1. Généralités.

1.1. Principes.

  I. Objet de l'instruction.

La présente instruction définit, dans le cadre des dispositions réglementaires, les conditions dans lesquelles sont gérés et comptabilisés les matériels ressortissant à la direction du service national (DSN), en place dans ses organismes extérieurs.

  II. Champ d'application.

Elle est applicable aux matériels :

• mis en place par la DSN ;

• réalisés à l'aide de crédits délégués accordés annuellement ou à titre exceptionnel ;

• réalisés localement après autorisation de la DSN ;

• acquis sur les ressources du budget et dont le montant par article est supérieur à 50 euros (Ä), toutes taxes comprises.

Elle est également applicable aux matériels mis en place à titre :

• de cession ;

• de location ;

• d'expérimentation.

1.2. Identification des matériels.

Les matériels ressortissant à la DSN, détenus par ses organismes extérieurs, directions interrégionales du service national (DIRSN), bureaux du service national, centres du service national, bureau central d'archives administratives militaires, se répartissent, en ce qui concerne : 

  1. Leur origine, en matériels.

  a) Réalisés par la DSN ou sur sa délégation particulière de crédits.

  b)  Acquis par les organismes extérieurs sur leur budget propre.

  c) Provenant de cessions.

  d) Réalisés par d'autres services pourvoyeurs.

  2. La tenue des écritures, en 4 groupes.

  a) Articles réalisés par la DSN.

  b) Articles réalisés par l'organisme de la DSN sur son budget.

  c) Articles provenant de cessions gratuites entre organismes du ministère de la défense et des anciens combattants.

  d)  Articles divers réalisés par la DSN ou ses organismes extérieurs sur des crédits autres que ceux de la direction et ne provenant pas de cessions : crédits de l'action sociale des armées (ASA), crédits spécifiques pour les activités sportives, etc.

  3. Leur caractère consommable ou non consommable.

  a)  Les matériels consommables sont ceux qui, par leur nature, disparaissent au fur et à mesure de leur utilisation ou ne sont pas réparables du fait de leur faible valeur ; ces matériels ne sont pas suivis en comptabilité après leur délivrance mais font l'objet d'une comptabilité simplifiée d'emploi et de consommation.

  b)  Les matériels non consommables, sont suivis en comptabilité ; ils sont indépendants et non inclus dans une unité collective.

  4. (Abrogé : 1er mod.).

2. Principes de gestion des matériels.

2.1. Modes de réalisation des matériels.

2.1.1. Dispositions générales.

Les matériels peuvent être :

• fournis gratuitement ou à titre onéreux par la DSN ;

• achetés par les organismes extérieurs dans le commerce avec ou sans autorisation préalable de la DSN.

2.1.2. Achats.

Les matériels que les organismes extérieurs se procurent dans le commerce au titre de leur budget sont pris en compte en utilisant la nomenclature du catalogue du secrétariat général pour l'administration. Il y a lieu, pour ces articles, comme c'est le cas de ceux réalisés par la DSN, d'appliquer scrupuleusement la réglementation.

2.2. Mise en place et mouvements des matériels.

2.2.1. Dispositions générales.

  I. Modalités de mise en place.

Les matériels devant être fournis par la DSN font l'objet d'une demande annuelle ou pluriannuelle établie en septembre de l'année A - 1, l'année A étant celle de la réalisation des matériels. Les besoins exprimés ne sont satisfaits qu'à concurrence des ressources du service pour-voyeur et des droits de l'organisme, leur mise en place tenant compte de l'état de vétusté des matériels à remplacer ainsi que des différentes catégories de personnels.

En fonction de leur montant, les achats sont effectués dans le commerce soit au moyen de marchés publics en cours ou existants, soit directement par lettre ou bon de commande.

S'agissant des logiciels, une concession de droit d'usage est nécessaire pour leur mise en œuvre lorsqu'ils ne sont pas la propriété de la DSN. La copie de sauvegarde du logiciel est l'un des droits de l'utilisateur ; elle constitue, pour ce dernier, une sécurité et elle ne peut normalement être utilisée qu'en cas d'indisponibilité du programme d'ordinateur.

  II. Mouvements des matériels.

Il s'agit de mouvements :

• externes. Entrées ou sorties de matériels des comptes de l'organisme ;

• internes. Modification, pour des motifs de service, de réorganisation interne, de gestion ou de restructuration profonde, de la répartition ou de la position de ces matériels.

2.2.2. Opérations d'entrée des matériels.

  I. Entrée dans les comptes de l'organisme.

Les opérations d'entrée des matériels ne peuvent intervenir qu'après la décision d'admission par l'organisme.

Dès la décision d'admission prise, le comptable des matériels de l'organisme procède à la prise en compte, nécessitant une inscription dans les comptes de l'organisme au moyen de la pièce de mouvement, imprimé N° 106*/222.

Un exemplaire de cet imprimé, signé par le comptable des matériels, doit parvenir à la DSN, sous-direction des affaires financières et du soutien, bureau de l'équipement et de la gestion des matériels, dans les huit jours suivant la réception.

  II. Excédents comptables.

Les excédents comptables constatés doivent faire l'objet d'une régularisation dans les meilleurs délais selon les modalités précisées au I ci-dessus.

2.2.3. Opérations de sortie des matériels.

  I. Sortie des comptes de l'organisme.

Cette opération, pouvant entraîner le cas échéant la destruction ou la remise au service des domaines des matériels concernés, intervient dès la prise de décision de l'autorité compétente prescrivant l'élimination, constatant la perte ou la détérioration, ordonnant la mutation hors de l'organisme ou autorisant la cession de ces matériels. Elle est exécutée immédiatement par le comptable des matériels.

  II. Retrait de service.

Les matériels retirés du service sont ceux qui ne sont plus susceptibles d'une utilisation normale ou devenus sans emploi.

Tout matériel retiré du service doit être entreposé dans un local afin d'être soumis à l'examen de la commission de réforme désignée par le directeur de l'organisme.

Le matériel ainsi reversé est loti séparément et soumis à l'examen du responsable des matériels afin de déceler les articles susceptibles d'être remis en service après réparation.

  III. Réforme.

La réforme des matériels est subordonnée à leur examen par une commission de réforme, composée d'un président et de trois membres désignés par le directeur d'organisme.

La DSN, sous-direction des affaires financières et du soutien, chargée de la surveillance administrative, est avisée au moins trois semaines à l'avance de la date fixée pour les réunions de ces commissions.

Il ne peut être procédé, au maximum, qu'à une réforme par trimestre et les matériels réformés sont décomptés au prix de remplacement.

La commission de réforme dépose ses conclusions sur le feuillet de réforme de matériels, imprimé n^o 106*/223, pour chaque groupe de matériels et les transmet, après avis motivé du commandant d'organisme au directeur interrégional du service national (DIRSN) concerné, qui, après avis, l'adresse à la DSN, sous-direction des affaires financières et du soutien, seule habilitée à prendre la décision sur la destination à donner à ces matériels :

• remise au service des domaines ;

• réutilisation par l'organisme à d'autres fins ;

• cession gratuite à d'autres organismes ;

• destruction.

Les feuillets de réforme de matériels, imprimés N° 106*/223, sont enregistrés dans le carnet relatif à la comptabilité des matériels, imprimé N° 106*/224.

Lorsque l'organisme demandeur reçoit l'autorisation de la DSN de vente aux domaines, il doit :

• prendre contact avec les services fiscaux de rattachement en vue d'établir un procès-verbal de remise pour aliénation des biens mobiliers de l'État ;

• appliquer la procédure préconisée par le service des domaines, sous réserve qu'elle ne soit pas contraire aux instructions de la DSN, et rendre compte dans ce cas particulier aux fins de demande de conduite à tenir ;

• rendre compte à la DSN de la parution dans le catalogue « Vente des domaines » de la date des lots à vendre ;

• réceptionner un exemplaire des produits de la vente adressé par la direction des services fiscaux et en adresser copie à la DSN, accompagné de la pièce de mouvement, imprimé N° 106*/222, enregistrant la sortie des comptes ;

• pour les véhicules, restituer à la DSN tous les documents techniques.

Les matériels reversés aux domaines sont sortis des comptes du répertoire analytique de la DSN dès réception des pièces de mouvement, imprimé N° 106*/222.

Lorsque l'organisme demandeur reçoit de la DSN l'autorisation de destruction, il doit adresser à la DSN, sous-direction des affaires financières et du soutien, le feuillet de réforme de matériels, imprimé n^o 106*/223.

Lorsque l'organisme demandeur reçoit de la DSN l'autorisation de cession gratuite de matériels en vue de leur destruction, il doit adresser à la DSN, sous-direction des affaires financières et du soutien, le feuillet de réforme de matériels, imprimé n^o 106*/223, accompagné d'un exemplaire de l'attestation de cession de matériels en vue de leur destruction, imprimé n^o 106*/225.

Les décisions prises par la DSN ainsi que leur suivi sont enregistrées dans un répertoire analytique informatisé spécifique à cette autorité.

Les matériels informatiques usagés, jugés irréparables ou dont le coût de remise en état est estimé économiquement trop élevé peuvent faire l'objet d'une réforme technique. Pour des raisons techniques, les matériels informatiques peuvent être éliminés à la suite d'une réforme de commandement.

Lors de la remise aux domaines aux fins de réforme d'un matériel informatique, tout support ayant contenu des informations classifiées doit être détruit au préalable.

  IV. Pertes ou détériorations.

Les pertes, manquants et déficits comptables de matériels doivent faire l'objet, dès leur constatation, d'un compte rendu du détenteur usager à son chef de service. À cette occasion, il est établi dans les meilleurs délais un rapport simplifié, imprimé n^o 106*/226 adressé au directeur de l'organisme. Le comptable de l'organisme en est informé et consigne les pertes, manquants et déficits sur ce document.

Le directeur d'organisme fait parvenir ce rapport au DIRSN de rattachement. Cet imprimé doit être complété, si besoin, en procédant à : 

• l'évaluation du dommage constaté ;

• un avis technique portant sur le matériel détérioré ou détruit ;

• une estimation des responsabilités, faute personnelle ou non, pouvant donner lieu à imputation pécuniaire.

Le DIRSN fait ensuite parvenir ce rapport à la DSN, sous-direction des affaires financières et du soutien, pour décision.

Lorsqu'il s'agit de pertes, vols ou détériorations dus à des négligences ou à des fautes professionnelles, ce rapport simplifié doit être accompagné d'un compte rendu expliquant les faits, d'un procès-verbal de gendarmerie éventuellement, et de tout autre document nécessaire à une prise de décision.

Ces procédures ne sont pas applicables aux pertes survenues à l'occasion des transports administratifs ou commerciaux qui donnent lieu à constatation et règlement dans les formes définies par instructions particulières.

  V. Cession à un autre organisme.

Des cessions de matériels peuvent intervenir d'un organisme à un autre :

• à l'intérieur d'une même DIRSN, l'accord en est donné par le directeur interrégional avec envoi d'une copie des pièces de mouvement, imprimés n^o 106/222, à la DSN ;

• entre des organismes de DIRSN différentes, l'accord en est donné par la DSN, sous-direction des affaires financières et du soutien.

Ces cessions peuvent être prescrites ponctuellement par la DSN.

La pièce de mouvement, imprimé N° 106*/ 222, est visée contradictoirement et enregistrée sur le registre journal des matériels, imprimé N° 106*/227.

2.2.4. Prêt de matériels.

Le prêt de matériels est interdit conformément à la circulaire du 30 octobre 1987 citée en référence.

2.3. Les matériels en magasin.

2.3.1. Stockage.

Dans chaque organisme existent :

• un magasin de matériels neufs en instance de distribution ; quelle que soit leur provenance, et dès réception, les matériels sont stockés en magasin sous la responsabilité du comptable des matériels ;

• un magasin de matériels usagés, soit en attente de réutilisation, soit en attente de réforme.

Ces magasins sont obligatoirement distincts ; ils doivent présenter toute la sécurité requise contre les effractions, les dégâts des eaux, etc.

2.4. Entretien et réparation des matériels.

2.4.1. Entretien et surveillance.

Selon leur nature et leur importance, les travaux d'entretien et de réparation des matériels sont exécutés :

• par les détenteurs eux-mêmes ;

• par l'atelier du casernement de l'organisme ;

• par des entreprises civiles ; pour les véhicules neufs, le recours à un concessionnaire de la marque est obligatoire.

La surveillance de l'exécution des travaux d'entretien et de réparation financés par l'organisme incombe au comptable des matériels.

2.5. Renouvellement des matériels.

2.5.1. Taux d'amortissement et d'usure des matériels.

  I. Le renouvellement des matériels des organismes doit être effectué de telle façon que le taux des matériels amortis et atteints par obsolescence soit égal à 0.

  II. Le taux d'amortissement est fixé, hors toute considération fiscale inapplicable dans l'administration, afin de programmer une durée de vie du matériel au regard de son usure par l'emploi et de l'obsolescence qui l'atteint avec le temps.

  III. Des matériels amortis mais non atteints pas obsolescence peuvent rester en service. Il convient cependant que leur taux reste raisonnable afin de ne pas déséquilibrer le plan général de renouvellement dont les incidences sont techniques, mais aussi budgétaires. Aussi, leur taux ne doit pas dépasser 10 p. cent. Si le ratio choisi pour l'amortissement semble inadapté à l'organisme, il lui revient de le faire savoir à la DSN, avec avis du DIRSN.

  IV. Des matériels peuvent être non amortis, mais atteints d'une usure anticipée, soit en raison d'un taux d'amortissement fondamentalement inadapté, soit d'une utilisation plus grande que celle qui peut être prévue pour ce type de matériel et l'emploi qui était fixé.

  V. Les taux d'amortissement des matériels sont ceux-ci :

• matériels informatiques : cinq ans ;

• matériels audiovisuels : cinq ans ;

• matériels automobiles : huit ans ;

• mobiliers : dix ans.

  VI. Autres plafonds théoriques d'utilisation : les véhicules sont renouvelés après avoir atteint 8 ans d'âge ou lorsqu'ils ont parcouru :

• 120 000 km pour les véhicules à moteur essence ou GPL ;

• 180 000 km pour les véhicules à moteur diesel.

2.5.2. Taux d'obsolescence des matériels.

  I. Obsolescence et amortissement.

La notion d'obsolescence est différente de celle d'amortissement. Un matériel peut être amorti mais ne pas être atteint d'obsolescence. A contrario, il peut être obsolète mais ne pas être amorti en raison d'une évolution technologique importante intervenue avant la durée d'amortissement fixée pour le type de matériel.

  II. L'obsolescence.

L'obsolescence est la caractéristique d'un matériel qui, en raison des matériels produits et généralement utilisés, ne correspond plus à la norme commune ou à celle choisie par la DSN.

2.5.3. Réparation des matériels.

  I. Un matériel qui n'est plus sous garantie n'est pas, sauf autorisation particulière accordée par le directeur interrégional du service national, réparé lorsque le coût de la réparation est supérieur à 30 p. cent de la valeur de remplacement à neuf pour un matériel comparable et évidemment supérieur.

  II. La réparation au-delà de ce pourcentage n'est envisageable que dans les cas suivants :

• matériel indispensable au service et dont le remplacement par un matériel nouveau ou plus récent n'est pas techniquement ou commercialement possible ;

• matériel qui, même une fois réparé, est appelé à être remplacé dans moins d'un an dans le cadre d'un programme d'équipement : un plafond maximum de 50 p. 100 du prix du matériel neuf est cependant souhaitable.

  III. Un matériel amorti n'est réparé que s'il n'est pas atteint d'obsolescence ou que sa réparation est indispensable au service en attendant la mise en place du nouveau matériel.

  IV. La réparation des matériels est effectuée dans le cadre précisé dans une instruction particulière.

3. Comptabilité des matériels.

3.1. Généralités.

3.1.1. Principes.

  I. Objet.

La comptabilité des matériels doit permettre à l'organisme :

• de connaître à tout moment les existants réels dans chaque groupe ;

• d'assurer un contrôle systématique et permanent de la concordance entre les écritures et les existants ;

• de suivre les consommations et d'établir les données d'un approvisionnement rationnel ;

• de fournir rapidement des renseignements actuels, d'ordre comptable et, éventuellement, statistiques sur l'importance et la valeur du parc, les existants, leur état, leur âge ainsi que sur les interventions réalisées pour le maintien en condition ;

• d'apprécier les responsabilités que la conservation ou l'utilisation des matériels peut mettre en jeu.

Les organismes de la direction du service national détenteurs de matériels sont comptables de ces matériels.

Chaque organisme est responsable de la répartition de ses matériels et est tenu de respecter les termes des ordres de mouvement des matériels ; il ne peut en aucune manière modifier la destination ou la configuration d'un matériel, ni y apporter des modifications de structures non conformes aux règles de sécurité des utilisateurs ou aux normes du constructeur.

  II. Contenu.

La comptabilité des matériels repose essentiellement sur les documents et les pièces tenus et conservés sous l'autorité et la responsabilité du comptable des matériels qui dispose :

• d'un inventaire permanent des matériels, imprimé N° 106*/228, sous la forme d'un fichier informatisé ;

• des pièces justificatives appuyant toutes modifications apportées aux existants figurant sur les fiches d'inventaire des matériels, imprimé N° 106*/229 ;

• d'un registre journal des matériels, imprimé N° 106*/227, destiné à l'enregistrement des pièces justificatives.

  III. Périodicité.

La comptabilité des matériels est établie annuellement : la période comptable s'étend du 1^er janvier au 31 décembre, date à laquelle les écritures sont arrêtées.

3.1.2. Nomenclature.

Les matériels doivent être pris en compte dans les écritures sous la référence du répertoire analytique informatisé de la DSN qui génère automatiquement leur désignation et leur numéro de code dans la liste des matériels de la DSN.

Certains matériels peuvent ne pas figurer dans le répertoire : ils sont alors pris en compte « hors référence » sous leur appellation courante.

3.2. Documents, pièces et écritures comptables.

3.2.1. Documents comptables.

  I. Inventaire permanent.

L'inventaire permanent des matériels, imprimé N° 106*/228, est un état informatisé de tous les matériels de l'organisme, répertoriés par groupes de gestion comptable.

  II. Registre-journal.

Le registre journal des matériels, imprimé n^o 106*/227, est un répertoire ouvert et paraphé par le directeur d'organisme. Il retrace l'objet de la création de la pièce de mouvement, imprimé n^o 106*/222, déterminé par : 

• son numéro d'enregistrement, pris dans une série unique ;

• sa date d'élaboration ;

• son objet (facture de cession n^o , etc.) ;

• son enregistrement précisant, soit une entrée, soit une sortie des comptes.

3.2.2. Pièces et écritures comptables.

  I. Au niveau des organismes extérieurs de la direction du service national.

  1. Réforme de matériel.

Dès la décision du directeur d'organisme de prononcer la réforme, le comptable fait parvenir à la direction du service national le feuillet de réforme de matériels, imprimé n^o 106*/223, regroupant les informations requises pour homologation de la décision de la DSN. 

La DSN précise alors les matériels à remettre au service des domaines et ceux qui doivent être détruits localement auprès d'un établissement spécialisé dans la récupération.

  2. Perte, déficit, détérioration ou excédent de matériel.

Si lors des contrôles par une autorité de l'organisme, il est constaté une perte, un déficit, une détérioration ou un excédent de matériels, ceux-ci sont portés sur le rapport simplifié, imprimé N° 106*/226. Un exemplaire est transmis à la DSN pour homologation et régularisation des écritures. Un procès-verbal de gendarmerie est joint pour toute perte due à un vol.

  3. Comptabilité des matériels.

La comptabilité des matériels est répertoriée dans le carnet relatif à la comptabilité des matériels, imprimé N° 106*/224, qui constitue l'historique des mouvements des matériels dans chaque organisme.

Ce carnet est ouvert et paraphé par le directeur d'organisme. Il a une durée de vie de cinq ans et est ensuite archivé dans l'organisme durant cinq ans. Il est présenté au directeur d'organisme à l'issue de chaque opération de remise et reprise de service, de recensement ou de vérification de matériels. Il est constitué de six parties qui permettent l'enregistrement : 

• des remises et reprises de service entre comptables ;

• des résumés des visites, vérifications et recensements de matériels ;

• des rapports simplifiés, imprimés N° 106*/226 ;

• des feuillets de réforme de matériels, imprimés n^o 106*/223, et des recensements de matériels consignés dans le carnet de recensement de matériels, imprimé n^o 106*/230 ; 

• de tout renseignement utile dans une partie libre.

Lors du changement du directeur d'organisme et, selon l'organisme, du chef du bureau des finances et du soutien, du chef du bureau du soutien et des relations extérieures, du chef de la division du soutien ou du comptable de l'organisme, il est procédé au récolement du matériel dans les trois mois suivant une nouvelle nomination ; mention en est portée dans le carnet relatif à la comptabilité des matériels, imprimé n^o 106*/224.

  4. Affectation de matériels à l'usager.

Le comptable des matériels établit, dès la prise en compte des matériels, une fiche d'inventaire de matériels, imprimé n^o 106*/229, pour les mettre à la disposition des détenteurs usagers. Cet imprimé est émargé, soit, selon l'organisme, par le chef du bureau des finances et du soutien, le chef du bureau du soutien et des relations extérieures, le chef de la division du soutien, considérés comme détenteurs usagers s'il s'agit d'un matériel à usage collectif, soit par le détenteur usager s'il s'agit d'un matériel à usage individuel. 

Cet imprimé est établi en deux exemplaires :

• un exemplaire pour le détenteur usager ;

• un exemplaire pour le comptable des matériels.

Préalablement à leur prise en compte et à leur mise en service, les matériels informatiques et les logiciels doivent faire l'objet d'une vérification d'aptitude et de conformité.

  5. Pièce de mouvement.

Une pièce de mouvement, imprimé n^o 106*/222, établie en deux exemplaires, permet la mise à jour de l'inventaire général de l'organisme. Elle est tenue par matériel référencé dans le répertoire informatisé spécifique à la DSN et par groupes de gestion comptable, à savoir :

• groupe A. Articles réalisés par la DSN ;

• groupe B. Articles réalisés par l'organisme de la DSN sur son budget ;

• groupe C. Article provenant de cessions gratuites entre organismes du ministère de la défense et des anciens combattants ;

• groupe D. Articles divers réalisés par la DSN ou ses organismes extérieurs sur des crédits autres que ceux de la direction et ne provenant pas de cession : crédits de l'action sociale des armées (ASA), crédits spécifiques pour les activités sportives, etc.

Les pièces de mouvement, imprimés N° 106*/222, ont une durée illimitée ; elles sont classées par numéros d'enregistrement croissants dans une série unique et continue et sans remise à zéro chaque année. Un exemplaire, émargé par le comptable des matériels de l'organisme, est adressé à la DSN dans les huit jours ouvrables suivant la réception du matériel, accompagné d'un duplicata de la facture pour les matériels appartenant aux groupes de gestion comptable B, C et D.

Les mouvements de matériels entre organismes font l'objet d'une autorisation préalable de la DSN ; ces mouvements sont réalisés avec la pièce de mouvement, imprimé n^o 106*/222, avec émargement des parties prenantes. Un exemplaire est adressé à la DSN dans les huit jours ouvrables par l'organisme bénéficiaire. 

  6. Carnet de recensement des matériels.

Toute autorité qualifiée ayant procédé à un contrôle des matériels est tenue de faire figurer les résultats de ce contrôle sur le carnet de recensement des matériels, imprimé N° 106*/230.

  7. Dispositions communes.

Les matériels ne doivent pas être mélangés lors de l'élaboration des imprimés. Sur chaque document, il faut donc les séparer en trois parties :

• matériels d'ameublement et audiovisuels ;

• matériels techniques ;

• matériels informatiques.

  II. Au niveau de la direction du service national.

La DSN possède tous les documents relatifs à la gestion et à la comptabilité des matériels de tous ses organismes dans un répertoire spécifique informatisé.

4. Attributions et responsabilités des personnels.

4.1. Personnels des organismes.

4.1.1. Surveillance des matériels.

La surveillance de l'existence, de l'entretien, de l'état et de l'emploi des matériels dans les organismes est exercée à tous les degrés de la hiérarchie par les autorités sous les ordres desquelles sont placés les détenteurs ou les utilisateurs.

Cette surveillance incombe plus particulièrement, selon l'organisme, au directeur d'organisme, au chef du bureau des finances et du soutien, au chef du bureau du soutien et des relations extérieures, au chef de la division du soutien et au comptable des matériels.

Des vérifications des matériels sont effectuées par une commission à des dates et sur des matériels déterminés à l'avance par le directeur d'organisme.

La commission de l'organisme est constituée de trois membres :

• selon l'organisme, le chef du bureau des finances et du soutien, le chef du bureau du soutien et des relations extérieures, le chef de la division du soutien, président ;

• un officier ou sous-officier, ou personnel civil assimilé, désigné par le directeur d'organisme ; 

• le comptable des matériels de l'organisme.

Les propositions de la commission sont rapportées sur le carnet de recensement des matériels, imprimé n^o 106*/230, présenté au directeur d'organisme.

4.1.2. Recensements.

Le directeur d'organisme et, selon l'organisme, le chef du bureau des finances et du soutien, le chef du bureau du soutien et des relations extérieures, le chef de la division du soutien procèdent inopinément au recensement des matériels détenus par l'organisme, qu'ils proviennent d'une dotation de l'État ou qu'ils soient achetés sur le budget de gestion.

Le programme des recensements périodiques à effectuer par les autorités de l'organisme est fixé par le directeur d'organisme. Il doit être établi de telle sorte que les matériels suivis à l'inventaire soient recensés en totalité tous les deux ans.

Les résultats de ces recensements s'expriment par comparaison entre écritures et existants et sont consignés sur le carnet de recensement des matériels, imprimé N° 106*/230

Toute modification concernant l'état et/ou l'existence des matériels (perte, détérioration, déficit, excédent) constatée à l'occasion des recensements donne lieu à l'établissement d'un rapport simplifié, imprimé N° 106*/226..

4.1.3. Vérifications.

Selon l'organisme, le chef du bureau des finances et du soutien, le chef du bureau du soutien et des relations extérieures, le chef de la division du soutien doit s'assurer, par des vérifications fréquentes, de la régularité des écritures à l'occasion des opérations de recensement qu'il complète, pour chacun des articles recensés, par un examen systématique des mouvements enregistrés à la fiche d'inventaire correspondante, afin de vérifier que les quantités portées, en entrée ou en sortie, sont conformes à celles figurant sur les pièces justificatives.

Les résultats des opérations de vérification sont mentionnés dans le carnet relatif à la comptabilité des matériels, imprimé N° 106*/224.

4.1.4. Responsabilités.

Les personnels participant à la gestion des matériels dans les organismes ont, suivant le cas, la qualité de :

• comptable des matériels ;

• surveillant comptable des matériels en service ;

• détenteur dépositaire ;

• détenteur usager.

  I. Comptable des matériels.

Le responsable des matériels est le comptable des matériels de l'organisme ; il est désigné par le directeur d'organisme. Cette désignation est enregistrée dans le registre des actes administratifs. Il est l'agent chargé du suivi de l'exécution des mouvements ordonnés par l'autorité compétente, de la tenue et de la centralisation des écritures et de la reddition des comptes. Il doit être en mesure de justifier l'exactitude de ses écritures. Le comptable des matériels peut être choisi parmi les personnels militaires ou civils ayant reçu la formation adéquate ou possédant la qualification correspondante.

Le nombre des comptables à désigner pour exercer leurs fonctions au sein d'un organisme, sous l'autorité du directeur d'organisme considéré, dépend de l'organisation interne dudit organisme. Les autorités compétentes prévoient : 

• soit la nomination d'un comptable unique pour la totalité des matériels gérés ;

• soit la nomination de plusieurs comptables chargés, chacun en ce qui le concerne, de la comptabilité d'une catégorie de matériels.

  II. Surveillant comptable des matériels en service.

Selon l'organisme, le chef du bureau des finances et du soutien, le chef du bureau du soutien et des relations extérieures, le chef de la division du soutien a la qualité de surveillant comptable vis-à-vis des personnels détenteurs usagers de l'organisme ; il doit s'assurer fréquemment de l'état et de l'existence des matériels ; il est tenu de rendre compte au directeur d'organisme de tout excédent, déficit, perte, détérioration.

L'inobservation de ces prescriptions engage sa responsabilité, sans préjudice de celle qui peut incomber au détenteur usager.

  III. Détenteur dépositaire.

Ont la qualité de détenteurs dépositaires :

• les comptables des matériels, pour les matériels stockés ;

• selon l'organisme, le chef du bureau des finances et du soutien, le chef du bureau du soutien et des relations extérieures, le chef de la division du soutien, pour tous les matériels en service dans l'organisme.

Les détenteurs dépositaires sont responsables de l'existence et de la conservation des matériels dont ils ont la charge ; ils sont désignés par le directeur d'organisme.

  IV. Détenteur usager.

Tout personnel est réputé être détenteur usager du matériel qui lui est remis à titre de dotation individuelle ou pour l'exécution du service.

Ont, en outre, la même qualité au regard des matériels d'un emploi collectif, les responsables désignés pour en assurer la garde, veiller à leurs conditions d'emploi ainsi qu'à leur entretien.

Le détenteur usager est, vis-à-vis du détenteur dépositaire des matériels, responsable des matériels qui lui sont confiés, de leur existence et de leur état.

  V. Cumul des fonctions.

Les attributions de détenteur et de comptable peuvent être exercées par le même agent.

  VI. Mandat, intérim.

Conformément aux dispositions de l'article 12 du décret 90-144 du 14 février 1990 , le comptable des matériels ou le détenteur dépositaire entrant en fonction fait agréer par le directeur d'organisme la désignation de son remplaçant. Il donne mandat à ce dernier, afin qu'en son absence les fonctions de comptable ou de détenteur dépositaire puissent être assurées. Une procuration, approuvée par le directeur d'organisme et inscrite dans le registre des actes administratifs, est délivrée au mandataire par le titulaire ; elle est établie conformément au modèle annexé à la présente instruction.

En cas de décès, de disparition, de suspension, d'absence inopinée ou pour toute vacance subite du comptable ou du détenteur dépositaire, le directeur d'organisme ayant prononcé la nomination du titulaire désigne d'office, par écrit, un intérimaire qui exerce, sous sa propre responsabilité, les fonctions du comptable et du détenteur dépositaire titulaire jusqu'à la désignation dans les meilleurs délais d'un nouveau comptable ou détenteur dépositaire, effectuée conformément aux dispositions des I et III de l'article 21 ci-dessus.

En cas de décès, de disparition, de suspension, d'absence inopinée ou pour toute vacance subite du comptable ou du détenteur dépositaire, le commandant d'organisme ayant prononcé la nomination du titulaire désigne d'office, par écrit, un intérimaire qui exerce, sous sa propre responsabilité, les fonctions du comptable et du détenteur dépositaire titulaire jusqu'à la désignation dans les meilleurs délais d'un nouveau comptable ou détenteur dépositaire, effectuée conformément aux dispositions des I et III de l'article 21 ci-dessus.

  VII. Remise et reprise de service.

Toute remise ou reprise de service entre personnels chargés du matériel s'effectue de la façon suivante : l'existant en écriture à prendre en charge par le responsable entrant au titre de la reprise de service est déterminé par les résultats de la balance des entrées et des sorties à chacune des fiches inventaires.

Les résultats des remises et reprises de service entre responsables du matériel doivent être mentionnés au carnet relatif à la comptabilité des matériels, imprimé N° 106*/224.

  VIII. Responsabilité du personnel intervenant dans la gestion du matériel.

La responsabilité disciplinaire du personnel intervenant dans la gestion est de règle. Toute personne intervenant dans la direction, l'exécution ou la surveillance des diverses opérations de gestion des matériels, en particulier celles qui concernent la conservation ou l'utilisation de ces matériels, peut, quels que soient son grade et ses fonctions, encourir des sanctions disciplinaires et éventuellement pénales, en raison des fautes commises par elle en cas :

• d'inobservation des prescriptions réglementaires, négligence, défauts de soins, de surveillance ou de prévoyance ;

• d'infraction prévue et réprimée par le code de justice militaire, relevant de la compétence des juridictions de droit commun.

Indépendamment des sanctions disciplinaires ou éventuellement pénales dont il est passible, ce personnel peut être tenu à la réparation pécuniaire du préjudice causé à l'État.

4.2. Surveillance administrative et technique et vérification des comptes.

4.2.1. Surveillance administrative et technique.

L'administration centrale de la direction du service national est responsable de la surveillance administrative et technique de ses organismes extérieurs.

Pour des raisons pratiques, une délégation de signature du directeur du service national peut être donnée aux directeurs interrégionaux du service national ; les autorités déléguées agissent dans le cadre de la délégation qui leur est donnée, en se conformant strictement aux directives particulières de l'autorité délégataire. 

La surveillance administrative et technique a pour objet de :

• vérifier que les dotations et les besoins des organismes sont satisfaits sans excédent et que les matériels dont les organismes doivent être détenteurs existent réellement ;

• apprécier l'opportunité des actes de gestion et en contrôler la régularité ;

• apporter ou proposer les remèdes qui s'imposent.

La surveillance administrative et technique permet en outre de mettre en valeur :

• la qualité de la documentation détenue ;

• la qualification du personnel exerçant des fonctions de gestion et de comptabilité des matériels.

Les visites de surveillance administrative et technique donnent lieu à l'établissement d'un compte rendu de vérifications et d'observations.

Les visites sont enregistrées sur le carnet relatif à la comptabilité des matériels, imprimé N° 106*/224, par l'inscription, de la part des contrôleurs ou du comptable des matériels, de leur objet ainsi que d'un bref résumé des résultats constatés.

Les autorités chargées de la surveillance administrative et technique et du contrôle des organismes peuvent, à leur initiative, effectuer soit des récolements, soit des recensements.

Les récolements consistent à vérifier, à partir de l'inventaire particulier du détenteur, préalablement rapproché de l'inventaire général du comptable, que les existants réels sont conformes aux existants en écriture.

Les recensements consistent à compter le matériel puis à comparer les résultats ainsi obtenus aux écritures portées sur les inventaires du détenteur (dépositaire ou usager) et du comptable.

Les résultats des récolements et des recensements sont portés sur le carnet de recensement des matériels, imprimé N° 106*/230.

4.2.2. Vérification des comptes.

L'organisation de la vérification des comptes des matériels et des actes de gestion est exercée sous l'autorité du directeur d'organisme.

La surveillance des matériels, tant au point de vue de leur existence et de leur état, que de leur emploi et de leur entretien, est exercée à tous les degrés de la hiérarchie par les autorités sous les ordres desquelles sont placés les détenteurs. Ils doivent veiller d'une manière constante à l'application des règles fixées par les instructions ministérielles, notices techniques, manuels, relatives à la comptabilité, à l'emploi et à la maintenance des matériels.

Les vérifications consistent en un rapprochement entre l'inventaire général, tenu par le comptable, et les inventaires des matériels détenus par les détenteurs dépositaires et les existants.

La vérification des écritures entre l'inventaire général, les inventaires des détenteurs et les pièces justificatives est effectuée au moins une fois par an sous la responsabilité du comptable.

La vérification des existants est effectuée selon un progrmme de telle sorte que chaque matériel soit vérifié en totalité au moins une fois tous les deux ans sous la responsabilité du détenteur dépositaire.

Le résultat des vérifications est porté sur le carnet de recensement de matériels, imprimé n^o 106*/230 ; un compte-rendu annuel des vérifications réalisées en cours de l'année est adressé à la DIRSN concernée.

Le DIRSN transmet une copie du compte-rendu à la DSN avec ses observations éventuelles.

Pour éviter la redondance des contrôles, les récolements et les recensements effectués sur ordre des autorités sont considérés comme des vérifications.