Préambule.

La comptabilité analytique est un mode de traitement des données comptables dont les finalités essentielles sont de connaître les coûts des différentes fonctions assumées par l'organisme et tous les éléments de nature à éclairer les prises de décision ⁽¹⁾.

La présente instruction a pour objet :

• de fixer le champ d'application de la comptabilité analytique d'exploitation (CAE) au service des essences des armées (SEA) ;
  
• d'en définir les objectifs ;
  
• de présenter son organisation ;
  
• de préciser les documents périodiques à établir.

Elle est complétée par un « manuel de comptabilité analytique d'exploitation dans les organismes du SEA » qui détaille les modalités pratiques de saisie des données, d'imputation des dépenses et d'analyse des résultats.

Les données de CAE sont saisies, traitées et analysées à partir du logiciel PERICAE, lui-même alimenté à partir des applications métier.

1. Champs d'application.

La comptabilité analytique au SEA est axée principalement sur le calcul des coûts liés aux activités de cession de produits pétroliers ⁽²⁾. Les résultats qui en sont obtenus visent en premier lieu à analyser ces activités et concourent à l'élaboration des tarifs de cession.

Elle s'applique aux organismes suivants, qui seront appelés dans la suite de l'instruction centres de responsabilité ⁽³⁾ :

• la direction centrale du service des essences des armées (DCSEA) ;
  
• la direction de l'exploitation et de la logistique pétrolières interarmées (DELPIA) ;
  
• le laboratoire du service des essences des armées (LSEA) et le centre de soutien logistique du service des essences des armées (CSLSEA) ⁽⁴⁾ ;
  
• les organismes ⁽⁵⁾.

Le suivi des coûts liés à la formation pétrolière et à la préparation opérationnelle est pris en compte par la comptabilité organique ⁽⁶⁾ de la base pétrolière interarmées (BPIA) avec des possibilités d'atténuation et de réimputation des charges entre les deux comptabilités.

2. Objectifs.

Le système de comptabilité analytique du SEA poursuit les objectifs suivants :

2.1. Suivi de la gestion (7) du service à tous les niveaux de responsabilité.

Il s'agit de mesurer les coûts, de les comparer par rapport à une prévision, de suivre leur évolution dans le temps, de les expliquer en analysant leurs éléments constitutifs.

Le réseau de pilotage étant localement découpé en centres de responsabilité, la connaissance des coûts de chacun de ces centres permet à leur chef d'en améliorer l'organisation et le fonctionnement, de mettre en adéquation les moyens par rapport à la mission dévolue ou de suggérer des évolutions des référentiels en organisation.

Le suivi de l'évolution des coûts d'un organisme permet de déceler d'éventuels dysfonctionnements et de prendre les mesures correctives pour atteindre les objectifs fixés.

2.2. Calculer les coûts des grandes fonctions du service.

Le niveau d'analyse n'est pas seulement structurel, il est également fonctionnel. La CAE permet de connaître le coût de chacune des fonctions du service :

• approvisionnement ;
  
• stockage ;
  
• distribution ;
  
• maintenance.

2.3. Mettre en évidence les coûts d'intervention du service.

Pour fonctionner, le service dispose de moyens financiers alloués budgétairement ⁽⁸⁾ et de ressources en nature ⁽³⁾. La part des ressources consacrée aux cessions de produits est le coût d'intervention ⁽³⁾ du service.

La CAE permet de déterminer ce coût d'intervention par unité de volume de produits distribués pour chacune des principales familles de produits pétroliers [carburants ⁽⁹⁾ et produits divers] et par mode de cession ^(10)_.

2.4. Calculer le coût de revient des cessions de produit, des prestations hors cessions et des opérations extérieures.

Le SEA réalise des prestations ⁽¹¹⁾ ou des produits ⁽³⁾ à destination d'autres entités du ministère ou dans certains cas d'entités externes au ministère. Les prestations fournies doivent être valorisées et leur montant communiqué à leurs bénéficiaires. La CAE permet de calculer le coût de revient ⁽³⁾ des cessions de produits, des prestations hors cessions (PHC) ⁽³⁾ et des opérations extérieures en coûts complets.

Chaque unité de volume de produit délivrée par le service a un coût de revient, composé de deux éléments :

• un « coût matière ⁽¹²⁾ », fonction de la nature du produit ;
  
• un « coût d'intervention du service ⁽¹³⁾ », fonction de la famille d'appartenance du produit ou du mode de cession.

2.5. Permettre l'élaboration du compte de gestion.

La CAE contribue à renseigner :

• les produits du compte de gestion ⁽¹⁴⁾ ;
  
• le compte des facturations aux clients et imputations aux parties prenantes ;
  
• la plupart des tableaux chronologiques d'indicateurs de gestion.

À l'occasion du conseil de gestion, la comptabilité de gestion permet de rendre compte à l'état-major des armées du bon emploi des ressources budgétaires de la défense mises à la disposition du SEA pour remplir la mission de soutien pétrolier au profit des forces, en toutes circonstances et partout dans le monde.

Elle dépasse notablement le cadre du budget propre au SEA, pour mettre en regard l'ensemble des ressources ⁽¹⁵⁾ utilisées par le service et la valorisation des prestations qu'il fournit.

2.6. Servir de base aux études ponctuelles.

La CAE est une source d'informations pour répondre à toute sollicitation extérieure ou à toute étude ponctuelle interne, en particulier dans le cadre de réflexions sur l'amélioration du fonctionnement, sur les réformes ou la réorganisation de certaines activités. Le formalisme de la CAE garantie la lisibilité ⁽¹⁶⁾ du coût et de ses composants.

Le SEA est propriétaire des données de CAE dont il assure la traçabilité, il les commente et valide préalablement à leur diffusion.

3. Organisation.

3.1. Les données traitées.

Afin d'obtenir des coûts complets économiques ⁽³⁾, le SEA retrace l'ensemble de ses moyens budgétaires en personnel, en matériel et en infrastructure, nécessaires à l'exécution de ses missions.

3.1.1. Les charges.

Les charges ⁽¹⁷⁾ imputables à un organisme sont toutes les dépenses engendrées par son fonctionnement :

• charges directes ⁽³⁾ ;
  
• charges indirectes ⁽³⁾ ;
  
• charges supplétives ⁽³⁾.

Les centres de responsabilité saisissent toutes les charges dont ils ont connaissance, qu'il s'agisse de dépenses prises en compte par le service sur son budget ou qu'elles soient imputables à un autre organisme mais à son profit (ressources en nature).

Pour correspondre à la vision économique des activités, certaines dépenses peuvent être soustraites des coûts : ce sont les charges non incorporables ⁽³⁾.

Les charges de personnel sont imputées sous forme de coûts standard par catégories d'agents qui prennent en compte la participation du budget de la défense aux charges de pension.

Si nécessaire, d'autres calculs de coûts harmonisés peuvent être prévus.

3.1.2. Les stocks.

Les achats de petits matériels provisoirement stockés sont immédiatement affectés aux centres d'analyse ⁽³⁾.

Les achats de produits pétroliers sur le compte de commerce ainsi que les variations de stocks qui en résultent ne donnent pas lieu à un suivi au niveau de la CAE ^(18)_.

3.1.3. Les immobilisations.

Les charges d'investissements immobiliers et matériels font l'objet d'un étalement dans le temps. Les conditions particulières d'amortissement sont précisées par la DCSEA.

3.2. Mode de traitement de la donnée analytique (19).

La comptabilité analytique opère des retraitements pour calculer des coûts par axes analytiques en exploitant des données issues des applications métier ⁽²⁰⁾ et des données de comptabilité générale et/ou budgétaire du système d'information financier de l'État.

Elle consiste à ventiler les charges du SEA, non plus par nature comme en comptabilité générale, mais par destination sur des centres de responsabilité, sur des activités ou sur des produits.

Le déversement des comptes de charges sur les comptes de coûts fait intervenir des centres d'analyse et des centres de coûts :

3.2.1. Les centres d'analyse.

En fonction de leurs missions, les organismes sont découpés en centres d'analyse. Ceux-ci sont scindés en deux catégories :

• les centres de structure ⁽³⁾ dont l'activité n'est pas quantifiée ;
  
• les centres opérationnels ⁽³⁾ au profit desquels œuvrent les précédents, et dont les coûts [abondés par clés de répartition ⁽³⁾]sont rapprochés du nombre d'unités d'œuvre ⁽³⁾ qui les caractérisent.

3.2.2. Les centres de coûts.

Le réseau comptable de l'organisme conduit à l'obtention de trois catégories de coûts :

• les coûts des centres opérationnels issus du traitement des charges indirectes ;

les coûts des transports ;

• les coûts des PHC obtenus directement, ou après retraitement dans les centres d'analyse.

Enfin, des traitements ultérieurs permettent de connaître les coûts liés aux cessions :

• par grande fonction ⁽²¹⁾ ;
  
• par produits ou familles de produits délivrés, afin de déterminer pour chacun les valeurs apportées (globales et unitaires) en fonction du service rendu, c'est-à-dire du mode de cession effectué (mise-bord, livraison vrac chez le client, cession du produit au dépôt, etc.).

3.3. Responsabilités.

3.3.1. Direction centrale du service des essences des armées.

3.3.1.1. Organisation de la comptabilité analytique d'exploitation.

La section pilotage (SP) de la DCSEA est chargée :

• d'organiser la CAE et d'en déterminer les évolutions souhaitables ⁽²²⁾ pour lui maintenir toute sa pertinence ;
  
• de s'assurer du fonctionnement correct de l'ensemble du système et de la connaissance des résultats globaux ;
  
• de préciser certains éléments de calcul ^(23)_.

3.3.1.2. Saisie des données.

La section pilotage saisit des informations :

• liées aux comptabilités du LSEA et du CSLSEA ;

• au profit d'autres organismes (données d'amortissements, dépenses centralisées, dépenses de soutien commun, etc.) ;

• servant à valoriser les données non financières saisies par les organismes ^{(24) _;} 

• liées au calcul des amortissements.

3.3.1.3. Contrôle des données.

La DCSEA oriente et contrôle les autres organismes.

Elle peut consulter l'ensemble des résultats disponibles au niveau de chaque centre de responsabilité et ceux édités exclusivement à la DCSEA, ces derniers sont notamment :

• des tableaux répondant à des besoins spécifiques ⁽²⁵⁾ ;
  
• des informations permettant des recoupements ⁽²⁶⁾.

3.3.2. Direction de l'exploitation et de la logistique pétrolières interarmées.

3.3.2.1. Mise en œuvre de la comptabilité analytique d'exploitation.

La DELPIA est en charge de l'assistance et de la vérification des saisies par les dépôts ⁽²⁷⁾, elle peut saisir les données à la place de l'organisme concerné ou désigner un organisme tiers pour le faire. Elle peut consulter toutes les informations propres à un dépôt (pièces de saisie, tableaux de résultats, etc.).

La DELPIA a accès à ses propres tableaux de résultats à partir desquels elle suit l'évolution des organismes qu'elle administre, elle doit donc :

• s'assurer que le suivi analytique des dépôts est convenablement effectué ;

• comparer les résultats des dépôts sur une période triennale ;

• effectuer les synthèses demandées et celles qui lui paraissent nécessaires.

3.3.2.2. Soutien informatique.

Le bon fonctionnement de la CAE implique une double maîtrise de l'information :

• collecte de l'information nécessaire à la prise de décision ;

• diffusion de l'information vers l'ensemble des acteurs.

Le bureau informatique de la DELPIA est en charge :

• de la maintenance du système d'information de CAE ⁽²⁸⁾ ;

• de l'adaptation de l'outil informatique aux besoins (évolutivité, restitutions, etc.).

3.3.3. Dépôts.

Le système repose sur la décentralisation des saisies (en grande partie au niveau des dépôts) et sur le retour des informations traitées aux différents échelons.

Les dépôts ont la meilleure connaissance de l'activité effectuée, ils doivent donc :

• maîtriser l'outil à leur niveau ;
  
• saisir les charges connues et leur imputer un code analytique ;
  
• vérifier la cohérence des résultats par rapport aux saisies ;
  
• exploiter les résultats disponibles.

4. Documents périodiques.

Les centres de responsabilité ont directement accès à quatre tableaux de résultats ⁽²⁹⁾ :

• le tableau des coûts de l'organisme par centres d'analyse ;
  
• le tableau d'analyse des coûts de transport établis par nature ⁽³⁰⁾ ;
  
• le tableau des unités d'œuvre ;
  
• le tableau des coûts des PHC.

Ces tableaux se présentent sous deux versions : l'une mensuelle, l'autre cumulée depuis le début de l'année.

Ces résultats automatisés fournissent le cadre d'analyse commun qui permet un suivi plus spécifique d'une activité, en fonction des préoccupations propres à chaque organisme.

 Le chef d'organisme peut s'appuyer sur ces données pour proposer des améliorations de gestion (effectifs, matériels).

5. DISPOSITIONS DIVERSES.

L'instruction n° 7242/DEF/DCSEA/EG/CG/832 du 29 août 1991 modifiée, relative à la comptabilité analytique d'exploitation du service des essences des armées est abrogée.

La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel des armées.