Commentaire : Ce texte est abrogé par l'instruction n° 12000/DEF/DCCA/FIN/BGF du 6 novembre 2001 (BOC, p. 5807).

1. Généralités.

1.1. Objet de l'instruction.

La présente instruction a pour objet de préciser les règles applicables à la gestion des crédits et des fonds dont disposent les organismes extérieurs du service du commissariat de l'air suivants :

• service administratif du commissariat de l'air (SACA) ;

• service informatique du commissariat de l'air (SICA) ;

• service d'études et approvisionnement du matériel du commissariat de l'air (SETAMCA) ;

• service des rémunérations et des pensions du commissariat de l'air (SERPECA) ;

• directions locales du commissariat de l'air (DCA) ;

• direction du commissariat de l'air des forces françaises stationnées à Djibouti (Djibouti) ;

• centres administratifs territoriaux de l'air (CATA) ;

• établissements centraux du commissariat de l'air (ETCA).

Elle constitue pour ces organismes qui disposent de crédits sur le chapitre 34.03 article 50, le texte complémentaire de l' instruction ministérielle (IM) 7000 /DEF/DCCA/1/1 du 05 octobre 1977 (BOC, p. 3885 ) (modifiée) relative à l'application du budget de fonctionnement dans l'armée de l'air.

1.2. Principes.

1.2.1.

Les dépenses de fonctionnement courant sont imputées au budget de fonctionnement (chap. 34.03 art. 10) de la base aérienne support sous réserve des particularités fixées à l'article 2 ci-dessous.

1.2.2.

Le directeur de l'organisme extérieur dispose d'une autonomie complète pour la gestion des crédits de fonctionnement spécifique qui constituent le budget de fonctionnement de l'organisme.

1.2.3.

Des allocations exceptionnelles imputées au chapitre 34.03 article 10 peuvent être attribuées par le ministre (DCCA) ou le général commandant la région aérienne (DCA) pour l'exécution de travaux particuliers non planifiés dans le cas où la nécessité et l'urgence le justifient.

Ces allocations font l'objet d'un suivi comptable distinct de celui du budget de fonctionnement de l'organisme extérieur.

1.2.4.

Les crédits du chapitre 53.80 article 26 mis en place pour la réalisation des matériels du commissariat, restant soumis aux règles budgétaires applicables aux dépenses du titre V, sont exclus du domaine de la présente instruction.

2. Gestion des crédits de fonctionnement courant.

2.1. Nomenclature des dépenses.

Les dépenses de fonctionnement courant des organismes extérieurs du service du commissariat de l'air relatives :

• à la vie du personnel et à son instruction militaire (sauf fournitures de bureau, fournitures informatiques et documentation) ;

• au téléphone ;

• à l'affranchissement ;

• à l'énergie ;

• à l'infrastructure ;

• à l'entretien et à la réparation des matériels techniques ;

• aux achats de carburants,

  sont à la charge du budget de fonctionnement de la base support (chap. 34.03 art. 10).

2.2. Suivi comptable.

Les dispositions comptables prévues par l'instruction n^o 7000 précitée restent applicables aux dépenses de l'espèce. La base aérienne support et/ou le CATA assurant le suivi comptable du budget de fonctionnement de l'organisme extérieur doivent fournir au directeur de ce dernier les éléments comptables lui permettant d'établir le compte de gestion ainsi que le compte rendu analytique de gestion du service.

3. Gestion des crédits de fonctionnement spécifique (budget de fonctionnement, organisme extérieur).

3.1. Contenu du budget de fonctionnement, organisme extérieur (BFOE).

Les dépenses entrant dans le champ d'application du budget de fonctionnement des organismes extérieurs du service recouvrent les catégories suivantes :

• fournitures de bureau et documentation ;

• fournitures informatiques ;

• fonctionnement spécifique de l'organisme (frais d'archivage ou de microfilmage par exemple) ;

• instruction spécifique ;

• travaux particuliers des ateliers ;

• transport et déplacement des personnels ;

• transport des matériels.

La nomenclature détaillée de ces dépenses est donnée en annexe 2.

Les modalités d'exécution de ces dépenses sont celles prévues par l'article 3 de l'instruction n^o 7000 précitée, sauf en ce qui concerne les dépenses de déplacement et de transport de matériels qui obéissent aux règles normales des dépenses publiques.

3.2. Ressources du budget de fonctionnement de l'organisme extérieur.

Les ressources du BFOE sont prélevées sur les crédits du chapitre 34.03 article 50 « service du commissariat, frais d'exploitation ».

3.2.1. Enveloppe initiale prévisionnelle.

Le BFOE est alimenté par une enveloppe prévisionnelle de crédits qui permet le financement des dépenses planifiées. Elle est accordée et notifiée en début d'année par le directeur central du commissariat de l'air.

3.2.2. Allocations complémentaires.

Des allocations complémentaires peuvent être accordées par le directeur central du commissariat de l'air pour faire face à des charges nouvelles non prévues lors de la détermination de l'enveloppe initiale.

3.2.3. Produits des services rendus, financés sur les crédits du BFOE.

En ce qui concerne le SETAMCA et les ETCA, le remboursement par les bases aériennes des achats de matières premières et fournitures opérés pour l'exécution à leur profit des travaux de confection, d'entretien, de rénovation ou de réparation des matériels est porté en atténuation de dépenses dans les comptes du BFOE.

3.2.4. Crédits budgétaires disponibles.

Le montant des crédits budgétaires disponibles en fin de gestion (crédits de transport de matériels et frais annexes, crédits de déplacement) fait l'objet d'un retrait par les soins de l'administration centrale.

En cas de dissolution d'un organisme, les crédits budgétaires disponibles font l'objet d'un retrait par l'administration centrale. Les fonds non utilisés sont reversés au fonds ministériel de fonctionnement par le trésorier de la base aérienne support ou du CATA assurant la comptabilité de l'organisme.

3.3. Elaboration du budget de fonctionnement de l'organisme extérieur.

3.3.1. Prévisions des dépenses annuelles.

Le directeur du l'organisme élabore son projet de budget en fournissant les éléments chiffrés correspondant :

• aux mesures nouvelles décidées par l'administration centrale ou la région aérienne ;

• au plan des travaux particuliers arrêtés par l'administration centrale ;

• aux besoins prévisibles de la gestion.

3.3.2. Détermination de l'enveloppe initiale prévisionnelle.

A l'administration centrale, les besoins des organismes sont appréciés en tenant compte :

• des allocations attribuées l'année précédente et des résultats prévisibles de la gestion ;

• des modifications d'activité et des mesures nouvelles imposées par l'échelon central ou local ;

• des hausses économiques.

3.3.3. Notification de l'enveloppe initiale prévisionnelle.

Le directeur central du commissariat de l'air arrête le montant de l'enveloppe initiale prévisionnelle du budget de fonctionnement des organismes extérieurs du service et le notifie à chacun d'entre eux, en principe, avant le début de la gestion.

L'enveloppe initiale prévisionnelle des CATA est notifiée au directeur de l'organisme sous couvert du directeur du commissariat de l'air en région aérienne.

3.3.4. Ventilation de l'enveloppe initiale prévisionnelle.

Dès notification, le directeur de l'organisme extérieur ventile l'enveloppe entre les rubriques énumérées à l'annexe 2 et fait connaître cette répartition à la DCCA. La DCA est informée de la répartition arrêtée par le CATA.

Le directeur de l'établissement précise la dotation prévue à la rubrique « Voie ferrée » de la catégorie « Dépenses de transport de matériels soumises au régime des crédits budgétaires ».

3.3.5. Modification en cours d'année.

Lorsque les prévisions de gestion font apparaître que les crédits budgétaires délégués ou sous-délégués à un organisme ne seront pas intégralement utilisés, le directeur de l'organisme fait connaître à la DCCA, dans la mesure du possible pour le 1er août et le 1er novembre de chaque année, les modifications à la répartition initiale qu'il a décidé d'effectuer.

3.4. Mise en place des crédits.

3.4.1. Allocations sur le chapitre 34.03 article 50.

3.4.1.1. Crédits d'engagement.

La DCCA met en place les crédits d'engagement sous forme d'allocations provisionnelles, annuelles ou complémentaires par :

• extrait de répartition des crédits d'engagement (ERCED) ;

• délégation d'autorisation d'engagement de dépenses (DAED) pour les dépenses de transport de matériels (à l'exception des dépenses de transport par voie ferrée) et les dépenses d'emballages.

La procédure de mise en place des crédits d'engagement est définie dans le tableau ci-dessous :

De manière à permettre les modifications de répartition en cours d'année, la mise en place des crédits d'engagement est réalisée, en fonction de la disponibilité des crédits, en plusieurs phases.

Ces phases sont, en principe, les suivantes ⁽¹⁾ :

• avant le début de la gestion : allocation provisionnelle représentant approximativement le quart de l'allocation consentie l'année précédente ;

• au début de la gestion : 80 p. 100 de l'allocation consentie pour l'année en cours (après régularisation de l'allocation provisionnelle) ;

• en août : 15 p. 100 de l'allocation consentie, en tenant compte des modifications de répartition éventuellement arrêtées par les directeurs des organismes ;

• en septembre : le SETAMCA et les ETCA font connaître leurs prévisions de consommation de crédits budgétaires de l'année ;

• en novembre : distribution du reliquat des crédits, après que les établissements (SETAMCA et ETCA) aient fait connaître le montant des crédits budgétaires en excédent.

Les crédits de paiements correspondants sont mis en place automatiquement par la DCCA dans la limite des crédits disponibles.

3.4.1.2. Mandatement.

Les dépenses de transport par voie ferrée sont liquidées et mandatées par le SILT.

Pour les autres dépenses, en fonction du montant des ressources attribué à chaque catégorie de dépenses par le directeur de l'organisme, l'ordonnateur (DCA, SACA et SETAMCA) :

• mandate d'office au compte de la base aérienne support ou du CATA assurant la comptabilité de l'organisme les ressources massifiées ;

• rembourse à la base aérienne support ou au CATA assurant la comptabilité de l'organisme, au fur et à mesure de la présentation des registres de déplacement, les dépenses de déplacement ⁽²⁾ ;

• mandate directement (factures supérieures ou égales à 2500 F) ou rembourse à la base aérienne support (factures inférieures à 2500 F) les dépenses de transport autres que par voie ferrée (SETAMCA et ETCA).

3.4.2. Allocations sur le fonds ministériel des masses et la réserve régionale du budget de fonctionnement.

La décision d'attribution vaut autorisation d'engagement.

Les fonds sont versés dans la caisse du trésorier de la base aérienne support ou du CATA assurant la comptabilité de l'organisme. Les allocations sur le fonds ministériel de fonctionnement sont versées par le SACA, celles sur la réserve régionale du budget de fonctionnement par le CATA de rattachement.

3.5. Exécution des dépenses.

3.5.1. Engagement des dépenses.

Les dépenses sont engagées par le directeur de l'organisme ⁽³⁾ dans les formes prévues par l'instruction sur l'administration des finances des bases aériennes ⁽⁴⁾ et en tenant compte des remarques suivantes :

• concernant le SETAMCA et les ETCA, la comptabilité des dépenses engagées soumises au régime des crédits budgétaires est tenue au niveau de l'établissement, la base aérienne support se bornant à suivre globalement et dans un seul compte la consommation des crédits d'engagement ;

• pour les dépenses soumises au régime des masses, la comptabilité des engagements est tenue par le trésorier de la base aérienne support ou du CATA assurant la comptabilité de l'organisme, selon les mêmes modalités que celles applicables au budget de fonctionnement de la base.

3.5.2. Liquidation des dépenses.

Le directeur de l'organisme (3) assure la certification du service fait et procède à la liquidation des dépenses (sauf pour les dépenses payées sur crédits budgétaires d'un montant supérieur à 2500 F). Les matériels sont pris en compte dans la comptabilité « matières » conformément aux dispositions de la circulaire provisoire n^o 1647/DEF/EMAA/1/PERS/ADM du 22 octobre 1991 (n.i. BO) relative à l'organisation de la fonction comptabilité des matériels sur les bases aériennes.

3.5.3. Paiement des dépenses.

Le paiement des dépenses incombe au trésorier de la base aérienne support ou du CATA assurant la comptabilité de l'organisme. Toutefois, de manière à accélérer le règlement des fournisseurs notamment dans le cas où l'organisme est éloigné de sa base support (ETCA), le directeur de l'organisme peut recevoir du trésorier de la base aérienne support une avance en numéraire. La décision attribuant l'avance, signée par le commissaire de la base aérienne support, fixe son montant et son objet ainsi que la période de détention de l'avance.

Dans ce cas, une comptabilité sommaire des recettes et des dépenses est tenue au niveau de l'organisme sur un registre-journal particulier dans les formes prévues par l'instruction sur l'administration des finances des bases aériennes précitée.

L'avance est complétée périodiquement au vu des pièces justificatives présentées par l'organisme à la base aérienne support qui intégre les dépenses dans sa comptabilité, tenue en ce qui concerne le budget de fonctionnement des organismes extérieurs du service, dans les conditions fixées à l'annexe 4.

3.6. Contrôle de gestion.

3.6.1. Le contrôle de gestion interne.

Le contrôle de gestion interne est une composante de la surveillance de l'administration intérieure qu'il appartient au directeur de l'organisme de mettre en place en s'inspirant des dispositions du chapitre IV de l'instruction n^o 7000 précitée.

3.6.2. Le contrôle de gestion externe.

3.6.2.1. Organisation.

Le tableau ci-joint définit l'organisation du contrôle de gestion externe :

Le contrôle de gestion externe qui s'inscrit dans le cadre de la surveillance administrative que doit exercer le directeur central du commissariat de l'air peut être exercé par lui-même (DCCA) ou délégué au directeur local du commissariat de l'air en région aérienne conformément à la réglementation en vigueur en matière de surveillance administrative.

3.6.2.2. Modalités de mise en œuvre.

Le contrôle de gestion externe est exercé par la DCCA ou la DCA :

• sur pièce : à l'aide du compte rendu analytique de gestion qui leur est transmis avant la fin du mois d'avril de chaque année et des pièces comptables qu'elles reçoivent à l'appui du registre-journal de la base aérienne support ;

• sur place : dans le cadre des visites de surveillance administrative dont elles ont la charge.

Les comptes rendus analytiques de gestion de l'année N des organismes extérieurs du service doivent parvenir à la DCCA pour le 15 avril de l'année N + 1.

La DCA transmet à la DCCA, avec son avis, le compte rendu analytique de gestion du CATA.