Préambule.

La présente instruction a pour but de définir l'organisation et le fonctionnement de la restauration dans les organismes de la logistique santé.

L'évolution des technologies au service de la fabrication, de la distribution et l'automatisation de la gestion autorise un meilleur suivi des prestations alimentaires.

1. Dispositions concernant l'alimentation dans les organismes ne disposant pas de service de restauration.

1.1. Organismes isolés ou situés près d'un établissement n'appartenant pas à la logistique santé.

1.1.1. Organismes isolés.

Les commandants d'organismes isolés peuvent éventuellement mettre à la disposition de leurs personnels des locaux et des matériels permettant la prise de nourriture « tirée du sac » dans le respect des dispositions légales et réglementaires relatives à la sécurité et à l'hygiène.

Le personnel militaire isolé ne pouvant bénéficier des prestations alimentaires d'un organisme du ministère de la défense est admis, sur sa demande, au bénéfice de l'indemnité spéciale d'alimentation selon les dispositions de la réglementation en vigueur.

1.1.2. Organismes situés à proximité d'un établissement n'appartenant pas à la logistique santé.

Le personnel de ces organismes peut bénéficier des prestations alimentaires de cet établissement après avoir obtenu l'autorisation de l'autorité le commandant.

Le personnel autorisé à se nourrir à titre onéreux s'acquitte directement et personnellement de ces prestations selon les modalités de règlement et les tarifs de l'établissement d'accueil.

Les frais d'alimentation des personnels militaires nourris gratuitement et ne bénéficiant pas de l'indemnité représentative de vivres, sont remboursés à l'établissement d'accueil, par l'organisme d'affectation des intéressés ou par un organisme désigné par la direction centrale du service de santé des armées selon les tarifs appliqués dans l'établissement d'accueil.

1.2. Organismes situés à proximité d'un établissement du service de santé des armées disposant d'un service de restauration.

1.2.1. Généralités.

Tous les personnels en service dans ces organismes peuvent bénéficier des prestations alimentaires de l'établissement.

Le personnel nourri gratuitement est bénéficiaire de droit. Le personnel nourri à titre onéreux doit obtenir l'autorisation de l'autorité commandant l'établissement d'accueil.

Le règlement de factures entre établissements du service de santé des armées est interdit.

1.2.2. Le personnel nourri à titre onéreux.

Selon son statut, soit le personnel nourri à titre onéreux s'acquitte de son repas personnellement au regard des tarifs appliqués par le service de santé des armées ou soit c'est son organisme d'administration qui en assure le remboursement de corps à corps.

1.2.3. Le personnel nourri gratuitement.

Le personnel militaire ou civil du service de santé des armées en mission dans l'établissement, au taux « nourri ».

Le personnel militaire du contingent ou volontaire du service de santé des armées est nourri gratuitement qu'il soit affecté ou en mission. Il est fait application de l'instruction citée en dixième référence pour ceux bénéficiant de l'indemnité représentative de vivres.

Les caporaux et soldats à solde mensuelle bénéficient de la gratuité du repas de midi et du soir les jours ouvrables et durant les périodes de service. Les repas pris le week-end et jours fériés ainsi que pendant les périodes de permission sont onéreux et doivent donner lieu au règlement au tarif non subventionné.

Lors des consultations dans les hôpitaux des armées, les repas pris par les militaires ne relevant pas du service de santé des armées doivent faire l'objet d'un remboursement de corps à corps.

Un établissement disposant d'un budget santé ne doit en aucun cas demander le remboursement de factures émises auprès d'un autre établissement doté d'un budget santé. Lors du budget révisionnel, l'établissement concerné peut éventuellement demander les crédits nécessaires correspondant à ces dépenses non liées à son propre fonctionnement.

1.2.4. Autres cas.

Tous les autres personnels extérieurs à ces organismes : entreprises, étudiants en stage…, peuvent éventuellement bénéficier, au tarif non subventionné en vigueur, des prestations alimentaires de l'établissement d'accueil après avoir obtenu l'autorisation du commandant de cet établissement.

1.3. Organismes dont l'alimentation est confiée à un prestataire de service.

L'alimentation du personnel de ces organismes est régie par contrat, convention ou marché en fonction de la nature et du montant des prestations fournies.

2. Dispositions concernant l'alimentation des organismes disposant d'un service de restauration.

2.1. Généralités.

Le personnel de l'établissement, les élèves, les consultants ainsi que les personnels autorisés à prendre leurs repas peuvent bénéficier des prestations alimentaires dans les organismes de la logistique santé.

2.2. Organisation et fonctionnement du service de la restauration.

2.2.1. Principes généraux.

2.2.1.1. Missions générales du service.

Le service de la restauration est chargé :

• de préparer les repas suivant les menus établis ou les prescriptions spéciales formulées par les médecins traitants ;

• d'assurer aux heures prévues la distribution des repas aux diverses catégories d'ayants droit.

À ce titre, il doit :

• prévoir les besoins en produits, denrées et boissons alimentaires ⁽¹⁾ ;

• réaliser l'approvisionnement aux meilleures conditions de prix et de qualité, dans le respect des dispositions réglementaires ;

• assurer la conservation des produits, denrées et mets cuisinés ;

• suivre les dépenses d'alimentation au regard des droits ouverts et tenir les comptabilités du service de la restauration.

2.2.1.2. Missions particulières du service.

Afin d'assurer le contrôle de la prestation jusqu'au stade de la consommation, l'action du service de la restauration dans ce domaine s'étend aux offices, aux chambres des malades, au restaurant et aux salles à manger de l'organisme.

Cette action est complémentaire de la surveillance permanente exercée à cet effet par les médecins, chefs de service, les médecins traitants, les surveillants, les diététiciens, les personnels infirmiers et les personnels aides-soignants ainsi que tout personnel désigné par le commandant de l'organisme.

Les dispositions d'ordre fonctionnel au sein du service de la restauration d'une part et des relations avec tous les autres services de l'organisme d'autre part font l'objet de consignes écrites.

2.2.1.3. Dispositions générales.

Les prestations alimentaires, réservées aux personnels et aux élèves sont classées en quatre catégories :

• le menu normal ;

• le menu particulier ;

• les menus spéciaux ;

• les prestations diverses.

Les éléments constituant ces prestations doivent être portés à la connaissance des bénéficiaires par des moyens d'affichage ou de consultation.

2.2.1.4. Le menu normal.

Le menu normal est composé de manière à fournir un apport suffisant et équilibré quant à ses différents constituants : protides, lipides, glucides, fibres cellulosiques, vitamines, sels minéraux. La ration alimentaire individuelle journalière tient compte des caractéristiques, des goûts et des habitudes alimentaires des bénéficiaires.

Le menu normal, composé selon les ressources du marché et de la région, est établi par le chef du service de la restauration associé au chef de cuisine et au diététicien s'il y en a, de manière à varier les aliments à chaque repas.

Dans toute la mesure du possible, la composition des menus normaux doit permettre aux bénéficiaires de choisir parmi un assortiment de plats et de boissons.

Les exceptions à ce principe ne peuvent être justifiées que par des considérations d'emploi du personnel ou le respect d'impératifs religieux ou médicaux.

2.2.1.5. Les menus particuliers.

Un menu amélioré peut être servi au cours de six repas dans l'année.

Les dates de ces repas sont arrêtées par le commandant de l'organisme pour marquer des événements nationaux, religieux, fêtes de tradition du service de santé ou de l'organisme, ainsi qu'à l'occasion du changement du commandant de l'organisme.

Ces repas permettent d'associer le plus grand nombre d'ayants droit de l'organisme ou de personnes autorisées à bénéficier habituellement de ces prestations.

2.2.1.6. Les menus spéciaux.

Les menus spéciaux comprennent les menus d'hôtes, les cocktails et les buffets.

Sur autorisation visée du commandant de l'organisme, ils peuvent être servis aux bénéficiaires autorisés contre remboursement.

Les menus spéciaux sont comptabilisés « non afférents » à la journée d'alimentation considérée.

2.2.1.7. Les prestations diverses.

Dans cette catégorie rentrent toutes les fournitures de denrées ou produits alimentaires distribués à titre exceptionnel, non remboursables et comptabilisés « non afférents » à la journée d'alimentation considérée.

  I. Produits ou denrées délivrés aux services techniques pour les besoins de leur fonctionnement : laboratoires, pharmacie, etc.

  II. Boissons ou prestations particulières servies au personnel effectuant des travaux dangereux, pénibles, insalubres et salissants ou exposés aux intempéries.

  III. Casse-croûte, collations servis en dehors des heures normales de service, aux personnels des services techniques (du bloc opératoire, du service d'urgence), aux personnels de garde ainsi qu'aux élèves des écoles au titre du supplément d'alimentation.

  IV. Pour les écoles : présentation au drapeau, baptême de promotion, concours d'entrée.

Ces prestations sont assurées sur demandes particulières, dûment justifiées conformément aux prescriptions réglementaires en vigueur et aux directives données par le commandant de l'organisme.

2.2.1.8. Généralités.

La restauration hospitalière participe à la prise en charge globale du malade. Elle relève de la mission de service public hospitalier.

Facteur de bien être pour les hospitalisés, l'alimentation est adaptée aux goûts et aux besoins des malades. Elle doit être saine, variée, équilibrée, et dans toute la mesure du possible, personnalisée.

Les éléments constituant les prestations offertes doivent être portés à la connaissance des hospitalisés.

2.2.1.9. Bénéficiaires des prestations alimentaires.

Les malades hospitalisés sont bénéficiaires de plein droit des prestations alimentaires offertes par le service de la restauration à l'exception des menus d'hôtes servis à titre onéreux.

Sur autorisation du médecin-chef, l'accompagnant non hébergé peut bénéficier des prestations alimentaires composant le régime normal.

Le règlement de cette prestation s'effectue sur la base du tarif « repas non subventionné ».

2.2.1.10. Généralités.

La comptabilité de l'alimentation est tenue par le service de restauration. Elle est organisée de manière à prévoir, gérer et rendre compte sur le plan quantitatif et financier de l'ensemble des opérations désignées ci-après incombant au service de la restauration :

• gestion prévisionnelle ;

• gestion des stocks des denrées ;

• préparation ;

• gestion des plats finis ;

• distribution des repas ;

• suivi et analyse des dépenses et recettes.

2.2.1.11. Informatisation des procédures administratives et comptables.

L'information des procédures administratives et comptables relatives au service de la restauration relève du domaine de compétence de la direction centrale du service de santé des armées, sous-direction « affaires administratives et financières » qui peut choisir de retenir une gestion propre pour les établissements appartenant à la logistique santé.

2.2.2. Organisation du service.

2.2.2.1. Structure du service.

Le service de la restauration est dirigé par un officier du corps technique et administratif du service de santé des armées (OCTASSA) ou exceptionnellement par un attaché des services administratifs, un sous-officier supérieur, un officier marinier supérieur, un secrétaire administratif désigné par le chef de l'établissement sur proposition du gestionnaire ou du chef des services administratifs.

Le service de la restauration assure, en principe, les six fonctions suivantes :

• la fonction « production » ;

• la fonction « diététique » ;

• la fonction « distribution » ;

• la fonction « approvisionnement » ;

• la fonction « administration et comptabilité » ;

• la fonction « environnement ».

2.2.2.2. Attributions du chef de service.

Le chef du service organise, dirige, coordonne et contrôle l'activité du personnel relevant de son autorité. Il est responsable du bon fonctionnement du service de la restauration, de l'exécution des opérations administratives et comptables du service et du nombre de repas mis à la disposition des parties prenantes.

Il gère les crédits ou les fonds mis à sa disposition, dans la recherche constante du meilleur rapport qualité-prix.

Il veille à l'application des textes réglementaires concernant l'alimentation des diverses catégories de bénéficiaires et l'hygiène de la restauration collective [mise en œuvre de l'HACCP (Hasard Analysis Critical Control Point), du guide des bonnes pratiques d'hygiène et mise en place d'un plan de nettoyage-désinfection et des autocontrôles].

Par des visites fréquentes dans les services hospitaliers, le restaurant et les salles à manger, il contrôle la bonne exécution et la qualité des prestations offertes aux bénéficiaires et procède autant que de besoin à l'évaluation de sa gestion.

Il prévoit et suit la réalisation des produits consommables spécifiques sur les crédits de fonctionnement de l'établissement.

Il est détenteur dépositaire des matériels du service.

Il recherche et propose toutes mesures relatives à l'amélioration des connaissances professionnelles et techniques des personnels du service de la restauration. Il participe à leur sélection lors de l'embauchage, aux essais professionnels, à leur formation continue et à leur notation.

Il tient à jour la documentation technique, professionnelle, administrative et comptable du service.

2.2.3. Moyens d'exécution du service.

2.2.3.1. Matériels, équipements et installations.

Le service de la restauration dispose des matériels, équipements et installations nécessaires à l'exécution de ses missions. Les contrôles techniques, les vérifications périodiques, les réparations des matériels, équipements et installations précités sont à la charge du service du matériel et des travaux ou du bureau des moyens généraux.

Leur réalisation et leur implantation sont effectuées après consultation éventuelle des experts, des autorités compétentes en la matière ainsi que des structures de consultation et d'information.

Leur utilisation est soumise aux règles d'hygiène et de sécurité applicables en matière de restauration collective.

Le chef du service de la restauration est responsable du bon entretien des matériels, installations et équipements mis à sa disposition.

2.2.3.2. Autres moyens.

Pour des raisons pratiques, le service de la restauration peut se voir confier des responsabilités en matière de gestion des matériels consommables spécifiques.

2.2.3.3. Crédits.

Le montant des crédits affectés au service de la restauration pour la fabrication des repas est déterminé en fonction des éléments du budget de gestion de l'organisme. Ce montant est ajusté d'après les renseignements provenant de la comptabilité des dépenses d'alimentation.

2.2.3.4. Personnel.

Le service de la restauration dispose de personnel, civil et militaire, nécessaire à l'accomplissement du service.

Ces personnels, administratifs, professionnels et d'exploitation, sont responsables des tâches et des travaux qui leur sont confiés.

2.2.3.5. Locaux.

Ils comprennent, selon l'importance de l'organisme, des cuisines, des salles à manger, des chaînes de distribution, des magasins ainsi que des locaux à usage technique, général et administratif.

Lorsque la fonction « diététique » existe, il lui est attribué, des locaux spécifiques.

Tous les locaux affectés au service de la restauration ou en relevant sur le plan technique doivent être répartis, organisés, aménagés, équipés rationnellement et entretenus conformément aux règles d'hygiène applicables en matière de restauration collective.

2.2.4. Les fonctions assurées.

2.2.4.1. Définition des fonctions.

  I. La fonction « production » concerne :

• la détermination des quantités de produits et de denrées nécessaires à la confection des repas à partir des effectifs rationnaires et des fiches techniques élaborées par le chef de cuisine ;

• la préparation et la mise à disposition des prestations alimentaires nécessaires à la fonction « distribution ».

  II. La fonction « diététique » concerne :

• la réalisation pratique, en liaison avec la fonction production, des prescriptions diététiques des médecins traitants, traduites en menus et préparations par les diététiciens ;

• la surveillance de son exécution exercée par le diététicien. Celui-ci, placé sous l'autorité technique des médecins traitants et sous l'autorité fonctionnelle du chef du service de la restauration, collabore avec ce dernier à l'élaboration des menus et exerce auprès de lui un rôle de conseiller technique. Il a un rôle d'éducateur et de formateur auprès du personnel de la restauration et de certains personnels paramédicaux.

  III. La fonction « distribution » concerne :

• le bon ordre et l'organisation des salles à manger ou du restaurant libre-service ainsi que le contrôle de leur accès ;

• la distribution des repas aux bénéficiaires ;

• l'acquittement du prix du repas par les consommateurs nourris à titre onéreux et la tenue des documents correspondant à ces opérations.

  IV. La fonction « approvisionnement » concerne :

• la réception, la prise en compte, le stockage, la sortie, la mise à disposition à la fonction production des denrées, produits consommables le cas échéant ;

• la tenue des fichiers correspondants.

  V. La fonction « administration et comptabilité » concerne :

• l'administration et la tenue des comptabilités du service de la restauration ;

• les appels à la concurrence, le choix des fournisseurs, les commandes, le suivi des dépenses ;

• la préparation des marchés dans le cadre du plan marchés publics en liaison avec le service d'administration générale et financière (SAGF) ;

• cette fonction est exercée en liaison avec les autres services de l'organisme.

  VI. La fonction « environnement » concerne le bon entretien des matériels et des locaux et l'évacuation des déchets conformément aux règles d'hygiène et de sécurité applicables en matière de restauration collective et propres, le cas échéant, aux établissements hospitaliers.

2.2.5. Estimation des dépenses d'alimentation.

2.2.5.1. Évaluation de l'allocation en deniers.

L'allocation en deniers nécessaire à l'alimentation des ayants droit est calculée à partir de la prime journalière d'alimentation (PJA) fixée annuellement par la direction centrale du service de santé des armées (DCSSA).

L'attribution de la PJA n'a pas de valeur d'autorisation d'engagement des crédits correspondants.

La DCSSA sous-direction « affaires administratives et financières » élabore en fin d'année, pour l'exercice suivant, une circulaire fixant les éléments suivants :

• prime journalière d'alimentation ;

• forfait à appliquer pour les élèves français des écoles, non à solde mensuelle ;

• taux de majoration pour frais de fonctionnement du service de la restauration ;

• tarif du repas ;

• tarif des plats ;

• seuil permettant d'octroyer la prime de l'action sociale des armées (ASA) aux ayants droit ;

• tarif maximum d'un repas d'hôte, cocktail et buffet.

Pour les écoles.

Le montant de l'allocation journalière correspond : au nombre de personnes nourries :

• au montant de la PJA par l'effectif soldé présent à l'école, affecté d'un forfait (pour les élèves des écoles de Lyon et Bordeaux, non à solde mensuelle, et pour les élèves à solde spéciale de l'école nationale des officiers de réserve du service de santé des armées de Libourne). Les élèves à solde mensuelle prenant leur repas à l'école ont droit à la subvention de l'action sociale des armées (ASA) dans les conditions fixées à l'article 44 ci-après ;

• au nombre de personnes nourries (hors élèves mentionnés ci-dessus) par le prix du repas.

Pour les autres établissements.

Le montant de l'allocation journalière correspond au nombre de personnes nourries par :

• le prix du repas (clients des salles à manger ou du restaurant libre service) ;

• par le montant de la PJA pour les hospitalisés.

Pour une même journée les éléments à retenir pour le calcul du budget sont :

• les repas normaux ;

• les repas particuliers ;

• les repas spéciaux ;

• les prestations diverses.

La PJA est ventilée comme suit :

• petit déjeuner et collation : 10,0 p. 100 ;

• déjeuner : 45,0 p. 100 ;

• dîner : 45,0 p. 100.

Les repas du midi et du soir sont constitués d'un certain nombre de plats dont les tarifs sont arrêtés annuellement par circulaire prise sous le timbre de DCSSA/AAF/GF.

2.2.6. Fonctionnement du service.

2.2.6.1. Elaboration des menus.

Les menus sont élaborés périodiquement par une commission présidée par le chef de service comprenant au minimum le chef de cuisine et dans un hôpital le diététicien et sont soumis par le gestionnaire ou le chef des services administratifs au commandant de l'établissement.

Le chef de service peut utilement y associer d'autre personnel de son service ou de l'organisme.

Les menus sont établis selon un plan alimentaire qui prend en compte les besoins nutritionnels des ayants droit, leurs habitudes alimentaires et les tendances saisonnières.

2.2.6.2. Prévisions des effectifs rationnaires.

La collecte des renseignements provenant des différents services de l'établissement ou de ceux des établissements supportés est nécessaire à la prévision des effectifs rationnaires. De même la connaissance de la fréquentation du restaurant et des salles à manger pour les personnels ou pour les consultants est un préalable à toute commande de denrées.

2.2.6.3. Estimation des besoins en denrées.

La création de fiche technique par plat dont un modèle est donné en annexe facilite l'estimation des quantités en denrées brutes.

2.2.6.4. Réalisation des approvisionnements.

La réalisation de la commande donne lieu à l'établissement d'un bon de commande reçu imprimé N° 620-9*/701 qui a valeur d'engagement juridique de la dépense. Un exemplaire du bon de commande est transmis au préalable au service ou au bureau de la gestion financière pour accord financier.

La connaissance permanente du stock existant, des sorties prévisibles et des réceptions programmées et de leur finalité est le préalable à tout lancement de commande.

2.2.6.5. Réception des denrées.

La réception des denrées achetées directement dans le commerce ou livrées par les fournisseurs est faite par le chef du service de la restauration ou, par une personne accréditée.

Les vérifications portent notamment sur la conformité des denrées livrées aux spécifications de la commande, sur la qualité, sur la quantité, sur le conditionnement, les conditions de transport (températures) sur les dates limites de consommation (DLC) et sur les dates de péremption.

L'acceptation des denrées s'exprime par la signature du bon de livraison ou du certificat du bon de commande reçu imprimé N° 620-9*/701.

Chaque réception doit être inscrite au jour le jour, sur le registre spécial de réception des denrées alimentaires imprimé N° 620-9*/702-1.

En cas de litige de nature à entraîner un rejet partiel ou total des fournitures ou éventuellement une réfaction, la commission de réception de l'organisme est réunie. Sa décision, immédiatement exécutoire, est consignée sur le registre spécial de réception des denrées alimentaires imprimé N° 620-9*/702-1.

Certains services spécialisés des armées délivrent des denrées aux parties prenantes qui en assurent elles-mêmes le transport. Dans ce cas l'acceptation ou le refus doivent être exprimés lors de l'enlèvement des marchandises, sauf accord particulier avec le service pourvoyeur.

2.2.6.6. Entrées des denrées.

Les entrées des denrées en magasin sont effectuées au vu du bulletin de réception imprimé N° 620-9*/702-1 extrait du registre spécial de réception des denrées alimentaires imprimé N° 620-9*/702-1.

Les quantités reçues sont prises en compte sur les fiches de stocks valorisées imprimé N° 620-9*/707. Les prix unitaires indiqués sur les fiches de stock valorisées imprimé N° 620-9*/707 sont calculés :

• toutes taxes comprises pour les organismes implantés en France métropolitaine ;

• selon le régime fiscal particulier du territoire ou l'État de stationnement pour les autres organismes.

2.2.6.7. Stockage des denrées.

Les denrées réceptionnées sont stockées dans les conditions et suivant les règles ou normes fixées pour en assurer la meilleure conservation.

Elles font l'objet d'une surveillance qualitative et quantitative constante du chef de service.

2.2.6.8. Consignes et emballages consignés.

Le magasinier est responsable du suivi des emballages consignés représentant une valeur sur l'état journalier des consignes et emballages imprimé N° 620-9*/703.

Le nombre et la valeur des consignes et emballages livrés et repris lors des achats de denrées doivent apparaître distinctement sur les factures.

Le montant des emballages détenus par le service de la restauration est suivi dans la comptabilité des stocks.

Le montant des consignes d'emballages non rendus et facturés doit être imputé en sortie non afférente au prix de revient du repas.

2.2.6.9. Pertes, destructions.

Les pertes, les destructions pour péremption ou une autre cause font l'objet d'un procès-verbal de pertes, déficits, vols, avaries, imprimé N° 620-9*/705 inscrit au répertoire analytique des procès-verbaux imprimé N° 620-9*/706. Un certificat administratif est établi au vu du procès-verbal et inscrit au registre-journal des pièces justificatives imprimé N° 620-9*/708 pour justifier la sortie des comptes. L'état journalier des pertes et destructions imprimé N° 620-9*/704 est ensuite mis à jour.

Le certificat administratif de sortie signé par le chef de service de la restauration, contresigné par le gestionnaire ou par le chef des services administratifs est inscrit au registre des actes administratifs.

La sortie des stocks est immédiatement effectuée et son montant imputé en sortie non afférente au prix de revient du repas.

Le montant des pertes et des destructions apparaît dans la comptabilité des stocks.

2.2.6.10. Facturation des achats.

Les achats réalisés donnent lieu à l'émission par le fournisseur d'un bon de livraison, d'une facture ou d'un mémoire qui doit être enregistré par le service financier de l'organisme puis par le service de la restauration sur le registre-journal des pièces justificatives imprimé N° 620-9*/708.

Après enregistrement par le service habilité de l'organisme, les factures adressées par ce dernier au service restauration sont contrôlées à l'aide des bons de commande reçu imprimé N° 620-9*/701 et du registre spécial de réception des denrées alimentaires imprimé N° 620-9*/702.

2.2.6.11. Sortie des denrées.

Selon le mode de fonctionnement de la cuisine, liaison-chaude ou liaison-froide, le calendrier de fabrication établi par le chef de cuisine ainsi que la prévision des effectifs à nourrir déterminent les quantités de denrées alimentaires nécessaires et les dates effectives de leur sortie.

Les quantités de denrées délivrées doivent être conformes aux instructions des fiches techniques dont un exemple est joint en annexe.

2.2.6.12. Préparation des repas.

Le chef de service désigne les agents d'exécution de la chaîne de préparation des repas. Il en est de même dans le cas d'une liaison différée pour le stockage des produits finis ou semis-finis.

2.2.6.13. Lavage de la vaisselle.

Le lavage de la vaisselle, des plateaux et des ustensiles de cuisine incombe au service de la restauration lorsqu'il dispose d'une laverie centrale. Dans le cas contraire, la répartition des opérations de lavage est fixée par le règlement intérieur de l'organisme.

2.2.6.14. Traitement des déchets.

Toute alimentation distribuée doit être considérée comme consommée. Les excédents de nourriture considérés comme des déchets, doivent être traités et éliminés selon la réglementation en vigueur.

2.3. L'alimentation du personnel et des élèves.

2.3.1. Les bénéficiaires des prestations alimentaires.

2.3.1.1. Personnel nourri à charge du budget du service de santé des armées.

Le personnel militaire non à solde mensuelle à l'exception des personnels admis au bénéfice de l'indemnité représentative de vivres.

Les caporaux et soldats à solde mensuelle aux repas de midi et du soir les jours ouvrables et durant les périodes de service.

Le personnel de garde.

Le personnel civil de cuisine et de salle.

Les militaires du rang de réserve du SSA pendant les périodes d'instruction.

2.3.1.2. Personnel nourri à charge du budget de l'armée ou du service d'appartenance.

Les militaires consultants et leurs accompagnants, non à solde mensuelle, à titre exceptionnel sur autorisation expresse du médecin-chef de l'hôpital.

Les militaires, non à solde mensuelle, de l'armée de terre, de la marine et de l'armée de l'air.

Le personnel militaire lorsque son statut ou sa situation particulière prévoit l'octroi de la nourriture gratuite, à l'exception du personnel admis au bénéfice des vivres payés.

2.3.1.3. Personnel nourri à titre onéreux.

  I. Bénéficiaires de droit.

Les élèves des écoles du SSA à solde mensuelle.

Les soldats et caporaux à solde mensuelle les week-ends et jours fériés ainsi que pendant les périodes de permission.

Les stagiaires étrangers élèves des écoles du SSA.

Le personnel de réserve ayant rang d'officier et assimilé pendant les périodes d'instruction.

  II. Sur autorisation du commandant de l'organisme.

Le personnel en service dans l'organisme.

Le personnel militaire et civil en service ou en mission dans la garnison, ainsi que les étudiants admis à faire un stage.

Le personnel des entreprises civiles travaillant dans l'enceinte de l'organisme.

Les consultants civils ou militaires à solde mensuelle autorisés par le médecin-chef de l'hôpital à prendre leur petit déjeuner ou repas.

L'accompagnant non hébergé de l'hospitalisé.

2.3.2. Tarification.

2.3.2.1. Dispositions générales.

Il est établi une tarification au plat pour le personnel nourri à titre onéreux dans les établissements disposant d'un libre service.

Il est établi une tarification au repas pour le personnel visé aux articles 38 et 39 dans tous les établissements ne disposant pas de libre service.

2.3.2.2. Détermination des tarifs.

  I. La tarification des repas ainsi que la majoration pour frais de fonctionnement sont fixées par une circulaire ministérielle émanant de la direction centrale du service de santé des armées, sous-direction « affaires administratives et financières ».

  II. Les repas pris par les militaires du contingent consultant sont facturés aux organismes d'affectation en tenant compte de la réglementation propre à chaque armée.

2.3.2.3. Tarification des plats.

La tarification des plats est fixée par une circulaire ministérielle émanant de la direction centrale du service de santé des armées, sous-direction « affaires administratives et financières ».

Il n'y a pas de tarification minimale par repas.

2.3.2.4. Tarification des repas normaux.

Le tarif n^o 1 correspond au petit déjeuner ou collation. Soit 10 p. 100 de la PJA majorée d'un pourcentage pour frais de fonctionnement du service de la restauration.

Le tarif n^o 2 correspond au « repas non subventionné ». Soit 45 p. 100 de la PJA majorée d'un pourcentage pour frais de fonctionnement du service de la restauration.

Le tarif n^o 3 correspond au « repas subventionné ». Soit le montant du tarif n^o 2 diminué du montant de la subvention fixée par décision ministérielle.

Le pourcentage pour frais de fonctionnement est fixé par une circulaire ministérielle émanant de la direction centrale du service de santé des armées, sous-direction « affaires administratives et financières ».

La subvention concerne les personnels militaires et civils de la défense régulièrement autorisés à prendre leurs repas dans l'organisme.

Le droit à subvention est ouvert :

• aux personnels dont l'indice de rémunération ne dépasse pas le plafond fixé par les règlements en vigueur dans la fonction publique ;

• aux élèves à solde mensuelle des écoles du service de santé des armées.

Pour le personnel civil à statut ouvrier, le droit à cette subvention est fixé par circulaire ministérielle particulière.

La subvention s'applique au repas de midi ou exceptionnellement au repas du soir pour le personnel assurant un service s'achevant après 19 heures et pour une durée continue d'au moins deux heures.

Les repas du personnel retenu, pour motifs de service, en dehors des périodes ouvrables normales, donnent droit à perception de la subvention.

Cette subvention n'est pas attribuée lorsque le personnel :

• est nourri gratuitement ;

• perçoit une allocation ou indemnité d'alimentation de quelque nature qu'elle soit ;

• perçoit des indemnités de frais de déplacements.

2.3.2.5. Application de la subvention au paiement par plat.

Une tarification minimale est obligatoire pour qu'un ayant droit puisse bénéficier de la subvention de l'ASA.

Cette tarification est fixée par une circulaire ministérielle émanant de la direction centrale du service de santé des armées, sous-direction « affaires administratives et financières ».

2.3.2.6. Les menus particuliers.

Le coût de ce repas ne peut être supérieur à 2 fois le prix du repas non subventionné.

2.3.2.7. Les menus spéciaux.

La tarification des menus spéciaux tels que définis à l'article 36 est fixée par le commandant de l'organisme sans dépasser toutefois le montant maximum arrêté par circulaire ministérielle.

Cette tarification ne peut bénéficier de la subvention ASA.

2.3.3. Moyens de paiement.

2.3.3.1. Généralités.

Un système monétique permet de s'acquitter du prix du repas auprès de la caisse de l'organisme.

2.3.3.2. Identification des bénéficiaires.

Chaque bénéficiaire dispose d'une carte d'identification dont les modalités d'attribution, d'échange, de restitution ou de retrait sont arrêtées par le commandant de l'organisme.

2.3.3.3. Utilisation de la carte d'identification.

L'attribution d'une carte d'identification provoque l'ouverture d'un compte individuel mouvementé lors de chaque passage en caisse ou à une borne automatique.

Cette carte autorise une ou plusieurs prises de repas selon la qualité du bénéficiaire.

En fonction de la catégorie du titulaire de la carte, sa durée d'utilisation est limitée dans le temps (journée, semaine ou mois par exemple).

Chaque passage auprès d'une caisse édite un ticket de caisse détaillant la date, la prestation servie, le montant total.

2.3.3.4. Suivi du compte individuel de client.

  I. Les bénéficiaires à titre onéreux.

Le solde du compte ne doit jamais être négatif.

Les opérations de crédit du compte client s'effectuent auprès de la caisse de l'organisme.

  II. Autres bénéficiaires.

Toutes les modalités relatives aux opérations concernant les droits ouverts sont arrêtées par le commandant de l'organisme.

En aucun cas ces droits ne sont exprimés en valeur.

Chaque passage en caisse ou à une borne automatique renseigne immédiatement le service de la restauration. Un historique peut ainsi être constitué.

2.4. L'alimentation des hospitalisés.

2.4.1. Les prestations alimentaires.

2.4.1.1. Le régime normal.

Le régime normal est destiné aux malades dont l'état de santé ne nécessite pas un régime spécifique. Le régime normal est composé des plats et des boissons du menu normal inscrits au fichier des menus diffusé par le service de la restauration et arrêté par le médecin-chef.

Les préparations sans sel ou sans graisse font partie intégrante du régime normal tout comme les goûters.

2.4.1.2. La carte des plats fixes du régime normal.

Sur décision du médecin-chef une carte des plats fixes permet au malade hospitalisé de remplacer un plat ne convenant pas ou n'étant pas apprécié.

La carte des plats fixes, arrêtée par le médecin-chef, peut varier selon les ressources du marché et de la région. Le coût des plats la composant ne peut en aucun cas être supérieur à celui des plats proposés au menu normal de l'hôpital.

Le service doit veiller à ce que le plat choisi ne présente aucune contre-indication avec le régime alimentaire prescrit par le médecin traitant ou ne permette à l'hospitalisé de s'affranchir de ce régime.

2.4.1.3. Le régime spécifique.

Le régime spécifique est réservé aux malades dont l'état de santé exige un régime alimentaire adapté à leur traitement.

Le choix de la qualité et des quantités des aliments est fixé par le diététicien à partir des prescriptions des médecins traitants, au besoin après s'être entretenu avec le patient, sur demande du médecin traitant ou de la surveillante.

Tous les régimes autres que les « régimes classiques » évoqués à l'article 54 font partie intégrante du régime spécifique.

2.4.1.4. Les suppléments du régime normal et du régime spécifique.

Les suppléments sont des produits diététiques ou des préparations spéciales prévus par le diététicien à partir des prescriptions médicales pour certains patients.

2.4.2. Fonctionnement technique de l'alimentation des hospitalisés.

2.4.2.1. Suivi des malades hospitalisés.

À partir du fichier des hospitalisés du service des hospitalisations et des soins externes (SHSE), un fichier des effectifs rationnaires permet en temps réel au service de la restauration et aux services hospitaliers un suivi des malades hospitalisés.

L'actualisation du fichier des effectifs rationnaires par les services hospitaliers renseigne simultanément le SHSE et le service de la restauration des mouvements de la journée et provoque les ajustements administratifs, comptables et techniques nécessaires.

2.4.2.2. Saisie des commandes.

Dans toute la mesure du possible, la saisie des commandes doit être effectuée au chevet du malade hospitalisé.

Le diététicien doit pouvoir rectifier, le cas échéant, une commande non conforme au régime alimentaire de l'hospitalisé. Cette rectification est effectuée en concertation avec le médecin traitant ou la surveillante du service.

2.4.2.3. Gestion des commandes.

Les commandes et les modifications validées par la diététicienne, regroupées par service doivent être transmises immédiatement au service de la restauration.

2.4.2.4. Suivi des commandes.

Pour une meilleure approche des desiderata des hospitalisés et l'établissement des bilans nutritionnels, le service de la restauration conservera l'historique des commandes durant une année.

2.4.2.5. Préparation et distribution.

Toutes les opérations nécessaires à la préparation des prestations alimentaires sont effectuées par le service de la restauration.

La distribution des prestations doit être faite dans les conditions d'hygiène prévues par la réglementation ; leur présentation est conforme aux usages d'hôtellerie.

Les horaires de repas sont fixés par le médecin-chef.

2.4.2.6. Locaux et salles à manger.

Les salles à manger des malades ne prenant pas leurs repas dans leurs chambres, sont situées dans les services hospitaliers.

Des offices peuvent être implantés et équipés dans les services hospitaliers afin de compléter l'action du service de la restauration : fractionnement des petits déjeuners, repas et goûters, remise en température des aliments, etc.

2.5. Les comptabilités de la restauration.

2.5.1. La gestion prévisionnelle.

2.5.1.1. Principes de base.

La gestion prévisionnelle a pour but de déterminer le coût de revient évaluatif d'une journée d'alimentation.

Elle ne constitue qu'une référence au plan économique et qu'un outil d'aide à la passation des commandes.

Elle s'appuie sur des données quantitatives au plan des besoins en denrées et sur des statistiques au plan des effectifs et des indices de popularité des plats.

Elle trouve sa finalité dans la comparaison entre les prévisions et les résultats.

2.5.1.2. Documents de base.

Table de grammage.

Fiches techniques.

Fichier des menus, carte des fixes et liste des suppléments.

Fichier des effectifs rationnaires.

Fichier des personnels du contingent.

Fichier des fournisseurs.

2.5.2. Comptabilité des stocks.

2.5.2.1. Principes de base.

Les mouvements « entrée » et « sortie » des denrées sont effectués à l'aide des documents cités à l'article 69.

Le magasinier procède régulièrement et selon les instructions du chef de service à l'inventaire des denrées. Les quantités recensées sont comparées aux quantités existantes portées sur la fiche de stock valorisée imprimé N° 620-9*/707.

Lorsque des différences apparaissent, elles donnent lieu aux redressements comptables fixés à l'article 79.

2.5.2.2. Documents comptables.

La comptabilité des stocks comprend les documents de base suivants :

• N° 620-9*/701. Bon de commande — reçu de livraison ;

• N° 620-9*/702-1. Registre spécial de réception des denrées alimentaires ;

• N° 620-9*/703. État journalier des consignes et emballages ;

• N° 620-9*/704. État journalier des pertes et destructions ;

• N° 620-9*/705. Procès-verbal de pertes, déficits, vols, avaries ;

• N° 620-9*/706. Répertoire analytique des procès-verbaux ;

• N° 620-9*/707. Fiche de stock valorisée ;

• N° 620-9*/708. Registre-journal des pièces justificatives ;

• N° 620-9*/710-1. État journalier valorisé des sorties de denrées alimentaires ;

• N° 620-9*/710-2. État journalier valorisé des sorties de plats.

2.5.2.3. Enchaînement des opérations administratives et comptables.

On distingue les opérations relatives à l'entrée des denrées et les opérations relatives à la sortie des denrées.

  I. Opérations relatives aux entrées.

Établissement du bon de commande — reçu de livraison imprimé N° 620-9*/701.

Renseignement du registre spécial de réception des denrées alimentaires imprimé N° 620-9*/702-1.

Inscription des entrées sur les fiches de stock valorisées imprimé N° 620-9*/707.

Renseignements, le cas échéant, de l'état journalier des consignes et emballages imprimé N° 620-9*/703.

Prise en charge de la facture.

Enregistrement des pièces justificatives sur le registre-journal des pièces justificatives imprimé N° 620-9*/708.

Mise à jour du fichier fournisseurs.

  II. Opérations relatives aux sorties.

Inscription des sorties sur les fiches de stock valorisées imprimé N° 620-9*/707.

Établissement de l'état journalier valorisé des sorties de denrées alimentaires imprimé N° 620-9*/710-1 et de l'état journalier valorisé des sorties de plats imprimé N° 620-9*/710-2.

Renseignement de l'état journalier des pertes et destructions imprimé N° 620-9*/704.

Les modalités d'utilisation des documents précités font l'objet de notices annexées aux modèles imprimés.

2.5.3. Comptabilité des dépenses et des recettes.

2.5.3.1. Principes de base.

La comptabilité des dépenses et des recettes est la traduction en termes financiers des opérations afférentes aux activités du service de la restauration.

La comptabilité des dépenses indique en valeur la consommation des denrées alimentaires utilisées pour la préparation des repas et des prestations alimentaires diverses.

2.5.3.2. Documents comptables.

La comptabilité des dépenses et des recettes est tenue à l'aide des documents suivants :

• N° 620-9*/711. État journalier de décompte des allocations en deniers ;

• N° 620-9*/712. Suivi journalier de l'état mensuel des dépenses d'alimentation ;

• N° 620-9*/713. État mensuel de répartition des repas par catégories de bénéficiaires ;

• N° 620-9*/714. État journalier des recettes et paiements ;

• N° 620-9*/715. État mensuel des recettes et paiements ;

• N° 620-9*/716. État trimestriel des recettes et paiements ;

• N° 620-9*/717. État trimestriel des remboursements à obtenir ;

• N° 620-9*/718. État justificatif trimestriel des droits à subvention ;

• N° 620-9*/719. Bilan trimestriel d'alimentation ;

• N° 620-9*/720. Suivi des remboursements à obtenir.

2.5.3.3. Enchaînement des opérations administratives et comptables.

On distingue les opérations relatives aux dépenses d'alimentation et les opérations relatives aux recettes d'alimentation.

  I. Opérations relatives aux dépenses.

Établissement de l'état journalier de décompte des allocations en deniers, imprimé N° 620-9*/711.

Renseignement de l'état mensuel des dépenses d'alimentation, imprimé N° 620-9*/712.

Renseignement de l'état mensuel de répartition des repas par catégories de bénéficiaires, imprimé N° 620-9*/713.

  II. Opérations relatives aux recettes.

Renseignement de l'état journalier des recettes et paiements, imprimé N° 620-9*/714.

Renseignement de l'état mensuel des recettes et paiements, imprimé N° n° 620-9*/720.

Renseignement de l'état trimestriel des recettes et paiements, imprimé N° 620-9*/716.

Renseignement de l'état trimestriel des remboursements à obtenir, imprimé N° 620-9*/717.

Renseignement de l'état justificatif trimestriel des droits à subventions, imprimé N° 620-9*/718.

2.6. Controle des activités du service de la restauration.

2.6.1. Généralités.

La surveillance des activités du service de la restauration concerne la qualité des repas servis, l'hygiène et la sécurité du travail, la régularité des écritures administratives et comptables, la qualité des opérations de gestion.

Ces contrôles sont exercés par les autorités compétentes des chaînes hiérarchique et fonctionnelle, conformément aux attributions qui lui sont conférées par les textes de référence.

2.6.2. Contrôles d'hygiène et de sécurité.

Le contrôle de l'application des mesures d'hygiène et de sécurité des activités du service de la restauration est permanent et général. Il s'exerce dans le cadre des dispositions réglementaires, notamment celles relatives à la démarche HACCP. À cet effet les différentes autorités concernées s'assurent :

• lors de la réception des denrées alimentaires, de la mise en œuvre effective du contrôle qualitatif des marchandises réceptionnées ;

• des conditions spéciales de stockage et de conservation des denrées alimentaires ainsi que de la propreté des magasins ;

• de la réalisation des autocontrôles et de la mise en œuvre du plan de nettoyage-désinfection ;

• du respect des règles d'hygiène et de sécurité relatives à la manipulation des denrées alimentaires au cours de la préparation des repas notamment en ce qui concerne la mise en œuvre des procédés de liaison froide ou liaison chaude ;

• du respect des règles d'hygiène et de sécurité applicables à la distribution des repas et à la conservation des repas témoins ;

• de la bonne exécution du traitement de la vaisselle (lavage, désinfection, séchage, stockage), des ustensiles, du linge de table, des matériels et installations du service de la restauration ;

• de la mise en œuvre systématique et contrôlée de la surveillance médicale des personnels de cuisine et de salle, ainsi que de la mise à disposition et du port des tenues réglementaires de travail de ces personnels ;

• de la bonne circulation et du traitement des déchets, de la parfaite propreté de tous les locaux, matériels, installations et équipements utilisés par le service de la restauration.

Enfin les autorités concernées s'assurent de l'existence, dans le service de la restauration et de la tenue à jour, par celui-ci, de la documentation réglementaire concernant les mesures d'hygiène et de sécurité applicables aux services de restauration collective.

2.6.3. Contrôle de l'exécution du service hôtelier.

Ce contrôle vise à s'assurer de la bonne exécution des diverses prestations alimentaires. Il porte notamment sur :

• la qualité, la température, la présentation des repas servis ;

• les horaires de distribution des repas ;

• la satisfaction de demandes particulières ;

• le confort du restauration et des salles à manger.

Le contrôle de la bonne exécution du service tient compte des appréciations portées par les différents bénéficiaires de prestations alimentaires sur un registre des réclamations et suggestions ouvert par l'établissement.

2.6.4. Contrôles administratifs et comptables.

Les contrôles administratifs concernent la vérification de l'application des dispositions réglementaires. À ce titre, les différentes autorités s'assurent :

• de la régularité des opérations relatives à la réalisation et la réception des denrées alimentaires ;

• de l'existence des droits des différents bénéficiaires de prestations alimentaires ;

• du recouvrement des frais d'alimentation auprès des bénéficiaires de prestations servies à titre onéreux ou des organismes chargés d'en assurer la compensation ;

• de la vérification par le chef de service de la restauration des inventaires des denrées et produits stockés, effectués par le magasinier.

Les contrôles comptables concernant la vérification de toutes les opérations et écritures comptables incombant au service de la restauration. À ce titre, les différentes autorités hiérarchiques s'assurent :

• de l'exactitude et de la régularité de toutes les écritures comptables ;

• de la concordance entre les écritures comptables enregistrées sur les différents documents réglementaires ;

• de la concordance entre les effectifs rationnaires et le nombre de repas réellement servis ;

• du suivi de l'exécution des dépenses dans la limite des crédits alloués.

2.6.5. Contrôle des opérations de gestion.

Ce contrôle porte sur la qualité des opérations de gestion. À ce titre, les différentes autorités concernées procèdent aux vérifications suivantes :

• réalité et validité du recours systématique à la concurrence ;

• contrôle de la qualité des denrées alimentaires approvisionnées ;

• contrôle de la composition des différents menus ;

• contrôle de la qualité des repas ;

• analyse des résultats du bilan trimestriel d'alimentation, recherche et justification des écarts entre les différents critères de ce bilan.

Les organismes adressent à la direction centrale du service de santé des armées, sous-direction des affaires administratives et financières, bureau gestion financière, dans les quinze jours qui suivent la fin de la période considérée :

• état mensuel de répartition des repas par catégories de bénéficiaires, imprimé N° 620-9*/713 ;

• état justificatif trimestriel des droits à subvention, imprimé N° 620-9*/718 ;

• bilan trimestriel d'alimentation, imprimé N° 620-9*/719.

Ces documents permettent à la DCSSA d'analyser comparativement les différents ratios exprimés en pourcentage et de prendre les mesures nécessaires pour redresser les situations jugées non satisfaisantes.

2.6.6. Procédures de redressements comptables.

Au cours de l'exécution du service ou à l'occasion des contrôles effectués par les différentes autorités participant à la surveillance des opérations de gestion, le personnel responsable de la fonction « administration et comptabilité » du service de la restauration peut être amené à procéder au redressement de certaines écritures comptables.

La rectification des erreurs d'écriture est effectuée conformément à la réglementation financière et comptable applicable au ministère de la défense, [instruction n^o 5248/MA/DSF/CG/1 du 25 mai 1967, art. 3.06 (n.i. BO) modifiée].

Les redressements consécutifs aux pertes, détériorations, excédents ou déficits donnent lieu à l'établissement d'un certificat administratif et à leur régularisation sur les fiches concernées.

2.6.7. Conditions d'application de la présente instruction.

La présente instruction prendra effet du jour de la mise en œuvre de l'informatisation des sites.

Elle abroge dans les mêmes conditions les instructions énumérées ci-après :

• instruction n^o 1950/DEF/DCSSA/AAF/GF du 22 juillet 1987 relative au fonctionnement du service de la restauration des hôpitaux des armées ;

• instruction n^o 620/DEF/DCSSA/AAF/GF du 1^er mars 1990 relative au fonctionnement du service alimentation dans les écoles du service de santé des armées.