ses officiers, qu'ils conditionnent ou non pour l'avancement pour l'année N, un classement relatif. Ne doivent pas y figurer les officiers inscrits au tableau d'avancement pour l'année N et ceux devant être promus lors de cette année N. Ce classement, indépendant du créneau d'avancement, sera établi dans chaque corps par statut et par grade, conformément à l'état présenté en annexe IV.

Les officiers sont classés dans l'ordre du classement relatif choisi par le notateur. Il ne peut pas y avoir d'ex aequo dans ce classement.

  II. Distinction des officiers à potentiel élève. Signalement des officiers inadaptés à l'emploi.

Le notateur propose éventuellement, s'il juge qu'il en existe parmi ceux qu'il a à noter, les officiers qui selon lui possèdent un potentiel élevé. Un officier répondant à cette qualification doit en particulier faire preuve de qualités indiscutables, de capacités de décision et de leadership, de communication, d'aptitude à la gestion des dossiers complexes. Il doit se distinguer des autres officiers de son corps et de son grade d'une façon indiscutable. Ce jugement doit être partagé par les supérieurs, pairs et subalternes de l'officier concerné.

Afin de justifier les raisons qui l'ont poussé à un tel choix, le notateur renseigne, sous forme libre, la fiche de l'annexe V.

De la même façon, il signale les officiers qui lui semblent inadaptés à l'emploi dans lequel ils ont été affectés. Il décrit sur le modèle de fiche présenté en annexe VI, sous forme libre, les raisons de l'inadaptation de l'officier. Si cette inadaptation est liée à la spécialité même de l'officier, il propose la réorientation qui lui semblerait convenir. Si l'inadaptation résulte de la spécificité du poste que l'officier occupe, le notateur se prononce sur les types d'emplois qui conviendraient.

2.2. Travail préparatoire d'avancement de l'autorité de synthèse.

2.2.1.

  I. Les types d'avancement.

L'autorité de synthèse, après avoir reçu l'ensemble du travail de notation et d'avancement effectué par le notateur pour l'année N, propose un type d'avancement pour chacun des officiers, excepté pour les officiers inscrits au tableau d'avancement pour l'année N et ceux devant être promus lors de cette année N. Ces propositions sont présentées sur les états des annexes VII et VIII. La liste des officiers est établie dans chaque corps par statut et par grade, et le type d'avancement retenu est coché dans la case correspondante.

Ces propositions, indépendantes du créneau d'avancement de l'officier, reflètent l'aptitude à plus ou moins court terme des officiers à exercer des responsabilités du groupe de grade supérieur.

Jusqu'au grade de capitaine de frégate inclus l'autorité de synthèse a le choix entre les quatre types d'avancement suivants :

• avancement accéléré (AA) ;

• avancement rapide (AR) ;

• avancement normal (AN) ;

• avancement lent (AL).

Dans le grade de capitaine de vaisseau il fait le choix entre potentiel à terme de :

• vice- amiral d'escadre (VAE) ;

• vice- amiral (VA) ;

• contre-amiral (CA) ;

• capitaine de vaisseau (CV).

  II. Distinction des officiers à potentiel élevé et signalement des officiers inadaptés à l'emploi.

Le travail est identique à celui effectué sur le sujet par le notateur.

L'autorité de synthèse n'est pas liée par les propositions en la matière du notateur.

Elle procède à une sélection dans l'ensemble des officiers pour lesquels elle effectue le travail d'avancement.

2.3. Communication sur les classements en matière d'avancement.

2.3.1.

Les différents travaux de préparation de l'avancement effectués tant par le notateur que l'autorité de synthèse ne sont pas communiqués à l'officier noté.

En revanche, à l'issue des travaux d'avancement, en fin d'année la DPMM communique à l'officier noté :

• la catégorie d'avancement proposée par l'autorité de synthèse ;

• les informations vis-à-vis de sa situation au regard de l'avancement :

  • pour les officiers conditionnants, sous la forme d'une fenêtre d'avancement de deux ans, Kp/Kp+1, correspondant aux deux créneaux successifs dans lesquels ils sont a priori appelés à être promus ; ces éléments sont bien évidemment revus annuellement et peuvent donc évoluer dans un sens positif ou négatif en fonction des résultats de la dernière année de notation ;

  • pour les officiers non conditionnants du grade de lieutenant de vaisseau au moins, leur position relative dans leur créneau d'ancienneté dans le grade sous la forme suivante :

    « Vous vous situez en 20.. dans le créneau d'avancement Kp du grade de … dans le corps des (statut…) ;

    … officiers appartiennent au même créneau du même grade, même statut et même corps ».

Parmi ceux-ci, à la suite de la notation de l'année 20..  , vous êtes dans la situation relative suivante (une seule case cochée) :

L'un ou l'autre de ces éléments est communiqué annuellement à l'issue des travaux de la commission chargée du travail de préparation à l'avancement (en principe en novembre).

En outre c'est aussi à ce moment que seront communiqués à chaque officier le type d'avancement proposé par l'autorité de synthèse.

Ces communications sont adressées nominativement et confidentiellement à chaque officier, sans que ni notateur, ni autorité de synthèse n'en aient connaissance.

2.3.2. Contenu

III. TEXTE ABROGÉ.

L' instruction 863 /DEF/DPMM/1/PRA du 02 décembre 1996 , relative à la notation des officiers, est abrogée.