INSTRUCTION N° 280778/DEF/DGA/DRH/D relative aux modalités de délivrance des cartes administratives et à leur renouvellement dont peuvent bénéficier les militaires de l'armement ou leur famille.
Du 11 décembre 2006NOR D E F A 0 6 5 2 9 5 9 J
PREAMBULE.
La présente instruction a pour objet de fixer la procédure générale relative à la délivrance et au renouvellement des cartes administratives en vigueur dont peuvent bénéficier les militaires de l'armement ou leur famille, de droit ou sur demande.
La terminologie employée pour désigner les acteurs de la procédure est issue de l'instruction DGA no 110 relative au pôle ressources humaines.
Le service émetteur de l'ensemble de ces cartes est centralisé ; les cellules d'entité ressources humaines (RH) sont chargées de lui relayer les demandes formelles exposées ci-après dans les délais requis pour un service optimal au bénéfice des militaires ou de leur famille.
A ce titre, la cellule RH d'entité est invitée à servir un exemplaire de ce texte aux militaires qui n'en n'auraient pas connaissance.
1. CARTES ADMINISTRATIVES OBJETS DE LA PRESENTE INSTRUCTION.
La carte d'identité militaire, la carte administrative de conjoint de militaire, la carte de circulation sur les lignes de la SNCF ou la carte famille de réduction SNCF sont les cartes objets de la présente instruction.
Leur émission est confiée au département des personnels militaires du centre de services des ressources humaines, chargé de l'administration des militaires de l'armement (service émetteur dans la suite du texte).
Le concours des cellules RH d'entité est nécessaire au respect des délais afférents à la confection ou au renouvellement de ces différentes cartes.
A l'adresse des porteurs des cartes et des cellules RH d'entité, il est précisé qu'aucune carte ne doit être surchargée ou raturée, sous peine de nullité. Toute carte ne doit faire l'objet d'aucun traitement tel qu'une plastification, de façon à garantir sa mise à jour ou le contrôle de son authenticité.
La validité de la carte est conditionnée par sa signature par le bénéficiaire (militaire ou conjoint suivant le type de carte).
Chaque type de carte est numéroté dans une série qui lui est propre, dont il est tenu registre par le service émetteur. Les cellules RH d'entité sont chargées d'enregistrer dans le système d'information des ressources humaines de la DGA le numéro et la date de fin de validité des cartes qu'ils reçoivent du service émetteur avant délivrance aux titulaires.
Les photographies nécessaires doivent dater de moins de six mois, ne pas avoir été employées, être vierges de toute marque et être de dimensions conformes. La tenue civile est préconisée, sauf pour la carte d'identité militaire.
L'annexe I comporte des spécimens recto verso des cartes en vigueur, à l'exception des cartes de circulation SNCF.
L'annexe II comporte les détails des procédures à suivre, propres à chaque carte. Elle est mise à la disposition des cellules RH d'entité par le service émetteur ; les cellules RH d'entité la tiennent à la disposition des demandeurs à l'exclusion de tout autre formulaire.
2. CARTE D'IDENTITE MILITAIRE.
2.1. Établissement et renouvellement.
2.1.1. Création.
Les militaires intégrant l'un des statuts militaires en service à la délégation générale pour l'armement, de carrière ou sous contrat, se voient attribuer une carte d'identité militaire (CIM) dès leur installation au ministère de la défense, délégation générale pour l'armement.
Le formulaire en annexe II expose la procédure de demande de création à suivre à l'initiative de la cellule RH d'entité.
Les élèves officiers se voient cependant attribuer cette carte sur demande initiée par leur école.
Les volontaires de haut niveau se voient attribuer cette carte sur demande initiée par la direction des ressources humaines (DRH) dès leur incorporation.
La présente carte ne constitue ni un laissez-passer ni une pièce d'identité officielle reconnue par les services extérieurs au ministère de la défense.
2.1.1.1. Authentification.
La CIM est signée par le chef du département des personnels militaires du centre de services des ressources humaines.
Un timbre sec est apposé, représentant la Marianne de la République française, à cheval sur la moitié droite de la photographie.
2.1.2. Renouvellement.
La CIM se voit affecter une durée de validité de dix ans.
Le formulaire en annexe II expose la procédure de demande de renouvellement à suivre à l'initiative de la cellule RH d'entité deux mois avant l'échéance de la date.
La carte périmée est restituée par la cellule RH d'entité au service émetteur dès que se réalise la délivrance de la nouvelle carte à son titulaire.
2.2. Mise à jour.
La mise à jour intervient dans les cas où seules les mentions prévues au verso de la carte évoluent.
La responsabilité de cette mise à jour est laissée à l'initiative des cellules RH d'entité successives du militaire.
Il est recommandé de ne reporter que les affectations organiques successives.
Dans les cas où l'officier est nommé général, le bureau des officiers généraux est chargé de la délivrance d'une nouvelle carte selon l'instruction de référence.
Dans les cas où l'officier détaché fait l'objet d'un arrêté de mise à la retraite, le service chargé de l'administration demande au militaire de restituer momentanément sa carte afin que le service émetteur procède à l'apposition de la mention « en retraite » en caractères d'imprimerie rouges.
Dans les cas où l'officier en activité fait l'objet d'un arrêté de mise à la retraite, la cellule d'entité RH (à défaut, le service émetteur) procède comme ci-dessus.
2.3. Remplacement
La CIM n'est remplacée que dans les cas suivants :
saturation d'un cadre du verso ;
modification d'état civil
nomination en 1re ou 2e section des officiers généraux
altération ou détérioration accidentelle ;
perte ou vol.
Le remplacement a lieu suivant la procédure de création. Une déclaration devant l'autorité militaire est exigée par le service émetteur dans les cas de perte, d'altération ou de détérioration accidentelle. Dans ces deux dernières hypothèses, les restes de la carte sont à transmettre au service émetteur.
Un procès-verbal de déclaration de vol devant l'autorité de police ou de gendarmerie est exigé par le service émetteur.
Dans les cas où l'officier est nommé général, le bureau des officiers généraux est chargé de la délivrance d'une nouvelle carte selon l'instruction de référence
2.4. Restitution au service émetteur
Tout militaire rayé des contrôles ou radié des cadres pour une raison autre qu'un départ à la retraite dépose sa carte contre récépissé auprès de la cellule RH d'entité. Cette dernière transmet les cartes au service émetteur au fil de l'eau.
Les cartes non valides sont finalement détruites par le service émetteur.
3. CARTE ADMINISTRATIVE DE CONJOINT DE MILITAIRE
3.1. Établissement et renouvellement
3.1.1. Création
Les militaires en activité voient attribuer au bénéfice de leur conjoint une carte administrative de conjoint (CAC) dès qu'ils remplissent les conditions fixées par l'instruction de référence.
Le formulaire en annexe II expose la procédure de demande de création à suivre à l'initiative de la cellule RH d'entité et à la demande explicite du militaire ou de son conjoint.
La présente carte ne constitue ni un laissez-passer ni une pièce d'identité officielle.
Authentification :
La CAC est signée du chef du département des personnels militaires du centre de services des ressources humaines.
Un timbre sec est apposé, représentant la Marianne de la République française, à cheval sur la moitié droite de la photographie.
3.1.2. Renouvellement
La CAC se voit affecter une durée de validité de cinq ans au maximum.
Le formulaire en annexe II expose la procédure de demande de renouvellement à suivre à l'initiative de la cellule RH d'entité un mois avant l'échéance de la date.
La carte périmée est restituée par la cellule RH d'entité au service émetteur dès que se réalise la délivrance de la nouvelle carte à son titulaire.
3.2. Mise à jour
La mise à jour intervient dans les cas où seules les mentions prévues au verso de la carte évoluent.
La responsabilité de cette mise à jour est laissée à l'initiative des cellules RH d'entité successives du militaire sur présentation de la carte détenue.
Dans les cas où l'officier en activité fait l'objet d'une décision lui accordant un congé lié à l'état de santé, la CAC demeure valide en l'état.
Dans les cas où l'officier en activité fait l'objet d'un arrêté de mise à la retraite ou décède, la CAJ demeure valide. La cellule RH d'entité (à défaut, le service émetteur) procède alors à l'inscription de la date de l'événement sur présentation de la carte détenue, à l'initiative du titulaire.
3.3. Remplacement
La CAC n'est remplacée que dans les cas suivants :
saturation d'un cadre du verso ;
altération ou détérioration accidentelle ;
perte ou vol.
Le remplacement a lieu suivant la procédure de création. Une déclaration devant l'autorité militaire est exigée par le service émetteur dans les cas de perte, d'altération ou de détérioration accidentelle. Dans ces deux dernières hypothèses, les restes de la carte sont à transmettre au service émetteur.
Un procès-verbal de déclaration de vol devant l'autorité de police ou de gendarmerie est exigé par le service émetteur.
Suivant la validité restant à courir de la CAC à remplacer, le service émetteur apprécie l'utilité de délivrer une CAC valable pour une nouvelle durée de cinq ans au maximum.
3.4. Restitution au service émetteur
Le conjoint divorçant ou se remariant, la CAC doit être déposée contre récépissé auprès de la cellule RH d'entité du militaire. Cette dernière transmet les cartes au service émetteur au fil de l'eau.
Les cartes non valides sont finalement détruites par le service émetteur.
4. CARTE DE CIRCULATION SUR LES LIGNES DE LA SNCF
Au sein du ministère de la défense, le service interarmées de liquidation des transports (SILT) est le représentant habilité du ministre vis-à-vis de la SNCF. Le SILT est rattaché au commissariat de l'armée de terre. La DGA est représentée au niveau des réunions périodiques entre les commissariats des armées et services communs par la direction des plans, du budget et de la gestion, qui adresse les comptes-rendus au service émetteur de la DGA.
Les directives courantes émanant du SILT ne sont pas reproduites ci-dessous. Le cas échéant, le service émetteur communique aux militaires par l'intermédiaire des cellules RH d'entité.
4.1. Établissement et renouvellement
Le droit à la carte de circulation sur les lignes de la SNCF est reconnu dans les conditions prévues par la circulaire de référence.
La présente carte ne constitue ni un laissez-passer ni une pièce d'identité officielle.
Elle est strictement personnelle. Son retrait par un contrôleur de la SNCF, pour tout motif, peut être en outre sanctionné par un non-renouvellement avant la date de validité restant à courir.
Aucun militaire n'est autorisé à s'adresser directement au service interarmées de liquidation des transports (SILT) ; son seul contact est la cellule RH d'entité ; à défaut, le service émetteur.
La cellule RH d'entité n'est pas autorisée à s'adresser directement au SILT : son seul contact est le service émetteur.
4.1.1. Création
Les militaires intégrant l'un des statuts militaires en service à la délégation générale pour l'armement, de carrière ou sous contrat, se voient attribuer une carte de circulation SNCF (CSNCF) dès leur installation au ministère de la défense, délégation générale pour l'armement.
Le formulaire en annexe II expose la procédure de demande de création à suivre à l'initiative de la cellule RH d'entité.
Les élèves officiers se voient cependant attribuer cette carte sur demande initiée par leur école.
Les volontaires de haut niveau se voient attribuer cette carte sur demande initiée par la DRH dès leur incorporation.
4.1.1.1. Authentification
La CSNCF est signée par l'autorité habilitée du SILT. Outre l'apposition d'un timbre sec à l'effigie de la Marianne de la République française, le dispositif de sécurisation de la carte est de sa responsabilité. Les porteurs de la carte ne sont autorisés à ne se livrer à aucune altération de ladite carte sous peine de poursuites pénales déclenchées par les autorités de contrôle de la SNCF à bord des trains, cette altération pouvant être assimilée à une fraude ou tentative de fraude.
4.1.1.2. Incident lié à l'émission de la carte
La demande d'établissement de la carte peut subir un allongement de délai pour des motifs échappant à la responsabilité du service émetteur : signature de la carte par le demandeur en dehors du cadre réservé à cet effet ; photographie rejetée.
4.1.2. Renouvellement
La CSNCF se voit affecter une durée de validité de cinq ans au maximum. Elle est délivrée pour la durée du contrat pour le cas des militaires servant sous contrat.
Le formulaire en annexe II expose la procédure de demande de renouvellement à suivre à l'initiative de la cellule RH d'entité trois mois avant l'échéance de la date.
Les délais de renouvellement comprennent le délai inhérent au SILT, auquel s'ajoute le délai entre l'agent et sa cellule RH d'entité d'une part, et le délai entre le service émetteur de la carte et la cellule RH d'entité.
La carte périmée est restituée par la cellule RH d'entité au service émetteur dès que s'est réalisée la délivrance de la nouvelle carte à son titulaire.
La nouvelle carte ne doit être remise en tout état de cause qu'en échange de l'ancienne.
4.2. Mise à jour
Aucune mise à jour n'intervient concernant la CSNCF. Seul un remplacement est envisagé.
4.3. Remplacement
La CSNCF n'est remplacée que dans les cas suivants :
changement de corps ;
modification d'état civil ;
nomination en 1re ou 2e section des officiers généraux ;
altération ou détérioration accidentelle ;
perte ou vol.
Le remplacement a lieu suivant la procédure de création. Une déclaration devant l'autorité militaire est exigée par le service émetteur dans les cas de perte, d'altération ou de détérioration accidentelle. Dans ces deux dernières hypothèses, les restes de la carte sont à transmettre au service émetteur.
Un procès-verbal de déclaration de vol devant l'autorité de police ou de gendarmerie est exigé par le service émetteur. A défaut, le remplacement ne peut être poursuivi.
Compte tenu des délais de fabrication, un changement de grade n'est pas un motif opportun pour provoquer un remplacement de la carte.
Dans les cas où l'officier est nommé général, le bureau des officiers généraux est chargé de la délivrance d'une nouvelle carte selon l'instruction de référence
4.3.1. Cas où la CSNCF n'est pas disponible pour un déplacement
Dans les cas où un retard de fabrication empêche un militaire d'être en possession d'une carte valide, un bon unique de transport (BUT) constitue un titre de réduction tarifaire reconnu par la SNCF. Le BUT est de préférence à demander à la cellule RH d'entité, bien que le service émetteur soit habilité à en délivrer.
Le BUT devant cependant demeurer l'exception compte tenu des possibilités avérées de contrefaçon, l'attention des cellules RH d'entité est portée sur le respect des délais de procédure de renouvellement de la carte.
4.4. Restitution au service émetteur
Tout militaire rayé des contrôles ou radié des cadres dépose sa carte contre récépissé auprès de la cellule RH d'entité.
Il est recommandé aux cellules RH d'entité de veiller à ce que les cartes des volontaires de haut niveau soient restituées par les porteurs dès la fin de validité de leur contrat.
Dans les cas où l'officier détaché fait l'objet d'un arrêté de mise à la retraite, le service chargé de l'administration demande au militaire de lui restituer sa carte.
Dans les cas où l'officier en activité fait l'objet d'un arrêté de mise à la retraite ou que la date de fin de validité approche, la cellule d'entité RH procède comme ci-dessus.
Les cartes devenues de ce fait non valides sont finalement détruites par le service émetteur après que la cellule RH d'entité lui a transmis les cartes restituées au fil de l'eau
5. CARTE DE REDUCTION « FAMILLE »
Le droit à la carte de réduction famille (CRF) est reconnu aux militaires mariés, qu'ils aient ou non des enfants, sous la condition qu'ils soient porteurs préalablement de la CSNCF en cours de validité.
La procédure d'émission et de renouvellement de la CRF est identique à celle de la carte de circulation (point 4).
L'annexe II expose la procédure à suivre à l'initiative de la cellule RH d'entité.
Précisions particulières.
La demande d'émission de CRF ou de renouvellement qui aurait lieu pendant la période de validité de la CSNCF se voit attribuer une date de fin de validité identique à celle de la CSNCF en cours.
Le militaire et sa famille doivent voyager ensemble afin de pouvoir bénéficier régulièrement de l'avantage tarifaire consenti.
Un enfant peut être ajouté dès sa naissance ou sa date d'arrivée au foyer ; le service émetteur procède à cette mise à jour.
Les enfants de moins de quatre ans voyageant gratuitement, leur inscription sur la carte en cours n'est pas obligatoire.
L'apposition d'un nouveau nom ou sa suppression est admise, avec le visa du responsable de la cellule RH d'entité.
6. ENTREE EN VIGUEUR
L'instruction no 384685 DMA/DPAG/SPM/2 relative à la carte d'identité militaire des personnels militaires de l'armement du 9 juillet 1975 est abrogée.
La présente instruction entre en vigueur à compter du 1er jour du mois suivant la date de sa publication au bulletin officiel des armées.
Pour la ministre de la défense et par délégation :
L'administrateur civil hors classe,
directeur des ressources humaines,
René PICON-DUPRE.