INSTRUCTION N° 04/DEF/SIMMAD/SDTL relative au traitement par la structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels aéronautiques du ministère de la défense des non-conformités par émission de dérogations.
Abrogé le 13 juillet 2011 par : INSTRUCTION N° 4/DEF/SIMMAD/SDTL relative au processus de traitement des non-conformités sur les matériels aéronautiques du périmètre de compétence de la structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels aéronautiques du ministère de la défense. Du 01 août 2007NOR D E F L 0 7 5 2 5 0 5 J
1. OBJET.
2. RESPONSABILITéS.
L\'instruction par la SIMMAD des demandes de dérogations relatives aux matériels en service s\'applique par délégation des « autorités d\'emploi » [états-majors, directions et délégation générale pour l\'armement (DGA)].
Les subdélégations de signature devront être accordées par le délégant (l\'autorité d\'emploi) nominativement désigné à un délégatairee nominativement désigné (l\'officier, le fonctionnaire de catégorie A ou l\'agent contractuel chargé de fonction équivalente).
Le présent document a obtenu leur avis conforme. Il définit la nature des responsabilités et en précise les modalités d\'exercice. Il vise également à assurer la cohérence du traitement des non-conformités dans le domaine des matériels de son périmètre.
Lorsque la SIMMAD n\'est pas l\'autorité donnant dérogation, elle peut être associée à son instruction, en constituant le dossier technique au profit de l\'autorité en charge de la décision.
3. CHAMP D'APPLICATION.
Le directeur central de la SIMMAD ou ses subdélégataires (le sous-directeur de la technique et de la logistique et ses adjoints DGA et marine respectivement chefs des composantes technique et logistique) prononcent les décisions de :
- dérogations techniques, logistiques, ou ayant trait aux règles de maintenance ou à leurs échéances, qui font suite aux demandes des exploitants ou des maîtres d\'œuvre, lorsqu\'elles sont sans impact sur l\'ergonomie, l\'emploi, les capacités opérationnelles ;
- dérogations lors des opérations d\'acceptation de matériels neufs, de prestations ou de réparations industrielles en tant que pouvoir adjudicateur du marché. Dans ce cas, l\'instruction des demandes de dérogations s\'effectue selon la note circulaire de 4e référence cahier des clauses administratives particulières communes relative au traitement d\'une non-conformité (CAC/NC). Toutefois, lorsque la non-conformité a un impact sur l\'ergonomie, l\'emploi, les capacités opérationnelles, l\'avis conforme de l\'autorité d\'emploi est systématiquement recherché.
4. DEMANDE DE DéROGATIONS.
4.1. Conditions à remplir.
La demande de dérogation est élaborée en argumentant :
- sa justification : il s\'agit de faire apparaître le caractère fortuit des évènements qui nécessitent le dépassement d\'une échéance, la non-application d\'une règle ou l\'écart par rapport à une définition. Le demandeur doit faire apparaître les mesures tentées pour faire face à cette situation avant de recourir à une dérogation. En tout état de cause, le recours à une dérogation doit rester exceptionnel, la demande ne constituant en aucun cas une solution de facilité ;
- ses limites : les écarts doivent rester limités pour ne pas affecter le niveau de sécurité. Ces écarts (temporel, heures de vol, compteurs particuliers) ainsi que le périmètre (type(s) et numéro(s) de série) de la dérogation doivent impérativement être identifiés et mentionnés dans la demande ;
- les dispositions compensatrices proposées : il s\'agit des mesures permettant le maintien du niveau de sécurité. Elles peuvent prendre la forme d\'une visite supplémentaire du rang inférieur, d\'une vérification particulière, d\'une justification des performances, d\'inspections à échéances planifiées, de limitations d\'emploi, etc. ;
- les risques liés : l\'analyse de risque lié à un évènement consiste en l\'appréciation de son occurence basée sur la probabilité de survenue de l\'évènement (faible, moyenne, forte) et de sa gravité (mineure, majeure, critique) évaluée au regard de ses conséquences éventuelles. Cette analyse peut s\'appuyer sur un retour d\'expérience dûment validé (exemple : étude de vieillissement) ;
- l\'impact éventuel sur le reste du système : l\'état du système doit être clairement exposé (nombre de dérogations en vigueur, problèmes techniques connus, estimation de l\'impact sur la maintenabilité du système, sur sa disponibilité et sur sa soutenabilité). Le cumul de dérogations sur le même système est à éviter ;
- l\'avis d\'une commission technique locale (CTL) est éventuellement recherché à la demande de la SIMMAD ou à l\'initiative du commandement organique ou de l\'exploitant. Cet avis est systématiquement requis lorsqu\'il est nécessaire de modifier le déroulement du cycle d\'entretien défini par le plan d\'entretien aéronef (report d\'une limite, modification du contenu d\'une visite) au-delà des seuils de 10 p. cent des échéances calendaires pour les visites niveau technique d\'intervention (NTI) 1 et NTI 2 et de 2 p. cent pour les visites NTI 3. La constitution et les modalités d\'exercice des CTL sont précisées en annexe I.
Le procès verbal de la CTL et les pièces justifiant la demande ne fixent en aucune façon les conditions dans lesquelles peut être accordée la dérogation, celle-ci ne résultant pas d\'une règle générale mais d\'une appréciation propre à chaque cas.
4.2. Transmission de la demande de dérogation.
Une fois renseignée (cf. modèle joint en annexe III), la demande de dérogation est transmise à la flotte de la SIMMAD possédant dans son périmètre logistique le matériel concerné.
Un préavis suffisant à l\'instruction de la dérogation doit être respecté.
5. TRAITEMENT DES DéROGATIONS PAR LA structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels aéronautiques du ministère de la défense.
Le traitement des dérogations par la SIMMAD comprend quatre étapes :5.1. Instruction.
À la réception de la demande de dérogation, la SIMMAD procède à l\'instruction du dossier en recherchant toute information supplémentaire qu\'elle juge nécessaire.
Si les dépassements de limites calendaires sont supérieurs à 10 p. cent pour les visites NTI 1 et NTI 2 et à 2 p. cent pour les visites NTI 3, l\'avis de l\'autorité technique, éventuellement complété des recommandations des industriels concernés (constructeurs, réparateurs), figure dans le dossier d\'instruction.
5.2. Décision.
L\'autorité donnant dérogation est identifiée selon la nature de la dérogation et son impact sur les conditions d\'emploi ou sur les capacités opérationnelles.
Lorsque la décision est de son ressort, la SIMMAD doit se prononcer sur la dérogation et la notifie par écrit. Dans le cas contraire, elle transmet un avis argumenté à l\'autorité habilitée à prononcer la dérogation.
L\'autorité qui accorde la dérogation précise les modalités de sa levée dans la notification écrite.
L\'acceptation ou le refus de la dérogation est transmis à l\'émetteur de la demande, l\'exploitant et l\'autorité technique étant tenus informés de la décision.
5.3. Suivi.
La SIMMAD entretient, sur son site INTRADEF, le référentiel des dérogations en vigueur qu\'elle a accordées. Les actions consécutives (suivi dans le temps, levée de la dérogation par une réparation ou une modification, etc) sont également enregistrées.
Les demandes de dérogations pour lesquelles la SIMMAD a transmis un avis argumenté sont également répertoriées dans ce référentiel.
5.4. Clôture.
La dérogation est clôturée lorsque ses conditions de levée sont remplies ou à son échéance de validité.
Le dossier d\'instruction et la décision de la dérogation sont conservés selon les exigences de traçabilité des principes de la navigabilité et à toute fin d\'exploitation, dans le cadre du retour d\'expérience ou d\'une éventuelle étude d\'optimisation de la maintenance.
5.5. Procédures exceptionnelles.
Le commandement opérationnel ou l\'autorité exerçant les responsabilités de contrôle opérationnel peut être amené à prononcer des dérogations en cas de besoins opérationnels urgents. Le cadre de ces dérogations doit être fixé par l\'autorité d\'emploi. Ces dérogations prennent fin à l\'issue de la mission.
Selon les circonstances, l\'avis de la SIMMAD peut être recherché. Ces demandes sont instruites dans l\'esprit des principes définis supra.
L\'autorité d\'emploi, la SIMMAD, l\'exploitant et l\'autorité technique sont informés de ces décisions de dérogation.
6. SUIVI ET MISE A JOUR.
La sous-direction de la technique et de la logistique de la SIMMAD assure le suivi et la mise à jour de cette instruction.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le général de division aérienne,
directeur central de la structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels aéronautiques du ministère de la défense,
Jean-Jacques VERHAEGHE.
Annexes
ANNEXE I. CONSTITUTION ET MODALITéS D'EXERCICE DE LA COMMISSION TECHNIQUE LOCALE.
1. COMPOSITION.
La commission technique locale (CTL) est présidée soit, par :
- le chef de la section technique de marque pour l\'armée de terre ;
- le commandant d\'aéronautique navale locale pour la marine ;
- le chef de la division des activités techniques aéronautiques (DATA) ou assimilé pour l\'armée de l\'air ;
- le chef du groupe de soutien technique du groupement central des formations aériennes de la
gendarmerie ; - le chef de la section maintenance chantier aéronef pour le centre d\'essais en vol (CEV).
Le président de la CTL en désigne les membres constitutifs.
2. RôLE DE LA commission technique locale.
Le rôle de la CTL est d\'apprécier l\'état de l\'aéronef et de définir les conditions dans lesquelles il pourra être maintenu en ligne au-delà des échéances d\'entretien planifiées au regard de la sécurité des vols, de sa mise en œuvre, de sa maintenance et de son emploi. La CTL se prononce sur l\'opportunité de déroger aux règles de maintenance établies.
Pour cela, la commission :
- recherche la maintenance antérieurement effectuée sur l\'aéronef et ses constituant majeurs par consultation de la documentation d\'exploitation et de contrôle ;
- analyse les dommages liés au vieillissement ;
- analyse la configuration appliquée de l\'aéronef et ses éventuelles réserves de vol pour identifier les causes possibles de régression sur la sécurité des vols, les performances ou les capacités de mise en œuvre et d\'emploi ;
- établit les opérations de maintenance à conduire afin de conserver la navigabilité de l\'aéronef.
La commission peut proposer (liste non limitative) :
- l\'arrêt d\'utilisation ;
- le stockage en attente d\'un entretien ou d\'une remise en état ;
- l\'exécution d\'une visite de prolongation ;
- l\'exécution d\'opérations de remise en état ou de contrôles supplémentaires.
3. PROCéDURE.
3.1. Initialisation de la demande de dérogation.
Le président de la CTL organise la commission et joint le procès-verbal à la demande de dérogation faite à la SIMMAD.
Ce procès-verbal doit comporter les éléments suivants :
- potentiels et échéances de l\'aéronef (cellule, moteurs) : heures de fonctionnement, dernières visites effectuées tous rangs et potentiels correspondants, prochaines visites tous rangs et potentiels
correspondants ; - synthèse de la documentation de contrôle : réserves de vol, anomalies relevées, pannes non reproduites, corrosions ;
- liste des équipements soumis à limite de vie arrivant à échéance à la date correspondant à la dérogation demandée ou pendant la période de validité de la dérogation ;
- opérations de maintenance et vérifications à réaliser sur l\'aéronef, en distinguant les opérations à effectuer sur les équipements en limite de fonctionnement de celles rentrant dans le champ de la demande de dérogation ;
- appréciation de l\'état général de l\'aéronef ;
- propositions de la CTL.
3.2. Instruction de la demande de dérogation.
La SIMMAD instruit la demande de dérogation conformément au point 5 de la présente instruction.ANNEXE II. TERMINOLOGIE.
1. Non-conformité.
Définition ISO 9001 : 2000 :
Non-satisfaction à une exigence spécifiée.
2. Non-conformité critique, majeure, mineure.
Définitions issues de l\'annexe I du CAC/NC.
Non-conformité critique.
Une non-conformité d\'un produit est classée critique si un des aspects suivants est affecté :
- la sécurité des personnes ;
- la sécurité nucléaire ou environnementale.
Non-conformité majeure.
Une non-conformité d\'un produit est classée majeure lorsqu\'elle n\'est pas critique et si elle a pour effet de remettre en cause les exigences de la spécification technique de besoin relative au produit livrable ou d\'entraîner une limitation ou le non respect d\'un des critères suivants :
- performances contractuelles du produit livrable (fonctionnelles, de sûreté de fonctionnement, ...) ;
- interchangeabilité lors de l\'exploitation ou dans les opérations de maintenance autorisées à l\'échelon de l\'utilisateur ;
- accompagnement du produit livrable (documentation, livret suiveur, emballage, ...).
Seront également classés non-conformité majeure :
- l\'application d\'une évolution non applicable répondant aux critères ci-dessus ;
- la non-application d\'une évolution applicable répondant aux critères ci-dessus.
Non-conformité mineure.
Une non-conformité d\'un produit est classée mineure si elle n\'est ni critique ni majeure mais a pour effet de remettre en cause des exigences techniques contractuelles sans incidence sur l\'obtention des performances contractuelles du produit livrable ni sur l\'interchangeabilité lors de l\'exploitation ou dans les opérations de maintenance autorisées à l\'échelon utilisateur.
Sera également classée non-conformité mineure l\'application d\'une évolution non approuvée par la personne publique ou son représentant désigné et présentant les critères ci-dessus.
3. Non-conformité affectant la sécurité des biens.
Elle doit être classée comme non-conformité critique ou majeure.
4. Dérogation.
Cas général (définition du RRA 100) : fait de s\'écarter de ce qui est fixé par une loi, une règle, une définition etc.
Lorsqu\'il s\'agit d\'un matériel, d\'un produit, d\'un procédé ou d\'un service, accorder une dérogation c\'est autoriser à titre occasionnel et limité l\'acceptation d\'une non-conformité de celui-ci à sa définition ou à sa spécification.
Dérogation après production (définition ISO 9001 : 2000) : autorisation d\'utiliser ou de libérer un produit non conforme aux exigences spécifiées.
Nota : une telle dérogation est généralement limitée à la livraison d\'un produit qui possède des caractéristiques non conformes, dans des limites spécifiées pour une durée ou une quantité de ce produit convenue.
5. Autorité technique.
Définition issue de l\'arrêté du 7 décembre 2006.
L\'autorité technique :
- fixe les exigences essentielles de navigabilité ;
- définie et notifie les règlements et conditions techniques applicables pour la certification de type des produits, pièces et équipements ;
- examine ou fait examiner les preuves fournies par les organismes chargés de la conception ou de la fabrication des produits relatives aux aptitudes et moyens de ces organismes à assumer leurs responsabilités, et procède à toute vérification, inspection ou audit jugé utile ;
- effectue ou fait effectuer par des organismes agréés à cet effet les inspections techniques liées à la certification de type des produits, à la certification des pièces et équipements ;
- apprécie la conformité des produits, pièces et équipements au regard des spécifications de navigabilité, de l\'état de la technique et de la règlementation en vigueur ;
- délivre, modifie, suspend ou retire les certificats de type et les certificats de type supplémentaires dans des conditions fixées par arrêté conjoint du ministre de l\'intérieur, du ministre de la défense et du ministre chargé des douanes ;
- assure le suivi de la navigabilité des produits, pièces et équipements qu\'il a certifiés en vérifiant que les conditions qui ont donné lieu à la délivrance d\'un certificat de type ou d\'un certificat de type supplémentaire continuent d\'être remplies ;
- formule auprès des autorités d\'emploi des recommandations d\'ordre technique relatives à l\'exploitation des aéronefs, en vue notamment de garantir la sécurité des vols ou la sécurité d\'utilisation ;
- analyse tout évènement mettant en cause la sécurité des vols ou susceptible de remettre en cause la certification de type et émet, le cas échéant, une consigne de navigabilité ;
- délivre, modifie, suspend ou retire les autorisations de vol dans des conditions fixées par arrêté conjoint du ministre de l\'intérieur, du ministre de la défense et du ministre chargé des douanes ;
- tient un registre d\'immatriculation pour les aéronefs qui ne sont pas exploités par une autorité d\'emploi.
Pour l\'ensemble des matériels aéronautiques de la défense, l\'autorité technique est exercée par le délégué général pour l\'armement.
L\'autorité technique entretient un dialogue avec l\'autorité d\'emploi et la SIMMAD. Elle prend toutes les dispositions pour :
- évaluer et minimiser les éventuelles conséquences opérationnelles des recommandations émises ;
- intégrer les contraintes de délais de l\'autorité d\'emploi ;
- optimiser, pour ce qui la concerne, le niveau d\'information entre les trois entités.
6. Autorité d'emploi.
Définition issue de l\'arrêté du 7 décembre 2006.
L\'autorité d\'emploi :
- délivre, modifie, suspend ou retire les certificats de navigabilité ;
- tient un registre d\'immatriculation ;
- fixe les règles à appliquer pour assurer le maintien de la navigabilité ;
- veille au respect par l\'exploitant des conditions techniques d\'utilisation prescrites lors de la certification ;
- s\'assure du maintien de la navigabilité ;
- est chargée de l\'application de restrictions ou d\'interdictions d\'emploi ;
- met en œuvre un système de recueil, d\'examen et d\'analyse des informations sur les évènements relatifs à des pannes, des mauvais fonctionnements ou des défauts de tout produit, pièce ou équipement, de façon à permettre l\'information du détenteur du certificat de type ;
- informe et saisit l\'autorité technique de tout évènement mettant en cause la sécurité des vols ou susceptible de remettre en cause la certification de type ;
- peut déroger, par décision motivée et pour une durée limitée, aux exigences du certificat de navigabilité en cas de circonstances exceptionnelles ou de nécessités opérationnelles urgentes ;
- délivre, modifie, suspend ou retire les autorisations de vol dans des conditions fixées par arrêté conjoint du ministre de l\'intérieur, du ministre de la défense et du ministre chargé des douanes.
Pour les matériels aéronautiques du ministère de la défense, les autorités d\'emploi sont les chefs d\'état-major d\'armée, le directeur général de la gendarmerie nationale et de délégué général pour l\'armement. L\'instruction des dossiers correspondants est du ressort des états-majors concernés.
7. Exploitant.
Définition issue du décret du 7 décembre 2006.
Organisme civil ou militaire mettant en œuvre les aéronefs dont il est propriétaire ou qui sont placés sous sa responsabilité.
ANNEXE III. MODèLE DE DEMANDE DE DéROGATION ADRESSéE à LA structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels aéronautiques du ministère de la défense.
1. LISTE DES DESTINATAIRES.
1.1. Destinataire pour action.
SIMMAD/FLOTTE/Flotte concernée.
1.2. Destinataires pour information (liste non exhaustive).
SIMMAD/SDTL/TECH-NAV/BRT.
État-major concerné.
Échelon d\'expertise technique centralisé (EETC) ou équipe technique interarmées (ETIA) concerné.
Commandement organique concerné.
2. DéTAIL DE LA DEMANDE.
a. Ensemble supérieur objet de la demande : désignation, numéro de série, vieillissement.
b. Équipement : nomenclature, référence article, numéro de série, dénomination, situation, vieillissement, dernier entretien, prochain entretien.
c. État général de l\'ensemble supérieur et/ou de l\'équipement : relevé des anomalies mineures, état des surveillances spéciales, état des limites de fonctionnement et positionnement dans le cycle de maintenance préventive (cas des reports d\'entrée en visites), modifications, réserves de vol ou d\'emploi, limitations, ... Ces informations permettant de positionner le matériel (ensemble supérieur et/ou équipement) dans son cycle d\'entretien sont à préciser.
d. Justification : circonstances et caractère fortuit de l\'évènement qui nécessite la demande, mesures tentées pour faire face à cette situation.
e. Limites : nature et valeur de dépassement, report souhaité, ...
f. Dispositions compensatrices proposées : visite de rang inférieur, surveillance spéciale, ...
g. Analyse de risques : nature, occurrence et gravité.
h. Impact éventuel sur le reste du système : nombre de dérogations en vigueur, problèmes techniques connus, ...
i. Procès-verbal de CTL (le cas échéant) joint à la demande.
Dans le cadre d\'une CTL, ces éléments sont portés au procès-verbal de la commission.