1. Généralités.

1.1. Objet de l'instruction.

La présente instruction a pour objet de préciser les règles applicables à la gestion des crédits et des fonds dont disposent les organismes du service du commissariat de l'air suivants :

• directions du commissariat de l'air en région aérienne (DCA) ;

• service logistique du commissariat de l'air (SELOCA) ;

• service administratif du commissariat de l'air (SACA) ;

• service informatique du commissariat de l'air (SICA) ;

• service des rémunérations et pensions du commissariat de l'air (SERPECA) ;

• école du commissariat de l'air (ECA) ;

• direction du commissariat des forces françaises stationnées à Djibouti (DC FFDJ) ;

• centre de production alimentaire air (CPAA) ;

• centres administratifs territoriaux de l'air (CATA) ;

• établissements logistiques du commissariat de l'air (ELCA).

Elle complète, pour ces organismes dotés de crédits sur le chapitre 34-03 article 50, l'instrction n^o 7000/DEF/DCCA/1/1 du 5 octobre 1977 modifiée relative à l'application du budget de fonctionnement dans l'armée de l'air.

1.2. Principes.

1.2.1.

Les dépenses de fonctionnement courant sont imputées au budget de fonctionnement (chap. 34-03 art. 10) de la base aérienne support ⁽¹⁾, sous réserve des particularités fixées à l'article 2 ci-dessous.

1.2.2.

Des allocations exceptionnelles, imputées au chapitre 34-03 article 10, peuvent être attribuées par le ministre (DCCA) ou le général commandant la région aérienne (DCA) pour l'exécution de travaux particuliers non planifiés dans le cas où la nécessité et l'urgence le justifient.

1.2.3.

Le directeur de l'organisme du commissariat dispose, dans le cadre du dialogue et du contrôle de gestion, d'une autonomie complète pour la gestion des crédits de fonctionnement spécifique (chap. 34-03 art. 50) qui constituent le budget de fonctionnement de l'organisme.

1.2.4.

Les crédits du chapitre 55-11 article 15 mis en place pour la réalisation des matériels du commissariat et soumis aux règles budgétaires applicables aux dépenses du titre V, sont exclus du domaine de la présente instruction.

2. Gestion des crédits de fonctionnement courant.

2.1. Nomenclature des dépenses.

Les dépenses courantes de fonctionnement des organismes du service du commissariat de l'air sont à la charge du budget de fonctionnement de la base support (chap. 34-03 art. 10), notamment celles relatives :

• à la vie du personnel et à son instruction militaire (à l'exception des dépenses énumérées en 3.1) ;

• au téléphone (abonnements, locations et communications) ;

• à l'énergie ;

• à l'infrastructure ;

• à l'entretien et à la réparation des matériels techniques ;

• aux achats de carburants.

2.2. Suivi comptable.

Les dispositions comptables prévues par l' instruction 7000 /DEF/DCCA/1/1 du 05 octobre 1977 modifiée précitée restent applicables aux dépenses de l'espèce. La base aérienne support assurant le suivi comptable du budget de focntionnement de l'organisme du commissariat, doit lui fournir les éléments comptables permettant la tenue d'un tableau de bord, l'établissement du compte de gestion et du compte rendu analytique de gestion du service.

3. Gestion des crédits de fonctionnement spécifique (budget de fonctionnment de l'organisme du commissariat).

3.1. Contenu du budget de fonctionnement des organismes du commissariat (budget de fonctionnement de l'organisme du commissariat).

Les dépenses entrant dans le champ d'application du budget de fonctionnement des organismes du service du commissariat (BFOC) recouvrent les catégories suivantes :

3.1.1. Dépenses communes aux organismes.

Il s'agit des dépenses communes par nature mais qui ne sont pas assurées par le budget de la base support du fait de la spécificité de leur emploi. Elles peuvent relever des catégories suivantes :

• entretien des matériels ;

• fonctionnement général ;

• instruction, opérations, sports ;

• téléphone, télécommunications (exclusivement le poste 163 « Autres dépenses ») ;

• prévention ;

• amortissement des matériels d'ameublement ;

• dépenses d'externalisation ;

• dépenses d'entretien et de réparation des matériels techniques autres que les véhicules.

• dépenses informatiques.

3.1.2. Dépenses spécifiques aux organismes.

Fonctionnement des établissements.

Travaux particuliers confiés aux ateliers.

3.1.3. Dépenses de transport et de déplacement du personnel.

Dépenses de transport des matériels (lorsqu'elles ne peuvent pas être financées sur le chap. commun 34.03.60.)

La nomenclature détaillée de ces postes est donnée en annexe II.

Les modalités d'exécution de ces dépenses sont celles prévues par l'article 3 de l'instruction n^o 7000 précitée, sauf en ce qui concerne les dépenses de déplacement et de transport de matériels, qui obéissent aux règles normales des dépenses publiques.

3.2. Ressources du budget de fonctionnement de l'organisme du commissariat.

Les ressources du BFOC sont prélevées sur les crédits du chapitre 34-03 article 50 « Service du commissariat — frais d'exploitation ».

3.2.1. Enveloppe initiale prévisionnelle.

Le BFOC est alimenté par une enveloppe prévisionnelle de crédits qui permet le financement des dépenses planifiées. Elle est accordée et notifiée en début d'année par le directeur central du commissariat de l'air.

3.2.2. Modifications d'allocations.

Des allocations complémentaires ou des retraits d'allocations peuvent être décidés par le directeur central du commissariat de l'air pour faire face à des charges nouvelles non prévues lors de la détermination de l'enveloppe initiale.

3.2.3. Produits des services rendus, financés sur les crédits du budget de fonctionnement de l'organisme du commissariat.

En ce qui concerne le SELOCA et les ELCA, le remboursement par les bases aériennes des achats de matières premières et fournitures opérés pour l'exécution à leur profit des travaux de confection, d'entretien, de rénovation ou de réparation des matériels, est porté en atténuations de dépenses dans les comptes du BFOC.

3.2.4. Crédits budgétaires disponibles.

Le montant des crédits budgétaires disponibles en fin de gestion (crédits de transport de matériels et frais annexes, crédits de déplacement) fait l'objet d'un retrait par les soins de l'administration centrale.

En cas de dissolution d'un organisme, les crédits budgétaires disponibles font l'objet d'un retrait par l'administration centrale. Les fonds non utilisés sont reversés au fonds ministériel de fonctionnement, par le chef de la section de la comptabilité et des finances de la base aérienne support assurant la comptabilité de l'organisme.

3.3. Élaboration du budget de fonctionnement de l'organisme du commissariat.

3.3.1. Prévisions des dépenses annuelles de l'année N + 1.

Dans le cadre du dialogue de gestion, le directeur de l'organisme élabore son projet de budget en fournissant les éléments chiffrés pour le 1^er juin, correspondant :

• aux mesures nouvelles décidées par l'administration centrale ou la région aérienne ;

• au plan des travaux particuliers arrêtés par l'administration centrale ;

• aux besoins prévisibles de la gestion.

Il les actualise le 1^er octobre de chaque année.

3.3.2. Détermination de l'enveloppe initiale prévisionnelle.

Au niveau de l'administration centrale, les besoins des organismes sont appréciés en tenant compte :

• des allocations attribuées l'année précédente et des résultats prévisibles de la gestion ;

• des modifications d'activité et des mesures nouvelles imposées par l'échelon central ou local ;

• de l'évolution économique.

3.3.3. Notification de l'enveloppe initiale prévisionnelle.

Le directeur central du commissariat de l'air arrête le montant de l'enveloppe initiale prévisionnelle du budget de fonctionnement des organismes du service et le notifie à chacun d'entre eux, en principe, dès le début de la gestion.

L'enveloppe initiale prévisionnelle du CPAA et des CATA est notifiée au directeur de l'organisme par le directeur du commissariat en région aérienne. Celle des ELCA est notifiée au directeur de l'organisme par le directeur du SELOCA.

3.3.4. Ventilation de l'enveloppe initiale prévisionnelle.

Dès notification, le directeur de l'organisme ventile l'enveloppe entre les rubriques énumérées à l'annexe 2 et fait connaître cette répartition à la DCCA.

La DCA est informée de la répartition arrêtée par le CPAA et les CATA. Il en est de même pour les ELCA vis-à-vis du SELOCA.

En outre, le directeur de l'ELCA précise à la DCCA, sous couvert du directeur du SELOCA, la dotation prévue au poste 911 « Voie ferrée » de la ligne 91 « Frais de transport de matériels », soumise au régime des crédits budgétaires.

3.3.5. Modification en cours d'année.

Lorsque les prévisions de gestion font apparaître que les crédits budgétaires délégués ou sous-délégués à un organisme ne seront pas intégralement utilisés, le directeur de l'organisme fait connaître à la DCCA, pour le 1^er septembre de chaque année, les modifications à la répartition initiale qu'il a décidé d'effectuer.

3.4. Mise en place des crédits.

3.4.1. Allocations sur le chapitre 34-03 article 50.

3.4.1.1. Crédits d'engagement.

La DCCA met en place les crédits d'engagement sous forme d'allocations provisionnelles, annuelles ou complémentaires par extrait de répartition des crédits d'engagement (ERCED).

La procédure de mise en place des crédits d'engagement est définie dans le tableau ci-dessous :

De manière à permettre les modifications de répartition en cours d'année, la mise en place des crédits d'engagement est réalisée en fonction de la disponibilité des crédits.

La distribution des crédits d'engagement s'effectue, en cours de gestion, généralement en trois temps, permettant aux organismes de faire connaître, au mois de septembre, leurs prévisions de consommation de crédits budgétaires de l'année.

3.4.1.2. Mandatement.

Les dépenses de transport par voie ferrée des ELCA sont liquidées et mandatées par le SILT.

Pour les autres dépenses, en fonction du montant des ressources attribuées à chaque organisme, l'ordonnateur, en l'occurrence :

• a).  La direction du commissariat de l'air ou le service logistique du commissariat de l'air :

  • mandate d'office au compte de la base aérienne support assurant la comptabilité de l'organisme, les ressources massifiées ;

  • mandate directement les dépenses de transport autres que par voie ferrée (SELOCA, ELCA et CPAA).

• b).  La direction du commissariat de l'air ou le service logistique du commissariat de l'air rembourse les dépenses de déplacement ⁽²⁾ présentées par la base aérienne support assurant la comptabilité de l'organisme.

3.4.2. Allocations sur le fonds ministériel de fonctionnement et la réserve régionale du budget de fonctionnement territorial.

La décision d'attribution vaut autorisation d'engagement.

Les fonds sont versés dans la caisse du chef de la section de la comptabilité et des finances de la base aérienne support assurant la comptabilité de l'organisme. Les allocations sur le fonds ministériel de fonctionnement sont versées par le SACA, celles sur la réserve régionale du budget de fonctionnement territorial par le CATA de rattachement.

3.5. Exécution des dépenses.

3.5.1. Engagement des dépenses.

Les dépenses sont engagées par le directeur de l'organisme ⁽³⁾, dans les formes prévues par l'instruction sur l'administration des finances des bases aériennes ⁽⁴⁾, et en tenant compte des remarques suivantes :

• concernant le SELOCA, les ELCA et le CPAA, la comptabilité des dépenses engagées soumises au régime des crédits budgétaires est tenue au niveau de l'établissement, la base aérienne support se bornant à suivre globalement et dans un seul compte la consommation des crédits d'engagement ;

• pour les dépenses soumises au régime des masses, la comptabilité des engagements est tenue par le chef de la section de la comptabilité et des finances de la base aérienne support assurant la comptabilité de l'organisme, selon les mêmes modalités que celles applicables au budget de fonctionnement de la base.

3.5.2. Liquidation des dépenses.

Le directeur de l'organisme ⁽⁵⁾ assure la certification du service fait et procède à la liquidation des dépenses (sauf pour les dépenses payées sur crédits budgétaires). Les matériels sont pris en compte dans la comptabilité « matières » conformément aux dispositions de la circulaire provisoire n^o 1647/DEF/EMAA/1/PERS/ADM du 22 octobre 1991 (n.i. BO) relative à l'organisation de la fonction comptabilité des matériels sur les bases aériennes.

3.5.3. Paiement des dépenses.

Le paiement des dépenses incombe au chef de la section de la comptabilité et des finances de la base aérienne support assurant la comptabilité de l'organisme. Toutefois, de manière à accélérer le règlement des fournisseurs, notamment dans le cas où l'organisme est éloigné de sa base support (ELCA), le directeur de l'organisme peut recevoir du chef de la section de la comptabilité et des finances de la base aérienne support, une avance en numéraire. La décision attribuant l'avance, signée par le commandant de la base aérienne support, fixe son montant et son objet ainsi que la période de détention de l'avance.

Dans ce cas, une comptabilité sommaire des recettes et des dépenses est tenue au niveau de l'organisme, sur un registre-journal particulier, dans les formes prévues par l' instruction 12401 /DEF/DCCA/FIN/B/3 du 14 octobre 1987 modifiée relative à l'administration des finances des bases aériennes précitée.

L'avance est recomplétée périodiquement au vu des pièces justificatives présentées par l'organisme à la base aérienne support, qui intègre les dépenses dans sa comptabilité tenue en ce qui concerne le budget de fonctionnement des organismes du commissariat, dans les conditions fixées à l'annexe 4.

3.6. Contrôles administratifs.

3.6.1. Le contrôle interne.

Le contrôle interne est une composante de la surveillance de l'administration intérieure qu'il appartient au directeur de l'organisme de mettre en place, en s'inspirant des dispositions de l'article 2 de l' instruction 31512-21 /DEF/DCCA/AG/ACG du 21 août 2000 (BOC, p. 4117) portant définition et modalités de mise en œuvre du contrôle interne des formalités administratives de l'armée de l'air.

3.6.2. L'audit interne.

L'audit interne du service du commissariat de l'air est exercé par la direction centrale du commissariat de l'air, les directions du commissariat en région aérienne ainsi que par certains organismes du service du commissariat de l'air dans les conditions définies par l' instruction 31512-23 /DEF/DCCA/OP/1 du 20 mars 1995 (BOC, p. 4143) portant définition et modalités d'application de l'audit interne dans le service du commissariat de l'air.

3.7. Compte rendu analytique de gestion.

Le compte rendu analytique de gestion (CRAG) de l'année N des organismes du service doit parvenir à la DCCA pour le dernier jour du mois de février de l'année N + 1.

La DCA transmet à la DCCA, avec ses commentaires, le compte rendu analytique de gestion du CPAA et du CATA, le SELOCA transmettant de son côté, avec son avis, celui des ELCA.