INSTRUCTION N° 1838/DEF/DCCAT/ABF/AF/3 relative à l'organisation et au fonctionnement des foyers de l'armée de terre sur un théâtre d'opération extérieure.
Abrogé le 19 novembre 2018 par : INSTRUCTION N° 1838/ARM/DCSCA/SDFIL/ORF_ RHL relative à l'organisation et au fonctionnement des foyers sur un théâtre d'opérations extérieures. Du 17 juillet 2001NOR D E F T 0 1 5 1 6 0 8 J
Visée par le contrôle général des armées, le 2 avril 2001 sous le n° 264.
1. Généralités.
1.1. Objet de l'instruction.
(Modifié : Instruction du 07/06/2012.)
La présente instruction fixe les règles spécifiques d'organisation et de fonctionnement des foyers des détachements en opérations extérieures. Les dispositions de la présente instruction s'appliquent également aux cercles mixtes constitués sur les théâtres d'opération extérieure.
Les règles générales de l'instruction citée en sixième référence relative à l'organisation et au fonctionnement des foyers de l'armée de terre restent applicables aux foyers des détachements en opérations extérieures dans tout ce qui n'est pas contraire aux dispositions suivantes.
1.2. Vocation des foyers en opérations extérieures.
1.2.1. Règle générale.
Les foyers sont destinés à fournir des produits de première nécessité et à procurer aux militaires en opérations des activités sociales, culturelles et de loisirs. La qualité de ces activités contribue principalement au bien-être des militaires, représente un élément important de leur moral et entre dans le cadre de la condition du personnel en opérations (CPO).
Les ressources dégagées par les activités doivent profiter à la population qui en est à l'origine par sa fréquentation en tenant compte de la répartition par grade de cette population.
Les bénéfices réalisés ne sont pas rapatriés en métropole. Ils sont consommés ou investis sur le territoire.
1.2.2. Conduite de la condition du personnel en opérations.
La CPO est prise en compte à deux niveaux :
le théâtre d'intervention ;
le détachement.
1.2.2.1. Au niveau du théâtre d'intervention.
L'ADCONFRANCE, dans le cas d'une opération multinationale, ou le COMSOUTHEATRE, dans le cas d'une opération nationale, organise le soutien de la condition du personnel en opérations, en liaison avec le REPFRANCE et le commandant de la force.
1.2.2.2. Au niveau du détachement.
Le chef de détachement analyse le besoin et décide, à chaque niveau, du type de prestations à mettre en œuvre. Il dispose du foyer sur lequel il exerce la tutelle et veille à ce que le programme d'emploi des ressources soit établi en fonction des directives données par l'ADCONFRANCE. En complément, il exprime ses besoins à l'ADCONFRANCE (soutien multi-national) ou au commandant de la force (soutien national). En fin de mandat, il rend compte des actions conduites.
1.2.2.3. Au niveau du foyer.
Au début de chaque mandat, le directeur du foyer et le directeur des services administratifs et financiers, en tant que responsable de la conduite de la CPO au sein du détachement, établissent un plan d'action en fonction des directives du chef de détachement.
Ce plan détermine les actions qui donnent lieu à une contrepartie financière des bénéficiaires et celles réalisées à titre gratuit.
À partir des orientations décidées et validées par un vote du conseil d'administration, le foyer offre des prestations de service ou fait réaliser les achats nécessaires.
1.2.3. Régime juridique.
Les foyers des détachements de première et deuxième catégorie en opérations extérieures sont des organismes administratifs à vocation sociale et culturelle dotés de la personnalité morale.
Ils jouissent de l'autonomie administrative et financière. Les fonds dont ils disposent sont des fonds privés.
Ils n'ont pas de but lucratif.
Les litiges et les questions d'ordre juridique qui pourraient survenir dans le cadre d'exercice de leur activité sont à transmettre au directeur du commissariat (1).
1.3. Création. Dissolution.
Le foyer est créé (et dissous) par arrêté du ministre de la défense (directeur central du commissariat de l'armée de terre), en application des dispositions de l'ordre administratif et logistique (OAL) de l'opération approuvé par l'état-major de l'armée de terre (EMAT). Un procès-verbal simplifié de création (2) (et de dissolution) est établi parallèlement à la création du détachement de première ou de deuxième catégorie (3).
1.4. Organisation générale.
1.4.1. Exercice du pouvoir de tutelle.
Les foyers des détachements sont placés sous la tutelle du chef de détachement (4) par délégation du ministre.
En cas de nécessité et de rupture des liaisons, l'officier le plus ancien dans le grade le plus élevé assure cette responsabilité.
La tutelle s'exerce sur tous les actes à l'exclusion de ceux concernant :
les créations et les dissolutions ;
l'acquistion de biens immobiliers (qui ne font pas l'objet d'une délégation).
1.4.2. Membres et droit d'accès.
1.4.2.1. Membres.
Les foyers des détachements en opérations sont destinés à accueillir les militaires officiers, sous-officiers et militaires du rang de l'armée de terre.
1.4.2.2. Droit d'accès.
Un droit d'accès peut être accordé aux autres armées françaises (marine, air, gendarmerie et services communs) et étrangères sur décision du chef de détachement.
Ce dernier peut, si la nécessité de service ou la discipline l'impose, suspendre, restreindre ou supprimer ce droit.
1.5. Activités.
1.5.1. Généralités.
Les foyers contribuent à la condition du personnel en opérations (CPO) en permettant aux militaires de se procurer des produits de consommation courante, de disposer de services ainsi que de lieux de détente.
1.5.2. Prestations.
Elles concernent essentiellement :
la vente de denrées, boissons et articles d'usage personnel ;
les activités bibliothèque, télévision, vidéo, cinéma, jeux, etc. ;
le salon de coiffure ;
les activités de condition du personnel en opérations (cf. 1.5.3.).
Chaque activité fait l'objet d'un règlement particulier.
Pour contribuer à la lutte contre l'alcoolisme, la vente des boissons alcoolisées fait l'objet de décisions de commandement précisant les restrictions qui peuvent être permanentes ou temporaires.
La vente de boissons non alcoolisées est favorisée par une action systématique sur les prix (application d'un taux de marge moins élevé que pour les boissons alcoolisées, voire nul si l'équilibre de gestion n'est pas compromis).
1.5.3. Activités de condition du personnel en opérations.
Le foyer dans le cadre des activités sociales et culturelles est amené à satisfaire les besoins non vitaux des militaires comme :
les dépenses de cohésion ou de tradition : cadeau personnalisé, article de tradition, pots, etc ;
les sorties culturelles et de détente ;
les activités sportives ;
etc. (5).
1.5.4. Externalisation.
Sur proposition du conseil d'administration et après approbation de l'autorité de tutelle, tout ou partie des prestations, peuvent être offertes par le foyer dans le cadre de convention(s). Il peut notamment s'agir :
de la restauration rapide ;
du bar ;
du cinéma ;
des jeux informatiques ;
du nettoyage de certains locaux.
Par ailleurs, sur proposition du conseil d'administration et après approbation de l'autorité de tutelle, il peut être décidé d'avoir recours à un intervenant offrant une ou plusieurs des prestations énumérées ci-dessus, de façon indépendante et extérieure au foyer. En contrepartie, cette société, liée au foyer par une convention verse à celui-ci une redevance.
La plus grande attention doit être portée à la rédaction de telles conventions soumises pour avis préalable au directeur du commissariat.
1.5.5. Points de vente du détachement.
Un foyer peut comporter un ou plusieurs points de vente en fonction des effectifs concernés et de leur dispersion géographique.
Leur création relève du chef de détachement et est inscrite au registre des actes administratifs du détachement.
Les responsables des points de vente sont dotés d'une avance en numéraire. Le point de vente affiche les prix de vente des articles et prestations en unité monétaire désignée (UMD) et éventuellement en devises (monnaie du pays du théâtre d'opération ou autres devises).
2. Création, dissolution, prise et remise de service.
2.1. Création.
2.1.1. Arrêté de création.
Le foyer est créé par arrêté du ministre de la défense (directeur central du commissariat de l'armée de terre), en fonction des dispositions de l'ordre administratif et logistique (OAL) de l'opération approuvé par l'état-major de l'armée de terre (EMAT).
2.1.2. Procès-verbal de création.
Le commissaire chargé de la vérification des comptes rapporte un procès-verbal simplifié de création du foyer (6). Le montant de l'avance de démarrage est reporté sur le procès-verbal.
L'original est conservé par le commissaire rapporteur qui établit des copies conformes destinées :
au ministre de la défense (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) à titre de compte rendu ;
au commandant organique de la force ;
au directeur du commissariat ;
au foyer, pour ses archives ;
au détachement pour ses archives et enregistrement au registre des actes administratifs.
Les avenants au procès-verbal sont transmis dans les mêmes conditions.
2.1.3. Démarrage du foyer.
2.1.3.1. Avance de démarrage.
Une avance de démarrage remboursable est mise en place à partir du fonds ministériel d'entraide des foyers. L'avance permet de faire face aux premières dépenses de fonctionnement du foyer (constitution du stock initial) et aux activités relevant de la condition du personnel en opérations. Son montant est fixé par l'administration centrale et figure dans l'OAL.
2.1.3.2. Remboursement de l'avance de démarrage.
Le remboursement de l'avance peut intervenir de façon progressive sur plusieurs mandats. Le remboursement dépendra des capacités de l'organisme. Inscrit dans la durée, il ne peut excéder 3 p. 100 du chiffre d'affaires du foyer.
Lorsque le remboursement a lieu sur plusieurs mandats, le suivi des remboursements est assuré par le directeur du commissariat.
2.1.3.3. Dépenses de première installation.
Les dépenses de première installation sont prise en charge par l'État.
2.2. Dissolution du foyer.
2.2.1. Principes.
Prévue dans l'OAL de désengagement, la dissolution d'un foyer en opération extérieure comprend trois phases : la procédure de constatation de la dissolution, la liquidation et la reddition des comptes du foyer.
2.2.2. Procédure de constatation de la dissolution.
Elle consiste en :
un arrêté des comptes et de la caisse effectué par le gérant du foyer du détachement, sous la responsabilité du directeur du foyer et du directeur des services administratifs et financiers du détachement ;
une vérification détaillée de l'ensemble des documents comptables et de leur concordance avec l'arrêté de caisse par le commissaire chargé de la vérification des comptes ;
la rédaction d'un procès-verbal simplifié de dissolution (7) rapporté par le commissaire chargé de la vérification des comptes.
Un dossier de dissolution est élaboré afin de proposer à la direction du commissariat la dévolution, à d'autres foyers, des biens achetés sur les ressources du foyer. Ces matériels et marchandises sont attribués gratuitement à des détachements du théâtre d'engagement ou vendus. Ces cessions gratuites ne concernent que le matériel usagé et les marchandises acquis par le foyer. Le projet de dévolution est ensuite agréé par le commandant organique.
2.2.3. Liquidation et reddition des comptes.
La liquidation est assurée par le détachement liquidateur dont le gérant fait partie. Elle consiste en :
un arrêté des comptes et de la caisse par le chef du détachement liquidateur. Il joint à la comptabilité un état des créances et des dettes attendues revêtu d'une attestation indiquant « qu'il n'existe pas d'autres créances à faire valoir ou d'autres dettes » ;
une clôture du compte courant et du livret de Caisse d'épargne (8) ;
liquidation des matériels et marchandises à partir du projet de dévolution agréé par le commandement organique ;
une rédaction du procès-verbal simplifié de liquidation des comptes (9) par le commissaire chargé de la vérification des comptes.
La reddition des comptes est effectuée par un organisme désigné dans l'OAL de désengagement (détachement détenant le fonds non ministériel d'entraide des foyers, CTAC détenant le fonds ministériel des foyers en cas de désengagement total de la force).
L'organisme chargé de la reddition des comptes poursuit le règlement des dernières dettes et le recouvrement des créances dans un délai maximal de deux mois.
Lorsque toutes les créances sont encaissées et toutes les dettes payées, le commissaire chargé de la reddition des comptes décide de la date de clôture et procède à la :
vérification du solde définitif de la reddition ;
rédaction du procès-verbal simplifiée de reddition des comptes (10). Ce document est transmis à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre.
Les disponibilités résiduelles seront reversées au fonds ministériel d'entraide des foyers.
2.3. Prise et remise de service.
2.3.1. Principes.
Les prises et remises de service (PRS) ont pour but de :
s'assurer de la sauvegarde et de la transmission intégrales entre les mandats des deniers, marchandises et matériels constituant les avoirs du foyer ;
permettre au nouveau mandat de démarrer rapidement et dans les meilleures conditions, l'activité du foyer.
2.3.2. Généralités.
Les modalités de passation de caisse et de marchandises entre les détachements font l'objet d'une note technique particulière de la part du commissaire vérificateur.
Lors des relèves entre unités déployées sur le théâtre, l'unité descendante dresse un bilan de gestion et transmet à l'unité montante les avoirs deniers, marchandises et matériels.
L'avoir net disponible en fin de mandat doit être au minimum égal à l'avoir initial de début de mandat.
2.3.3. Procédures.
Lors de la prise et remise de service, les opérations à effectuer sont :
l'arrêté de la comptabilité ;
la balance de chacun des comptes utilisés ;
l'état des stocks de marchandises ;
l'état des dettes non réglées ;
l'état des créances non perçues ;
la détermination de l'avoir global du point de vente ;
l'état prévisionnel des bénéfices dégagés et leur répartition ;
l'établissement du procès-verbal simplifié (11) contresigné par la direction du commissariat, retranscrit sur le registre des actes administratifs.
2.3.4. Certification des comptes : le quitus.
Après avoir effectué la vérification des comptes du foyer du détachement, le commissaire chargé de la vérification des comptes accorde son quitus au gérant du foyer du détachement dès lors qu'aucune erreur ou irrégularité n'a été constatée.
Dans le cas contraire, il peut émettre des réserves ou demander des informations supplémentaires.
3. Administration et direction.
3.1. L'autorité de tutelle.
Le chef de détachement est l'autorité de tutelle du foyer en opération extérieure par délégation du ministre de la défense.
À ce titre, en particulier, il désigne :
le président du conseil d'administration du foyer et ses membres ;
le directeur du foyer ;
le sous-officier gérant ;
le personnel militaire et civil d'exploitation.
Compte tenu du cadre particulier d'emploi des forces, le chef de détachement détermine toutes les consignes relatives à la sécurité du foyer pour :
les locaux, les matériels et les marchandises ;
le maniement et la sécurité des fonds.
Il s'assure que ces consignes sont bien appliquées.
3.2. Le directeur des services administratifs et financiers du détachement.
Le directeur des services administratifs et financiers du détachement exerce les missions suivantes :
il est responsable de la fonction condition du personnel en opérations (CPO) au sein du détachement, en fonction des directives données en la matière par le chef de détachement ;
il est conseiller de l'autorité de tutelle, notamment lors de l'approbation des délibérations du conseil d'administration ;
il participe à la prise et remise de service lors de la relève ;
il assure la surveillance interne du fonctionnement du foyer.
3.3. Les organes et autorités d'administration et de direction des foyers en opérations extérieures.
Les organes et autorités d'administration et de direction des foyers, sont constitués par :
le conseil d'administration et son président ;
le directeur.
3.3.1. Le conseil d'administration.
L'administration des foyers est assurée par une assemblée délibérante, le conseil d'administration.
Le conseil d'administration est constitué en période de stabilité sur décision du commandant de la force et sur proposition du directeur du commissariat.
Les fonctions de président du conseil d'administration et de directeur du foyer peuvent se cumuler quand la taille de l'organisme ou les circonstances le justifient.
3.3.1.1. Composition du conseil d'administration.
Le conseil d'administration est composé :
d'un président, officier désigné par l'autorité exerçant le pouvoir de tutelle ; les fonctions d'autorité de tutelle et de président du conseil d'administration (ou de directeur) sont incompatibles ;
de membres, au nombre de 3 au moins et 9 au plus, désignés par la même autorité parmi les officiers, sous-officiers et militaires du rang pour la durée du mandat.
3.3.1.2. Mandat.
Le président et les membres du conseil d'administration sont désignés pour la durée de leur mandat.
3.3.1.3. Attributions.
Le conseil d'administration se réunit obligatoirement en début de mandat du détachement pour déterminer le programme d'emploi des ressources (PER) et à la fin du mandat. Il peut également se réunir pendant le mandat quand cela s'avère nécessaire.
Le conseil d'administration délibère sur les questions suivantes :
états prévisionnels des recettes et des dépenses (programme d'emploi des ressources et utilisation des ressources dans le cadre de la condition du personnel en opérations) ;
demande d'avances ou de prêts aux fonds d'entraide ;
décision d'embauche de personnels civils (12) ;
établissement du règlement intérieur et des règles de sécurité ;
décision de saisir le bureau contentieux de la direction du commissariat en cas de litige.
Quand un conseil d'administration ne peut être constitué, le directeur cumule ses attributions avec celles normalement dévolues au président du conseil d'administration. Il se réunit avec les présidents de chaque catégorie de personnels pour prendre les décisions revenant normalement au conseil d'administration.
3.3.1.4. Modalités des prises de décisions.
Le conseil d'administration ne peut délibérer ou donner un avis que si, outre le président, la moitié au moins des membres sont présents.
Les délibérations ou avis sont adoptés à la majorité relative des voix, le président ayant voix prépondérante en cas de partage.
Le directeur du foyer assiste avec voix consultative aux délibérations du conseil d'administration (sauf s'il est président du conseil d'administration).
Les délibérations du conseil d'administration sont consignées sur un registre (de modèle non imposé) coté et paraphé par l'autorité de tutelle. Elles sont signées par le président du conseil d'administration et portent les signatures des membres du conseil ainsi que l'avis motivé de ceux qui n'adhèrent pas aux décisions de la majorité.
3.3.2. Attributions du président du conseil d'administration.
En dehors des périodes de réunion de l'assemblée, le président du conseil d'administration veille à l'application de toutes les décisions du conseil d'administration. À ce titre, il est chargé de :
viser le registre des sorties gratuites ;
s'assurer de l'exécution par le directeur du foyer, au moins une fois par mois (et en dehors des arrêtés de fin de mois) du contrôle des comptabilités deniers et matières ;
signer les feuilles de vérification des comptes du foyer envoyées par le directeur du commissariat ;
procéder inopinément, une fois par mandat, au contrôle de la caisse (en dehors des arrêtés de fin de mois), des avances faites aux points de vente, et au recensement des marchandises et des matériels.
3.3.3. Décisions.
Les décisions du conseil d'administration sont adressées pour approbation à l'autorité de tutelle qui en accuse réception. Le directeur des services administratifs et financiers du détachement est chargé par cette autorité, dont il est le conseiller technique pour tout ce qui concerne le fonctionnement du foyer et la gestion du conseil d'administration, d'étudier ces décisions avant qu'elles soient soumises à l'approbation de l'autorité de tutelle.
Sauf contexte opérationnel particulier, elles deviennent définitives huit jours francs après leur réception par la tutelle, à moins que l'autorité de tutelle n'y fasse opposition ou décide de prolonger ce délai de huit jours supplémentaires.
3.3.4. Attributions du directeur.
Le directeur du foyer en opération extérieure détient les attributions normales d'un directeur de foyer. Cette fonction est incompatible avec celle de trésorier, ou de directeur des services administratifs et financiers.
3.4. Personnel d'exécution.
Le directeur du foyer a autorité sur le personnel d'exploitation de l'organisme. Il s'agit :
du gérant ;
du personnel d'exploitation ;
le cas échéant, du (ou des) personnel(s) civil(s) embauché(s) par le foyer.
3.4.1. Le gérant.
La fonction de gérant du foyer est incompatible avec celle de trésorier.
Il est responsable du fonctionnement de l'organisme.
3.4.2. Le personnel d'exploitation.
Le foyer emploie du personnel d'exploitation : serveurs ou magasiniers.
Les magasiniers sont, de préférence, des personnels militaires. Les serveurs peuvent être des personnels soit militaires soit civils.
3.4.3. Le personnel civil.
Le foyer peut employer du personnel civil étranger. Les contrats de travail sont obligatoirement passés et signés après visa du directeur du commissariat.
3.5. Mise en jeu de la responsabilité du personnel.
Les autorités et les personnels d'exécution du foyer en opérations encourent la même mise en jeu des responsabilités dans les domaines disciplinaire, pécuniaire et pénal qu'en métropole.
La responsabilité du personnel civil, en application de la législation locale, embauché par cet organisme peut être engagée suivant les dispositions édictées dans le contrat de travail. Tout litige concernant ce personnel est transmis au directeur du commissariat.
4. Fonctionnement.
4.1. Règles de fonctionnement.
Le foyer s'approvisionne dans les conditions fixées par l'OAL.
4.2. Généralités.
4.2.1. Locaux et matériels.
Des locaux sont mis (dans la mesure du possible) à la disposition du foyer pour l'exercice de ses activités.
À titre de prêt, le détachement met à disposition des matériels (13).
4.2.2. Sécurité.
Les consignes de sécurité de la caisse, des locaux et des marchandises sont incluses dans les consignes générales des détachements et doivent être appliquées par le personnel participant à la sécurité du casernement et des installations.
Des consignes particulières propres au fonctionnement même du foyer doivent prévoir :
les mesures de sécurité concernant les recettes journalières encaissées par les responsables de points de vente ;
le montant maximum :
des fonds que le gérant est autorisé à conserver dans con coffre ;
des sommes que le gérant peut laisser à la disposition des responsables de points de vente.
4.3. Les ressources.
4.3.1. Avoir en deniers.
4.3.1.1. Fonds.
La totalité des fonds en numéraire et en valeurs de caisse doit être conservée dans un coffre installé dans le bureau du gérant.
Le gérant en exercice détient la clé du coffre, le directeur en conserve le double.
4.3.1.2. Compte courant postal.
Les foyers disposent d'un compte courant postal. S'il n'existe pas de bureau postal militaire (BPM), le compte courant du foyer peut être ouvert auprès des services du Trésor français ou d'une banque locale désignée par la direction centrale du commissariat.
4.3.2. Fonds d'entraide des foyers.
Dans le but de faciliter le fonctionnement des foyers nouvellement créés et de favoriser les améliorations au titre de la condition du personnel en opérations (CPO), le théâtre dispose d'un fonds non ministériel d'entraide des foyers. Les foyers ne cotisent pas au fonds ministériel d'entraide des foyers.
Lorsque les circonstances le justifient (durée de l'intervention, engagement de la force, désengagement), il n'est pas constitué de fonds non ministériel.
4.3.2.1. Ressources.
Les ressources du fonds non ministériel d'entraide proviennent du versement par chacun des foyers d'un pourcentage du chiffre d'affaires. Ce pourcentage est fixé par le commandant organique de la force sur proposition du directeur du commissariat.
Lors du désengagement total de la force, le solde de ce fonds est reversé au fonds ministériel des foyers.
4.3.2.2. Fonctionnement.
Le fonds non ministériel d'entraide est détenu par un détachement de première catégorie (14) désigné par le commandant organique de la force (15). La gestion est assurée sous l'autorité du REPFRANCE. Il peut déléguer cette attribution à l'ADCONFRANCE. Ce dernier décide des emplois, après avis du directeur du commissariat.
Des allocations peuvent être attribuées aux foyers des détachements. Les demandes d'allocations (ou d'avances remboursables) sont formulées lors de l'élaboration du programme d'emploi des ressources du foyer.
L'aide apportée aux foyers par le fonds non ministériel d'entraide doit correspondre à un besoin réel. En aucun cas, les avoirs de ce fonds ne doivent faire l'objet d'une répartition systématique.
En période de stabilité, une commission des foyers du théâtre est créée. Ses attributions sont celles fixées par l'instruction citée en sixième référence (point 3.5.1.).
4.3.2.3. Financement de la condition du personnel en opérations.
La condition du personnel en opérations est prise en compte à deux niveaux (théâtre et détachement) comme défini au 1.2.2.
Au niveau du théâtre d'intervention, le fonds non ministériel d'entraide doit permettre la réalisation de projets qui s'inscrivent dans la durée (l'année).
Un programme CPO utilisant les ressources du fonds non ministériel des foyers est établi au début de chaque année par l'ADCON FRANCE. Il est approuvé par le REPFRANCE après avis du directeur du commissariat. Tous les détachements bénéficient du programme élaboré.
Un bilan de la gestion écoulée est établi au début de chaque année (avant le 15 février).
4.3.3. Bénéfices du foyer du détachement.
4.3.3.1. Principes.
Les bénéfices sont consommés ou investis sur le théâtre d'opérations.
Les bénéfices non consommés de chaque mandat (avoir net disponible sortant supérieur à l'avoir net disponible entrant) sont reversés au fonds non ministériel des foyers. Il en est de même lors de la dissolution d'un foyer de théâtre.
Il est interdit de rapatrier les bénéfices du foyer vers la métropole sous quelque forme que ce soit (liquidités ou réalisations).
4.3.3.2. Taux de marge.
Un taux de marge moyen (bénéfice brut cumulé/chiffre d'affaires cumulé), constituant un plafond, est fixé par le commandant organique sur proposition du directeur du commissariat.
Ce taux varie en fonction des articles concernés. Ainsi le taux appliqué aux boissons alcoolisées doit être élevé.
4.3.4. Utilisation des ressources.
Les ressources du foyer ne doivent en aucun cas être utilisées au financement d'opérations pour lesquelles le détachement dispose de crédits budgétaires : solde, alimentation, budget de fonctionnement, etc.
4.3.5. Programme d'emploi des ressources (PER).
Au début de chaque mandat, le conseil d'administration du foyer en opération établit un programme d'emploi des ressources (PER), soumis pour avis au directeur du commissariat.
Le programme s'applique à la durée du mandat (court terme), intègre la part de bénéfice envisagée et permet la réalisation des projets du détachement. Il fera ressortir le montant des sorties gratuites (cadeaux de départ, insignes, pots, …), le financement de prestations diverses envisagées au profit de la collectivité des usagers (condition de personnel en opérations, abonnements, amélioration du cadre de vie, …) et le versement prévisionnel au fonds non ministériel des foyers.
Un bilan de chaque programme d'emploi des ressources est effectué à la fin de chaque mandat, lors de la relève (prise et remise de service).
4.4. Dépenses.
Les dépenses effectuées par les foyers en opérations doivent être en conformité avec la vocation sociale, culturelle et de loisirs de ces organismes. Les dépenses de réception, de prestige et de représentation des autorités ne sont pas couvertes par le foyer.
4.4.1. Sorties à titre gratuit.
Les sorties à titre gratuit de boissons, denrées ou articles d'usage personnel (cadeau personnalisé, article de tradition, etc.) réalisées à partir du magasin du foyer au profit exclusif des membres rentrent dans le cadre de la condition du personnel en opération (CPO).
Toute demande de sortie gratuite doit être :
rattachée à une action inscrite en programmation (16) ;
réalisée au profit de bénéficiaire(s) identifié(s) (liste nominative).
Ces sorties sont autorisées par décision signée par le président du conseil d'administration. Leur réalisation est effectuée conformément aux dispositions de l'instruction citée en sixième référence. La comptabilité est tenue selon le modèle joint en annexe (17).
4.4.2. Secours aux militaires du rang.
Exceptionnellement, en respectant un plafond de dépense voté par le conseil d'administration et sur décision approuvée par la tutelle, le foyer peut attribuer des secours au profit exclusif des militaires du rang.
4.4.3. Dépenses des présidents de catégorie.
En opération extérieure, les présidents de catégorie peuvent financer leurs activités grâce à une dotation accordée par leur foyer. Les montants mis à disposition des présidents de catégorie sont alloués au prorata des effectifs correspondants sur décision du conseil d'administration. Un programme adapté aux circonstations opérationnelles est fixé. Il fait l'objet d'un compte rendu d'exécution présenté au conseil d'administration.
4.4.4. Procédure des achats.
Les achats de marchandises ou de matériels résultent des commandes passées par le directeur. Celui-ci peut déléguer cette responsabilité au gérant pour des commandes dont le montant est inférieur à un plafond fixé par le conseil d'administration.
Les achats sont réalisés en priorité auprès du comptoir de l'économat des armées. À défaut ou en complément, les achats locaux sont réalisés auprès de fournisseurs ayant reçu l'agrément de la direction du commissariat.
4.4.4.1. Règles douanières applicables.
Les règles douanières applicables au foyer sont celles du théâtre d'engagement fixées pour la force et rappelées par la direction du commissariat. Les clients du foyer doivent respecter les règles applicables aux ressortissants français (18).
4.4.4.2. Commandes.
L'ordre d'achat doit revêtir une forme écrite permettant notamment un suivi précis des engagements de dépenses.
Dans la mesure du possible, il doit s'agir d'un bon de commande numéroté chronologiquement. Lorsque les circonstances ne le permettent pas, toute autre forme est autorisée.
L'ensemble des procédures est validé par le directeur des services administratifs et financiers du détachement.
4.4.4.3. Facturation.
Les factures doivent comporter mention précise de la prestation acquise ou des articles achetés (avec référence du bon de commande) ainsi que la devise concernée et la date et signature du directeur. Elles sont traduites, le cas échéant.
Les factures libellées dans une devise étrangère doivent être payées dans la même devise. La contre-valeur en unité monétaire désignée (en francs français jusqu'au 31 décembre 2001 ; en euros à compter du 1er janvier 2002) sera inscrite sur la facture avec le taux de change en vigueur (taux chancellerie).
Les factures manuscrites doivent porter mention de l'encaissement fait par le fournisseur et certifié par ses soins.
4.4.4.4. Registre inventaire.
Le registre inventaire enregistre les entrées des marchandises reçues et leurs sorties en cas de cession à un point de vente ou de sorties gratuites ou onéreuses du magasin.
5. Comptabilité.
5.1. Généralités.
Le gérant du foyer est chargé de tenir :
une comptabilité deniers effectuée en UMD par conversion des devises en caisse (multide-vises) ;
une comptabilité matières visant à la :
constatation de l'avoir en matériels, objets, ouvrages de bibliothèque, etc., appartenant au foyer ;
représentation des stocks de boissons, denrées et articles d'usage personnel destinés à la vente.
5.2. Comptabilité deniers.
5.2.1. Comptabilité multidevises (numéraire et valeur de caisse).
La comptabilité est tenue en UMD.
Les devises détenues sont converties en UMD. La conversion des devises est effectuée par référence au taux de chancellerie.
La différence entre les taux de change successifs donne lieu à l'établissement d'un procès-verbal de gain ou perte de change.
5.2.2. Codification.
Les recettes et les dépenses sont codifiées conformément à l'instruction citée en septième référence à l'exception de certains comptes (19).
5.2.3. Documentation du foyer en opérations extérieures.
Les foyers tiennent les documents figurant ci-dessous et décrits en annexes :
Comptabilité deniers :
pièces de caisses (20) ;
registre-journal multidevises des recettes et des dépenses (21) ;
carnet de vérification de caisse multidevises (22) ;
bulletin recettes-inventaire (23) ;
situation mensuelle allégée de gestion (24) ;
cahier des prises en charge successives et vérification de l'avance du point de vente ;
état des cessions ;
suivi des chèques et des chéquiers (25).
Comptabilité matières :
inventaire général des matériels appartenant au foyer ;
registre d'entrée des ouvrages de bibliothèque.
5.3. Contrôle et vérification des comptes. Surveillance de l'administration.
Les règles générales en la matière sont applicables en opérations extérieures.
5.3.1. Surveillance intérieure.
Le contrôle interne de la comptabilité est exercé inopinément et personnellement par :
le directeur des services administratifs et financiers suivant les directives du chef de détachement ;
le président du conseil d'administration (26) une fois pendant le mandat ;
le directeur du foyer, sur place, une fois par mois ;
le gérant, sur place, une fois par semaine.
Ces contrôles ne peuvent se cumuler entre eux ou avec un arrêté périodique de comptabilité.
5.3.2. Vérification des comptes.
Le directeur du commissariat assure, pour le compte du ministre de la défense, la vérification des comptes (comptabilité deniers et matières) des détachements sur pièces et sur place.
5.3.3. Surveillance administrative et la surveillance technique.
En conformité avec l'arrêté cité en quatrième référence, le directeur du commissariat assure, par délégation du commandant organique, la surveillance administrative et la surveillance technique des foyers.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le commissaire général,
directeur central du commissariat de l'armée de terre,
Jean-Pierre GÉHIN.
Annexes
ANNEXE I. Tableau besoins/organisme/financement des actions de CPO.
Figure 1. Tableau besoins/organisme/financement des actions de CPO.
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Figure 2.
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ANNEXE II. Tolérance douanière applicable aux relations avec les pays extérieurs à l'union européenne.
1. Envois postaux.
Les petits envois, sans caractère commercial, échangés avec les particuliers bénéficient de la franchise des droits et taxes s'ils ont :
un caractère occasionnel, ne faisant l'objet d'aucun paiement en contrepartie et ne contenant que des marchandises réservées à l'usage personnel ou familial ;
une valeur totale, par envoi, n'excédant pas 300 francs, y compris pour les produits faisant l'objet des limitations quantitatives suivantes (voir tableau).
Limites autorisées.
DENRÉES ET ARTICLES DIVERS. | QUANTITÉS ET VALEUR AUTORISÉES. |
Cigarettes | 50 unités. |
Cigarillos | 25 unités. |
Cigares | 10 unités. |
Tabacs à fumer | 50 grammes. |
Parfums | 50 grammes ou 25 cl d'eau de toilette. |
Toutes marchandises (*) | 300 francs. |
(*) Y compris produits limités quantitativement. | |
2. Importation. Exportation de produits contingentés.
Pour l'aller, comme pour le retour de mission, les quantités et valeurs des produits autorisées font l'objet des limitations suivantes (voir tableau).
Limites autorisées.
DENRÉES ET ARTICLES DIVERS. | QUANTITÉS ET VALEURS AUTORISÉES. |
1. Tabac. |
|
Cigarettes | 200 unités. |
Cigarillos | 100 unités. |
Cigares | 50 unités. |
Tabacs | 250 grammes. |
2. Boissons alcoolisées. |
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Vins | 2 litres. |
Boissons sup. à 22° | 1 litre. |
Boissons inf. à 22° | 2 litres. |
3. Parfums | 50 grammes. |
4. Eaux de toilette | 25 cl. |
5. Café | 500 grammes. |
6. Matériels (HI-FI, photo, vidéo, etc.) | 1 200 francs maximum d'achats. |
7. Armes blanches, à feu | interdites. |
Au-delà des quantités et valeurs autorisées, indiquées dans les tableaux ci-dessus, les produits doivent être déclarés en douane et faire l'objet du paiement des droits et taxes correspondants.
Nota.
1. Le personnel important de France, pour la durée du mandat, des appareils photo, vidéo, etc. doit se munir des factures d'achat ou les déclarer à la douane avant son départ.
2. Un contrôle douanier par « scanner » est systématiquement effectué sur les colis à l'arrivée en France.
ANNEXE III. Plan comptable des foyers en opérations.
NUMÉROS. | LIBELLÉ. | ||
COMPTE. | S/COMPTE. | POSTE. | |
1 |
|
| Exploitation. |
| 5 | 0 | Recettes diverses. Allocations du fonds d'entraide, intérêts de la Caisse nationale d'épargne, recettes. |
| 5 | 1 | Dépenses de fonctionnement. Frais de fonctionnement, de compte-chèque postal (CCP) et de correspondance, primes d'assurance, produits d'entretien, location d'appareils à jeux et de distributeurs automatiques, chèques litigieux impayés (non remboursé en numéraire), matériel de bureau. |
| 5 | 2 | Réalisation et entretien de matériels. Achat, entretien et remplacement des matériels d'exploitation et des installations, amélioration et ornementation des locaux du foyer. |
| 5 | 3 | Allocations de secours. Allocations en espèces aux militaires en opération. |
| 5 | 5 | Dépenses exceptionnelles. Achats rentrant dans le cadre de l'amélioration du cadre de vie. |
| 5 | 6 | Dépenses spécifiques liées aux activités. Achat ou abonnement de journaux et revues. Achats de produits et matériels consommables. Achats de produits et matériels non consommables spécifiques à une activité. |
| 5 | 7 | Versements au fonds d'entraide. |
| 5 | 8 | Salaires et charges des employés civils. |
| 5 | 9 | Provisions pour droits sociaux des employés. Cotisations, retraites, indemnités de licenciement. |
2 |
|
| OPÉRATIONS À RÉGULARISER. |
| 5 | 0 | Avances du fonds d'entraide. |
| 5 | 1 | Remboursement sur avances. |
3 |
|
| Opérations d'ordre. |
| 5 | 0 | Pertes et casses. Recette au registre-journal. |
| 5 | 1 | Pertes et casses. Dépense au registre-journal. |
| 6 | 0 | Sorties gratuites. Recette au registre-journal. |
| 6 | 1 | Sorties gratuites. Dépense au registre-journal. |
5 |
|
| COHÉSION. |
| 6 | 0 | Recettes pour activités de cohésion pour les autorités (chef de corps, REPFRANCE…). |
| 6 | 1 | Dépenses pour activités de cohésion pour les autorités (chef de corps, REPFRANCE…). |
| 7 | 0 | Recettes pour activités de cohésion pour les présidents de catégorie (officiers, sous-officiers, engagés). |
| 7 | 1 | Dépenses pour activités de cohésion pour les présidents de catégorie (officiers, sous-officiers, engagés). |
6 |
|
| Activité principale. |
| 5 | 0 | Vente de marchandises avec bénéfice. Les opérations de recettes effectuées à l'occasion de manifestations sont comptabilisées au titre de poste. |
| 5 | 1 | Achats de marchandises pour vente avec bénéfice. |
| 6 | 0 | Recettes distributeurs automatiques (achetés ou loués) approvisionnés par le foyer. |
| 7 | 0 | Ventes de marchandises sans bénéfice. |
| 7 | 1 | Achats de marchandises pour vente sans bénéfice. |
7 |
|
| Autres activités. |
| 5 | 0 | Recettes salon de coiffure. |
| 5 | 1 | Achats de matériels et produits pour le salon de coiffure. |
| 6 | 0 | Recettes activités CPO. |
| 7 | 0 | Gain de change. |
| 7 | 1 | Perte de change. |
| 8 | 0 | Recettes des appareils à jeux et des distributeurs automatiques approvisionnés par des tiers. |
Les pertes et casses et les sorties gratuites sont assimilables à une baisse de valeur du stock (sortie du stock au prix d'achat). Ces mouvements n'affectent pas l'avoir comptable du foyer et sont par conséquent pris en compte comme opération d'ordre.
ANNEXE IV. Le dépôt-vente.
Le dépôt-vente est autorisé. Il doit faire l'objet d'un suivi contradictoire entre le directeur du foyer et le déposant (fournisseur).
Il doit faire l'objet d'une convention approuvée par le DIRCOM.
Le dépôt-vente ne réalise pas de transfert de propriété du déposant vers le dépositaire (le foyer). En conséquence, en cas de vol ou de détérioration, la charge de la perte est supportée par le déposant.
Lors de la relève des mandats, la reconduction des conventions n'est pas automatique. Il appartient au directeur montant de se déterminer pour fixer les marchandises qu'il conserve et de prendre contact avec le fournisseur.
Lors de la prise et remise de service, l'état des marchandises (indication des quantités, des prix unitaires et totaux, de la valeur totale du dépôt) laissées en dépôt au nouveau mandat est signé contradictoirement par le gérant entrant et sortant.