INSTRUCTION N° 7601/DEF/DCMAT/SDA/RM/RD - DEF/DCSEA/SDE/2/MAINT/SOUT sur la comptabilité et la gestion des matériels ressortissant au matériel de l'armée de terre et au service des essences des armées détenus par les formations de l'armée de terre.
Du 01 février 2000NOR D E F T 0 0 5 0 7 3 1 J
Préambule.
La présente instruction a été élaborée dans le cadre de l'automatisation des formations de l'armée de terre et en application des textes réglementaires relatifs à l'organisation générale de l'armée de terre, au soutien et à l'administration au sein des armées et à la comptabilité des matériels de la défense. Elle doit être associée aux guides d'utilisation du système automatisé des formations (SAF) qui la complète notamment par les procédures d'exécution des opérations comptables et d'édition d'états de synthèses indispensables à une gestion et à un emploi efficace des moyens.
L'intégrité, l'authenticité et la protection des informations relatives à la comptabilité des matériels sont garanties par la signature des pièces justificatives et par l'accessibilité contrôlée et limitée du système aux seules personnes autorisées en raison de leurs fonctions.
Les procédures particulières à une comptabilité « manuelle » sont conservées au profit des formations qui ne seraient pas automatisées ou qui serviraient dans un contexte particulier (cf ANNEXE XVI).
Pour ce qui concerne les matériels pétroliers de l'armée de terre, ceux-ci sont gérés par la direction centrale du service des essences des armées qui en est la direction gestionnaire.
Table 1. Tableau des abréviations et sigles utilisés.
Abréviation. | Libellé. |
|---|---|
ACSSI. | Articles contrôlés de la sécurité des systèmes d'information. |
APC. | Armement petit calibre. |
BML | Bureau maintenance logistique (ex-services techniques). |
BOEM. | Bulletin officiel édition méthodique. |
CAP. | Compagnie d'approvisionnement. |
CDMT. | Catalogue des droits en matériels techniques. |
CIMD. | Centre d'identification des matériels de la défense. |
CJM. | Code de justice militaire. |
CR. | Compte rendu. |
CREDO. | Conception, réalisation, études d'organisation. |
DCMAT. | Direction centrale du matériel de l'armée de terre. |
DCSEA. | Direction centrale du service des essences des armées. |
DFT. | Dossier faits techniques. |
DPR. | Demande de perception et de reversement. |
DRSEA. | Direction régionale du service des essences des armées. |
DUM. | Document unique de mouvement. |
DUO. | Document unique d'organisation. |
DICAT. | Direction du commissariat de l'armée de terre. |
DIRMAT. | Direction régionale du matériel de l'armée de terre. |
EMAT. | État-major de l'armée de terre. |
EMUC. | Entretien des matériels d'usage courant. |
EPMS. | En generie planing management system. |
FIT. | Fiche d'intervention technique. |
GN. | Gestion nominative. |
GQ. | Gestion quantitative. |
IT. | Intervention technique. |
LAI. | Liste d'approvisionnement initial. |
NTI. | Niveau technique d'intervention. |
OAL. | Ordre administratif et logistique. |
OB. | Ordre de bataille. |
OI. | Ordre interne. |
OMP. | Ordre de mise en place. |
OSPCI. | Officier supérieur de protection contre l'incendie. |
OTAN. | Organisation du traité de l'Atlantique Nord. |
OPEX. | Opérations extérieures. |
OPT. | Optique. |
RAA. | Registre des actes administratifs. |
RC. | Rapport complémentaire. |
RJ. | Registre-journal. |
RS. | Rapport simplifié. |
RT. | Région terre. |
SAF. | Système automatisé des formations. |
SEA. | Service des essences des armées. |
SIMAT. | Systèmes d'information de la maintenance de l'armée de terre. |
TDMI. | Tableau de dotation des matériels incendie. |
UC. | Unité collective. |
UCF. | Unité collective de formation. |
VGL. | Véhicule de grande liaison. |
VL. | Véhicule de liaison. |
1. Dispositions générales.
(modifié : instruction du 17/01/2005)1.1. Objet de l'instruction. Champ d'application.
1.1.1. La présente instruction a pour objet de fixer les règles à observer par les organismes appartenant à l\'armée de terre (corps de troupe, centres d\'instruction, écoles, établissements) ou lui étant rattachés bien que relevant de services interarmées (service de santé, service des essences etc.) pour :
la comptabilité des matériels complets en service (matériels identifiés par un code EMAT) ressortissant du domaine de responsabilité du matériel de l\'armée de terre et du service des essences des armées ;
la comptabilité des composants de l\'unité collective des formations (UCF) (1) ;
la comptabilité des travaux et le ravitaillement en rechanges, matières et fournitures diverses.
Elle ne concerne pas les matériels en approvisionnement, en attente ou à la disposition d\'organismes extérieurs détenus par certaines formations, qui font l\'objet d\'instructions particulières.
Les matériels détenus par les organismes non comptables sont gérés par la formation comptable à laquelle ces détenteurs sont normalement rattachés.
1.1.2. Les organismes d\'outre-mer, les formations et détachements d\'intervention créés dans le cadre d\'opérations extérieures, sont soumis à la présente instruction, compte tenu de dispositions spécifiques qui leur sont applicables (procédures, subordination etc.) (cf. repères 21 et 22 de l\'ANNEXE I.).
1.1.3. Pour simplifier la rédaction et sauf précisions données, certaines expressions ou appellations employées dans le corps de la présente instruction devront s\'entendre dans un sens plus général, ainsi :
l\'expression « commandant organique » désigne l\'ensemble des autorités hiérarchiques des formations et organismes de l\'armée de terre, compétentes au regard des arrêtés (cf. ANNEXE I , repères 1, 2 et 3) relatifs aux délégations de pouvoirs du ministre de la défense en ce qui concerne ses attributions d\'ordonnateur-répartiteur des matériels de la défense ;
le terme « formation » désigne un organisme comptable ou non, répertorié à l\'ordre de bataille ;
le terme « commandant de formation » désigne le commandant de la formation-mère qui fait l\'objet d\'un document unique d\'organisation (DUO) ;
l\'appellation « directeur local de service » désigne indistinctement le directeur régional du matériel (DIRMAT) en région terre (RT) ou le directeur régional du service des essences des armées (DRSEA) ;
la désignation « région terre » (RT) comprend également les commandements organiques hors métropole.
1.1.4. La présente instruction abroge l\'instruction provisoire n° 7600/DEF/DCMAT/SDA/MFR/EA/DEF/DCSEA/SDE/3/461/3 du 13 avril 1994 sur la comptabilité et la gestion des matériels détenus par les formations de l\'armée de terre et ressortissant au matériel et au service des essences.
1.2. Nature des matériels délivrés aux formations.
1.2.1. Les matériels délivrés aux formations se répartissent en matériels non consommables et matériels consommables.
Les matériels non consommables sont toujours suivis en comptabilité.
Les matériels consommables, après leur délivrance, sont uniquement suivis dans une comptabilité simplifiée d\'atelier ou d\'emploi.
1.2.2. Les matériels non consommables comprennent :
les matériels « complets » (matériels codifiés) attribués aux formations pour l\'accomplissement de leur mission ;
les composants de l\'unité collective des formations (UCF).
Un matériel complet peut constituer un article indépendant. Il peut être aussi une configuration d\'articles et constituer une arborescence de matériels complets.
1.2.3. Les matériels consommables comprennent :
les rechanges (2) et les matières utilisés par les ateliers de la formation pour l\'entretien des matériels ;
les objets de consommation courante utilisés pour le fonctionnement général des ateliers et l\'entretien courant des matériels ;
les ingrédients.
1.2.4. Certains matériels, bien que soumis aux règles générales définies ci-après, font l\'objet d\'instructions particulières. Il s\'agit notamment :
des véhicules et matériels pétroliers ;
des munitions et de leurs emballages ;
des quartz ;
des articles contrôlés de la sécurité des systèmes d\'information (ACSSI) (3) ;
des objets de musée.
Les dispositions particulières aux matériels d\'organisation du terrain font l\'objet de l\'annexe XII.
1.3. Identification des matériels.
1.3.1. Tous les matériels sont identifiés par un numéro de nomenclature système OTAN (NNO) et par une désignation en clair complet et abrégé définis par le centre d\'identification des matériels de la défense (CIMD) (cf. ANNEXE I., repère 23).
1.3.2. L\'ensemble des matériels complets de l\'armée de terre figurent au catalogue des matériels complets (ex-TTA 197) ; ils sont identifiés par un code à 6 caractères : code EMAT 6 désignant la version opérationnelle du matériel. Ils sont classés en matériels dits « de dotation » identifiés par la lettre « D » (4), et en matériels dits « techniques » identifiés par la lettre « T » (4).
1.3.3. Pour les besoins de la gestion, les matériels complets sont suivis sous un numéro de gestion à 8 caractères : code EMAT 8 permettant d\'identifier leur variante technique.
1.3.4. La plupart des matériels reçoivent, en outre, un numéro individuel d\'identification ou un numéro d\'immatriculation (armement, transmissions, auto/engins/blindés...).
1.4. Kits.
(ex-unités collectives, UC).
Les kits sont des configurations d'articles répondant à une destination commune ou à un usage déterminé. Ils sont définis au niveau national.
Ces kits sont identifiés par un code à 6 caractères (code EMAT 6) (5). Pour les besoins de la gestion, ils sont déclinés en code EMAT 8 et font l'objet d'un tableau de composition d'articles nomenclaturés.
Le suivi des manquants fait l'objet de l'annexe IX.
1.5. Classification, positions administratives affinées des matériels complets.
Conformément au décret 90-144 du 14 février 1990 , relatif à la comptabilité des matériels de la défense, les matériels sont placés dans l'une des quatre positions administratives suivantes : en approvisionnement, en service, à la disposition d'organismes extérieurs, en attente.
Pour ce qui concerne la présente instruction relative à la comptabilité des matériels dans les formations de l'armée de terre, la position administrative utilisée est la position « en service » à laquelle a été ajoutée une position particulière dite « non définie » dont le rôle est uniquement de suivre les matériels mis à la disposition de l'armée de terre par des organismes extérieurs et dont elle n'est pas comptable.
Pour des raisons de gestion, chaque position administrative comptable (appelée « code position administrative ») est complétée par une subdivision de position de manière à connaître avec précision la situation du matériel. La position administrative comptable complétée des subdivisions de position est appelée « position administrative affinée ».
Cette position administrative affinée est constituée du code position administrative, du code affectation, du code état et du code utilisation.
Les positions administratives affinées sont répertoriées dans le « recueil de critères techniques pour la gestion des matériels complets » (MAT 3901). Les codes composant les positions administratives affinées sont répertoriés en annexe II, et ne sont donnés ici qu'à titre indicatif.
1.5.1. Code « Position administrative ».
Les matériels complets délivrés aux formations sont placés dans les positions administratives suivantes :
1.5.1.1. En service.
Sont en service les matériels qui sont détenus par les utilisateurs pour l'accomplissement de leur mission.
La position administrative en service est identifiée par le code position « 4 » (quatre).
1.5.1.2. Non défini.
Les matériels mis à la disposition de l'armée de terre doivent être suivis séparément en comptabilité. Ils ne peuvent être affectés d'une position administrative (la PA n'est pas définie), l'armée de terre n'en étant pas propriétaire. Cependant, pour pouvoir assurer le suivi particulier de ces matériels en utilisant les systèmes d'information en place, le critère position administrative sera identifié par le code position « 0 » (zéro) (cf. ANNEXE XII).
Les organismes pouvant mettre du matériel à la disposition de l'armée de terre sont les suivants :
autres armées ;
autres ministères ;
personnes physiques ou morales autres que l'État français (industriels, armées étrangères…).
1.5.2. Code « Affectation ».
Les matériels complets sont répartis en subdivisions de positions administratives précisant le motif d'emploi, appelé code affectation.
Ces codifications sont les suivantes :
1.5.2.1. Non défini.
Matériel complet dont l'emploi ne peut être précisé.
Ce code affectation est identifié par le chiffre « 0 » (zéro).
1.5.2.2. Matériel de dotation « permanent opérationnel ».
Matériel complet mis en place dans une formation pour lui permettre d'assurer sa mission majeure.
Ce code affectation est identifié par le chiffre « 1 » (un).
1.5.2.3. Matériel de dotation « complément opérationnel » d'une formation.
Matériel complet mis en place dans une formation pour lui permettre d'assurer sa montée en puissance.
Ce code affectation est identifié par le chiffre « 2 » (deux).
1.5.2.4. Matériel de dotation « complément paix ».
Matériel complet mis en place dans une formation pour lui permettre d'assurer des missions spécifiques du temps de paix. Il reste à la disposition de la formation pendant la phase de montée en puissance.
Ce code affectation est identifié par le chiffre « 3 » (trois).
1.5.2.5. Matériel affecté temporairement.
Matériel complet mis en place dans un organisme pour lui permettre d'assurer une mission ponctuelle limitée dans le temps.
Ce code affectation est identifié par le chiffre « 4 » (quatre).
1.5.2.6. Matériel affecté pour les besoins spécifiques de l'instruction.
Matériel complet, spécifique instruction, mis en place dans une formation ou dans une école pour assurer la formation des personnels.
Ce code affectation est identifié par le chiffre « 5 » (cinq).
1.5.2.7. Matériel affecté à titre d'expérimentation.
Matériel complet mis en place pour une durée déterminée et une expérimentation précise, dans un organisme dépendant ou non de l'armée de terre.
Ce code affectation est identifié par le chiffre « 6 » (six).
1.5.2.8. Opérations extérieures (OPEX).
Matériel complet utilisé par un détachement en opération extérieure et restant dans les comptes de la formation d'origine. Ce code permet au commandement de connaître les matériels que la formation a envoyé sur le (ou les) théâtre(s) d'opération(s) extérieure(s).
Ce code affectation est identifié par le chiffre « 8 » (huit).
1.5.3. Code « État ».
Le code « État » permet au commandement de connaître l'état qualitatif d'un article de ravitaillement et/ou de définir l'action à entreprendre.
1.5.4. Code « Utilisation ».
Le code « Utilisation » permet de connaître de façon plus précise l'utilisation d'un article de ravitaillement.
1.6. Structure et identification des formations.
1.6.1. Structure des formations.
Une formation peut être structurée en deux parties selon la nature de ses missions : une partie « mission majeure » et une partie « base » :
la partie « mission majeure » regroupe l'ensemble des moyens correspondants à la vocation de la formation qui n'existent qu'en raison de sa mission spécifique ;
la partie « base » regroupe l'ensemble des moyens correspondants soit aux missions à caractère territorial (cas général), soit à la continuité de certaines attributions organiques si la montée en puissance n'a été que partielle (exception).
Cette structure ne remet pas en cause l'unité de commandement ; la totalité des moyens restent subordonnés au commandant de formation.
Dans certains cas particuliers, des cellules sont identifiées à l'ordre de bataille ; sauf décision particulière, le commandant de formation est celui qui commande la formation mère.
1.6.2. Identification des formations.
Les formations sont identifiées à l'ordre de bataille (OB) (6) établi par l'EMAT. La partie « mission majeure » et la partie « base » reçoivent chacune un numéro d'identification à l'ordre de bataille.
Elles comprennent essentiellement les corps de troupe, les établissements ainsi que les organismes de toute nature que le besoin de l'affinement impose de distinguer.
1.7. Attributions des formations dans la gestion des matériels.
1.7.1. Les matériels complets et les composants des UCF mis en place dans chaque formation sont sortis des comptes de l\'organisme livrancier. Ils sont pris en comptabilité par le comptable de la formation bénéficiaire dans les formes prescrites aux 2 et 4 de la présente instruction.
1.7.2. Les matériels consommables, bien que non assujettis à une prise en compte comptable, sont suivis dans une comptabilité d\'atelier ou d\'emploi définie au 8 de la présente instruction.
1.7.3. Les formations de l\'armée de terre, détentrices de matériels, peuvent être comptables ou non de ces matériels.
Les formations non comptables sont rattachées à une formation comptable.
Chaque commandant de formation est responsable de la répartition de ses matériels entre ses détenteurs-dépositaires.
Les formations comptables sont tenues de respecter les termes des ordres de mouvement des matériels. En particulier, elles ne peuvent modifier la destination donnée au matériel mouvementé.
1.8. Dotations des formations.
1.8.1. Les dotations en matériels complets des formations sont déterminées par :
l\'EMAT pour les matériels de classe d\'appartenance 1. Ces matériels structurants sont dits de « dotation ». Ils sont les seuls à être inscrits au document unique d\'organisation (DUO) de la formation ;
les directions gestionnaires pour les matériels de classe d\'appartenance 2 et 3. Ces matériels d\'environnement sont dits « techniques ». Ils ne figurent pas au DUO mais sont inscrits au catalogue des droits en matériels techniques (CDMT) validés annuellement par les directions gestionnaires ;
les régions terre pour les matériels de classe d\'appartenance 4. Ils ne figurent ni au DUO, ni au CDMT. La réalisation de ces matériels dits « techniques » est assurée au niveau régional.
Les définitions des classes d\'appartenance figurent dans le recueil des critères de gestion des matériels complets (MAT 3901).
Les dotations théoriques sont déterminées pour les matériels complets identifiés par un code EMAT 6 (version opérationnelle de matériel).
1.8.2. À partir des dotations théoriques, des ressources et des directives particulières d\'équipement, les directeurs centraux ou locaux des services gestionnaires affectent des matériels identifiés dans leur variante technique par un code EMAT 8.
1.8.3. Les besoins de matériels incendie d\'infrastructure sont prévus au tableau de dotation des matériels incendie (TDMI). Les TDMI sont proposés par les officiers incendie et arrêtées par l\'officier supérieur de protection contre l\'incendie (OSPCI).
1.8.4. Les formations peuvent, sur demande motivée adressée à la région terre, se voir attribuer temporairement des matériels par les directeurs locaux.
1.9. Rattachement des formations.
Les formations de toute nature, identifiées à l'ordre de bataille, sont rattachées à des formations de maintenance du matériel de l'armée de terre et du service des essences des armées par les directeurs locaux de service en liaison avec les régions terre.
Une même formation peut être rattachée à plusieurs formations de maintenance : l'approvisionnement des articles de ravitaillement et la réparation de certaines catégories de matériels peuvent être assurés, compte tenu de leur spécialisation, par des formations de maintenance différentes.
Pour certains matériels définis de la gamme commerciale (cf. ANNEXE I, repère 26) les formations disposent, au titre de leur budget de fonctionnement, de crédits pour leur maintien en condition. Ces ressources destinées à l'entretien des matériels d'usage courant, dites EMUC, concernent les opérations de niveau technique d'intervention 1 et 2 (NTI 1 et 2).
Pour ce dernier cas, les formations ont alors toute latitude pour réaliser leurs approvisionnements ou faire effectuer leurs réparations dans le secteur civil ou auprès de leur formation de maintenance prévue au plan de rattachement (cf. ANNEXE I, repères 24 et 25).
1.10. Attributions du personnel participant à la gestion des matériels.
1.10.1.
Le personnel participant à la gestion des matériels dans les formations a, suivant le cas, la qualité de :
ordonnateur-répartiteur des matériels ;
comptable des matériels ;
détenteur-dépositaire ;
détenteur-usager.
1.10.2. L'ordonnateur-répartiteur.
Sont ordonnateurs-répartiteurs des matériels, les autorités déléguées, habilitées dans le cadre des arrêtés relatifs aux délégations de pouvoirs du ministre chargé des armées, pour ce qui concerne ses attributions d'ordonnateur-répartiteur des matériels de la défense (cf. ANNEXE I, repères 1, 2 et 3).
1.10.3. Le comptable des matériels.
Il est désigné par le commandant de la formation comptable (cf. ANNEXE I, repère 28), parmi le personnel possédant la qualification correspondante ou ayant reçu une formation adaptée.
Il est chargé :
du suivi et de l'exécution comptable des ordres de mouvements prescrits par l'ordonnateur-répartiteur et du contrôle sur pièce de leur exécution physique ;
de la tenue des écritures comptables relatives aux matériels non consommables conformément aux prescriptions de la présente instruction ;
de la vérification et de l'authenticité des ordres reçus, de l'exactitude des comptes rendus fournis ainsi que de la conservation des pièces justificatives constituant l'historique des mouvements.
Le comptable des matériels doit être en mesure de justifier, sans préavis, tous les mouvements de matériels relevant de sa responsabilité, qui concernent la formation comptable et les formations rattachées.
La désignation du comptable est mentionnée au registre des actes administratifs et au registre auxiliaire de la formation comptable.
1.10.4. Le détenteur-dépositaire.
Est détenteur-dépositaire :
tout commandant d'unité, tout chef de détachement et plus généralement toute personne nommément désignée par le commandant de la formation pour les matériels placés sous sa responsabilité. Il détient à ce titre un inventaire des matériels dans les conditions fixées au 2 de la présente instruction. La désignation des détenteurs-dépositaires est mentionnée au registre des actes administratifs de la formation détentrice et au registre auxiliaire de la formation comptable (cf. ANNEXE I, repère 28) ;
le comptable des matériels pour les matériels en instance d'affectation ou de reversement.
Tout détenteur-dépositaire est responsable de la conservation, de l'état et de l'existence des matériels qu'il détient au regard de l'inventaire général de la formation comptable. Toute perte, détérioration, destruction, excédent ou déficit de matériel n'est admis à sa décharge qu'en cas de force majeure, de cas fortuit ou de circonstances particulières de service qu'il a signalés et fait constater dans les formes prescrites par présente instruction.
1.10.5. Le détenteur-usager.
Est détenteur-usager :
tout personnel, vis-à-vis du matériel qui lui est remis à titre individuel, pour emploi dans le cadre du service ou d'une mission ;
tout personnel, pour les matériels d'un usage collectif utilisés sous sa responsabilité.
Le détenteur-usager est responsable de l'état et de l'existence du matériel qui lui est confié, vis-à-vis du détenteur-dépositaire.
1.11. Responsabilité du personnel intervenant dans la gestion des matériels.
1.11.1. La responsabilité disciplinaire du personnel intervenant dans la gestion est de règle. Toute personne intervenant dans la direction, l\'exécution ou la surveillance des diverses opérations de gestion des matériels, en particulier celles qui concernent la conservation ou l\'utilisation de ces matériels, peut, quels que soient son grade et ses fonctions, encourir des sanctions disciplinaires et éventuellement pénales, en raison des fautes commises par elle en cas :
d\'inobservation des prescriptions réglementaires, négligence, défauts de soins, de surveillance ou de prévoyance ;
d\'infraction prévue et réprimée par le code de justice militaire (CJM), relevant de la compétence des juridictions de droit commun (cf. BOEM 660*).
1.11.2. Indépendamment des sanctions disciplinaires ou éventuellement pénales dont ils sont passibles, ces personnels peuvent être tenus à la réparation pécuniaire du préjudice causé à l\'État, dans les conditions indiquées au 5 de la présente instruction.
1.11.3. Face à un ordre qu\'ils considèrent illégal, contraire à la réglementation ou à une pièce justificative paraissant irrégulière, les comptables et les détenteurs de matériels doivent, par écrit, opposer leurs réserves motivées. Si l\'autorité qualifiée confirme l\'ordre et passe outre les observations formulées, ils sont tenus d\'exécuter l\'ordre reçu.
Leur responsabilité sera dégagée dès lors qu\'ils auront joint à l\'ordre reçu copie de leurs observations.
1.12. Ravitaillement des formations en matériels consommables.
Les rechanges, matières et objets de consommation courantes nécessaires à l'exécution de la maintenance des matériels sont perçus ou réalisés auprès des formations de maintenance, dans les conditions indiquées au 8 « Comptabilité d'atelier ». Les ingrédients nécessaires sont perçus auprès du service des essences des armées (SEA).
2. Comptabilité des matériels complets.
(modifié : instruction du 17/01/2005).2.1. Définition et structure générale.
2.1.1. La comptabilité tenue par les formations comptables permet de suivre et de justifier les mouvements des matériels complets ainsi que leur répartition entre les détenteurs-dépositaires ; elle comporte essentiellement :
un inventaire général automatisé, appuyé de pièces justificatives, tenu sous la responsabilité du comptable des matériels (cf. ANNEXE IV.) ;
un inventaire des matériels détenus, appelé « inventaire détenteur », appuyé des pièces justificatives.
Il se présente :
soit sous la forme d\'un document édité par le comptable à partir de l\'inventaire général, il est tenu sous la responsabilité de chacun des détenteurs dépositaires rattachés au comptable des matériels ;
soit sous la forme informatisée, avec accès aux données le concernant.
2.1.2. Seules les formations comptables tiennent un inventaire général.
Les unités élémentaires des formations, les unités formant corps, les détachements non comptables de leurs matériels, rattachés à une formation comptable sont considérés comme des détenteurs-dépositaires de cette dernière. Ils tiennent à ce titre une comptabilité de détenteur-dépositaire décrite au 2.3.
2.2. Comptabilité tenue par le comptable des matériels.
2.2.1. La comptabilité des matériels repose principalement sur l\'exploitation d\'un fichier automatisé des matériels complets et la tenue de documents appuyant les données de l\'inventaire général.
2.2.2. L\'inventaire général centralise toutes les données relatives :
à la formation comptable et aux formations qui lui sont rattachées ;
à la comptabilité de tous les matériels complets et à leur répartition auprès des détenteurs-dépositaires ;
à la gestion : dotations et positions administratives affinées.
Pour tout matériel complet, le système d\'information restitue la situation exacte : existants globaux, répartition par détenteur-dépositaire et par position administrative affinée.
L\'enregistrement des mouvements de matériels, qui ont pour effet de modifier les existants ou les données de l\'inventaire général, est exécuté sous la responsabilité du comptable des matériels. Il doit à ce titre veiller en permanence à l\'application stricte des règles d\'exploitation du système d\'information mis à sa disposition.
2.2.3. Le registre auxiliaire à l\'inventaire général (imprimé N° 703/03 ou son équivalent informatique SAF) est destiné à l\'enregistrement de renseignements et de faits ne pouvant figurer à l\'inventaire général ou dans les traitements réglementaires associés (cf. ANNEXE V.) : remises et prises de service, enregistrement des rapports simplifiés et complémentaires, résultats de visites...
2.2.4. Le registre-journal et le répertoire classeur des pièces sont destinés à l\'enregistrement et au classement des pièces justificatives : documents uniques de mouvements (DUM) (7) émanant de l\'ordonnateur-répartiteur (directeurs centraux ou locaux de service) qui modifient les existants globaux de la formation comptable.
Ce registre-journal est extrait de l\'historique comptable (SAF) qui répertorie tous les mouvements de matériel.
2.2.5. Le DUM reçu des directions locales de service ordonne l\'exécution des mouvements de perception ou de reversement de matériels complets.
Pour être valables, les pièces justificatives doivent être revêtues de la signature du ou des comptables concernés et enregistrées au registre-journal.
Les pièces justificatives des DUM appuient les mouvements de matériels à l\'inventaire général des formations.
À noter qu\'un DUM peut également n\'engendrer aucun mouvement physique de matériel (cas d\'un changement de position administrative ou d\'une régularisation comptable, par exemple).
2.2.6. Les rapports simplifiés et complémentaires, le certificat administratif.
Les rapports simplifiés (imprimé N° 703/07) ou complémentaires (imprimé N° 703/08) sont établis lors de la constatation d\'une perte, d\'une détérioration, d\'une destruction, d\'un excédent ou d\'un déficit.
Le certificat administratif (imprimé N° 562/16) est établi par le comptable pour constater et provoquer le redressement d\'une donnée comptable ou d\'un critère de gestion attaché à un matériel.
Ils sont transmis pour visa à la direction locale de service concernée.
Au reçu de ces documents, celle-ci procède, si nécessaire, à l\'émission du (ou des) DUM correspondant(s).
2.2.7. Les avis de perception ou de versement sont utilisés par le comptable pour faire exécuter les mouvements de perception ou de versement des matériels complets par les détenteurs-dépositaires.
Revêtus de la signature du comptable et du détenteur-dépositaire, ils ont la valeur de pièce justificative. Ils appuient les données de l\'inventaire général (répartition) et les écritures de la comptabilité des détenteurs-dépositaires.
2.3. Comptabilité tenue par les détenteurs-dépositaires.
2.3.1. Le document permanent de la comptabilité des détenteurs-dépositaires est l\'inventaire détenteur (cf. ANNEXE VI.).
Édité et diffusé par le comptable des matériels, l\'inventaire est tenu à jour sous la responsabilité de chaque détenteur-dépositaire.
Les mouvements de matériels modifiant les existants à l\'inventaire détenteur sont justifiés par les avis de perception ou versement émis par le comptable. Le mouvement physique est considéré exécuté lorsque l\'avis est signé par le bénéficiaire. L\'avis a valeur de pièce justificative lorsqu\'il est revêtu des signatures du comptable et du détenteur-dépositaire. Le détenteur dépositaire, ayant accès à son inventaire dans la base de données du comptable, sous réserve qu\'il puisse le visualiser et l\'éditer à sa convenance et que le comptable des matériels lui en accorde l\'autorisation, peut ne pas tenir un inventaire détenteur à son niveau.
Les articles manquants aux matériels reçus du comptable des matériels sont suivis au moyen d\'une fiche individuelle des objets manquants (imprimé N° 703/04) remise par ce dernier (cf. ANNEXE X.).
2.3.2. Les rapports simplifiés sont utilisés par les détenteurs-dépositaires pour rendre compte de la perte, la détérioration, la destruction, l\'excédent ou le déficit de matériels.
2.4. Mouvements des matériels complets (cf. ANNEXE III ).
2.4.1. Les mouvements des matériels se classent en mouvements externes et mouvements internes.
Les mouvements externes ont pour effet de modifier les existants globaux d\'une formation identifiée à l\'ordre de bataille.
Les mouvements internes concernent les modifications à l\'intérieur d\'une formation identifiée à l\'ordre de bataille.
La prise en compte et la sortie des comptes des matériels à l\'inventaire général sont subordonnées aux opérations de réception destinées à vérifier leur état et leur conformité. Aucune opération comptable ne peut être enregistrée à l\'inventaire général si elle n\'a pas été précédée d\'une prise et remise contradictoire du matériel.
2.4.2. Les mouvements externes sont ordonnés par l\'intermédiaire du document unique de mouvement (DUM). Les opérations préalables de réception sont certifiées par la signature du comptable ou de tout autre personne accréditée par ses soins sur le DUM.
2.4.3. Les mouvements internes, provoqués à l\'initiative du commandant de formation ou du chef du BML, sont appuyés par l\'émission d\'avis de perception et versement émanant du comptable des matériels.
2.4.4. L\'échange nombre pour nombre des matériels complets suivis en gestion quantitative et mis en réparation auprès de la formation de maintenance ne donne pas lieu à un mouvement comptable. L\'absence provisoire des matériels est justifiée par un exemplaire de l\'ordre de travail.
3. Gestion quantitative et nominative des parcs de matériels complets.
(modifié : instruction du 17/01/2005).3.1. Gestion quantitative des matériels complets.
Tous les matériels complets sont suivis en gestion quantitative.
Les systèmes d'information sur la gestion des matériels complets offrent un éventail non limitatif de consultations et d'interrogations qui sont autant de moyens d'appréciation et de décision à la disposition du commandant de formation et des responsables techniques de la formation.
Les données essentielles de l'inventaire sont entrées automatiquement lors de l'exploitation des DUM. D'autres données sont mises à jour à l'initiative du comptable (répartition des dotations et des existants auprès des détenteurs-dépositaires…).
Cette gestion quantitative n'exclue pas que certains matériels doivent faire l'objet par ailleurs d'un suivi individualisé au niveau local par numéro de série (armement, optique, transmissions, objet de musée, …).
3.2. Gestion nominative des matériels complets.
3.2.1. Pour les matériels complets nécessitant un suivi individualisé (véhicules, aéronefs, engins, parachutes, etc.) la gestion est aussi individualisée et qualitative. Elle donne, pour chacun d\'eux, les renseignements relatifs à la situation et au vieillissement permettant de procéder à des opérations de gestion prévisionnelle.
3.2.2. Pour les véhicules automobiles la DIRMAT de rattachement adresse la carte d\'identité à la formation comptable.
4. Comptabilité et gestion des composants des unités collectives de formation.
(modifié : instruction du 17/01/2005).Tout article non consommable, non codifié et non affecté au titre d'un kit ou non comptabilisé par ailleurs, est regroupé dans une unité collective de formation (UCF). Ces articles sont délivrés par la formation de maintenance ou par son intermédiaire. Il n'existe qu'une seule UCF par formation détentrice.
4.1. Identification des articles.
Les articles sont repérés au moyen d'un numéro d'identification qui doit être prioritairement le numéro de nomenclature OTAN (NNO), ou à défaut le numéro fabricant, et d'une désignation en clair permettant son identification certaine.
4.2. Comptabilité et gestion.
Les articles d'une UCF sont individuellement pris en compte et suivis au niveau de la formation comptable. Les documents permettant les flux de ces articles ne font pas l'objet d'une inscription au registre-journal.
La composition de l'UCF est de la responsabilité du commandant de la formation détentrice, sous le contrôle de la RT (DIRMAT) ; pour les matériels pétroliers, elle relève de la compétence de la DRSEA de rattachement.
Le comptable des matériels adresse à la DIRMAT et à la DRSEA, au moins une fois par an, avant la fin du mois de janvier (8), l'inventaire et la balance des existants (9) de chaque UCF détenue.
Les articles des UCF sont soumis aux mêmes règles de gestion et de surveillance que les autres matériels.
Pour un meilleur suivi, chaque article, selon sa nature ou son emploi, sera rattaché par le comptable à un domaine EMAT (10).
Les modalités relatives à la comptabilité et à la gestion des articles des UCF font l'objet de l'annexe X.
5. Pertes, détériorations, destructions, excédents et déficits.
(modifié : instruction du 17/01/2005 et du 06/03/2006).5.1. Dispositions générales.
Les dispositions du présent chapitre visent les pertes, détériorations, destructions, excédents et déficits dus :
à une faute de service résultant d'imprudence, de négligence, d'inobservation des prescriptions réglementaires, d'utilisation abusive, etc. ;
à une faute personnelle ;
à un acte délictueux ;
à un cas fortuit ou de force majeure ;
à des circonstances particulières de service.
Les définitions de ces termes sont rappelées en annexe VIII.
Elles ne concernent pas :
les pertes et avaries de matériels survenues au cours des transports administratifs ou commerciaux, qui sont constatées et réglées dans les formes prescrites par les instructions du commissariat de l'armée de terre (BOEM 532* et 533) ;
les détériorations, résultant de l'usure normale du matériel, traitées dans le cadre de la comptabilité simplifiée des travaux ;
les détériorations et avaries dues de façon certaine à une défaillance du matériel ou à un vice de fabrication qui donnent lieu à l'établissement de rapports particuliers dans les conditions fixées par les instructions relatives à la maintenance des matériels ;
les pertes, destructions, déficits et excédents d'articles nomenclaturés entrant dans la composition des matériels complets, d'un montant global inférieur ou égal à 50 euros pour un événement et dont les prix inventaires unitaires sont inférieurs ou égaux à 30 euros. Cette dernière disposition ne concerne pas les dommages consécutifs à un acte de malveillance ou pour lesquels un tiers est impliqué.
On entend par :
matériel perdu : le matériel disparu ou irrécupérable (impossible à retrouver, emplacement connu mais inaccessible ou trop difficile d'accès) ;
matériel détérioré : matériel qui peut faire l'objet d'une récupération ou pour lequel une réparation est envisageable ;
matériel détruit : matériel qui ne pourra donner lieu à aucune récupération ;
matériel excédentaire : matériel ne figurant pas à l'inventaire général ;
matériel en déficit : matériel dont l'absence est constatée à l'occasion d'une vérification, d'un récolement ou d'un recensement.
5.2. Constatation des pertes, détériorations, destructions, excédents et déficits.
5.2.1. Toute perte, détérioration, destruction, excédent ou déficit de matériel doit, dès qu\'il est constaté, être signalé par le détenteur-dépositaire à l\'appui d\'un rapport simplifié adressé au comptable des matériels. Hormis le cas où il y a établissement d\'un C 5 ter, le rapport simplifié est communiqué à la formation de maintenance (11) qui :
procède au décompte de la perte, de la détérioration, de la destruction, de l\'excédent ou du déficit ;
émet un avis technique pour les détériorations et les destructions.
À son retour, le rapport simplifié est présenté au commandant de la formation détentrice.
Cependant, pour ce qui concerne les pertes, les déficits ou les destructions de petits matériels, les détériorations légères du premier niveau technique d\'intervention (NTI 1) et lorsque les circonstances :
n\'obligent pas un avis technique de causalité ;
n\'implique pas de contentieux ;
dont le montant total du préjudice ne dépasse pas la compétence du commandant de le formation administrative détentrice des matériels,
Le chef du bureau maintenance logistique (BLM) peut chiffrer les dommages et viser le rapport simplifié en case F.
5.2.2. Le commandant de la formation détentrice, après avoir au besoin demandé toute explication nécessaire, fait, s\'il le juge utile, effectuer une enquête complémentaire, détermine les responsabilités selon les critères du 5.1. qui précède, prononce (ou propose) éventuellement les sanctions disciplinaires, homologue le rapport et prend l\'une des décisions ci-après :
5.2.2.1. Hors le cas où le dommage résulte de faits mettant en cause un tiers extérieur aux forces armées (accident de circulation notamment) et qui déclenche la procédure précisée au 5.2.2.2., le commandant de la formation détentrice fait établir un rapport complémentaire quand :
il estime qu\'une faute personnelle, pouvant donner lieu à imputation pécuniaire, est en jeu ;
il y a perte d\'arme à feu, et/ou de munitions réelles ;
il y a perte de matériel sensible [classifié, ACSSI (12), ...] ;
le montant estimé de la perte, de la détérioration, de la destruction ou de l\'excédent dépasse la compétence du commandant organique (cf. ANNEXE I., repères 1 à 3).
Si aucune des trois conditions n\'est remplie, le commandant de la formation détentrice :
ou bien prend la décision et fait classer le rapport simplifié si son montant est égal ou inférieur à son niveau de compétence (cf. ANNEXE I., repère 3). Dans ce cas, un exemplaire du rapport simplifié est adressé au directeur local de service de rattachement (ou à la direction régionale du service des essences pour les matériels qui la concernent) pour saisie statistique et suivi ;
ou bien émet un avis et transmet, pour décision, le rapport simplifié au commandant organique par l\'intermédiaire des autorités appelées à émettre un avis conformément à ses directives.
Le commandant organique procède à l\'examen des pièces présentées (décompte et circonstances). Il peut décider, s\'il le juge nécessaire (imprécision des responsabilités, sous-estimation du montant, etc.), de demander à la formation comptable l\'établissement d\'un rapport complémentaire.
Lorsque les circonstances l\'exigent, l\'expertise du matériel détérioré peut être demandée par la sous-direction technique ou le bureau munitions de la DCMAT ou par la DCSEA (parties pétrolières des véhicules et matériels pétroliers de l\'armée de terre) notamment en cas de divergence entre l\'avis émis par la formation détentrice et celui émis par la formation de maintenance concernée.
5.2.2.2. Lorsque le dommage résulte de faits mettant en cause un tiers extérieur aux forces armées (accident de la circulation notamment), le commandant de formation fait établir, outre le dossier prévu par la réglementation sur les réparations civiles, un rapport C 5 ter (imprimé N° 703/09).
Dès réception du procès-verbal d\'évaluation établi par l\'expert auprès du bureau contentieux de la direction du commissariat de l\'armée de terre du lieu de l\'événement, le rapport est homologué puis adressé à l\'état-major de la région terre (RT) pour vérification avec, le cas échéant, le dossier prévu par l\'instruction sur les conditions de la circulation automobile militaire, sa surveillance et son contrôle (cf. ANNEXE I., repère 32). Le dossier est ensuite transmis pour exploitation au bureau contentieux désigné ci-dessus.
Il n\'est pas établi de rapport simplifié, ni de C 5 ter lorsque le matériel militaire n\'a pas subi de dommage.
5.2.3. Si, à la suite de la mise en réparation d\'un matériel dans une formation de maintenance, celle-ci constate que la détérioration présente un caractère accidentel, elle peut demander à la formation comptable de faire établir le dossier de détérioration prévu aux 5.2.2.1. et 5.2.2.2.
5.2.4. Les conditions d\'utilisation des rapports simplifiés, complémentaires et C 5 ter font l\'objet de l\'annexe VIII.
5.2.5. En cas de malveillance (vol, détournement, sabotage...), le commandant de la formation détentrice demande l\'intervention de la brigade de gendarmerie compétente ou de la prévôté pour enquête préliminaire.
En outre, il signale à la direction régionale de la protection et de la sécurité de la défense par les voies les plus rapides, tout vol d\'armes, de munitions et autres matériels sensibles.
5.2.6. En cas de perte ou de détérioration d\'un matériel mis à disposition entres formations de l\'armée de terre, le rapport simplifié est instruit par la formation bénéficiaire (13). Dans le principe et sauf disposition contraire du commandement, les matériels doivent être restitués dans l\'état où ils ont été prêtés.
5.3. Établissement des rapports ; décompte des dommages.
5.3.1. Les rapports simplifiés, complémentaires et C 5 ter sont homologués par le commandant de la formation détentrice, conformément aux dispositions de l\'annexe VIII.
5.3.2. Si la perte, la détérioration ou la destruction ne donne pas lieu à l\'établissement d\'un dossier contentieux (cf. 5.3.3.), le montant du préjudice subi par l\'État est arrêté par le commandant de la formation détentrice au vu du décompte déterminé par la formation de maintenance (ou le chef du BML : cf. point 5.2.).
Le calcul du montant du dommage est effectué conformément aux dispositions de la circulaire relative à l\'exploitation, par les formations du matériel et du SEA, des procès-verbaux et rapports de pertes, détériorations, destructions, excédents ou déficits de matériels (cf. ANNEXE I., repère 14).
5.3.3. Si la perte, la détérioration ou la destruction, l\'excédent ou le déficit ont donné lieu à l\'établissement d\'un dossier contentieux (faute personnelle, dommage causé par un tiers, etc.) le montant du dommage est arrêté par le bureau contentieux de la direction du commissariat de l\'armée de terre de la région terre du lieu d\'événement au vu du procès-verbal d\'évaluation dressé par l\'expert. Une copie de ce procès-verbal est adressée au commandant de la formation comptable pour être annexée au rapport complémentaire ou au C 5 ter.
Après homologation, le rapport complémentaire ou le C 5 ter est transmis, via la région terre, au bureau contentieux du directeur du commissariat de l\'armée de terre concerné pour être joint au dossier constitué dans les conditions prévues au BOEM 461*.
En aucun cas le rapport ne doit être présenté seul à la décision de l\'autorité compétente.
5.4. Régularisation des pertes, destructions, excédents et déficits ; remplacement des matériels.
5.4.1. Matériels complets.
5.4.1.1. La sortie des comptes du matériel perdu, détruit ou en déficit ne peut être effectuée qu\'à la réception du DUM de débit correspondant. Celui-ci est établi par le directeur local de service ou la direction centrale concernée soit à la demande du comptable [par référence au RS ou RC homologué par le commandant de la formation détentrice (14) ], soit à la réception du RS ou RC.
La prise en compte des matériels excédentaires est effectuée dans les mêmes conditions avec le DUM de crédit correspondant.
5.4.1.2. Le complètement des matériels perdus, détruits ou en déficit est effectué à l\'initiative du directeur local de service ou la direction centrale concernée au moyen d\'un DUM de crédit.
5.4.2. Matériels consommables.
L\'absence des matériels est justifiée par un exemplaire du rapport simplifié ou complémentaire. Le complètement est demandé par la formation comptable à la formation de maintenance au moyen d\'une demande de perception reversement (DPR) (imprimé N° 561/04 ou son équivalent informatique).
5.4.3. Composants d'unités collectives de formation (UCF).
La sortie des comptes s'effectue au vu du rapport simplifié ou du rapport complémentaire.
5.5. Responsabilité pécuniaire du personnel.
5.5.1. Indépendamment des sanctions disciplinaires, statutaires ou pénales dont il est passible, le personnel par la faute duquel des matériels ont été perdus, détériorés ou détruits, peut être tenu à la réparation pécuniaire du préjudice causé.
La responsabilité pécuniaire s\'établit différemment selon qu\'il s\'agit d\'une faute de service ou d\'une faute personnelle.
5.5.2. La responsabilité pécuniaire du personnel découle de la loi portant statut général des militaires et du décret relatif à la responsabilité pécuniaire de certains militaires (cf. ANNEXE I., repères 6, 7 et 8). Les conditions d\'application de ces textes, dans le domaine de la responsabilité pécuniaire, sont précisées par instruction (cf. ANNEXE I., repère 10). Les décisions d\'imputation sont prises par les autorités ayant reçu délégation de pouvoirs du ministre conformément aux arrêtés relatifs aux délégations de pouvoirs du ministre en sa qualité d\'ordonnateur-répartiteur des matériels de la défense (cf. ANNEXE I., repères 1 à 3).
5.5.3. L\'instruction générale sur la réparation amiable ou judiciaire des dommages causés ou subis par les armées (cf. ANNEXE I. , repère 11) précise le domaine de la faute personnelle et les dispositions à appliquer en l\'occurrence. Les décisions d\'imputation consécutives à une faute personnelle (qui peuvent être appliquées à l\'encontre de tout le personnel de la défense) sont du ressort du général commandant la région terre du lieu de l\'événement. Elles sont prises dans le cadre du décret et de l\'arrêté relatifs au règlement des dommages (cf. ANNEXE I., repères 4 et 5).
5.5.4. Selon que l\'affaire a donné lieu ou non à l\'établissement d\'un dossier contentieux, les éventuelles décisions d\'imputation (Mle n° 421/21) sont communiquées au commandant de la formation détentrice par l\'intermédiaire des autorités ayant eu à la connaître, bureau contentieux de la DICAT/RT ou commandant organique.
5.5.5. Conformément aux dispositions du décret portant règlement de discipline générale dans les armées (cf. ANNEXE I., repère 9), les décisions d\'imputation peuvent faire l\'objet d\'un recours dans les formes réglementaires. Les conditions dans lesquelles les demandes sont formulées (forme, délais, autorités appelées à statuer...) font l\'objet des décrets et instructions (cf. ANNEXE I., repères 8, 11, 12 et 13).
6. Actions de surveillance.
(modifié : instruction du 17/01/2005).6.1. Surveillance administrative et technique. Récolements et recensements.
6.1.1. La surveillance administrative et technique des matériels est exercée conformément à l\'arrêté relatif à la surveillance administrative et technique (cf. ANNEXE I., repères 15 et 16).
Pour des raisons pratiques et de compétences techniques, une délégation de signature peut être donnée aux représentants qualifiés des directions locales de service ou des formations de maintenance qui leurs sont rattachées, dans les conditions définies par l\'arrêté relatif à la surveillance administrative et technique.
Les autorités déléguées agissent dans le cadre de la délégation qui leur est donnée, en se conformant strictement aux directives particulières de l\'autorité délégataire. Elles peuvent éventuellement se faire accompagner de spécialistes.
Les modalités propres au service des essences des armées (SEA) pour la surveillance technique des installations, des matériels et des produits pétroliers relevant de sa compétence, sont définies par une instruction prise sous le timbre de la DCSEA (cf. ANNEXE I., repère 17).
6.1.2. La surveillance administrative a pour objet de :
vérifier que les dotations et les besoins des formations sont satisfaits et sans excédent ;
vérifier que les matériels dont les formations doivent être détentrices, existent réellement ;
apprécier l\'opportunité des actes de gestion et en contrôler la régularité ;
apporter ou proposer les remèdes qui s\'imposent.
En raison de l\'importance et de la complexité croissante des matériels dont disposent les formations, elle est indissociable de la surveillance technique.
Celle-ci consiste essentiellement au contrôle de l\'emploi et de l\'entretien des matériels.
La surveillance administrative et technique permet en outre de mettre en valeur :
la qualité de la documentation détenue ;
la qualification du personnel exerçant des fonctions techniques.
6.1.3. Les visites de surveillance administrative et technique donnent lieu à l\'établissement d\'un compte rendu de vérifications ou d\'observations.
Les visites sont enregistrées soit au registre auxiliaire à l\'inventaire général (imprimé N° 703/03, 3e partie) soit sur son équivalent informatique SAF, par l\'inscription, de la part des officiers contrôleurs ou du comptable, de leur objet ainsi que d\'un bref résumé des résultats constatés.
6.1.4. Les autorités chargées de la surveillance administrative et technique et du contrôle des formations peuvent, à leur initiative, effectuer soit des récolements, soit des recensements :
les récolements consistent à vérifier, à partir de l\'inventaire particulier du détenteur, préalablement rapproché de l\'inventaire général du comptable, que les existants réels sont conformes aux existants en écritures ;
les recensements consistent à compter, peser, mesurer le matériel, puis à comparer les résultats ainsi obtenus aux écritures portées sur les inventaires du détenteur (dépositaire ou usager) et du comptable.
Les résultats des récolements et des recensements sont portés au registre auxiliaire à l\'inventaire général ou sur son équivalent informatique SAF.
6.2. Surveillance administrative intérieure (vérifications).
L\'organisation de la surveillance administrative intérieure des matériels et des actes de gestion est exercée sous l\'autorité du commandant de la formation comptable.
6.2.1. La surveillance des matériels, tant au point de vue de leur existence et de leur état, que de leur emploi et de leur entretien, est exercée à tous les degrés de la hiérarchie par les autorités sous les ordres desquelles sont placés les détenteurs.
Ils doivent veiller d\'une manière constante à l\'application des règles fixées par les manuels, notices techniques et instructions ministérielles, relatives à la comptabilité, à l\'emploi et à la maintenance des matériels.
6.2.2. Les vérifications consistent en un rapprochement entre l\'inventaire général, tenu par le comptable et les inventaires des matériels détenus par les détenteurs-dépositaires et les existants.
La vérification des écritures entre l\'inventaire général, les inventaires des détenteurs et les pièces justificatives est effectuée au moins une fois par an sous la responsabilité du comptable.
La vérification des existants est effectuée selon un programme de telle sorte que chaque matériel soit vérifié en totalité au moins une fois tous les deux ans (tous les ans pour les ACSSI) sous la responsabilité du détenteur dépositaire.
Le résultat des vérifications est porté au registre auxiliaire à l\'inventaire général ou sur son équivalent informatique SAF. Un compte rendu annuel des vérifications réalisées en cours de l\'année est adressé, par voie hiérarchique, à la direction locale de service ou à la direction centrale concernée.
Pour éviter la redondance des contrôles, les récolements et recensements effectués sur ordre des autorités sont à considérer comme des vérifications.
La vérification des matériels et le contrôle des inventaires font l\'objet de l\'annexe VII.
7. Dispositions diverses.
(modifié : instruction du 17/01/2005).7.1. Remise et prise de service.
7.1.1. Les comptables des matériels ou les détenteurs-dépositaires sortant ou entrant doivent être présents lors de la passation de service. Toutefois, à titre exceptionnel, l\'ordonnateur-répartiteur peut les autoriser à se faire représenter par un mandataire.
La passation de service entre comptables des matériels ou détenteurs-dépositaires fait l\'objet d\'un procès-verbal de remise et prise de service signé, au plus tard dans un délai d\'un mois, par les comptables des matériels ou les détenteurs-dépositaires entrant et sortant. Ces procès-verbaux sont contresignés par le commandant de la formation concernée. Ils sont enregistrés au registre auxiliaire.
7.1.2. La signature du procès-verbal (mle n° 562/08 de la réglementation générale) par les comptables implique la reconnaissance et la prise en compte des pièces et documents comptables. Elle constate l\'arrêté des écritures comptables établi au jour de sa signature : inventaire général, registre auxiliaire, registre des pièces justificatives.
En cas de désaccord relatif à la véracité ou à l\'authenticité des écritures comptables, le commandant de la formation fait prescrire des vérifications sous l\'autorité du chef du BML (contrôle des pièces justificatives des inventaires particuliers...).
Lorsque le comptable entrant formule des réserves, une expédition du procès-verbal est adressée pour décision au commandant organique.
7.1.3. La signature du procès-verbal par les détenteurs-dépositaires implique la prise en charge des matériels dont la nature et la quantité doivent être conformes à celles mentionnées dans l\'inventaire général du comptable.
À cet effet, un inventaire des matériels détenus, édité au jour de la remise et prise de service, est annexé au procès-verbal. Cet inventaire, coté, paraphé et certifié conforme à l\'inventaire général par le comptable des matériels, est signé par les deux détenteurs-dépositaires et contresigné par le commandant de la formation ; les observations éventuelles ainsi que les suites données y sont reportées.
Un exemplaire de l\'inventaire renseigné conformément aux prescriptions ci-dessus est remis au détenteur-dépositaire entrant en appui de sa comptabilité.
Les excédents ou déficits constatés sont régularisés conformément aux 5.2 et 5.3.
7.1.4. La responsabilité des comptables des matériels et des détenteurs-dépositaires entrant est engagée à compter du jour de la signature du procès-verbal et compte tenu des rectifications éventuellement apportées aux écritures comptables ou aux inventaires.
7.2. Mandat, intérim.
7.2.1. Tout comptable des matériels, tout détenteur-dépositaire fait agréer un mandataire par le commandant de la formation ayant procédé à sa désignation, afin qu\'en cas d\'absence, les fonctions de comptable ou de détenteur-dépositaire soient assurées (cf. ANNEXE I., repère 28).
La procuration, approuvée par le commandant de la formation concernée, est délivrée au mandataire par le titulaire. Établie conformément au modèle donné en annexe V., elle est inscrite au registre des actes administratifs de la formation et au registre auxiliaire de la formation comptable.
7.2.2. En cas de vacance subite du comptable ou d\'un détenteur-dépositaire, le commandant de la formation désigne un intérimaire jusqu\'à la nomination d\'un nouveau titulaire. L\'intérimaire a les attributions et les responsabilités du titulaire.
7.3. Accréditation.
7.3.1. Le comptable des matériels (ou son mandataire) est seul accrédité pour signer les documents comptables relatifs à la comptabilité. Une copie de sa désignation est adressée aux formations de maintenance concernées. Lors des opérations de perception ou de reversement de matériels complets, le comptable accrédite, sur le DUM, un représentant de la formation pour assurer en son nom l\'exécution physique du mouvement.
7.3.2. Le chef du BML désigne les représentants habilités à effectuer, auprès des formations de maintenance, les autres opérations (chefs d\'ateliers, responsable approvisionnement...).
7.4. Durée de conservation des données et des documents. (15)
7.4.1. La durée de conservation des données et des documents de comptabilité est fixée comme suit :
cinq ans pour l\'inventaire général, le registre-journal, les pièces justificatives et le registre auxiliaire ;
deux ans pour les autres documents de la comptabilité ;
deux ans pour la comptabilité d\'atelier (sauf aéronefs : 4 ans).
Les durées de conservation, indiquées ci-dessus, partent du 1er janvier de l\'année qui suit immédiatement l\'année au cours de laquelle le document a été établi ou a reçu sa dernière inscription avant d\'être versé aux archives. Passé ces délais, les documents sont détruits au niveau de la formation comptable.
7.4.2. En cas de dissolution de la formation, les archives sont reversées au centre national des archives du matériel (cf. ANNEXE I., repère 29).
7.5. Documents annexes.
Outre les documents comptables énumérés ci-dessus, la formation et ses détenteurs-dépositaires tiennent des documents annexes, nécessaires au contrôle de la situation de certains matériels individualisés (armement, optique, etc.) mais non suivis en statistique individuelle.
Ces documents, utilisés également pour contrôler l'entretien de ces matériels, sont décrits dans les instructions relatives à ce domaine.
7.6. Matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs.
Les formations ne peuvent pas, de leur propre initiative, mettre à la disposition d'organismes extérieurs leurs matériels.
Il convient, à cet effet, de se référer à la circulaire relative à la participation de l'armée de terre à des activités ne relevant pas de ses missions spécifiques (cf. ANNEXE I, repères 18 et 19).
Celle-ci précise notamment les autorités habilitées à décider de la participation des armées, des conventions, des réparations et dommages ainsi que des dispositions financières et statistiques.
Une mise à disposition temporaire de matériel ne fait pas l'objet d'un mouvement comptable. La décision de mise à disposition est enregistrée au registre auxiliaire.
7.7. Réforme des matériels.
Les formations ne sont pas habilitées à prononcer la réforme des matériels objet de la présente instruction ainsi que leur aliénation.
Les matériels non réparables sont reversés aux formations de maintenance (les véhicules et matériels pétroliers aux formations de maintenance du SEA).
7.8. Documents technique en service.
7.8.1. Généralités.
La documentation technique détenue par une formation, dès lors qu'elle n'a pas un caractère consommable (le carnet de bord d'un véhicule est consommable), doit faire l'objet d'un suivi.
À ce titre, les documents techniques reçus sont transmis au comptable des matériels qui procède à leur reconnaissance, à leur acceptation, et en assure la remise aux détenteurs dépositaires, en fonction des tableaux de diffusion ou des directives particulières.
Ces documents doivent être suivis par le SIMAT ou, pour les formations non équipées SIMAT, en procédure manuelle au moyen du catalogue méthodique du modèle C 55 (imprimé no 703/55 ou son équivalent informatique).
Ce catalogue constitue l'inventaire général de tous les existants et le relevé de tous les mouvements affectant ces existants.
Le suivi au niveau des détenteurs dépositaires se fait au moyen d'un inventaire détenteur de modèle libre (qui peut prendre la forme d'un catalogue méthodique C 55 secondaire).
Les modalités de gestion de la documentation technique font l'objet de l'annexe VI bis à la présente instruction.
Les responsables techniques de la formation, chef du BML, comptables des matériels et chefs d'ateliers, doivent veiller à ce que les ateliers, les unités et les formations rattachées soient correctement dotés en documentation technique et que celle-ci soit actualisée.
Il convient, pour cela, de se référer aux catalogues des documents techniques (16) qui décrivent les documents existants.
7.8.2. Vérification de la documentation.
La vérification de la documentation s'inscrit dans le champ de la surveillance administrative interne (SAL). Indépendamment des actions de cette dernière, les actes de surveillances (recensements, récolements, …) ressortissent, en premier lieu, aux détenteurs dépositaires, sous la responsabilité du comptable des matériels de la formation.
Les informations relatives aux vérifications sont portées au catalogue méthodique des documents C 55 (imprimé no 703/55), sur le feuillet réservé à ces opérations.
7.8.3. Renouvellement de la documentation.
Le renouvellement de la documentation est du ressort de la formation comptable et s'effectue conformément aux dispositions et procédures définies par instruction particulière (cf. ANNEXE I, repère 27).
7.8.4. Cas particuliers.
S'agissant des BOEM (Bulletins officiels des armées, édition méthodique) dont la responsabilité incombe au service du matériels, la mise en place initiale et celle des fascicules modificatifs sont réalisées directement par la société Lavauzelle selon un plan d'abonnement arrêté par la DCMAT. Les besoins complémentaires des formations concernant strictement les BOEM de la série matériel font l'objet d'une demande motivée adressée au représentant du matériel par l'intermédiaire de la formation de maintenance de rattachement.
8. Comptabilité d'atelier.
(modifié : instruction du 17/01/2005 et du 06/03/2006).Avertissement.
Pour ce qui concerne cette partie traitant de la comptabilité ateliers, celle-ci tient compte des nouvelles procédures induites par le système d'information de la maintenance de l'armée de terre (SIMAT).
Dans ce domaine, il y a lieu de suivre les guides de procédures spécifiques remis aux formations lors de la mise en place des « bases interfaces ateliers ».
Cependant, le déploiement de ce système impose une phase transitoire durant laquelle les anciennes procédures sont conservées.
8.1. Dispositions générales.
La maintenance des matériels des formations est assurée conformément aux directives et instructions particulières à chaque catégorie de matériels.
Le suivi des opérations de maintenance ainsi que la réalisation et l'emploi des articles d'approvisionnement nécessaires (rechanges et fournitures) sont traités dans le cadre d'une comptabilité simplifiée des travaux qui bénéficie de l'assistance du système d'information de la maintenance de l'armée de terre (SIMAT) et de directives particulières pour les matériels pétroliers.
L'ensemble des données recueillies et traitées par le SIMAT permet la restitution de bilans d'activités à la disposition du commandant de la formation et de ses adjoints techniques.
8.2. Comptabilité des travaux.
8.2.1. La comptabilité des travaux a pour objet :
le suivi des opérations de maintenance effectuées dans les ateliers de la formation, quel qu\'en soit le niveau technique. Elle permet notamment la prise en compte d\'informations relatives au matériel traité, à la nature, au délai et au coût des interventions effectuées ;
la justification de l\'emploi des rechanges réalisés ou délivrés à la formation.
8.2.2. Aucune intervention technique ne peut être entreprise dans un atelier relevant directement des BLM sans l\'ouverture d\'un dossier informatique appelé selon le cas « dossier faits techniques » (DFT) ou « intervention technique » (IT).
8.2.3. Les matériels réparés au sein de la formation sont gérés de façon différenciée selon qu\'il s\'agit d\'une intervention corrective ou préventive.
8.2.3.1. Intervention corrective.
Une intervention corrective donne lieu à l\'ouverture d\'un « DFT ». Ce dernier sert de portefeuille à l\'ensemble des IT. Il est créé à partir d\'une IT particulière appelée « IT de diagnostic ». Ces interventions techniques peuvent être liées à des gammes opératoires correctives.
8.2.3.2. Intervention préventive.
Une intervention préventive est générée dans le tableau de production :
soit de façon automatique par transfert de tâches issues de la planification ;
soit de façon manuelle.
Dans tous les cas, ces interventions techniques sont liées à des gammes opératoires préventives. Elles ne donnent pas lieu à la création d\'un « DFT ».
8.2.4. Les matériels devant faire l\'objet d\'une intervention au niveau technique supérieur sont mis en réparation auprès de la formation désignée par le plan de rattachement.
La formation en charge du NTI 1 transfère au niveau requis :
pour l\'intervention corrective : un « DFT » créé au moyen d\'une IT de diagnostic ;
pour l\'intervention préventive : une « IT », de façon automatique par transfert de tâches issues de la planification ou de façon manuelle.
Pour ce qui concerne les matériels pétroliers, la mise en réparation peut se faire au moyen d\'une fiche d\'intervention technique NTI 2 gestion nominative ou quantitative (FIT NTI 2 GN ou GQ, imprimés N° 561/01 et N° 561/02).
Par convention de langage et pour simplifier la rédaction qui suit, les termes « dossier faits techniques » (DFT) et « intervention technique » (IT) sont regroupés sous l\'appellation générique d\'« ordre de travail ».
8.3. Règles relatives au ravitaillement et au suivi des articles d'approvisionnement.
8.3.1. Les approvisionnements, nécessaires à la maintenance des matériels complets, à la fourniture d\'articles divers et au renouvellement de composants de kits, sont réalisés, soit par l\'intermédiaire d\'un ordre de travail, soit par demande hors IT automatique ou manuelle.
Selon le type de matériel, les formations s\'adressent soit à leur formation de maintenance, soit dans le secteur privé.
8.3.2. Pour faciliter les opérations de maintenance de NTI 1 les formations peuvent détenir un « stock atelier ».
Ce stock atelier regroupe :
les rechanges destinés à la maintenance des matériels complets (ex-« listes R ») ;
les fournitures et approvisionnements courants (ex-« listes V »).
Le complètement du stock atelier est automatique ; sa révision est faite selon une périodicité définie ou à la demande.
En outre, au titre des dotations, les formations peuvent détenir des lots de maintenance régimentaires composés exclusivement de constituants principaux (cf. 8.4.4.).
Par ailleurs, une formation soutenue peut, pour diverses raisons, se voir attribuer un stock avancé de pièces de rechanges par une formation de maintenance. Dans ce cas, sur demande de la formation de maintenance, le commandant de la formation soutenue désigne un détenteur-dépositaire qui sera en relation directe avec le comptable de la formation de maintenance [comptable des matériels en approvisionnement et en attente de la compagnie d\'approvisionnement (CAP) de distribution].
Ce stock avancé relève de la formation de maintenance comptable de ces rechanges dont il suit les règles de gestion (administration et comptabilité des matériels dans les formations de maintenance ; cf. ANNEXE I., repères 28 et 31) y compris en ce qui concerne la prise et la remise de service entre détenteurs-dépositaires, les pertes, les détériorations, les destructions, les excédents et les déficits (mles nos 562/06, 07 et 08). Les règles d\'utilisation sont précisées par directives particulières.
L\'avis du commandant de la formation soutenue sera demandé avant avis et décision du commandant de la formation de maintenance.
8.3.1. Dispositions relatives aux rechanges entrant dans le stock atelier.
Les rechanges que les formations sont autorisées à détenir sont suivis par le SIMAT. La composition des lots et des stocks est arrêtée par le commandant de la formation de maintenance après proposition de la formation bénéficiaire, conformément aux directives particulières de la DCMAT/SDT.
Les listes sont révisées annuellement ou à la demande des formations si une évolution profonde du parc des matériels modifie les besoins en rechanges.
Un stock atelier est composé d'articles techniques, essentiels ou non, afférents aux matériels en service dans la formation.
En sont systématiquement exclus :
les assemblages principaux ;
les chenilles des engins blindés ;
les pneumatiques à l'exception éventuellement de ceux équipant certains véhicules de la gamme commerciale (VL, VGL, autocars) et les véhicules sanitaires ;
les batteries ;
les bâches.
Initialement, les rechanges concernant l'entretien des matériels d'usage courant (EMUC) sont mis en place gratuitement. Les complètements ultérieurs sont à la charge des formations.
8.3.2. Dispositions relatives à la réalisation et à l'emploi des rechanges.
8.3.4.1. Tout article nomenclaturé commandé ou reversé auprès de la formation de maintenance fait l\'objet d\'un « DFT », d\'une « IT » ou d\'une commande (ou reversement) hors IT auprès de la formation de maintenance.
Les conditions d\'exploitation et d\'emploi des « DFT », des « IT » et des commandes ou reversements hors IT font respectivement l\'objet de guides de procédures SIMAT.
Les rechanges nécessaires à l\'exécution d\'un ordre de travail sont hypothéqués automatiquement par SIMAT en fonction des structures de rattachement et des codes approvisionnement définis. Ils sont, soit prélevés dans le stock atelier (avec un complément automatique), soit commandés directement. Dans l\'un et l\'autre cas, ils sont rattachés à l\'intervention considérée.
Les besoins particuliers ne concernant pas un ordre de travail, le remplacement d\'articles appartenant aux kits ainsi que les fournitures diverses sont commandés au moyen d\'une commande hors IT.
8.3.4.2. La consommation des rechanges, des articles divers et des fournitures est suivie par le SIMAT.
S\'agissant des matières et fournitures appartenant au stock atelier, leur perception par les équipes d\'intervention se fait sans formalité ni report sur les ordres de travail.
8.3.4.3. La perception des pièces de rechanges auprès de la formation d\'abonnement (17) donne lieu à la remise des pièces usagées correspondantes.
S\'agissant de rechanges dits réparables, leur traitement doit faire l\'objet du plus grand soin. Le reversement des pièces usagées doit être effectué lors de la perception de la pièce correspondante en bon état ; en cas de difficultés, dans les meilleurs délais après son remplacement.
Les rechanges réparables, étiquetés, avec mention de leur identification et la référence de l\'ordre de travail, sont reversés à la formation d\'abonnement.
Pour ce qui concerne les articles non classés réparables, leur reversement s\'effectue selon une périodicité définie conjointement avec la formation d\'abonnement.
En cas de non-respect des règles relatives au reversement des rechanges réparables usagés, le commandant de la formation d\'abonnement peut exiger la production d\'un compte rendu de perte.
8.3.4.4. Les rechanges réparables ainsi que les composants de kits ne sont pas systématiquement échangés. Ils peuvent faire l\'objet d\'une demande de remise en état.
8.4. Dispositions particulières.
8.4.1. Achats et réparations dans le cadre des crédits EMUC.
Pour l\'entretien des matériels d\'usage courant (EMUC) ainsi que pour la réalisation de rechanges classés EMUC, les formations disposent des crédits au titre du budget de fonctionnement (cf. ANNEXE I., repères 24, 25 et 26).
Pour l\'exécution des travaux et la réalisation des rechanges, elles ont la faculté de s\'adresser soit dans le secteur privé soit auprès de leur formation de maintenance vis-à-vis de laquelle elles ont alors la qualité de cessionnaire.
Compte tenu de leurs charges et de leurs priorités, les formations de maintenance n\'ont pas obligation d\'assurer la réparation et l\'approvisionnement des matériels classés EMUC.
8.4.1.1. Prestations effectuées par la formation de maintenance.
Les travaux demandés à la formation de maintenance font initialement l\'objet d\'un devis estimatif gratuit.
Le décompte de la prestation, main-d\'oeuvre et rechanges, est facturé à la formation au moyen d\'un mémoire de travaux.
Les commandes indépendantes d\'un ordre de travail ne font l\'objet d\'aucune procédure particulière. Les rechanges EMUC délivrés à une formation bénéficiaire sont périodiquement facturés par la formation de maintenance au moyen d\'un état récapitulatif et des factures EMUC correspondantes.
8.4.1.2. Prestations effectuées dans le secteur privé.
Elles font l\'objet d\'un ordre de travail de manière à constater les délais d\'immobilisation des matériels et le montant des dépenses.
Concernant les travaux à effectuer sur les parties pétrolières des matériels pétroliers, une autorisation préalable de la formation de maintenance du SEA doit être obtenue.
8.4.1.3. Contrôle des véhicules accidentés remis en état dans le secteur privé.
Dans un souci de bonne utilisation des crédits EMUC et pour permettre aux formations d\'effectuer, dans les meilleures conditions, le choix des sociétés commerciales appelées à intervenir sur leurs matériels, les véhicules, après remise en état, sont obligatoirement soumis à l\'examen d\'un expert de l\'atelier de maintenance afin de vérifier le bien-fondé de la facture et la qualité du service rendu.
Cette intervention, effectuée à l\'appui d\'un ordre de travail, est assurée gratuitement. Elle donne lieu à la communication des conclusions et au visa des factures correspondantes par la formation de maintenance.
8.4.2. Réparations au profit d'une autre formation soutenue par le matériel de l'armée de terre.
Lorsqu\'un atelier est appelé à réparer un matériel appartenant à une autre formation normalement soutenue par le matériel de l\'armée de terre, l\'intervention donne lieu à des procédures particulières décrites dans le guide des procédures SIMAT. Si le matériel concerné relève des crédits EMUC, la formation réparatrice doit demander à la formation bénéficiaire le remboursement du montant des rechanges utilisés.
8.4.3. Réparations au profit d'un organisme relevant d'un autre budget (gendarmerie, armée de l'air, marine, délégation générale pour l'armement, service des essences, service de santé…).
Les travaux effectués donnent lieu à remboursement par le bénéficiaire.
La procédure de remboursement est engagée :
soit par la formation réparatrice, s\'il s\'agit de matériels normalement entretenus sur les crédits de la formation ;
soit par la formation de maintenance, lorsque l\'intervention concerne un matériel soutenu par le matériel de l\'armée de terre. À cet effet, la formation joint une copie de l\'ordre de travail dûment renseigné et portant certification par le bénéficiaire du service rendu.
8.4.4. Dispositions relatives aux lots de maintenance régimentaires.
La maintenance des systèmes d\'armes et autres matériels complexes consiste fréquemment au remplacement nombre pour nombre de certains de leurs assemblages principaux codifiés pour les besoins de la gestion. Pour ce faire, des lots de maintenance régimentaires regroupant des assemblages principaux appartenant à une même famille de matériel ont été créés.
Bien que destinés à la maintenance, ces lots constituent des matériels complets, codifiés et suivis en comptabilité et en statistique.
Les lots de maintenance régimentaires apparaissent à l\'inventaire général. Les composants principaux entrant dans leur composition sont mis en réparation auprès de la formation de maintenance à l\'appui d\'un « dossier faits techniques ».
8.4.5. Dispositions relatives aux manœuvres.
Lorsqu\'elles sont en manœuvre, les formations bénéficient d\'une procédure automatisée décrite dans le guide de procédure SIMAT.
Les modalités de mise en place de stocks d\'approvisionnement sont définies par des directives particulières et selon les besoins recensés dans l\'ordre administratif et logistique (OAL).
Pour le SEA, les directives particulières sont incluses dans l\'OAL.
8.5. Synthèses, bilans d'activités.
Les informations relatives à la maintenance des matériels, associées aux données de l\'inventaire général, permettent l\'édition de synthèses et bilans d\'activités dont le chef du BML peut disposer pour suivre l\'activité des ateliers de la formation.
Des documents de synthèses sont à la disposition de tous les responsables de la chaîne technique de la formation.
En outre, le commandant de la formation est, en permanence, renseigné sur la disponibilité opérationnelle des matériels déterminants.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le général, directeur central du matériel de l'armée de terre,
Jacques NEUVILLE.
L'ingénieur général, directeur central du service des essences des armées,
Jean-Claude RIFFAULT.
Annexes
ANNEXE I. Textes de référence.
(Nouvelle rédaction : 4e mod et modifiée : instruction du 17/01/2005.)
Préambule.
Outre les deux textes de référence (décret n° 90-144 du 14 février 1990 relatif à la comptabilité des matériels de la défense du 14 février 1990 et instruction générale n° 11000/DEF/DSF/CC/1 du 15 mars 1990 , les principaux textes auxquels il y a lieu de se référer sont les suivants (liste non exhaustive) :
1. Arrêté du 1er octobre 1991 (BOC, p. 3289) modifié, relatif aux délégations de pouvoirs du ministre chargé des armées pour ce qui concerne ses attributions d\'ordonnateur répartiteur des matériels de la défense.
2. Arrêté du 1er octobre 1991 (BOC, p. 3291) modifié, fixant les limites de compétence prévues par l\'arrêté relatif aux délégations de pouvoirs du ministre chargé des armées pour ce qui concerne ses attributions d\'ordonnateur répartiteur des matériels de la défense.
3. Arrêté du 14 août 1996 (BOC, p. 3996) modifié, relatif aux directeurs, chefs de service, chefs d\'établissement et délégations de pouvoirs du ministre chargé des armées aux commandants de formation administrative de l\'armée de terre pour ce qui concerne ses attributions d\'ordonnateur répartiteur des matériels de la défense.
4. Décret n° 66-594 du 27 juillet 1966 (BOC/SC, p. 775) modifié, relatif aux délégations de pouvoirs et de signature pour le règlement des dommages causés ou subis par les armées.
5. Arrêté du 27 juillet 1966 (BOC, p. 776) modifié, fixant les limites de compétence prévues par le décret n° 66-594 du 27 juillet 1966 relatif aux délégations de pouvoirs et de signature pour le règlement des dommages causés ou subis par les armées.
6. Loi n° 72-662 du 13 juillet 1972 (BOC/SC, p. 784 ; BOC/G, p. 1001) modifiée, portant statut général des militaires.
7. Loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 (BOC/SC, p. 208) modifiée, portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l\'État.
8. Décret n° 74-705 du 6 août 1974 (BOC, p. 1957) pris en application de l\'article 17 de la loi du 13 juillet 1972 portant statut général des militaires et relatif à la responsabilité pécuniaire de certains militaires.
9. Décret n° 75-675 du 28 juillet 1975 (BOC, p. 2861) modifié portant règlement de discipline générale dans les armées.
9 bis. Instruction n° 201200/DEF/SGA/DFP/FM/1 du 5 septembre 2001 (BOC, p. 4721) modifiée, portant application du règlement de discipline générale dans les armées.
9 ter. Circulaire n° 7742/DEF/EMAT/CAB/OSA/ADM/31 du 7 novembre 2001 (BOC, p. 5778) relative aux modalités d\'application du règlement de discipline générale dans l\'armée de terre.
10. Instruction n° 10350/DEF/DAAJC/AA/2 du 23 février 1976 (BOC, 1980, p. 4458) modifiée, relative à la responsabilité pécuniaire de certains militaires.
11. Instruction générale n° 670/DEF/DAG/CX/3 du 16 janvier 1989 (mention au BOC, p. 4345) sur la réparation amiable ou judiciaire des dommages causés ou subis par les armées (à l\'exception des dommages contractuels).
12. Décret n° 92-1369 du 29 décembre 1992 (BOC, 1993, p. 695) modifiant le décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 (BOC/SC, 1965, p. 613) portant règlement général sur la comptabilité publique.
13. Instruction n° 5248/MA/DSF/CG/1 du 25 mai 1967 modifiée, relative aux dispositions administratives et financières applicables aux trois armées.
14. Circulaire n° 34646/DCMAT/EA/1 du 5 septembre 1972 (BOC/G, p. 1041) modifiée, relative à l\'exploitation, par les organismes du matériel, des procès-verbaux et rapports de pertes, destructions détériorations, déficits ou excédents de matériels.
15. Arrêté du 26 juin 1997 (BOC, p. 3885) modifié, relatif à la surveillance administrative et technique au sein des armées, de la gendarmerie nationale et des services interarmées.
16. Circulaire n° 385/DEF/EMAT/LOG/DL du 22 février 2001 (BOC, p. 1731) relative à la surveillance administrative et à la surveillance technique des formations administratives dans l\'armée de terre.
17. Instruction n° 10/DEF/DCSEA/SDE/2/INFRA/201/0 du 4 janvier 1999 (BOC, p. 3737) relative à la surveillance technique des installations, des matériels et des produits pétroliers au sein des armées, de la gendarmerie nationale et des services interarmées autres que le service des essences des armées.
18. Circulaire n° 16350/DEF/DAG/AA/2 - 3034/DEF/DSF/1/E du 30 octobre 1987 (BOC, p. 6140) relative à la participation des armées à des activités ne relevant pas de leurs missions spécifiques.
19. Circulaire n° 2799/DEF/EMAT/EMPL/AERO/43 du 4 juin 1992 (BOC, p. 2145) modifiée, relative à la participation de l\'armée de terre à des activités ne relevant pas de ses missions spécifiques.
20. Directive pour l\'équipement des formations mobilisées n° 23175/DEF/EMAT/DIVLOG/EQUIP/ADJ/-- du 10 décembre 1986 (n.i. BO).
21. Instruction n° 13000/DEF/DCMAT/SDOE/ORG du 6 janvier 1994 (BOC, p. 403) relative à la gestion et à la maintenance des matériels ressortissant au matériel de l\'armée de terre dans les organismes de l\'armée de terre stationnés outre-mer sur des territoires où le matériel n\'est pas représenté organiquement.
22. Circulaire n° 2250/DEF/EMAT/LOG/EOE du 4 juin 2002 (BOC, 2003, p. 219) relative aux procédures nationales de soutien administratif et logistique d\'une force terrestre en opération extérieure.
23. Instruction n° 1444/DEF/EMA/OL/4 du 12 août 1993 (BOC, p. 5272) relative à la nomenclature « système OTAN » et aux missions du centre d\'identification des matériels de la défense (CIMD).
24. INSTRUCTION n° 3600/DEF/DCMAT/RPA/1- n° 1600/DEF/INT/AG/CT du 5 février 1976 (BOC, p. 700) relative à la constitution et au fonctionnement de la masse d\'entretien des matériels d\'usage courant dans les corps de troupe de l\'armée de terre.
25. Circulaire n° 6596/DEF/DCMAT/RPA/1 du 4 mars 1976 (BOC, p. 702) modifiée, relative à l\'application des dispositions générales concernant la masse d\'entretien des matériels d\'usage courant dans les corps de troupe de l\'armée de terre.
26. Catalogue n° 8716/DEF/DCMAT/SDT du 28 avril 1994 (BOC/PA, p. 2070) concernant les matériels d\'usage courant dans le coût d\'entretien est assuré par le budget de fonctionnement des corps de troupe.
27. Instruction n° 5000/DEF/EMAT/BPO/EMP/67 du 20 novembre 1996 (BOC, p. 4881) relative à la gestion et au mode de cession des documents généraux et techniques réglementaires.
28. Instruction n° 14700/DEF/DSF/CC/1 du 17 novembre 1992 (BOC, p. 4192) relative au mode de désignation des détenteurs et des comptables de matériels de la défense.
29. Instruction technique générale n° 2000/DEF/EMAT/SH/D du 22 mars 1983 (BOC, p. 2624) relative à la conservation, au versement et à la communication des archives.
30. Instruction n° 15640/T/DCM/EG du 27 avril 1965 (BOC/G, p. 267) modifiée relative à l\'organisation des éléments de soutien du matériel intégrés dans les corps de troupe.
31. Instruction n° 27001/DEF/DCMAT/SDA/RM/RD du 12 octobre 2001 (BOC, p. 5580) modifiée, relative à la comptabilité et à la gestion du matériel ressortissant au matériel de l\'armée de terre en approvisionnement, en attente ou mis à la disposition d\'organismes extérieurs.
32. Instruction n° 2000/DEF/EMA/OL/5 du 15 septembre 2003 (BOC, 2004, p. 611) relative à la circulation automobile au sein du ministère de la défense.
33. Instruction n° 12170/DEF/DSF/CC/1 du 9 juin 1992 (BOC, p. 2983) modifiée, relative à la comptabilité des objets de musées, ouvrages de bibliothèques et documentation.
34. Instruction n° 12540/DEF/SGA/DSF/SDRC/C/1 du 30 mai 1996 (BOC, p. 2447) relative à la comptabilité des matériels informatiques et des logiciels.
ANNEXE II. Classification, positions administratives affinées (extrait du MAT 3901 : recueil des critères utilisés pour la gestion des matériels complets).
1 Code « Position administrative ».
Code. | Clair. |
|---|---|
0 | Non défini. |
4 | En service. |
5 | En approvisionnement. |
7 | En attente. |
9 | À la disposition d'organismes extérieurs. |
2 Code « Affectation ».
2.1 Critères spécifiques à la gestion des matériels mis en service dans les formations.
Code. | Clair. |
|---|---|
0 | Non défini. |
1 | Matériel de dotation « permanent opérationnel ». |
2 | Matériel de dotation « complément opérationnel » d'une formation d'active ou de réserve. |
3 | Matériel de dotation « complément paix ». |
4 | Matériel affecté temporairement. |
5 | Matériel affecté pour les besoins spécifiques à l'instruction ou munitions d'instruction. |
6 | Matériel affecté à titre d'expérimentation. |
7 | Munitions de sécurité. |
8 | OPEX. |
9 |
|
2.2 Critères destinés à la gestion des stocks.
Code. | Clair. |
|---|---|
A | Centralisé non délégué et munitions destinée à des besoins spécifiques. |
B | Délégué au niveau intermédiaire de gestion et munitions destinées à couvrir les besoins de l'instruction d'une formation. |
C | Délégué au niveau élémentaire. |
D | Délégué à une grande unité. |
E | Stock prépositionné outre-mer. |
F | Destiné à la constitution d'un kit. |
G | Destiné à l'application d'une fiche technique. |
H | Dotation initiale délivrée ou non. |
J | Complément de dotation initiale. |
K | Ressource d'entretien. |
L | Stock d'intervention. |
M | En excédent des besoins globaux. |
N | En attente de prise en compte. |
P | Connu techniquement mis en dépôt par un organisme appartenant ou non à l'armée de terre. |
Q | Non connu techniquement mis en dépôt par un organisme appartenant ou non à l'armée de terre. |
R | Non utilisable. |
S | Hypothèque pour cession. |
T | En cours d'enlèvement. |
U | En cours de transport. |
V | Livrable par air. |
W | Liste d'approvisionnement initial (LAI). |
3 Code « État ».
Code. | Clair. |
|---|---|
0 | Non défini. |
1 | En cours de traitement. |
2 | Utilisable opérationnel immédiatement ou munitions bonne de guerre. |
3 | Déclassé à utiliser pour l'instruction. |
4 | Spécifique instruction. |
5 | Interdit d'emploi. |
6 | À trier, à vérifier, à contrôler, à bloquer en approvisionnement. |
7 | À conditionner. |
8 | À réparer ou reconstruire. |
9 | À éliminer. |
A | À réviser. |
B | À compléter. |
C | À modifier. |
D | Utilisable opérationnel après opérations particulières de mise en œuvre. |
4 Code « Utilisation ».
4.1 Critères spécifiques à la gestion des munitions.
Code. | Clair. |
|---|---|
0 | Non défini. |
1 | Définitivement inutilisable OPEX, CRISE et GUERRE. |
2 | Provisoirement inutilisable OPEX, CRISE et GUERRE. |
3 | Utilisable GUERRE après maintenance mais inutilisable OPEX, CRISE. |
4 | Utilisable OPEX, CRISE et GUERRE après maintenance. |
5 | Utilisable GUERRE avant maintenance, mais inutilisable OPEX, CRISE. |
6 | Utilisable GUERRE, mais inutilisable OPEX, CRISE. |
7 | Utilisable OPEX, CRISE et GUERRE avant maintenance (avec défaut d'aspect). |
8 | Utilisable OPEX, CRISE et GUERRE sans restriction. |
4.2 Critères communs aux matériels complets et rechanges.
Code. | Clair. |
|---|---|
A | Réforme technique. |
B | Réforme technique (date de péremption). |
C | Réforme de commandement. |
D | Retrait des approvisionnements (périmé). |
E | Retrait des approvisionnements (en excédent). |
F | Retrait des approvisionnements (sans emploi). |
G | Au NTI 2. |
H | Au NTI 2 secteur privé. |
J | Au NTI 3. |
K | Au NTI 3 secteur privé. |
L | Au NTI 3 secteur étatique. |
M | Autre service de l'État. |
N | Autre service de la défense. |
P | Armée étrangère. |
Q | Ambassade. |
R | Organisation nationale. |
S | Organisation internationale. |
T | Réquisition. |
U | Service des domaines. |
V | Neuf. |
W | Rénové. |
X | Conditionnement longue durée. |
Y | Conditionnement courte durée. |
ANNEXE III. Tableau résumant les principaux mouvements des matériels complets précisant pour chacun d'eux le document utilisé.
(Nouvelle rédaction : 4e mod et modifiée : instruction du 17/01/2005.)
Nature mouvements. | Documents utilisés. | Observations. |
|---|---|---|
1. Perception ou reversement de matériel ordonné par l\'ordonnateur-répartiteur. | DUM (1) de crédit ou de débit. | Quel que soit le type d\'organisme débiteur ou créditeur identifié par un code OB. |
2. Changement de position administrative. | DUM (1) de débit et de crédit. | |
3. Changement de code EMAT 8 : — avec ou sans changement de numéro individuel ; — avec changement de type de gestion (quantitative/nominative). | DUM (1) de débit et de crédit. | Dans tous les cas établir un avis de versement/perception. |
4. Mouvement de matériel entre détenteurs-dépositaires d\'une même formation. | Avis de versement puis avis de perception. | Ce type de mouvement n\'est pas autorisé s\'il entraîne un changement de formation. |
5. Échange nombre pour nombre de matériels mis en réparation à la formation de maintenance. | Ordre de travail. | Ne concerne que les matériels en gestion quantitative. |
6. Perte, destruction ou déficit d\'un matériel. | DUM (1) de débit à ligne unique. | DUM (1) établi par l\'ordonnateur-répartiteur soit à la demande du comptable par référence à l\'homologation des RS et RC, soit à la réception du rapport simplifié ou complémentaire. |
7. Excédent de matériel (non justifié). | DUM (1) de crédit à ligne unique. | DUM (1) établi par l\'ordonnateur-répartiteur soit à la demande du comptable par référence à l\'homologation des RS et RC, soit à la réception du rapport simplifié ou complémentaire. |
8. Régularisation comptable à l\'initiative du comptable (entrée, sortie, entrée sortie corrélative, changement identique...). | DUM (1) de débit et/ou de crédit. | DUM (1) établi par l\'ordonnateur-répartiteur soit à la demande du comptable par référence à l\'homologation du certificat administratif, soit au reçu du certificat administratif. |
(1) DUM : document unique de mouvement. Le DUM remplace l\'ordre de mutation statistique modèle 1, STM 1 (imprimé no 562/01). |
ANNEXE IV. L'inventaire général.
1 Généralités.
L\'inventaire général automatisé, tenu au niveau de la formation comptable sous la responsabilité du comptable des matériels, appuie la comptabilité de l\'ensemble des matériels complets.
Il permet :
1.1 La consultation ou l'édition de données ou de documents strictement comptables.
Existants globaux ou détaillés (1), répartition par détenteurs-dépositaires.
Registre-journal.
Avis de perception ou de versement.
Inventaire détenteur.
Feuille de vérification des matériels.
1.2 L'édition de documents d'aide à la gestion et à la comptabilité des matériels détenus.
Synthèses droits/existants par formation.
Bilan des vérifications effectuées ou à effectuer.
Listes des matériels immatriculés
Mouvements non exécutés
Etc.
2 Mise à jour du fichier.
La structure du fichier correspond à l\'ensemble des détenteurs-dépositaires rattachés au comptable des matériels. Sa mise à jour est effectuée sous la responsabilité du comptable. Les formations rattachées, sauf si elles forment entité, ne sont pas administrées globalement mais en autant de détenteurs-dépositaires désignés par le commandant de la formation.
Chaque détenteur-dépositaire est repéré par un ou plusieurs identifiants (mission majeure, base…) conformément à la notice d\'utilisation SAF.
S\'agissant des détachements, ceux-ci peuvent relever, pour les matériels de la base, d\'un comptable différent de celui des matériels organiques : en principe, le comptable des matériels de la base est celui du lieu où est affecté le matériel.
La mise à jour des données comptables est réalisée par la saisie des informations portées sur le document à l\'origine du mouvement (DUM) puis, par son exécution physique et comptable. Celle-ci peut concerner un ou plusieurs détenteurs-dépositaires relevant d\'une même formation.
Les dotations théoriques des formations ainsi que les dotations correspondantes de chaque unité élémentaire, détachement…, ces dernières étant calculées et saisies par le comptable, permettent l\'édition d\'états et de situations indispensables à l\'appréciation du niveau d\'équipement.
La gestion du fichier inventaire est réalisée à partir de critères affectant chaque matériel mouvementé. Ceux-ci, interdépendants (position administrative, formation comptable), associés aux données relatives au mouvement (quantité globale mouvementée, répartition par détenteur-dépositaire), constituent la base des données indispensables à la prise en compte d\'un mouvement et à l\'édition de synthèses actualisées reflet des existants réels.
3 Exploitation du fichier.
L\'exploitation des données du fichier inventaire général fait l\'objet d\'une notice d\'utilisation. Ces données peuvent être obtenues, soit par consultation, soit par l\'édition d\'états de synthèses dans les domaines suivants :
données comptables relatives à un matériel (existants globaux, répartition, position administrative, dotations par formation, détenteur-dépositaire…) ;
synthèses rapprochant les dotations et les existants par formation ;
mise en valeur des excédents et des déficits ;
listes de matériels en gestion nominative, par formation ou détenteur dépositaire ;
suivi des vérifications.
4 Correction des données à l'inventaire général automatisé.
Après validation des enregistrements, les données à l'inventaire ne peuvent être ni modifiées, ni supprimées.
ANNEXE V. Documents annexes à la comptabilité de la formation comptable.
1 Le document unique de mouvement (DUM). (1)
(modifié : instruction du 17/01/2005 et du 06/03/2006).1.1 Généralités.
Le DUM ordonne les mouvements de matériels entre les formations identifiées à l\'ordre de bataille. Il est identifié par un numéro d\'ordre caractérisant un ou plusieurs mouvements. Chaque mouvement se voit attribuer un numéro de ligne de DUM. Chaque ligne de DUM doit être traitée intégralement.
Une ligne de DUM peut ne concerner qu\'une seule formation (cas des régularisations comptables par exemple : ligne de DUM à ligne unique). Elle peut n\'engendrer aucun mouvement physique de matériel (changement de position administrative affinée, modification d\'un critère d\'identification).
La ligne de DUM se voit associer des feuilles d\'ordres de mouvement et de pièces justificatives entrée et sortie éditables à la demande.
Les ordres de mouvements sont utilisés pour l\'exécution des mouvements physiques. Ils justifient provisoirement les mouvements comptables en attente de retour des pièces justificatives. Revêtus de la signature du comptable bénéficiaire ou de son mandataire, ils autorisent le mouvement comptable à l\'inventaire général.
Les pièces justificatives, pour être valables, doivent être revêtues de la signature des comptables débités et crédités et porter les numéros d\'enregistrement respectifs à chaque registre-journal. Les lignes de DUM de débit unique ou de crédit unique (régularisation comptable) ne comportent qu\'une signature et qu\'un seul numéro de registre-journal.
1.2 Mouvements de matériels.
Le délai normal d\'exécution d\'un DUM est d\'un mois.
C\'est la formation créditée qui rend compte de l\'exécution du mouvement en adressant dans les meilleurs délais à la direction locale du service le compte rendu d\'exécution renseigné.
Dans le système d\'information de la maintenance de l\'armée de terre (SIMAT), la formation débitée crée le compte rendu d\'exécution du mouvement. Ce dernier n\'est clôturé qu\'après la validation du compte rendu d\'exécution par la formation créditée.
Ce compte rendu ne doit être validé que lorsque le bénéficiaire est détenteur de toutes les informations de configuration nécessaires à la maintenance du matériel (arborescence logistique individualisée, documentique).
S\'agissant des mouvements entre formations, c\'est, sauf disposition contraire, la formation créditée qui se déplace et perçoit le matériel.
Les comptables rendent compte à l\'ordonnateur-répartiteur de toute difficulté ou de l\'impossibilité à exécuter le mouvement.
Les circuits de traitement des DUM SIMAT et des DUM SEA sont détaillés ci-après.
1.2.1 Le DUM SIMAT.
Dans le cas d\'une automatisation (SIMAT et SAF) l\'exécution d\'une ligne de DUM comprend successivement les étapes suivantes :
Figure 1. Étapes.
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Ces étapes sont représentées par le schéma ci-après intitulé « Traitement d\'un mouvement de parc ordonné par un DUM SIMAT ».
Figure 2. Traitement d\'un mouvement de parc ordonné par un DUM SIMAT.
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1.2.2 OMP et DUM SEA.
Le traitement des OMP et DUM du SEA concerne 3 cas.
1.2.2.1 Mouvement ordonné par la DCSEA, interrégional et vers l'outre-mer.
Figure 3. Mouvement ordonné par la DCSEA, interrégional et vers l\'outre-mer.
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Nota.
Les mouvements de véhicules et matériels pétroliers de l\'armée de terre effectués dans le cadre d\'une opération extérieure répondent aux directives de la circulaire n° 2250/DEF/EMAT/LOG/EOE du 4 juin 2002 (cf. ANNEXE I, repère 22). Un DUM de régularisation est édité pour mise à jour du fichier de base.
Les véhicules et matériels pétroliers de l\'armée de terre expédiés outre-mer par un organisme du SEA répondent aux directives de l\' instruction n° 13000/DEF/DCMAT/SDOE/ORG du 6 janvier 1994 (cf. ANNEXE I, repères 21 et 32).
(*) Ou organisme de soutien du SEA.
1.2.2.2 Mouvement ordonné pa la DCSEA, matériels expédiés d'outre-mer à destination de la métropole.
Figure 4. Mouvement ordonné par la DCSEA, matériels expédiés d\'outre-mer à destination de la métropole.
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Nota.
Les mouvements de véhicules et matériels pétroliers de l\'armée de terre effectués dans le cadre d\'une opération extérieure répondent aux directives de la circulaire n° 2250/DEF/EMAT/LOG/EOE du 4 juin 2002 (cf. ANNEXE I., repère 22). Un DUM de régularisation est édité pour mise à jour du fichier de base.
(*) Ou organisme de soutien du SEA.
1.2.2.3 Mouvement à l'intérieur du territoire d'une DRSEA.
Figure 5. Mouvement à l\'intérieur du territoire d\'une DRSEA.
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Nota.
Les mouvements de véhicules et matériels pétroliers de l\'armée de terre effectués dans le cadre d\'une opération extérieure répondent aux directives de la circulaire n° 2250/DEF/EMAT/LOG/EOE du 4 juin 2002 (cf. ANNEXE I., repère 22). Un DUM de régularisation est édité pour mise à jour du fichier de base.
Pour les mouvements internes au sein des forces stationnées outre-mer, les documents de base sont établis et transmis par l\'organisme gestionnaire d\'outre-mer conformément aux directives de l\'instruction n° 13000/DEF/DCMAT/SDOE/ORG du 6 janvier 1994 (cf. ANNEXE I., repères 21 et 32). Un DUM de régularisation est édité par la DRSEA/NE gestion hors métropole pour mise à jour du fichier base.
(*) Ou organisme de soutien du SEA.
2 Le registre auxiliaire à l'inventaire général (ou son équivalent SAF).
Instructions pour la tenue du registre auxiliaire.
2.1. Tenu sous la responsabilité du comptable, le registre auxiliaire constitue un document complémentaire à l\'inventaire général.
Il est destiné à l\'enregistrement de renseignements, faits, décisions, instructions concernant la gestion des matériels, qui ne peuvent être saisis à l\'inventaire général. Sa durée est indéterminée.
Les informations qu\'il contient sont à conserver au minimum cinq ans.
2.2. Le registre auxiliaire comprend six parties destinées, respectivement :
la première partie, à l\'inscription des remises et prises de service entre les comptables des matériels ou les détenteurs-dépositaires ;
la deuxième partie, à l\'enregistrement des rapports simplifiés et complémentaires de perte, détérioration, destruction, excédent ou déficit ainsi qu\'aux C 5 ter. La série des numéros est annuelle. Les rapports complémentaires qui font suite à un ou plusieurs rapports simplifiés, sont mentionnés par surcharge à l\'encre rouge, sur l\'enregistrement du ou des rapports simplifiés ;
la troisième partie, à l\'inscription, par les autorités qualifiées, du résultat des visites de matériels, vérifications d\'écritures, recensements et récolements, qu\'elles ont effectués dans la formation : ces inscriptions doivent être faites de la main des autorités qualifiées ou renvoyer au PV signé de l\'autorité qualifiée ;
la quatrième partie, à l\'enregistrement des vérifications des matériels exécutées dans le cadre de la surveillance interne. Les feuilles de vérifications ainsi que les fiches récapitulatives sont enregistrées chronologiquement avec mention succincte des observations. Chaque millésime est séparé par un trait plein, la dernière inscription annuelle correspond au report de la fiche récapitulative ;
la cinquième partie, à l\'enregistrement des décisions, notes, instructions, dossiers, événements ayant une incidence directe sur la comptabilité et la gestion des matériels ;
la sixième partie, à l\'enregistrement et au suivi des matériels mis en dépôt ou prêtés (2) à la formation.
2.3. Le registre auxiliaire est soumis périodiquement au visa du commandant de formation ou de l\'autorité délégué au minimum une fois par an lors de l\'arrêté annuel du 31 décembre et à chaque changement de comptable.
Dans le cas d\'une automatisation l\'édition des documents suivis sur support magnétique est effectuée au minimum une fois par an, lors de l\'arrêté annuel du 31 décembre.
Des éditions intermédiaires peuvent être réalisées à la demande, en particulier au profit des autorités chargées des contrôles.
Le registre auxiliaire ainsi édité et visé ne doit faire ressortir que les opérations ayant eu lieu depuis la dernière édition contrôlée et visée.
Les éditions doivent être conservées avec les pièces qui y sont référencées, au même titre que les autres documents.
Pour chaque partie, ces éditions comportent le récapitulatif des documents comptables justificatifs insérés ou les références des actions ordonnées.
Dans le cadre de l\'automatisation, il existe une édition pour chacune des six parties du registre auxiliaire ; les modèles d\'édition et leurs règles de mise en œuvre figurent dans le guide d\'utilisation du SAF.
3 Registre-journal (ou son équivalent SAF), répertoire classeur des pièces justificatives.
(modifié : instruction du 17/01/2005 et du 06/03/2006).Les pièces justificatives, relatives aux mouvements externes de matériels, sont classées au répertoire classeur des pièces justificatives.
Les DUM, après exécution physique des mouvements, sont enregistrés au registre-journal et reçoivent un numéro pris dans une série annuelle et continue.
L\'attribution d\'un numéro au registre-journal est effectuée automatiquement par le système automatisé.
Les renseignements, caractérisant chaque mouvement de matériel, sont portés en regard du numéro d\'enregistrement : référence de la ligne du DUM, désignation du matériel, quantité, position administrative affinée, formation concernée, date d\'exécution.
L\'édition du registre-journal, en cours d\'exercice, est facultative sauf à l\'occasion d\'un changement de comptable et lors de l\'arrêté annuel le 31 décembre :
il est tracé un trait immédiatement après la dernière inscription ;
en dessous de ce trait, les mentions suivantes sont apposées :
a). « Le (grade, nom) comptable soussigné certifie que toutes les pièces justificatives destinées à appuyer les opérations d\'entrée et de sortie de matériels effectuées pendant la période du … au … ont bien été inscrites au présent registre-journal. »
(suit la signature du comptable, ou celles des comptables entrant et sortant quand il y a changement de comptable).
b). « Vu et vérifié le présent registre-journal portant inscription de … pièces justificatives numérotées de … à … que nous nous sommes fait présenter et dont nous avons constaté la régularité et la validité. »
(suit la signature du commandant de la formation comptable).
Les feuillets du registre-journal, cotés et paraphés par le comptable, sont classés en tête du répertoire classeur.
4 Avis de perception ou de versement (ou son équivalent SAF).
(modifié : instruction du 17/01/2005).4.1 Généralités.
Les avis de perception et de versement sont utilisés par le comptable des matériels pour faire exécuter par les détenteurs-dépositaires les mouvements de matériels.
Ils sont identifiés par un numéro d\'enregistrement pris dans une série continue annuelle par détenteurs-dépositaires.
Outre les informations relatives au mouvement du matériel (identification du matériel : code gestion, désignation, numéro d\'individualisation si gestion nominative, quantité mouvementée), ils comportent une case observations destinée à toutes les informations jugées utiles par le comptable (motif du mouvement, référence de l\'ordre de mouvement, modalités d\'exécution, etc.).
S\'agissant des matériels sensibles (APC, OPT…), les numéros de série doivent être portés sur l\'avis. Ils peuvent, si nécessaire, être inscrits au verso de l\'avis ou sur une liste matriculaire jointe.
Concernant les matériels ACSSI, l\'avis doit comporter dans la partie commentaire, la mention ACSSI, mesures de protection spécifiques à appliquer.
4.2 Exécution des mouvements.
Les avis édités en trois exemplaires, dont une souche, sont validés par la signature du comptable. Deux exemplaires sont remis au détenteur-dépositaire.
Lors de l\'exécution physique du mouvement, le bénéficiaire du matériel donne reçu sur les trois exemplaires.
Le détenteur-dépositaire enregistre le mouvement à l\'inventaire des matériels détenus, mentionne les nouveaux existants, certifie les avis (ou signale toute différence) puis retourne un exemplaire certifié au comptable des matériels.
Le comptable confirme le mouvement de répartition à l\'inventaire général, vise l\'exemplaire reçu du détenteur et le classe en lieu et place de la souche qu\'il détruit.
Les avis exécutés ou non sont classés à l\'appui de l\'inventaire général, dans l\'ordre des numéros de série.
5 Rapports simplifiés (RS), complémentaires (RC), C 5 ter et certificats administratifs.
Ces documents sont conservés à l\'appui de l\'inventaire général :
les rapports simplifiés, complémentaires et C 5 ter sont classés par année dans l\'ordre d\'enregistrement au registre auxiliaire ;
les certificats administratifs sont, soit joints aux pièces justificatives des DUM correspondants, soit classés chronologiquement.
6 Modèle de procuration (cf. 7.2. de l'instruction) 7.2.
Figure 6. Procuration..
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ANNEXE VI. L'inventaire informatisé des matériels détenus par les détenteurs-dépositaires.
1 Présentation.
L\'inventaire des matériels détenus par les détenteurs-dépositaires est édité par le comptable à partir du fichier inventaire général.
Les matériels sont classés par domaine d\'appartenance (1) et dans l\'ordre croissant des numéros de gestion.
L\'inventaire, qui comporte des feuillets datés et numérotés, est identifié par la désignation de la formation détentrice et du détenteur-dépositaire.
Pour chaque matériel, sont indiqués : la dotation, les existants par position administrative ainsi que la référence du dernier mouvement.
2 Exploitation.
Le comptable vérifie l\'édition de l\'inventaire et vise le premier feuillet avant de la remettre au détenteur-dépositaire.
Le détenteur dispose des colonnes quantités, observations, date et numéro du dernier avis pour tenir à jour l\'inventaire.
Les mouvements de matériels, ordonnés par avis, sont enregistrés à l\'inventaire dès leur exécution physique :
la quantité existante est rayée et remplacée par la nouvelle (à l\'encre) ;
la date et le numéro du dernier avis de perception ou versement sont reportés au crayon papier. Ils correspondent au dernier mouvement exécuté ;
les nouveaux matériels sont inscrits à l\'inventaire tout en respectant les regroupements par domaine (1).
La colonne observation est laissée à la disposition du détenteur. Il peut notamment y inscrire la référence des fiches individuelles des manquants pour les kits incomplets.
L\'inventaire, en cas de surcharge ou au moins une fois par an, est réédité par le comptable.
Annexe VI bis. Comptabilité des documents techniques en service. (1)
1 Prise en charge des documents techniques en service.
1.1. Tous les documents techniques (2) reçus à la formation sont transmis au comptable des matériels, qui procède à leur reconnaissance et en assure la remise aux demandeurs ou la répartition entre les parties prenantes intéressées, en fonction des tableaux de diffusion ou des directives particulières du commandant de la formation.
Cette disposition ne concerne pas les publications périodiques, qui sont remises directement au service au bénéfice duquel l\'abonnement a été souscrit.
1.2. Le comptable des matériels est seul habilité à donner récépissé sur les factures administratives et les bordereaux de livraison.
Ces pièces ne sont pas enregistrées au registre journal ; elles reçoivent le récépissé sous la forme suivante :
« Le (grade et nom), comptable des matériels, certifie que les documents techniques faisant l\'objet de la présente facture (ou du présent bordereau) ont été reçus et inscrits au catalogue méthodique des documents techniques du bénéficiaire. »
(Date et signature.)
Il enregistre l\'entrée des documents techniques et les fait prendre en compte par les détenteurs dépositaires.
Les pièces justificatives des mouvements (factures administratives, bordereaux...) sont conservées à son niveau.
1.3. Les détenteurs dépositaires suivent leurs documents techniques au moyen d\'un inventaire détenteur de modèle libre.
L\'inventaire du détenteur est mis à jour au vu des documents transmis par le comptable.
2 La gestion de la documentation technique.
La gestion de la documentation technique se fait par le SIMAT ou, pour les formations non équipées SIMAT, en procédure manuelle au moyen du catalogue méthodique du modèle C 55 (imprimé no 703/55 ou son équivalent informatique).
Le catalogue C 55 est, en principe, constitué de feuillets mobiles à marge perforée réunis dans une reliure. Il comporte, en début de catalogue :
une page réservée à l'enregistrement du nom des comptables successifs et à la date de leur prise de fonction ;
une page réservée aux opérations de vérification.
Quand il est automatisé, il doit être procédé à une édition semestrielle qui demeure l'ouvrage de référence.
3 Vérification périodique de la documentation technique en service.
3.1. Le comptable s\'assure de la bonne tenue de l\'inventaire détenteur et des vérifications périodiques qui doivent être faites. Les documents techniques perdus, détériorés ou périmés sont portés sur un état de radiation, établi par le comptable des matériels soumis à l\'approbation du commandant de la formation.
L\'état de radiation est établi en un original et en autant de copies qu\'il y a de détenteurs intéressés (modèle donné à titre indicatif au point 3.4 de la présente annexe). Il énumère les documents techniques à rayer des inventaires détenteurs ou le nombre d\'exemplaires à porter en sortie, le motif de la radiation ou de la sortie ainsi que la destination à donner aux documents techniques devenus inutilisables (à verser aux vieux papiers ou à détruire).
Le comptable des matériels conserve et classe l\'original de l\'état de radiation. Les détenteurs dépositaires reçoivent une copie, au vu de laquelle ils procèdent à la mise à jour de leur inventaire.
3.2. Lorsque les manquants sont la conséquence d\'un défaut de surveillance ou d\'une négligence grave mettant en jeu la responsabilité des détenteurs, le commandant de formation peut prendre les sanctions disciplinaires qui s\'imposent.
3.3. Le catalogue méthodique des documents techniques C 55 (inventaire général) est soumis annuellement au visa du commandant de la formation.
3.4 Modèle de l'état de radiation de document technique en service.
Figure 7. État de radiation de document technique en service.
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ANNEXE VII. Vérification des existants. (1)
1 Vérification des écritures de l'inventaire des matériels détenus par les détenteurs-dépositaires.
L\'inventaire doit être vérifié annuellement. Cette vérification est effectuée par chaque détenteur-dépositaire au reçu d\'une nouvelle édition de son inventaire. Toute anomalie est signalée au comptable.
2 Vérification des matériels.
(modifiée : instruction du 17/01/2005).2.1 Généralités.
Le suivi des vérifications des matériels détenus par les détenteurs-dépositaires est assuré par le comptable des matériels. Il dispose à cet effet de traitements permettant notamment l\'édition d\'états prévisionnels de vérifications, de feuilles de vérifications à effectuer et de l\'état récapitulatif annuel.
L\'exécution des vérifications est du ressort de chaque détenteur-dépositaire.
2.2 Procédure.
Le suivi des vérifications est effectué au niveau de la formation comptable. Un matériel est considéré vérifié quand tous les matériels d\'un même code EMAT 8, détenus par l\'ensemble des détenteurs-dépositaires rattachés à une formation comptable, ont été contrôlés dans une période égale ou inférieure à deux ans (un an pour les ACSSI).
Les recensements, récolements réalisés par les autorités chargées de la surveillance administrative et technique et de contrôle sont comptabilisés au même titre que les vérifications effectuées dans le cadre de la surveillance administrative interne.
Le contrôle quantitatif des matériels est exécuté à l\'appui des feuilles de vérifications établies par domaine et par détenteur-dépositaire. Après contrôle, elles sont adressées en retour au comptable avec mention des anomalies. Les matériels contrôlés sont alors saisis par le comptable qui peut à tout instant vérifier le niveau des vérifications restant à effectuer par formation.
2.3 Compte rendu, contrôles.
Les feuilles de vérifications sont enregistrées succinctement au registre auxiliaire avec report des observations. Elles sont ensuite classées dans un ordre chronologique.
La fiche récapitulative des vérifications, recensements et récolements, établie au niveau de la formation comptable, est adressée, par la voie hiérarchique, avant la fin du mois de janvier, au directeur local de service concerné. Pour ce qui concerne les articles contrôles de la sécurité des systèmes d\'information (ACSSI), ceux-ci doivent faire l\'objet d\'une ligne récapitulative qui rend compte de la part des ACSSI contrôlés.
2.4 Modèle de feuille de vérification de matériels.
Figure 8. Feuillet de vérification de matériels.
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2.5 Modèle de fiche récapitulative.
Figure 9. Fiche récapitulative des vérifications, recensements et recolements effectués dans les formations.
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ANNEXE VIII. Instructions pratiques pour l'établissement et le traitement des rapports simplifiés, complémentaires et des rapports C 5 ter. (1)
1 Dispositions générales.
Tous les matériels, ressortissant au matériel et au service des essences, dont la perte, la détérioration ou la destruction est due à un même événement, doivent faire l\'objet d\'un rapport unique par détenteur-dépositaire.
L\'établissement des rapports simplifiés, complémentaires et C 5 ter doit être fait sans retard. Ils sont enregistrés au registre auxiliaire.
L\'exposé des circonstances de la perte, de la détérioration ou de la destruction doit être une relation précise et sincère des faits et des conditions dans lesquels ils ont été constatés, en évitant la forme impersonnelle, compte tenu des suites qui peuvent être données au dossier.
Les autorités chargées de la surveillance administrative interne ou de la surveillance administrative et technique sont tenues de faire procéder à toutes enquêtes ou vérifications complémentaires qui s\'avèrent indispensables.
En principe, les rapports simplifiés et complémentaires se suffisent à eux-mêmes.
Les rapports dont le montant dépasse la compétence du commandant de formation sont transmis pour décision (ou avis) à l\'autorité compétente conformément aux circuits de traitement ci-après.
Les dossiers disciplinaires sont annexés, dans les formes réglementaires, aux rapports de la compétence du ministre.
2 Rapport simplifié (RS).
(modifié : instruction du 17/01/2005).Le rapport simplifié est établi en deux exemplaires :
exemplaire original : destiné à la formation comptable, après décision de l\'autorité compétente et exploitation par le directeur local du service ;
exemplaire copie : minute qui sert de justificatif à la formation avant retour de l\'exemplaire transmis pour décision.
Il est renseigné selon les prescriptions suivantes :
Identification de la formation.
Préciser si la formation détentrice est différente de la formation comptable.
Détail des pertes, détériorations, destructions, déficits ou excédents.
Les matériels, objet des rapports, sont reportés et identifiés selon leur nature : n° de nomenclature, n° de code EMAT 8 et désignation en clair.
Si l\'emplacement réservé à cet effet s\'avère insuffisant, joindre un intercalaire de même contexture.
Conformément aux dispositions et réserves du 5.1. de l\'instruction, les articles nomenclaturés d\'un montant global inférieur ou égal à 50 euros pour un événement et dont les prix inventaires unitaires sont inférieurs ou égales à 30 euros sont exclus de la procédure.
Circonstances.
Les déclarations du détenteur-usager et l\'avis du détenteur-dépositaire doivent être renseignés avec le plus grand soin compte tenu des suites qui pourront être données au dossier.
Si le rapport est demandé par la formation de maintenance, le détenteur-dépositaire mentionne la date de mise en réparation et la date de la demande de la formation de maintenance.
Avis technique.
L\'avis technique permet de définir les causes du dommage et donne l\'évaluation des coûts.
Quelle que soit la nature du rapport, le visa de la formation de maintenance (ou pour les petites affaires, par le chef du BML : cf. point 5.2.1.) est obligatoire.
Conclusions et homologation du commandant de formation détentrice.
Le commandant de la formation détentrice se prononce sur la nature de la faute ou de l\'événement et prend éventuellement des sanctions disciplinaires.
Sa signature homologue le rapport. Le numéro d\'homologation est le numéro d\'enregistrement au registre auxiliaire à l\'inventaire général.
Lorsque le montant du dommage dépasse la compétence du commandant de la formation détentrice, celui-ci transmet le rapport pour décision avec ses conclusions et propositions.
Avis des autorités hiérarchiques.
Les avis et propositions des autorités hiérarchiques intermédiaires sont donnés selon les directives propres à chaque chaîne fonctionnelle.
Décision.
Elle est du ressort des autorités ayant une délégation du ministre, dans la limite de leurs compétences, conformément aux arrêtés relatifs aux délégations de signature et de pouvoirs du ministre en ce qui concerne ses fonctions d\'ordonnateur-répartiteur des matériels de la défense (cf. ANNEXE I , repères 1 à 3).
3 Rapport complémentaire (RC).
Établi pour les affaires les plus graves ou dont le montant du dommage est de la compétence du ministre, le rapport complémentaire complète les informations nécessaires aux autorités appelées à se prononcer (cf. 5.2.2.1. de l\'instruction).
Il peut regrouper plusieurs rapports simplifiés dont les faits sont issus d\'un même événement.
Les rapports simplifiés initiaux ainsi que toutes pièces utiles au dossier sont annexés au rapport.
Le rapport complémentaire est établi en trois exemplaires. Son exploitation et son traitement appellent les observations suivantes :
Identification.
Le rapport complémentaire établi à la suite d\'un rapport simplifié se substitue à ce dernier et prend le même numéro d\'homologation.
Lorsqu\'il fait référence à plusieurs rapports simplifiés, les références de ceux-ci sont rapportées en première page au même titre que l\'ensemble des documents complémentaires annexés au dossier.
Avis du commandant de la formation et des autorités ayant à connaître le dossier.
Le commandant de la formation, ainsi que les autorités qui ont à émettre un avis doivent se prononcer sur la nature de la faute ou de l\'événement et, le cas échéant, proposer une mise en charge à l\'encontre du ou des responsables.
Décision.
La décision est prise par l\'autorité compétente selon le montant du dommage, que le rapport ait donné lieu ou non à l\'établissement d\'un dossier contentieux.
4 Rapport C 5 ter
(cf. 5.2. de l\'instruction et en particulier le 5.2.2.2.).
(modifié : instruction du 17/01/2005).
Le rapport C 5 ter comprend deux exemplaires :
exemplaire 1 : adressé au bureau contentieux de la direction du commissariat de l\'armée de terre auprès de la région terre du lieu de l\'accident avec le dossier prévu par l\'instruction n° 2000/DEF/EMA/OL/5 du 15 septembre 2003 (cf. ANNEXE I., repère 32) ;
exemplaire 2 : conservé par la formation comptable en attente du retour de l\'exemplaire 1 transmis pour décision.
Le rapport C 5 ter ne comporte aucun avis ; seuls les faits sont reportés sommairement.
Dès réception du procès-verbal d\'évaluation des dommages établi par l\'expert auprès du bureau contentieux de la DICAT/RT du lieu de l\'événement, le commandant de la formation détentrice homologue les rapports et transmet le C 5 ter avec le procès-verbal de l\'expert au bureau contentieux de la DICAT du lieu de l\'événement.
Après traitement, le dossier retourne à la DIRMAT ou la DRSEA de la région terre à l\'instar des RS et des RC pour saisie statistique. La régularisation comptable s\'effectue conformément au point 5.4.1.
5 Appréciation des responsabilités.
Les définitions ci-dessous ne sont données qu\'à titre de rappel. Pour plus de précisions, il convient de se référer aux textes officiels traitant des responsabilités (cf. ANNEXE I., repères 10 et 11).
La faute de service.
C\'est l\'acte fautif qui se concilie avec le service et qui peut être considéré comme une forme normale de son exécution, même si celle-ci est plus ou moins erronée ou maladroite (par exemple : faute technique, faute d\'utilisation, erreur commise de bonne foi, étourderie…).
Le caractère de la faute la rend admissible et excusable, la faute de service n\'engage donc pas la responsabilité pécuniaire, mais seulement disciplinaire.
Dans la pratique, il est parfois difficile de définir si le caractère d\'une faute la rend excusable ou non. Cela peut dépendre largement de la qualité de son auteur. C\'est pourquoi, il est préférable de rechercher d\'abord s\'il y a existence ou non d\'une faute professionnelle. Dans la négative, il ne peut s\'agir que d\'une faute de service.
La faute personnelle.
C\'est l\'acte fautif qui laisse apparaître une intention malveillante. C\'est le cas d\'une lacération ou d\'une dégradation volontaire, d\'une brutalité (bris d\'objet au cours d\'une rixe), de la recherche d\'un intérêt personnel (détournement de matériel, utilisation ou détournement d\'itinéraire d\'un véhicule militaire à des fins personnelles).
La faute reprochée est une faute lourde, c\'est-à-dire qu\'elle est inexcusable ou inadmissible (étourderie ou négligence grave, manque de surveillance flagrant, etc.). Pour être considérée comme inexcusable, elle doit être « délibérée et impliquer la conscience de la probabilité du dommage et son acceptation téméraire sans raison valable ». Il faut en somme, que le fautif ait pleine conscience des conséquences dommageables de ses actes.
La faute personnelle engage la responsabilité disciplinaire et pécuniaire de l\'agent fautif. La mise en jeu de la responsabilité pécuniaire exige que soient apportés au dossier les éléments permettant de conclure à l\'existence d\'une faute personnelle, sans quoi la faute ne peut être qu\'une faute de service.
L\'acte délictueux.
C\'est l\'acte fautif qui constitue un délit pénal (vol, détournement, détérioration volontaire de matériels) ; c\'est aussi une faute personnelle. Cependant en matière de circulation automobile, si le fait de conduire en état d\'ébriété constitue une faute personnelle caractérisée, l\'infraction pénale non intentionnelle commise en service commandé ne constitue pas une faute personnelle.
Le cas de force majeure.
C\'est un événement extérieur, détachable de l\'activité du service, il est imprévisible et irrésistible (avaries causées lors d\'une inondation, d\'un incendie, etc.).
Le cas fortuit.
Comme le cas de force majeure, il est imprévisible et irrésistible, mais il n\'est pas détachable de l\'activité considérée (ex. : accident survenu à un véhicule, par suite d\'une rupture de pièce dont la défectuosité n\'avait pu être décelée). Il doit être exceptionnel et ne peut être retenu que lorsque toutes les précautions ont été prises, à tous les niveaux, pour éviter la détérioration d\'un matériel, c\'est-à-dire lorsque aucune faute, même atténuée, n\'a été commise. Aucun défaut d\'instruction, d\'entretien, d\'utilisation, de contrôle ne doit pouvoir être relevé à l\'encontre des personnels en cause.
Les circonstances particulières de service.
Elles résultent des conditions d\'exécution du service sur lesquelles le responsable n\'a aucune prise (ex. : détérioration de matériel dans un hangar mal abrité des intempéries, en l\'absence d\'autres surfaces disponibles et pour lequel les travaux nécessaires ont été demandés mais n\'ont pas encore été réalisés). Ce cas ne s\'applique qu\'à des personnels placés en position de responsabilité.
6 Circuit de traitement des rapports simplifiés de la compétence du commandant de la formation.
Figure 10. Circuit de traitement des rapports simplifiés de la compétence du commandant de formation.
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Figure 11. Circuit de traitement des rapports simplifiés de la compétence de la région terre.
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Figure 12. Circuit de traitement des rapports complémentaires avec ou sans contentieux.
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Figure 13. Circuit de traitement des rapports C 5 ter.
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ANNEXE IX. Le suivi manuel des articles manquants dans les kits [ou son équivalent informatique ] (1)
1 Fiche individuelle des articles manquants dans un kit.
Il est ouvert et tenu, pour chaque kit incomplet, une fiche individuelle des articles manquants (imprimé N° 703/04) qui est jointe à l\'inventaire du détenteur.
Chaque fiche fait état :
des articles manquants avec référence des mouvements affectant leur nombre ;
les références des vérifications, recensements ou récolements ;
la désignation des détenteurs dépositaires successifs.
Lorsqu\'elle existe, la fiche individuelle doit accompagner le kit quand celui-ci change de détenteur.
La fiche individuelle des articles manquants est ouverte :
par la formation de maintenance qui constitue le kit, lorsque tous les éléments de ce kit ne peuvent, initialement, être réunis ;
par la formation comptable dès lors qu\'un article manquant est constaté dans un kit et qu\'il ne peut être remplacé dans des délais normaux.
2 Remplacement des articles manquants.
Lorsque les kits délivrés aux formations sont incomplets, la justification des articles manquants est donnée au moyen d\'une fiche individuelle renseignée par les soins de la formation de maintenance qui l\'a constitué.
À l\'appui de ce document, la formation comptable peut lancer les commandes correspondantes auprès de la formation de maintenance en vue de recompléter le kit.
Lors de la livraison des articles, la fiche individuelle est mise à jour, en référence de la facture émise par la formation de maintenance, sous la responsabilité du comptable des matériels.
3 Articles constatés manquants par la formation comptable.
Les articles détériorés, perdus, pris en dû par la formation de maintenance et dont le remplacement ne peut être effectué dans des délais raisonnables, sont portés sur une fiche individuelle des articles manquants ouverte par le comptable, avec les références de la commande.
4 Mouvement des kits incomplets.
Les kits incomplets mouvementés doivent être accompagnés des fiches individuelles des articles manquants correspondantes.
Dès lors que les kits sont affectés dans une autre formation comptable, les dus correspondants sont annulés par la formation comptable débitée.
La formation comptable créditée prend à sa charge la commande des articles manquants.
ANNEXE X. Gestion des articles de l'unité collective de formation (UCF) à l'aide du SAF
1 Principes.
Chaque article de l\'UCF est enregistré dans un inventaire complémentaire à l\'inventaire général. Les principes d\'écriture sont les mêmes que pour un matériel complet. Toutefois, les articles de l\'UCF font l\'objet d\'une comptabilité réduite. La responsabilité de leur gestion reste du niveau de la formation comptable.
Ces articles sont répartis et inscrits sur les pièces comptables du détenteur-dépositaire, suivis et vérifiés selon les mêmes procédures que celles utilisées pour les matériels complets.
2 Prise en compte et répartition.
La prise en compte est subordonnée à l\'existence d\'un document justificatif qui accompagne la livraison de l\'article. Dans le cas d\'une prise en compte a posteriori (suite à une vérification, à un recensement ou à un récolement) c\'est la référence du rapport simplifié ou du certificat administratif qui justifie le mouvement.
Le document justificatif d\'un mouvement d\'article d\'UCF n\'est pas répertorié au registre-journal ; il ne figure que dans l\'historique des mouvements.
Les livraisons effectuées au titre d\'un même document justificatif peuvent concerner plusieurs formations gérées par le même comptable. Dans ce cas, les entrées sont directement effectuées au profit de chaque formation bénéficiaire.
Un article échangé, nombre pour nombre, avec la même identification, ne fait pas l\'objet d\'une inscription à l\'historique des mouvements.
Après enregistrement dans l\'inventaire complémentaire à l\'inventaire général, le comptable des matériels effectue la répartition du ou des articles auprès du ou des détenteurs-dépositaires concernés à l\'aide d\'un avis de perception.
3 Sortie des comptes.
La sortie des comptes de l\'inventaire complémentaire est précédée par une sortie des comptes du détenteur-dépositaire à l\'aide d\'un avis de versement. Elle est appuyée par un document justificatif de reversement, un rapport simplifié ou un certificat administratif.
Ce mouvement n\'est pas répertorié dans le registre-journal ; il est répertorié automatiquement dans l\'historique des mouvements.
4 Mouvements internes.
Les mouvements d\'articles entre UCF gérées par une même formation comptable sont appelés « mouvements internes ».
Deux cas sont à considérer :
4.1 Mouvements entre deux détenteurs-dépositaires d'une même formation.
Ces mouvements font l\'objet d\'un avis de versement pour le détenteur-dépositaire débité et de perception pour le détenteur-dépositaire crédité.
4.2 Mouvement entre deux détenteurs-dépositaires relevant de formations détentrices différentes.
Ces mouvements, effectués sur décision écrite du commandant de la formation détentrice débitée, font l\'objet d\'un avis de versement pour le détenteur-dépositaire débité et de perception pour le détenteur-dépositaire crédité.
5 Documents comptables.
5.1 Inventaire complémentaire à l'inventaire général.
Les articles de l\'UCF, regroupés par domaine, sont inscrits dans l\'inventaire complémentaire à l\'inventaire général. Lors de l\'édition, l\'inventaire complémentaire suit l\'inventaire général.
5.2 Inventaire détenteur-dépositaire.
Les articles de l\'UCF sont inscrits à l\'inventaire du détenteur-dépositaire, sur un feuillet distinct nommé UCF. Ils sont regroupés par domaine.
5.3 Avis de perception-versement.
Les mouvements des articles de l\'UCF font l\'objet d\'avis de perception-versement. Ces avis sont les mêmes que pour les matériels complets.
5.4 Inventaire des UCF (cf. 5.6 de la présente annexe : modèle d'inventaire).
Les inventaires des UCF sont édités, par formation détentrice et par domaine, périodiquement et ponctuellement (1). Seule l\'édition annuelle est accompagnée d\'une balance des existants.
Chaque inventaire est signé par le comptable. Si le document est constitué de plusieurs pages, les feuillets précédents sont cotés et paraphés.
5.5 Historique des mouvements.
L\'historique des mouvements répertorie l\'ensemble de tous les mouvements intervenus pendant la période concernée. Il peut être édité à la demande pour un article particulier d\'une UCF.
5.6 Modèle d'inventaire des unités collectives de formation.
Figure 14. INVENTAIRE DE L'UNITÉ COLLECTIVE DE FORMATION (UCF).
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ANNEXE XI. Comptabilité des matériels mis à la disposition de l'armée de terre.
1 Suivi du matériel par le comptable des matériels.
Le matériel est mis en place à la formation en code position 0 par le directeur local de service au moyen d\'un DUM.
Après exécution du mouvement, celui-ci est inscrit au registre auxiliaire à l\'inventaire général correspondant (sixième partie) (sans numéro de registre-journal).
L\'affectation du matériel auprès d\'un ou plusieurs détenteurs-dépositaires de la formation est assurée par l\'émission d\'un avis de perception enregistré au registre auxiliaire, sixième partie.
La sortie des comptes est opérée dans les mêmes conditions.
2 Suivi du matériel par le détenteur-dépositaire.
Le suivi des matériels s\'effectue de la même manière que pour les autres matériels (cf. ANNEXE VI.).
ANNEXE XII. Dispositions particulières aux matériels d'organisation du terrain.
1 Principes.
Les matériels d'organisation du terrain mis à la disposition des formations de l'armée de terre se répartissent en deux groupes :
Premier groupe :
tapis de sol ;
lot de tôles à cuvettes ;
matériel d'abri ;
…
Deuxième groupe :
ronce artificielle ;
réseau pliant ;
piquet de réseau ;
accessoire de fixation pour réseau ;
gabion métallique ;
sac à terre ;
…
Chacun de ces deux groupes fait l'objet de dispositions particulières indiquées ci-après.
2 Matériels du premier groupe.
Ces matériels sont administrés comme les matériels non consommables. Ils sont attribués, soit au titre des dotations, soit à titre exceptionnel.
Les lots sont entretenus et mis en réparation auprès de la formation de maintenance selon les règles générales. Toutefois lorsque ceux-ci ne peuvent être remis en état, la formation de maintenance provoque leur reversement pour y être disloqués.
Les lots en mauvais état, ne pouvant être reversés parce que mis en place à demeure, sont sortis des comptes sur proposition de la formation comptable, au vu d\'un certificat administratif.
3 Matériels du deuxième groupe.
Les matériels du deuxième groupe sont pour leur part considérés comme consommables du fait de leur spécificité d\'emploi et de leur utilisation. Ils sont attribués par DUM.
Lorsque ces matériels sont utilisés dans des conditions excluant toute récupération, le comptable demande l\'émission d\'un DUM de sortie des comptes.
ANNEXE XIII. Comptabilité d'atelier.
1 Comptabilité d'atelier.
Les ateliers d\'une formation sont abonnés à SIMAT et bénéficient de son assistance dans les phases successives de la comptabilité des travaux et de la gestion des approvisionnements.
S\'agissant des interventions de NTI 1 et des procédures courantes de ravitaillement auprès de la formation de maintenance, le système assure, après saisie des « dossiers faits techniques » (DFT), des « interventions techniques » (IT) et des « ordres internes SIMAT » (OI), l\'intégralité des traitements ultérieurs :
prise en compte des données concernant les ordres de travail et les besoins en rechanges ;
lancement des distributions sur stock ;
élaboration des données à transmettre : comptes rendus d\'exécution des travaux et commandes des rechanges ;
traitement des données transmises en retour : prise en compte et distribution des rechanges reçus.
S\'agissant des autres interventions (NTI 2 ou exécutées dans le secteur privé) ainsi que des commandes et procédures particulières (EMUC, reversement des rechanges bon et mauvais état), leur saisie précède la clôture du dossier afin de compléter les informations relatives aux travaux ou aux approvisionnements prises en compte dans l\'élaboration des bilans et synthèses.
2 Présentation générale des processus SIMAT SIMAT.
Les processus SIMAT font l\'objet de guides de procédures auxquels il convient de se référer.
Ce point comprendra les principes généraux indiqués dans ces guides.
ANNEXE XIV. Gestion des articles d'approvisionnement.
Les processus SIMAT font l\'objet de guide de procédures auxquels il convient de se référer. Cette annexe reprendra les principes généraux énoncés dans ces guides de procédures.
ANNEXE XV. Dispositions particulières au processus manuel dans les formations.
1 Comptabilité des matériels complets par le comptable.
(modifié : instruction du 17/01/2005).
1.1 L'inventaire général.
L\'inventaire général se présente sous la forme d\'un fichier constitué de fiches comptables C 1 et de fiches auxiliaires de répartition C 2.
Il est ouvert et tenu, pour chaque article codifié EMAT 8 une fiche comptable C 1 (imprimé N° 703/01) et une fiche auxiliaire C 2 (imprimé N° 703/02).
Le fichier comprend plusieurs divisions correspondant chacune à un domaine (1) et dans lesquelles les fiches sont classées dans l\'ordre croissant des numéros de code de gestion.
Au moment de leur ouverture (la première fois ou lors du renouvellement), les fiches C 1 reçoivent (dans la case 6) un numéro d\'ordre destiné à repérer les fiches successivement ouvertes pour un même matériel complet. Elles sont paraphées par le comptable, dans la case portant l\'indication du modèle de la fiche (coin supérieur droit).
Les fiches complètement remplies (ainsi que celles concernant des matériels n\'existant plus dans les dotations, qui, après avoir été arrêtées à zéro, sont devenues sans objet) sont, dès qu\'elles ne servent plus à l\'exploitation du fichier, extraites de celui-ci et classées aux archives.
1.1.1. La fiche comptable C 1 indique, pour chaque matériel complet, l\'existant global en compte.
Elle est utilisée en tenant compte des précisions suivantes :
case 3 : répartition, dans les différentes positions, des existants totalisés dans la colonne 7 ; ces renseignements sont inscrits au crayon ;
case 6 : numéro d\'ordre des fiches ouvertes successivement pour un même matériel complet pris dans la suite normale des nombres.
Au-dessous de ces cases, la fiche comprend deux séries de colonnes numérotées de 1 à 7, destinées à l\'enregistrement et à la balance des mouvements.
La fiche C 1 n\'est arrêtée ni en fin d\'année, ni à l\'occasion des remises et prises de service.
En ce qui concerne les vérifications, les récolements ou les recensements, la date et le résultat (conformité ou non) sont mentionnés à la première ligne suivant le dernier mouvement lorsque la totalité des existants a été vérifiée.
1.1.2. La fiche auxiliaire C 2 est utilisée pour suivre la répartition d\'un matériel entre les détenteurs-dépositaires dont les existants totaux apparaissent dans la colonne 7 de la fiche C 1 tenue pour ce même matériel.
Elle est renseignée en tenant compte des précisions suivantes :
case 1 : vérification des écritures des détenteurs-dépositaires. Les contrôles des matériels de chaque détenteurs-dépositaires sont mentionnés dans cette case. Lorsque tous les matériels sont vérifiés, mention en est faite sur la fiche C 1 comme indiqué ci-dessus ;
case 4 : lettre indicative affectée à chaque détenteur-dépositaire, à reporter colonne 6 ou 7 lors de l\'enregistrement des mouvements ;
colonne 1 : report du numéro repère identifiant l\'enregistrement du mouvement à la fiche C 1 (col. 1) : les mouvements effectués entre les détenteurs-dépositaires ne donnent lieu à aucune inscription à la fiche C 1 ;
colonnes 8 à 25 : quantité existante de chaque détenteur-dépositaire (conforme à leur carnet inventaire C 12) ; chaque fois qu\'une inscription est faite dans les colonnes 1 à 7, le nouvel existant du détenteur-dépositaire intéressé est reporté au regard de cette inscription, dans la colonne appropriée.
Le total des existants indiqués dans les colonnes 8 à 25 doit toujours être égal à l\'existant total indiqué dans la colonne 2 ; ce dernier doit lui-même être en concordance permanente avec l\'existant indiqué à la fiche C 1.
1.2 Le registre auxiliaire à l'inventaire général.
Le registre auxiliaire à l'inventaire général (cf. point 2 de l'annexe V, imprimé N° 703/03) s'est substitué au carnet permanent C 6 (ex-imprimé no 703/06).
1.3 Le répertoire classeur des pièces justificatives C 16 (imprimé N° 703/16 ).
Le répertoire classeur permet l'enregistrement et le classement des pièces justificatives.
Les pièces justificatives des mouvements « entrées » et « sorties » de matériels reçoivent, à la diligence du comptable, un numéro d'ordre pris dans une série unique et annuelle allant de 1 à n, sans omission ni répétition de numéro.
Ce numéro est attribué aux pièces en suivant l'ordre chronologique des mouvements qu'elles justifient. La date à prendre en considération étant celle à laquelle le comptable signe la prise en charge ou la sortie du matériel.
Pour suivre l'attribution des numéros, un répertoire est placé en tête du classeur dans lequel les pièces justificatives doivent être classées dans l'ordre de ces mêmes numéros, lors de leur ouverture, les feuillets sont cotés et paraphés par le comptable.
Les inscriptions portées sur ce répertoire sont limitées :
au numéro d'ordre attribué à la pièce ;
à la date de la pièce (date définie ci-dessus) ;
à la nature du mouvement effectué ; ce renseignement est porté sous la forme d'une lettre : « E » pour une entrée, « S » pour une sortie ;
à la désignation générale du matériel faisant mouvement.
Le répertoire des pièces justificatives est arrêté lors des passations de service entre comptables et au 31 décembre de chaque année.
Les arrêtés s'effectuent ainsi qu'il suit :
Remise et prise de service.
Il est tracé un trait immédiatement après la dernière inscription.
Au-dessous de ce trait, la mention suivante est apposée :
« Le (grade, nom) comptable soussigné certifie que toutes les pièces justificatives destinées à appuyer les opérations d'entrée et de sortie de matériels effectuées pendant la période du au ont bien été inscrites au présent répertoire. » (Suivent la signature du comptable sortant et le visa du commandant de la formation comptable ou de l'autorité déléguée.)
En fin d'année.
Le (grade, nom) comptable soussigné certifie que toutes les pièces justificatives destinées à appuyer les opérations d'entrée et de sortie de matériels effectuées pendant la période du au ont bien été inscrites au présent répertoire. » (Suivent la signature du comptable et le visa du commandant de la formation comptable ou de l'autorité déléguée.)
Les pièces justificatives et le feuillet répertoire sont ensuite retirés du classeur et conservés en archives.
1.4 Les avis de perception ou de versement C 13 (imprimé N° 703/13 ).
Les avis de perception et de versement sont utilisés par le comptable des matériels pour faire exécuter par les détenteurs-dépositaires les mouvements de matériels.
Les mouvements de matériel entre détenteurs-dépositaires font l'objet :
d'un « avis de versement » établi au titre du détenteur-dépositaire débité qui verse le matériel ;
d'un « avis de perception » établi au titre du détenteur-dépositaire crédité qui reçoit le matériel.
Chaque avis comporte :
un exemplaire détachable du carnet comportant l'avis proprement dit et un talon justificatif lui-même détachable de l'avis ;
une souche restant attachée au carnet.
L'avis, le talon et la souche sont identifiés par un numéro pris dans une série annuelle, à la diligence du comptable.
1.4.1 Mode d'établissement des avis.
Les renseignements ci-après sont portés sur l'avis :
case 1 : nature du mouvement ;
case 2 : désignation du détenteur-dépositaire intéressé par le mouvement ;
colonne 3 : numéro de code ;
colonne 4 : désignation du matériel et numéro matricule pour les matériels qui en comportent un ;
colonne 5 : quantité à percevoir ou à verser ;
case 8 : motif du mouvement.
Dans la case 9, le comptable indique son grade et son nom, puis il date et signe l'avis.
Le numéro de la pièce justificative, établie au titre de la comptabilité, est porté dans la case 11 de la souche.
1.4.2 Exécution des mouvements.
L'avis est détaché du carnet et adressé au détenteur-dépositaire concerné. Le matériel est ensuite perçu ou versé, par son représentant, sur présentation de l'avis de perception ou de versement.
S'il s'agit d'une perception, le représentant du détenteur-dépositaire donne reçu dans la case 10 de l'avis et de la souche.
S'il s'agit d'un versement, le reçu est donné, dans cette même case, par le comptable ou son représentant.
L'avis (y compris le talon) est restitué au représentant du détenteur-dépositaire.
Les nouveaux existants, après l'exécution du mouvement, sont immédiatement inscrits au carnet inventaire C 12 et en même temps, dans la colonne 6 de l'avis.
Ces opérations terminées, le détenteur-dépositaire appose son visa dans la case 11 de l'avis et certifie, dans la case 12, les nouveaux existants.
Le talon justificatif est alors détaché de l'avis et remis au comptable qui le colle sur la souche correspondante.
Les existants, accusés par le détenteur-dépositaire, après mouvement (col. 6) et ceux accusés par la comptabilité (fiche C 2) sont rapprochés pour vérification de leur concordance.
Les souches des avis de perception ou de versement (qui doivent rester attachées au carnet), complétées obligatoirement par le talon justificatif détaché de l'avis, appuient les inscriptions portées dans les colonnes « Répartition des existants entre les détenteurs-dépositaires » des fiches C 2.
Les avis sont conservés par le détenteur-dépositaire à l'appui de son carnet inventaire C 12.
2 Inventaire des détenteurs-dépositaires.
Tous les matériels complets sont suivis par les détenteurs-dépositaires sur un carnet inventaire « C 12 » (imprimé N° 703/12).
Le carnet inventaire C 12 comprend un nombre variable de feuillets mobiles du format 21 × 13,5 dont les différents modèles et le mode d'utilisation sont indiqués ci-après :
un feuillet « C 12 A » destiné à l'enregistrement des remises et prises de service entre les détenteurs-dépositaires successifs. Il y a lieu d'y porter les références de l'enregistrement des désignations des détenteurs-dépositaires au registre des actes administratifs de la formation et les références de l'enregistrement des prises et remises de service au registre auxiliaire ;
des feuillets inventaire du matériel « C 12 B » sur lesquels sont inscrits tous les matériels complets détenus ainsi que les quantités existantes.
Le feuillet C 12 B est divisé en 12 cases (6 au recto et 6 au verso) et peut recevoir, par conséquent, l'inscription de 12 matériels différents. Pour leur classement dans le carnet, les feuillets sont groupés par domaine (armement, optique, etc.) ; chaque domaine est séparé du suivant par un intercalaire. Un même feuillet ne doit comporter que des matériels appartenant au même domaine.
Dans chaque domaine, les matériels sont énumérés dans l'ordre de leur numéro de code EMAT 8. Quelques cases peuvent être laissées en blanc de manière à se ménager la possibilité d'ajouter de nouveaux matériels complets ; à défaut de cases disponibles, il est ajouté un nouveau feuillet placé à la suite.
La partie de la case intitulée « Numéro de code et désignation du matériel » comporte sur la droite, 5 cases, destinées à signaler certaines particularités concernant le matériel désigné, à savoir :
case 1 : kits incomplets pour lesquelles il est ouvert et tenu une fiche individuelle des manquants (imprimé N° 703/04) classée à la fin du carnet ;
cases 2, 3, 4 et 5 : à la disposition du détenteur-dépositaire qui peut attribuer à ces cases la signification qui lui convient.
Lorsque le matériel considéré présente l'une des particularités indiquées ci-dessus, la case significative correspondante est surchargée par une croix tracée au crayon.
La partie du feuillet intitulée « Dotation et existants successifs » comprend, pour chacun des matériels désignés, une case entourée d'un trait gras dans laquelle on inscrit la dotation et 19 cases destinées à recevoir l'inscription des existants successifs.
Chaque fois que la quantité existante est modifiée, l'ancien existant est barré, à l'encre, par un trait en diagonale et le nouveau est inscrit à l'encre dans la case suivante (utiliser les cases dans l'ordre, de haut en bas et de gauche à droite). Ces inscriptions sont appuyées par les « Avis de perception ou de versement » établis par les soins du comptable et remis aux détenteurs-dépositaires intéressés.
Pour faciliter la recherche de l'avis se rapportant au dernier mouvement effectué, le numéro et la date de cet avis sont portés au crayon sur la dernière ligne de la case réservée à l'inscription de la désignation du matériel.
ANNEXE XVI. Imprimés répertoriés et documents édités.
(Modifiée : 5e mod).
Imprimés répertoriés. | Modèles de documents édités. | ||
|---|---|---|---|
Numéro d\'identification. | Intitulé. | Sigle. | Intitulé. |
703/01 (*). | Fiche comptable C 1 (1). | DUM SIMAT (*). | Document unique de mouvement SIMAT. |
703/02 (*). | Fiche auxiliaire C 2 (1). | OMP SEA (*). | Ordre de mise en place du SEA. |
703/03 (*). | Registre auxiliaire à l\'inventaire général (1). | DUM SEA (*). | Document unique de mouvement SEA. |
703/04 (*). | Fiche individuelle des manquants dans un kit. | ||
703/07 (*). | Rapport simplifié (RS). | ||
703/08 (*). | Rapport complémentaire (RC). | ||
703/09 (*). | Rapport C 5 ter. | ||
703/12 (*). | Carnet inventaire C 12 (1). | ||
703/13 (*). | Avis de perception/versement C 13 (1). | ||
703/14 (*). | Fiche magasin C 14 (maintenue à titre d\'information). | ||
703/16 (*). | Répertoire des pièces justificatives C 16 (1). | ||
703/55 (*) (2). | Catalogue méthodique des documents C 55 (2). | ||
562/16 (**). | Certificat administratif modèle 16. | ||
(1) Pour les formations automatisées, ces informations sont gérées par le SAF. (2) Pour les formations automatisées, ces informations sont gérées par le SIMAT. (*) Figurent dans la présent annexe. (**) Se reporter au BOEM correspondant. | |||
Nota. - Les anciens imprimés sont maintenus pour la nécessité d\'une gestion manuelle. Ils seront utilisés en l\'état du stock et modifiés manuellement par les utilisateurs en fonction des besoins. |
Instructions pour la tenue du catalogue méthodique des documents C 55.
1. Le catalogue méthodique des documents C 55 est destiné à l\'enregistrement de tous les documents techniques ou administratifs affectés aux besoins propres d\'une formation et qui sont :
soit réunis dans une bibliothèque, où ils peuvent être consultés sur place, o confiés pendant un temps de courte durée au lecteur ;
soit détenus par un service ou un atelier qui les utilise d\'une manière permanente.
Sa durée est indéterminée.
2. Il est constitué par des feuillets mobiles du format 29,7 x 21, réunis dans une reliure.
Il comprend les présentes instructions, un (ou plusieurs) feuillet (s) de tête destiné (s) à recevoir les informations concernant les détenteurs dépositaires successifs et un (ou plusieurs) feuillet (s) qui relate (nt) les opérations de vérifications menées tant par les autorités extérieures que celles en charge de la surveillance administrative interne.
Le catalogue propre au documents est divisé en huit parties (1), chacune d\'elles étant réservée à l\'enregistrement des documents (2) ci-après :
Première partie : documents français réglementaires figurant au catalogue TTA 125 et au E 1000.
Deuxième partie : Documents OTAN (normes, règlements,...), notices et manuels techniques ne figurant pas au catalogue E 1000.
Troisième partie : bulletins techniques du service du matériel figurant au catalogue E 1000.
Quatrième partie : SNL (standard nomenclature list) et documents étrangers ou rédigés en langue étrangère.
Cinquième partie : documents ou règlements militaires, techniques ou administratifs qui ne figurent pas aux catalogues diffusés par l\'établissement de diffusion, d\'impression et d\'archivage du commissariat de l\'armée de terre (EDIACAT).
Sixième partie : ouvrages scientifiques ou de culture générale et documents divers.
Septième partie : publications périodiques auxquelles la formation est abonnée.
Huitième partie : BOEM (Bulletin officiel édition méthodique).
3. Les trois premières parties sont subdivisées en titres, sections et chapitres, tout comme les catalogues de l\'EDIACAT.
Dans chaque subdivision, les documents sont inscrits, dans la mesure du possible (3), dans l\'ordre croissant des numéros de référence donnés par les catalogues ou des numéros qui les caractérisent.
Dans la quatrième partie, les SNL sont enregistrés dans l\'ordre croissant des numéros de code qui leur sont attribués par l\'index « ord. 1 ».
La cinquième partie est subdivisée en deux titres :
documents à caractère technique ;
documents à caractère administratif.
Dans chaque titre, les documents sont inscrits dans l\'ordre alphabétique.
La sixième partie est divisée en titres, sections et chapitres suivant la nature ou l\'objet des ouvrages.
La huitième partie est réservée à l\'enregistrement, suivi et destination des Bulletins officiels édition méthodique (BOEM).
4. Il est ouvert et tenu un feuillet mobile, au moins par subdivisions de classement : partie, titre, section, chapitre.
Chaque feuillet (à l\'exception de celui concernant la huitième partie, d\'un modèle spécifique) comporte en tête quatre cases destinées à l\'inscription des subdivisions de classement des documents qu\'il concerne.
Au-dessous de ces cases, est disposé un tableau servant à l\'enregistrement des documents.
Ce tableau comprend :
Dans le sens de la hauteur de l\'imprimé : quatre cases, à raison d\'une case par document ; un feuillet permet donc l\'inscription de huit documents (quatre au recto, quatre au verso).
Dans le sens de la largeur : neuf colonnes destinées aux inscriptions ci-après :
Colonne 1 : « Numéro de référence » : numéro du catalogue ou de l\'« ord. 1 » pour les documents inscrits aux quatre premières parties ; pour les autres parties, cette colonne est, en général, sans objet.
Colonne 2 : « Désignation du document ». Cette colonne comporte, en outre, dans sa partie droite inférieure, une petite case destinée à mentionner le prix du document ; cette mention est toujours faite au crayon.
Colonne 3 : « Motif de mouvement » ; il s\'agit des mouvements réels qui affectent les existants du catalogue ; pour les entrées, exemplaires, reçus de l\'EDIACAT ou d\'une école ou encore achetés dans le commerce ; pour les sorties, exemplaires radiés du catalogue parce qu\'ils sont périmés, ou perdus, ou passés en compte à un autre catalogue.
Colonne 4 : « Date ou mouvement ».
Colonne 5, 6 et 7 : quantité « Entrée », « Sortie » et « Existant ».
Colonne 8 : visa du comptable, en regard de chaque inscription.
Colonne 9 : « Observations ». Cette colonne est utilisée, notamment, pour inscrire au crayon les prêts de documents aux lecteurs : nom des bénéficiaires, date et durée du prêt ; ces inscriptions sont effacées au fur et à mesure que les documents sont réintégrés.
5. Le catalogue C 55 peut être numérisé et suivi au moyen de bureautique sous réserve de comporter, au moins, les informations prescrites par la présente instruction et de permettre un accès aisé et rapide à l\'information recherchée. En outre il doit être procédé à une édition trimestrielle du document qui demeure l\'ouvrage de référence.
6. Le catalogue méthodique des documents C 55 est soumis annuellement au visa du commandant de la formation.