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Direction centrale du service du commissariat des armées : bureau « réglementation »

INSTRUCTION N° 6300/DEF/DCSCA/SD_REJ/BREG relative au registre de publicité des actes administratifs.

Du 08 décembre 2011
NOR D E F E 1 1 5 2 1 7 9 J

Autre(s) version(s) :

 

Précédent modificatif :  Autre du 20 février 2013 de classement.

Référence(s) : Code du 14 avril 2024 de la défense - Partie réglementaire III. Le ministère de la défense et les organismes sous tutelle. (Dernière modification le 12 mars 2016 - Document consolidé le 28 mars 2016). Loi N° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal (titre premier). Loi N° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations (art. 1er. à 5., 7., 9. et 10., 16-1., 17. à 26., 33. et 34., 36., 40. et 41.). Ordonnance N° 2004-164 du 20 février 2004 relative aux modalités et effets de la publication des lois et de certains actes administratifs. Décret du 17 octobre 1910 relatif à l'administration et à la comptabilité de la solde. Décret du 08 janvier 1935 portant règlement sur l'administration et la comptabilité des corps de troupe. Décret N° 2005-850 du 27 juillet 2005 relatif aux délégations de signature des membres du Gouvernement. Décret N° 2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques, pris pour l'application de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978. Décret N° 2009-1178 du 05 octobre 2009 portant organisation de l'administration centrale du ministère de la défense. Instruction N° 398/DEF/EMA/SC-SOUT du 17 décembre 2010 relative à l'organisation et au fonctionnement des bases de défense.

Pièce(s) jointe(s) :     Une annexe.

Texte(s) modifié(s) : Instruction N° 1496/DN/19/INT du 10 janvier 1972 pour l'application des règlements sur l'administration et la comptabilité intérieures des corps de troupe. Instruction N° 1633/DEF/INT/AG/CT du 05 août 1983 relative à l'administration et à la comptabilité intérieures des corps de troupe. Régime du temps de guerre. Instruction N° 326/DEF/DCSSA/EPG du 17 décembre 1984 relative à la création et à la tenue d'un registre des actes administratifs dans les écoles, établissements, hôpitaux et autres organismes du service de santé des armées. Texte(s) abrogé(s) : Instruction PROVISOIRE N° 2409/102/A/DCCA/3/10 du 03 mai 1966 relative au répertoire des actes administratifs des bases aériennes. Circulaire N° 200/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 17 décembre 2003 mettant en service le registre des actes d'administration. Instruction N° 400486/DEF/DIRISI/DIRCEN/SDS/BMR/SAJ du 07 février 2011 relative à la tenue du registre des actes administratifs au sein de la direction interarmées des réseaux d'infrastructure et des systèmes d'information.

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  140.3., 610.2., 120-1.2., 601.2.

Référence de publication : BOC N°52 du 16 décembre 2011, texte 9.

1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES.

Pour les forces armées à l'exception de la gendarmerie nationale, la présente instruction a pour objet de définir le registre de publicité des actes administratifs (RPAA) et les modalités de sa tenue. 

1.1. Définition de l'acte administratif.

On appelle acte administratif toute décision ou disposition :

  • affectant l'organisation administrative ;

  • conférant l'exercice de fonctions administratives ;

  • délimitant des attributions ou des responsabilités administratives.

Tout acte administratif doit contenir la signature de son auteur, la mention en caractère lisible de son prénom, de son nom et de sa qualité.

1.2. Définition et objectif du registre.

Le registre de publicité des actes administratifs est un recueil destiné à assurer, au sein de la formation administrative ou organisme administré comme tel, la publicité de toutes les décisions ou instructions de caractère administratif. Il permet notamment d'officialiser les organisations et les responsabilités attachées. Sa tenue est obligatoire.

L'enregistrement des actes administratifs dans le registre apporte la sécurité juridique à leur application. Il est susceptible d'être utilisé comme un moyen d'information et de preuve de l'accomplissement de l'obligation légale de publicité.

1.3. Accessibilité du registre.

Afin de permettre au RPAA de répondre à sa finalité de publicité, le registre est tenu à disposition du personnel civil et militaire au sein du bureau traitant du courrier de chaque formation administrative.

2. CONTEXTURE DU REGISTRE.

2.1. Utilisation d'un sommaire accompagné d'un classeur.

Le registre de publicité des actes administratifs est composé :

  • d'un classeur (21 centimètres x 29,7 centimètres) dans lequel les décisions, instructions et actes administratifs sont insérés par grande rubrique et par ordre chronologique ;

  • d'un sommaire dans lequel sont enregistrées les différentes caractéristiques du document publié par grande rubrique et par ordre chronologique, suivant la contexture fixée en annexe.

2.2. Énumération des actes les plus courants.

Les actes administratifs à consigner dans le registre sont notamment :

  • toutes les décisions ou instructions à caractère administratif et les notes d'organisation interne du service prises par le commandant de formation administrative ;

  • les délégations de signature et de pouvoirs accordées par le commandant de formation administrative à ses subordonnés dans le cadre de la réglementation en vigueur ;

  • les décisions de désignation de personnel et de prises de fonctions ;

  • les décisions de suppléance et d'intérim.

Cette liste n'est pas limitative. Tout acte intéressant particulièrement l'administration ou dont un texte prévoirait encore la publicité par l'insertion au registre des actes administratifs (RAA), doit être inséré dans le registre de publicité des actes administratifs.

En revanche, ne font pas l'objet d'un enregistrement dans le registre :

  • les actes ayant fait l'objet d'une autre forme de publicité [Journal officiel de la République française (JORF) ; Bulletin officiel] ;
  • les actes pris par une autorité extérieure à la formation administrative ;
  • les contrôles et enquêtes administratives ;
  • les actes des cercles et des foyers ;
  • les actes des clubs de loisirs éducatifs, des clubs professionnels et des clubs sportifs ;
  • les délégations de signature des pouvoirs adjudicateurs, qui doivent être publiées sur le portail www.achats.defense.gouv.fr ;
  • les documents classifiés au titre du secret de la défense nationale.

3. MODALITÉS DE TENUE DU REGISTRE.

3.1. Responsabilités concernant la tenue.

3.1.1. Le chef du bureau traitant du courrier.

Le registre est tenu par année civile.

Le chef du bureau traitant du courrier au sein de chaque formation administrative doit enregistrer les actes originaux dans le sommaire et les insérer dans le classeur.

3.1.2. Le chef de service.

Le chef de service dont relève le bureau traitant du courrier s'assure de la mise à jour du RPAA en contrôlant l'enregistrement des actes insérés depuis sa dernière vérification. Au titre du contrôle interne, il veille particulièrement à la bonne tenue du registre en apposant un visa mensuel daté afin qu'il n'y ait ni omission, ni inexactitude.

3.1.3. Le commandant de formation administrative.

Le commandant de formation administrative, responsable de l'administration générale de sa formation, signe le registre à sa clôture annuelle.

3.1.4. Présentation aux autorités de contrôle.

Chaque commandant de formation administrative est tenu de présenter le registre de publicité des actes administratifs de sa formation à toute autorité militaire ayant des attributions d'inspection, d'audit ou de contrôle sur sa formation.

Cet accès permet aux autorités d'identifier le personnel militaire et civil ayant des responsabilités au sein de la formation. Il contribue à l'évaluation de la bonne administration de la formation.

3.2. Conservation et archivage du registre.

3.2.1. Durée de conservation.

Le registre est un document permanent qui assure la traçabilité de la publicité des actes administratifs au sein des formations administratives. Il doit être conservé avec le plus grand soin.

Chaque année, le bureau traitant du courrier, sous la responsabilité du chef de service, doit relier le sommaire signé par le commandant de formation administrative avec les documents originaux contenus dans le classeur par grande rubrique et par ordre chronologique.

Le registre ainsi relié est conservé cinq ans au sein du bureau traitant du courrier sous la responsabilité du chef de service.

3.2.2. Versement aux archives.

Le registre de publicité des actes administratifs appartient aux archives publiques.

Au bout de cinq ans après sa clôture, le registre est envoyé pour archivage intermédiaire à l'établissement de diffusion et d'impression du commissariat des armées (EDICA) pour les formations administratives des armées et du service du commissariat des armées, à l'organisme désigné par la direction centrale du service intéressé pour les autres formations administratives.

À l'expiration d'un délai de dix ans après sa clôture, il est versé au service historique de la défense en qualité d'archive définitive.

3.2.3. Dispositions concernant les registres tenus jusqu'au 31 décembre 2011.

Les durées de conservation et circuits de versement déterminés aux points 3.2.1. et 3.2.2. sont applicables aux registres des actes administratifs (1) tenus jusqu'au 31 décembre 2011 en application des textes modifiés ou abrogés par la présente instruction.

4. DISPOSITIONS DIVERSES.

4.1. Textes modifiés.

Sont modifiées :

L'instruction n° 1496/DN/19/INT du 10 janvier 1972 pour l'application des règlements sur l'administration et la comptabilité intérieures des corps de troupe comme suit :

  • article 126., supprimer le troisième alinéa. 

L'instruction n° 1633/DEF/INT/AG/CT du 5 août 1983 relative à l'administration et à la comptabilité intérieures des corps de troupe. Régime du temps de guerre est modifiée comme suit :

  • l'article 3. est abrogé ;
  • dans l'alinéa 2. du point 2. de l'article 30., supprimer : « au registre des actes administratifs » ;
  • l'imprimé répertorié n° 740/1 joint à l'instruction est supprimé.

L'instruction n° 326/DEF/DCSSA/EPG du 17 décembre 1984 relative à la création et à la tenue d'un registre des actes administratifs dans les écoles, établissements, hôpitaux et autres organismes du service de santé des armées est modifiée comme suit :

4.2. Textes abrogés.

Sont abrogées :

5. DISPOSITIONS FINALES.

La présente instruction entre en vigueur le 1er janvier 2012 et sera publiée au Bulletin officiel des armées.

Pour le ministre de la défense et des anciens combattants et par délégation :

Le commissaire général de corps aérien,
directeur central du service du commissariat des armées,

Jean-Marc COFFIN.

Annexe

Annexe. REGISTRE DE PUBLICITÉ DES ACTES ADMINISTRATIFS.