Préambule.

Les dispositions des articles 87 à 101 de l' instruction ministérielle 500 /DEF/DCSSA/HOP du 15 septembre 1997 (BOC, p. 4506) portant règlement général des hôpitaux des armées déterminent les structures et les missions des départements et services composant le secteur d'administration et de gestion, notamment le service d'administration générale et financière (SAGF).

Ce service tient une place centrale et fédératrice dans la gestion des ressources qui relèvent du domaine financier d'une part, dans l'élaboration et le maintien de la mémoire administrative de l'hôpital d'autre part.

1. Attributions du service.

1.1. Attributions.

Les attributions du SAGF relèvent de quatre fonctions :

La fonction budgétaire :

• élaboration et suivi d'exécution du budget de gestion ;

• élaboration du compte de gestion ;

• mise en œuvre du système de suivi et d'analyse des coûts.

La fonction financière :

• tenue de la comptabilité des dépenses engagées ;

• liquidation des dépenses ;

• règlement des dépenses par envoi au mandatement ou par paiement sur avance ;

• prise en compte et versement des recettes au Trésor ;

• tenue de la comptabilité de la régie d'avance et de recettes.

La fonction administration générale :

• tenue et maintenance de la documentation administrative et financière ;

• conservation des archives administratives et comptables ;

• règlement des litiges et du contentieux avec les fournisseurs.

La fonction d'expertise en matière d'achats publics : passation, suivi et contrôle des marchés, contrats et conventions.

2. Organisation et moyens du service.

2.1. Structure.

Le SAGF est structuré de façon à remplir sa mission. Dans toute la mesure du possible, il est articulé en bureaux, salles de documentations ou d'archives, selon le découpage fonctionnel des attributions définies à l'article premier ci-dessus.

2.2. Le chef de service.

  I. Subordination et attributions du chef de service.

Subordonné au chef du département administratif et financier, régisseur d'avance et de recettes, le SAGF est placé sous l'autorité d'un officier du corps technique et administratif du service de santé des armées, d'un militaire non officier ou d'un fonctionnaire.

Le chef de service dirige, organise, coordonne et contrôle l'activité du personnel relevant de son autorité. Il est responsable de l'exécution des opérations administratives et comptables du service. Il est garant de la bonne application de la réglementation.

En principe, il est désigné mandataire du régisseur d'avance et de recettes par le chef du département administratif et financier, titulaire de cette fonction (cf. art. 90-III, de l'instruction de 14e référence).

  II. Relations avec l'ordonnateur secondaire.

Dans le cadre de la réforme du contrôle financier des dépenses déconcentrées (CF 3 D), l'ordonnateur secondaire est tenu de fournir à la trésorerie générale de rattachement des renseignements détaillés concernant l'exécution budgétaire ainsi que le budget et le compte de gestion. Le chef du SAGF, interlocuteur privilégié du centre de mandatement fournit dans les délais tous les renseignements et pièces justificatives demandés.

2.3. Moyens du service.

  III. Moyens en personnel.

Le SAGF dispose de personnels militaires et civils à compétences administratives et comptables. L'effectif doit être adapté aux besoins du service.

  IV. Moyens en matériel.

Outre les matériels d'exploitation, le SAGF dispose d'équipements bureautiques et informatiques adaptés à ses missions.

3. La fonction budget.

3.1. Comptabilité de gestion.

La fonction budget comprend :

• l'élaboration du budget de gestion et le suivi de son exécution dans le respect du contrat d'établissement, conformément aux directives, objectifs et priorités arrêtés par le médecin-chef en concertation avec l'ensemble des chefs de service de l'hôpital ;

• l'établissement du compte de gestion, bilan de gestion de l'hôpital en fin d'exercice. Il permet d'améliorer la gestion de l'hôpital par rapprochement avec le budget de gestion. Il est l'occasion de faire le point sur le déroulement du contrat d'établissement ;

• la mise en œuvre du système de suivi et d'analyse des coûts, en relation avec le département d'information hospitalière (DIH).

Les modalités d'élaboration des documents afférents font l'objet de textes particuliers.

4. La fonction finances.

4.1. Contenu

Les différentes activités de la fonction finances, définies ci-après, sont effectuées grâce aux applications informatiques mises en place par le service de santé des armées.

4.2. Tenue de la comptabilité des dépenses engagées.

Les engagements de dépenses sont suivis dans le cadre des rubriques (chapitres, articles et paragraphes) de la nomenclature d'exécution. Leur montant est limité aux dotations budgétaires déléguées par l'administration centrale.

4.3. Enregistrement des factures de l'établissement.

Les factures sont enregistrées par le SAGF le jour de leur arrivée sur un registre spécial comportant au minimum les mentions obligatoires suivantes : nom du fournisseur, numéro et date de facture, montant toutes taxes comprises, services dépensiers destinataires (service du matériel, des travaux et du génie sanitaire, pharmacie hospitalière, restauration, service intérieur et des moyens généraux, service d'administration générale et financière, cellule d'exploitation et de soutien).

La date et le numéro d'enregistrement sont portés sur tous les exemplaires de la facture.

4.4. Liquidation des dépenses.

La liquidation des dépenses a pour but de constater la validité, la régularité matérielle des créances. Elle est un acte administratif qui, certifiant un enchaînement d'opérations matérielles, arrête et fixe la dette de l'Etat. Elle est faite au vu des titres établissant les droits acquis des créanciers.

Les opérations matérielles permettant la liquidation (réception des matériels, exécution des prestations, décompte des sommes dues, etc.) sont assurées dans les différents services sous la surveillance des autorités hiérarchiques qui sont responsables de la bonne exécution des opérations attestées.

La liquidation porte sur les pièces justificatives de dépenses suivantes :

• les factures commerciales et les mémoires des fournisseurs ;

• les factures de cessions provenant de services du département de la défense ;

• les bordereaux récapitulatifs des achats effectués sur place sans facture, dans la limite du montant fixé par la réglementation ;

• d'une manière générale, tous les documents justifiant l'existence de droits acquis aux créanciers du service de santé des armées.

Afin d'éviter tout retard dans le paiement des sommes dues aux fournisseurs, aux entrepreneurs et le versement d'intérêts moratoires, la créance, compte tenu des délais d'acheminement, d'exploitation et de mandatement, doit être liquidée dès réception de la facture ou exécution du service. Si la date d'exécution du service est postérieure à la date de réception de la facture, c'est la date d'exécution du service qui sera retenue. Aucune facture ne pouvant faire l'objet d'une liquidation avant exécution du service ou livraison de la fourniture, c'est de la date d'exécution ou de livraison qu'il est tenu compte pour apprécier les délais réglementaires de paiement lorsqu'elle est postérieure à la date de réception de la facture.

La date de début des opérations de liquidation est celle :

• de la réception des matériels des travaux si la facture arrive avant la livraison ou avant la fin des travaux ;

• de l'arrivée de la facture si la réception des matériels ou des travaux est antérieure à la date de son enregistrement au courrier arrivée, date à prendre en considération.

Les factures après enregistrement doivent être adressées aux divers services dépensiers dans les vingt-quatre heures puis retournées par les services sous les soixante-douze heures.

Les factures non retournées par les services dépensiers dans les délais, font l'objet de relance bihebdomadaire par le SAGF.

Après vérification par le service dépensier, la facture est transmise au SAGF renseignée par la date de :

• livraison ou service exécuté ;

• la commission de réception (selon les cas) ;

• la prise en compte des matériels avec indication du numéro d'inscription au registre-journal du consommable et du non consommable accompagné éventuellement d'un extrait du registre des procès-verbaux de la commission de réception.

Le SAGF vérifie :

• les mentions obligatoires ;

• l'exactitude du décompte.

Il enregistre ensuite dans la comptabilité des dépenses engagées la pièce de dépenses et procède à l'édition de la liasse de liquidation.

La liasse de liquidation (imprimé N° 620-9*/16) est signée uniquement par l'ordonnateur secondaire ou son délégué.

Pour les factures reçues avant exécution ou soumises à litige, le service dépensier doit en informer immédiatement le SAGF pour éviter toute relance de sa part.

Le délai maximum de liquidation est de huit jours.

4.5. Règlement des dépenses.

  I. Sur avance.

Les établissements titulaires d'une régie d'avance doivent dans le respect de l'instruction codificatrice de huitième référence payer sur leur avance les factures dans la limite du plafond fixé par arrêté. Les dépenses payables sur avance sont définies par le décret 92-681 du 20 juillet 1992 (BOC, p. 3357) modifié.

Les pièces justificatives de dépenses regroupées dans le bordereau modèle 9 (cf. instruction de 8e référence) sont transmises au plus tôt à l'ordonnateur pour recomplètement.

  II. Par mandatement direct.

Les factures n'entrant pas dans le cadre d'un paiement au titre de la régie d'avance sont, après vérification et prise en charge, expédiées à l'ordonnateur, aux fins de règlement.

  III. Rejet.

En cas de rejet par l'ordonnateur secondaire ou le comptable public, ce rejet n'interrompt pas le délai de mandatement servant de base de calcul des intérêts moratoires. Il appartient donc au SAGF de se conformer dans les plus brefs délais aux directives données par l'ordonnateur secondaire.

4.6. Prise en compte des recettes et de leur reversement au Trésor public.

Les recettes que le régisseur est autorisé à encaisser sont énumérées dans l'arrêté de création de la régie. L'acte constitutif prévoit en outre le montant de son encaissement maximum et éventuellement du fond de caisse permanent.

Le dernier jour ouvrable de chaque mois, le régisseur procède au décompte des recettes encaissées et à leur reversement au Trésor public selon les modalités de l'instruction codificatrice visée en huitième référence.

4.7. Tenue de la comptabilité de la régie d'avances et de recettes.

Les régisseurs sont astreints à tenir une comptabilité conformément à la réglementation en vigueur.

Cette comptabilité unique fait ressortir à tout moment :

• la situation de l'encaisse de la régie de recettes ;

• la situation de l'avance de la régie d'avance.

La comptabilité est tenue selon la méthode de la partie double où chaque opération est décrite sur deux comptes dont l'un est débité et l'autre crédité.

Les comptes permettant le classement des différentes opérations effectuées par le régisseur et les registres obligatoires pour la tenue de la comptabilité sont décrits dans l'instruction codificatrice visée en huitième référence.

5. La fonction administration générale.

5.1. Attributions particulières du service.

En matière d'administration générale, le SAGF :

• assure, en l'absence de cellule d'analyse de gestion (CAG), le recueil, la centralisation et le contrôle des statistiques ;

• exécute des études économiques spécifiques confiées par le gestionnaire ;

• procède à la tenue et à la mise à jour de la documentation administrative et financière ;

• est responsable de l'archivage et de la conservation des documents administratifs et comptables selon la réglementation en vigueur ;

• est responsable du règlement des litiges et contentieux financiers avec les fournisseurs.

6. La fonction marchés, contrats et conventions.

6.1. La cellule marchés publics.

Le SAGF comporte une cellule marchés dirigée par un militaire non officier ou un fonctionnaire. Le chef du SAGF veille à ce que ce personnel ait reçu une formation adaptée aux marchés publics.

Le SAGF étant l'organe fédérateur des services dépensiers de l'hôpital, la cellule s'assure du respect du seuil des marchés publics conformément au code des marchés publics (CMP), et des directives et recommandations des autorités de contrôle. Elle transmet régulièrement les tableaux de bord concernant le suivi des dépenses aux chefs des services dépensiers notamment lorsque ces dépenses doivent être cumulées au nom d'un même fournisseur, dans le but d'alerter et de prévoir suffisamment tôt les marchés à passer.

Elle s'assure de la bonne planification annuelle des marchés :

• soit à passer ;

• soit à renouveler ;

• soit à dénoncer par non-reconduction ou par résiliation.

En collaboration avec les chefs des services dépensiers elle choisit la procédure à réaliser et fait rédiger dans leur domaine de compétence les cahiers des clauses techniques particulières (CCTP).

La rédaction des cahiers des clauses administratives particulières (CCAP) et des règlements de la consultation (RC) reste de son ressort. Elle doit exiger des arguments techniques en vue d'établir les critères de sélection des candidats.

De même, les chefs des services dépensiers apportent leur aide technique dans la rédaction et la justification des choix retenus en vue d'établir le rapport de présentation.

Elle veille au strict respect de la réglementation et à transmettre les dossiers aux différentes autorités de contrôle jusqu'à la notification du marché.

Elle est responsable des relations avec l'ordonnateur de rattachement. Elle fournit sans délai tous les renseignements et pièces justificatives demandés par ce dernier.

Elle contrôle la bonne exécution des marchés et s'assure de la régularité des pièces avant mise en liquidation par la cellule chargée de la fonction finances.

Elle est chargée d'organiser et de convoquer les membres de la commission d'appel d'offres conformément aux textes en vigueur. Elle recueille toutes les informations lors de l'ouverture des enveloppes afin d'éclairer la personne responsable des marchés (PRM) dans son choix.

Elle rend compte à la PRM de toutes les difficultés concernant la procédure des marchés publics.

7. Dispositions diverses.

7.1. Texte abrogé.

L'instruction n^o 1900/DEF/DCSSA/AAF/GF du 19 juillet 1990 relative au fonctionnement du service d'administration générale et financière est abrogée.

7.2. Entrée en vigueur.

La présente instruction prend effet à la date du 1er janvier 1999.