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Archivé DIRECTION CENTRALE DU COMMISSARIAT DE LA MARINE : sous-direction « administration-finances » ; bureau « administration du personnel »

CIRCULAIRE N° 789/DEF/DCCM/ADM/SDPS organisant le fonctionnement du centre d'administration marine des indemnités de déplacement.

Abrogé le 22 juin 2015 par : CIRCULAIRE N° 11781/DEF/DCSCA/SD_REJ/BREG portant abrogation de textes. Du 24 juillet 2003
NOR D E F B 0 3 5 1 7 9 9 C

Autre(s) version(s) :

 

Précédent modificatif :  Circulaire N° 1154/DEF/DCCM/ADM/SDPS du 17 novembre 2003 modifiant la circulaire n o 789 /DEF/DCCM/ADM/SDPS du 24 juillet 2003 (BOC, p. 5598) organisant le fonctionnement du centre inter-unités local d'administration des marins de Brest. , Circulaire N° 343/DEF/DCCM/ADM/SDPS du 18 mars 2004 modifiant la circulaire n° 789/DEF/DCCM/ADM/SDPS du 24 juillet 2003 (BOC, p. 5598) organisant le fonctionnement du centre interunités local d'administration des marins de Brest. , Circulaire N° 1015/DEF/DCCM/ADM/SDPS du 19 octobre 2004 modifiant la circulaire n° 789/DEF/DCCM/ADM/SDPS du 24 juillet 2003 (BOC, p. 5598) organisant le fonctionnement du centre d'administration marine des indemnités de déplacement.

Référence(s) : Décret N° 91-669 du 14 juillet 1991 précédé d'un rapport au Président de la République portant organisation générale des services de soutien et de l'administration au sein des armées et de la gendarmerie. Instruction N° 689/DEF/DCCM/ADM/SDPS du 15 juin 1994 relative à l'administration financière du personnel militaire de la marine : recueil, transmission et traitement des données. Instruction N° 2/DEF/DCCM/OAG du 30 août 2000 relative aux missions et organisation des directions locales, du commissariat de la marine. Instruction N° 422/DEF/DCCM/OAG du 20 décembre 2002 relative à la surveillance administrative et technique des organismes extérieurs du commissariat de la marine.

e).  Circulaire n° 246/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 2 novembre 1994 (n.i. BO), modifiée.

Pièce(s) jointe(s) :     Six annexes et deux appendices.

Texte(s) abrogé(s) :

Note-circulaire n° 117/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 2 février 1995 (n.i. BO), modifiée.

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  410.2.7.

Référence de publication : BOC, 2003, p. 5598.

L'administration financière des marins dans le domaine des frais de déplacement s'appuie, au sein du service du commissariat de la marine, sur le centre d'administration marine des indemnités de déplacement (CAMID), section du service administratif et financier du commissariat de la marine (SERVAFIM) de Brest, et sur le centre informatique du commissariat (CIC).

La présente circulaire fixe les principes de fonctionnement du CAMID pour l'exécution de cette mission.

1. La direction du centre interunités local d'administration des marins.

1.1. Le chef du centre interunités local d'administration des marins.

Le chef du CAMID dirige l'action des bureaux du centre.

Il prend les instructions et les ordres régissant son activité.

Il signe ès qualités les pièces de correspondance, les messages et les documents émis sous timbre du centre pour l'administration des frais de déplacement, vers les formations et le CIC.

Il peut autoriser son adjoint et ses chefs de bureau à signer par ordre, ou s'agissant de personnel civil, par délégation de signature, certains de ces documents.

Le chef du CAMID est responsable devant le chef du SERVAFIM de Brest des opérations de contrôle interne de sa section.

1.2. L'adjoint au chef du centre interunités local d'administration des marins.

Le chef du CAMID est assisté d'un adjoint dont les fonctions sont définies par des ordres pris sous timbre du CAMID et du SERVAFIM.

2. Le bureau de liaison.

2.1. Mission.

Le bureau de liaison est chargé :

  • de recevoir, examiner, enregistrer et répartir entre les bureaux de traitement les dossiers envoyés par les formations administratives autonomes ;

  • d'archiver les pièces justificatives après traitement.

Ce bureau assure en outre :

  • la diffusion aux formations des informations à caractère général ;

  • l'accueil et l'information des militaires ou de leurs mandataires dont les frais de déplacement sont directement traités par le centre ;

  • le secrétariat de la section.

2.2. Opérations antérieures au traitement.

À l'arrivée des dossiers envoyés par les formations, le bureau de liaison :

  • s'assure de la présence de tous les documents mentionnés sur le bordereau d'envoi ;

  • contrôle la validité en la forme des pièces justificatives : présence des signatures nécessaires, existence d'un numéro d'imputation, identification de l'ayant droit, visa du commissaire, …

  • adresse en retour aux formations autonomes les dossiers inexploitables par les bureaux de traitement. À cet égard, il convient de prendre la mesure du retard et des conséquences préjudiciables qu'entraîne ce renvoi pour l'administré. Un dossier auquel un élément fait défaut ne doit être réexpédié à la formation que dans la mesure où l'information manquante ne peut être obtenue auprès de celle-ci par simple contact téléphonique, télécopie ou courriel, sous réserve de ne pas nécessiter de nouvelle signature de l'administré ou de l'autorité ayant ordonné le déplacement. De même, les erreurs rédactionnelles manifestes sont corrigées d'office, éventuellement après simple contact de confirmation avec la formation autonome.

Le bureau enregistre les dossiers exploitables dans l'application informatique permettant de connaître leur situation au sein du centre.

2.3. Opérations postérieures au traitement.

Chaque dossier traité fait retour au bureau de liaison pour archivage.

La méthode d'archivage est arrêtée par le chef du CAMID de telle sorte que tout document puisse être accessible rapidement au personnel ayant besoin d'en connaître. Les dossiers peuvent être numérisés, afin de permettre leur consultation en ligne par les bureaux de traitement.

Le bureau de liaison procède au versement des archives du CAMID au service historique de la marine dans les conditions prévues pour la conservation des archives de la marine.

2.4. Suivi des dossiers non traités.

Le chef du bureau liaison rend compte au moins mensuellement au chef du CAMID de la situation, par bureau de traitement, des dossiers enregistrés depuis plus de trente jours et non archivés. Il appartient au chef du CAMID d'analyser avec son adjoint, et les chefs de bureau les raisons internes et externes d'une telle situation, et de prendre les mesures pour traiter, en priorité relative ou absolue, les dossiers qui lui paraissent les plus sensibles.

3. Les bureaux de traitement.

3.1. Mission.

Les bureaux de traitement sont chargés de l'exploitation des dossiers enregistrés au bureau liaison :

  • décompte des indemnités de déplacement temporaire (missions et stages) ;

  • décompte des indemnités de déplacement liées aux mutations.

Ils donnent également aux états de trop perçu d'indemnité de déplacement reçus du CIC les suites prévues par la réglementation.

Ils éditent mensuellement la situation des dépenses des autorités délégataires d'un droit d'engagement des dépenses de déplacement.

3.2. Règles de liquidation.

En tant qu'organisme liquidateur, le CAMID doit vérifier la réalité de la dette de l'État et en arrêter le montant, au vu des titres établissant les droits acquis aux administrés. Cependant, les actes administratifs pris en la forme régulière par l'autorité compétente, même s'ils sont irréguliers au fond, sont réputés réguliers et exécutoires aussi longtemps qu'ils n'ont pas fait l'objet d'un retrait ou d'une annulation (ex. : C. comptes, n30568, 25 octobre 2001).

Face à un acte potentiellement irrégulier (ordre de mission, convention avec un prestataire de service,…), le CAMID n'a pas le pouvoir de se faire juge de sa légalité ; le dossier est renvoyé à la formation autonome pour réexamen de l'acte par l'autorité compétente. Si l'acte est maintenu, le CAMID procède à la liquidation sur la base de ce titre, à moins qu'il n'estime celui-ci toujours douteux. Dans ce cas, le dossier est transmis sous timbre du SERVAFIM à l'autorité organique du signataire, afin que cette autorité administrative supérieure confirme l'acte ou prononce son retrait.

Un acte dont la rédaction est simplement imprécise peut être interprété directement dans un sens conforme aux lois et règlements ; aucun renvoi n'est alors nécessaire, sauf pour demander des pièces complémentaires indispensables du fait de cette interprétation.

3.3. Procédures de traitement.

Les opérations de décompte, de transmission au CIC et d'édition de statistiques sont effectuées au moyen de l'application SILAM/FD et des procédures associées.

Toute difficulté conduisant un bureau à différer le traitement d'un dossier doit être signalée sans délai au bureau de liaison, chargé d'avertir la formation autonome concernée.

Les bureaux s'assurent fréquemment auprès du CIC de la bonne réception par celui-ci des informations transmises, en particulier lorsqu'un retard dans leur prise en compte par le CIC aurait des conséquences fâcheuses pour un administré.

3.4. Opérations d'auto-contrôle.

Les décomptes réalisés sont contrôlés sous la responsabilité du chef de bureau de traitement, préalablement au transfert vers le CIC. L'opération est matérialisée sur chaque décompte.

4. Le bureau « organisation et méthodes ».

4.1. Mission.

Le bureau « organisation et méthodes » (BOM) est compétent pour examiner toutes les difficultés rencontrées par les autres bureaux du centre dans l'application de la réglementation et dans l'appréciation des situations individuelles.

Il tient le tableau de bord du centre, et analyse les évolutions constatées dans le résultat global des traitements réalisés par les bureaux.

Il présente au chef du CAMID les indicateurs complémentaires définis par celui-ci retraçant l'activité mensuelle du centre.

Le BOM peut mener des études sur l'impact de modifications importantes intervenues dans le domaine des frais de déplacement.

Il tient à jour la documentation du centre.

Le BOM est chargé, pour le compte du chef du CAMID, des opérations de contrôle interne décrites ci-dessous.

4.2. Contrôle des conditions de fonctionnement du centre interunités local d'administration des marins.

Le BOM examine à ce titre :

  • l'organisation des différents bureaux ;

  • la tenue de la documentation des bureaux ;

  • l'application des procédures internes au centre ;

  • les conditions d'emploi des équipements (qualité des logiciels implantés…) ;

  • les questions de formation du personnel.

Il propose éventuellement au chef du CAMID des mesures d'amélioration.

4.3. Contrôle des opérations de traitement.

Le bureau « organisation et méthodes » contrôle les opérations de traitement des droits des administrés.

4.3.1. L'objet du contrôle.

Le contrôle porte sur :

  • l'existence d'une pièce justificative archivée dans le centre pour tout décompte effectué ;

  • la cohérence entre les pièces justificatives et les éléments du décompte ;

  • la bonne application de la réglementation par les bureaux de traitement.

Il ne porte pas sur la régularité au fond des dossiers reçus. Toutefois, lorsqu'à l'occasion du contrôle interne, il apparaît qu'un dossier déjà payé, régulier en la forme, pourrait être irrégulier sur le fond (fausse déclaration, irrégularité des conditions de déplacement ordonnées,…), une copie de ce dossier est transmise au service vérificateur de la formation autonome expéditrice, afin que soit procédé aux vérifications et redressements éventuellement nécessaires.

4.3.2. Les méthodes de contrôle.

Le contrôle réalisé par le BOM est basé sur le risque.

Il intervient a posteriori selon un objectif déterminé par le chef de centre en fonction des potentialités d'erreur ou d'anomalie, de l'importance des montants financiers concernés et des résultats obtenus le mois précédent.

La date du contrôle, le nom du contrôleur et le tampon du bureau « organisation et méthodes » sont portés sur chaque pièce contrôlée.

4.4. Contrôle déontologique.

Chaque trimestre, le BOM examine les décomptes établis au profit de l'ensemble des militaires affectés au CILAM et au CIC.

4.5. Exploitation des opérations de contrôle.

La détection d'une anomalie par le bureau « organisation et méthodes » donne lieu à l'édition d'une fiche de contrôle adressée au bureau concerné après visa du chef du BOM. Le chef du bureau de traitement indique sur la fiche la suite donnée à celle-ci ; il présente la fiche exploitée au visa du chef de centre. La fiche fait ensuite retour au BOM à fin d'archivage.

À partir des fiches de contrôle, le BOM établit mensuellement une synthèse présentée au chef du CAMID.

Lorsque des anomalies récurrentes sont mises en évidence, le contrôle est approfondi à l'initiative du chef du CAMID, selon les axes de recherches correspondant le mieux à la situation constatée.

5. Le soutien informatique du centre interunités local d'administration des marins.

L'élaboration, la maintenance et la diffusion des logiciels nécessaires à la satisfaction des droits à indemnités de déplacement du personnel militaire de la marine relèvent du CIC. Ces logiciels ne peuvent être utilisés qu'après homologation par la direction centrale du commissariat de la marine. Le CAMID signale au CIC toute anomalie de fonctionnement.

Le CIC informe systématiquement le CAMID de l'implantation de nouvelles versions et des nouveautés apportées par celles-ci.

La mise en place et la maintenance du matériel informatique du CAMID Brest incombent également au CIC.

Pour l'accomplissement de sa mission de soutien, le CIC peut faire appel au centre informatique de proximité de la direction du commissariat de Brest.

6. Contrôle externe du centre interunités local d'administration des marins de Brest.

(Remplacé : Circulaire du 19/10/2004.)

6.1. La surveillance administrative et technique.

En application de l'instruction citée en référence d), le directeur du commissariat de la marine à Brest est responsable de la surveillance administrative et technique du centre d'administration marine des indemnités de déplacement (CAMID). Pour exercer la surveillance administrative, il demande le concours du service administratif et financier de la marine (SERVAFIM) à Toulon afin que l'audit soit réalisé avec le recul et l'indépendance nécessaires.

L'audit de surveillance administrative est annuel.

Il doit permettre d'évaluer notamment :

  • l'adaptation des moyens humains à la mission (en particulier plan d'armement, formation du personnel, absentéisme) ;

  • l'adaptation des moyens matériels (en particulier parc informatique, logiciels) ;

  • l'efficacité de l'organisation (en particulier répartition du personnel, accessibilité de la réglementation, modalités de diffusion de l'information, suivi des dossiers, tenue à jour des échéanciers) ;

  • l'absence de défaut dans les opérations qui concourent au paiement des frais de déplacement ;

  • le respect des engagements de service décidés par la direction centrale ;

  • la qualité et le suivi des relations avec les formations (périodicité et contenu des réunions CAMID/formations).

Le SERVAFIM de Toulon peut, le cas échéant, proposer des modifications à la présente circulaire.

La direction centrale peut, par ailleurs, donner des directives particulières d'audit.

Le commissaire vérificateur du SERVAFIM de Toulon adresse son compte rendu de surveillance administrative, pour attributions, au directeur du commissariat de la marine à Brest. La direction centrale (SD/ADM) et le chef du SERVAFIM de Brest en reçoivent une copie.

6.2. La vérification des comptes.

Les opérations de décompte effectuées au sein du CAMID et les documents que celui-ci conserve en archives justifient une partie des paiements sur le fonds d'avances du centre informatique du commissariat de la marine (CIC). L'exactitude et la régularité de ces opérations sont contrôlées semestriellement par le SERVAFIM de Toulon au titre de la vérification des comptes de cet organisme.

Le SERVAFIM de Toulon entretient une trame générale de vérification des droits ouverts par le CAMID, qui est élaborée selon les principes du guide méthodologique de l'audit. Cette trame doit être approuvée par la direction centrale.

Deux principes guident la vérification des droits ouverts par le CAMID :

  • l'analyse du risque ;

  • la non-exhaustivité du contrôle.

La vérification des comptes du CAMID porte prioritairement sur les catégories d'indemnités de déplacement :

  • ayant donné lieu à des redressements lors de l'audit précédent ;

  • ayant été revues suite au contrôle interne ;

  • ayant les montants les plus importants.

Les points suivants doivent faire l'objet d'analyses approfondies :

  • les retenues pour trop-perçu de frais de déplacement, dont la pertinence doit être appréciée ;

  • les analyses réglementaires du bureau « organisation et méthode » qui doivent être validées.

La direction centrale peut donner des directives particulières de vérification des comptes.

Le commissaire vérificateur du SERVAFIM de Toulon adresse son procès-verbal de vérification des comptes, pour exécution, au chef du SERVAFIM de Brest. Le directeur du commissariat de la marine à Brest et la direction centrale (SD/ADM) en reçoivent une copie. Le chef du SERVAFIM de Brest adresse ses réponses au commissaire vérificateur, le directeur local et la direction centrale en étant informés.

7. Texte abrogé.

La circulaire n117/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 2 février 1995, système informatisé local de l'administration des marins, est abrogée.

Pour la ministre de la défense et par délégation :

Le commissaire général, directeur central du commissariat de la marine,

Pierre-Marie ARRECKX.

Annexes

ANNEXE I. Liste des documents obligatoirement tenus par le centre interunités local d'administration des marins de Brest.

1 Ordre permanent relatif à l'organisation du CAMID.

Cet ordre précise l'organisation et la compétence des différents bureaux du centre.

Il fixe la ventilation des postes figurant au plan d'armement du CAMID.

2 Ordre permanent relatif à l'informatique du CAMID.

Cet ordre définit les conditions d'emploi des moyens informatiques du CAMID. Il complète si nécessaire les textes internes du SERVAFIM relatifs aux règles pratiques de sûreté des systèmes d'information.

3 Ordre permanent relatif au contrôle interne.

Cet ordre précise la nature et la fréquence des opérations de contrôle que doivent effectuer les bureaux du CAMID, ainsi que les modalités d'exploitation des résultats de ces opérations.

4 Journal des opérations informatiques du CAMID.

Ce document reçoit enregistrement des opérations de sauvegarde des données.

5 Recueil des synthèses mensuelles de contrôle.

6 Recueil des tableaux de bord.

ANNEXE II. Tableau de bord du centre interunités local d'administration des marins de Brest.

APPENDICE II.A. Tableau de bord du centre interunités local d'administration des marins de Brest.

APPENDICE II.B. Méthodologie.

Les moyens.

Le tableau de bord est établi sur 12 mois glissants, postérieurs à août 2002.

Effectif au plan d'armement.

 

Dont militaires.

 

Dont ventilé décompteurs.

Décompteurs = personnel des bureaux de traitement + personnel du bureau liaison.

Effectif réalisé.

Personnel affecté ayant rallié avant la fin du mois.

Dont militaires.

 

Effectif disponible.

= effectif réalisé + MPE au CAMID - MPE hors CAMID - personnel absent durant tout le mois.

Dont décompteurs.

 

Taux d'encadrement.

= (officiers + agents civils cadre A + BS + BST + agents civils cadre B) réalisé/effectif réalisé x 100.

Nombre de jours au plan d'armement réserve.

 

Nombre de jours de période réalisés.

 
 

L'activité.

Le tableau de bord est établi sur 12 mois glissants, postérieurs à août 2002.

AUTHENTIF : nombre de dossiers enregistrés.

 

Nombre de décomptes.

 

Nombre de contrôles.

= nombre de décomptes et mouvements contrôlés.

 

Les clignotants.

Le tableau de bord est établi sur 12 mois glissants, postérieurs à août 2002.

Nombre de poursuites de dettes en cours.

= nombre de recouvrements amiables de trop-perçu de FD au congédiement.

Nombre de trop-perçus d'indemnités de déplacement :

États RTFD reçus du CIC.

Taux imputable au service.

= nombre d'états imputables au service/nombre total d'états x 100.

Taux imputable aux administrés.

= nombre d'états imputables aux administrés/nombre total d'états x 100.

Taux imputable aux formations.

= nombre d'états imputables aux formations/nombre total d'états x 100.

Taux imputable à d'autres causes.

= nombre d'états imputables résiduel/nombre total d'états x 100.

Montant des trop-perçus d'indemnités de déplacement.

 

Taux de contrôles ayant révélé une anomalie.

= nombre de fiches de contrôle/nombre de contrôles x 100.

Taux d'anomalie des montants contrôlés.

= total des montants indiqués sur les fiches de contrôle/montant du crédit contrôlé x 100.

Taux de dossiers retournés aux formations.

= nombre de Z 98 émis.

Nombre de mouvements rejetés par le CIC.

Statistique communiquée par le CIC.

Durée moyenne de traitement d'un dossier de frais de mission métropole.

De la date inclue de réception dans le centre à la date inclue de transfert de mouvement.

Durée moyenne de traitement d'un dossier de frais de mutation.

De la date inclue de réception dans le centre à la date exclue de réception du décompte au CIC.

 

ANNEXE III. Compte rendu d'exploitation de la liste des dossiers enregistrés depuis plus de trente jours et non archivés.

ANNEXE IV. Fiche de contrôle.

Figure 3. Fiche de contrôle.

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ANNEXE V. Sauvegarde du système et des données informatiques.

1 Généralités.

La sauvegarde, en vue d'une restauration éventuelle du système et des données informatiques, fait partie intégrante du processus de l'administration financière du personnel militaire de la marine.

Elle permet de conserver le système et les données dans un état connu et validé, auquel il est possible de revenir par une procédure de restauration, en cas de défaillance des matériels ou des logiciels. À ce titre, la réalisation des sauvegardes est fondamentale car elle permet d'assurer la continuité de l'action administrative.

Pour être efficace, la procédure de sauvegarde doit être :

  • sélective, pour ne conserver que les éléments en rapport avec le but recherché ;

  • automatique, afin de ne pas constituer une contrainte pour les opérateurs ;

  • systématique, c'est-à-dire effectuée selon une fréquence déterminée, afin de parer à toute rupture de l'action administrative.

La procédure de sauvegarde ainsi définie n'est liée à aucune application en particulier. Elle ne dispense donc pas l'opérateur d'effectuer les sauvegardes spécifiques à certaines applications précisées dans les guides utilisateurs. Ces deux procédures sont complémentaires dans la mesure où chacune obéit à des règles de gestion différentes.

En cas d'échange standard de matériel, il y a lieu de procéder chaque fois à la sauvegarde des données.

2 Sauvegarde de l'application SILAM/FD.

L'application SILAM/FD est géré avec le système SYBASE.

2.1 Nature des données à sauvegarder.

Le système de gestion de base de données (SGBD) contient plusieurs bases de données :

  • La master database, qui contient toutes les données permettant à SYBASE de s'administrer. En cas de destruction de cette base, le système ne pourra être restauré ;

  • la base temporaire tempdb, sert lors de la mise en œuvre de requêtes importantes manipulant de gros volumes de données. Réinitialisée par le système lui-même, cette base n'a pas à être sauvegardée ;

  • la base sybsytemproc, qui contient les procédures cataloguées système ;

  • les bases applicatives, qui contiennent les données des utilisateurs qui doivent être sauvegardées périodiquement.

2.2 Technique de réalisation des sauvegardes.

Les sauvegardes sont pilotées par des automates mis en place par le CIC. Le correspondant informatique du CAMID doit placer une cassette DAT (digital audio tape) dans le lecteur chaque jour ouvrable à midi. La sauvegarde prend environ trente minutes. La bande doit être retirée immédiatement après.

Les sauvegardes du journal et des bases applicatives peuvent être effectuées sur une même bande de 1 Go ou 2 Go.

2.3 Fréquence des sauvegardes.

La master database et la base sybsystemproc sont sauvegardées automatiquement sur disque chaque jour ouvrable à midi, ainsi qu'après toute modification structurelle d'une base.

Les bases applicatives et le journal des transactions sont sauvegardés sur cassette chaque jour ouvrable à midi.

2.4 Conservation des sauvegardes.

Les sauvegardes sont conservées dans un meuble de sûreté ignifugé.

La durée de conservation des sauvegardes est limitée à une semaine.

Un délai plus important n'est pas nécessaire en raison de la réplication de toutes les données saisies sur le site central, qui effectue ainsi une sauvegarde globale de l'ensemble du système.

2.5 Utilisation des sauvegardes.

En cas d'incident sur la base, il est nécessaire de procéder à sa restauration. Il est alors impératif de faire appel au CIC.

3 Administration des sauvegardes.

La gestion et la conservation des sauvegardes sont de la responsabilité du correspondant informatique du CAMID.

Il appartient au chef du CAMID de vérifier la régularité, la réalité et les conditions de stockage des sauvegardes.

ANNEXE VI. Conditions de conservation et d'emploi des cédéroms CORSAIR au sein du centre interunités local d'administration des marins de Brest.

1 Conservation des disques optiques numériques.

1.1 Lieu de conservation.

Les CD-ROM sont conservés dans un meuble de sûreté dans les conditions fixées par le chef du CAMID.

1.2 Durée de conservation.

Afin de conduire d'éventuelles recherches, le CAMID conserve, outre les CD-ROM de l'année en cours, les CD-ROM couvrant les années échues, sans limitation de durée.

Chaque CD-ROM comprend les informations relatives aux trois derniers mois écoulés depuis le début de l'année civile. Le CAMID ne conserve donc en pratique, en sus des CD-ROM de chaque mois de l'année en cours, que les CD-ROM trimestriels des années écoulées, soit mars, juin, septembre et décembre.

1.3 Destruction.

Les CD-ROM intercalaires, devenus superflus, sont périodiquement détruits par un commissaire vérificateur. Celui-ci dresse procès-verbal de cette destruction au journal des opérations informatiques du CAMID, dans des formes identiques à celles prévues pour les formations autonomes dans la circulaire citée en référence d).

À cette occasion, il contrôle l'inventaire des CD-ROM détenus.

1.4 Conduite à tenir en cas de disparition d'un CEDEROM.

Le CD-ROM est expédié par le CIC sous pli militaire enregistré. Lorsqu'un disque annoncé n'est pas arrivé, le CAMID le signale au CIC, afin qu'une recherche soit effectuée auprès de la poste aux armées.

La disparition d'un CD-ROM déjà reçu par le CAMID est constatée par procès-verbal au journal des opérations informatiques du centre.

Le CIC remplace le CD-ROM disparu au vue d'une demande indiquant la référence du procès-verbal.

Le CD-ROM contient des données protégées ; sa disparition constitue un incident de sûreté traité selon les règles générales de sécurité des systèmes d'information.

2 Emploi des disques optiques numériques.

D'une façon générale, il appartient au chef du CAMID de définir, en fonction du besoin d'en connaître, les conditions d'accès aux informations administratives à caractère nominatif contenues dans le CD-ROM.

L'emploi des CD-ROM passe par l'utilisation de code d'accès.

Il existe deux catégories de codes d'accès :

  • le code d'accès « dédié » aux organismes utilisateurs, pour permettre à ceux-ci de consulter, en usage courant, le compte et la situation administrative des militaires qu'ils administrent ;

  • le code d'accès spécifique, qui permet d'accéder au fichier général pour s'informer de la situation de tout administré.

Les codes d'accès sont calculés mensuellement à l'aide de l'application CORSAIR, sur un poste informatique particulier, au moyen d'un mot de passe communiqué annuellement par le CIC au chef du CAMID.