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Archivé DIRECTION CENTRALE DU SERVICE DES ESSENCES DES ARMÉES :

INSTRUCTION N° 3300/DEF/DCSEA/SDE/1/TD relative aux modalités de sélection technique des produits distribués par le service des essences des armées.

Abrogé le 17 décembre 2013 par : INSTRUCTION N° 4942/DEF/DCSEA/SDE/SDE3 relative aux procédures d'homologation des produits distribués par le service des essences des armées. Du 19 juin 2009
NOR D E F E 0 9 5 1 9 9 9 J

1. OBJET DE L'INSTRUCTION.

Conformément à l\'article R. 3233-6 du code de la défense, partie réglementaire, le service des essences des armées (SEA) est chargé de la définition des spécifications et de l\'homologation des produits pétroliers et assimilés nécessaires aux armées et à la gendarmerie.

La présente instruction a pour objet de définir la portée, la nature et le déroulement des opérations nécessaires à la sélection technique des produits distribués par le SEA.

Au terme d\'une procédure de sélection technique, est accordé à un fournisseur soit une « homologation », soit une « autorisation de fournir ».

2. DÉFINITIONS.

2.1. Spécification.

La spécification est le document technique de référence qui définit au minimum les caractéristiques d\'un produit.

La majeure partie des produits pétroliers et assimilés délivrés par le SEA font référence à une spécification militaire ou civile, française ou étrangère.

Dans la plupart des cas, il s\'agit de spécifications direction centrale du service des essences des armées (DCSEA) élaborées par la DCSEA. En plus des caractéristiques des produits, ces documents en définissent les règles de sélection et de contrôle de qualité.

Dans quelques rares cas, certains produits ne répondent qu\'à des critères techniques établis par les constructeurs de matériels avec lesquels ces produits sont utilisés.

2.2. Actes validant une procédure de sélection.

2.2.1. Homologation.

Une homologation délivrée par le SEA constitue un acte officiel reconnaissant les points suivants :

  • un produit dûment identifié, fabriqué par un producteur connu, est conforme aux exigences techniques définies dans la spécification DCSEA de référence du produit ;
  • le cas échéant, le producteur est apte à fabriquer industriellement des produits conformes à l\'échantillon qui a subi les essais d\'homologation et, compte tenu des informations disponibles au moment de la promulgation de l\'homologation, il peut assurer la fourniture de ces produits pendant la durée de validité de cette homologation ;
  • le distributeur (ou fournisseur) est apte à approvisionner des produits répondant aux critères de sélection définis par le SEA et, compte tenu des informations disponibles au moment de la promulgation de l\'homologation, il peut assurer la fourniture de ces produits pendant la durée de validité de cette homologation.

La durée de validité d\'une homologation est, en général, de dix ans.

2.2.2. Autorisation de fournir.

Une autorisation de fournir délivrée par le SEA constitue un acte officiel reconnaissant les points suivants :

  • un produit dûment identifié, fabriqué par un producteur connu, est conforme aux exigences techniques définies dans la spécification de référence du produit ou aux exigences techniques du constructeur de matériel avec lequel le produit est utilisé ;
  • le producteur est apte à fabriquer industriellement des produits répondant aux critères de sélection opérés par le SEA et, compte tenu des informations disponibles au moment de l\'octroi de l\'autorisation de fournir, il peut assurer la fourniture de ces produits pendant la durée de validité de cette autorisation de fournir ;
  • le distributeur (ou fournisseur) est apte à approvisionner des produits répondant aux critères de sélection définis par le SEA et, compte tenu des informations disponibles au moment de l\'octroi de l\'autorisation de fournir, il peut assurer la fourniture de ces produits pendant la durée de validité de cette autorisation de fournir.

La durée de validité d\'une autorisation de fournir est en général de dix ans.

2.2.3. Critères de choix de la procédure de sélection.

Le choix de délivrer une homologation ou une autorisation de fournir dépend de la nature du produit et du type de document qui en décrit les caractéristiques :

  • les carburants et combustibles ne font l\'objet d\'aucune procédure conduisant à l\'attribution d\'une homologation ou d\'une autorisation de fournir ;
  • les produits autres que les carburants et combustibles, définis par une spécification DCSEA, font l\'objet d\'une procédure d\'homologation (avec ou sans épreuves techniques de sélection) ;
  • les produits autres que les carburants et combustibles et qui ne sont pas définis par une spécification DCSEA font l\'objet d\'une procédure conduisant à l\'attribution d\'une autorisation de fournir (avec ou sans épreuves techniques de sélection).

2.2.4. Conditions d'attribution d'une homologation ou d'une autorisation de fournir.

Le tableau suivant récapitule les conditions dans lesquelles les homologations et les autorisations de fournir sont accordées :

  

PRODUITS DÉFINIS PAR UNE SPÉCIFICATION DCSEA.

PRODUITS DÉFINIS PAR UN AUTRE TYPE DE DOCUMENT.

Produits formulés.

Approvisionnements
avec essais de recette

Homologation
après épreuves techniques

Autorisation de fournir
après épreuves techniques

Approvisionnements
sans essais de recette

Homologation
sur dossier

Autorisation de fournir sur dossier

Produits non formulés,
mélanges simples
de produits purs.

Approvisionnements
avec essais de recette

Approvisionnements
sans essais de recette

Note : les approvisionnements sans essais de recette de produits formulés concernent en général des produits à très faible volume de distribution.

3. USAGE D'UNE HOMOLOGATION OU D'UNE AUTORISATION DE FOURNIR.

L\'homologation ou l\'autorisation de fournir est une condition nécessaire pour répondre à une consultation ou à un appel d\'offres concernant les produits qui requièrent de telles qualifications. Cependant, celle-ci n\'a qu\'une valeur technique et ne préjuge pas du choix du fournisseur qui est effectué lors du dépouillement des appels d\'offres.

L\'homologation et l\'autorisation de fournir sont des actes qui ne revêtent aucun caractère confidentiel. L\'entreprise bénéficiaire peut donc s\'en prévaloir et notamment en faire état dans la description du produit considéré figurant dans ses catalogues sous la forme : « Produit homologué au titre de la spécification DCSEA XXX/Y » ou « Bénéficie d\'une autorisation de fournir pour le produit untel ». Les références portées doivent être rigoureusement exactes. De même, la liste des produits homologués au titre d\'une spécification et celle des produits pour lesquels les entreprises bénéficient d\'une autorisation de fournir peuvent être diffusées par le SEA sans restriction.

4. MISE EN ŒUVRE D'UNE PROCÉDURE DE SÉLECTION TECHNIQUE.

4.1. Engagement d'une procédure.

La procédure générale de sélection technique est synthétisée en annexe I.

Une procédure de sélection technique peut être engagée à l\'initiative d\'un industriel. Dans ce cas la DCSEA réalise une première évaluation des produits proposés afin de s\'assurer qu\'ils répondent techniquement aux besoins du SEA et étudie les capacités du candidat à satisfaire les exigences que le SEA attend de ses fournisseurs (pérennité de la production, maîtrise des processus de fabrication, nature des conditionnements, délais de livraison, etc.)

Une procédure de sélection technique peut également être engagée à l\'initiative du SEA. Ce dernier cas correspond à l\'ouverture d\'une campagne d\'homologation effectuée en respectant les phases suivantes :

  • la DCSEA annonce l\'ouverture de cette campagne dans les journaux officiels français et européens en précisant quelles sont les spécifications concernées et en décrivant brièvement la nature des produits recherchés et les particularités qui pourraient intervenir par rapport aux spécifications de référence ;
  • dans le même temps, la DCSEA diffuse cette information, par lettre, auprès des industriels qu\'elle suppose être en mesure de proposer les produits recherchés.

4.2. Le dossier de candidature.

Quelle que soit la façon dont la procédure est engagée, le fournisseur doit adresser au laboratoire du service des essences des armées (LSEA), sur décision de la DCSEA, un dossier technique dont la composition, donnée en annexe II, dépend de la nature du document technique de référence.

Les frais générés par les éventuels essais sont à la charge du fournisseur lorsque celui-ci est à l\'origine de la procédure de sélection et sont pris en charge par la DCSEA dans le cadre d\'une campagne d\'homologation.

4.3. Les épreuves techniques.

4.3.1. Nature des épreuves techniques.

Homologations.

Dans le cas d\'une procédure d\'homologation, la spécification DCSEA, qui est le document technique de référence, définit la liste des analyses et essais qui doivent être effectués ainsi que leurs modalités de réalisation.

Certains produits ne requièrent pas d\'épreuves techniques pour être homologués. Cette situation est précisée dans la spécification de référence.

Autorisation de fournir.

Dans le cas d\'une procédure d\'attribution d\'une autorisation de fournir, la liste des analyses et essais est définie par le LSEA en s\'appuyant sur les documents définissant le produit. Le canevas d\'analyse ainsi établi est identique à celui utilisé lors des essais de recette effectués dans le cadre de la procédure d\'approvisionnement. Ces épreuves ne sont définies et réalisées que dans le cas où le produit est soumis à essais de recette dans le cadre de son approvisionnement ultérieur par le SEA.

4.3.2. Déroulement des épreuves techniques.

Les essais ou analyses sont systématiquement doublés, sauf cas particuliers, notamment lorsque  la méthode appliquée ne requiert pas l\'obtention de plusieurs résultats successifs. Ils sont effectués soit par le LSEA, soit par des centres d\'essais spécialisés.

Le cas échéant, conformément aux exigences du document technique de référence, certains essais peuvent être réalisés en partenariat, notamment avec les services de la délégation générale pour l\'armement (DGA).

Le LSEA, et le cas échéant les centres d\'essais spécialisés, adressent à la DCSEA le rapport des épreuves techniques réalisées.

4.4. Identification du produit.

4.4.1. Le code formule.

Il n\'est attribué qu\'aux produits subissant des épreuves de sélection.

Le code formule est une référence alphanumérique de la forme :

[Code OTAN ou SEA] / [XXX] / [Y]

avec :

  • [XXX] : ensemble de deux à trois lettres identifiant le distributeur du produit soumis aux épreuves de sélection technique. Cet ensemble est attribué par le SEA ;
  • [Y] : numéro d\'ordre chronologique de la formule répondant au code OTAN ou SEA considéré, pour un industriel donné.

4.4.2. La fiche d'identification.

4.4.2.1. Caractéristiques de la fiche d'identification.

La fiche d\'identification (FI) est un document contractuel comportant des renseignements qui permettent de caractériser précisément un produit homologué ou auquel est attribuée une autorisation de fournir. Une FI n\'est établie que pour les produits ayant subi des épreuves techniques de sélection.

En particulier, la FI comporte un tableau des caractéristiques mesurées avec des intervalles de limites plus étroits que dans le document technique de référence, afin d\'identifier les éventuelles dérives qui pourraient intervenir dans les fabrications ultérieures ou lors de changements intempestifs de formulation du produit homologué. Il s\'agit des caractéristiques mesurées lors des essais de recette de produit.

Tout lot de produit approvisionné après l\'établissement de la FI doit être conforme aux exigences de ce document. Les informations contenues dans cette fiche sont énoncées en annexe III.

4.4.2.2. Élaboration du tableau de caractéristiques de la fiche d'identification.

Le tableau de caractéristiques de la FI est établi à partir des résultats obtenus lors des épreuves techniques de sélection. Les intervalles des caractéristiques mesurées prennent en compte les incertitudes de mesure liées aux méthodes d\'essais et les tolérances admises lors de la fabrication industrielle. Ils sont fixés en concertation avec le fournisseur (cf. annexe I).

4.4.2.3. Codification de la fiche d'identification.

Le code d\'identification de la FI est une référence alphanumérique de la forme :

[Code OTAN ou SEA] / [XY]

avec :

  • [X] : nombre chronologique ne dépendant que du nombre total des codes formules attribués pour le Code OTAN ou SEA considéré ;
  • [Y] : lettre minuscule liée à la FI, incrémentée chronologiquement lorsque des modifications, autres que la formule du produit, affectent la FI. Lors de la création d\'une FI, cette lettre prend la valeur « a ».

Le code de la FI d\'un produit est identique à celui de la fiche de données de sécurité (FDS) correspondante, à la lettre [Y] près qui n\'existe pas pour la FDS.

4.5. Clôture de procédure.

4.5.1. Décision.

La décision d\'accorder ou non une homologation ou une autorisation de fournir est prise par le directeur central du SEA sur la base des conclusions émises par le LSEA.

Cette décision est formalisée par une lettre contenant les informations listées en annexe IV. Elle est adressée au fournisseur et en copie au LSEA, aux sections « ressources distribution de lubrifiants et produits divers » et « marchés » de la DCSEA ; l\'établissement administratif et technique du SEA (EATSEA) est destinataire de cette décision dans le cas d\'un recouvrement des frais d\'analyses et d\'essais.

Dans le cas de l\'attribution d\'une homologation ou d\'une autorisation de fournir avec épreuves de sélection, cette lettre est accompagnée d\'une fiche d\'identification ainsi que des rapports d\'analyses et d\'essais.

4.5.2. Liste des produits homologués.

La DCSEA tient à jour une liste de tous les produits dont l\'homologation ou l\'autorisation de fournir est en cours de validité. Cette liste, appelée « Liste des Produits Homologués » (LPH) est à la disposition de tout industriel qui en fait la demande. Elle peut être diffusée aux nations alliées.

4.6. Procédure exceptionnelle.

Concernant les autorisations de fournir, la DCSEA peut décider de ne mettre en œuvre que partiellement la procédure décrite précédemment. Il s\'agit par exemple des produits explicitement désignés par leur marque commerciale dans les documents techniques de maintenance des matériels et dont les volumes d\'approvisionnement sont faibles.

5. ÉVOLUTION D'UNE HOMOLOGATION OU AUTORISATION DE FOURNIR

5.1. Mise à jour d'une homologation ou d'une autorisation de fournir.

5.1.1. Prorogation.

Le directeur central du SEA peut décider de proroger une homologation ou une autorisation de fournir lorsque sa date de validité est atteinte.

En l\'absence de modification de la spécification de référence et de la formule homologuée, cette prorogation ne donne lieu qu\'à l\'émission d\'une nouvelle décision reprenant les paramètres antérieurs. Le cas échéant, cette décision est accompagnée d\'une FI modifiée. Ces documents sont établis selon les prescriptions du point 4 de la présente instruction.

5.1.2. Évolution de la spécification ou des documents techniques de référence.

Un produit faisant l\'objet d\'une homologation ou d\'une autorisation de fournir au titre d\'une référence technique peut faire l\'objet d\'une procédure simplifiée d\'homologation ou d\'autorisation de fournir. Si ses caractéristiques, déterminées dans le cadre d\'une procédure de sélection précédente, répondent aux exigences du nouveau document de référence, le directeur central du SEA peut prononcer directement une nouvelle homologation ou autorisation de fournir sans faire procéder à de nouvelles investigations.

Une nouvelle décision est alors établie et le cas échéant la FI est modifiée (avec incrémentation de la lettre [Y] de son code). Ces documents sont établis selon les prescriptions du point 4 de la présente instruction.

Si un produit n\'est plus conforme aux nouveaux documents techniques de référence, la DCSEA adresse au fournisseur un courrier (cf. annexe IV) pour l\'avertir de cette situation et lui signifier qu\'il ne peut plus proposer son produit dans le cadre d\'une consultation faisant référence à ces nouveaux documents techniques.

5.1.3. Modification de formule.

Toute évolution de formule d\'un produit doit être portée à la connaissance du SEA par le fournisseur. Le SEA se réserve alors le droit d\'engager ou non une procédure complète de sélection pour la nouvelle formule proposée et de retirer l\'homologation ou l\'autorisation de fournir à la formule précédemment homologuée.

Une nouvelle homologation ou autorisation de fournir doit faire l\'objet d\'une nouvelle décision et, le cas échéant d\'une nouvelle FI (incrémentation du nombre [X] de son code). Ces documents sont établis selon les prescriptions du point 4 de la présente instruction.

5.1.4. Modification des informations de la fiche d'identification.

Toute modification des informations contenues dans la FI, à l\'exception de la spécification ou de la formule du produit, cas traités dans les paragraphes précédents, doit faire l\'objet d\'un nouveau document. Son code est alors modifié par incrémentation de sa lettre [Y].

La nouvelle FI est préparée par le LSEA qui l\'adresse directement au fournisseur et à la DCSEA en copie.

5.2. Retrait d'une homologation ou d'une autorisation de fournir.

La procédure de retrait d\'homologation ou d\'autorisation de fournir peut être mise en œuvre à l\'initiative de la DCSEA lorsqu\'un produit a subi une modification notable dans sa composition et ses caractéristiques. Cette modification du produit peut être observée lors de sa recette ou lors d\'un contrôle périodique en cours de stockage et pendant la période de validité du produit.

Le retrait d\'homologation est notifié au fournisseur par le directeur central SEA au moyen d\'une lettre qui comprend les informations dont la liste est donnée en annexe IV.

6. CONSERVATION DU SECRET COMMERCIAL.

Tous les renseignements fournis par le demandeur en exécution de la procédure énoncée au point 4 sont considérés comme strictement confidentiels et, à ce titre, protégés par le SEA.

Tous les échantillons fournis dans le cadre de cette procédure demeurent acquis au SEA mais ne peuvent en aucun cas être confiés tels quels à un tiers, étranger à l\'administration. En particulier, dans le cas d\'essais effectués à l\'extérieur du SEA, les échantillons sont banalisés sous un code propre au LSEA afin de faire disparaître toute référence à une appellation commerciale ou au fournisseur.

Pour le ministre de la défense et par délégation :

L'ingénieur général de 1re classe,
directeur central du service des essences des armées,

Vincent GAUTHIER.

Annexes

Annexe I. Déroulement d'une procédure de sélection.

1. Logigramme.

2. Détail des actions à mener.

2.1. Acceptation d'une demande de sélection.

Engagement à l\'initiative du fournisseur.

La DCSEA réalise une première évaluation des produits proposés afin de s\'assurer qu\'ils répondent techniquement aux besoins du SEA et étudie les capacités du candidat à satisfaire les exigences que le SEA attend de ses fournisseurs (pérennité de la production, maîtrise des processus de fabrication, nature des conditionnements, délais de livraison, etc.). L\'acceptation est décidée par la DCSEA et elle se traduit par l\'envoi d\'un courrier au fournisseur lui demandant de faire parvenir au LSEA un dossier de candidature complet. Le cas échéant, la DCSEA précise également le coût des épreuves de sélection et demande à l\'industriel son accord écrit pour la prise à sa charge de ces frais.

Engagement à l\'initiative du SEA.

Le fournisseur envoie son dossier de candidature au LSEA et adresse en copie à la DCSEA sa lettre de demande d\'homologation ou d\'autorisation de fournir.

Dans tous les cas, la DCSEA, avant toute décision, se réserve le droit de vérifier l\'aptitude d\'une entreprise à fabriquer ou distribuer les produits répondant à ses besoins. Pour se faire, elle peut provoquer un ou plusieurs audits (norme ISO 10011-1) au sein de l\'entreprise concernée, afin de vérifier :

  • sa structure économique et financière ;
  • sa capacité technique ;
  • ses sources d\'approvisionnement ;
  • ses capacités de production ;
  • la compétence de ses personnels ;
  • son système d\'assurance de la qualité.

2.2. Acceptation du dossier de candidature.

Le dossier de candidature est examiné par le LSEA qui se réserve le droit de demander tout renseignement qu\'il juge utile pour compléter le dossier confidentiel transmis par le demandeur.

En cas d\'acceptation, le LSEA procède à l\'une des deux actions suivantes :

  • sélection sur dossier : il adresse un courrier à la DCSEA rendant compte de ses conclusions sur la conformité technique du dossier. Les raisons d\'un rejet doivent être explicitées ;
  • sélection sur épreuves : il adresse un courrier au candidat, copie à la DCSEA, lui demandant de lui faire parvenir un échantillon de produit afin de lui faire subir les épreuves de sélection. Il indique à cette occasion le code formule sous lequel le produit sera référencé par le SEA. Les échantillons sont adressés gracieusement et franco destinataire au LSEA. Sur demande justifiée du SEA, le candidat peut être amené à fournir des échantillons supplémentaires.

2.3. Résultats des épreuves techniques.

À l\'issue des épreuves techniques, le LSEA réalise les actions suivantes :

  • résultats satisfaisants : le LSEA établit, en relation avec le fournisseur, la fiche d\'identification. Puis il adresse à la DCSEA les résultats d\'analyses et d\'essais, la version finale de la FI et une copie du dossier technique transmis par le candidat ;
  • résultats non-conformes : le LSEA adresse les résultats d\'analyses et d\'essais à la DCSEA.

2.4. Sanction de la procédure de sélection.

En fonction des résultats fournis par le LSEA, la DCSEA adresse au candidat :

  • une lettre de refus d\'homologation ou d\'autorisation de fournir ;
  • une lettre d\'homologation ou d\'autorisation de fournir accompagnée, le cas échéant, de la fiche d\'identification.

Annexe II. Composition des dossiers de candidature.

Dossier de candidature à une homologation :

  • lettre de candidature précisant la spécification au titre de laquelle la demande est formulée ;
  • fiche d\'analyse complète présentant les caractéristiques du produit vis-à-vis des exigences de la spécification ;
  • formule du produit : pourcentage, dénomination chimique et commerciale, origine et principales caractéristiques de chacun des constituants ;
  • attestation sur l\'honneur certifiant que toutes les substances entrant dans la composition du produit répondent aux prescriptions du règlement européen n° 1907/2006 (dit règlement «REACh»), et ont bien été enregistrées ou pré-enregistrées, avec, le cas échéant, le numéro d\'enregistrement ;
  • fiche de données de sécurité du produit établie selon les prescriptions du règlement européen n° 1907/2006 ;
  • usine de fabrication avec, s\'il y a lieu, indication du ou des façonniers ;
  • références officielles françaises ou étrangères ;
  • rapport des essais réalisés dans un centre d\'essais tiers (éventuellement).

Dossier de candidature à une autorisation de fournir :

  • fiche d\'analyse complète présentant les caractéristiques du produit vis-à-vis des exigences de la spécification ;
  • fiche de données de sécurité du produit établie selon les prescriptions du règlement européen n° 1907/2006 ;
  • une attestation sur l\'honneur du fournisseur certifiant que toutes les substances entrant dans la composition du produit ont bien été enregistrées ou pré-enregistrées, conformément au règlement CE n° 1907/2006 ;
  • usine de fabrication avec, s\'il y a lieu, indication du ou des façonniers ;
  • références officielles françaises ou étrangères ;
  • rapport des essais réalisés dans un centre d\'essais tiers (éventuellement).

Annexe III. Informations contenues dans la fiche d'identification.

La fiche d\'identification doit comporter les éléments suivants :

  • le numéro d\'identification de la FI pour la formule référencée ;
  • les nom et adresse du fournisseur ;
  • le lieu de fabrication ;
  • le nom commercial du produit concerné ;
  • la désignation complète de la spécification de référence ;
  • le code SEA ou OTAN du produit ;
  • le code formule donné par le SEA au produit ;
  • le tableau des caractéristiques d\'identification du produit.

Annexe IV. Informations contenues dans les documents d'attribution, de refus ou de retrait d'homologation ou d'autorisation de fournir.

Le document d\'attribution ou de refus d\'une homologation ou d\'une autorisation des fournir doit comporter au minimum les informations suivantes :

  • les nom et adresse du fournisseur ;
  • le nom commercial du produit concerné ;
  • la désignation complète de la spécification de référence ;
  • le code SEA ou OTAN du produit ;
  • le code formule donné par la DCSEA au produit (pour les produits concernés) ;
  • la décision explicitement exprimée de refus ou d\'attribution de l\'homologation ;
  • la signature du directeur central du SEA.

En cas d\'attribution d\'une homologation ou d\'une autorisation de fournir, doivent apparaître également :

  • la référence de la FI pour les produits concernés ;
  • la durée de validité de l\'homologation ou de l\'autorisation de fournir ;
  • le principe en vertu duquel cette homologation ou cette autorisation de fournir ne demeure valable qu\'en respectant la formule déposée (pour les produits concernés), les méthodes de fabrication correspondantes et les informations contenues dans la fiche d\'identification (pour les produits concernés).

En cas de retrait d\'une homologation ou d\'une autorisation de fournir, doivent figurer les raisons précises qui en motivent la décision.